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Palestra infnet cenário da terceirização de ti no setor público melhores práticas e desafios

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  • 1. Cenário da Terceirização de TI no Setor Público : Melhores Práticas e Desafios Luiza Gonçalves de Paula Semana de Gestão e Governança de TI
  • 2. Agenda 1. Terceirização de TI na APF 2. Acordãos do TCU 3. Modelo e-SCM 4. O Estudo de Caso Semana de Gestão e Governança de TI
  • 3. Luiza Gonçalves de Paula – Curriculo Resumido Currículo Acadêmico  Pós-graduada em Governança e Melhores Práticas de TI – Instituto Infnet  Mestranda em Tecnologia da Informação - UNIRIO Currículo Profissional  Professora de Gerencia de Projetos pelo Instituto Infnet Certificações  ITIL V3 Foundations  COBIT 4.1 Foundations  Project Management Professional – PMP  email: luiza_gp@hotmail.com Semana de Gestão e Governança de TI
  • 4. Terceirização de TI na APF  A palavra terceirização carrega fortes conteúdos emocionais e ideológicos (Teixeira et al, 2009).  Através do Decreto-lei nº200, de 25 de fevereiro de 1967, a Administração Pública Federal orienta que as atividades executivas sejam preferencialmente realizadas por execução indireta (contratatação de serviços), com objetivo de permitir que a APF se concentre nas atividades de gestão.  Como as atividades de informática sempre foram consideradas atividades-meio por parte do governo, estas foram enquadradas como passíveis de terceirização. Semana de Gestão e Governança de TI
  • 5. Terceirização de TI na APF  A terceirização de TI inicialmente contemplava apenas contratos de alocação de mão-de-obra  O Brasil já se transformou em um dos maiores prestadores de serviços de Governo Eletrônico no mundo  TI pública passa a ter um forte impacto sobre a vida dos cidadãos brasileiros  De acordo com o Tribunal de Contas da União, os gastos com terceirização de TI no âmbito da União são superiores a R$6 bilhões anuais.  Em 21 de junho de 1993 foi aprovada a Lei nº 8.666 que mudou a forma como as contratações eram feitas até então na APF. Semana de Gestão e Governança de TI
  • 6. Lei nº 8.666 Planejamento das Contratações Plano de Projeto Execução Trabalho Executivo de Obras e Serviços Semana de Gestão e Governança de TI
  • 7. Lei nº 8.666 Plano de De acordo com o decreto nº 2.271, de 7 julho de 1997, o Trabalho Plano de Trabalho deve responder as seguintes perguntas  Por que contratar serviços de TI?  Quais os riscos de contratar serviços de TI?  Quais os benefícios verdadeiramente passíveis de serem auferidos da contratação de serviços de TI?  Que competências os servidores do quadro devem ter para suportar as contratações de TI?  Como tratar a questão da dependência de terceiros? Semana de Gestão e Governança de TI
  • 8. Lei nº 8.666 Plano de O Plano de Trabalho possui os seguintes requisitos: Trabalho  Requisitos internos funcionais: benefícios esperados, estimação da quantidade de serviço  Requisitos internos não funcionais:padronização, especificação de desempenho, prazo máximo para iniciação do contrato e ritual  Requisitos externos: aproveitamento de recursos locais, normas técnicas, estímulo a micro e pequena empresa, proibição do trabalho infantil e escravo Semana de Gestão e Governança de TI
  • 9. Lei nº 8.666 Plano de O item 2.1.3 da Lei nº 8.666 determina que se faça a divisão do objeto da contratação em tantas parcelas quanto se Trabalho comprovarem técnica e economicamente viáveis: Exemplo Objeto: Desenvolvimento de Sistemas  Fábrica de Software  Fábrica de Testes  Fabrica de Métricas  Fábrica de Suporte Técnico Avançado Consequencias: Maior esforço de gerenciamento de contratos por parte dos servidores do órgão Semana de Gestão e Governança de TI
  • 10. Lei nº 8.666 Plano de Ainda se faz necessário definir o regime de contratação : Trabalho  Empreitada por preço global  Preço unitário  Integral  Tarefa O Acórdão TCU 786/2006 define que deve-se dar preferência ao regime de contratação baseado na prestação e remuneração de serviços mensuradas por resultados, considerando as vantagens advindas de sua aplicação. Semana de Gestão e Governança de TI
