Você s.a. como fazer propostas e relatórios

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Você s.a. como fazer propostas e relatórios

  1. 1. Andrew Leigh•Elaboração de Propostas e Relatóriosde Forma objetiva e com Criatividade •Detalhamento para Torná-los Transparentes e Fidedignos •Uso de Textos, Imagens e Números
  2. 2. Tradução do Persuasive Reports and Proposalsoriginalmente publicada em 1997, em comum acordocom o Institute of Personnel and Development.© 1997 Andrew LeighDireitos desta edição reservados àLivraria Nobel S.A.Rua da Balsa, 559 - 02910-000 — São Paulo, SPFone: (11) 3933-2800— Fax: (11) 3931-3988e-mail: ednobel@livrarianobel.com.brCoordenação editorial: Clemente Raphael MahlProdução gráfica: Mirian CunhaRevisão: Dina Beck e Creusa de Sousa MariaCapa: João Lino OliveiraÍcones: Cecília de P. Alves e Marcela GuimarãesComposição: CompLaser Studio GráficoImpressão: Book RJ Gráfica e Editora Ltda.Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)(Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Leigh, Andrew Como fazer propostas e relatórios/Andrew Leigh; tradução Márcia Cruz Nóboa Leme — São Paulo: Nobel, 2000. Título original: Persuasive Reports and Proposals. ISBN 85-213-0998-8 1. Comunicação na administração 2. Propostas empresariais — Redação3. Relatórios – Redação I. Título.98-0290 CDD-658.453Índices para catálogo sistemático:1. Propostas : Comunicação escrita : Administração de empresas 658.4532. Relatórios : Comunicação escrita : Administração de empresas 658.453É PROIBIDA A REPRODUÇÃONenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo transmitidapor meios eletrônicos ou gravações, sem a permissão, por escrito, do editor. Os infratoresserão punidos pela Lei nº 9.610/98.Impresso no Brasil / Printed in Brazil
  3. 3. A Editora Nobel tem comoobjetivo publicar obras comqualidade editorial e gráfica,consistência de informações,confiabilidade de tradução,clareza de texto, impressão,acabamento e papeladequados.Para que você, nosso leitor,possa expressar suassugestões, dúvidas, críticas eeventuais reclamações, a Nobelmantém aberto um canal decomunicação.Entre em contato com:Central Nobel de Atendimentoao ConsumidorFone: (11) 3933-2800Fax: (11) 3931-3988End.: Rua da Balsa, 559São Paulo – CEP 02910-000Internet: www.livrarianobel.com.br
  4. 4. Sumário capítulo 1 Propostas e relatórios persuasivos, 7 capítulo 2 Finalidade, 14 capítulo 3 O leitor, 19 capítulo 4 Imagem, 31 capítulo 5 Especificidades, 45 capítulo 6 Zelo, 58 capítulo 7 Qual é o seu poder de persuasão? (respostas), 67 Leituras complementares, 6912
  5. 5. capítulo 1 Propostas e relatórios persuasivosSegundo Somerset Maugham, há três regras para escrever umromance, mas o problema é que ninguém sabe quais são. O mesmose aplica a propostas e relatórios. Há uma infinidade de princípios,diretrizes e fontes de consulta. O problema é saber quais funcioname quais não funcionam. Escrever persuasivamente é uma habilidade empresarialessencial. A maior parte das pessoas bem-sucedidas dentro de umaempresa se comunica bem ao escrever, e poucas pessoas alcançamuma posição de destaque sem dominar essa arte. E você tem umasensação incrivelmente satisfatória quando o que escreveu causa oimpacto que desejava. O que significa escrever persuasivamente? É quando as pessoastendem a fazer o que você quer, devido ao que você escreveu. Porexemplo, elas agem, fazem acordos, tomam decisões, etc. Uma vez que você não pode estar lá, sua comunicação escritadeve falar por você. Você não poderá contar com a linguagem docorpo, expressões faciais ou outros meios físicos de estabelecer suapresença. As pessoas que escrevem de maneira persuasiva estãoconstantemente experimentando, aprendendo com isso edescobrindo o que funciona melhor para elas. Quer você esteja elaborando um relatório ou uma proposta, oponto de partida é sempre o mesmo: n Use uma linguagem clara. 7
  6. 6. Como fazer propostas e relatóriosA linguagem comercial persuasiva invariavelmente consiste depalavras simples e curtas e de parágrafos breves e fáceis de ler. Nãoimporta a complexidade do assunto ou a complicação do material,você sempre pode transformar tudo num português claro e legível. Para aprender a escrever de maneira mais simples e clara, hávários manuais de redação disponíveis, dentre os quais podemoscitar o livro Tudo sobre português prático (veja Leituras complementares,na página 69). Este livro vai um pouco mais longe — em direção aoobscuro mundo da arte da persuasão.Mapada rotaA pessoa que redige de modo persuasivo, transporta você em umaviagem, ao contar uma história, ao dramatizar um assunto oudestacar uma oportunidade. Então, vamos começar! A rota de nossaviagem durante a leitura deste livro envolve cinco aspectos do textopersuasivo:n finalidade;n especificidades;n leitor;n imagem;n zelo.Todos esses aspectos contribuem para tornar seu texto influente.Incidentalmente, as iniciais de cada uma dessas cinco palavrasformam uma palavra que serve como um lembrete de como vocêdeve se sentir com relação a suas propostas e a seus relatórios: F-E-L-I-ZVocê tornará seus documentos eficientes aceitando a necessidade demaximizar o impacto por meio das idéias aqui expostas. Quandofinalmente estiver pronto para apresentar seu documento, verifiquese você realmente se sente feliz em relação a eles. É mais provável serpersuasivo quando for assim que se sentir.8
  7. 7. Propostas e relatórios persuasivos Por que por escrito?Não importando a eficiência com que foi escrito, um documentoraramente é capaz de alcançar o mesmo impacto que uma comunicaçãoentregue pessoalmente. Mesmo oradores relutantes são normalmentemais persuasivos do que qualquer documento. Antes de se convencercompletamente a realizar uma apresentação escrita, esteja certo desaber o motivo que torna essa alternativa melhor que uma mensagemoral. Sempre pergunte a si mesmo: “Por que a apresentação deve serpor escrito?”. Se você tiver algum receio em fazer a apresentação pessoal-mente, invista em algum curso formal de técnicas de apresentação.Por outro lado, não tem muita lógica optar por uma apresentação oralse ela não passar de um relato de informações. Contudo,invariavelmente, é preferível convocar uma reunião a preparar umrelatório que tome muito tempo. Se seu objetivo for persuadir,considere uma combinação que envolva a apresentação de seudocumento seguida por uma apresentação oral. O argumento para uma apresentação pessoal é que seudocumento não pode responder às perguntas ou sustentar suasopiniões com empenho. Os documentos são passivos e podem ficarparados sobre uma mesa por semanas sem serem lidos por inteiro.Opte por uma apresentação escrita apenas se:n for a maneira mais viável de alcançar um conjunto disperso deleitores;n as pessoas precisarem de tempo para assimilar o conteúdo;n uma apresentação oral for inaceitável;n ela oferecer a melhor maneira de transmitir sua mensagemespecífica;n ela servir de suporte para sua mensagem oral. 9
  8. 8. Como fazer propostas e relatóriosComo conseguiro que você querHá diversas maneiras básicas de procurar alcançar seu objetivo pormeio de um texto:n pura lógica;n manipulação;n coação;n persuasão.Figura 1Não é o que você diz... Nós precisamos Convoque uma marcar uma reunião — vocês são reunião. ótimos nisso! Pura lógica Manipulação Convoque uma Será de muita ajuda reunião — ou você se você convocar vai ver só! uma reunião. Coação PersuasãoMuitas pessoas acreditam que a melhor maneira de persuadir épuramente por meio da lógica, convencendo pela força dos argu-mentos e usando uma comunicação factual. Essa abordagem presumeque “Os fatos vão falar por si mesmos”. Alternativamente, você podetentar conseguir o que deseja por meio da manipulação. É quandovocê insinua falsas promessas ou ameaças. Talvez não haja substânciapor trás disso, e essa abordagem às vezes envolve distorção da10
  9. 9. Propostas e relatórios persuasivosrealidade. A manipulação faz com que as pessoas acreditem, talvezequivocadamente, que há vantagens ou desvantagens em fazeraquilo que você quer que elas façam. Uma outra opção, a simplescoação, é diferente, porque aqui você faz indubitavelmente umaameaça real. “Faça como eu digo”, você avisa, “ou haverá problemas”.Você pode até explicar a natureza exata da ameaça que está fazendo:n “Aumente o meu salário ou deixarei a empresa.”n “Qualquer falha na autorização do novo sistema trará sériasconseqüências.”n “Sem essa campanha, perderemos uma fatia do mercado.”Uma quarta abordagem, a persuasão, estimula as pessoas a chegaremà conclusão, por elas mesmas, das razões de concordarem com você.Isto é, você encontra maneiras de fazer com que elas decidam por elasmesmas, permitindo que se sintam mais comprometidas com asações, as conclusões e as decisões. A lógica apenas raras vezes é suficiente para obter apoiocompleto e incondicional. Conseqüentemente muitos técnicos espe-cialistas, que mergulham em detalhes, sempre tropeçam quandoprecisam elaborar propostas e relatórios. Os fatos não “falam por simesmos”, porque é importante quais deles você seleciona e amaneira como você os expõe e os interpreta — tudo isso determinase um material escrito é persuasivo. Afinal de contas, a persuasão é a maneira mais eficiente de vocêconseguir o que quer, porque as pessoas geralmente resistem à idéiade serem manipuladas e coagidas. Ocasionalmente, você pode serbem-sucedido ao aplicar ambas as abordagens — a manipulação e acoação; no entanto, nenhuma delas ajudará a melhorar sua reputaçãoe com o tempo a tendência é elas deixarem de ser confiáveis. A pirâmide da persuasãoPara escrever de maneira persuasiva é fundamental colocar umpouco de você mesmo no material (veja Figura 2 — A pirâmide dapersuasão). 17 11
  10. 10. Como fazer propostas e relatórios A maior parte dos textos comerciais persuasivos apóia-seinicialmente sobre uma lógica fundamentada, sobre argumentos efatos coerentes e que intuitivamente fazem sentido para o leitor.Contudo, isso raras vezes é suficiente para tornar um materialcompletamente convincente. Você precisa também de novas idéias,de uma tendência diferente — talvez de uma perspectiva alternativa.Isso requer pensamento criativo e boa vontade para fazer conexõesincomuns.Figura 2A pirâmide da persuasãoFalar às pessoas coisas que elas já sabem raramente tem efeitopersuasivo. Você só é capaz de persuadir quando acrescenta algonovo.12
