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Mitarbeiterverzeichnis der nächsten Generation
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Mitarbeiterverzeichnis der nächsten Generation

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Mitarbeitern fehlt oft die Transparenz im Unternehmen. Umzüge, Fusionen, organisatorische Veränderungen verlangen von Mitarbeiter Detektivarbeit um Kollegen oder bestimmte Qualifikationen zu finden. …

Mitarbeitern fehlt oft die Transparenz im Unternehmen. Umzüge, Fusionen, organisatorische Veränderungen verlangen von Mitarbeiter Detektivarbeit um Kollegen oder bestimmte Qualifikationen zu finden. EmployeePages können hier helfen.

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Transcript

  • 1. Employee Pages
  • 2. EmployeePages Die nächste Generation des Mitarbeiterverzeichnisses www.employee-pages.de
    • TIMETOACT GROUP, Im Mediapark 2, 50670 Köln, WWW.TIMETOACT.DE
  • 3. Agenda EmployeePages
    • Ist-Situation / Typische Anwendungsfälle
    • Was ist das Besondere am Produkt
    • Funktionsumfang
    • Widget Konzept
    • Integration ins Intranet
    • Schnittstellen zu HR-OCI und HR-XML
    • Technologische Voraussetzungen
    • Wie könnte eine Einführung aussehen?
  • 4. Ausgangspunkt
    • Studie „Staff Directories“ von Step Two Design
      • 89% der Unternehmen besitzen ein Mitarbeiterverzeichnis
      • 74% nutzen dies sehr häufig
      • 62% arbeiten effektiver durch das Mitarbeiterverzeichnis
    • Das Mitarbeiterverzeichnis ist heute schon eine „Killerapplikation“ im Unternehmen!
  • 5. ABER …
  • 6. Ist- Situation
    • Häufig mehrere Telefonbücher an verschiedenen Standorten
    • Unvollständige Personendaten
    • Fehlende oder keine Transparenz der Organisationsdaten
    • Veraltete Daten
    • Kein zentrales Mitarbeiterverzeichnis
  • 7. Alltägliche Fragen
    • Einfache Fragen erfordern von den Mitarbeitern zeitraubende und unproduktive Detektivarbeit:
    • Wer arbeitet wo?
    • Wer berichtet an wen?
    • Wer vertritt wen?
    • Wer macht was?
    • Wer kann was?
    • Wer kann weiterhelfen?
    • Wer verantwortet den Bereich?
    • Wo ist der Kollege jetzt?
    • Wie sah der Kollege noch einmal aus?
    • Haben wir jemanden, der Hindi spricht ?
  • 8. Motivation – unternehmensinterne Transparenz
  • 9. Motivation – unternehmensinterne Transparenz
  • 10. Motivation – verschiedene Standorte, verschiedene Daten
  • 11. Motivation – verschiedene Standorte, gleiche Daten
  • 12. Motivation – Vernetzung untereinander
  • 13. Motivation – Experten finden Gerlinde sucht einen erfahrenen Projektmitarbeiter im Bereich Key Account Management. Stephan hat bereits einige Projekte im Bereich Key Account Management begleitet und das letzte Projekt gerade erfolgreich beendet .
  • 14. Das Besondere
    • EmployeePages…
      • Bilden die Organisation übersichtlich ab (als Organigramm oder hierarchische Ansicht)
      • Sind das Corporate Facebook im Unternehmen (Mitarbeiterprofile, Abteilungsprofile, Teamprofile…)
      • verbinden Mitarbeiter über Abteilungsgrenzen hinweg (Employee to Employee, Meine Mitarbeiter, Meine Kontakte)
      • schaffen unternehmensweite Transparenz
      • sind das Expertenverzeichnis
  • 15. Was sind die Employee Pages? – Funktionen im Detail
    • Mitarbeiterverzeichnis +
    • Mitarbeiterprofile
    • Mitarbeitersuche
    • Organigramme
    • Abteilungsprofile
  • 16. Wie können Employee Pages helfen?