  • 11. Lei nº 8.666 Plano de Ainda se faz necessário definir o regime de contratação : Trabalho  Empreitada por preço global  Preço unitário  Integral  Tarefa O Acórdão TCU 786/2006 define que deve-se dar preferência ao regime de contratação baseado na prestação e remuneração de serviços mensuradas por resultados, considerando as vantagens advindas de sua aplicação. Semana de Gestão e Governança de TI
  • 12. Lei nº 8.666 Semana de Gestão e Governança de TI
  • 13. Lei nº 8.666 Plano de  Na Lei nº 8.666, art. 3º , estabelece-se que para as empresas Trabalho públicas, licitar é a regra geral, visando garantir isonomia entre os competidores  De acordo com a redação da lei nº 8.883 de 1994, existem quatro tipos de licitação:  Menor preço  Melhor técnica  Técnica e Preço  Maior lance ou oferta Semana de Gestão e Governança de TI
  • 14. Lei nº 8.666 Plano de Trabalho  O Acórdão 1.547/2004 do TCU ainda estabelece que o gestor deverá justificar sempre que deixar de utilizar a modalidade pregão  A modalidade de “técnica e preço” se aplicaria somente em casos de serviços de natureza predominantemente intelectual ou serviço de grande vulto ( igual ou superior a R$37,5 milhões) Semana de Gestão e Governança de TI
  • 15. Lei nº 8.666 Plano de  Existem 4 grupos de critérios de seleção: Trabalho  Habilitação  Julgamento das Propostas  Critério de Desempate  Técnicos  Aceitabilidade Semana de Gestão e Governança de TI
  • 16. Lei nº 8.666  Obrigações nos gestores durante a excução Execução dos serviços: de Obras  Verificar se a entrega de materiais, execução de e Serviços obras ou a prestação de serviços será cumprida integral ou parceladamente  Manter controle atualizado dos pagamentos efetuados  comunicar à unidade competente, formalmente, irregularidades cometidas passíveis de penalidade, após os contatos prévios com a contratada  verificar se o prazo de entrega, especificações e quantidades encontram-se de acordo com o estabelecido no instrumento contratual Semana de Gestão e Governança de TI
  • 17. Acórdão 2.471/2007 - TCU Relatório do TCU quanto à terceirização de TI no âmbito da Administração Pública Federal Jurisdicionado Volume de recursos fiscalizados (R$) Ministério da Agricultura, Pecuária e 27.151.786,55 Abastecimento Ministério da Educação 20.889.932,84 Ministério da Fazenda 1.300.000.000,00 Ministério da Justiça 66.558.559,30 Ministério das Relações Exteriores 26.618.916,69 Ministério dos Transportes 13.502.374,20 Universidade Federal de Rondônia 0,00 Banco do Estado do Piauí 1.065.511,44 Banco do Estado de Santa Catarina 7.085.000,00 Companhia Hidroelétrica do São Francisco 5.752.866,30 Tribunal Regional Federal – 4º Região 2.909.923,50 Tribunal Regional do Trabalho – 13º Região 2.514.975,45 Total 1.474.049.846,27 Semana de Gestão e Governança de TI
  • 18. Acórdão 2.471/2007 - TCU  Principais achados quanto à terceirização de TI  47 % entes declararam não possuir Planejamento Estratégico Institucional em vigor e 59 % declararam não possuir Planejamento Estratégico para a área de TI, o que permitiu concluir que a cultura de planejamento de longo prazo é praticamente inexistente.  Na Administração Direta, praticamente não há processo formal para contratação e gestão contratual, o que deverá ser solucionado com o modelo desenvolvido pela SLTI por demanda do TCU  Em 75 % dos entes, as metodologias de desenvolvimento de sistemas tinham desconformidades Semana de Gestão e Governança de TI
  • 19. Acórdão 2.471/2007 - TCU  Principais achados quanto à terceirização de TI  Apenas 1 ente executava gestão de mudanças seguindo um padrão formalmente definido  Em 58 % dos entes foram registradas desconformidades quanto ao controle orçamentário  Em 63 % dos entes, faltava algum dos elementos do projeto básico definidos nas leis nº 8.666/1993 e 10.520/2002  Em 64 % dos entes declararam não realizar gestão dos níveis de serviço acordados para os serviços de TI contratados e 64 % dos entes registraram falhas de concepção de modelo de prestação de serviços a serem contratados Semana de Gestão e Governança de TI