  11. 11. Propostas e relatórios persuasivos Mesmo as propostas e relatórios mais técnicos merecemconter suas opiniões, suas convicções, seus sentimentos ou suasinterpretações. A emoção desempenha um papel fundamental. Emboraàs vezes seja difícil encontrar o tom certo, os documentos maispersuasivos transmitem algum tipo de sentimento, tais como exaltação,orgulho, estímulo, ansiedade ou empenho. De forma parecida, aempatia é outro elemento que contribui sobremaneira para a realizaçãode documentos persuasivos. Comunicar sensibilidade, consciênciae compreensão sobre a situação do leitor estimula uma maiordisposição da pessoa em fazer aquilo que você espera. Em qualquer texto persuasivo resta um fator desconhecidoque contribui para a capacidade de persuadir. Esse fator pode serestilo, timing, o grupo certo de leitores, a maneira como vocêapresenta o material, uma pitada de coação, ou o que quer que seja.Você não pode analisar e engarrafar esse ingrediente — o que explicapor que a persuasão é uma arte e não uma ciência. 13
  12. 12. Como fazer propostas e relatórioscapítulo 2FinalidadeO que você quer obter por meio de sua proposta ou de seu relatório?Pode ser pedir permissão para fazer algo, propor uma negociação,realizar uma venda, abrir uma nova oportunidade ou sugerir umasolução. Relatórios apenas informativos somente serão persuasivosse também apresentarem sugestões e esboçarem conclusões quelevem à ação.Declare sua finalidade comum único título ou fraseUm procedimento muito útil é criar um único título ou uma frase queresuma sua finalidade. Isso o encoraja a ser claro sobre o que querdizer. Procure fazer suas frases como se estivesse falando com umgarotinho inteligente de 10 anos de idade, usando para isso lin-guagem e idéias simplificadas. Suponhamos que você queira um aumento de salário. Inicial-mente deve supor que sua finalidade ao escrever para seu chefe sejafazer com que ele concorde imediatamente com o aumento desalário. Mas é isso mesmo? Você realmente espera que essa pessoa,ao receber sua solicitação, autorize o aumento imediatamente? Seráque o objetivo não é na verdade encorajar uma reunião a fim dediscutir seus argumentos para um aumento de salário? Há umadiferença genuína entre estas duas declarações:14
  13. 13. Finalidaden “Dê-me um aumento!”n “Vamos nos reunir para discutir meu pedido de aumento desalário.”Ao concentrar-se na razão implícita de seu documento, você aprimorao poder da intenção desse documento. Logo que você se decidesobre o objetivo de uma proposta ou de um relatório, esse objetivopode se mostrar muito amplo ou impreciso para causar impacto. Porexemplo, as declarações de finalidade seguintes são exemplos decasos que precisam ser “cortados” em objetivos mais precisos:n Eu quero um aumento de salário: Considere a possibilidade de um aumento de salário. Vamos nos encontrar para discutir as bases para um aumento de salário. Implemente um aumento de salário na minha próxima data de avaliação.n Seguir as recomendações deste relatório: Considere o conteúdo. Convoque uma reunião para revisar as implicações. Tome uma decisão até...n Introduzir um novo sistema de informática: Precisamos de um novo sistema; você concorda? Autorize um estudo de viabilidade. Acordo para o primeiro estágio de um investimento maior.Você pode dissecar a finalidade de sua próxima proposta ou de seupróximo relatório dessa maneira? Veja se é capaz de extrairprecisamente o que está querendo de seus leitores. Ainda, aoaprimorar sua finalidade, leve em consideração:n Por que estou falando com eles agora?n Que efeitos desejo causar?n Qual é o real resultado que espero?Ao responder à primeira pergunta, você estará pensando claramentesobre a oportunidade da apresentação do material. Vez ou outra, 15
  14. 14. Como fazer propostas e relatóriosvocê não tem liberdade para escolher a ocasião para apresentar seudocumento, embora freqüentemente tenha liberdade para se decidira respeito disso. Assim, agindo por simples capricho, é provável quevocê alcance o efeito desejado. A segunda pergunta ajuda a esclarecer a maneira como vocêquer que seus leitores se sintam: você quer que eles se sintamentusiasmados, preocupados, desafiados, impacientes, curiosos,incomodados, agradados? Que efeito você quer obter? De maneiraparecida, identifique que efeito você quer que as diferentes partes dodocumento criem. A terceira pergunta ajuda a ter claro em mente o que vocêconsidera um bom resultado de uma proposta ou relatório persuasivos(veja também o Capítulo 6).A seqüênciade persuasãoA seqüência de persuasão é uma maneira de aprimorar sua finalidade;ela faz uso de pesquisas psicológicas a fim de orientar o processo deconstrução de um argumento (veja Figura 3). O primeiro passo é estabelecer algum ponto em comum comseu leitor. A ausência desse aspecto diminui o impacto persuasivo, oque torna, assim, vital chegar a esse ponto de partida, imediatamenteprocurando descobrir o maior número de informações possível so-bre o provável leitor. Como estabelecer pontos em comum com seu leitor? Uma dasmaneiras mais eficientes é expressar alguma convicção que amboscompartilhem. Por exemplo, você deve revelar que tanto você quantoele acham que o sistema de informática precisa de uma revisão, ouque vocês dois compreendem determinada demanda de um novoproduto, ou que vocês deveriam tratar um assunto conjuntamente.16
  15. 15. Figura A seqüência da persuasão Comparar evidências Estabelecer Rever as Expressar Afirmar algum ponto evidências dúvida a nova convicção êêêêê em comum convicção Desencadear Tornar explícito Oferecer-se para Criar uma convicção Preparar-se para resolver o conflito — as necessidades dissonância o conflito — abalar restabelecer o inicial compartilhada cognitiva o equilíbrio do leitor do leitor equilíbrio do leitor Finalidade (Adaptado de: “Writing business correspondence using the persuasion sequence” [Como elaborar correspondência comercial usando a seqüência de17 persuasão], de M. Moran, The ABCA Bulletin, junho de 1984.)
  16. 16. Como fazer propostas e relatórios O segundo passo é apresentar as evidências. Ao fazer issopense nas necessidades de seu leitor, e não nas suas. Você deveperceber que muitos fatos servirão de apoio para seu caso; noentanto, gerentes seniores, por exemplo, comumente avaliam aquestão tendo visto somente os fatos mais importantes. O terceiro passo na seqüência de persuasão é desencadeardissonância cognitiva. Isso ocorre quando o leitor está diante de duasposições conflitantes que não podem ser conciliadas. Por exemplo,suponhamos que a outra pessoa ache que o sistema de informáticaesteja satisfatório, e no entanto você apresenta evidências contrárias.Ou que seu chefe considere que você está sendo bem pago, e noentanto você apresenta evidências sugerindo o contrário. A dissonância cognitiva causa desconforto porque dá início auma disputa mental entre duas ou mais situações que não seconciliam. Conseqüentemente, o leitor tenta eliminar ou reduzir oconflito de maneira a voltar a se sentir à vontade. A única maneira dechegar a isso é aceitando que algo precisa mudar. É isso que faz comque as pessoas alterem um ponto de vista ou se disponham aconsiderar uma nova alternativa. Tendo semeado as sementes da dissonância cognitiva, você seprepara para colher os frutos. Você expressa suas dúvidas sobre asituação expressando seus pontos de vista. Em vez de contar“somente com os fatos” para persuadir, você atrai a atenção para adiferença entre a maneira como o leitor imagina a situação e comovocê a encara. Novamente o leitor é forçado a encarar uma situaçãoque precisa ser solucionada. Por exemplo, você expressa suasdúvidas sobre a confiabilidade do sistema de informática à luz dasevidências, ou você sugere que seria tempo de reconsiderar seusalário, dando informações adicionais sobre seu trabalho no momento. No passo final da seqüência, você dá um passo à frente — ouseja, você toma decisões, apresenta sugestões, traça conclusões,apresenta recomendações. Tais procedimentos são oferecidos a fimde resolver o conflito criado na mente do leitor, restabelecendo oequilíbrio da pessoa. O leitor pode voltar a se sentir confortávelporque você terá eliminado a dissonância cognitiva.18
  17. 17. O leitor capítulo 3 O leitorComo atingir a mente de alguém? Fazer com que relatórios epropostas alcancem seu objetivo requer o esforço de compreenderseus leitores. Quanto mais você souber, menos estará escrevendo novazio. Tenha como meta identificar o conjunto de leitores, bemcomo:n compreender;n antecipar;n responder.Conseguir colocar-se no lugar de seus leitores vai capacitá-lo aapresentar seu material de uma posição de conhecimento e com-preensão em vez de deixar-se levar por simples suposições. Quantomais cuidadosamente você fizer isso, maior será sua habilidade empersuadir. IdentificarA primeira vez que alguém lhe pedir para elaborar um relatório, vocêpode supor que essa pessoa venha a ser seu único leitor. Na verdadevocê deve ter outros: 19
  18. 18. Como fazer propostas e relatóriosn Quem são e o que você sabe a respeito deles? Construa umaimagem mental de cada um.n Quais são suas expectativas e suas necessidades?Quanto tempo provavelmente seus leitores terão para absorver oconteúdo de seu documento? Você não pode presumir que ele serálido de ponta a ponta. Por isso, alguns dos documentos maispersuasivos cabem perfeitamente em uma página. Se forem maioresque isso, são geralmente iniciados por um resumo de uma página. Quando os leitores provavelmente darão ao documento totalatenção? Se possível, programe a chegada do documento para omomento mais oportuno e adequado ao leitor. Por exemplo, se vocêsabe que seu chefe sempre leva os relatórios para casa a fim de lê-loscuidadosamente durante o fim de semana, programar a entrega deseus documentos para as sextas-feiras à tarde pode ser uma boamedida.CompreenderA maneira mais óbvia de descobrir o que irá persuadir seus leitoresé perguntando. Tente descobrir de leitores potenciais o que pode:n convencê-los;n preocupá-los;n estimulá-los a concordarem;n fazer com que digam não.Se você não puder ter acesso a um leitor potencial, encontre alguémque possa e peça a essa pessoa que o ajude com sua pesquisa.AnteciparPropostas realmente persuasivas antecipam:20
