Temas y ejecicios de excel para el grado 8

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Temas y ejecicios de excel para el grado 8

  1. 1. BúsquedaElementos de Excel (I). Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo . Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.Iniciar Excel 2007 Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.
  2. 2. Desde el icono de Excel del escritorio. Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo compaginar dos sesiones . Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.La pantalla inicial Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos losnombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
  3. 3. Las Barras La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar . La barra de acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.
  4. 4. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendoa lo largo del curso: La Banda de Opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas enpestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas conla inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las máshabituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el puntoanterior.
  5. 5. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porquetienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que teencuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellasopciones que te serán útiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta formaaparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (oconjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad delratón. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocuparmenos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic encualquier pestaña. El Botón Office
  6. 6. Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda dela pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedesrealizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y comovimos para la Banda de opciones. Este menú contiene tres tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata alhacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha delnombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, laopción Guardarpara guardar el documento actual. O también,al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogodonde nos pedirá más información sobre la acción a realizarcomo la opción Abrir. Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porquetienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en esetriángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Porejemplo, la opción Administar para acceder a las opciones deadministración de la base de datos.
  7. 7. La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante. La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.La Ayuda Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante: Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel (I). Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.Conceptos deExcel En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizás sea aconsejable repasarlo aquí .
  8. 8. Movimiento rápido en lahoja Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas: Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.Ejercicio paso a paso. Desplazamiento en la hoja de cálculo.Objetivo. Utilizar los métodos de desplazamiento dentro de una hoja de cálculo, para poder situarnos de forma más sencilla y rápida en cualquier lugar dentro de ésta.Ejercicio paso a
  9. 9. paso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para ir probando todo lo que te explicamos. Empezaremos por manejar las teclas del teclado. Al entrar estaremos situados en la celda A1. 2 Pulsa la tecla FLECHA ABAJO del teclado. Observa como la celda activa pasa a ser A2, es decir, la FLECHA ABAJO sirve para situarnos en la celda siguiente a la que nos encontramos, dentro de la misma columna. 3 Pulsa la tecla FLECHA ARRIBA del teclado. Ahora la celda activa volverá a ser A1, ya que la FLECHA ARRIBA nos sitúa en la celda anterior a la que nos encontramos, dentro de la misma columna. 4 Pulsa la tecla FLECHA DERECHA del teclado. Nos situaremos en la celda B1, es decir, en la celda que se encuentra a la derecha de la que nos encontramos, dentro de la misma fila. 5 Pulsa la tecla FLECHA IZQUIERDA del teclado. Volveremos a la celda A1, a la celda que se encuentra a la izquierda de donde nos encontramos, dentro de la misma fila. 6 Pulsa la tecla AV PAG del teclado. Nos situaremos en la celda A23, es decir, se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia abajo. Nota: Nos desplazamos a la A23 o a la A63 según el número de filas que nos quepan en pantalla. 7 Pulsa la tecla RE PAG del teclado. Volvemos a la celda A1, se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla hacia arriba. 8 Haz clic sobre la celda D5. Automáticamente pasa a ser ésta la celda activa. 9 Pulsa la tecla INICIO del teclado. Con esta tecla observa como nos situamos en A5, es decir, en la primera celda de la fila donde nos encontramos. 10 Ve a la celda F9 haciendo clic sobre ésta. 11 Pulsa la combinación de teclas CTRL+INICIO (Pulsar la tecla CTRL del teclado y manteniéndola pulsada, pulsar la tecla INICIO, al final puedes soltar las dos teclas). Observa como nos situamos automáticamente en la primera celda de la hoja, es decir, A1. 12 Pulsa la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA ABAJO.
  10. 10. La celda activa pasa a ser la última hacia abajo dentro de la misma columna, esdecir, A65536. 13 Pulsa la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA DERECHA. Nos situamos en la última celda hacia la derecha dentro de la misma fila, esdecir, IV65536. 14 Pulsa la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA ARRIBA. La celda activa pasa a ser IV1, es decir, la última hacia arriba (la primera) dentro de lamisma columna. 15 Pulsa la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA IZQUIERDA. Volvemos a la celda A1, es decir, la última hacia la izquierda (la primera) dentro de lamisma fila, como puedes observar este método equivale a pulsar la tecla INICIO. Ahora vamos a probar utilizar la barra de desplazamiento. 16 Haz clic varias veces sobre la flecha hacia abajo de la barra de desplazamientovertical, hasta que se visualice la fila 50. Observa como se realiza un desplazamiento vertical de la pantalla, pero observa que lacelda activa sigue siendo la celda donde nos encontrábamos antes del desplazamiento, esdecir, A1. 17 Haz clic varias veces sobre la flecha hacia derecha de la barra dedesplazamiento horizontal, hasta que se visualice la columna Z. 18 Para situarnos en la celda Z5, haz clic sobre ésta. Ahora ya habrá cambiado la celdaactiva. 19 Utiliza la flecha hacia arriba de la barra de desplazamiento vertical y la flechahacia la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal para situarnos en lacelda N50. Te habrás dado cuenta que si queremos realizar un desplazamiento lejano dentro de lahoja, este método puede resultar lento, por ello se puede utilizar las barras dedesplazamiento para realizar desplazamientos más rápido arrastrando el cuadro que seencuentra en la barra de desplazamiento. 20 Arrastra el cuadro de la barra de desplazamiento vertical hacia abajo (es decir, pulsael botón del ratón sobre éste y manteniéndolo pulsado arrastra el ratón hacia abajo, sinsoltar el botón del ratón). Observa como el desplazamiento es mucho más rápido. 21 Arrastra el cuadro de la barra de desplazamiento horizontal hacia la derecha. Observa el resultado.