    • Schaffen mehr Transparenz im Unternehmen
    • Ermöglichen das Finden von
        • Mitarbeitern
        • Kompetenzen
        • Experten
        • zuständigen Ansprechpartnern
    • Helfen Mitarbeitern sich in großen Organisationen zu orientieren
    • Alle relevanten und exakten Mitarbeiter- und Organisationsinformationen sind in einem Verzeichnis hinterlegt
  • 17. Employee Pages Funktionsumfang www.employee-pages.de Die nächste Generation des Mitarbeiterverzeichnisses
  • 18. Personalisierte Startseite – „Alle Informationen, die nur ich brauche”
  • 19. Personalisierte Startseite
    • Mitarbeiter können wählen, welche Inhalte auf der Startseite gezeigt werden
    • Die Bereitstellung aller Inhalte lässt sich zentral konfigurieren
    • Optimale Anpassung auf die Bedürfnisse und Aufgaben jedes Mitarbeiters
    • Ausgangspunkt für alle Funktionen in der Anwendung
    • Informationen zu Abteilung, Position, Aufgabe auf einem Blick
    • Widgetkonzept erlaubt individuelle Anpassung
  • 20. Mitarbeiterprofil
  • 21. Informationen Mitarbeiterprofil
    • Darstellung der Kontaktdaten
    • Informationen zu Aufgabe, Abteilung, Position
    • Anzeige der Projekte der Mitarbeiter
    • Anzeige der Mitarbeiter (Vertreter, Mitarbeiter, Assistenten)
    • Darstellung von
      • Tätigkeiten, Erfahrungen, Interessen, Ausbildung
  • 22. Funktionen Mitarbeiterprofil
    • Mitarbeiter pflegen ihre Daten selbst
    • Export von Kontaktdaten als Visitenkarte (vCard)
    • Dokumente und Links können hinterlegt werden
    • Anzeige der Berichtskette
    • Nutzer wählen ihre Mitarbeiter (Vertreter, Assistenten, Mitarbeiter) aus
    • Der Aktivitätsindex zeigt Vollständigkeit und Aktualität des Profils an
  • 23. Abteilungsprofil
  • 24. Informationen Abteilungsprofil
    • Darstellung des Aufgabenbereichs der Abteilung
    • Übersicht über aktuelle Projekte
    • Allgemeine Informationen der Abteilung
    • Alle Mitglieder der Abteilung sowie weitere Unterabteilungen sind als Baumstruktur dargestellt
    • Anzeige von Abteilungsnews
    • Anzeige von Links/Dokumenten der Abteilung
  • 25. Bearbeiten Abteilungsprofil im Web
  • 26. Bearbeiten Abteilungsprofil im Web
    • Freitextfeld mit integriertem Editor zur ausführlichen Beschreibung der Abteilung
    • Einfügen von Dokumenten/Dateien
    • Formatierung von Text zur besseren Übersicht
    • Einfügen von aktuellen Projekten
  • 27. Ansicht Organisationsbaum/ Baumstruktur
  • 28. Funktionen Organisationsbaum/ Baumstruktur
    • Darstellung der Organisation in Baumstruktur
    • Schnelle Übersicht über Zugehörigkeiten von Personen und Abteilungen
    • Einfaches und schnelles Navigieren in der gesamten Unternehmensstruktur
    • Export von Abteilungen nach Excel und PDF
  • 29. Excel Export Baumstruktur
  • 30. Ansicht Organigramm
  • 31. PowerPoint Export von Organigrammen
  • 32. Organigramme Funktionen
    • Übersichtliche Darstellung der Organisation als Organigramm
    • Organigramm wird zur Laufzeit generiert, keine starre Darstellung wie in PowerPoint
    • Einfache Navigation in der Organisation
    • Klare Darstellung der hierarchischen Struktur
    • Schnelles „Browsen“ durch die Unternehmensstruktur
    • Export des Organigramms nach PowerPoint und PDF
