Chu trình bán hàng của dệt may

10,701 views
10,510 views

Published on

0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
10,701
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
262
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Chu trình bán hàng của dệt may

  1. 1. III. Thực trạng công tác kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty cổphần dệt may Huế Gatex http://www.slideshare.net/conghuy55/luan-van-da-sua-vien http://www.slideshare.net/conghuy55/luan-van-na 3. 1 Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty 3.1.1 Đặc điểm về hàng hóa Sản phẩm dệt may là loại sản phẩm có yêu cầu rất phong phú, đa dạng tuỳ thuộc vào đối tượng tiêu dùng. Người tiêu dùng khác nhau về văn hoá, phong tục tập quán, tôn giáo, khác nhau về khu vực địa lý, khí hậu, về giới tính, tuổi tác… sẽ có nhu cầu rất khác nhau về trang phục. Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu của từng nhóm người tiêu dùng trong các bộ phận thị trường khác nhau có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc tiêu thụ sản phẩm. Sản phẩm dệt may mang tính thời trang cao, phải thường xuyên thay đổi mẫu mã, kiểu dáng, màu sắc, chất liệu để đáp ứng nhu cầu thích đổi mới, độc đáo và gây ấn tượng của người tiêu dùng . Do đó để tiêu thụ được sản phẩm, việc am hiểu các xu hướng thời trang là rất quan trọng. Công ty chủ yếu là nhận gia công các sản phẩm dệt may cho các nước trong khu vực châu Á có nền kinh tế phát triển, sau đó lại xuất khẩu sang các thị trường Hoa Kỳ, Châu Âu, Đài Loan, Hàn Quốc nên tiêu dùng của khách hàng rất cao cấp, yêu cầu khắt khe về chất lượng và độ an toàn giá cả là vấn đề quyết định nhất đối với thị trường này. Các sản phẩm xuất khẩu là áo Polo Shirt, Jacket, T-shirt, quần áo thể thao, quần áo trẻ em với các nhãn hiệu nổi tiếng như Perry Ellis, Ping, Kohls, John Henry, Grand Slam, Pegatour, Colombia... Việc quản lý quá trình gia công, sản xuất loại hàng hóa này sử dụng những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng rất khắt khe như hệ thống quản lý chất luợng ISO 9001- 2000. Bên cạnh đó, công ty được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao trong nhiều năm liền và chứng nhận về Trách nhiệm tuân thủ các tiêu chuẩn xã hội trong sản xuất hàng may mặc (SA-8000) của các khách hàng lớn tại Mỹ như: Perry Ellis, Sears, Regatta,... có chứng nhận đồng nhất tiêu chuẩn về điều kiện
  2. 2. luật pháp, đạo đức, chủng tộc của tổ chức phi lợi nhuận WRAP trong sản xuất hàng may mặc... và chương trình hợp tác chống khủng bố của Hải Quan Hoa Kỳ và Hiệp hội thương mại (gọi tắt là C – TPAT ). Còn sản xuất hàng may mặc nội địa không quan trọng vì khó cạnh tranh nên mục đích chỉ là sử dụng nguồn lực dư thừa như hàng tồn kho trong xuất khẩu 3.1.2 Các phương thức tiêu thụ Phương thức bán buôn: chủ yếu công ty bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàngtức là công ty nhận hợp đồng từ các công ty dệt may lớn ở các nước châu Á về sản xuất rồi xuất khẩu sang các nước khác như Hoa Kỳ, Châu Âu, Hàn Quốc,Đài Loan…. Đây là hình thức bán chủ yếu của công ty. Ngoài ra công ty tiêu thụ hàng hóa qua phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp thông qua hệ thống cửa hàng kinh doanh và giới thiệu sản phẩm: Phương thức bán lẻ, bán qua đại lý: là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nôị bộ không mang tính chất kinh doanh. Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn vận động cuối cùng của hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Bán lẻ hàng hoá thường bán đơn chiếc hoặc khối lượng nhỏ, giá bán thưởng ổn định và thường thanh toán ngay bằng tiền mặt. Công ty tổ chức phương thức bán lẻ thông qua hệ thống các của hàng với mục đích tiêu thụ các hàng tồn kho còn lại từ hoạt động xuất khẩu, sử dụng được năng lực nhàn rỗi của công ty. Quá trình phân phối sản phẩm may mặc của công ty dệt may Huegatex Người bán lẻ Công ty DệtMay Huegatex Quầy GTSP Người TD cuối cùng Đại lý Xuất khẩu Theo đơn đặt hàng