  11. 11. Movimiento rápido en el libro Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las últimas hojas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto. También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO TECLADO Hoja Siguiente CTRL+AVPAG Hoja Anterior CTRL+REPAG En caso de tener alguna duda sobre los distintos métodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sería aconsejable realizar el Ejercicio de desplazamiento en un libro.Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
  12. 12. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía. Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la teclaFLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos laBarra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
  13. 13. En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información. Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar. Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.Tipos de datos En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes visita nuestro básico . FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Si deseas saber más sobre las fórmulas pulsa aquí .Errores en los datos Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependie ndo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
  14. 14. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símboloen la esquina superior izquierda tal como esto: . Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá sabermás sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará uncuadro u otro, siendo el más frecuente elque aparece a continuación: Este cuadro nos dice que la fórmula esincoherente y nos deja elegir entrediferentes opciones. Posiblemente el errorsea simplemente que la fórmula de la celdano tiene el mismo aspecto que todas lasdemás fórmulas adyacente (por ejemplo,ésta sea una resta y todas las demássumas). Si no sabemos qué hacer, disponemos dela opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o nopodríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca elsímbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de lacelda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utilizauna fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, comopuede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además unsímbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo seutilizará como hemos visto antes.
  15. 15. Para practicar todo lo explicado en este tema puedes seguir el Ejercicio de introducción de datos.Ejercicio paso a paso. Introducción de datos.Objetivo. Practicar la introducción de los distintos tipos de datos de Excel2007, tanto valores como fórmulas.Ejercicio paso apaso. Empezaremos por trabajar con valores constantes. 1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 Sitúate en la celda A1 y escribe 1995 3 Pulsa la tecla INTRO Este es un dato de tipo número, y por defecto Excel lo alinea a la derecha. 4 Sitúate en la celda A2 y escribe 1.995 y pulsa la tecla INTRO Los números se pueden escribir con o sin punto de miles. Excel también lo alinea a la derecha. 5 Sitúate en la celda A3 y escribe 1995,12 6 Pulsa FLECHA ABAJO Excel por defecto admite como símbolo decimal la coma "," y sus reglas corresponden a las de cualquier número decimal. Observa también que al pulsar FLECHA ABAJO como con la tecla INTRO, se introducirá el valor de A3 y automáticamente el cursor se posicionará en la celda inferior. 7 Escribe 12345678901234 en la celda A4 8 Pulsa FLECHA ABAJO Si el número no cabe en la celda, Excel lo visualizará con formato Exponencial, 13 aparecerá 1,23457E+13 que equivale a 1,234567*10 . 9 Escribe -2950 en la celda A5 10 Pulsa INTRO Para introducir un valor negativo, basta con escribir el signo "-" delante del valor numérico. 11 Sitúate en la celda A6 y escribe (2950) 12 Pulsa INTRO
  16. 16. Excel también lo tomará como un valor numérico negativo y lo modificará por -2950 tanto en la celda como en la Barra de Fórmulas. 13 Sitúate en la celda A7 y escribe 12% 14 Pulsa INTRO Excel también nos permite introducir un número como un porcentaje, realmente 12% equivale a 0,12. 15 Sitúate en la celda A8 y escribe 12,7% 16 Pulsa INTRO Excel también admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignará dos dígitos para los decimales. 17 Sitúate en la celda A9 y escribe 1200€ 18 Pulsa INTRO Excel visualizará en la celda el valor tal como se introdujo, añadiendo el punto de los miles, pero en la Barra de Fórmulas el valor será 1200, recuerda que para comprobar el valor en la Barra de Fórmulas basta con volver a situarse en la celda y mirar arriba en la Barra de fórmulas. El símbolo monetario (€) deberá escribirse correctamente, sino Excel lo tomará como dato tipo texto y lo alineará a la izquierda. 