Gerenciamento de projetos aplicado a outsourcing de impressão - Thiarlei - Impressão Gerenciada

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  • 1. Gerenciamento de projetosGerenciamento de projetos ImplantaçãoImplantação de outsourcing dede outsourcing de impressãoimpressão ThiarleiThiarlei MacedoMacedo PatrocínioRealização
  • 2. Antes de IniciarAntes de Iniciar • Duração de 1:00 a 1:30; • Dúvidas pelo Chat; (Chat moderado por Rafael Oliz) • Se falhar áudio ou vídeo? • Foco no treinamento! ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Foco no treinamento! • Papel e caneta.
  • 3. ApoioApoio –– Impressão GerenciadaImpressão Gerenciada • Enttry Softwares; • Revista Reciclamais; • Lucas Chiminazzo Consultoria; • Diamond Brasil; ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Diamond Brasil; • Grupo Uniserv; • Blog do Reciclador; • Febreci.
  • 4. PatrocínioPatrocínio ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão www.enttry.com.br
  • 5. O que a Enttry Faz?O que a Enttry Faz? SaibaSaiba o que, quanto, onde e quandoo que, quanto, onde e quando osos usuários estão imprimindo.usuários estão imprimindo. GuardianGuardian PrintAccountPrintAccount GuardianGuardian SafePrintSafePrint Impressão segura liberada porImpressão segura liberada por ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Impressão segura liberada porImpressão segura liberada por biometria da impressão digital.biometria da impressão digital. GuardianGuardian PrintScoutPrintScout MonitoramentoMonitoramento de impressoras ede impressoras e coleta de contadores.coleta de contadores.
  • 6. ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Desde 1997 no mercado de Impressão/Outsourcing Atuação em outsourcing: Sócio de empresa de outsourcing (até 2010); Gestor de projetos de outsourcing; Consultor em outsourcing (Prestadores de serviço e contratantes); Desenvolvimento de softwares para controle de impressão. ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Palestrante nos seguintes eventos: MPS Conference; Outsourcing Day; Outsourcing Trends; Ciclo de palestras da Feira Reciclamais; Workshop Empreender e reciclar; Workshop Gerenciando os custos de impressão; Conferência soluções de Impressão.
  • 7. ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Formação acadêmica: Mestrado em Administração (PPGA/UFRGS). MBA Executivo Internacional (UFRGS/FSG ) Pós Graduado em Teste e Garantia da Qualidade de Software (Feevale). Graduado em Desenvolvimento de Sistemas de Informação (Ftec). Certified Tester of Brazilian Software Testing Qualifications Board (BSTQB). Técnico em eletrônica (CEFET) ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Técnico em eletrônica (CEFET) Atividade institucionais e profissionais: Diretor de Relações Institucionais do TrinoPolo. Professor de Engenharia de Software da Faculdade de Tecnologia Ftec ; Diretor Executivo da Enttry Softwares.; Consultor em outsourcing e tecnologia da informação.
  • 8. “Um empreendimento temporário, com objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único.” O que é um Projeto ?O que é um Projeto ? ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão resultado único.” PMBOK
  • 9. “Processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos O que é um Projeto ?O que é um Projeto ? ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.” NBR 10006
  • 10. ProblemasProblemas em projetosem projetos Como o cliente explicou sua necessidade Como o gerente de projeto entendeu Como a equipe projetou O que foi executado A expectativa dos stakeholders Como o projeto foi docu- mentado Como o cliente foi cobrado Do que o cliente realmente precisava Como o projeto foi suportado Quais os recursos que foram alocados
  • 11. Características básicasCaracterísticas básicas • Possui um processo prévio de planejamento; • Deve possuir parâmetros definidos e planejados de controle e avaliação; • Não é repe==vo, ou seja, é inédito;• Não é repe==vo, ou seja, é inédito; • Possui um início e um fim determinados; • Obje=va gerar um produto com especificações conhecidas e que seja claro e definido; • É realizado por pessoas; • Tem um componente de custo limitado e definido.
