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Alfresco Records Management, en español

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Documentación en español aportada por Jose Pereira http://www.jpereira.net

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  • 1. RecordManagement José Pereira Arcade Consultores
  • 2. Definición “Record Management son los procesos de la gestión documental, de documentos tanto físicos como electrónicos, centrada en el ciclo de vida de los documentos: su creación, almacenamiento y destrucción controlada.” “Record Management busca la eficiencia en la gestión documental al mismo tiempo que se cumple la legislación en materia de conservación y destrucción de documentos” “Record Management esta diseñado bajo la norma estadounidense DOD 5015.02, aspecto que le aporta cierta dificultad para implantarlo en otros países”José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 3. Instalación Desde el Dashboard, a través de ‘personalizar’ añadimos el Dahslets ‘configuración de gestión de registros’José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 4. OrganizaciónFile Plan, es el esquema general de las colecciones de registros, sus instrucciones de transferencia, conservación , destrucción, etc,.. “Series” contenedores de Categoriías. “Categoría” mantiene la información de conservación y disposición “Carpeta de registros” puede abrirse o cerrarse para aceptar registros “Registro” Documento sometido al control de la gestión de registros definida en los “espacios” anteriores José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 5. Organización Serie ej: Facturación Categorías ej: Años fiscales Carpetas de Recors ej: Proveedores RercordJosé Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 6. SeriesJosé Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 7. CategoriasIndicador Vital, nos indica si el espacio, y sus subespacios estarán sometidos a un proceso de revisión Si el indicador vital esta activado, este campo es Ayuda a definir aspectos obligatorio del período: día, mes, etc,... “Sobre las categorías es donde se aplica el calendario de disponiblidad” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 8. Carpeta de registrosLocalización de los registros contenidos en esta carpeta, por ejemplo puede ser una ubicación física. “Este es el único directorio que permite cargar documentos ... o referencias a documentos físicos!” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 9. Carpeta de registros“Los Eventos son heredados de loseventos definidos en las estapas de disponibilidad de la Categoria”José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 10. Calendario de disponibilidad “El calendario, o programa dedisponibilidad es la parte clave del Records Management” Los aspectos de la disponibilidad son: Retain, Conservar CutOff, Interrumpir (un período) Transfer, Transferir el documento (a una ubicación física) Destroy, Eliminar el documento Todas esta funciones se ejecutan bajo unas condiciones o eventos “Aquí se define el ciclo de vida del documento, su conservación, disponibilidad, destrucción, etc,..”José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 11. Calendario de disponibilidad Indica la norma por la que se rigen la reglas de dicha categoríacategoría ! Se aportan las instrucciones de ladisponibilidad de la categoría, y portanto todos los documentos que se encuentran bajo ella José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 12. Etapas de la disponibilidad Cutoff, interrumpe el proceso de disponibilidad bajo una condiciones de períodos o eventos Destroy, elimina los documentos tras cumplirse el paso uno y bajo unas condiciones.José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 13. Fin de etapa Destruye el contenido de la carpetaIndica que la carpeta esta cerrada Pospone la fecha de disponibilidad José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 14. Filing Items “En RM no sólo se archivan “El proceso de subir documentosdocumentos electrónicos sino que es más amplio que en la gestióntambién referencias a documentos documental ya que hay que físicos ” diferenciar entre documento electrónico y documento no-electrónico” Genérico, Escaneado, PDF, Fotografía digital y página Web José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 15. Declarar Registros “En un documento, hasta que su metadata no es completada y es declarado como registro, no forma de RM” Campos obligatorios (*) para poder declarar el documento como Registro Sólo aparece cuando se completa la metadata !José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 16. Freeze Record “El acto de Congelar un registro, se refiere a salvaguardarlo de la destrucción” La Acción eliminar, desaparece de las opciones. “Un ejemplo sería un documento, para el que se encuentra Los registros ‘Freeze’ quedan accesibles también desde ‘Holds’ programada su destrucción pero ha sido requerido por una orden judicial”José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 17. Permisos “Los permisos sólo se pueden añadir sobre categorías” Podemos añadir usuarios o grupos ... de sólo lectura o escritura y lecturaJosé Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 18. Búsquedas Las búsquedas se hacen sobre etiquetas de forma que: etiqueta:término Se puede concatenar: etiqueta1:termino eitqueta2:termino usar comodines: etiqueta:mitermino*José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 19. Acceso a la Consola “Para poder acceder a la Consolar de RM hay que añadir el usuario al grupo RM Administrator”José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 20. Custom MetadataJosé Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 21. ConsolaJosé Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 22. Consola Configura la localizaciones de las transferenciasJosé Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 23. ConsolaJosé Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
  • 24. Créditos Texto www.jpereira.net Documento escrito por José Pereira para el curso impartido durante los días 25-30 Abril de 2011 en la Escola Galega de Administración www.arcadeconsultores.es Pública (EGAP) - Xunta de GaliciaJosé Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es

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