19 Sitúate en la celda A10 y escribe 12/12 20 Pulsa INTRO Queríamos introducir la fracción 12/12; Excel lo ha tomado como una fecha y visualiza la fecha correspondiente a la fracción introducida. Para escribir una fracción, hay que colocar delante un 0 y un espacio en blanco. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomará como un texto. Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo por otro valor basta con situarse sobre la celda a modificar e introducir el nuevo valorEjercicio paso a paso. Introducción de datos. (II)Ejercicio paso apaso. 21 Sin moverse de celda, escribe 0 12/12 22 Pulsa INTRO Excel calcula automáticamente el valor de la fracción. Si el resultado de la fracción corresponde a un número entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra de Fórmulas. 23 Sitúate en la celda A11 y escribe 0 1/3 24 Pulsa INTRO
  17. 17. Excel escribirá en la celda la fracción (1/3), pero en la Barra de Fórmulas aparecerá elresultado final de la fracción (0,333333333333). 25 Sitúate en la celda A12 y escribe 0 12/24 26 Pulsa INTRO En caso de poder simplificar la fracción, Excel lo hará automáticamente para visualizarlaen la celda, es decir, en la celda colocará la fracción simplificada (1/2) y en la Barra deFórmulas, el resultado de la fracción (0,5). 27 Sitúate en la celda B1 y escribe 1/1/1900 28 Pulsa la tecla INTRO Este es un dato de tipo fecha. Verás que al introducirlo en la celda se alineará también ala derecha, como los números. 29 Sitúate en la celda B2 y escribe 12-12-1900 30 Pulsa INTRO Verás que al introducirlo en la celda, por defecto le asignará como formato dd/mm/aa, esdecir, dos dígitos para el día, dos para el mes y dos para el año, todos ellos separados porla barra inclinada. 31 Sitúate en la celda B3 y escribe 1/1/2000 32 Pulsa INTRO Parece que Excel no distinga entre los años de siglo distintos con el formato de fechasasignado por defecto, pero más adelante veremos que sí los distingue, es solamente unefecto de visualización, ya que si observas la Barra de Fórmulas, verás como el contenidoreal sigue siendo 1/1/2000. 33 Sitúate en la celda B4 y escribe 12/13/1994 34 Pulsa INTRO Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no unafecha, por esto lo alinea a la izquierda. 35 Sitúate en la celda B5 y escribe 30-02-1994 36 Pulsa INTRO Al ser una fecha errónea, Excel lo introduce también como un texto. 37 Sitúate en la celda B6 y escribe 12-MAYO 38 Pulsa INTRO Excel colocará en la celda la fecha introducida pero usando únicamente los tresprimeros caracteres del mes. Y en la Barra de Fórmulas colocará la fecha con el formatodd-mm-aaaa tomando como año el del sistema del ordenador. 39 Sitúate en la celda B7 y escribe 12-mayo-1995 40 Pulsa INTRO
  18. 18. En la celda aparecerá la fecha introducida con dos dígitos para el día, los tres primeros caracteres para el mes y dos para el año. 41 Sitúate en la celda B8 y escribe mayo-1995 42 Pulsa INTRO En la celda aparecerá los tres primeros caracteres del mes y dos para el año, y en la Barra de Fórmulas aparecerá la fecha introducida tomando como día el 1. 43 Sitúate en la celda C1 y escribe 0:0 44 Pulsa INTRO Este es un dato de tipo hora. También se alinea automáticamente a la derecha. 45 Sitúate en la celda C2 y escribe 12:30:12 46 Pulsa INTRO 47 Sitúate en la celda C3 y escribe 22:12 48 Pulsa INTRO 49 Sitúate en la celda C4 y escribe 10 pm 50 Pulsa INTRO En la celda aparecerá 10:00 pm, pero en la Barra de Fórmulas aparecerá la hora con el formato 22:00:00.Ejercicio paso a paso. Introducción de datos. (III)Ejercicio paso apaso. 51 Sitúate en la celda C5 y escribe 10AM 52 Pulsa INTRO Cuidado, si no dejamos el espacio entre la hora y el símbolo, Excel lo tomará como un texto. 53 Estando situado en la celda C5, Escribe 10 Am 54 Pulsa INTRO 55 Sitúate en la celda C7 y escribe 1/1/95 1:1 56 Pulsa INTRO Verás como Excel también admite la introducción de una fecha y hora simultáneamente, si no cabe en la celda la columna se ampliará automáticamente. 57 Sitúate en la celda C8 y escribe 12/12/95 12:30
