Huong dan su dung ban day du

  • 1,212 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,212
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
16
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM HÀI HÕA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Phần mềm Lập giá thầu - SmartBid Version: SmartBid 2012 HÀ NỘI, THÁNG 11 NĂM 2011
  • 2. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa MỤC LỤC1 GIỚI THIỆU SMARTBID ..........................................................................................7 1.1 Giới thiệu chung .........................................................................................................7 1.2 Các nhóm tính năng chính .........................................................................................8 1.3 SmartBid dành cho ai ...............................................................................................122 CÁC MÀN HÌNH LÀM VIỆC CHÍNH ....................................................................12 2.1 Thông tin dự án ........................................................................................................12 2.2 Màn hình dự toán .....................................................................................................13 2.3 Màn hình lập tiến độ ................................................................................................14 2.4 Màn hình nhập bảng giá ...........................................................................................15 2.5 Màn hình nhập dự toán nhu cầu nguồn lực ..............................................................16 2.6 Màn hình thƣ viện cấu kiện......................................................................................163 THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN ................................................................................18 3.1 Thiết lập chung.........................................................................................................18 3.2 Định dạng phông chữ và số......................................................................................20 3.3 Sơ đồ Gantt ..............................................................................................................21 3.4 Lịch làm việc ............................................................................................................22 3.5 Đơn vị tiền tệ............................................................................................................22 3.6 Thiết lập sao lƣu tự động .........................................................................................23 3.7 Thiết lập ẩn hiện cột .................................................................................................24 3.8 Cập nhật bảng giá đầu chƣơng trình ........................................................................254 BÓC TIÊN LƢỢNG ..................................................................................................25 4.1 Lập danh mục công việc ..........................................................................................25 4.1.1 Chèn công việc từ thƣ viện ................................................................................25 4.1.2 Chèn công việc từ Excel ....................................................................................26 4.1.3 Nhập công việc trực tiếp ....................................................................................27 4.2 Nhóm công việc theo hạng mục ...............................................................................27 4.3 Bóc tiên lƣợng ..........................................................................................................28 4.3.1 Nhập tiên lƣợng trực tiếp ...................................................................................29 4.3.2 Tính tiên lƣợng bằng công thức .........................................................................29 4.3.2.1 Gán tham số mặc định ....................................................................................29 4.3.2.2 Lập công thức tính tiên lƣợng ........................................................................29 4.3.3 Ghi vào thƣ viện cấu kiện ..................................................................................31 4.3.4 Lấy từ thƣ viện cấu kiện .....................................................................................34 Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |2
  • 3. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 4.3.5 Báo cáo chênh khối lƣợng ..................................................................................345 LẬP BẢNG GIÁ .......................................................................................................35 5.1 Bảng giá chung và bảng giá dự án ...........................................................................35 5.2 Lập danh mục nguồn lực ..........................................................................................35 5.2.1 Lập danh mục trực tiếp ......................................................................................36 5.2.1.1 Danh mục vật liệu ...........................................................................................36 5.2.1.2 Danh mục nhân công ......................................................................................37 5.2.1.3 Danh mục máy................................................................................................38 