Alfresco: gestión documental y
gestión de contenidos web
Toni de la Fuente
Director de Sistemas y Soporte
Intecna Soluciones
Mayo 2009

Índice
1. Presentación.
2. Intecna Soluciones.
3. ¿Qué es Alfresco?
4. Core Alfresco ECM.
5. Características adicionales.
6. Alfresco 3.0
• Nuevas funcionalidades.
• CMIS.
• SharePoint Protocol.
• Share.
7. Aplicaciones y desarrollos realizados por Intecna sobre Alfresco.
8. Casos de éxito con Alfresco.

Intecna Soluciones
Empresa: Intecna Soluciones
• Único Alfresco Partner Platinium en España y Latinoamérica, con
capacidad para ofrecer soporte 24x7 con respaldo del fabricante.
• Contrato Solution Partner y OEM con el fabricante Alfresco, alianza
estable para construcción de soluciones específicas.
• Training Partner Oficial en España y traductor oficial de la aplicación y
colaboración en la traducción de la web corporativa de Alfresco al castellano.
• Equipo certificado en Alfresco (desarrollo, integración, sistemas y alta
disponibilidad).
• Partner Alfresco certificado de España y Latinoamérica.
• Soporte a sistemas y soporte al desarrollo.
• Integraciones.

Intecna Soluciones
¿Qué es un Gestor de Contenidos?
Un sistema para organizar y facilitar la creación conjunta
de documentos y otros contenidos
Posibilita monitorizar contenidos a través de su ciclo de
vida, controlando los cambios del contenido y los usuarios
del contenido
En la mayoría de los casos, los sistemas de gestión de
contenidos requieren un software de cliente especial para
editar y construir artículos

Alfresco es:
Gestión Gestión de
Documental Registros
Gestión de
Gestión de
Contenidos
Imágenes
Web

Alfresco es:
Componentes
jBPM

Alfresco es:
Características:
• Autenticación y Seguridad:
- JAAS, LDAP, Active Directory, Kerberos.
• Compatibilidad:
- Linux, MacOS, Unix, Microsoft Windows
- Base de datos que soporte Hibernate
- Servidor de Aplicaciones Web sobre jdk 5/6 (Tomcat, JBoss,
WebSphere, WebLogic, etc)
- Cliente Web sobre cualquier navegador (Firefox, IE)
- Se puede añadir cualquier funcionalidad a través de Spring

¿Qué hace?
• Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo.
- Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes, xml,
multimedia etc.
• Gestión del ciclo de vida de los contenidos.
- Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar.
• Facilita el trabajo colaborativo.
- Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, ‘Social Computing’
•Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y
estándares.
- Altamente escalable, disponible y extensible.

Community / Enterprise
● Testeado y certificado
● Para pruebas
● QA completo
● QA básico
● Pruebas certificadas de
● Sin pruebas certificadas de
escalabilidad
escalabilidad
● Versiones de mantenimiento
● Versiones mayores solamente
● Garantía
● Sin garantía
● Soportado por Alfresco y partners
● Sin soporte
● Suscripciones anuales por CPU
● Licencia GPL
● Alfresco Connect for Enterprise
● Wiki, Forum, Content Community
(ACE)

El interfaz web
Barra de
Herramientas
Espacios
Visitados
Panel Lateral
Cabecera
Detalles

¿Qué es un espacio?
Es una carpeta y más
•
Contiene ficheros o
•
sub-espacios
Organización por
•
jerarquías
Aspectos /
•
Propiedades
– Metadatos
– Permisos
– Reglas

¿Qué es un contenido?
• Contenido es lo que está
dentro de un fichero.
• Información estructurada
o no estructurada.
• Múltiples formatos.
• Propiedades (metadatos)
• Contenidos relacionados.
Anexo pdf.
–
Texto OCR.
–
Anotaciones.
–
Traducciones.
–
Enlaces OLE.
–

Crear y editar contenido
HTML o texto creado ‘en-línea’
•
– Editor WYSIWYG dentro del navegador web
– Formularios XML
Cargar y descargar de contenido
•
– A través del navegador web
– Portlets
Carpeta de red compartida
•
– CIFS
– FTP y WebDAV
Plug-in dentro de aplicaciones Microsoft Office y OpenOffice
•
WebServices
•
WebScripts
•

CIFS
Root URL:
•
– \\\\<nombre de ordenador>a\\
alfresco
Se comporta como una carpeta
•
de red compartida
Soporte de funciones de
•
Windows (copiar, pegar, arrastrar
etc.)‫‏‬
Carpetas son espacios
•
Editar contenidos directamente
•
con aplicaciones de escritorio
Sin instalación local
•
Se respeta todas las reglas,
•
permisos, uso de versiones etc.