  19. 19. 58 Pulsa INTRO 59 Sitúate en la celda D1 y escribe Casa 60 Pulsa INTRO Este es un dato de tipo texto que Excel alinea automáticamente a la izquierda. 61 Sitúate en la celda D2 y escribe La Hoja de Cálculo Excel 62 Pulsa INTRO Al introducir el texto verás como en la Hoja ocupa más de una celda, la D2 y la E2. Losdatos tipo texto pueden ocupar más de una celda en la Hoja mientras no se escriba nadaen las celdas que ocupa. 63 Sitúate en la celda E2 y escribe Hombre 64 Pulsa INTRO Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero no es cierto, lo que ocurre esque el contenido de E2 oculta parte del texto de D2 pero no lo borra. Si nos situamos sobrela celda D2 y observamos su contenido en la Barra de Fórmulas, veremos como no se haborrado. Para solucionar dicho problema bastará con ampliar la anchura de la celda D2,pero esto lo veremos más adelante. 65 Sitúate en la celda D3 y escribe grande 66 Pulsa FLECHA ABAJO El cursor se moverá automáticamente a la celda inferior D4. 67 Escribe La Hoja de Cálculo Excel que vamos a estudiar corresponde a la versión2007 en la celda D4. 68 Pulsa la tecla INTRO Observa como el texto introducido ocupa varias celdas en la Hoja aunque el textorealmente permanece en la celda D4. Ahora vamos a practicar la introducción de fórmulas. 1 Haz clic sobre la pestaña de la Hoja2. 2 Sitúate sobre la celda A1 y escribe =1200+12, para sumar 12 a 1200. 3 Pulsa FLECHA ABAJO No olvides empezar siempre una fórmula con el signo "=" Observarás como en la celda aparece el resultado de la fórmula u operación anterior,pero que en la Barra de Fórmulas aparece la fórmula introducida. 4 Escribe =11-10 en la celda A2, para restar 10 de 11. 5 Escribe =13*2 en la celda A3, para multiplicar 13 por 2.
  20. 20. 6 Escribe =24/2 en la celda A4, para dividir 24 entre 2. 7 Escribe =10^2 en la celda A5, para realizar la operación 10 elevado a 2. Si no sale el símbolo ^ al pulsar su tecla, no pasa nada cuando pulses el siguiente carácter saldrá el símbolo. Ahora vamos a utilizar referencias o otras celdas y operadores aritméticos. Queremos que en la celda B1 Excel nos realice la suma del contenido de la celda A1 y A2. 8 Escribe =A1+A2 en la celda B1. Al introducir la fórmula anterior observarás como en la celda aparece el resultado de la operación anterior, pero en la Barra de Fórmulas aparece la fórmula introducida. De esta forma si modificamos el valor de la celda A1 y/o A2, Excel recalculará automáticamente las fórmulas que contengan referencias a las celdas modificadas. 9 Sitúate en la celda A1. 10 Escribe 1000 11 Pulsa INTRO Observa como el resultado de la celda B1 se modifica también.Ejercicio paso a paso. Introducción de datos. (IV)Ejercicio paso apaso. Ahora utilizaremos referencias a otras celdas y operadores de texto. 8 Escribe La en la celda E1. 9 Escribe casa en la celda E2. Queremos escribir en la celda E3 la concatenación del contenido de la celda E1 y E2. 10 Escribe =C1&C2 en la celda E3. Observa como aparece la concatenación del contenido de las dos celdas mencionadas. Resultaría mejor si dejáramos un espacio en blanco entre las dos celdas. 11 Escribe =C1&" "&C2 en la celda E4. 12 Escribe =C1&" gran "&C2 en la celda E5. También se pueden concatenar con valores numéricos. 13 Escribe =C2&A4 en la celda E7. 14 Escribe =C1&12 en la celda E8. Pasaremos a estudiar los operadores relacionales.
  21. 21. 15 Escribe =10>12 en la celda F3. Excel nos devolverá el valor VERDADERO si es cierta la comparación o elvalor FALSO en caso contrario. En nuestro ejemplo, le preguntamos si el valor 10 esmayor que el valor 12, lo cual es Falso. Éste será el valor que aparecerá en la celda. 15 Escribe =A1>1 en la celda F4. El resultado será cierto ya que el contenido de A1 (1000) es mayor que 1, en la celdaaparecerá el valor Verdadero (Se ampliará la columna automáticamente para que quepaen la celda). 16 Escribe =A1=A4 en la celda F5. Excel comprobará si el valor de la celda A1 (1000) es igual al valor de la celda A4 (12),lo cual es falso. Ahora estudiaremos algunas funciones predefinidas de Excel. Queremos escribir en la celda D1, el valor 10,123 redondeado con 1 decimal. Para elloExcel dispone de una función llamadaRedondear cuyos parámetros son: primero elnúmero a redondear, un punto y coma (como separador de parámetros) y por fin el númerode decimales deseados en el redondeo. 17 Escribe =redondear(10,123;1) en la celda D1. Observa como en la celda D1 aparece el resultado deseado. También se pueden utilizar referencias a otras celdas. 18 Escribe 10,123 en la celda D2. 19 Escribe =REDONDEAR(D2;1) en la celda D3. Observa como el resultado es idéntico al de la celda D1. Ahora queremos sumar el contenido de la celdas A1,A2 y A3. 20 Sitúate en la celda A7. 21 Escribe =A1+A2+A3 22 Pulsa FLECHA ABAJO Otra forma consiste en utilizar la función SUMA de Excel, la cual utiliza muchas vecesoperadores de referencia (para indicar un conjunto de celdas). 23 Escribe =SUMA(A1:A3) en la celda A8. Lo cual quiere decir que se van a sumar los contenidos del conjunto de celdasempezando por A1 y terminando con A3 (A1,A2,A3). 24 Pulsa FLECHA ABAJO. 25 Escribe =SUMA(A1:A4;A7) en la celda A11. Esto equivale a realizar la operación =A1+A2+A3+A4+A7. 26 Pulsa FLECHA ABAJO.