5.2.1.4 Danh mục chi phí ...........................................................................................38 5.2.2 Cập nhật từ bảng giá khác ..................................................................................39 5.3 Các hỗ trợ khác ........................................................................................................39 5.3.1 Hiển thị công việc sử dụng hao phí ....................................................................39 5.3.2 Chuyển hao phí vào công việc ...........................................................................40 5.3.3 Xuất bảng giá ra Excel .......................................................................................40 5.3.4 Tìm kiếm ............................................................................................................416 DỰ TOÁN NGUỒN LỰC.........................................................................................41 6.1 Dự toán hao phí sàn .................................................................................................41 6.2 Chi phí trực tiếp và chi phí tổng hợp .......................................................................44 6.3 Chi phí phụ thuộc thời gian ......................................................................................44 6.4 Dự toán hao phí chào thầu .......................................................................................47 6.5 Các hỗ trợ khác ........................................................................................................48 6.5.1 Xem biểu đồ nguồn lực ......................................................................................48 6.5.2 Xuất bảng nguồn lực ra Excel ............................................................................497 TRA ĐỊNH MỨC ......................................................................................................50 7.1 Nguyên tắc chung.....................................................................................................50 7.2 Tra định mức hao phí cho công việc ........................................................................52 7.2.1 Định mức hao phí chung ....................................................................................52 7.2.2 Định mức vữa .....................................................................................................53 7.3 Bảng giá cho hao phí tra từ định mức ......................................................................54 7.4 Thay thế vật tƣ .........................................................................................................558 TÍNH GIÁ SÀN .........................................................................................................56 8.1 Biểu đồ phân tích .....................................................................................................57 8.1.1 Biểu đồ phân tích nguồn lực ..............................................................................57 8.1.2 Biểu đồ cấu tạo ...................................................................................................58 8.2 Tìm kiếm công việc..................................................................................................60 Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |3
  • 4. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 8.2.1 Tìm kiếm công việc theo tên ..............................................................................60 8.2.2 Lọc công việc theo thành tiền ............................................................................60 8.2.3 Lọc công việc thay đổi .......................................................................................61 8.2.4 Lọc công việc chƣa có nguồn lực.......................................................................619 TÍNH GIÁ CHÀO THẦU .........................................................................................62 9.1 Tính giá chào thầu theo lợi suất ...............................................................................62 9.1.1 Lợi suất của công việc ........................................................................................62 9.1.2 Lợi suất của hạng mục và dự án .........................................................................63 9.2 Tính giá chào thầu theo đơn giá chào thầu ..............................................................63 9.3 Kiểm tra lỗ lãi ..........................................................................................................6310 PHÂN TÍCH RỦI RO ................................................................................................64 10.1 Biểu đồ phân tích độ nhạy........................................................................................64 10.2 Biểu đồ tài chính ......................................................................................................6511 LẬP KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ .....................................................................................67 11.1 Tạo danh sách công việc ..........................................................................................67 11.2 Khai báo thời gian ....................................................................................................67 11.3 Tạo liên kết công việc ..............................................................................................69 11.3.1 