  • 20. Acórdão 1.603/2008 - TCU Sumário Executivo Levantamento sobre Governança de TI na Administração Pública Federal  O objetivo principal deste levantamento foi obter informações para elaboração de mapa com a situação da governança de TI na Administração Pública Federal  255 órgãos públicos foram consultados, entre eles tribunais, universidades, ministérios, fundações e bancos Semana de Gestão e Governança de TI
  • 21. Acórdão 1.603/2008 - TCU As seguintes questões foram perguntadas:  É feito planejamento estratégico institucional e de TI nos órgãos/entidades?  Qual o perfil dos recursos humanos da área de TI quanto à formação, vínculo com a organização e pré-requisitos para ocupação de funções comissionadas?  São efetuadas ações e procedimentos que contribuam para a minimização dos riscos e o aumento no nível de segurança das informações dos órgãos/entidades? Semana de Gestão e Governança de TI
  • 22. Acórdão 1.603/2008 - TCU As seguintes questões foram perguntadas:  O desenvolvimento de sistemas segue alguma metodologia? Os órgãos/entidades mantêm inventário dos principais sistemas e bases de dados?  Os órgãos/entidades gerenciam os acordos de níveis de serviço tanto quando prestam internamente como quando contratam externamente serviços de TI?  O processo de contratação de bens e serviços de TI é formalizado, padronizado e judicioso quanto ao custo, à oportunidade e aos benefícios advindos das contratações de TI? Semana de Gestão e Governança de TI
  • 23. Acórdão 1.603/2008 - TCU As seguintes questões foram perguntadas:  O processo de gestão dos contratos de TI é formalizado, padronizado e executado ?  Os órgãos/entidades solicitam o orçamento de TI com base no planejamento da área e controlam os gastos com TI ao longo do exercício financeiro?  Os órgãos/entidades realizam auditorias de TI nas suas organizações? Semana de Gestão e Governança de TI
  • 24. Acórdão 1.603/2008 - TCU Os principais achados do levantamento foram:  Em 47 % dos 255 órgãos pesquisados não existia planejamento estratégico institucional em vigor.  Ainda nos 53 % dos órgãos que possuíam planejamento estratégico institucional, 40 % destes não possuíam planejamento estratégico de TI em vigor.  Menos de um terço (32 %) dos órgãos/entidades pesquisados declararam possuir um comitê diretivo de TI ou algo equivalente Semana de Gestão e Governança de TI
  • 25. Acórdão 1.603/2008 - TCU Os principais achados do levantamento foram:  Somente 37% dos servidores que atuam nas áreas de TI dos órgãos/entidades pesquisados possuem formação específica em TI  Um total de 57% dos pesquisados informou que não possui carreira específica para a área de TI.  Em 88 % dos pesquisados não existia Plano de Continuidade de Negócios  80% dos órgãos/entidades declararam não classificar as informações Semana de Gestão e Governança de TI
  • 26. Acórdão 1.603/2008 - TCU Os principais achados do levantamento foram:  Ausência de área específica para lidar com segurança da informação, gerenciamento de incidentes e gerenciamento de mudanças  Apenas 50 % adotam uma Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas  89% dos pesquisados informaram não executar a gestão de níveis de serviço de TI ofertados aos seus clientes  Um total de 74% dos pesquisados informaram que não executam a gestão de níveis de serviço dos serviços contratados  Menos da metade (43%) dos órgãos/entidades participantes do levantamento informou que exige a transferência de conhecimento nos contratos relativos aos produtos e serviços de TI terceirizados Semana de Gestão e Governança de TI