  22. 22. 27 Escribe =SUMA(A1:D3) en la celda A12. Esto equivale a realizar la operación =A1+A2+A3+B1+B2+B3+C1+C2+C3+D1+D2D3. 28 Cierra el libro sin guardar los cambios, es decir: Haz clic sobre el botón Cerrar de la barra de menú. Nos preguntará si queremos guardar los cambios realizados (esto se explicará en el tema siguiente). Haz clic sobre el botón No. Prueba evaluativa teórica del Tema Ejercicios del Tema 2. 2.Ejercicios Tema 2: EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL 1 Si no tienes abierto Excel, ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación. 2 Utilizando una combinación de teclas accede a la celda B1, a continuación a la B2, C2, C1,y B1. 3 Utilizando la barra de menús accede a la celda AB200, a continuación a la C3, B99 y P87. 4 Utilizando una combinación de teclas ves directamente a la celda A1, a continuación a la A65536, IV65536 y IV1. 5 Utilizando las barras de desplazamiento disponibles accede a la celda K80, a continuación a la B45 y T120. 6 Cambia de hoja y accede a la Hoja3, y a continuación a la Hoja2. 7 Utilizando una combinación de teclas cambia a la hoja siguiente (Hoja3), a continuación a la hoja anterior (Hoja2). 8 ves a la celda A1 de la Hoja1. 9 Escribe el número 100. 10 Escribe 200 en la celda B1. 11 Multiplica el contenido de la celda A1 por el contenido de la celda B1 y escribe el resultado en la celda D1. 12 Modifica el valor de la celda A1 por 2. Observa el resultado de la celda D1.
  23. 23. 13 Escribe el texto Esto es una prueba en la celda A3. 14 Escribe 30 en la celda B3. ¿Qué pasa con lo que hay en la celda A3? 15 Escribe el número 458962547896523648 en la celda A5. ¿Qué pasa? 16 Cierra el libro sin guardar los cambios. Si no tienes muy claro como realizar estos ejercicios. Aquí te ayudamos a realizarlos.Unidad 3. Operaciones con archivos (I). Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.Guardar un libro detrabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos. Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre: Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como... Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
  24. 24. Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombrede archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta dearchivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario siquieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiarel documento original tendrás que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar launidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidadseleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por último haz clic sobre el botón Guardar. Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antesde la modificación. Para ello: Selecciona la opción Guardar del Botón Office.
  25. 25. O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.Unidad 3. Operaciones con archivos (II).Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello
  26. 26. mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo: Haz clic sobre el botón: Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos. Sí para almacenar el documento antes de salir de él. En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía. Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel. Si quieres saber cómo cerrar de golpe todos los libros abiertos: .Empezar un nuevo libro detrabajo Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo. O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U. En el cuadro que aparecerá deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar .
  27. 27. nidad 3. Operaciones con archivos(III).Abrir un libro de trabajo yaexistente Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office. Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente: Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.
  28. 28. Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir. Nota: En el entorno de Windows Vista, este díalogo no es igual, aunque las opciones son prácticamente las mismas.Unidad 3. Operaciones con archivos (IV). Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente. Selecciona el menú Botón Office. A la derecha de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los últimos documentos abiertos. Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el último que se abrió. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.
  29. 29. Si deseas más información sobre la apertura de documentos: . Puedes practicar los distintos métodos explicados en el tema en Ejercicios sobre archivos.Ejercicios Tema 3: OPERACIONES CON ARCHIVOS Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación.Ejercicio 1: Precio coniva. 1 Crear un libro para saber cuál es el precio de un artículo aplicándole el 16% de IVA. El precio sin IVA es un valor que se tendrá que introducir, así como el porcentaje de IVA, pero el precio con IVA se calculará con una fórmula. A la derecha tienes un ejemplo de cómo tiene que quedar, teniendo en cuenta que tanto el importe de iva como el precio con iva tienen que calcularse utilizando fórmulas. 2 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre dePrecio IVA. 3 Modificar el precio sin IVA por 3000, y observar el resultado (para comprobar el resultado tendréis que introducir el valor 3000 y después pulsarINTRO o cualquier otro método visto, sino no se habrá modificado realmente la celda y no se podrá comprobar el efecto del cambio en las celdas que contienen fórmulas). 4 Cerrar el libro de trabajo sin guardar los cambios realizados.