  19. 19. O leitorn as resistências que irão ocorrer;n as perguntas que surgirão.Determine o que provavelmente seu leitor acha mais e menosimportante. Em geral, é sensato apresentar primeiramente os itensmais importantes e depois os menos importantes. Uma vez que a boa antecipação surge da capacidade que vocêtem de se imaginar como leitor, desenvolva uma clara imagemmental de como a pessoa é. Tente ler o rascunho de seu documentoem voz alta e devagar, enquanto “escuta” a reação que você acha quea outra pessoa terá.n Imagine um leitor potencial de cada vez. Você não pode “ouvir” atodos simultaneamente, então imagine cada pessoa de uma vez,conduzindo um diálogo mental. Tente “ouvir” em sua mente o queessa pessoa pode dizer, como reage, que perguntas pode fazer.n Visualize em detalhes. Trace uma imagem dos maneirismos doleitor, de sua maneira de falar, sentar-se, falar ao telefone, mover acaneta, mexer nos cabelos e assim por diante.n “Monte” uma cena imaginária em sua mente. Visualize o leitorsegurando seu relatório enquanto fala com o chefe ao telefone. Comoa conversa se desenrola? Imagine o leitor resumindo o documentoe fazendo comentários sobre ele: o que essa pessoa estaria falando?Mesmo que você pouco conheça seus leitores, um diálogo imaginárioe o processo de visualização podem se mostrar úteis. Por exemplo,ao enviar propostas para outra empresa, tente imaginar o presidentedessa empresa tecendo um comentário crítico para o comitê deseleção. Isso vai ajudá-lo a aperfeiçoar sua capacidade de antecipação. Ter um retrato vivo do leitor em sua mente é como um ator quecomeça a imergir num papel. Ao “tornar-se” parcialmente opersonagem de seu leitor, você começará a levar em conta como essapessoa pode reagir a diferentes situações. Isso ajuda a estimularidéias sobre essa pessoa no que se refere a: 21
  20. 20. Como fazer propostas e relatóriosn seus conhecimentos;n suas opiniões;n suas convicções.Quanto mais envolvido você estiver com uma idéia ou uma sugestão,mais difícil se torna para você recuar e conduzir um diálogo mentalhonesto com os leitores, “ouvir” a sua resistência, as suas objeções eassim por diante. Considere a possibilidade de dialogar com alguémque conheça bem o leitor potencial para fazer o papel dessa pessoa,trazendo à baila aquilo que ela acredita que seria dito. Se seu leitor tiver opiniões arraigadas sobre algo, isso podeinfluenciar a reação a seu documento. Quais são essas opiniões?Mesmo que você as considere equivocadas ou absurdas, identificá-las e explicitá-las faz com que você mais uma vez melhore suaschances de escrever mais persuasivamente. Sentir o que pode estar se passando pela cabeça de outrapessoa é principalmente uma questão de prática e experiência. Façao teste do final deste capítulo e, enquanto o faz, veja se você tambémé capaz de identificar os princípios de persuasão que estão emprática. Compare suas respostas com as do fim deste livro (vejapáginas 67 e 68).Pontosem comumO Capítulo 2 apresentou a importância de estabelecer pontos emcomum com seu leitor. Você pode realizar isso comunicandomensagens como:n Eu gosto de você.n Eu o respeito.n Eu concordo com você.n Eu também tomaria essa decisão.22
  21. 21. O leitorn Eu o entendo.n Eu compreendo sua situação.n Você estava certo.n Nós temos a mesma experiência.n Estamos ambos interessados.n Eu confio em seu julgamento.A percepção do leitor sobre o que você sente virá a partir da maneiracomo você apresenta o material, e isso tem de estar implícito em vezde explícito. Às vezes é melhor deixar a mensagem explícita de maneira anão confundir suas intenções. Por exemplo, em uma proposta devenda você deve demonstrar que entende os valores do cliente,compreende o compromisso que ele tem com a qualidade, e assimpor diante. Você explica que também traz em si esses valores,apresentando evidências para dar suporte a essa declaração, mapeandoexplicitamente os pontos em comum entre vocês. Você pode ainda estabelecer pontos em comum fazendo algoda mesma maneira que seu leitor faz. Por exemplo, se ele normalmentepresta meticulosa atenção aos detalhes e é muito minucioso, refletiressas qualidades em seu documento implicitamente estabelecepontos em comum. De maneira semelhante, se um leitor comumente usa certasfrases, palavras ou conceitos, você deve fazer uso deles em seudocumento discretamente. Esse “espelhar” da outra pessoa é oequivalente ao uso da linguagem do corpo, que também produzempatia. Como os leitores lêemO que acontece quando as pessoas lêem? Pode parecer que elassimplesmente deixam as palavras se derramarem sobre elas, saltandopáginas ou folheando-as aleatoriamente. No entanto as pesquisasmostram que o ato de ler não é passivo, porque o cérebro organiza as 23
  22. 22. Como fazer propostas e relatóriosinformações para que elas tenham sentido. Isso tem importantesimplicações para compreender como os leitores pensam. Uma vezque as pessoas freqüentemente fazem essa organização no sub-consciente, você pode ajudar ativamente ao:n priorizar a maneira como a informação é apresentada;n alcançar o máximo de clareza;n ser seletivo sobre o que incluir e excluir;n explicar o que pode acontecer em seguida.PrioridadesPesquisas nos hábitos de leitura sugerem que é melhor estruturar osdocumentos hierarquicamente, ou seja, você apresenta ao leitorprimeiro as informações mais importantes e depois as menosimportantes. Isso vai capacitar o leitor a fazer a leitura do material doinício ao fim. Assim, certifique-se de ter colocado títulos, seçõesnumeradas e marcadores.n Ponha o sujeito primeiro, isto é, use frases na voz ativa em vez dena voz passiva (veja abaixo).n Inclua material que estimule os leitores a usarem suas própriasidéias e seus próprios conhecimentos — por exemplo, apresenteopções, formule perguntas, sugira possibilidades.·n Não deixe os leitores adivinharem.ClarezaÉ possível, mesmo que você esteja escrevendo um português claro,ser confundido. “Clareza” significa simplesmente que o leitor entende o quevocê diz e o que você quer dizer. Essas duas coisas não sãonecessariamente idênticas. Por exemplo, quando você sugere quealgo deve acontecer “imediatamente”, para uma pessoa isso podesignificar “hoje”, mas para outra, “em uma semana”. Prestar atenção24
  23. 23. O leitora pontos que podem ser confundidos é uma disciplina importantepara tornar qualquer documento integralmente persuasivo e é partedo vital estágio de edição (veja Capítulo 6). A clareza encoraja o leitor a ler até o fim, mas não garante queseu documento venha a ser persuasivo. A falta de clareza em umdocumento, no entanto, certamente prejudica seu impacto. SeletividadeA seleção de quaisquer materiais para uma proposta ou relatório ésempre uma questão de julgamento. Redatores esforçados, masinexperientes, tendem a incluir absolutamente tudo o que pareçarelevante e atrapalham seus documentos com material em excesso. Seja seletivo em favor do leitor ao incluir apenas aquelematerial que contribua consideravelmente para seu argumento e suamensagem. Mantenha em mente uma pergunta crítica do leitor:n Eu preciso mesmo saber disso?n O que se espera que eu faça com essa informação?Relatórios falhos são comumente cheios de informações “agradáveis-de-saber” que fazem pouco pela persuasão. O fator polidezAs pessoas, em seus relacionamentos comerciais, raramente recebembem um comportamento sem consideração, descontrolado ou des-respeitoso; isso comumente influencia de maneira negativa a maneiracomo elas reagirão tanto em encontros pessoais quanto em do-cumentos escritos. Polidez em um documento não significa serobsequioso ou adulador. Implica ter respeito por seus leitores, usaruma linguagem que eles entendam e mostrar que você se importacom o que pensam. Uma mistura de polidez e clareza faz sentidointuitivamente e funciona bem na prática — veja a Figura 4. 25
  24. 24. Como fazer propostas e relatóriosFigura 4O gráfico de polidez/clareza Polidez Geralmente, quanto maior a clareza, combinada com a polidez, mais você será capaz de persuadir... ClarezaReivindiqueatençãoO gerente comum despende tempo considerável telefonando, sendointerrompido, participando de reuniões e lendo papelada. Comovocê, seu leitor é bombardeado diariamente com incontáveismensagens, imagens e comunicações. Se você quer que seu materialtenha toda a atenção que merece, preste particular atenção em:n a abertura;n a retenção;n o fechamento.A aberturaA abertura é literalmente sua primeira frase e seu primeiro parágrafo.Dedique a eles seus mais criativos esforços, porque as pessoastendem a fazer julgamentos imediatos baseadas em informaçõeslimitadas. Uma abertura que “agarra” a atenção do leitor podeestabelecer o tom para tudo que vier depois. Se isso for feito demaneira errada, você começará a perder aquele imprescindívelinteresse inicial. As aberturas são agradáveis de inventar e devem ser,de preferência:26
  25. 25. O leitorn pequenas;n fáceis de entender;n diretas. A retençãoTendo captado o interesse do leitor, dê o melhor de si para mantê-lo. Procure as maneiras mais interessantes de fazer com que o leitordê atenção a seu documento, por exemplo:n oferecendo desafios;n resumindo um problema;n declarando o objetivo;n usando uma citação interessante;n apresentando uma estatística eficiente;n narrando uma história pertinente. O fechamentoO fechamento é também um aspecto importante para reter a atençãodo leitor e para aumentar a compreensão de sua mensagem. Muitaspropostas e muitos relatórios tropeçam nesse ponto porque a pessoaque escreve perdeu a energia e o interesse. Um fechamento bem-sucedido finaliza seu documento demaneira memorável, envolvendo as emoções e o interesse do leitor.Fechamentos eficazes incluem:n pequenos resumos;n breves recomendações;n descrições dos “próximo passos”;n declarações de compromisso;n frases memoráveis;n citações;n perguntas provocativas;n figuras e imagens. 27