  3. 3. 3.1.3 Phương thức thanh toán Để làm tăng tốc độ luân chuyển vốn, công ty đã nghiên cứu và chấp nhận mọiphương thức thanh toán mà bạn hàng đặt ra sao cho hai bên cùng có lợi mà không viphạm pháp luật và giữ được uy tín của công ty. a. Đối với gia công may nội địa sản xuất theo phương thức may CMPT(cutting making packing thread: đơn giá cắt, may, đóng gói, chỉ, thùng, chi phí xuất nhậpkhẩu) nên sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng. Tỷ lệgia công nội địa năm 2011 là đạt 7,2 %. b. Đối với gia công xuất khẩu: công ty HueGatex chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu, nên phương thứcthanh toán áp dụng là các phương thức thanh toán quốc tế. Hiện nay công ty có 2 đối táclớn là công ty HANSAE( Hàn Quốc) vàcông ty TECHMENT( Hồng Kông) với tỷ lệ giacông xuất khẩu năm 2011 là đạt 9,8%. HANSAE sử dụng phương thức thanh toán điện tử và thanh toán sau 7 ngày từngày giao hàng: Đây là hình thức thanh toán khá đơn giản, theo đó khách hàng ủy nhiệmcho Ngân hàng trích tài khoản của mình một số tiền nhất định chuyển cho người bán ởmột địa điểm nhất định và trong một thời gian nhất định. Thực tế, nhiều trường hợp, nhà nhập khẩu sẽ không chuyển tiền hàng cho nhà xuấtkhẩu cho đến khi nhận đầy đủ hàng. Đây là một lợi thế của nhà nhập khẩu nhưng lại làrủi ro của nhà xuất khẩu khi mà hàng hóa đã được chuyển giao nhưng tiền hàng khôngđược thanh toán, bị chậm trễ thanh toán hoặc thanh toán không đầy đủ. Tuy vậy, bênnhập khẩu cũng có thể gánh chịu rủi ro, đặc biệt trong trường hợp chuyển tiền trước khigiao hàng như: nhận toàn bộ tiền hàng trước khi giao hàng, đặt cọc, tạm ứng,…Trongtrường hợp này nhà nhập khẩu có thể sẽ phải gánh chịu rủi ro nếu tiền đã chuyển màhàng không được giao đúng thời hạn, đúng chất lượng hoặc số lượng… TECHMENT sử dụng phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit – L/C):Theo phương thức này thì một ngân hàng (ngân hàng mở L/C), theo yêu cầu của ngườimua sẽ trả một số tiền nhất định cho người bán hoặc chấp nhận hối phiếu do người này
  4. 4. ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứngtừ thanh toán phù hợp với những qui định của thư tín dụng. Đối với nhà xuất khẩu (người thụ hưởng trong L/C), cần phải kiểm tra kỹ lưỡngthư tín dụng. Bởi vì nếu có sự không phù hợp giữa L/C và Hợp đồng mua bán hàng hóaquốc tế mà nhà xuất khẩu không phát hiện ra được mà cứ tiếp tục giao hàng thì nhà xuấtkhẩu sẽ khó đòi được tiền hoặc ngược lại nếu từ chối giao hàng thì vi phạm hợp đồng. c. Đối với hàng FOB “sơ khai”: tức nhà nhập khẩu chỉ định mua nguyên phụliệu, may theo mẫu mà họ đưa ra và được hưởng 5%-10% trên giá trị sản phẩm, tỷ lệhàng FOB này trong năm 2011 là 83%.Nếu FOB “thật sự” là doanh nghiệp phải tự thiếtkế mẫu mã, chọn nguyên phụ liệu, cháo hàng (mua đứt, bán đoạn). Khách hàng của côngty chủ yếu là công ty ITOCHU (Nhật Bản). ITOCHU sử dụng thanh toán trade card, đây là cách dùng của những tập đoàn lớn.TradeCard là hình thức giao dịch thương mại điện tử mới, đang ngày càng phổ biến, ápdụng cho doanh nghiệp xuất khẩu trong lĩnh vực dệt may. Tổ chức TradeCard đứng racung cấp các dịch vụ điện tử làm cầu nối giữa người mua và người bán từ khâu ký kếthợp đồng, đối chiếu hóa đơn, chứng từ đến khi thanh toán, đảm bảo giao dịch khớp đúngvới hợp đồng hai bên đã ký kết. Phương thức thanh toán trong giao dịch TradeCard làphương thức chuyển tiền điện (TTR) thông qua ngân hàng được chỉ định vào tài khoảncủa người xuất khẩu. Phương thức này được tiến hành dựa trên hệ thống bảo mật thông tin cao củaTradeCard, được phân quyền riêng biệt đối với người sử dụng, truy cập hệ thống bằng thẻcá nhân do TradeCard cung cấp. Chương trình giao dịch tương đối dễ sử dụng, với giaodiện web cho phép người sử dụng đăng nhập hệ thống từ nhiều phương tiện kết nốiInternet khác nhau.Như vậy, hình thức giao dịch này là khá tiện ích và mức độ an toàn cao. 3.1.4 Quy trình bán hàng-thu tiền
  5. 5. Quy trình bán hàng- thu tiền mặt hàng may của công ty HueGatex gồm những bước sau: - Nhận và xét duyêt đơn đặt hàng - Phê duyệt bán chịu - Chuyển giao hàng, lập hóa đơn. - Thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Thu hồi nợ. - Các khoản giảm trừ doanh thuCác bước của Các chứng từ liên quan Sổ sách kế toán Bộ phận có liênchu trình quan- Nhận và xét Đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu Phòng kế hoạch xuấtduyêt đơn đặt mua hàng nhập khẩu, phòng kếhàng toán- Phê duyệt Hợp đồng kinh tế; hợp đồng Phòng kế hoạch xuấtbán chịu gia công may mặc, sợi. nhập khẩu; phòng kế toán tiêu thụ,công nợ; Tổng Giám đốc- Chuyển giao Phiếu xuất kho; phiếu xuất Sổ cái tài khoản doanh thu, Phòng kế hoạch xuấthàng, lập hóa kho kiêm vận chuyển nội bộ; hàng hóa nhận gia công, nhập khẩu; ngườiđơn. phiếu giao hàng; hóa đơn xuất thuế GTGT đầu ra; sổ nhật nhận; thủ kho; Tổng khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; ký bán hàng; sổ theo dõi số Giám đốc; phòng kế Tờ khai thuế quan; Chứng lượng, bảng tổng hợp số toán nhận xuất xứ; Bộ chứng từ lượng sản phẩm bán ra; thanh toán; Giấy báo có của doanh thu hàng hóa bán ra; ngân hàng; phiếu thu. sổ chi tiết theo dõi công nợ.