  30. 30. 5 Abrir el libro anterior, y comprobar como las últimas modificaciones (cambio del precio por 3000 en vez de 1000) no se han guardado. 6 Cerrar el libro. Si no tienes muy claro cómo realizar el ejercicio anterior, Aquí te lo explicamos.Ejercicio 2: Facturamuebles. 1 Empezar un nuevo libro de trabajo. 2 Crear una factura sencilla para la venta de muebles. El modelo deberá ser como aparece en la figura de la derecha, teniendo en cuenta que las celdas de color azul contienen fórmulas. 3 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Factura muebles. 4 Modificar el precio de las sillas por 2000, y observar el resultado. 5 Cerrar el libro de trabajo guardando los cambios realizados. Si no tienes muy claro cómo realizar el ejercicio anterior, Aquí te lo explicamos. En la siguiente página existen más ejercicios...Ejercicio 3: Venta frutas.
  31. 31. 1 Empezar un nuevo libro de trabajo. 2 Crear un libro para realizar una previsión de ventas para todo el semestre a partir de las ventas de Enero y del incremento o decremento de éstos a lo largo del semestre. Sabemos que: Las ventas de Febrero son un 12% más que las de Enero. Las de Marzo, 5% menos que las de Febrero. Las de Abril, 10% más que las de Marzo. Las de Mayo, 5% menos que las de Abril. Las de Junio, 15% más que las de Mayo. El modelo deberá ser como aparece en la figura inferior, teniendo en cuenta que las celdas de color azul contienen fórmulas. Sólo se realizarán para la Fresa, en ejercicios posteriores lo ampliaremos a las demás frutas. 3 Guardar el libro en la carpeta Mis documentos del disco duro, con el nombre de Venta frutas. 4 Cerrar el libro. Si no tienes muy claro cómo realizar el ejercicio anterior, Aquí te lo explicamos.Ejercicio 4: Venta frutasII. 1 Abrir el libro Venta frutas de la carpeta Mis documentos del disco duro. Vamos a ampliar el modelo. 2 Escribir TOTAL en la celda H4.
  32. 32. 3 Escribir en la celda H5 la fórmula para que calcule la suma de las ventas de Fresa. 4 Guardar el libro. 5 Cerrar el libro. Si no tienes muy claro cómo realizar el ejercicio anterior, Aquí te lo explicamos.Unidad 4. Fórmulas y Funciones (I) Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo,estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.Introducir Fórmulas y Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+ C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
  33. 33. En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre delsigno =. Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico .Insertar función con elasistente Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función. O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
  34. 34. Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.Unidad 4. Fórmulas y Funciones (II) Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
  35. 35. En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente seráuna celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para queel cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, acontinuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primerargumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratónsobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda delrango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo encaso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y asísucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excelexpande automáticamente el rangoincluyendo así el valor de la celda en el rango. Porejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en laposición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás elbotón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de formamás rápida. Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de laderecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de laderecha: Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, comopuede ser Promedio (calcula la mediaaritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor
  36. 36. máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones... Si quieres conocer más sobre las referencias y nombres visita nuestro básico . Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.Unidad 4. Fórmulas y Funciones (III)Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Ver Función Descripción detalle AHORA() Devuelve la fecha y la hora
  37. 37. actual Devuelve el año en formato AÑO(núm_de_serie) año DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes Calcula el número de días DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) entre las dos fechas DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato FECHA(año;mes;día) fecha Devuelve la fecha en formato FECHANUMERO(texto_de_fecha) de fecha Devuelve la hora como un HORA(núm_de_serie) número del 0 al 23 Convierte una hora de texto en HORANUMERO(texto_de_fecha) un número HOY() Devuelve la fecha actual Devuelve el número del mes MES(núm_de_serie) en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango MINUTO(núm_de_serie) de 0 a 59 Convierte horas, minutos y NSHORA(hora;minuto;segundo) segundos dados como números Devuelve el segundo en el SEGUNDO(núm_de_serie) rango de 0 a 59 Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Ejercicios sobre funciones de fechas y horas.Unidad 4. Fórmulas y Funciones (IV)Funciones de texto Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. VerFunción Descripción Detall e Devuelve el carácterCARACTER(número) específicado por el número Devuelve elCODIGO(texto) código ASCII