  26. 26. Como fazer propostas e relatóriosConclusãoEstar “dentro” do leitor é essencial para escrever de maneira influente.Pesquisar sobre seus leitores, de maneira que você possa pensar emalgumas situações como eles, é um sólido investimento, permitindoque você antecipe os problemas e as objeções que podem, de outraforma, servir como barreiras às suas propostas.ExercícioQual é seu poder de persuasão? Leia nas entrelinhas – o que pode estar se passando pela cabeça do leitor? 1 Você escreve uma destas duas frases para alguém: a) “Você está fazendo um bom trabalho.” b) “Muitas pessoas têm me dito que você está fazendo um bom trabalho, e eu concordo.” Qual das duas é mais persuasiva – (a) ou (b) (circule apenas uma)? O que o leitor deve pensar a respeito das duas frases? a) b) 2 Você escreve uma destas duas frases para alguém: a) “Devemos tocar o projeto, mas apenas se houver todo o capital.” b) “Devemos tocar o projeto quando houver todo o capital.” Qual das duas é mais persuasiva – (a) ou (b) (circule apenas uma)? O que o leitor deve pensar a respeito das duas frases? a) b) 3 Seu chefe escreve para você: “Espero que você prepare meu relatório dentro do prazo”. Você dá uma destas duas respostas:28
  27. 27. O leitor a) “Compreendo que você está esperando meu relatório dentro do prazo, e eu garanto que o farei.” b) “Naturalmente entregarei meu relatório conforme combinado.” Qual das duas é mais persuasiva — (a) ou (b) (circule apenas uma)? O que o leitor deve pensar a respeito das duas frases? a) b)4 Seu chefe escreve para você: “Você acha que essa é uma idéia que temtudo para dar certo? Será que devemos prosseguir?”. Você responde comuma destas duas respostas: a) “Depois de pensar muito se devemos prosseguir, concluí que sim.” b) “Sim, eu acho que é uma idéia que tem tudo para dar certo. Vamos adiante.” Qual das duas é mais persuasiva — (a) ou (b) (circule apenas uma)? O que o leitor deve pensar a respeito das duas frases? a) b)5 Você escreve para seu chefe uma destas duas frases: a) “O senhor me pediu que fizesse esse projeto e vou tentar entregá-lo no prazo.” b) “Obrigado por me deixar fazer esse projeto; eu o entregarei no prazo.” Qual das duas é mais persuasiva — (a) ou (b) (circule apenas uma)? O que o leitor deve pensar a respeito das duas frases? a) b) 29
  28. 28. Como fazer propostas e relatórios 6 Você escreve para um cliente uma destas duas frases: a) “Se você nos fizer o pedido produziremos o resultado que você espera.” b) “Faça o pedido e produziremos o resultado que você espera.” Qual das duas é mais persuasiva – (a) ou (b) (circule apenas uma)? O que o leitor deve pensar a respeito das duas frases? a) b) 7 Seu chefe escreve para você: “Eu não vejo razão para investir nesse novo sistema de informática”. Você responde com uma destas duas frases: a) “Concordo que não haveria razão para investir em um novo sistema de informática contanto que nosso atual ritmo de crescimento diminua ou pare totalmente.” b) “Discordo completamente: devemos ter um sistema moderno para enfrentar nosso atual ritmo de crescimento.” Qual das duas é mais persuasiva – (a) ou (b) (circule apenas uma)? O que o leitor deve pensar a respeito das duas frases? a) b)30
  29. 29. Imagem capítulo 4 ImagemA aparência das coisas pode ser até mais importante do que comoelas são na verdade. Um documento deve ter uma imagemsuficientemente sólida para ser altamente influente, apesar dedesprovido tanto de fatos quanto de argumentos sólidos. A imagemdesempenha um papel importante na persuasão e inclui:n estilo;n tom;n incorreções;n aparência. EstiloUm avanço na pesquisa sobre medicamentos descrito na revistaCiência, Hoje dificilmente será reproduzido da mesma forma emjornais populares. A diferença não está nas informações sobre osfatos, mas sim no “estilo”, que equivale a usar sua personalidade emuma apresentação verbal. Criar seu próprio estilo envolve:n procurar obter e oferecer feedback;n experimentar diversas maneiras de expressar mensagens;n aprender a partir dos imprevistos. 31
  30. 30. Como fazer propostas e relatóriosApesar do estilo ser em parte uma característica pessoal, ele pode seruma característica empresarial. Algumas empresas, por exemplo,exigem que os relatórios tenham um formato específico que sigaregras de linguagem, tais como sempre usar a terceira pessoa “ele” —em vez da primeira “eu”. Pode haver outras restrições com relação àestrutura, extensão e uso de jargões.Torne seu estilo persuasivoUm estilo persuasivo estimula as pessoas a lerem o material em vezde deixá-lo numa gaveta. Como estilo adote:n a voz ativa;n uma linguagem simples;n legibilidade;n brevidade;n clareza;n listas;n edição cuidadosa.Voz ativa A construção de uma oração em português segue oseguinte padrão básico: Sujeito --------------- Verbo --------------- ObjetoTomando um exemplo simples: “Eu (sujeito) digitei (verbo) o relatório(objeto)”. Isso é que se chama uma oração na voz ativa: o agente (“eu”)vem antes e o objeto que é feito (“o relatório”) vem por último. Se,no entanto, colocarmos esse objeto no início da oração, a oraçãoficará muito diferente: “O relatório foi digitado por mim”. Essa é umaoração na voz passiva. Orações na voz passiva soam impessoais emenos diretas que as na voz ativa. Aqui vão mais alguns exemplos:Voz passiva “Este novo relatório está sendo apresentado por mim para suaapreciação.”32
  31. 31. Imagem “Três tentativas foram feitas por mim para solucionar oproblema.” “Será percebido que...” A voz ativa dessas orações põe o agente primeiro, fazendoassim com que elas soem mais fortes: “Estou apresentando este novo relatório para sua apreciação.” “Eu fiz três tentativas para solucionar o problema.” “O senhor vai perceber que...” Colocar o agente em primeiro lugar atrai a atenção do leitor. Ouso da voz ativa geralmente é mais eficiente, especialmente emcorrespondências comerciais. Um software com um bom processadorde texto pode identificar quando você está usando a voz passiva esugerir maneiras de substituí-la. Para passar uma oração da voz passiva para a voz ativa, faça asi mesmo a pergunta: “Por quem x está sendo feito?”. Coloque essapessoa ou coisa no começo e adicione o verbo e o restante da oração.Se você não puder responder à pergunta “Por quem?”, então asprobabilidades são de que o leitor não venha a saber quem estárealizando a ação e pode ter que supor de quem se trata.Linguagem simples Linguagem complexa em relatórios comerciais éfatal. Especialistas em determinado assunto tendem a adotá-la,muitas vezes inconscientemente — por exemplo, quando usamjargão. Leitores raramente ficam impressionados por uma linguagemcomplexa. As correspondências comerciais deixam de alcançar seuobjetivo mais por esse motivo do que por insuficiência de fatos.Simplifique frases como essas:n “...de acordo com as circunstâncias...”n “...a situação supramencionada...”n “tendo sido devidamente consideradas as opções...”n “...nós achamos inquestionável que...”Tenha por objetivo frases breves sem muitas orações (veja Tabela 1na página 35). E mais: elabore as frases na forma direta e positiva. Umtexto monótono, sem graça e hesitante raramente tem o poder depersuadir. Se seu texto não parecer comprometido, assim tambémficará o seu leitor. 33
  32. 32. Como fazer propostas e relatórios Palavras como “mas” e “não” têm um efeito cumulativo,tornando as idéias complexas e a mensagem negativa. Os leitoresnormalmente preferem que se lhes diga qual é, em vez de qual nãoé o caso. Na seguinte lista de palavras, por exemplo, é melhor usaras formas da direita que as da esquerda: Fracas Fortes não obteve sucesso fracassou não correto errado não honesto desonestoLegibilidade De maneira geral, isso significa que as pessoas achamfácil entender e absorver seu material. Comparações de legibilidadesão geralmente feitas tendo por base matérias de jornal, um romancede Dickens, um discurso de Churchill, uma apólice de seguro devida, e assim por diante. Calcula-se que essa comparação avalie:n o tamanho médio das frases;n o número de palavras “grandes” – aquelas de três ou mais sílabas;n a complexidade da construção da frase – o número de orações.Qual é a legibilidade de seus textos? Você sabe se tende a escreverfrases grandes ou pequenas, usar palavras simples ou complexas?Embora a legibilidade seja no final das contas um aspecto subjetivo,sempre vale a pena corrigir um documento importante, no que serefere a legibilidade, usando um dos principais processadores detexto. O “WordPerfect for Windows”, por exemplo, pode compararseu documento com qualquer outro que você selecionar. Assim, sesua empresa produziu um relatório particularmente bem escritovocê pode avaliar todos os seus textos futuros com relação a essepadrão.34
  33. 33. Imagem Tabela 1 Seis formas infalíveis de escrever uma frase curta 1) Divida e desconecte (divida a frase em duas ou mais sentenças) 2) Divida e conecte (coloque um ponto-final e recomece uma nova sentença com uma palavra de ligação como “no entanto” ou “mas”) 3) Seja conciso (verifique se não há repetições ou redundâncias) 4) Faça listas (listas verticais dividem as frases em partes controláveis) 5) Elimine o excesso de palavras (elimine palavras excessivas e frases cheias de rodeios) 6) Jogue tudo fora e recomece (se você não conseguir organizar o texto, desfaça-se dele e comece um outro)Brevidade A correspondência comercial persuasiva é em geral breve,e isso inclui parágrafos e frases individuais. Retirar palavras desne-cessárias requer disciplina: verificar cuidadosamente a fim de encontraronde você pode substituir uma palavra por duas, eliminando qualquerrepetição desnecessária. Promova a brevidade eliminando qualquer palavra supérflua.Clareza Palavras e frases imprecisas incluem:n jargões;n palavrório;n termos inventados;n ambigüidades.Tais itens não têm lugar em um documento comercial, e muitomenos tornam esse documento persuasivo. 35
  34. 34. Como fazer propostas e relatórios Jargões são palavras que pertencem a uma área específica deespecialização com um significado particular. Jamais suponha queseus leitores, por conhecerem o jargão, vão querer encontrá-lo emum documento. Eles também vão apreciar a clareza. Palavrórios são frases e orações sem sentido que, emborapareçam causar certa impressão, quando se reflete sobre elas, nãofazem sentido. Relatórios técnicos para gerências são muito fre-qüentemente recheados com palavras científicas. A língua portuguesa é muito flexível. Novas palavras estãosurgindo constantemente, mas os termos inventados são expressõesfabricadas que possuem uma falsa conveniência. “Decisional”,“implementabilidade” ou “ambientalismo” são exemplos de inúteistermos inventados. Ao buscar clareza, verifique se não há idéias vagamenteexpressas e especulações longas demais, que prejudiquem o enten-dimento do leitor. Essas abstrações raramente beneficiam o discursopersuasivo. De maneira semelhante, certifique-se de que não haja ambigüi-dades, onde o que você diz pode ser entendido ou interpretado devárias formas. Você prejudica seu poder de persuasão ao deixar oleitor em dúvida e tendo de adivinhar o que você quer dizer. Leitores de documentos comerciais reagem bem a palavras oulinguagem com as quais estejam razoavelmente familiarizados, oucom as quais se sintam à vontade. Por exemplo, cada vez mais aspessoas esperam que os documentos evitem sexismo, racismo eoutros sinais de preconceito. Para aprimorar seu poder de persuasão,certifique-se de estar usando o mesmo tipo de linguagem que o leitor.Listas Crie listas de itens ou pontos estreitamente ligados. Em vez deamontoar tudo em uma única frase, considere a possibilidade deapresentar uma lista numerada ou destacada com pontos, asteriscosou outros sinais de enumeração. Por exemplo, no início destecapítulo o trecho a seguir foi convertido numa lista com pontos: “...isso também se refere a fatores ocultos, como estilo, tom,incorreções, aparência.” “...isso também se refere a fatores ocultos, como:36