  6. 6. -Thu tiền mặt - Giấy báo có của ngân hàng; -Sổ quỹ, bảng kê tiền mặt; Phòng kế hoạch xuấtvà tiền qua phiếu thu; Hợp đồng thanh Sổ cái tài khoản tiền mặt, nhập khẩu; Phòng kếngân hàng toán tiền gửi ngân hàng, phải thu toán-tài chính; khách hàng. Người nhận; Thủ kho; Tổng Giám đốc; Phó Tổng Giám đốc;- Các khoản Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn Sổ nhật ký bán hàng, sổ Phòng kế hoạch xuấtgiảm trừ doanh giá trị gia tăng cái; sổ chi tiết, sổ theo dõi nhập khẩu; phòng tàithu doanh thu, sổ chi tiết công chính kế toán; khách nợ. hàng; Tổng Giám đốc- Thu hồi nợ Giấy đề nghị thanh toán; bảng Sổ nhật ký bán hàng, sổ cái Phòng tài chính kế đối chiếu công nợ. tài khoản 131,111,112, sổ toán; kế toán trường; theo dõi chi tiết, tổng hợp Tổng Giám đốc. công nợ 3.1.5 Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ Khách hàng gửi đơn đặt hàng được đến phòng kế hoạch xuât nhập khẩu, phòng này tiến hành thẩm định, xem xét đơn hàng: kiểm tra có chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền bên khách hàng, các yêu cầu đã rõ ràng, đầy đủ chưa và kiểm tra xem chủng loại, số lượng trong kho của công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng không. Nếu chấp nhận thực hiện thì trình lên cho TGĐ xem xét ký duyệt, hoặc TGĐ ủy quyền giao cho PTGĐ ký duyệt. Các Hợp Đồng Kinh Tế được kí kết giữa Công Ty và khách hàng là chứng từ ban đầu quan trọng trong chu trình Bán Hàng-Thu Tiền. Căn cứ vào Hợp Đồng Kinh Tế đã được kí kết, phòng kế hoạch xuất nhập khẩu sẽ lập Phiếu Xuất Kho chuyển cho Thủ Kho để tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho thì phòng kế hoạch xuất nhập khẩu tiến hành lập hoá đơn bán hàng và hàng ngày
  7. 7. tổng hợp hoá đơn chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phảithu. 3.1.6 Bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng-thu tiền  Ban lãnh đạo: Hoạt động tiêu thụ là một khâu quan trọng và chiếm phầnlớn tại đơn vị. Nó góp phần tạo nên hoạt động liên tục và sự tồn tại của công ty. Chính vìvậy mọi hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ luôn chịu sự quản lý chặt chẽ của bangiám đốc, luôn có sự phê duyệt của ban lãnh đạo trước tiên.  Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: Là bộ phận đầu tiên trong khâu xử lý bánhàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động dưới sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệmbáo cáo với giám đốc tất cả các vụ việc xảy ra không nằm trong sự kiểm soát của mình.Trong quá trình hoạt động phòng có nhiệm vụ sau: - Tổ chức cung ứng nguyên vật liệu, công cụ, điều hành sử dụng nguồn lựccông ty giao - Tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng để từ đó đưa ra các kếhoạch sản xuất, cung cấp sản phẩm cần thiết cung cấp và thông báo bảng giá mới nhấtcủa các sản phẩm cho khách hàng. - Phòng xuất nhập khẩu tham mưu với ban lãnh đạo công ty về các phươngán kinh doanh tối ưu. - Bộ phận này có nhiệm vụ giao dịch đàm phán trực tiếp với khách hàng vềcác điều kiện bán hàng và cung cấp dịch vụ, thanh toán... tìm ra nguồn khách hàng dồidào cho công ty, giúp cho đơn vị có thể giữ được vị thế cạnh tranh trên thị trường  Phòng tài chính kế toán:tổ chức công tác, quản lý, sử dụng, bỏa toàn, pháttriển vốn của công ty một cách hợp lý, nghiêm chỉnh thu chi tài chính, nghĩa vụ nộp ngânsách đây đủ, đúng chế độ... Trong nghiệp vụ bán hàng: -Kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu, ghi chép chi tiết phải thu khách hàng, lập báo cáo khách hàng, theo dõi đôn đốc thu hồi công nợ. - Nếu là hình thức bán chịu thì khâu xử lý cuối cùng sẽ do kế toán công nợ, - Kế toàn thanh toán: bộ phận này có trách nhiệm lập phiếu thu tiền mặt và ghi chứng từ ghi sổ thu tiền mặt.