  • 33. Suchmaske der Mitarbeitersuche
  • 34. Suchfunktionen
    • Volltextsuche
    • Suchmaske ist erweiterbar um beliebige Filter
    • Umfangreiche Suchergebnisse können nachträglich gefiltert werden
    • Anzeige der Suchergebnisse in übersichtlicher Liste
    • Anzeige, in welchem Attribut der Suchbegriff gefunden wurde
    • Vorschlagsliste bei Suchfeldern
    • Suchergebnisse können weiterverarbeitet werden (Export als Excelliste)
  • 35. Das Widgetkonzept
    • Die Oberfläche der EmployeePages basiert vollständig auf Widgets
    • Alle Inhalte sind damit theoretisch auf jeder Seite möglich
    • Externe Inhalte, wie Aktieninformationen, Wetterinformationen, Mittagsmenü o.ä. lassen sich integrieren (z.B. über RSS)
    • Mitarbeiter können wählen welche Widgets wo angezeigt werden (Personalisierung und Drag & Drop)
    • Personalisierte Seiten erhöhen die Produktivität, da jeder Mitarbeiter die Informationen im Fokus hat die er braucht
  • 36. Datenmodell
    • Flexibles Datenmodell erlaubt sowohl
      • klassische, hierarchische Beziehungen zwischen Abteilungen und Personen (reports to, managed by)
      • Abbildung von Beziehungen zwischen Personen (is colleague, is assistant, is friend)
    • Aber auch
      • die Darstellung von Gruppen, wie z.B. Projektteams oder Arbeitsgruppen und deren Beziehungen zu Personen oder Abteilungen
      • Darstellung von Aufgaben und Zuweisung zu Personen
  • 37. Entitäten auf einem Blick
    • In den EmployeePages sind eine Reihe von Entitäten möglich, wie zum Beispiel…
    Person Position Business Unit/ Department Address / Location Team / Project
  • 38. Entitäten auf einem Blick
    • Relationen zwischen Entitäten
    Person Position
  • 39. Entitäten auf einem Blick
    • Relationen zwischen Entitäten
    Position Person
  • 40. Entitäten auf einem Blick
    • Relationen zwischen Entitäten
    Position Person
  • 41. Funktionen auf einem Blick Organisations- darstellung Profile Suche / Expertensuche Export Networking
  • 42. Technische Basis
    • EmployeePages sind eine auf Standards basierende Java EE Anwendung
    • Bei den verwendeten Frameworks handelt es sich vollständig um OpenSource
    • EmployeePages laufen auf den verschiedensten Systemen
      • BEA WebLogic, IBM Websphere Application Server, JBoss, JonAS, Geronimo, SAP Web Application Server, GlassFish, Tomcat
      • Oracle, DB2, Microsoft SQL Server 2000, MySQL, PostgreSQL, HypersonicSQL
  • 43. Technische Basis
    • Auf Java EE Standard aufbauende Lösung
    • Hochgradig geschichtete Architektur
    • Schnittstellen basieren auf Standards
    • Komponentenbasiert, diese sind flexibel austauschbar:
      • Datenbank (JDBC)
        • Oracle, DB2, Microsoft SQL Server 2000, MySQL, PostgreSQL, HypersonicSQL
      • Applikation-Server (JEE-Konform)
        • BEA WebLogic, IBM Websphere Application Server, JBoss, JonAS, Geronimo, SAP Web Application Server, GlassFish, Tomcat
      • Web UI basierend auf Google Webtoolkit (GWT)
      • Synchronisationsquellen (LDAP, CSV-Dateien, HR-OCI, HR-XML)
    • Klare Strukturen: MVP Pattern
  • 44. Architektur
  • 45. Employee Pages www.employee-pages.de Wie könnte eine Einführung aussehen?
  • 46. Wie passen die EmployeePages in Ihr Unternehmen?