  35. 35. Imagemn estilo;n tom;n incorreções;n aparência.”Edição Uma edição bem-feita pode eliminar os problemas estilísticosdescritos acima. Prever tempo suficiente para fazer o trabalho deedição por inteiro é importante, e isso é discutido com mais detalhesnos próximos capítulos. Tom“Eu não gostei da maneira como você falou comigo.” Às vezes o queas pessoas dizem é menos importante do que a maneira como elasdizem. Em material escrito, um tom aceitável evita palavras ou frasesque sejam:n dissonantes;n inaceitáveis;n impróprias.Por exemplo, um relatório pode ser redigido de maneira otimistademais, ou uma proposta de venda pode se autopromover exces-sivamente ou ser muito crítica com relação à concorrência. De formaparecida, um relatório pode enfadar o leitor com decisões passadasou demoras para chegar ao ponto principal. Isso pode não persuadirpelo fato de os leitores não gostarem do tom. Os fatos podem serverdadeiros, mas, o tom perturba os leitores ou faz com que eles sesintam pouco à vontade. Uma maneira prática para testar a adequaçãodo tom é perguntar a si mesmo: “Eu gostaria que falassem assimcomigo?”. Um dos muitos benefícios de pesquisar seus leitores é adescoberta do tom certo a adotar. Por exemplo, se você suspeitar que 37
  36. 36. Como fazer propostas e relatóriosseus leitores têm pouco senso de humor, a descontração no documentopode causar um efeito contrário ao desejado. Torne seu tom:n mais positivo que negativo;n mais assertivo que agressivo;n mais desafiador que ameaçador;n mais direto que indireto;n mais respeitoso que desrespeitoso;n mais polido que sem polidez.IncorreçõesAs incorreções são lapsos de detalhes que prejudicam a credibilidade,semeiam dúvida ou hostilidade. Documentos virtualmente bemescritos freqüentemente tropeçam em:n erros ortográficos;n gramática precária;n erros de digitação;n linguagem discriminatória;n uso de numerais.Erros ortográficosEmbora poucos leitores esperem uma prosa notável, eles geralmenteesperam que você escreva corretamente. Erros ortográficos fazemcom que seus leitores perguntem a si mesmos:n que outros detalhes foram negligenciados?n será que a pessoa que escreveu ao menos se deu ao trabalho derevisar o documento?Com os modernos processadores de texto não há desculpas para taiserros: use seu verificador ortográfico!38
  37. 37. Imagem Gramática precáriaLapsos como o uso do singular em vez do plural ou um tempo verbalmal empregado podem prejudicar um relatório que de outra formaseria persuasivo, irritando o leitor e de novo suscitando dúvidassobre a confiabilidade. Seu documento pode ser lido por um obcecado por gramática.Gerentes cuja língua materna não seja o português e tenham dadoduro para se tornar fluentes na língua podem ficar particularmenteirritados ao receberem relatórios que revelem erros gramaticais. Você pode obter uma ajuda considerável nessa área com osmelhores processadores de texto, que identificarão muitos problemasgramaticais. Vale a pena, sempre, pedir a alguém em quem vocêconfia que leia seu documento para apontar esse tipo de incorreção. Erros de digitaçãoCom cuidado, eles são facilmente eliminados, mas se permanecerem,a credibilidade de seu documento será prejudicada. Alguns típicoserros de digitação incluem:n letras trocadas ou adicionais;n palavras trocadas.Procurar esses erros pode ser cansativo e explica por que o cuidadona edição final é essencial. Um verificador ortográfico pode nãoajudar se as palavras estiverem corretamente grafadas: ele não vaiapontar “ele” como um erro de digitação quando o que deveria tersido digitado era “dele”. É sensato pedir a várias pessoa que leiam seudocumento apenas para procurarem esse tipo de erro. Linguagem discriminatóriaA cultura e a natureza da empresa geralmente determina o que étomado como linguagem discriminatória. Linguagem ofensiva, emqualquer aspecto, é amplamente inaceitável — e evitável. 39
  38. 38. Como fazer propostas e relatóriosUso de numeraisOs números freqüentemente desempenham um papel importanteem documentos persuasivos. Incorreções comuns são:n números fora de contexto;n números em excesso;n números errados;n falta de padronização.Um número fora de contexto é um dos principais pecados dapersuasão, porque ele faz com que o leitor se pergunte comointerpretar a informação. Por exemplo, se as informações a seguir sãoboas ou não depende das suas expectativas:Fora de contexto: As vendas aumentaram 12% este mês. Fizemos um corte nos custos este mês em 5%. A produção está funcionando com 75 % da capacidade.Essas expectativas ficam claras se fornecidas mais informações:Dentro de contexto: As vendas aumentaram 12% em relação aos 24% do mês passado. Fizemos um corte nos custos este ano em 5%, comparados a apenas 1% no ano passado. A produção está funcionando com 75% de sua capacidade, ao passo que nossa meta é de 95%.Descreva os números de maneira simples para ajudar o leitor acompreendê-los:Difícil de entender: Agora 56,75% da produção são realizados à noite. 34% dos que usaram o serviço reclamaram.40
  39. 39. ImagemFácil de entender: Nós realizamos mais da metade (56,75%) de nossa produção à noite. Uma entre três pessoas (34%) que usaram o serviço reclamou.Uma grande quantidade de números pode tornar o texto pesado, oque forçará os leitores a procurarem padrões definidos ou exceções.Se você precisar apresentar muitos números, certifique-se de que elescontam uma história:n Ordene-os do menor para o maior, ou vice-versa.n Cite médias, não todos os dados disponíveis.n Enfatize partes de uma tabela usando sombreados, tipologiadiferente e bordas.n Converta números em desenhos e gráficos.Números errados com certeza prejudicam sua credibilidade, equanto mais números você incluir maiores as chances de ocorreremerros. Tome cuidado especial com:n totais errados;n números incoerentes quando se referirem a tabelas ou páginas;n porcentagens incorretas;n erros em fórmulas.Seus números devem contar uma história, fazer um apontamentoóbvio ou reforçar um argumento. Como as palavras, os númerosraras vezes são completamente neutros: a significância deles dependede quem os seleciona e por quê. Quando não houver um padrãoóbvio, os leitores terão de procurá-lo por si mesmo, o que reduziráo poder de persuasão. Certifique-se de que as seções ou os parágrafos numeradosestejam na seqüência correta, que foram colocados todos os númerosdas páginas e que eles estão corretos. 41
  40. 40. Como fazer propostas e relatóriosAparênciaSó a aparência talvez não aniquile o seu relatório, mas ela pode, comcerteza, prejudicá-lo. Lamentavelmente, os leitores freqüentementefazem julgamentos com base apenas em evidências superficiais,incluindo a maneira como um documento é apresentado. Os aspectosda aparência que devem ser levados em conta são:n disposição e espaçamento;n gráficos e ilustrações;n papel e encadernação;n capa.Disposição e espaçamentoEsses itens ajudam seus leitores, apresentando um material atraentee bem disposto na página. Deixe bastante espaço em branco emargens amplas. Dê um espaçamento entre as linhas suficientementegrande para dar ao texto uma aparência agradável — use entrelinhade 1,5 ou 2 linhas. Se isso tornar o seu documento muito longo,considere a possibilidade de reduzir o conteúdo em vez de espremero material em um espaço menor. Para memorandos e pequenos relatórios tenha como metamanter tudo em uma única página. Essa “disciplina de uma página”vai forçá-lo a reelaborar seu material, mesmo que às vezes você nãopossa alcançar esse ideal.Gráficos e ilustraçõesFiguras bem-feitas e simples narrando uma história, podem serextremamente persuasivas. Seja criativo com relação a sua mensageme torne parte dela visual, porque os leitores invariavelmente lembram-se mais desse tipo de material do que de palavras. Considere apossibilidade de inserir um gráfico sempre que você tiver queapresentar doze ou mais números: isso ajudará a focalizar suamensagem. No entanto, inumeráveis diagramas em forma de pizza42
  41. 41. Imagemou uma sucessão de enfadonhos gráficos de barras não vão melhorarsua mensagem. Softwares de baixo custo atualmente capacitam qualquer uma produzir imagens com aparência profissional. Se você não puderdar a seu gráfico uma aparência profissional, desista de usá-lo. Papel e encadernaçãoQuando seu documento impresso for manuseado por um leitor, quetipo de impressão causará? Ele transmitirá qualidade, solidez,profissionalismo? Documentos agradáveis de se manuseardesempenham um papel sutil na formação da confiança do leitor.Igualmente, dê alguma atenção para a encadernação:n Encadernação espiral custa pouco e torna o documento fácil demanusear, mas não causa muita impressão.n Encadernação em capa dura talvez seja cara e pode evitar que odocumento seja facilmente dobrado, mas tem um aspecto profissional.n Encadernação com lombada móvel pode ter um aspecto agradável,mas raramente transmite qualidade.Escolha uma encadernação que melhore a aparência de seudocumento. CapaQualquer documento com mais de seis páginas merece uma páginade rosto com título. Isso às vezes pode parecer exagero, mas é umamaneira útil de chamar a atenção para seu trabalho. Pense em melhorar a página de rosto usando uma ilustraçãosimples e apresentando o título principal em negrito e de formaatraente. Muitos leitores considerarão útil se você indicar nessapágina de rosto os seguintes dados:n data;n principal assunto; 43