Tạo liên kết trên sơ đồ Gantt ..............................................................................69 11.3.2 Tạo liên kết bằng cách nhập trực tiếp ................................................................69 11.4 Tạo ràng buộc công việc ..........................................................................................70 11.5 In bảng tiến độ..........................................................................................................71 11.5.1 Xuất bảng tiến độ ra file ảnh ..............................................................................71 11.5.2 Xuất bảng tiến độ ra máy in ...............................................................................7212 KẾ HOẠCH THANH TOÁN ....................................................................................73 12.1 Lập danh sách nhà cung ứng ....................................................................................73 12.2 Lập điều kiện thanh toán ..........................................................................................74 12.3 Chọn thời điểm thanh toán .......................................................................................76 12.4 Gán thầu phụ cho công việc .....................................................................................77 12.5 Lập kế hoạch phân bổ nguồn lực .............................................................................78 12.5.1 Phân bổ vật liệu ..................................................................................................78 12.5.2 Phân bổ nhân công .............................................................................................79 12.5.3 Phân bổ máy .......................................................................................................80 12.5.4 Chú ý ..................................................................................................................80 12.6 Điều chỉnh thời điểm thanh toán ..............................................................................81 12.7 Kế hoạch thanh toán của chủ đầu tƣ ........................................................................82 Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |4
  • 5. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 12.8 Biểu đồ dòng tiền .....................................................................................................83 12.9 Chi phí tài chính .......................................................................................................8513 XUẤT HỒ SƠ CHÀO THẦU ...................................................................................86 13.1 Hồ sơ chào thầu có chiết tính đơn giá ......................................................................86 13.2 Hồ sơ chào thầu không có chiết tính đơn giá ...........................................................86 13.3 Điều chỉnh hồ sơ thầu trên file Excel .......................................................................8714 CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG .................................................................................88 14.1 Cá nhân ....................................................................................................................89 14.2 Làm việc nhóm.........................................................................................................90 Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |5
  • 6. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa DANH MỤC PHÍM TẮT Chức năng Phím tắtTạo mới dự án Ctrl + NMở dự án Ctrl + OĐóng dự án đang mở Ctrl + F4Ghi dự án Ctrl + SSao chép Ctrl + CCắt Ctrl + XDán Ctrl + VXóa DelChèn công việc Ctrl + InsGhi vào thƣ viện Ctrl + ELấy từ thƣ viện Ctrl + ITìm kiếm công việc Ctrl + FDịch phải Ctrl + Dịch trái Ctrl + Chuyển hao phí vào công việc Ctrl + TXuất ra Excel Ctrl + E Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |6
  • 7. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SMARTBID1 GIỚI THIỆU SMARTBID1.1 Giới thiệu chung  Nếu căn cứ vào mức độ biến động để phân chia thì hồ sơ thầu gồm hai phần chính: phần biến động nhiều và phần tƣơng đối tĩnh. Dự toán, tiến độ và kế hoạch thanh toán là phần “động” nếu so với phần “tĩnh” là hồ sơ năng lực nhà thầu. Hồ sơ năng lực không thay đổi quá nhiều trong mỗi hồ sơ thầu và có thể chuẩn bị sẵn thì dự toán, tiến độ và kế hoạch thanh toán là những nội dung nhà thầu tính toán, cân nhắc rất kĩ lƣỡng cho mỗi công trình. Đây chắc chắn là phần khiến nhà thầu “đau đầu” nhất trong mỗi chiến dịch đấu thầu. Thêm vào đó, thời gian làm thầu ngắn, khối lƣợng công việc lớn và dễ sai sót. Nếu sai sót thì hệ quả là có thể trƣợt thầu hoặc nếu tính thiếu thì ảnh hƣởng trực tiếp đến lỗ lãi.  Việc bóc tiên lƣợng cho danh mục các công việc trong hồ sơ đấu thầu chiếm nhiều thời gian và công sức nhất. Nhƣng với phần mềm SmartBid, bạn có thể hoàn toàn yên tâm bởi một Thư viện cấu kiện đƣợc tích hợp trong phần mềm và do chính bạn xây dựng, nơi bạn lƣu lại bất kì các công việc hoặc nhóm công việc đã bóc tiên lƣợng để sử dụng lại cho các công việc tƣơng tự ở những bƣớc sau hoặc dự án sau. Chỉ sau một vài dự án, công việc bóc tiên lƣợng của bạn có thể rút ngắn rất đáng kể do bạn đã có trong tay một thƣ viện cấu kiện đầy đủ.  Một điểm vƣợt trội của SmartBid so với các phần mềm dự toán hiện có trên thị trƣờng là khả năng tính chi phí phụ thuộc thời gian. Nếu nhƣ trƣớc đây, phần lớn cán bộ dự toán quen với việc tính chi phí chỉ phụ thuộc thành phần hao phí và khối lƣợng công việc, tiến độ kéo dài thêm đều không ảnh hƣởng đến giá. Cách làm nhƣ vậy đã không tính toán đƣợc những chi phí phát sinh thêm do nguyên nhân trễ tiến độ. Thực tế, dự án chậm tiến độ sẽ làm tăng các chi phí quản lý, thuê mặt bằng thi công, lƣu kho bãi, thuê máy móc thiết bị… và ảnh hƣởng đến tất cả các đối tƣợng tham gia dự án từ chủ đầu tƣ, nhà thầu chính, thầu phụ. Phần mềm SmartBid cho phép bạn tính toán chính xác những chi phí phát sinh này theo thời gian. Từ đó xác định chi phí dự án tăng hoặc giảm khi dự án nhanh hay chậm tiến độ so với kế hoạch. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |7