    • Anbindung verschiedenster Systeme an EmployeePages über Standardschnittstellen:
      • Integration bestehender Daten
      • Bereitstellung vorhandener Daten für existierende Systeme
    i
  • 47. Verlauf
    • Projekt Definition Workshop
      • Ziele und kritische Erfolgsfaktoren für das Mitarbeiterverzeichnis
      • Erste Lösungsansätze und Entscheidungsgrundlagen auf Basis der Kundenanforderungen
      • Lösungsansätze zu benötigten Funktionalitäten
      • Lösungsansätze und Ideen für die Technologiearchitektur
      • Prioritäten und Nutzen der Lösungen
      • Leistungsumfang und Zeithorizont
    • Umsetzen der Anforderungen
    • Installation/Integration
    • Marketingaktivitäten
  • 48. Verlauf
    • Marketingaktivitäten
      • Kleine oder große Aktionen
      • z.B. Fotograf
      • Nette Studenten helfen beim Ausfüllen
    • Mögliche Aktionen sind auf die Mentalität der Mitarbeiter abzustimmen
  • 49. Situation heute in vielen Unternehmen
    • Zusammenarbeit und Wissensmanagement besteht heute meist aus:
      • Endlose Mails
      • Geplanten Telefonkonferenzen
      • Projektlaufwerke
      • Datenbanken mit vielen Dokumenten („Informationssilo“)
  • 50. Web 2.0, Social Software und Enterprise 2.0
    • Web 2.0
      • 1982 PC vom Time Magazin als „Person of the Year“ ausgezeichnet
      • 2006 Web 2.0 „You“ jeder der sich im WWW einbringt vom Time Magazin ausgezeichnet – vom Konsument zum Gestalter
      • Erfolgreich im Internet „Mitmach-Web“ Beispiel T-Shirt Hersteller
      • Technologien: Ajax, WebServices, Rest, RSS, Mashup
      • Voraussetzungen bei den Benutzern:
      • Bereitschaft selbst Inhalte zu schaffen
      • Den technischen und organisatorischen Aufwand gering zu halten
      • Bereitschaft Anonymität im Netz teilweise oder ganz aufzugeben
  • 51. Web 2.0, Social Software und Enterprise 2.0
    • Social Software
      • Schlagwort seit 2002
      • Software, die menschliche Interaktion unterstützen
      • Hintergrund der Entwicklung:
        • Informationssilo löst nicht Informationsproblem
        • Wissen steckt nicht in Dokumenten sondern in Köpfen
    • Erkenntnis
      • Statt Dokumentenverwaltung Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit
      • Dies ist das Ziel von Social Software
  • 52. Web 2.0, Social Software und Enterprise 2.0
    • Social Software nach Anwendungsklassen
      • Weblogs
      • Wikis und Gruppeneditioren
      • Social Tagging (- Anwendungen)
      • Social Bockmarking (- Anwendungen)
      • Social Networking (- Anwendungen)
      • Instand Messaging
      • Präsenz-Awareness Anwendungen
  • 53. Web 2.0, Social Software und Enterprise 2.0
    • Social Software nach Möglichkeiten
      • So einfach wie möglich Beiträge veröffentlichen
      • Durch Tagging einfach strukturierte Metadaten beitragen können
      • Verlinkungsmöglichkeiten Inhalte und Metadaten beitragen
      • Abonnierungsmöglichkeiten
      • Einfaches finden von Beiträgen und Inhalten
      • Modularer, dienstorientierter und datenzentrierter Aufbau der Anwendungen
  • 54. Web 2.0, Social Software und Enterprise 2.0
    • Enterprise 2.0 – Social Software im Unternehmen
      • Begriff geprägt durch Andrew McAfee Professor an der Harvard Business School 2006
      • Was ist Enterprise 2.0 nicht?
        • Kein neuer Forschungsbereich
        • Eine Revolution in den Unternehmen
      • Was ist Enterprise 2.0?
        • Weiterentwicklung der Unternehmenskultur
        • Konzepte Web 2.0 und Social Software auf die Zusammenarbeit in Unternehmen zu übertragen

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