  42. 42. Como fazer propostas e relatóriosn principal objetivo;n fontes.Em memorandos e itens pequenos, que não possuam uma página derosto ou capa, ponha o tópico imediatamente depois da data, donome do autor e do destinatário. O título chama a atenção para o assunto de que trata o material,e contribui indiretamente para o poder de persuasão. Ele precisa ser:n pequeno;n fácil de entender;n um resumo de seu objetivo.44
  43. 43. Especificidades capítulo 5 EspecificidadesAtenção às especificidades e aos detalhes, é algo que dá sustentaçãoàs propostas ou aos relatórios persuasivos, mas é também algofreqüentemente tido como certo. Pequenos erros, embora signi-ficativos, que prejudicam o poder de persuasão incluem:n fatos;n estrutura;n lógica;n simplicidade. FatosUm exército pode manter soldados na reserva e ainda assim vencerbatalhas. O que conta é como e quando esses reservistas serãoenviados para o fronte e sua eficiência uma vez estando lá. Na lutapor persuasão, os fatos são seus soldados da infantaria, porém nãoé necessário que todos sejam enviados ao campo de batalha. Usar a quantidade certa de fatos dá mais força ao poder depersuasão de suas comunicações escritas. Quando você dispõe dosfatos certos, eles tomam uma posição discreta, tornando-se merosdetalhes dentro do grande quadro em que são dispostos. Então, oque exatamente é um fato e qual é a melhor maneira de usá-lo? 45
  44. 44. Como fazer propostas e relatórios Um fato é algo cuja existência, veracidade ou ocorrência é dealguma forma conhecida. Como soldados, contudo, nem todos osfatos têm o mesmo preparo para a luta. Alguns são mais fortes,valiosos ou disponíveis que outros, o que exige decisões sobre:n quantidade;n qualidade;n como os fatos se relacionam;n onde usar os fatos.QuantidadeRedatores comerciais inexperientes freqüentemente supõem que amaneira de persuadir seja sobrecarregar os leitores com evidências.No entanto, apenas a quantidade raramente é eficiente: ela confundeo leitor e desvia sua atenção do fluxo principal de argumentação.Compreender seus leitores (veja Capítulo 4) permite que você:n não use mais fatos do que o necessário para fazer seu argumento;n mantenha alguns fatos de reserva;n remeta um menor número de fatos para apêndices.QualidadeA qualidade de um fato ou de uma informação é, no final das contas,uma questão de critério. De maneira geral, no entanto, qualidadesignifica que aquilo que você apresentou é confiável, verdadeiro oupassível de ser testado de alguma forma, e ainda é relevante. Fatosirrelevantes podem ser verdadeiros e causar forte impressão, noentanto, eles não melhorarão sua argumentação. A fim de evitar taisirrelevâncias, certifique-se de que os fatos usados:n antecipem seu argumento;n lancem nova luz sobre determinados assuntos;n estejam conectados a outros fatos.46
  45. 45. EspecificidadesUm fato poderoso e relevante pode muitas vezes ser tão eficientequanto meia dúzia de fatos interessantes, mas irrelevantes. Ao ter emvista qualidade, tente rever os fatos com estes critérios:n a pessoa deve saber;n a pessoa gostaria de saber.Os fatos que “a pessoa deve saber” ajudam a convencer qualquerleitor sobre a força de seu argumento. Você não pode omiti-los semum sério comprometimento. Os fatos que “a pessoa gostaria desaber” podem ser informativos, e mesmo servir como entretenimento,porém os leitores tenham que passar por eles para chegar aoargumento subjacente. Resista à tentação de incluir fatos que “apessoa gostaria de saber”; mas se você ainda sentir que eles devemestar disponíveis, pelo menos remeta-os a um apêndice. Como os fatos se relacionamMesmo fatos de muita qualidade simplesmente não “falam por simesmos”. A maneira como você os relaciona e os interpreta é quasetão importante quanto os fatos em si:n Construa uma seqüência lógica de fatos.n Mostre como eles se conectam naturalmente uns aos outros.n Apresente os fatos mais importantes primeiro, e não por último.n Evite conectar fatos de muita qualidade a fatos de pouca qualidade. Onde usar os fatosÉ sempre um desafio decidir onde, em um documento, fatosespecíficos ficam melhor. Usar toda sua munição na primeira parteé ineficaz, e remeter informações de muita qualidade a um apêndiceé um desperdício. Tente perguntar a si mesmo considerando cadaum dos fatos que você pretende usar:n É um fato que “a pessoa deve saber” ou um que “a pessoa gostariade saber”? 47
  46. 46. Como fazer propostas e relatóriosn Ele antecipa meu argumento nesse ponto em particular?n Onde é seu lugar ideal?n Ele ficaria melhor em um apêndice?EstruturaLogo no início de seu documento, explique:n do que ele trata;n como ele está organizado.Quando as pessoas lerem estarão continuamente procurandomodelos, pistas e outros elementos que ajudem aquilo que está noinício do documento a fazer sentido. Assim, a estrutura de umdocumento desempenha um importante papel na persuasão. Aestrutura ideal é:n simples;n compreensível;n lógica.Em documentos complexos, ofereça:n uma breve explicação sobre a estrutura;n introduções pequenas;n títulos;n seções e páginas numeradas;n informações prévias e gerais;n um sumário;n conclusões e resumos.Isso ajudará os leitores a começarem a escolher e classificarinformações, o que facilitará a compreensão do documento. Os doisestágios para ordenar o material mais adequadamente são:48
  47. 47. Especificidadesn fazer com que ele tenha sentido para você;n estruturá-los para o leitor. Faça com que ele tenha sentido para vocêAntes de estruturar o material para o leitor, você precisa criaragrupamentos que considere úteis. Cada um desenvolve sua própriamaneira de criar esses agrupamentos. Técnicas de estruturaçãoincluem:n criar listas;n guardar e classificar informações em fichas;n criar mapas de associação de idéias;n narrar uma história;n traçar símbolos ou quadros;n usar cores;n adotar uma estrutura padronizada.Listas Benjamin Franklin inventou o método de uma única páginano século XVIII, que continua útil até os dias atuais. Em um lado dapágina são relacionados os prós de determinado argumento, e nooutro lado, os contras. Tente colocar em uma única página tudo oque você acha que deve constar em seu documento sob apenas duascategorias — por exemplo, “a pessoa deve saber” e “a pessoa gostariade saber” (veja acima). Outras idéias que vale a pena relacionar são:n informações-chave organizadas em pequenos itens;n material como uma seqüência numerada;n tudo categorizado sob não mais que meia dúzia de títulos.A estrutura final surgirá naturalmente uma vez que você mantenhao material em listas fáceis de manusear.Informações em fichas Havendo grande variedade de informaçõespode ser útil registrar dados separados cada um em sua própria ficha.Quando você tiver um número suficiente de fichas, você as separa atéque elas estejam agrupadas adequadamente. Esse procedimento 49
  48. 48. Como fazer propostas e relatóriosforma a base para estruturar seu documento. Há ainda programas decomputador disponíveis para ajudar na classificação e reorganizaçãode idéias.Mapas de associação de idéias São muito eficazes e fáceis de usar.Você começa com uma única palavra ou idéia-chave que inscreve emum círculo ou outra forma geométrica qualquer. A seguir vaiacrescentando outras palavras-chave ligadas por uma linha à queestá no centro, para criar uma rede de idéias conectadas. Às vezeschamados de “diagramas de aranha”, os mapas de associação deidéias quebram a rigidez da apresentação de informações numaseqüência linear. Revelando a conexão entre as idéias, eles mostramacuradamente como a mente funciona, fazendo muitas dessasconexões de uma só vez, em vez de apenas uma seqüência linear.Procure saber mais sobre mapas de associação de idéias se você aindanão viu nenhum.Narrar uma história Tente narrar a história daquilo que você querdizer em seu documento, como se estivesse falando com alguém aotelefone, por exemplo. Essa abordagem talvez lhe dê liberdade paracriar uma estrutura que mantenha a atenção e que vai acompanharo seu documento logicamente. Conforme você deixa a história se desdobrar, vai descobrindoagrupamentos naturais de informações e começará a ver comoorganizar seu material. Tente falar em um gravador e ouvir emseguida — uma estrutura para o relatório pode saltar aos seus olhos.Traçar símbolos ou quadros Algumas pessoas pensam melhor quandotrabalham com imagens, símbolos ou gráficos. Tente converter tudoo que quer dizer em imagens simples ou ícones. Se houver muitos,significa que provavelmente você pode fundir alguns em gruposmaiores e mais práticos. Há ainda o método storyboard*, que consiste em uma série dequadros brancos nos quais você desenha uma sucessão de imagens* Uma série de desenhos ou imagens mostrando a ordem dos acontecimentos planejada para um filme ouuma peça de teatro (N. da T.).50
  49. 49. Especificidadesque transmitem sua mensagem. Os quadrinhos mostram a históriaem seqüência ou resumem partes inteiras de um documento. Useprincipalmente imagens e desenhos dentro dos quadros, em vez derecorrer a palavras. Se necessário, no entanto, acrescente algumaslegendas explicativas junto de cada quadrinho.Cores Uma outra maneira de aprimorar uma estrutura é usardestaques coloridos a fim de enfatizar certas informações em seumaterial original. Use cores diferentes para indicar diferentes agru-pamentos. Junte todo o material da mesma cor e reveja as implicaçõespara a estrutura final.Padronizar a estrutura Às vezes é de grande auxílio adotar umaestrutura predeterminada para agrupar informações. Por exemplo,aqui há duas estruturas testadas e aprovadas que podem forneceruma maneira consistente de organizar informações escritas:Propostas para outras empresas:IntroduçãoHistóricoPropostaCustoInformações sobre nossa empresaConclusão e próximos passosApêndices detalhadosPropostas e relatórios internos:Resumo gerencial (de preferência uma página)IntroduçãoAntecedentes e instruções preliminaresCorpo do relatório (análise)ConclusõesRecomendaçõesApêndices 51