  8. 8. - Kế toán ngân hàng: khách hàng thanh toán qua ngân hàng, bộ phận này có trách nhiệm giao dịch với ngân hàng, ghi vào chứng từ ghi sổ tiền gửi ngân hàng. - Thủ quỷ: nhận và giữ tiền thanh toán của khách hàng.  Phòng quản lý chất lượng: tổ chức kiểm soát nguyên phụ liệu đầu vào, chấtlượng trong quá trình sản xuất, đánh giá chất lượng các lô sản phẩm giao cho kháchhàng. 3.2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tạicông ty cổ phần dệt may Huế Gatex: Để đạt được mục tiêu đề ra của quản lý, công ty dệt may Huegatex đã thiết lậpcơ chế kiểm tra kiểm soát nhằm theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt động, kịp thờiphát hiện các sai sót, sữa chữa và không ngừng nâng cao hiệu năng, hiệu quả. Chu trình bán hàng - thu tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quảkinh doanh của công ty. Đồng thời, tồn tại nhiều rủi ro tiềm tàng trong bản thân cácnghiệp vụ kinh tế nên một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền hữuhiệu là rất cần thiết, nhất là công ty có làm ăn với các đối tác nước ngoài như công ty dệtmay Huegatex . 3.2.1 Môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Quan điểm, phong cách điều hành của ban lãnh đạo công ty Ban lãnh đạo công ty Huegatex có trình độ năng lực kinh doanh và tổ chức điềuhành doanh nghiệp, có phẩm chất đạo đức, sức khỏe tốt, đáp ứng yêu cầu khác theo quyđịnh tại điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Quản lý các mặt hoạt động của công ty,chú trọng thiết lập chính sách và mục tiêu chất lượng và tổ chức kiểm soát, duy trì cảithiện hệ thống quản lý chất lượng tại công ty. Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừaban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kểcả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị viphạm. đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực
  9. 9. được thiết lập. Đồng thời, công ty còn yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập. Những quy định bắt buộc của công ty thường được công bố ở tất cả các bộ phận của công ty để đảm bảo rằng tất cả các công nhân viên phải biết, cập nhật đươc và phải tuyệt đối chấp hành theo những quy định mà công ty đề ra. 3.2.1.2 cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng và thu tiềnBộ phận kế toán, thủ quỹ Bộ phận bán hàng(Phòng tài chính- kế toán) Ban lãnh đạo (Phòng kế hoạch xuât nhập khẩu) Bộ phận kho hàng 3.2.1.3 Chính sách nhân sự Ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến việc thực hiện chính sách nhân sự nhằm tạo ra môi trường kiểm soát mạnh. Với các chính sách và thủ tục, hệ thống văn bản thống nhất để tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải nhân viên… nhằm khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả. Ban lãnh đạo công ty ưu tiên lựa chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốtcăn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, năng lực sản xuất của đơn vị và chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty. Trưởng các đơn vị có nhu cầu lao động lập phiếu yêu cầu lao động, phòng nhân sự xem xét, tổng hợp trình giám đốc phê duyệt.
  10. 10. 3.2.1.4 công tác lập kế hoạch tiêu thụ Kế hoạch tiêu thụ do phòng kế hoạch xuất nhập khẩu lập ra hằng năm. Ví dụ kế hoạch tiêu thụ năm 2012: doanh thu tiêu thụ 1100 triệu đồng, tăng 8,5%so với năm 2011. Lợi nhuận 18 tỷ đồng, sản phẩm may là 8 triệu sản phẩm, tăng 43% sovới năm 2011, giá trị tính theo CM là 108 tỷ. Cuối năm, phòng kế hoạch xuất nhập khẩu, phòng tài chính-kế toán đối chiếu sốliệu kế hoạch với thưc tế. Công ty dựa vào kế hoạch này để khoán quỹ lương cho từng bộphận 3.2.1.5 Ban kiểm soát Công ty thành lập Ban kiểm soát theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp năm2005. Ban kiểm soát của công ty không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai tròtrong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báocáo tài chính, … Ban kiểm soát được trực tiếp báo cáo độc lập, khi làm việc với các cơ quan kiểmtoán thì hợp tác cởi mở, rõ ràng, minh bạch. Và ngoài tiền lương, hàng tháng ban kiểmsoát được nhận tiền thù lao theo nghị quyết của đại hội đồng cổ đông họp thường niên:đối với trưởng ban kiểm soát là 1 triệu đồng/tháng, thành viên ban kiểm soát là 800 nghìnđồng/ tháng. Năm 2010, công ty ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của hội đồng quản trịvà ban kiểm soát định hướng các chương trình hoạt động và phát triển của công ty trongtừng thời kỳ theo chức năng nhiệm vụ đề ra, xử lý kịp thời những vấn đề nảy sinh tronghệ thống quản lý điều hành. 3.2.1.6 Các yếu tố bên ngoài khác. Công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh khóc liệt, không những các công ty dệtmay nước ngoài mà các công ty dệt may trong nước 3.2.2. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng - thu tiền: Các chính sách liên quan đến hoạt động bán hàng:
  11. 11. Quy định về chiết khấu, giá bán, giảm giá hàng bán: - Công ty không có bảng giá quy định áp dụng trong thời gian 1 năm màbảng giá được lập theo từng thời điểm. Cụ thể là nhân viên marketing của phòng kếhoạch xuất nhập khẩu của công ty tiến hành tính giá và chào giá sau khi nhận yêu cầuthông báo giá từ khách hàng và sau khi kiểm tra các thông tin về chất liệu, kiểu dệt, trọnglượng và các yêu cầu đặc biệt khác của khách hàng đối với sản phẩm. - Chiết khấu hàng bán: công ty không có chính sách cụ thể. Trước đây cómột số đại lý được công ty chiết khấu mục đích là để lách thuế, nộp thuế hoa hồng, khôngnộp thuế GTGT cho nhà nước. - Chính sách giảm giá: công ty không có quy định định mức cụ thể , tùytrường hợp, từng đơn hàng, sự quen biết bạn hàng lớn, lâu năm mà công ty có sự giảmgiá khác nhau. Ký kết hợp đồng : - Công ty ký kết hợp đồng với các khách hàng dựa trên yêu cầu của họ vàkhả năng đáp ứng của công ty, tuy nhiên trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranhkhốc liệt hiện nay, có được một khách hàng là điều quý giá. Phương thức bán hàng : - Phương thức bán buôn: Bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng của kháchhàng, công ty chủ yếu bán cho các đối tác lớn. - Bán lẻ, bán qua đại lí: hình thức bán này không được sử dụng chủ yếu trongcông ty, công ty không có đại lí và thường là ký kết bán theo những hợp đồng lớn. 3.2.3. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty trongtừng giai đoạn của quy trình bán hàng - thu tiền: Chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình trong đó khối lượng các công việc,nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá lớn tuy nhiên trong thực tế hoạt động của các doanhnghiệp và liên hệ thực tế tại công ty dệt may thì chu trình này có thể khái quát qua nhữnggiai đoạn chủ yếu theo sơ đồ sau :
  12. 12. Xử lí đơn đặt hàng Xét duyệt bán chị u Chuyển giao hàng hóa và lập hóa đơn Thu tiền mặt và tiền qua ngân hàng Theo dõi công nợ Các khoản giảm trừ doanh thuHệ thống thông tin kế toán phục vụ cho quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty Hệ thống thông tin kế toán phục vụ Báo cáo kế toán liên Hệ thống chứng từ Các tài khoản và sổ sách quan
  13. 13. 3.2.3.1. Xử lí đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng PHÒNG KINH đã xác nhận KHÁCH HÀNG DOANH Đơn đặt hàng bao Sau khi kiểm tra xong gồm những yêu cầu trưởng phòng sẽ trình về: bảng báo giá, Đơn đặt hàng lên cho yêu cầu về loại vải, - Kiểm tra đơn đặt hàng đã có TGĐ xem xét ký sợi, mẫu mã, số đủ chữ kí phê duyệt của người duyệt, hoặc TGĐ ủy lượng… có thẩm quyền phía khách quyền giao cho PTGĐ hàng. ký duyệt. - Kiểm tra các yêu cầu trên đơn đặt hàng đã đầy đủ, rõ ràng chưa. - Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu của nhà máy dệt - PHÒNG TÀI CHÍNH nhuộm -may có đáp ứng đủ KẾ TOÁN yêu cầu của khách hàng không. Lưu đơn đặt hàng để theo dõi việc sản xuất và công nợ PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến phòng xuất nhập khẩu (công ty dệtmay), chuyên viên marketing của phòng xuất nhập khẩu tiến hành thẩm định, xem xét cácyếu tố khách hàng yêu cầu như đặc điểm sản phẩm T-shirt, Polo Shirt,dài tay ngắn tay,wash, in, thêu, có sử dụng hóa chất hay không? Nguyên vật liệu nhập khẩu hay trongnước, kết hợp soát xét khả năng nhà máy có đủ năng lực và thiết bị để sản xuất, hoànthành đơn hàng của nhà nhà máy dệt may, nếu công ty không đủ điều kiện đáp ứng yêucầu của khách hàng thì phòng xuất nhập khẩu sẽ có thông tin phản hồi lại cho kháchhàng.
  14. 14. Nếu công ty đáp ứng đủ các yêu cầu kỹ thuật thì chuyên viên marketing tiến hành: - Tính giá sơ bộ và báo giá cho khách hàng: Khi nhận được yêu cầu báo giáCMPT thì chuyên viên marketing chuyển tài liệu liên quan cho nhà máy may tính giá.Sau khi nhận được thông báo báo giá CMPT thì phòng này tiến hành tập hợp chi phí vàobiểu mẫu “Bảng tính đơn giá CMPTQ” số KH-M04(00-01/09/09); Còn khi nhận đượcyêu cầu báo giá FOB, đối với khách hàng chỉ định nhập khẩu nguyên liệu nhập khẩu thìnhững mã hàng có yêu cầu kỹ thuật may phức tạp chuyển cho nhà máy may tính và báogiáCM/CMPT. Những mã hàng đã làm hoặc có yêu cầu kỹ thuật may đơn giản, tương tựcác mã hàng đã làm thì áp giá CMPT tương tự. Chuyên viên marketing tiến hành tính giávà tập hợp chi phí vào biểu “Bảng tính giá thành sản phẩm may sử dụng Nguyên vật liệunhập khẩu” số KH-M05(00-01/9/09); Trong một số trường hợp khách hàng gửi bảng tínhgiá chi tiết, thì chuyên viên marketingkiểm tra chi tiết trên bảng giá khách hàng gửi. Đốivới sử dụng nguyên vật liệu trong nước làm tương tự và tập hợp chi phí vào biểu “bảngtính giá thành sản phẩm may sử dụng nguyên liệu trong nước sản xuất” số KH-M06(00-01/9/09). - Sau khi báo giá cho khách hàng, nếu khách hàng chấp nhận giá đó thì tiến hànhlập hợp đồng đơn hàng (hoặc khách hàng lập) và có 6 bản mỗi bên giữ 3 bản, sau đó gửicho đại diện của khách hàng ký duyệt và trình hợp đồng lên cho TGĐ xem xét ký duyệt,hoặc TGĐ ủy quyền giao cho PTGĐ ký duyệt. Sau khi hợp đồng được ký kết thì chuyênviên marketingsẽ lập kế hoạch sản xuất dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, còn bảnhợp đồng chính thức được chuyển đến bộ phận tài chính kế toán để theo dõi tình hình sảnxuất và công nợ của khách hàng. - Chuyên viên đơn hàng của phòng kế hoạch xuất nhâp khẩu tiếp nhận toàn bộ tàiliệu của đơn hàng từ bộ phận marketing và chuẩn bị đơn hàng: + Lập phiếu đề nghị nhà máy may ban hành định mức nguyên liệu + Lập bảng tạm tính nguyên liệu dựa trên định mức của bảng tính giá hoặc thông báo định mức tạm tính của nhà máy may. + Lập phương án triển khai sản xuất.