  • 8. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Trong quá trình đàm phán hợp đồng, một nội dung quan trọng nhà thầu cần đàm phán với chủ đầu tƣ là kế hoạch thanh toán. Kế hoạch thanh toán vừa phụ thuộc, vừa ảnh hƣởng đến khả năng tài chính của nhà thầu, do đó ảnh hƣởng đến tiến độ chung của dự án. Với phần mềm SmartBid, bạn hoàn toàn có thể chủ động tính toán tiến độ thanh toán trên cơ sở kế hoạch dòng tiền của dự án. Trên cơ sở kế hoạch thanh toán với thầu phụ, nhà cung ứng và tự thực hiện, nhà thầu có căn cứ để đàm phán với chủ đầu tƣ lộ trình giải ngân phù hợp với yêu cầu và năng lực tài chính.  Với phần mềm SmartBid, bạn không chỉ lập bảng giá chào thầu nhanh và linh hoạt mà đồng thời lập luôn bảng tiến độ dự án. Điều này đặc biệt có ý nghĩa khi bạn muốn bổ sung hay tách nhập các công việc trong khi bóc tiên lƣợng, thì phần tiến độ cũng tự động thay đổi tƣơng ứng. Nhƣ vậy, bạn không phải mất thêm một lần nhập lại danh sách công việc cho phần tiến độ nữa, đồng thời giảm thiểu sai sót do thao tác.  Tóm lại, SmartBid là phần mềm công cụ cá nhân trợ giúp làm giá dự thầu dùng cho các nhà thầu xây dựng. Mục tiêu chính là hỗ trợ bạn làm giá dự thầu nhanh, chính xác và chỉ rõ các rủi ro bằng cách chỉ ra các vùng lỗ, lãi, hòa vốn (do biến động giá cũng nhƣ do chênh khối lƣợng) trong một bảng dự toán chào thầu.1.2 Các nhóm tính năng chính  Các nhóm tính năng chính và mô hình làm việc của SmartBid đƣợc thể hiện theo sơ đồ dƣới đây. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |8
  • 9. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Bóc tiên lƣợng  Công tác xác định tiên lƣợng là căn cứ vào hình dáng, kích thƣớc và ký hiệu của các chi tiết kết cấu trong bản vẽ thiết kế để xác định khối lƣợng công việc cần thực hiện và nhu cầu vật liệu. Những sai sót thƣờng gặp trong quá trình bóc tiên lƣợng là tính thiếu hoặc tính thừa tiên lƣợng từ bản thiết kế, tính trùng lặp hoặc bỏ sót các cấu kiện.  Trong quá trình tính toán, có rất nhiều cấu kiện tƣơng tự nhau hoặc trùng lặp hoàn toàn, chỉ khác nhau về kích thƣớc cụ thể. SmartBid hiểu đƣợc đặc điểm này nên hỗ Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |9
  • 10. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa trợ bạn tự xây dựng Thư viện cấu kiện, trong đó bạn có thể lƣu lại toàn bộ danh mục công việc, dự toán vật tƣ, các thông số của cấu kiện kèm theo công thức tính toán, bản vẽ để sử dụng lại cho các cấu kiện tƣơng tự. Đồng thời với khối lƣợng công việc bạn có thể tham số hóa và lƣu vào thƣ viện các tính toán về vật liệu cần thiết. Dự toán nguồn lực  Ngoài các hao phí chỉ phụ thuộc vào khối lƣợng, bạn có thể khai báo ngay các hao phí phụ thuộc vào thời gian. Khi đó mọi biến động tăng/giảm tiến độ của công việc và hạng mục sẽ làm tăng/giảm chi phí của công việc đó.  Khi dự toán nguồn lực để thực hiện công việc, bạn hiểu rất rõ không thể khai thác 100% nguồn lực bạn khai báo. Vật liệu, nhân công, máy đều có mất mát, hao hụt trong quá trình vận chuyển, bảo quản hay thi công. SmartBid cho phép bạn áp dụng hiệu suất sử dụng cho cả vật liệu, nhân công, máy.  Ngoài các hao phí vật liệu, nhân công, máy, SmartBid còn cho phép bạn dự toán chi phí khác nhằm tính đến các Nội dung nhà thầu phải mua trực tiếp dƣới dạng thành phẩm hoặc chi phí di chuyển máy móc, nhân công đến công trình. Chi phí khác đƣợc khai báo trực tiếp bằng giá trị, hoặc khai báo thông qua % giá trị vật liệu, nhân công, máy.  Ngoài ra, chƣơng trình còn cho phép bạn khai báo vật liệu khác, nhân công khác, ca máy khác theo % giá trị của vật liệu, nhân công, máy nhằm tính đến những giá trị không cần khai báo chi tiết mà chỉ cần khai báo tổng hợp.  Sau khi khai báo nguồn lực thực hiện, bạn xuất bảng triết tính đơn giá chi tiết ra file Excel. Lập bảng giá  Bảng giá trong SmartBid cho phép bạn quản lý đƣợc cả hai loại đơn vị, theo tiên lƣợng và theo đặt hàng. Bởi thực tế có sự khác biệt giữa đơn vị trong hồ sơ thiết kế và đơn vị đóng gói của nhà cung cấp. Ví dụ: Xi măng đơn vị tiên lƣợng là kg nhƣng đơn vị đóng gói là bao. Hỗ trợ này giúp bạn không phải thực hiện bƣớc chuyển đổi giữa giá đóng gói của nhà cung cấp và giá theo tiên lƣợng.  Ngoài ra, một số loại vật liệu nhà cung cấp báo giá bằng ngoại tệ, SmartBid cho phép sử dụng đa tệ để quản lý giá của nhà cung cấp, trên cơ sở đó đƣa ra các phân tích rủi ro liên quan đến biến động tỷ giá từ khi làm hồ sơ thầu đến khi thi công. Tính giá sàn  “Giá sàn” đƣợc hiểu là giá tối thiểu nhà thầu có thể chấp nhận đƣợc nếu không chấp nhận làm lỗ. Smartbid tính toán giá sàn dựa vào tiên lƣợng và bảng giá thị trƣờng. Trên cơ sở giá sàn đã tính toán, nhà thầu đƣa ra quyết định giá chào thầu dựa vào những cân nhắc về lợi suất và rủi ro. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |10