  • 27. Modelo e-SCM  Desenvolvido por um consórcio de empresas e instituições lideradas pela Carnegie Mellon University  2001 : e-SCM SP  2006: e-SCM CL Semana de Gestão e Governança de TI
  • 28. Modelo e-SCM Objetivos do modelo  Prover um guia para as organizações cliente que ajude a melhorar sua capacitação durante todo o ciclo de vida da terceirização  Prover organizações cliente com um meio objetivo de avaliar suas próprias capacitações nos serviços terceirizados de TI. Semana de Gestão e Governança de TI
  • 29. Modelo e-SCM Práticas  O e-SCM-CL possui 95 práticas, que dão uma declaração resumida da prática e também uma lista de atividades que devem ser executadas Áreas de Capacitação  Agrupamento lógico das práticas que ajudam os usuários a melhor lembrar e gerenciar intelectualmente o conteúdo do modelo Semana de Gestão e Governança de TI
  • 30. Modelo e-SCM Áreas de Capacitação Siglas Áreas de Capacitação Str Gestão da Estratégia de Terceirização Gov Gestão da Governança Rel Gestão do Relacionamento Val Gestão do Valor ocm Gestão da Mudança Organizacional Ppl Gestão de Pessoas Knw Gestão do Conhecimento Tch Gestão da Tecnologia Thr Gestão das Ameaças Semana de Gestão e Governança de TI
  • 31. Modelo e-SCM Áreas de Capacitação Siglas Áreas de Capacitação Opa Análise de Oportunidade de Terceirização App Abordagem de Terceirização Pln Planejamento da Terceirização Spe Avaliação Provedor de Serviço Agr Acordos de Serviços Trf Transferência de Serviços Mgt Gestão do Serviço Terceirizado cmp Encerramento da Terceirização Semana de Gestão e Governança de TI
  • 32. Modelo e-SCM Áreas de Capacitação  Gestão da Estratégia da Terceirização  Definição da estratégia corporativa para terceirização  Gestão da Governança  Funções organizacionais de terceirização  Processos e procedimentos de terceirização  Alinhamento da terceirização com o negócio  Gestão do Relacionamento  Gerenciamentos das expectativas  Gestão do Valor  Incentivar a inovação  Revisão e análise do desempenho da terceirização Semana de Gestão e Governança de TI
  • 33. Modelo e-SCM Áreas de Capacitação  Gestão da Mudança Organizacional  Desenho do estado futuro  Comunicação  Gerenciamento dos aspectos humanos da mudança  Gestão de Pessoas  Desenvolver competências de terceirização  Gestão do Conhecimento  Lições aprendidas  Prover acesso à informação de terceirização  Prover conhecimento sobre as necessidades organizacionais para os provedores de serviços  Gestão da Tecnologia  Gerenciamento da mudança de tecnologia  Gerenciamento dos ativos de tecnologia Semana de Gestão e Governança de TI
  • 34. Modelo e-SCM Áreas de Capacitação  Gestão das Ameaças  Gerenciamento de riscos  Proteção contra ameaças  Continuidade de negócios  Análise de Oportunidade de Terceirização  Determinar critérios para selecionar oportunidades de terceirização  Documentar o estado corrente dos processos  Abordagem de Terceirização  Determinar a abordagem proposta de terceirização  Caso de negócio  Decisão por terceirizar  Planejamento da Terceirização  Projeto de terceirização  Definição dos requisitos da terceirização Semana de Gestão e Governança de TI
  • 35. Modelo e-SCM Áreas de Capacitação  Avaliação do Provedor de Serviços  Solicitar, avaliar e selecionar potenciais provedores de serviços  Acordos de Serviços  Definição de objetivos e medidas  Negociações  Confirmação das capacitações  Transferência de Serviços  Transferência de conhecimento para o provedor  Transferência de recursos, como infra-estrutura  Gestão do Serviço Terceirizado  Monitoramento do desempenho  Gerenciamento Financeiro  Gerenciamento de acordos  Gerenciamento de mudanças Semana de Gestão e Governança de TI
  • 36. Modelo e-SCM Áreas de Capacitação  Encerramento da Terceirização  Garantir a continuidade do serviço durante o encerramento  Analisar o desempenho do fornecedor  Seguir um processo formal para o encerramento, garantindo a transferência do conhecimento Semana de Gestão e Governança de TI