  • 12. PMI ProjectPMI Project ManagmentManagment InstituteInstitute BrasilBrasil http://brasil.pmi.org/
  • 13. • Gerenciamento de Escopo; • Gerenciamento de Tempo; • Gerenciamento do Custo; • Gerenciamento da Qualidade; Áreas de conhecimento do PMBOKÁreas de conhecimento do PMBOK • Gerenciamento da Qualidade; • Gerenciamento de Recursos Humanos; • Gerenciamento de Comunicação; • Gerenciamento de Risco; • Gerenciamento de Contratos/Aquisição; • Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto.
  • 14. O que é Gerência de Projetos ?O que é Gerência de Projetos ? “Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto com o objetivo de atender os requisitos do projeto.” ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão objetivo de atender os requisitos do projeto.” PMBOK
  • 15. O que sãoO que são StakeholdersStakeholders ?? Stakeholders são indivíduos, grupos de indivíduos ou organizações que podem influenciar de maneira positiva ou negativa o projeto. ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão projeto.
  • 16. Partes envolvidas no ProjetoPartes envolvidas no Projeto • Gerência do projeto - indivíduo responsável pela gerência do projeto • Cliente - indivíduo ou organização que fará uso do produto do projeto. • Organização executora - empresa cujos ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Organização executora - empresa cujos funcionários estão mais diretamente envolvidos na execução . • Patrocinador/Sponsor - Indivíduo ou grupo, que provê os recursos financeiros para o projeto
  • 17. • Equipe competente; • Condução por meio de liderança reconhecida; • Plano que mostre um caminho e com responsabilidades claras; • Alinhamento com os objetivos da empresa; Fatores CríticosFatores Críticos do Sucessodo Sucesso ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Alinhamento com os objetivos da empresa; • Acordo entre os stakeholders com relação aos objetivos; • Controle eficiente de progresso, escopo, custo e prazo utilizando ferramentas de gestão adequadas; 17
  • 18. • Comunicação constante e efetiva para todos os envolvidos; • Aplicação dos princípios da Qualidade; • Meta claramente definida; Comprometimento das partes envolvidas; Fatores CríticosFatores Críticos do Sucessodo Sucesso ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Meta claramente definida; • Comprometimento das partes envolvidas; • Inexistência de item de alto risco; • Estrutura organizacional adequada. 18
  • 19. • Conjunto de atividades que caracterizam a sequência de desenvolvimento do projeto, organizadas em fases e etapas; • Define o início e o fim de um Projeto; • Contempla as características da Ciclo de Vida do ProjetoCiclo de Vida do Projeto ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Contempla as características da organização; • O gerenciamento do projeto é executado ao longo das fases.
  • 20. CONCLUSÃO EXECUÇÃO 2 3 4 Ciclo de Vida do ProjetoCiclo de Vida do Projeto ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão NÍVEL DE ATIVIDADE CONCEPÇÃO/INICIAÇÃO Planejamento 1 2 TEMPO
  • 21. ÁREAS DE CONHECIMENTO GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO MONITORAÇÃO E CONTROLE ENCERRAMENTO INTEGRAÇÃO “Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto” Desenvolver a Declaração do Escopo Preliminar Elaborar o Plano de Gerenciamento do Escopo Orientar e gerenciar a execução do projeto Orientar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Encerrar o projeto ESCOPO Planejar e definir escopo / EAP Verificar escopo Processos e ÁreasProcessos e Áreas ChaveChave TEMPO Atividades – duração, recursos, cronograma Controle do cronograma CUSTOS Estimativa e orçamentação Controle de custos QUALIDADE Planejamento da qualidade Realizar a garantia Controlar a qualidade RECURSOS HUMANOS Planejar RH Contratar e desenvolver equipe Gerenciar equipe COMUNICAÇÕES Planejar Distribuir informações Relatórios e gestão de stakeholders RISCOS Identificar, analisar, planejar respostas Monitorar e controlar AQUISIÇÕES Planejar compras e contratações Selecionar fornecedores Administrar contratos Encerrar contrato