  38. 38. del primer caracter del texto Devuelve una cadena deCONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) caracteres con la unión Redondea un númeroDECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) pasado como parámetro Devuelve el número deDERECHA(texto;núm_de_caracteres) caracteres especificados Devuelve la posición inicialENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) del texto buscado Devuelve el mismo textoESPACIOS(texto) pero sin espacios Devuelve los caracteresEXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) indicados de una cadena Encuentra unaHALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) cadena dentro de un texto Devuelve un valor lógicoIGUAL(texto1;texto2) (verdadero/fals o) Devuelve el número deIZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) caracteres especificados Devuelve laLARGO(texto) longitud del texto Limpia el textoLIMPIAR(texto) de caracteres no imprimibles Convierte aMAYUSC(texto) mayúsculas Convierte aMINUSC(texto) minúsculas Convierte aMONEDA(número;núm_de_decimales) moneda Convierte a mayúscula laNOMPROPIO(texto) primera letra del texto
  39. 39. ReemplazaREEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;text parte de unao_nuevo) cadena de texto por otraREPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto Reemplaza elSUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia) texto con texto nuevo CompruebaT(valor) que el valor es texto Convierte unTEXTO(valor;formato) valor a texto Convierte un número a textoTEXTOBAHT(número) tailandés (Baht) Convierte unVALOR(texto) texto a número Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Ejercicios sobre funciones de texto.Unidad 4. Fórmulas y Funciones (V)Funciones de búsqueda En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos. Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas: Ver DescripcFunción Deta ión lle Devuelve el número deAREAS(ref) rangos de celdas contigua s BuscaBUSCAR(...) valores
  40. 40. de un rango de una columna o una fila Busca en la primeraBUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) fila de la tabla o matriz de valores Busca un valor en laBUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordena primerado) columna de la izquierda Devuelve la posiciónCOINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) relativa de un elemento Devuelve el número deCOLUMNA(ref) columna de una referenci a Devuelve el número deCOLUMNAS(matriz) columna s que compone n la matriz Devuelve unaDESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) referenci a a un rango Crea una referenci a deDIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) celda en forma de texto Elige un valor oELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) una accion
  41. 41. de una lista de valores Devuelve elFILA(ref) número de fila Devuelve elFILAS(matriz) número de filas Crea un acceso directo aHIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) un documen to Extrae datosIMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;el almacenemento1;campo2;elemento2...) ados en una tabla dinámica Devuelve el valor de una celda en laINDICE(matriz;num_fila;num_columna) intersecci ón de una fila y una columna Devuelve una referenciINDIRECTO(ref;a1) a especific ada Intercam bia las filas porTRANSPONER(matriz) las columna s en una matriznidad 4. Fórmulas y Funciones (VI)Funciones financieras.
  42. 42. Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras. Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel: Descripció VerFunción ny Detall Ejemplo e Devuelve la depreciació n de un bien para un períodoDB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) especificad o, método de depreciació n de saldo fijo Devuelve la depreciació n de un bien para un período especificadDDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor) o, mediante el método de depreciació n por doble disminució n de saldo Devuelve la depreciació n de un bien paraDVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin un período_cambios) especificad o, incluyendo periodos parciales Calcula el interés pagado durante unINT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) período específico de una inversiónNPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve
  43. 43. el número de pagos de una inversión Devuelve el pago de un préstamoPAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) basado en pagos y tasas de interés constantes Devuelve el interés pagado por unaPAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) inversión durante periodo determinad o Devuelve el pago de un capitalPAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) de una inversión determinad a Devuelve la depreciació n por métodoSLN(costo;valor_residual;vida) directo de un bien durante un período dado Devuelve la depreciació n por método deSYD(costo;valor_residual;vida;periodo) anualidade s de un bien durante un período específico Devuelve la tasa de interés por periodo deTASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) un préstamo o una inversión
  44. 44. Devuelve la tasa interna de retorno de unaTIR(valores;estimar) inversión para una serie de valores en efectivo Devuelve la tasaTIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión) interna de retorno modificada Devuelve el valorVA(tasa;nper;pago;vf;tipo) actual de una inversión Devuelve el valor futuro de una inversión basada en pagosVF(tasa;nper;pago;vf;tipo) periódicos y constantes más una tasa de interés constante Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir deVNA(tasa;valor1;valor2;...) una tasa de descuentos y una serie de pagos futurosUnidad 4. Fórmulas y Funciones (VII)Otras funciones. Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad. En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.