  50. 50. Como fazer propostas e relatóriosEstruturação do documento para o leitorAlgumas empresas insistem em usar uma estrutura interna paragarantir a coerência, com agrupamentos preestabelecidos como osacima que devem se adequar ao material. Verifique se seus leitoresesperam tal estrutura predefinida. Se você estiver buscando uma estrutura geral confiável, hásempre os familiares:n começo;n meio;n fim.Muitos documentos se beneficiam de uma clara separação entreesses três estágios. Por exemplo, os leitores realmente compreendemmelhor quando você vai da abertura para o corpo do documento edeste para o final. Acrescente um sumário para documentos com mais de dozepáginas.Resumo Você nunca deve supor que seu material venha a ser lido oucompreendido integralmente. Dessa forma, um resumo é essencialpara todo tipo de documento, com exceção dos mais pequenos. Issopode ser um expediente útil para clarear seus pensamentos se vocêfizer antes um rascunho do relatório. Esse procedimento podeparecer impossível — como escrever um resumo antes de ter finali-zado o documento? Na prática, no momento em que você tivercolhido e lido todas as fontes de material, você estará pronto paracriar pelo menos um primeiro esboço do resumo. O hábito de redigir o resumo antes de concluir o relatório finalvai estimulá-lo a pensar sobre o que você realmente quer comunicar.Evidentemente, mais tarde você pode fazer alterações nesse resumoa fim de que ele reflita a natureza do documento final. Um outro instrumento estrutural popular é dividir seu materialem:n situação;n complicação;n resolução.52
  51. 51. EspecificidadesQuase como narrar um história, esse tipo de agrupamento parecenatural, e uma maior quantidade de material pode se adequar a ele.Você descreve a situação, o problema ou a oportunidade e entãoexplica os assuntos, as implicações, e assim por diante. Finalmente,você apresenta uma resolução — um passo à frente.Introdução A introdução é uma importante descrição do todo,mostrando porque você está escrevendo, em primeiro lugar. Ela dáo contexto para o documento em geral: parte da habilidade de serpersuasivo é mostrar a seus leitores o que eles devem esperar. É naintrodução que se explica aos leitores a estrutura do documento, oque assegura a eles a existência de um fluxo de informações lógicoe abrangente.Antecedentes e instruções preliminares É essa parte que demonstrasua compreensão sobre um assunto, o histórico de uma situação ouos assuntos mais genéricos que cercam o tópico. Ela permite quevocê se estenda mais do que no restante do documento e é umalocalização útil para materiais:n muito importantes para serem remetidos a um apêndice;n que provavelmente atrapalham o resto do documento.Corpo do relatório É onde você apresenta sua análise, sua seleção defatos, sua interpretação das evidências, suas propostas, e assim pordiante. Indique por meio de títulos em que parte o leitor estáentrando. Pode ser confuso, por exemplo, alguém já estar na metadedo desenvolvimento do documento enquanto ainda tem a impressãode estar simplesmente em uma parte da introdução.Conclusões Relatórios eficientes contêm uma seção de conclusõesseparada, relacionando todos os argumentos e as informaçõesapresentados até então. Você explica o que pode acontecer a seguire fornece um argumento para ações ou decisões posteriores.Recomendações Nas propostas ou nos relatórios mais longos, incluauma seção separada resumindo todas as propostas no formato de 53
  52. 52. Como fazer propostas e relatóriosuma lista numerada ou como uma série de itens. Embora tal materialpossa constar parcialmente também no seu resumo de abertura, essaseção final reforça sua mensagem:n Diga aos leitores o que você vai dizer;n Diga-lhes o que você lhes disse.Apêndices Onde são relacionadas as informações que de outramaneira obscureceriam seu argumento persuasivo. Para fazer omelhor uso dos apêndices, reveja:n o material que melhor se adequaria a um apêndice;n cada apêndice pelo seu poder de persuadir.Freqüentemente os apêndices simplesmente aumentam um do-cumento sem contribuir com sua persuasão, portanto, aplique oprincípio de “a pessoa deve saber”/“a pessoa gostaria de saber”rigorosamente para os apêndices (veja o que já foi dito antes). Uma vez criados os apêndices, talvez você não ache necessárioincluí-los. Nesse caso, você pode simplesmente acrescentar umanota como essa: “Há mais informações disponíveis caso se julguenecessário”. E mesmo que você não espere que todos os seus leitoresrealmente leiam um apêndice que você tenha incluído, remeteralgum material para os apêndices pode ser uma maneira prática demanter seu documento resumido.LógicaUma vez que a lógica valoriza a maioria das correspondênciascomerciais, tenha como meta:n conexões lógicas entre uma parte do documento e a próxima;n ligações claras entre um parágrafo e o próximo;54
  53. 53. Especificidadesn um fluxo natural de cada bloco de fatos ou argumentos paraoutro.Os seus leitores conseguirão entender a relação entre fragmentosdíspares de informações? Associações sem lógica fazem com que osleitores se perguntem:n “Por que você está me dizendo isso?”n “Com que isto tem relação?”n “Isso é uma continuação do que veio antes?”n “Em que essa conclusão ou recomendação está baseada?”n “Que evidências servem de suporte para esse argumento”?A capacidade de persuasão freqüentemente depende basicamente dagarantia de ligações lógicas e consistentes entre os argumentos.Particularmente as pessoas que lêem redação comercial precisamseguir ligações causais: isto é, como uma coisa está conectada a outra,e por quê. SimplicidadeEsse é realmente um elemento de persuasão que pouco aparece e ésubestimado e freqüentemente esquecido. Os documentos maisconvincentes transmitem simplicidade mesmo quando o assunto écomplexo. Promova a simplicidade por meio de:n resumos freqüentes;n eliminação de fraseologia complexa;n frases curtas;n imagens;n metáforas e comparações; 55
  54. 54. Como fazer propostas e relatóriosn apêndices (veja acima);n numeração.Resumos freqüentesEles evitam que os leitores percam a linha de raciocínio de umargumento e ainda os habilitam perceber o objetivo de um documento.Após uma parte particularmente longa, considere a possibilidade deapresentar um pequeno título: “Resumo do exposto até o momento”,ou comece o último parágrafo dessa seção com “Resumindo...”. Resumos breves e regulares oferecem atualizações instantâneassobre o conteúdo lido. Eles cuidam dos leitores, garantindo-lhes queeles estão seguindo os argumentos ou entendendo as questões.Eliminação de fraseologia complexaEsse é uma maneira fácil de atingir a simplicidade. Revise seudocumento linha por linha a fim de encontrar frases que contenhammuitas orações ou muitas idéias simultâneamente. Elimine o uso dejargões mesmo que seus leitores estejam familiarizados com suasfrases técnicas.Frases curtasSão frases com cerca de sete a dez palavras e são relativamente fáceisde fazer com a prática. Elas contribuem para o documento tornar-seagradável de ler. Mas não adote tal procedimento com muitaconstância: muitas frases extremamente curtas sucessivamente podemfazer com que seu documento pareça rudimentar.ImagensGráficos, diagramas, fotografias, desenhos e demais recursos pictóricospodem simplificar drasticamente a comunicação. Considere apossibilidade de substituir alguns de seus textos por imagens.56
  55. 55. Especificidades Metáforas e comparaçõesElas têm um grande poder de simplificar e podem desempenhar umpapel importante ao se “narrar uma história”. Transmitem umacomunicação vívida por meio de termos imaginativos que não devemnecessariamente ser interpretados ao pé da letra. Por exemplo, emuma empresa um gerente usou a metáfora do “problema de HumptyDumpty*” ao aconselhar sobre uma certa linha de ação. Muitotempo depois de o relatório ter sido emitido, as pessoas ainda sereferiam ao “problema de Humpty Dumpty”. NumeraçãoUse sistemas de numeração simples para páginas e seções. Se vocêtambém for numerar parágrafos, evite criar muitas subseções, comoas de documentação legal, que adotam o confuso sistema multidecimal,por exemplo:1 1.1 (primeira seção do capítulo 1) 1.11 (décima primeira seção do capítulo um) 1.11.1 (primeira subseção da décima primeira seção do capítulo um)Em vez disso, opte por um sistema de numeração simples quediferencie claramente cada subseção, por exemplo:1 a i)Uma alternativa é usar tanto pontos quanto números para destacaras subseções. Se você estiver tentado a usar quatro ou mais subseções,retorne ao material original e simplifique-o mais.* Antiga canção infantil inglesa que narra a história de Humpty Dumpty, personagem cujo corpo tem oformato de ovo, que sobe em um muro e sofre uma queda de conseqüências irreparáveis: ele se quebra eminúmeros pedaços (N. da T.). 57
  56. 56. Como fazer propostas e relatórioscapítulo 6ZeloEstamos denominando zelo a alguns detalhes que vão aumentar aschances de seu documento ser persuasivo e que constituem umamaneira importante de ganhar a atenção. Eles estimulam a pessoa aresponder positivamente porque você:n busca comprometimento;n usa apelo emocional;n leva o leitor em uma jornada;n demonstra os passos seguintes;n edita e desenvolve o texto.BuscarcomprometimentoExplicar sua visão sobre seu objetivo ajuda os leitores a decidirem serpersuadidos. Você “envolve” os leitores fazendo com que eles sesintam uma parte dessa visão, de forma que faz sentido deixarpropostas e recomendações suficientemente flexíveis para que elessintam que também têm um papel a desempenhar. Documentosexcessivamente “finalizados” podem fazer com que as pessoas sesintam impotentes e até mesmo causar resistência, então:58
  57. 57. Zelon Compartilhe com o leitor sua visão sobre o que deve acontecer.n Responda às perguntas não faladas do leitor: “O que isso tem a vercomigo?”.n “Envolva” o leitor em sua visão.Outras maneiras de envolver os leitores incluem o que segue. Explique em pormenoresExplique a significância da ação que você está defendendo. Demonstreque o que pode acontecer em seguida é importante ou urgente, ouambas as coisas. Demonstre evidências que sirvam de apoio à suareivindicação, mostrando as conseqüências da ausência de ação. Busque um compromisso limitadoGeralmente é mais fácil fazer com que alguém concorde em despenderrecursos limitados do que exigir um compromisso imediato, extensode longo prazo. Considere a possibilidade de dividir as sugestões empartes, talvez gradualmente, de maneira que o leitor não se sintasobrecarregado. Sugira recursosDe onde virão os recursos para realizar o que você está propondo?Não ignore esse aspecto esperando que alguém dê a resposta. Em vezdisso, sugira:n que orçamento usar;n o efeito sobre o orçamento — isto é, outras ramificações;n financiamento das despesas em vários anos;n soluções criativas para obter recursos. Esclareça o resultadoExplique como sua proposta levará ao resultado que você descreve.Qual é o mecanismo que liga a decisão ao resultado final? Por 59