  • 11. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Một điểm đặc biệt là Smartbid thể hiện trực quan những chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong bảng giá sàn, phân loại theo hạng mục và theo nguồn lực. Hỗ trợ này giúp bạn xác định ngay lập tức những phần công việc nào ảnh hƣởng lớn và có tính quyết định tới giá công trình. Từ đó, bạn có cơ sở đƣa ra những quyết định điều chỉnh giá sàn để có giá chào thầu hợp lý. Tính giá chào thầu  Khi tính giá chào thầu, nhà thầu thƣờng quan tâm nhiều nhất tới những Nội dung hoặc nguồn lực chiếm tỷ trọng lớn trong công trình. Việc thay đổi khối lƣợng hay đơn giá của các công việc có tỷ trọng lớn sẽ lập tức ảnh hƣởng đến bảng dự toán. Trong khi giá chào thầu của những công việc chiếm tỷ trọng nhỏ có thể tính theo tỷ lệ % so với giá sàn. SmartBid hiểu đƣợc đặc điểm này nên cho phép bạn tính giá chào thầu linh hoạt theo hai cách: tính trực tiếp từ tiên lƣợng chào thầu với đơn giá chào thầu, hoặc tính từ giá sàn cộng thêm % tỷ suất lợi nhuận (lợi suất). Lập kế hoạch tiến độ  Trong bản chào thầu, bên cạnh bảng giá chào thầu thì phần tiến độ cũng quan trọng không kém và là một phần bắt buộc của hồ sơ thầu. SmartBid cho phép bạn lập kế hoạch tiến độ dự án, vẽ biểu đồ Gantt trực quan và in ấn dễ dàng. Bạn không cần phải sử dụng riêng bất cứ phần mềm lập kế hoạch tiến độ nào khác. Kế hoạch thanh toán  Kế hoạch thanh toán đƣợc lập trên cơ sở lập kế hoạch dòng tiền của dự án. Dòng tiền ra của dự án là kế hoạch chi suốt chiều dài dự án của nhà thầu cho thầu phụ, các nhà cung ứng và phần công việc tự thực hiện. Dòng tiền vào của dự án là kế hoạch thu suốt chiều dài dự án từ chủ đầu tƣ.  SmartBid cho phép bạn lập và quản lý kế hoạch thanh toán của dự án theo từng hạng mục công việc hoặc thành phần vật liệu, nhân công, máy. Từ đó vẽ biểu đồ dòng tiền trực quan của cả dự án theo thời gian. Trên cơ sở đó, nhà thầu đàm phán kế hoạch giải ngân với chủ đầu tƣ phù hợp với năng lực tài chính của mình. Phân tích rủi ro  Trên thực tế, nhà thầu xây dựng luôn làm việc trong môi trƣờng đầy biến động. Từ khi đấu thầu đến khi thi công, nhà thầu phải đối mặt với những biến động lớn về thị trƣờng. SmartBid hỗ trợ bạn phân tích biến động cho các phƣơng án chào thầu. Thông qua biểu đồ phân tích độ nhạy trực quan, bạn có thể theo dõi dễ dàng việc lỗ, lãi, hòa sẽ thay đổi nhƣ thế nào khi có biến động về giá vật liệu xây dựng, nhân công, máy, hay thay đổi tỷ giá ngoại tê.  Ngoài ra, biểu đồ tài chính còn cho phép bạn theo dõi đƣợc sự phân bố giá sàn theo thời gian. Cùng với biểu đồ nguồn lực, bạn biết đƣợc khối lƣợng vật liệu, nhân công, máy dự kiến sẽ sử dụng trong quá trình thi công dự án. Điều này đặc biệt có ý nghĩa Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |11
  • 12. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa trong việc lƣờng trƣớc những rủi ro tài chính để cân nhắc lợi xuất hợp lý. Ví dụ công trình có sử dụng khối lƣợng thép lớn vào 3 tháng cuối năm, đây là thời điểm khả năng giá thép sẽ lên cao nên nhà thầu cần tăng tỷ lệ % trƣợt giá của vật liệu thép, qua biểu đồ phân tích độ nhạy để quyết định lợi xuất hợp lý cho các công việc sử dụng vật liệu thép. Xuất hồ sơ chào thầu  In hồ sơ chào thầu thông qua một mẫu Excel định dạng sẵn và sử dụng chế độ in của Excel. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nhiều mẫu Excel khác nhau cho các mục đích khác nhau.1.3 SmartBid dành cho ai  Bạn là nhà thầu tƣ nhân, bạn phải thƣờng xuyên tham gia đấu thầu để kiếm nguồn việc cho doanh nghiệp. Lập giá thầu là công tác quan trọng nhƣng bạn luôn phải hoàn thành trong một thời gian cực ngắn, với số liệu khổng lồ cần phân tích nhƣng vô cùng hạn chế về mặt thông tin. Bạn phải lƣờng trƣớc đƣợc mọi biến động trên thị trƣờng giá vật liệu, nhân công, máy. Bạn phải chủ động tính đƣợc hậu quả nếu thi công kéo dài hơn dự kiến, tỷ giá ngoại tệ thay đổi hay khối lƣợng chênh lệch. SmartBid thật sự dành riêng cho bạn.  Nhƣng nếu bạn là nhà thầu tự do, công trình của bạn chỉ thực hiện trong thời gian ngắn, ít chịu sự biến động của thị trƣờng thì SmartBid còn là công cụ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả, vì chƣơng trình tích hợp đồng thời dự toán, tiến độ và bảng giá. Hơn thế nữa, nếu bạn chỉ thi công các công trình dân dụng quy mô nhỏ hoặc bạn chỉ là cá nhân muốn dự toán giá thành xây dựng công trình cho cá nhân sử dụng thì Smartbid vẫn hỗ trợ bạn tính toán rất sát thực tế giá thành công trình.  Tóm lại, SmartBid chỉ thật sự dành cho bạn nếu việc trúng thầu và lỗ lãi khi xây dựng công trình thật sự quyết định bởi giá thị trƣờng và năng lực cạnh tranh của bạn. Bạn làm thật và chuyện lỗ lãi ảnh hƣởng thật đến “túi tiền” của bạn.2 CÁC MÀN HÌNH LÀM VIỆC CHÍNH2.1 Thông tin dự án  Cửa sổ thông tin dự án thể hiện các thông tin chính của dự án gồm tên dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số ngày thực hiện. Chú ý: mặc định chƣơng trình hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án tổng hợp từ các công việc có trong dự án. Tuy nhiên, NSD có thể điều chỉnh ngày bắt đầu và kết thúc dự án bằng cách chọn lịch ngày tháng.  Về mặt dự toán, cửa sổ thông tin dự án hiển thị chi phí (vật liệu, nhân công, máy, chi phí khác) của toàn bộ dự án. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |12