  • 37. Modelo e-SCM Ciclo de Vida da Terceirização  Contínua – práticas que são executadas durante todo o ciclo de vida  Análise – práticas para analisar processos e funções que poderiam potencialmente ser terceirizados  Iniciação – práticas que focam nas capacidades necessárias para efetivamente preparar e gerenciar os serviços terceirizados  Entrega – práticas que focam no monitoramento das capacidades de entrega do serviço dos provedores de serviços  Encerramento - focam nas capacidades necessárias para efetivamente finalizar o serviço terceirizado no fim do ciclo de vida da terceirização Semana de Gestão e Governança de TI
  • 38. Modelo e-SCM Áreas de Capacitação X Ciclo de Vida de Terceirização Fase do Ciclo de Vida de Terceirização Áreas de Capacitação Gestão da Estratégia de Terceirização Gestão da Governança Gestão do Relacionamento Gestão do Valor Contínua Gestão da Mudança Organizacional Gestão de Pessoas Gestão do Conhecimento Gestão da Tecnologia Gestão das Ameaças Semana de Gestão e Governança de TI
  • 39. Modelo e-SCM Áreas de Capacitação X Ciclo de Vida de Terceirização Fase do Ciclo de Vida de Terceirização Áreas de Capacitação Análise da Oportunidade de Terceirização Análise Abordagem de Terceirização Planejamento da Terceirização Avaliação de fornecedores de serviço Iniciação Acordos de Serviços Transferência de Serviços Entrega Gestão dos Serviços Contratados Encerramento Encerramento da Terceirização Semana de Gestão e Governança de TI
  • 40. Modelo e-SCM Problemas Críticos de Terceirização X Áreas de Capacitação Problemas Críticos Áreas de Capacitação Estabelecer e manter confiança com os parceiros rel, ocm Gerenciar as expectativas dos parceiros rel, ocm Traduzir as necessidades implícitas e explícitas em requerimentos definidos com níveis de qualidade acordados opa, app, pln, spe,agr,mgt Estabelecer contratos bem definidos com os parceiros, incluindo clientes, provedores de serviços e fornecedores rel, pln, spe, agr, mgt Revisar o desenho e execução dos serviços para garantir a cobertura dos requerimentos tfr Garantir a efetividade das interações com os stakeholders gov,rel,ocm Gerenciar relacionamentos entre clientes e provedores de serviço, para garantir que os acordos são cumpridos gov,rel,mgt Garantir aderência aos requisitos regulatórios e estatutários thr Gerenciar a segurança do cliente thr Semana de Gestão e Governança de TI
  • 41. Modelo e-SCM Problemas Críticos de Terceirização X Áreas de Capacitação Problemas Críticos Áreas de Capacitação Gerenciar diferenças culturais entre os parceiros rel,ocm Monitorar e controlar atividades para consistentemente atingir os acordos de entrega dos serviços knw, mgt Construir e manter as competências que possibilitam às pessoas executar efetivamente seus papeis e responsabilidade ppl Gerenciar a satisfação, motivação e retenção dos empregados ocm,ppl Estabelecer e manter um ambiente de trabalho efetivo ocm,knw,pln Manter uma vantagem competitiva rel,val,ocm,tch,opa,agr,mgt Inovação, construção de flexibilidade e aumento da resposta para cumprir requerimentos únicos e avançados dos clientes gov,rel,val,tch,opa Semana de Gestão e Governança de TI
  • 42. Modelo e-SCM Problemas Críticos de Terceirização X Áreas de Capacitação Problemas Críticos Áreas de Capacitação Gerenciar as rápidas evoluções tecnológicas e manter a disponibilidade, confiabilidade, acessibilidade e segurança da tecnologia tch,thr Capturar e usar o conhecimento knw Transferir serviços e recursos tranquilamente ocm,trf,cmp Manter continuidade da entrega do serviço thr, ocm,trf,mgt,cmp Capturar e transferir o conhecimento obtido para o cliente durante o fechamento knw, cmp Medir e analisar as razões para o término anormal do contrato, para prevenir recorrência knw Estabelecer a estratégia para as atividades de terceirização da organização str,val Ser um comprador de terceirização de TI informado str,gov,opa,app,pln,spe,agr Gerenciar os riscos da terceirização ativamente gov,thr,app,pln,spe,agr Semana de Gestão e Governança de TI