Check-In / Check-Out
El usuario controla el documento y los demás sólo pueden visualizarlo.
•
'Check-Out' bloquea el documento y crea una copia de trabajo donde se
•
hace los cambios.
'Check-In' reemplaza el documento original con la copia de trabajo y está
•
desbloqueado.

Usando versiones
Permite un historial de las versiones anteriores del contenido.
•
Se activa a través del aspecto ‘se puede hacer versiones’.
•
– manualmente, por espacio o por tipo de contenido.
Por defecto se crea una versión nueva cada vez que se guarda una cambio.
•
Se almacena los cambios al documento/contenido.
•
Por defecto siempre se trabaja con la última versión.
•

Roles de usuarios - contenidos

Acciones
Acciones ejemplares en Alfresco:
•
– Agregar o eliminar aspectos
– Empezar workflow
– Mover / copiar
– Crear transformaciones
– Manipulación de imágenes
– Ejecutar un script
– Notificaciones
Acciones ad-hoc se lanzan
•
manualmente.
Acciones repetitivas o obligatorias se
•
lanzan automáticamente a través del
motor de reglas.

Reglas
Se aplican reglas a espacios. Reglas filtradas por condiciones:
• •
– Fichero con un patrón
Compuestas por eventos, condiciones
•
determinado (p.e. INF*.doc)‫‏‬
y acciones.
– Pertenece a una categoría
Las reglas se desencadenan por los
• específica o metadatos específicos
eventos: – No hay límite de cantidad de
condiciones asignadas por regla
– Entrar (nuevo contenido)‫‏‬
– Salir (contenido borrado/movido)‫‏‬ Se aplica la acción u acciones a la
•
regla.
– Actualizado (modificado)‫‏‬

Buscando información
Búsqueda compuesta por Índices de metadatos
• •
contenidos y/o metadatos – Categorías
– Rango de fechas
Por contenido (texto libre)‫‏‬
•
– Búsqueda de las pálabras – Propiedades
dentro del texto (múltiples
Guardar búsquedas
formatos)‫‏‬ •
– Ranking determinado por
Opensearch
•
número de ocurrencias

Foros / Discusiones
Se puede asociar foros a contenidos o espacios
•
Espacio de foros
•
Foro > Tema > Mensaje > Respuestas
•
Permite búsquedas de texto libre
•

Workflow
Reglas
• ● BPM
– Mover, copiar contenidos ● Motor jBPM integrado
– Automatzación de tareas dentro de Alfresco
repettvas
Workfow
•
– Pasos simples y lineales

Plugin para Office
Navegar Espacios
•
Check-In / Check-Out
•
Crear / Editar
•
Versionado
•
Transformaciones
•
Propiedades
•
Búsqueda
•
Crear Espacios
•
Tareas Workflow
•

Alfresco WCM
PRODUCCION DE CONTENIDOS DESPLIEGUE DE CONTENIDOS
● ●
Solución para todo el equipo de web Despliegue flexible
● Formularios XML ● Motor run-time opcional
● Interfaz CIFS
● Webs estáticos, dinámicos o híbridos
● ECM Integrado
● Despliegue multi-servidor
● Workflow, virtualización, staging
● Versionado, instantáneas, restauración

Gestión de registros
● Cuadro de clasificación
● Gestión de ciclos de vida de
los registros
● Reglas de revisión, retención,
expurgo
● eDiscovery
● Plantillas DOD 5015.2

Alfresco 3.0
Novedades de la versión 3.0
Soporte protocolo SharePoint
Alfresco Surf
Alfresco Share
Implementación CMIS
Soporte para 100 millones de documentos
Cuotas por usuario
Multitenancy

Alfresco 3.0: SharePoint
Compatibilidad con MS SharePoint protocol
Compatibilidad con el protocolo de Microsoft Office SharePoint sin
necesidad de instalación de cliente adicional.
La Unión Europea obligó a Microsoft a abrir el protocolo de
SharePoint en un dictamen emitido en marzo de 2004.
Alfresco es la primera solución ECM de Código Abierto que soporta
compatibilidad los protocolos de Microsoft Office y Windows
SharePoint Services.
Será sencillo integrar como hasta ahora, aplicaciones en Linux,
Java y también en .NET.