  • 13. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Xét theo dự án, có hai loại chi phí gắn với dự án là chi phí trực tiếp và chi phí tổng hợp. Chí phí trực tiếp là các chi phí chung tính cho toàn dự án (khác với chi phí chi tiết của từng công việc). Tại cửa sổ Thông tin chung, NSD có thể nhập các chi phí trực tiếp tính cho dự án (chi phí cho công việc hoặc Hạng mục đƣợc nhập từ màn hình dự toán).  Chi phí tổng hợp là phép cộng của chi phí trực tiếp của cả dự án và chi phí của các công việc thành phần.  Tại cửa sổ Thông tin chung, NSD có thể nhập lợi suất cho toàn dự án từ ô Lợi suất.2.2 Màn hình dự toán  Là màn hình làm việc chính của chƣơng trình, nơi NSD nhập dữ liệu công việc, dự toán khối lƣợng sàn, tính khối lƣợng chào thầu, nhập đơn giá chào thầu và lợi suất. Màn hình thể hiện song song giá sàn và giá chào thầu thông qua tƣơng quan khối lƣợng và đơn giá để giúp NSD có thể so sánh và quyết định.  Do sự hạn chế của màn hình máy tính, NSD nên chọn hiển thị các cột dữ liệu phục vụ cho mục đích tính dự toán. Các cột dữ liệu có thể là: Hạng mục, Đơn vị tính, Khối lượng sàn, Đơn giá sàn, Thành tiền sàn, Khối lượng chào thầu, Đơn giá chào thầu, Thành tiền chào thầu, Lợi suất. Xem thêm mục 3.7 Thiết lập ẩn hiện cột. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |13
  • 14. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả Chứa các chức năng chính của chƣơng trình liên quan đến việc tạo1. Thanh thực đơn lập và lƣu trữ dữ liệu, hiển thị biểu đồ và thiết lập định dạng. Thanh thực đơn tổ chức theo dạng phân cấp. Thể hiện chức năng hay sử dụng nhất, cho phép NSD thao tác và xử2. Thanh công cụ lý dữ liệu.3. Tên các cột dữ liệu Thể hiện các thông tin cần quản lý đối với danh mục công việc.4. Vùng nhập dữ liệu Nhập danh mục công việc và các thông tin liên quan.2.3 Màn hình lập tiến độ  Là nơi NSD lập tiến độ công việc, với danh mục công việc sử dụng chung với phần bóc tiên lƣợng.  Do sự hạn chế của màn hình máy tính, NSD nên chọn hiển thị các cột dữ liệu phục vụ cho mục đích lập tiến độ. Các cột dữ liệu có thể là: Hạng mục, Số ngày, Bắt đầu kế hoạch, Kết thúc kế hoạch, Các công việc trước và Đơn vị thực hiện. Xem thêm mục 3.7 Thiết lập ẩn hiện cột. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |14
  • 15. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả1. Tên số liệu Thể hiện các thông tin cần quản lý đối với danh mục công việc.2. Vùng nhập dữ liệu Nhập ngày dự kiến thực hiện công việc.3. Sơ đồ Gantt Chƣơng trình tự động vẽ biểu đồ tiến độ dự án.2.4 Màn hình nhập bảng giá  Là nơi NSD nhập đơn giá vật liệu, nhân công, máy và các chi phí sử dụng trong dự án. Nội dung Mô tả1. Thanh công cụ Thể hiện các biểu tƣợng cho phép NSD thao tác và xử lý dữ liệu2. Phân nhóm nguồn lực Cho phép NSD lựa chọn từng nhóm nguồn lực để nhập đơn giá3. Tìm kiếm Hỗ trợ NSD tìm kiếm nguồn lực theo phân nhóm, theo mã hoặc tên4. Tên các cột dữ liệu Thể hiện các thông tin cần quản lý đối với giá nguồn lực5. Vùng nhập dữ liệu Nhập giá các nguồn lực và các thông tin liên quan Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |15
  • 16. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa2.5 Màn hình nhập dự toán nhu cầu nguồn lực  Là nơi NSD nhập dự toán khối lƣợng vật liệu, nhân công, máy, các chi phí cho từng công việc của dự án. Nội dung Mô tả Thể hiện tên và khối lƣợng sàn các nguồn lực1. Dự toán nguồn lực để tính giá sàn cần sử dụng cho danh mục công việc Thể hiện tên và khối lƣợng chào thầu các nguồn2. Dự toán nguồn lực của giá chào thầu lực cần sử dụng cho danh mục công việc Nơi NSD chọn và gán nguồn lực cho công việc,3. Vùng dự toán nguồn lực đồng thời tính tiên lƣợng dự toán, xác định hiệu suất.2.6 Màn hình thư viện cấu kiện  Là nơi phần mềm lƣu trữ sẵn các cấu kiện điển hình, đồng thời NSD có thể lƣu trữ toàn bộ thông tin công việc đã thực hiện trong bảng dự toán. NSD cũng có thể mở lại thƣ viện này để chèn công việc có thông số tƣơng tự. NSD sẽ không phải nhập lại thông số hay biểu thức tính, mà chỉ nhập lại giá trị kích thƣớc nếu thay đổi. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |16
  • 17. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả Ghi lại đƣờng dẫn tới vị trí NSD lƣu thƣ viện trên máy tính cá1. Thƣ mục lƣu trữ nhân. Liệt kê các file có trong thƣ viện tại vị trí thƣ mục lƣu trữ NSD2. Danh sách thƣ viện mẫu vừa tìm đến ở mục 1.3. Thông tin mẫu thƣ viện Tên của file, mặc định tên file là tên của công việc.4. Mô tả công việc Các thông tin NSD cần mô tả thêm về công việc. Hiển thị hình ảnh đính kèm với file. NSD có thể scan bản thiết kế5. Ảnh đính kèm chi tiết kết cấu dƣới dạng ảnh để kiểm soát độ chính xác của việc bóc tiên lƣợng. Mỗi file cho phép NSD đính kèm nhiều ảnh. Các tham số có trong biểu thức tính toán kèm theo giá trị chi tiết.6. Tham số NSD không thể thay đổi đƣợc kí hiệu thông số tại màn hình này, mà chỉ thay đổi đƣợc giá trị thông số và lƣu lại. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |17
  • 18. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa3 THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN3.1 Thiết lập chung  Cho phép NSD thay đổi cách thức hoạt động và hiển thị liên quan đến dữ liệu của chƣơng trình nhƣ bảng giá, tiên lƣợng hay dự toán nguồn lực.  Các bƣớc thực hiện: trên thanh thực đơn chọn Công cụ  Tùy chọn. Nội dung Mô tả Áp dụng cho phần Bảng giá, khi NSD chọn tính năng Cập nhật từ bảng giá khác, các dữ liệu của bảng giá mới sẽ cập nhật vào bảng giá hiện tại1. Xuất chèn danh theo loại dữ liệu NSD chọn.mục bảng giá Ví dụ: Nếu NSD chỉ chọn Vật liệu thì riêng dữ liệu vật liệu của bảng giá mới cập nhật và bảng giá hiện tại. Các dữ liệu khác (nhân công, máy, chi Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |18