  • 22. Perfil do Gerente de ProjetosPerfil do Gerente de Projetos • Pró-ativo; • Perseverante; • Orientado a objetivos; • Comunicativo; • Bom ouvinte; • Planejador; • Decisivo/Decisor; • Auto-confiante; ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Comunicativo; • Motivador; • Organizado; • Facilitador; • Auto-confiante; • Team builder; • Persuasivo; • Entusiasta;
  • 23. Perfil do Gerente de ProjetosPerfil do Gerente de Projetos • Sensível a pessoas e situações; • Treinador (coaching); • Inovador; • Criativo; ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Criativo; • Sabe priorizar; • Sabe delegar;
  • 24. A Restrição TriplaA Restrição Tripla Escopo
  • 25. As 9 Áreas de Conhecimento AquisiçõesAquisições QualidadeQualidade RecursosRecursos HumanosHumanos RiscosRiscos ComunicaçãoComunicação IntegraçãoIntegraçãoAquisiçõesAquisições CustoCusto TempoTempo QualidadeQualidade EscopoEscopo IntegraçãoIntegração
  • 26. Gerência de EscopoGerência de Escopo Engloba os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para ser completado com sucesso. Inclui: ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Scope Planning Scope Definition Create WBS Scope Verification Scope Control (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Controle) (Controle)
  • 27. Gerência de TempoGerência de Tempo Engloba os processos necessários para garantir que o projeto termine dentro do prazo previsto. Inclui: Activity Definition (Planejamento) ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Activity Definition Activity Sequencing Activity Resource Estimating Activity Duration Estimating Schedule Development Schedule Control (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Controle)
  • 28. Cronograma de ProjetoCronograma de Projeto ID Atividade Predecessor Duração Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 1 Análise de requerimentos 30 dias 2 Modelagem dados 1 15 dias ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão 3 Protótipo de telas 1 5 dias 4 Detalhamento de funções 1 20 dias 5 Programação 1;2;3;4 40 dias 6 Testes 5 5 dias
  • 29. Gerência de CustosGerência de Custos Engloba os processos necessários para garantir que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Cost Estimating Cost Budgeting Cost Control (Planejamento) (Planejamento) (Controle)
  • 30. Cronograma Físico FinanceiroCronograma Físico Financeiro ID Atividade Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 TOTAL 1 Análise de requerimentos 2.500,00 500,00 3.000,00 2 Modelagem dados 1.200,00 600,00 1.800,00 3 Protótipo de 1.800,00 1.800,00 ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão 3 Protótipo de telas 1.800,00 1.800,00 4 Detalhamento de funções 2.500,00 1.600,00 4.100,00 5 Programação 1.500,00 1.500,00 3.000,00 TOTAL 2.500,00 6.000,00 3.700,0 1.500,00
  • 31. Gerência de QualidadeGerência de Qualidade Engloba os processos necessários para garantir que o projeto satisfaça as necessidades para o qual foi empreendido. Inclui a gerência de qualidade do projeto e do produto do projeto. ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Quality Planning Perform Quality Assurance Perform Quality Control (Planejamento) (Execução) (Controle)
  • 32. Gerência de Recursos HumanosGerência de Recursos Humanos Engloba os processos necessários para garantir o uso mais efetivo das pessoas envolvidas no projeto. Inclui todos os stakeholders do projeto. ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Human Resource Planning Acquire Project Team Develop Project Team Manage Project Team (Planejamento) (Planejamento) (Execução) (Controle)
  • 33. Gerência de ComunicaçãoGerência de Comunicação Engloba os processos necessários para garantir a correta geração, distribuição, armazenamento, coleta, e disposição final das informações relativas ao projeto. Inclui: ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Communication Planning Information Distribution Performance Reporting Manage Stakeholders (Planejamento) (Execução) (Controle) (Controle)