  • 43. Modelo e-SCM Níveis de Capacitação  Nível 1 – Desempenhando a terceirização Análise – práticas para analisar processos e funções que poderiam potencialmente ser terceirizados  Nível 2 – Gestão consistente da terceirização : os clientes têm procedimentos formalizados para o gerenciamento de suas atividades de sourcing  Nível 3 – Gerenciamento organizacional do desempenho da terceirização: neste nível, as organizações clientes são capazes de gerenciar o desempenho da terceirização de acordo com a estratégia da organização Semana de Gestão e Governança de TI
  • 44. Modelo e-SCM Níveis de Capacitação  Nível 4 – Aperfeiçoar o valor proativamente: neste nível, as organizações cliente são capazes de inovar continuamente para adicionar valor significativo às atividades de terceirização da organização  Nível 5 – Sustentando a excelência: mantém a excelência em serviços, executando as 95 práticas dos níveis 2, 3 e 4 durante duas ou mais avaliações de certificação consecutivas Semana de Gestão e Governança de TI
  • 45. Modelo e-SCM Benefícios com a adoção do e-SCM CL  Estabelecer e manter confiança com todos os interessados relevantes  Gerenciar os riscos da terceirização de forma efetiva  Constrói e mantém a competência pela gestão da terceirização  Melhoria da governança da terceirização  As ações são apoiadas por medições  Melhoria das capacidades gerenciais do relacionamento e das parcerias Semana de Gestão e Governança de TI
  • 46. O Estudo de Caso Realização de entrevista semi-estruturada, avaliando os seguintes pontos:  Se existe estratégia de terceirização formal para a organização como um todo  Quais as restrições organizacionais presentes nas empresas públicas que impactam na terceirização de TI  Se os critérios de seleção dos fornecedores foram bem elaborados  Se as áreas parceiras foram envolvidas no processo de terceirização Semana de Gestão e Governança de TI
  • 47. O Estudo de Caso Realização de entrevista semi-estruturada, avaliando os seguintes pontos:  Se a mudança organizacional causada pelos serviços terceirizados foi planejada e bem conduzida  Os problemas que ocorreram na transição de contratos  Se o desempenho dos provedores de serviços era medido e armazenado  Se existia estratégia para o tratamento dos problemas e disputas Semana de Gestão e Governança de TI
  • 48. O Estudo de Caso Resultado da pesquisa:  Estratégia de terceirização da organização muito genérica  A Lei nº 8.666 torna impossível qualquer tipo de flexibilização e cria uma forte dependência da empresa em relação ao provedor de serviços selecionado no processo licitatório  Não há ferramentas e/ou processos que permitam que os objetivos definidos para a terceirização possam ser medidos Semana de Gestão e Governança de TI
  • 49. O Estudo de Caso Resultado da pesquisa:  Os critérios de seleção definidos para o contrato foram criados de acordo com os critérios existentes no mercado, e não de acordo com as particularidades e complexidades presentes no ambiente da organização  Falta de planejamento e má condução da mudança organizacional causada pela terceirização dos serviços de TI  Falta de cláusulas que contemplassem o aspecto inovação  Transferência do conhecimento problemática Semana de Gestão e Governança de TI
  • 50. O Estudo de Caso Resultado da pesquisa:  Corpo funcional despreparado para o modelo de terceirização proposto  Falta de conhecimento da estrutura institucional por parte dos provedores de serviço  Os contatos por si só não estão garantindo as entregas e a qualidade.  Falta de envolvimento das áreas internas no processo de terceirização de TI Semana de Gestão e Governança de TI
  • 51. O Estudo de Caso Trabalhos Futuros:  Indicadores relevantes para análise de desempenho das empresas provedoras de serviços  Avaliar os impactos que a estratégia de terceirização de TI tem nas linhas de negócio das organizações Semana de Gestão e Governança de TI
  • 52. Luiza Gonçalves de Paula