BOSCO Web 2.0 Lesson 3

  • 993 views
Uploaded on

 

More in: Technology , Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
993
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
10
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Lesson 3:  Email and Internet Communication        Goal of Lesson:  This lesson will familiarize users with the use of  collaborative email.  Gmail will be used because it allows for easy to use  collaboration tools, all within the same email account.  ­Signing up for an email account  ­Sending and receiving messages  ­Attaching documents and photos to messages  ­Using Gchat as a quick efficient way of communicating within the  email application           
  • 2. A.  What is email used for?  Email has become the primary method of communicating in today’s workplace.   People use email to send electronic messages to each other.  Many people use it for  keeping in touch with friends or family.  Businesses increasingly use it for sending  official business like memos, reports, and documents.  Emails can carry attachments to the main message.  Attachments are usually  documents files or photos that accompany the main written message.    The BOSCO user will become familiar with the Google email service, called Gmail.   Gmail is the most advanced, easy to use, free email service on the web today.  Furthermore, users will be able to open an email account that allows a number of  easy‐to‐use collaborative communication services.  The user will learn how to use  Gchat and Google Documents (later lesson).     B.  Signing up for a Gmail account    Task:  User should create a Gmail email account  Turn on the computer; open the web browser and type the following web  address into the browser:  www.gmail.com                  After typing the address, simply press enter on the key on the keyboard  and wait for the browser to take you to gmail.com    After the page loads, click on the “Create New Account” link at the bottom  right hand corner of the page   
  • 3.                                     Start filling in the requested information in the boxes.  This includes   1)First name  2)Last Name   3) Desired Login name   4) Choosing a password   5) Choosing a “Security Question” and answer and   6) Word Verification                          
  • 4. Tips:  Your login name is also your email address.  It should be  something simple that incorporates part or all of your real name.   For example Okello Stephen might choose to use:  ostephen23 as  his login name.  ‐Click “Check Availability” to see if your suggested login  name has already been taken by another user  ‐Choose a password that you can remember  ‐Make sure it is 8 characters (numbers and letters) in  length    When you have completed the form click “I accept. Create my  account” at the bottom of the page.  If you have made a mistake  Google will ask you to retype the information.  As soon as you click  “Create my account” Gmail will open your email inbox.                   
  • 5. C.  Sending and Receiving Email    Task:  At least two users should sign up for a Gmail account and proceed  to send and receive emails from each other    ‐First user should go to www.gmail.com and sign into their Gmail  account    After signing in, your inbox will load and eventually open.  Click on the  “Compose Mail” link at the top left portion of your page.    •                       • After clicking on “Compose Mail” enter the recipients email address in  the “To” box; make sure you enter the address correctly 
  • 6. • Enter a subject in the subject box; a subject is a 1‐5 word summary of  your message, for example, many people use the subject “Hello” or  “Greetings” for messages to friends  • Enter the body of your message (the main text) in the large box.   When you are finished simply click “Send” at the bottom or top of your  message screen.     Task:  Other partner should open email inbox and receive messages from users.   Partner should then reply to those emails.    • Sign in to Gmail inbox following steps above  • Click on new message                         
  • 7. After clicking on the new message, it will open. Simply read the message and  then click “Reply,” found at the bottom of the message                                      After clicking “Reply,” simply type your response and then press “Send” when  you are finished                          Practical exercise:  Members should practice sending and receiving email  messages to each other 
  • 8. D.  Sending Attachments in your email  Attachments are used often in email.  An attachment is any document, photo,  spreadsheet, or other item that you “attach” to your main email message.  For  example a student may send a teacher a regular email asking her about the exam  scores.  She might reply back with a message and an attached spreadsheet  document that shows the exam scores.  Attachments are used to send anything that  is too big or long to fit in a regular email message.    Attachments are so important today because it is the primary method that  individuals, businesses, and schools around the world send each other documents.   People no longer rely on the postal service to send reports and photos.  They simply  send them through email, using attachments.    Task:  User will sign into Gmail account and send a friend a message with any  document attached.    ‐Sign into Gmail account  ‐Click on “Compose mail” near top left of window  ‐Fill out the “To” form with the recipients email address; fill out the subject  form  ‐Select a document to attach by clicking on the “Attach a file” link                        