Alfresco 3.0: Surf
Alfresco Surf
La plataforma de desarrollo Alfresco Surf está destinada a crear
aplicaciones web dinámicas y orientadas a REST así como sitios
web de colaboración.
Alfresco Surf es como han llamado al conjunto de plantillas y
comandos en Web Scripts con la que se ha realizado la parte
“/share”.
Todo esto sumado a algunas librerías de Yahoo y Adobe Flash
tenemos como resultado la funcionalidad tan esperada de subir,
vía web, múltiples ficheros entre otras características.

Alfresco 3.0: Share
Alfresco Share
Alfresco Share, una nueva aplicación para social computing.
Antes solo existía el contexto “/alfresco”, ahora sigue existiendo en
ese contexto el web client de Alfresco con el mismo diseño que
antes aunque con algunas novedades.
Hay un nuevo contexto llamado “/share”: portal personal donde
también pueden residir portales departamentales, grupos, áreas,
etc.
Herramienta para intranets y extranets corporativas.
Incorpora site activities, tagging, comentarios, thumbnails, blogs,
wikis y foros.

Alfresco 3.0: CMIS
Implementación CMIS
La versión 3.0b Labs de Alfresco ya incorpora las especificaciones
del borrador CMIS.
CMIS (Content Management Interoperability Services) es un
estándar anunciado en septiembre de 2008 que ha sido
desarrollado por IBM, EMC, Microsoft, Alfresco, OpenText, Oracle y
SAP.
Dicho estándar intenta regular varios aspectos como los modelos
de dominio, API, Web Services y el protocolo de publicación REST/
ATOM.
Más información http://wiki.alfresco.com/wiki/CMIS.

Alfresco 3.0: Multitenancy
Multitenancy
Instancia única multi-inquilino.
Esto permite que múltiples inquilinos independientes en una sola
instancia.
Puede ser instalado tanto en un único servidor o en un cluster de
servidores.
Alfresco es particionado lógicamente de forma que se mostrarán a
cada inquilino que está accediendo a una instancia totalmente
independiente de Alfresco estando en una misma instancia o
cluster.
También permite ejecutar varias instancias en un mismo servidor
con esquemas de base de datos diferentes, repositorios y puertos.
Más información http://wiki.alfresco.com/wiki/MT.

Desarrollos propios sobre
Alfresco
Aplicaciones y desarrollos realizados por Intecna
Intecna ha realizado multitud de implantaciones de Alfresco y se han realizado
personalizaciones específicas para adaptarlo a las funcionalidades que necesita
el Cliente.
Entre otras podemos destacar:
• Backup y recuperación de archivos.
• Herramienta para recuperación de desastres.
• Navegación por categorías, asociaciones y grupos.
• Autenticación mejorada y extensible.
• Desarrollo de funcionalidades a medida:
•Ciudad Digital.
•Call Centers.
•Centros de documentación con escaneo de documentos.
•Gestiones integrales de Oficinas a través de WorkFlows.

Desarrollos propios sobre
Alfresco: Backup
Módulo de Backup para Alfresco
Características:
• Permite la recuperación parcial y selectiva de los contenidos.
• Definición y configuración de tareas de exportación automática.
• Ejecución de backup de forma incremental.
• Soporta importación parcial de contenidos del backup con vista en árbol.
• Previsualización de los los datos recuperados antes de realizar la restauración.
• Gestión de tareas de backup (planificador de tareas).
• Asistente para realizar la configuración, backup y restauración.
• Backup realizado en almacenamiento externo (fuera del repositorio de Alfresco).
• Es una acción asociada a un espacio.
• El sistema genera ACPs por lo que son compatibles con otros repositorios de
Alfresco.
Estado:
• En fase de test.
• Se estima su publicación en la forja de Alfresco a final de 2008.
http://forge.alfresco.com
• Testeado en Alfresco 2.0.X y 2.1.X

Desarrollos propios sobre
Alfresco: Backup
Módulo de Backup para Alfresco
Intecna ha desarrollado un sistema de copias de seguridad flexible para Alfresco.
Solicitud realizada en el marco del contrato de soporte corporativo con la Junta de
Andalucía.
• Consiste en un sistema automático e incremental de copias de seguridad para un
repositorio de Alfresco.
Necesidades encontradas:
• Ampliar la funcionalidad que Alfresco ofrece con respecto a la gestión de copias
de seguridad.
• Se pretende evitar la necesidad de realizar exportaciones completas para tener
una copia de respaldo de nuestra información.
• Actualmente no se puede recuperar parte de los contenidos.