  • 19. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa phí) của bảng giá hiện tại vẫn giữ nguyên. Áp dụng khi NSD bóc tiên lƣợng cho công việc cha có nhiều công việc con. - Nếu NSD chọn Cập nhật giá trị tham số, thì giá trị tham số của công việc cha sẽ áp dụng cho toàn bộ công việc con. Tuy nhiên, nếu công việc con có giá trị tham số riêng thì chƣơng trình ƣu tiên nhận giá trị tham số của công việc con trƣớc. - Nếu NSD chọn Cập nhật công thức tiên lượng, thì cả giá trị tham số và công thức tính của công việc cha sẽ áp dụng cho toàn bộ công việc con.2. Tiên lƣợng và Tuy nhiên, nếu công việc con có giá trị tham số và công thức tính riêngđơn vị tính thì chƣơng trình ƣu tiên nhận giá trị tham số và công thức tính của công việc con trƣớc. - Nếu NSD chọn Đơn vị tiên lượng, đơn vị của Vật liệu trong phần dự toán Nhu cầu nguồn lực sẽ tính theo đơn vị thiết kế. Tùy chọn này áp dụng cho bƣớc dự toán nhu cầu vật liệu cho công việc. - Nếu NSD chọn Đơn vị đặt hàng, đơn vị của Vật liệu trong phần dự toán Nhu cầu nguồn lực sẽ tính theo đơn vị đóng gói của nhà cung cấp. Tùy chọn này áp dụng cho bƣớc dự toán nhu cầu vật liệu cho công việc. Nếu NSD chọn khối lƣợng chào thầu bằng khối lƣợng sàn, thì sau khi3. Thiết lập khối tính xong giá sàn, chƣơng trình tự động áp cột giá sàn vào cột giá chàolƣợng chào thầu thầu. Nếu NSD không chọn thì cột giá chào thầu để trống. NSD nhập kí hiệu dài rộng cao mong muốn. Sau đó, khi NSD click Gán4. Tham số mặc tham số mặc định cho công việc cần bóc tiên lƣợng, kí hiệu này sẽ ápđịnh dụng. Tùy chọn này áp dụng cho bƣớc bóc tiên lƣợng. Tùy chọn này áp dụng cho bƣớc Kiểm tra công việc, thể hiện màu sắc5. Bảng màu miêu tả công việc lỗ, lãi, hòa. Tùy chọn này áp dụng cho bƣớc lập tiến độ. Nếu NSD chọn, ở cột dữ liệu6. Hiển thị giờ sau Bắt đầu kế hoạch và Kết thúc kế hoạch sẽ hiển thị cả ngày và giờ. Nếuthời gian NSD không chọn thì chỉ hiển thị ngày. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |19
  • 20. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa3.2 Định dạng phông chữ và số  Cho phép NSD thiết lập các định dạng chữ cho phần báo cáo, định dạng số hiển thị trong chƣơng trình. Nội dung Mô tả1. Định dạng phông chữ Điều chỉnh phông chữ cho dữ liệu hiển thị trên màn hình dự toán. NSD có thể điều chỉnh định dạng hiển thị số cho riêng khối lƣợng,2. Định dạng số đơn giá và thành tiền. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |20
  • 21. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa3.3 Sơ đồ Gantt  Cho phép NSD chọn các hiển thị trên sơ đồ Gantt nhƣ tiêu đề ngày tháng, hình dáng đồ thị. Do sự hạn chế của màn hình máy tính, NSD có thể tự thiết lập hiển thị tƣơng ứng với thời gian hiển thị công việc, để đảm bảo có thể nhìn đƣợc sơ đồ Gantt hợp lý. Nội dung Mô tả Chọn đơn vị thời gian cho dòng trên cùng của sơ đồ Gantt. Tùy thuộc vào số ngày thực hiện của mỗi công việc và số lƣợng công1. Tiêu đề trên việc của công trình, NSD có thể chọn đơn vị hiển thị theo ngày/tuần/tháng/năm sao cho quan sát sơ đồ Gantt dễ dàng. Chọn đơn vị thời gian cho dòng thứ hai của sơ đồ Gantt. Dòng thứ2. Tiêu đề dƣới hai hiển thị thời gian chi tiết của dòng thứ nhất, cho nên phụ thuộc vào cách NSD chọn hiển thị thời gian ở dòng thứ nhất.3. Biểu đồ Gantt của Chọn chế độ màu sắc của biểu đồ, với hai chế độ hiển thị và chế độcông việc in. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |21
  • 22. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa3.4 Lịch làm việc  Cho phép NSD lựa chọn lịch làm việc, ngày nghỉ đặc biệt, số giờ làm việc cho công thợ và ca máy… Nội dung Mô tả Xác lập ngày nghỉ đặc biệt hoặc ngày có giờ làm việc đặc biệt1. Lịch làm việc Ví dụ: NSD chọn ngày nghỉ lễ 2/9 của năm 2011.2. Số giờ làm việc Xác lập số giờ làm việc cho 1 công thợ và 1 ca máy. Xác lập các mặc định cho ngày làm việc và ngày nghỉ, và nhập thời3. Ngày làm việc gian làm việc buổi sáng và buổi chiều…3.5 Đơn vị tiền tệ  Cho phép NSD lựa chọn đơn vị ngoại tệ và khai báo tỷ giá nếu công trình có sử dụng nguồn lực báo giá bằng ngoại tệ.  Chú ý: Ngoại tệ chỉ áp dụng đối với bảng giá nguồn lực, còn đơn giá và thành tiền (cả sàn và chào thầu) đều tự động tính bằng đơn vị tiền đồng. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |22
  • 23. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa3.6 Thiết lập sao lưu tự động  Cho phép NSD lựa chọn thời gian chƣơng trình tự động sao lƣu. Các bƣớc thực hiện: 1. Trên Thanh công cụ, chọn biểu tƣởng Thiết lập sao lưu tự động. 2. Click chọn Sao lưu tự động. 3. Chọn thời gian sao lƣu. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |23
  • 24. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa3.7 Thiết lập ẩn hiện cột  Cho phép NSD lựa chọn hiện những cột dữ liệu mong muốn. Do sự hạn chế của màn hình máy tính, NSD nên chọn hiện những cột dữ liệu theo mục đích lập dự toán hoặc lập tiến độ.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên Thanh công cụ, chọn biểu tƣợng Thiết lập ẩn hiện cột. 2. Chọn những cột dữ liệu không cần hiển thị. Do mặc định của chƣơng trình là hiển thị toàn bộ các cột. Sau khi đã chọn ẩn hiện các cột và lƣu lại chƣơng trình. Khi mở lại tệp, NSD không cần chọn lại ẩn hiện cột nữa. 3. Click Chấp nhận. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |24