  15. 15. + Phương án sản xuất đã được phê duyệt tiến hành làm phiếu giao nhiệm vụ cho các nhà máy. + Tiến hành chuẩn bị nguyên phụ liệu phù hợp yêu cầu đặt ra của khách hàng. - Chuyên viên đơn hàng làm hợp đồng xuất khẩu chuyển cho chuyên viên xuấtnhập khẩu và các đơn vị (phòng tài chính kế toán…) 2 tuần sau khi nhận được đơn đặthàng. 3.2.3.2. Xét duyệt bán chịu: - Công ty không có chính sách cụ thể nào về vấn đề bán hàng cho khách hàngmua chịu. Khách hàng mới: Công ty không áp dụng chính sách bán chịu cho kháchhàng mới. Khách hàng lâu năm: việc xét duyệt bán chịu cho khách hàng lâu năm chủyếu là dựa trên sự tin tưởng,tín nhiệm của công ty đối với khách hàng do đó khả năng xảyra rủi ro của công ty trong khâu thu tiền là rất lớn. - Khách hàng lâu năm yêu cầu mua nợ thì công ty vẫn chấp nhận. - Việc xét duyệt bán chịu do TGĐ phê duyệt hoặc ủy quyền cho các PTGĐ phêduyệt và thực hiện như theo hợp đồng. - Hợp đồng có thể có yêu cầu thế chấp tài sản nếu khách hàng mua chịu. Đây là quy trình xét duyệt bán chịu đối với khách hàng lâu năm: Khách hàng truyền Phòng kế hoạch xuất nhập Kế toán tiêu thụ, thống khẩu công nợ Yêu cầu Căn cứ quy định của Đối chiếu công nợ mua chịu công ty, xem xét thông khách hàng, sổ chi tiết tin từ phòng kế toán. phải thu khách hàng Kí duyệt bán Hợp đồng cam chịu kết trả nợ (Phó) tổng giám đốc phụ trách
  16. 16. 3.2.3.3. Chuyển giao hàng hóa và lập hóa đơn Chuyên viên đơn hàng lập danh sách đóng thùng và gửi đặt chổ cho hãng tàu trước10 ngày so với ngày giao hàng. Khi có confirm booking của hãng tàu, thì chuyên viênnày làm thông báo giao hàng gửi cho nhà máy may và các đơn vị liên quan. Và sau khihàng đã được final (kiểm tra chât lượng sản phẩm lần cuối cùng trước khi xuất hàng) củaphòng quản lý chất lượng đã xong thì chuyên viên xuât nhập khẩu, chuyên viên giao hàngcủa phòng kế hoạch xuất khẩu tiến hành thủ tục giao hàng. Chuyên viên giao hàng lập lệnh xuất hàng có 3 liên, gửi lên tổng giám đốc phêduyệt. Căn cứ lệnh xuất hàng được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng, lưu lại 1 liênđể xem như là lệnh xuất hàng, 1 liên gửi cho phòng tài chính kế toán để theo dõi doanhthu, hàng tồn kho, công nợ, 1 liên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu gửi cho khách hàng đểđối chiếu nhập kho tại khách hàng và sau đó lưu lại để theo dõi doanh thu và công nợphải thu. Phòng tài chính kế toán lập hóa đơn lưu lệnh xuất hàng và ghi sổ kế toán liênquan. Đây là quy trình xuất kho hàng để bán được áp dụng ở công ty dệt may Huế :Phòng kế hoạch Khách hàng Thủ kho Phó tổng giám Phòng tài chính-xuất nhập khẩu đốc kế toán Phiếu xuất ký ký kho lưu Căn cứ đơn đặt hàng đã duyệt ký Phiếu xuất 4 2 kho Phiếu xuất Phiếu xuất 1 5 Phiếu xuất kho kho kho ký 3 Phiếu xuất kho Ghi sổ kế toán Ghi thẻ liên quan ký kho