  • 34. Gerência de RiscosGerência de Riscos Engloba os processos necessários para garantir a correta identificação, análise, e resposta aos riscos do projeto; maximizando os efeitos positivos e minimizando a consequência de efeitos negativos. ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Risk Mgmt.Planning Risk Identification Qualitative Risk Analysis Quantitative Risk Analysis Risk Response Planning Risk Monitoring and Control (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Planejamento) (Controle)
  • 35. Gerência deGerência de AquisiçãoAquisição Engloba os processos necessários para compra de produtos e serviços de fora da organização executora do projeto. Purchase and Acquisitions (Planejamento) ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Purchase and Acquisitions Plan Contracting Request Sellers Response Select Sellers Contract Administration Contract Closure (Planejamento) (Planejamento) (Execução) (Execução) (Controle) (Fechamento)
  • 36. Gerência da IntegraçãoGerência da Integração Engloba os processos necessários para garantir que os vários elementos do projeto estão propriamente coordenados. Develop Project Charter (Iniciação) ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Develop Project Charter Develop Project Scope Statement Preliminary Develop Project Management Plan Direct & Manage Project Execution Monitor and Control Project Work Integrated Change Control Close Project (Iniciação) (Iniciação) (Planejamento) (Execução) (Controle) (Controle) (Fechamento)
  • 37. Plano de ProjetoPlano de Projeto • O quão detalhado deve ser um plano de projeto ? • Quando deve ser iniciada a confecção de um plano de projeto ? • Quem deve participar da confecção de um plano ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Quem deve participar da confecção de um plano de projeto ? • Quem deve receber uma cópia do plano ? • Quem é o responsável final pelo plano de projeto ?
  • 38. O que contém o Plano de Projeto ?O que contém o Plano de Projeto ? • Sumário Executivo; • Project Charter ; • WBS & Definição de Escopo / EAP (Estrutura analítica do Projeto); • Cronograma; • Plano de gerência de custos e baseline e performance; • Plano de Qualidade; ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Plano de Qualidade; • Plano de Recursos Humanos; • Plano de Comunicação, incluindo matriz de responsabilidades; • Plano de gerência de Riscos; • Plano de Aquisições; • Avaliação para fechamento do projeto; • Glossário e definições; • Outras informações.
  • 39. Por que os projetos têm sucesso?Por que os projetos têm sucesso? 1. Envolvimento do usuário; 2. Suporte da diretoria executiva ; 3. Requerimentos claramente definidos e anunciados; 4. Planejamento efetivo; ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão 4. Planejamento efetivo; 5. Expectativas realistas. Standish Group
  • 40. Taxas de Sucesso Projetos InternosTaxas de Sucesso Projetos Internos • 16% de sucesso total • 32% com sucesso parcial • 52% falharam ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • 52% falharam Standish Group
  • 41. Razões das Falhas de ProjetosRazões das Falhas de Projetos • Requesitos incompletos; • Falta de envolvimento do usuário; • Falta de recursos; • Expectativas não-realistas; ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão • Expectativas não-realistas; • Falta de apoio executivo; • Mudança nas especificações/requerimentos; • Falta de planejamento; • Produto não mais necessário.
  • 42. EstruturaEstrutura do Microsoft Projectdo Microsoft Project ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão
  • 43. Pesquisa para melhorar osPesquisa para melhorar os treinamentostreinamentos ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Valendo o PPT http://www.impressaogerenciada.com.br/pesquisa/
  • 44. Próximo treinamentoPróximo treinamento • Atendimento de suporte, SLA e softwares de controle de atendimento Quarta-feira, 25/06/2014 ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Quarta-feira, 25/06/2014 09:30h – Horário Brasília (12:30 Lisboa) http://www.impressaogerenciada.com.br/treinamentos/
  • 45. PerguntasPerguntas ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão
  • 46. Obrigado!!!Obrigado!!! Thiarlei Macedo ThiarleiThiarlei MacedoMacedo Gerenciamento de projetos de implantação de outsourcing de impressão Thiarlei Macedo thiarlei@impressaogerenciada.com.br www.impressaogerenciada.com.br.