Optimisation Du Temps

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Optimisation Du Temps

  1. 1. Optimisation du temps en entreprise Quels outils pour une meilleure organisation ?
  2. 2. <ul><li>Procédure type </li></ul>2. Devis 3. Production 4. Facturation 1. Commercial 5. Suivi client
  3. 3. 1. Commercial <ul><li>Tâches à effectuer : Recherche clients et notoriété de la société </li></ul><ul><ul><li>Regroupement des contacts prospects et clients, renseignement des fiches </li></ul></ul><ul><ul><li>Planification de la prospection selon un modèle établi : prise de contact, relance, prise de RDV </li></ul></ul><ul><ul><li>Mise en œuvre : téléphone, email, publicité, meetings, salons … </li></ul></ul><ul><li>Documents à regrouper et à croiser </li></ul><ul><ul><li>Fichiers de contacts clients et prospects </li></ul></ul><ul><ul><li>Planning de prospection </li></ul></ul><ul><ul><li>Fiche de présentation de la société et de ses produits ou services </li></ul></ul><ul><ul><li>Message type de prise de contact </li></ul></ul><ul><ul><li>Agenda des RDV et des tâches </li></ul></ul><ul><ul><li>Devis / factures </li></ul></ul>
  4. 4. 1. Commercial – les pertes de temps constatées <ul><li>Perte d’informations </li></ul><ul><li>Réécriture des messages de prise de contact </li></ul><ul><li>Réécriture des messages de présentation des produits et services </li></ul><ul><li>Organisation de l’agenda </li></ul><ul><li>Mauvaise gestion du planning / oublis </li></ul><ul><li>Manque d’informations lors d’un RDV avec un client </li></ul><ul><li>Difficulté d’échanger des dossiers entre commerciaux </li></ul>= PERTE DE TEMPS
  5. 5. 2. Devis <ul><li>Les tâches à effectuer </li></ul><ul><li>Détails du devis et chiffrage </li></ul><ul><li>Proposition écrite, cahier des charges </li></ul><ul><li>Estimation du temps de réalisation </li></ul><ul><li>Relance du prospect </li></ul><ul><li>Les pertes de temps constatées </li></ul><ul><li>Mise en forme des documents types à fournir </li></ul><ul><li>Recherche du contact et de la note explicative </li></ul><ul><li>pour se remémorer la proposition. </li></ul><ul><li>Gestion du planning </li></ul>
  6. 6. 3. Production <ul><li>Les tâches à effectuer </li></ul><ul><li>Planning des ressources </li></ul><ul><li>Gestion du stock et du matériel </li></ul><ul><li>Suivi de production </li></ul><ul><li>Rapport client en cas de long projet </li></ul><ul><li>Documents de travail ( plannings, infos générales ) </li></ul><ul><li>Anticipation sur les prochains contrats (stocks, ressources …) </li></ul><ul><li>Les pertes de temps constatées </li></ul><ul><li>Erreur de planification quand à la disponibilité des ressources ou stock </li></ul><ul><li>Mauvais partage de l’information en interne </li></ul>
  7. 7. 4. Facturation <ul><li>Les tâches à effectuer </li></ul><ul><li>Émission de facture </li></ul><ul><li>Suivi du paiement </li></ul><ul><li>Archivage du projet </li></ul><ul><li>Remerciement </li></ul><ul><li>Les pertes de temps constatées </li></ul><ul><li>Gestion et envoi des factures </li></ul><ul><li>Relance </li></ul>
  8. 8. 5. SAV, enquête de satisfaction <ul><li>Les tâches à effectuer </li></ul><ul><li>Annotation client </li></ul><ul><li>Qualification des besoins / relance </li></ul><ul><li>Suivi qualité </li></ul><ul><li>Questionnaire satisfaction </li></ul>
  9. 9. Conclusions <ul><li>Temps perdu </li></ul><ul><li>Pas d’uniformité des documents </li></ul><ul><li>Pas de portabilité </li></ul><ul><li>Pas de communication entre les services </li></ul><ul><li>Recherche de documents </li></ul>
  10. 10. Avant de décider … <ul><li>Évaluer les besoins en interne </li></ul><ul><li>Quels pôles sont susceptibles d’être optimisés ? </li></ul><ul><li>Mon équipe est-elle prête à de tels changements ? </li></ul><ul><li>Ces changements sont-ils possibles si mon entreprise évolue ? </li></ul><ul><li>Quel est le retour sur investissement ? </li></ul><ul><li>Ais-je le matériel et le bagage technique nécessaire ? </li></ul>

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