  17. 17.  Chuyên viên xuất nhập khẩu tiến hành quy trình xuất khẩu a. Lập hồ sơ hải quan: b. Vào mạng khai hải quan điện tử tờ khai xuất khẩu: khai báo tương tự như trêntờ khai giấy c. Giao hàng tại kho công ty - Trước khi giao hàng chuyển 1 invoice 1 packinglist cho phòng kinh doanhđể làm lệnh giao hàng - Thực hiên công việc giám sát bốc hàng lên xe tải hoặc container gồm cácthành phần: chuyên viên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu, thủ kho phòng kinh doanh, thủkho nhà máy may, bảo vệ nhà máy may. Sau khi hàng đã xếp vào xe tải hoặc container,chuyển lệnh giao hàng đã xác nhận của thủ kho phòng kinh doanh cho kế toán của phòngkinh doanh để làm hóa đơn gia trị gia tăng. - Gửi toàn bộ hồ sơ hải quan niêm phong và hóa đơn GTGT cho lái xe đểchuyển cho công ty giao nhận làm thủ tục xuất khẩu và thanh lý tờ khai hải quan tại cảngxuất khẩu. d. Lập chứng từ xin cấp C/O Trong khi hàng được vận chuyển đến cảng xuất khẩu, căn cứ vào quy định củaL/C xuất khẩu (nếu thanh toán bằng L/C) hoặc tradecard’s PO (nếu thanh toán bằngtradecard) để lập chi tiết B/L gửi cho hãng tàu để làm B/L gốc. Đồng thời đề nghị hãngtàu e-mail hoặc fax B/L thảo để kiểm tra và xác nhận trước khi phát hành và gửi B/L gốc. e. Lập thủ tục xin cấp C/O f. Lập chứng từ xuất trình ngân hàng để thanh toán theo L/C: Sau khi có bộ C/O đã được chứng nhận của phòng Thương mại và Công nghiệpViệt Nam chi nhánh Đà Nẵng hoặc của phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Đà Nẵngthì tiến hành xuất trình bộ chứng từ thanh toán lên ngân hàng. Thời gian cần hoàn thànhbộ chứng từ xuất khẩu để xuất trình ngân hàng (hoặc hệ thống trardcard nếu là khách
  18. 18. hàng Supreme) là trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao hàng xuống tàu, chứng từ xuấttrình theo quy định trong L/C g. Lập Invoice và xuất trình chứng từ trên Tradecard: Sau khi có bộ C/O đã được chứng nhận của phòng Thương mại và Công nghiêpViệt Nam chi nhánh Đà Nẵng thì tiến hành làm Invoice trên mạng tradecard và đính kèmtheo chứng từ xuất khẩu (chứng từ scan), loại và số lượng chứng từ xuất trình Tradecard h. Làm thủ tục thanh lý các hợp đồng gia công và thanh toán gia công đơn vị giacông.  Khi đủ chứng từ lệnh xuất hàng, đơn đặt hàng thì chuyên viên giao hàng lậphóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên, có 3 chữ ký: người mua hàng, người bán hàng, thủtrưởng đơn vị. 1 liên gửi cho khách hàng, 1 liên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu giữ lạiđể ghi vào sổ theo dõi số lượng, doanh thu sắp bán ra, 1 liên phòng tài chính kế toán lưulại và ghi sô doanh thu và nợ phải thu. Hóa đơn đã phát hành được ghi lên bảng kê để ghi nhận doanh thu trong tháng.Nếu chuyên viên này lập sai hóa đơn phải hủy thì phải làm biên bản hủy hóa đơn nêu rõseri hóa đơn, lý do hủy và phải có sự chứng kiến của đại diện bên mua hàng. Biên bảnnày được lập 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản để đối chứng sau này.Đây cũng là một biện phápkiểm soát nhằm hạn chế gian lận khi nhân viên lập hóa đơn và kế toán cấu kết với nhauđể cố tình giấu bớt một hóa đơn nào đó nhằm biển thủ tài sản của công ty. Trường hợp,đã gửi hóa đơn sai sót cho khách hàng mới phát hiện thì phải làm biên bản điều chỉnh hóađơn. 3.2.3.4. Thu tiền mặt và tiền qua ngân hàng: a. Đối với thu tiền măt: - Khách hàng trả tiền, bộ phận kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên, 1 liên lưu ở bộphận tài chính kế toán, 1 liên lưu ở thủ quỹ để xem là lệnh thu tiền, 1 liên giao cho kháchhàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền - Phiếu thu được đánh số thứ tự trước khi sử dụng và đóng dấu đã thanh toán. Có 5chữ ký: giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỷ.