  58. 58. Como fazer propostas e relatóriosexemplo, ao propor uma nova política salarial a fim de aumentar aprodutividade, você é capaz de mostrar por que essa nova organizaçãooriginará o crescimento da produtividade?Identifique as melhoriasRelacione as melhorias que surgirão uma vez que as pessoas acatemsuas sugestões. As pessoas precisam entender os benefícios de ao secomprometerem com o que você está sugerindo. Certifique-se deque esses benefícios estão destacados em seu material. Insira-os emum contexto geral de maneira que os leitores obtenham “o quadrogeral” da situação.Justifique os custosVocê estará sendo mais persuasivo se justificar os custos de qualqueração que esteja propondo. Por exemplo, as melhorias implantadascobrirão ou excederão os custos de investimento? Com que bases asnovas despesas podem se justificar — pressões do mercado ou umaoportunidade importante, por exemplo?Antecipe as objeçõesA sugestão de mudanças invariavelmente desafia o status quo.n Que objeções as pessoas podem fazer?n Crie respostas convincentes para prováveis preocupações.Torne sua mensagem compreensívelA persuasão obviamente torna-se mais fácil quando as pessoasentendem o que tem que ser feito. A resistência freqüentementesurge quando não se percebe o que se espera. Subdivida as açõesmaiores em porções menores, mais facilmente aceitáveis, e ajude aspessoas a compreenderem de que maneira serão afetadas. Respondaà pergunta implícita: “Como isso me afetará?”.60
  59. 59. Zelo Explique a avaliaçãoComo os leitores saberão que o que você propôs foi alcançado? É emgeral mais fácil obter comprometimento se você esclarecer:n como o sucesso será definido;n como os resultados serão aferidos. Acrescente flexibilidadeUm documento abrangente pode causar impressão e no entantoexcluir qualquer tipo de contribuição de terceiros. Se os leitores sesentirem impotentes eles talvez procurem desculpas para rejeitar seudocumento. Crie flexibilidade suficiente a fim de que as pessoascontribuam sem comprometer os resultados que você espera obter. Apelo emocionalTodo tipo de compromisso envolve um certo grau de envolvimentoemocional. Portanto, é muito importante criar apelo emocional emum documento, de forma que você fale também ao coração de seuleitor, e não somente à sua mente. Você está usando apelo emocional, por exemplo, quandoentusiasma seus leitores ou os tranqüiliza de alguma maneira. Sãopoucas as pessoas que respondem apenas à lógica: elas precisamestar conectadas com aquilo que pede para que façam (veja aPirâmide da persuasão, no Capítulo 1). Decida se você deseja:n inspirar;n encorajar;n apoiar;n provocar;n chocar; 61
  60. 60. Como fazer propostas e relatóriosn energizar;n estimular;n preocupar;n desafiar;n obter aprovação.Que emoção você tem a intenção de suscitar? Crie apelo emocional, direta ou indiretamente. Um apeloemocional indireto ocorre quando você apresenta uma sucessão defatos e argumentos que cumulativamente alcançam a respostadesejada — por exemplo, se sua apresentação chocar seus leitorespara que eles percebam que a ação é necessária. Um apelo emocional direto pode estar contido em uma parteespecífica do documento, como na conclusão, nas recomendaçõesou na introdução. Por exemplo, uma proposta de venda deveconcluir: “Estamos entusiasmados perante a perspectiva de trabalharcom sua empresa e totalmente entregues ao compromisso de prestarum serviço de excelente qualidade”. Alternativamente, um relatóriogerencial pode começar com o aviso: “É uma questão que causagrande preocupação o fato de nossa fatia de mercado continuar a sereduzir drasticamente”. Há dois fatores que possuem uma grande influência emocional:n usar palavras ou frases que não sejam neutras;n compartilhar suas próprias emoções com o leitor.A escolha de palavras e frases é importante para imprimir emoção emseus documentos. Por exemplo, “lucros crescentes” é mais emotivoque simplesmente “lucros”. De maneira semelhante, algumas palavrase frases podem diminuir o impacto. Por exemplo, as palavras a seguirsugerem hesitação e podem reduzir a credibilidade:n talvez;n eu não estou certo de que...n supostamente;n possivelmente;62
  61. 61. Zelon sem dúvida;n presumivelmente;n parece que...n provavelmente.Quando você compartilha seus sentimentos com relação a algo queapresenta, você está convidando os leitores e passarem por essaemoção também. Em algumas empresas exige-se, com freqüência, que osdocumentos sejam desprovidos de quaisquer insinuações emocionais.Tudo tem de ser estritamente factual e “científico”. Embora talrestrição encoraje as pessoas a basearem seus argumentos em fatosdefinitivos, relatórios persuasivos nessas situações ainda dependemde uma escolha subjetiva de informações, da maneira como sãoapresentadas e da escolha das palavras. Leve os leitores numa jornadaDocumentos persuasivos levam você numa jornada. Por exemplo,no mundo dos negócios, os melhores relatórios de pesquisa começamdescrevendo o problema, passando a seguir para uma explicação daspossíveis soluções, e concluem sugerindo uma ação adequada. Demaneira semelhante, uma proposta de investimento eficaz destacaráa oportunidade, reavaliará as implicações e concluirá com sugestõessobre como proceder. Você cria uma sensação de “jornada” ao garantir que seudocumento vá naturalmente de um estágio para outro, de maneiraque o leitor acompanhe seu raciocínio. É por isso que uma simplesapresentação dos fatos é insuficiente. Eles precisam estar relacionadosde maneira tal que revelem gradualmente sua história e levem a umaconclusão compreensível. Tenha sempre em mente para onde vocêestá levando seus leitores. 63
  62. 62. Como fazer propostas e relatóriosMostre ospassos seguintesPropostas ou relatórios persuasivos tratam de ações, decisões,intenções. Diga a seus leitores o que você quer que aconteça depois.Por exemplo, uma proposta de venda bem-sucedida deve sugerir queos leitores adquiram um serviço. Por outro lado, um relatóriogerencial busca uma decisão clara sobre como proceder com relaçãoao lançamento de um produto, o início de uma pesquisa ou adispensa de um funcionário. Se o leitor aderiu a seu documento,n o que seria um resultado bem-sucedido?n o que exatamente o leitor faria a seguir: - convocar uma reunião; - assinar um cheque; - pedir opiniões adicionais; - fazer um telefonema; - passar aos cuidados de alguém; - dar ou não permissão; - realizar uma visita; - enviar um memorando; - não fazer nada?Tendo obtido e analisado grandes quantidades de informações,pode ser tentador deixar a tarefa de decidir o que fazer depois paraos leitores. No mundo empresarial, as pessoas precisam que osrelatórios e as propostas expliquem as implicações das ações. Torne fácil para os leitores dizerem sim, declarando claramenteo que será exigido para levar adiante suas idéias. Às vezes seupróximo passo será simplesmente uma lista de sugestões; mesmoassim, os leitores apreciam tal ajuda. Considere a possibilidade deconcluir seus documentos com uma seção separada intitulada“Próximos passos”.64
  63. 63. Zelo Organize e desenvolvaO segredo de documentos persuasivos está em parte no estágio deedição. Normalmente são necessários muitos rascunhos para tornarum documento comercial totalmente persuasivo, porque isso exigirátempo para que você:n obtenha e incorpore feedback;n ajuste o vocabulário;n corrija erros;n aumente a clareza.Mesmo sob pressão, crie um espaço para esse estágio tão vital deedição e sofisticação. Embora esse procedimento às vezes sejaentediante, ele faz uma brutal diferença para que o documentofuncione bem. Encontre algum tempo para o estágio de edição dodocumento e utilize o princípio: Mesmo tendo que alterar depois, émelhor estar escrito. Uma vez que você tenha um primeiro esboço, por mais básicoque seja, fica mais fácil desenvolvê-lo mais. Muitas pessoas ficamagoniadas sobre como começar seus relatórios ou suas propostas,sofrendo a tirania da página em branco. Ao produzir um esboçorudimentar, você fica livre para mais tarde aprimorar o que escreveu,porque dificilmente importa a aparência da primeira versão. A versãofinal, com certeza, terá uma aparência diferente. Uma vez que você tenha um esboço rudimentar, pode começara testar diferentes maneiras de construir idéias persuasivas e identificaráreas que necessitem de mais informações. O primeiro esboço podeainda sugerir uma estrutura nova e aperfeiçoada. Quando tiver seuesboço inicial, você pode aplicar um segundo princípio: Uma vez queesteja escrito, que seja bem escrito. O trabalho de edição começa com uma revisão dos assuntosgerais, pois eles estão relacionados com a estrutura, o fluxo domaterial e o conteúdo geral de cada seção. 65
  64. 64. Como fazer propostas e relatórios Procure parágrafos que não captem sua atenção, que nãotenham a mesma fluência dos anteriores ou que sejam muito longos.Altere-os, elimine-os ou mude-os de lugar impiedosamente. Procuree elimine as incorreções (veja Capítulo 5). Esse estágio da ediçãopode ser cansativo e na verdade parecer interminável, portanto estejapreparado para fazer uma pausa de vez em quando. Deixe alguém lerseu esboço, enquanto você faz essa pausa, como uma atividadecompletamente diferente. Você pode voltar mais tarde e ler seu textocomo se o estivesse lendo pela primeira vez. Uma proposta de venda pode ter seis ou mais versões. Outrostipos de relatórios podem passar por estágios similares, uma vez quevárias pessoas dão suas opiniões. É sinal de consistência e não defraqueza seu documento ser completamente reestruturado ereorganizado depois dos dois primeiros esboços. A edição é umprocesso evolutivo exigente e compensador. Durante esse processo,esteja atento se:n seu material está mantendo a atenção do leitor;n uma frase ou um parágrafo específicos são realmente essenciaispara seu documento (veja também o Capítulo 4);n ele parece convincente.Se você tiver editado e desenvolvido todo o seu documento, levandoem conta as idéias expostas neste livro, ele deve ser tão persuasivoquanto um material que realmente o deixe F-E-L-I-Z: Finalidade — Especificidades — Leitor — Imagem — Zelo66

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