Desarrollos propios sobre
Alfresco: Backup
Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre
Alfresco: Backup
Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre
Alfresco: Backup
Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre
Alfresco: Backup
Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre
Alfresco: Backup
Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre
Alfresco: Backup
Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre
Alfresco: Backup
Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

Desarrollos propios sobre
Alfresco: IDR4Alfresco
Herramienta para recuperación de desastres: IDR4Alfresco
Intecna Disaster Recovery for Alfresco (IDR4Alfresco) son una serie de
herramientas que permiten la recuperación de documentos del repositorio de Alfresco
cuando el sistema se ha quedado en un estado inservible o inestable.
En determinadas circunstancias entre el conjunto de “capas” de las que se compone
Alfresco-ECM pueden existir inconsistencias.
• Fallos en disco.
• Fallos de red.
• Fallos de base de datos.
• Fallos en servidor de aplicaciones.
• ¡¡Fallos humanos!!
Surge la necesidad de tener un conjunto de herramientas que puedan recuperar
documentos a un estado al menos de fichero físico localizable hasta la resolución o
restauración del sistema.

Desarrollos propios sobre
Alfresco: IDR4Alfresco
Herramienta para recuperación de desastres: IDR4Alfresco
Tareas que realiza IDR4Alfresco:
Actualmente las tareas que realiza son:
•Recuperación completa desde un repositorio en formato y estructura Alfresco-ECM a un
sistema de ficheros y directorios.
•Los documentos son renombrados al nombre original con el que se integraron en Alfresco-
ECM y la estructura lógica de espacios a su equivalente en directorios dentro del sistema de
ficheros.
Requisitos:
1. JVM 1.5 o superior.
2. Conector a la BBDD.
3. Librería común (commons-io-1.4.jar)
Ejemplo:
java -classpath ./bin:./lib/mysql-connector-java-5.0.8-bin.jar:./lib/commons-io-1.4.jares.intecna.alfresco.adr.Repo2FS

Desarrollos propios sobre
Alfresco: IDR4Alfresco
Herramienta para recuperación de desastres: IDR4Alfresco
“To do list” de IDR4Alfresco:
Queda mucho trabajo por hacer:
• Recuperación de versiones: tratar los versionados para que los nombres de los
ficheros contengan la versión del documento.
• Poder recuperar solamente un archivo mediante su nombre en formato Alfresco-ECM
o mediante su nombre original.
• Limpieza de BBDD: recorrer todo la base de datos buscando el fichero en el
repositorio y borrando los registros necesarios en el caso de que no existan o estén
corruptos.
• Soporte de las nuevas versiones de Alfresco.
• Probar, probar y probar.
Fecha de liberación: finales de noviembre 2008, http://forge.alfresco.com
Lenguaje: Java
Versiones de Alfresco soportadas: 2.0.X, 2.1.X
Sistemas Operativos Soportados: Windows (2000/XP/2003), Sistemas POSIX
(Linux/FreeBSD/...)

Referencias de proyectos
en Alfresco
Casos de éxito
Todos las consejerías y organismos de la Junta de Andalucía,
Gestionado desde el CAU por parte de la Consejería de Innovación,
Ciencia y Empresa.

Referencias de proyectos
en Alfresco
Casos de éxito
Ciudad Digital Almería
Ministerio de Administraciones Públicas
I2BC
Oesía
IDOM (Conferencia Hidrográfica del Ebro)

Referencias de proyectos
en Alfresco
Casos de éxito
Ayuntamiento de Mijas
Mancomunidad del Campo de Gibraltar
ENAC (Entidad Nacional de Acreditación)
TELE 2
CEMI de Málaga

Gracias
Toni de la Fuente
Director de Sistemas y Soporte