  45. 45. VerFunción Descripción DetalleFunciones matemáticas y trigonométricas Devuelve el valorABS(número) absoluto de un número Devuelve unALEATORIO() número entre 0 y 1 Devuelve el número de combinacionesCOMBINAT(número;tamaño) para un número determinado de elementos Devuelve el cosenoCOS(número) de un ángulo Redondea un número hasta elENTERO(número) entero inferior más próximo Realiza el cálculo de elevar "e" a laEXP(número) potencia de un número determinado Devuelve el factorialFACT(número) de un número Devuelve el número pasado en formatoNUMERO.ROMANO(número,forma) decimal a número Romano Devuelve el valor dePI() la constante pi Realiza el cálculo de elevar unPOTENCIA(número;potencia) número a la potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todosPRODUCTO(número1;número2;...) los números pasados como argumentos Devuelve la raizRAIZ(número) cuadrada del número indicado Devuelve el resto deRESIDUO(número;núm_divisor) la divisiónFunciones estadísticas Devuelve la media armónica de unMEDIA.ARMO(número1;número2;...) conjunto de números positivosMAX(número1;número2;...) Devuelve el valor
  46. 46. máximo de la lista de valores Devuelve el valorMIN(número1;número2;...) mínimo de la lista de valores Devuelve laMEDIANA(número1;número2;...) mediana de la lista de valores Devuelve el valorMODA(número1;número2;...) que más se repite en la lista de valores Devuelve la mediaPROMEDIO(número1;número2;...) aritmética de la lista de valores Devuelve laVAR(número1;número2;...) varianza de una lista de valores Devuelve el valor k-K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) ésimo mayor de un conjunto de datos Devuelve el valor k-K.ESIMO.MENOR(matriz;k) ésimo menor de un conjunto de datosFunciones lógicas Devuelve el valorFALSO() lógico Falso Devuelve el valorVERDADERO lógico Verdadero Devuelve un valor u otro, según seSI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) cumpla o no una condición Invierte el valorNO(valor_lógico) lógico proporcionado Comprueba si todosY(valor_logico1;valor_logico2;...) los valores son verdaderos Comprueba si algún valor lógico esO(valor_logico1;valor_logico2;...) verdadero y devuelve VERDADEROFunciones de información Comprueba si seESBLANCO(valor) refiere a una celda vacía Comprueba si unESERR(valor) valor es un error Comprueba si unESLOGICO(valor) valor es lógicoESNOTEXTO(valor) Comprueba si un
  47. 47. valor no es de tipo texto Comprueba si un ESTEXTO(valor) valor es de tipo texto Comprueba si un ESNUMERO(valor) valor es de tipo numérico Devuelve un número que TIPO(valor) representa el tipo de datos del valor Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Ejercicios sobre otras funciones. Si deseas saber cómo instalar y utilizar el pack de herramientas de análisis para disfrutar de más funciones, haz clic aquí .Ejercicios Tema 4: FUNCIONES. Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación.Ejercicio paso a paso. Funciones de fechas y horas.Objetivo. Practicar el uso de las funciones de fechas y horas en Excel2007.Ejercicio paso apaso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 Sitúate en la celda A1 y pulsa sobre , selecciona la categoria de fecha y hora y elige la función AHORA(). 3 Pulsa el botón Aceptar. Aparece un cuadro de diálogo indicando que la función no tiene argumentos. 4 Pulsa de nuevo sobre Aceptar. 4 Sitúate en la celda B2 y escribe el día de hoy en número. Ej. 5
  48. 48. 5 Sitúate en la celda B3 y escribe el mes actual en número. Ej. 8 6 Sitúate en la celda B4 y escribe el año actual en número. Ej. 2007 7 Sitúate en la celda C5 y pulsa sobre , escoge la función FECHA() y pulsa el botón Aceptar. 8 Selecciona como argumentos las celdas B4 --> para año, B3 --> para mes y B2 --> para día, pulsa Aceptar. Vamos a calcular nuestra edad. 9 Sitúate en la celda D1 y escribe tu fecha de nacimiento en formato (dia/mes/año) 10 En la celda E1 escribe =HOY() 11 En la celda E2 selecciona la función DIAS360, como fecha inicial la celda D1 (fecha nacimiento), como fecha final E1 (el día de hoy) y en método escribe Verdadero. Como resultado nos aparece los días transcurridos desde la fecha D1 y la fecha E1. 12 Ahora en la celda F3 escribe =E2/360 para obtener los años. El resultado aparece con decimales, para que nos salga solo la parte entera podemos utilizar la función =ENTERO(E2/360). Hemos utilizado cuatro de las funciones más utilizadas y que ofrecen muchas posibilidades. 13 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones con fechas. 14 Cierra el libro de trabajo.Ejercicio paso a paso. Funciones de texto.Objetivo. Practicar el uso de las funciones de texto en Excel2007.Ejercicio paso apaso. 1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 Sitúate en la celda A1 y pulsa sobre , selecciona la Categoría Texto y elige la función CODIGO(), pulsa sobre Aceptar. 3 Escribe como argumento de esa función la letra a y pulsa Intro. Vemos que obtenemos el código 97, este es el número asignado a la letra a, ahora vamos a comprobar que es cierto con la funciónCARACTER().

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