  • 9. ‐When you click on “Attach a file” a window will pop up asking you to select a  document.  You must find your document by searching through the folders in  the window.  Once you find you document click on it once and then click the  “Open” or “Select” button at the bottom of the popup window.      ‐Once you have clicked “Open” or “Select,” your document will begin  uploading as an attachment in your Gmail message.  Just be patient while it  uploads.  You should spend time writing the body of your email message  while the attachment uploads.        Attachment uploading (see  progress bar)                  ‐When the attachment is finished uploading and you have typed your message, just  click send.   
  • 10. E.  Email forwarding, Gchat, and other tools  There are other important functions that you should know about when using Gmail.   We’ll discuss a few basic tools here that will help you stay organized and  communicate more effectively.   The first thing we’ll discuss is how to forward email messages.  Forwarding  messages allows you to send copies of a message from one person to a third party.   For example, I might receive an invitation sent from my brother and then proceed to  forward it to my mother.    Secondly, archiving old messages (as opposed to deleting them) will be discussed;  and finally, we’ll talk about an innovative email tool called Gchat that allows you to  send messages to your contacts in “real time.”    Task:  User will practice forwarding a message from his/her inbox to another  user’s inbox  ‐Sign into your gmail account  ‐Click on and open an unread email message  ‐After reading message, click on the “Forward” link found below the message                      ‐After clicking “Forward,” enter the recipients email address and then you  might also write some clarifying text in the body of the message, before  pressing “send.”  Forwarding works especially well for attachments because  once you receive an attachment in an email message you will not have to  upload it again if you choose to forward it right away. 
  • 11.              You can add your own      clarifying message here      This area is the    forwarded message  (original message) that    you are passing on to  someone else       Task:  User will learn how to archive (save) old messages  ‐Gmail uses a tool called “Archive” to allow users to save old messages.  With  Gmail, you have tons of memory space so you never have to delete a message  (unless it is junk mail, e.g., advertising or a lottery ticket scam, which should  always be deleted to prevent viruses)  ‐Archiving is simple:  First open your gmail account by signing in; read your  unread messages.  When you are finished just click “Archive” right above the  message.                
  • 12. Once you have clicked “Archive” the message will disappear from your inbox.   However it is not gone forever!  You can find your old messages by searching for  them.  Task:  Search for your old archived messages within Gmail  ‐To search for old messages that have been archived, just type the name of  the person who you sent the message to, email, address, subject, or anything  else you can remember that remotely pertains to the message in the Gmail  search box; then press  the “Search Mail” button                             ‐After pressing “Search Mail” Gmail will show you the results of your search.   Simply browse the list to find the message you are looking for and click on it  to open.  If you fail to find the message you are looking for, try refining your  search by using another search term               The message I was searching for  has appeared! 
  • 13. Task:  Users will learn how to use the Gchat application within Gmail  Gchat (aka Google Chat) is a simple application that allows you to chat  instantly with other contacts you have who are also online at the same time  as you.  This is preferable to email at times because you are chatting with  them in “real‐time” rather than waiting for a response back    ‐Sign into your Gmail account or open your inbox if you already are signed in  ‐On the left hand side of the window, near the bottom you’ll notice a box with  your name in it with a green dot next to your name; the window should be  labeled “chat”  ‐You’ll have to add contacts to your Gchat list before you can chat with them;   To add a contact, click on the “Add contact” link in your Gchat window                                    After clicking on “Add contact” a pop up window will emerge; input the  contact email of those you would like to chat with and press “Send  Invites” 
  • 14.   ‐If your contacts are online at the same time as you, you will see their  name appear in the Gchat menu with a green dot next to their name,  signifying that they are available.  ‐To chat with them, simply click on their name  ‐A popup chat window will appear in the bottom right hand side of your  screen.  Begin typing in the box and press “Enter” on the keyboard to send  your message                                            Messages from the other person who is chatting with you will appear in  the same place      
  • 15.                   Practical Exercise:  Send partners emails with attachments and try to add  contacts for Gchat