  19. 19. - Thủ quỷ kiểm tra tiền nếu đầy đủ đóng dấu đã thu tiền lên 2 liên gửi ra ngoàiphải đóng dấuvà thủ quỷ cất tiền trong két sắt và chỉ có thủ quỹ giữ chìa khóa két sắt này.  Người lập phiếu thu tách biệt với người thu tiền. - Phiếu thu được thủ quỹ ghi váo sổ quỹ.Kế toán thanh toán lập bảng kê thutiền để sau này đối chiếu với số dư tiền mặt tồn quỹ. Cuối tuần đối chiếu, kiểm kê quỹ có sự giám sát của kế toán trưởng b. Đối với thu tiền gửi ngân hàng: Sau khi lập chứng từ xuất trình với ngân hàng, ngân hàng gửi giấy báo có vềphòng tài chính- kế toán. Kế toán ngân hàng phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếptheo thứ tự liên tục ghi trên giấy báo, đối chiếu kiểm tra giữa các giấy báo liên tiếp. Căncứ vào giấy báo này, kế toán ngân hàng sẽ cập nhật vào TK TGNH. Và hàng tháng, kế toán ngân hàng kiểm tra, đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng tạingân hàng và số dư tài khoản TGNH trên sổ sách công ty để điều chỉnh hợp lý số dưTGNH trên giấy báo có và số dư trên sổ cái: - Lập bảng kê theo ngày và có người kiểm tra độc lập số tổng cộng - Lập bảng cân đối thu tiền gửi cho khách hàng Cuối quý, kế toán trưởng tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi với đại diện có thẩmquyền của ngân hàng để xác nhận số dư giữa công ty và ngân hàng. 3.2.3.5. Theo dõi công nợ: - Hợp đồng sau khi được ký kết thì được lưu bản chính tại phòng tài chinh-kế toán để phòng này theo dõi việc tiến hành sản xuất ở nhà máy và công nợ của kháchhàng, hàng ngày tiến hành cập nhật văn bản các khoản nợ còn tồn đọng cho phòng kếhoạch xuất nhập khẩu. - Kế toán tiêu thụ ghi sổ theo dõi chi tiết và sổ tổng hợp công nợ ngay khinhận được chứng từ: hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, giấy báo có. Sổ tổng hợp đượclập dựa trên sổ chi tiết công nợ nhằm tổng hợp công nợ phải thu khách hàng để theo dõicông nợ. Cuối quý, số dư cuối kỳ trên sổ tổng hợp công nợ phải khớp với sổ tổng hợp tàikhoản 131.
  20. 20. - Kế toán công nợ theo dõi chặt chẻ công nợ của khách hàng, hàng tháng báocáo tình hình công nợ để biết khách hàng nào đã đến hạn trả, quá hạn trả…. Định kỳ lậpbiên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng. Cuối quý, lập báo cáo phân tích công nợ. - Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu mở sổ theo dõi để cuối tháng đối chiếu vớivới kế toán tiêu thụ và có trách nhiệm chính đi đòi các khoản nợ, trực tiếp thực hiện đốichiếu công nợ với khách hàng. Đánh giá khả năng thanh toán và lập đề nghị về mức nợvà thời hạn thanh toán của khách hàng. Nếu khách hàng khó đòi, không đòi được (dokhách hàng phá sản, ngưng hoạt động) thì phải chấp nhận xóa nợ. Việc xóa nợ,phòng kếhoạch xuất nhập khẩu phải làm bản tường trình gửi lên GĐ phê duyệt. Trường hợp họvẫn còn tồn tại thì phòng này vẫn phải đòi nợ. - Khách hàng trả nợ thì kế toán tiêu thụ ghi giảm khoản phải thu khách hàng.Kế toán ngân hàng hay kế toán thanh toán: ký xác nhận các khoản tiền đã vào tài khoản,quỹ. Đóng dấu đã thu tiền lên phiếu thu và có trách nhiêm về các khoản tiền khách hàngđã chuyển hoặc đã nộp vào quỹ. - Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài chính- kế toán): thường xuyên kiểmtra, giám sát các hoạt động trên để xem các nhân viên đã thực hiện đúng quy định vềcông nợ. - Khách hàng nợ lâu hay nợ quá hạn rất ít khi xảy ra. Nhưng hàng năm, côngty đều trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi do phó phòng tài chính- kế toán thựchiện theo hướng dẫn thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 của bộ tài chính. Hồsơ dự phòng nợ phải thu khó đòi gồm hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ, biênbản thanh lý hợp đồng… 3.2.3.6 Các khoản giảm trừ doanh thu Trường hợp giảm giá hàng bán, các khoản chiết khấu thương mại. - Giảm giá hàng bán ít khi xảy ra chỉ trừ trường hợp khách hàng sau khi nhậnhàng thấy sản phẩm vẫn chưa thỏa mãn hết các yêu cầu đặt hàng nên khách hàng yêu cầucông ty giảm giá và tổng giám đốc cho giảm giá thì phòng kế hoạch xuất nhập khẩu lậphợp đồng điều chỉnh. Tuy nhiên công ty thường hay đổi hàng.
  21. 21. - Chiết khấu thương mại được trừ trực tiếp trên hợp đồng, đã được phòngxuất nhập khẩu thỏa thuận với khách hàng và được tổng giám đốc phê duyệt.  Trường hợp hàng bị trả lại: Việc xét duyệt hàng bán bị trả lại do tổng giámđốc phê duyệt. Khi khách hàng trả lại hàng, phòng xuất nhập khẩu nhận lại sản phẩm,tiến hành hiệp thương với khách hàng. Những khách hàng bán theo hợp đồng phải làmbiên bản đề nghị trả lại hàng, nếu được ký duyệt thì sẽ giao nhận hàng trở lại. Công ty phải chấp nhận bồi thường sản phẩm bằng cách giảm giá bán, nếu kháchhàng đã đưa sản phẩm vào sản xuất thì phải bồi thường chi phí sản xuất đó (bán spkhông đạt chất lượng). Quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, bộ phận, và tùy điều kiệnkhách quan hay chủ quan mà tiến hành xử lý theo quy định của công ty.

×