  • 25. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa3.8 Cập nhật bảng giá đầu chương trình  Khi NSD mở lại file dự án, nếu chƣơng trình không tìm thấy file bảng giá tƣơng ứng (hoặc file bảng giá không lƣu cùng thƣ mục với file dự án), thì chƣơng trình xuất hiện thông báo “Không mở đƣợc tệp bảng giá. NSD có chọn lại bảng giá không?”.  Nếu NSD chọn “Có”, chƣơng trình sẽ chỉ đƣờng dẫn đến file bảng giá NSD muốn cập nhật. Khi đó, toàn bộ danh mục nguồn lực và các thông tin kèm của bảng giá mới theo sẽ cập nhật vào bảng giá chung của chƣơng trình. Bảng giá chung lúc này là phép cộng của bảng giá dự án (của tệp hiện tại) và bảng giá mới cập nhât.  Nếu NSD chọn “Không”, bảng giá chung lúc này chỉ là bảng giá dự án của tệp hiện tại.4 BÓC TIÊN LƯỢNG4.1 Lập danh mục công việc  Sau khi tiếp nhận hồ sơ mời thầu, NSD đã có trong tay hồ sơ thiết kế và bảng khối lƣợng công việc. Công việc là cấu tạo cơ bản nhất của dự án và không thể chia nhỏ hơn. Bảng giá chào thầu của công trình là tổng hợp giá của từng công việc. Có 3 cách nhập danh mục công việc vào chƣơng trình  Chèn công việc từ thƣ viện  Sao chép từ Excel  Nhập trực tiếp trên màn hình dự toán 4.1.1 Chèn công việc từ thư viện  Khi NSD đã trải qua một vài dự án và tự xây dựng cho mình một thƣ viện tham số, NSD có thể sử dụng thƣ viện này để chèn các công việc có tính chất tƣơng tự. Các bƣớc thực hiện 1. Mở dự án mới, click chuột vào menu Tệp  Tạo mới dự án. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |25
  • 26. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 2. Click chuột phải trên vùng nhập dữ liệu, chọn Lấy từ thư viện. 3. Từ cửa sổ Lấy từ thư viện, chọn Thư mục lưu trữ. (Xem thêm mục 4.3.3 Thư viện cấu kiện) 4. Trong cửa sổ Danh sách thư viện mẫu, chọn file thƣ viện cần chèn. NSD có thể thay đổi giá trị các thông số cho phù hợp với công việc mới. 5. Click Chèn. 4.1.2 Chèn công việc từ Excel  Khi NSD có bảng dự toán xuất ra từ CE, NSD có thể chèn danh mục công việc và các thông số từ bảng Excel thay vì phải nhập bằng tay. Chƣơng trình cũng cho phép chèn công việc từ file Excel bất kì, chỉ cần file Excel của NSD có cấu trúc bảng dữ liệu (tên và vị trí các cột) giống cấu trúc nhập dữ liệu của chƣơng trình. Khi đó chƣơng trình nhận toàn bộ dữ liệu NSD có trong file Excel gốc. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |26
  • 27. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Các bƣớc thực hiện 1. Mở dự án mới, click chuột vào menu Tệp  Tạo mới dự án 2. Mở file Excel, copy vùng dữ liệu muốn chèn vào chƣơng trình. 3. Vào lại chƣơng trình Smartbid, click chuột phải trên vùng nhập dữ liệu, chọn Dán từ vùng đệm. 4.1.3 Nhập công việc trực tiếp  Nếu NSD chỉ có trong tay hồ sơ thiết kế và bảng khối lƣợng công việc đƣợc chủ đầu tƣ cung cấp trong hồ sơ mời thầu, NSD không có cách nào khác là nhập bằng tay danh mục công việc vào chƣơng trình. Các bƣớc thực hiện: 1. Mở dự án mới, click chuột vào menu Tệp  Tạo mới dự án 2. Click chuột trên vùng nhập dữ liệu, nhập nội dung công việc từ bàn phím. 3. Nếu NSD muốn chèn thêm công việc từ danh sách đã có, click chuột phải trên vùng nhập dữ liệu, chọn Thêm công việc 4. Nhập các thuộc tính của công việc (đơn vị tính, mô tả công việc, mã…).4.2 Nhóm công việc theo hạng mục  Sau khi đã có danh mục công việc, NSD có thể nhóm công việc theo hạng mục hoặc theo dự án. Nội dung Mô tả Định nghĩa công việc đƣợc chọn thành công việc cha1. Di chuyển công việc sang trái của công việc sau nó. Định nghĩa công việc đƣợc chọn thành công việc con2. Di chuyển công việc sang phải của công việc trƣớc nó. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |27
  • 28. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Các bƣớc thực hiện 1. Trên vùng dữ liệu, nhập tên của hạng mục hoặc dự án. Khi chƣa phân hạng mục, tên hạng mục hay dự án cũng có ý nghĩa nhƣ một công việc bình thƣờng. Ví dụ Dầm ngang 600x600x40000mm. 2. Chọn các công việc dự kiến sẽ thuộc cùng một hạng mục. Ví dụ: Các công việc trong vùng 1. 3. Click mũi tên Di chuyển công việc sang phải. Khi đó, các công việc dịch chuyển sang phải sẽ cùng thuộc hạng mục Dầm ngang 600x600x40000mm, và là các công việc thành phần của hạng mục này. Đồng thời, giá trị (khối lƣợng, đơn giá, thành tiền) của hạng mục sẽ bằng tổng giá trị của các công việc thành phần. 4. Nếu muốn bỏ việc phân nhóm theo hạng mục, click mũi tên Di chuyển công việc sang trái.4.3 Bóc tiên lượng  Trong chƣơng trình Smartbid, có hai giá trị khối lƣợng NSD phải nhập hoặc tính toán gồm: khối lƣợng sàn và khối lƣợng chào thầu. Khối lƣợng sàn: là khối lƣợng thực tế nhà thầu tính toán từ hồ sơ thiết kế. Khối lƣợng sàn có thể bằng, lớn hơn hoặc nhỏ hơn khối lƣợng mời thầu. Nếu khối lƣợng sàn lớn hơn khối lƣợng mời thầu, phần chênh lệch chỉ đƣợc thanh toán thông qua phụ lục hợp đồng. Nhà thầu dựa vào khối lƣợng sàn để tính toán việc lỗ lãi của công trình, đồng thời là căn cứ để quyết định giá chào thầu. Khối lƣợng chào thầu: là khối lƣợng nhà thầu cam kết sẽ thực hiện với chủ đầu tƣ nếu trúng thầu (phần chênh lệch khối lƣợng nếu có sẽ đƣợc thanh toán dựa vào phụ lục hợp đồng). Thông thƣờng, khối lƣợng chào thầu sẽ bằng khối lƣợng mời thầu. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |28
  • 29. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Trong chƣơng trình SmartBid, NSD có thể bóc tiên lƣợng theo hai cách: 1. Nhập tiên lƣợng trực tiếp. 2. Tính tiên lƣợng theo công thức. 4.3.1 Nhập tiên lượng trực tiếp  Khi NSD đã có trong tay hồ sơ thiết kế và bảng khối lƣợng trong hồ sơ mời thầu, NSD chỉ việc nhập bằng tay khối lƣợng công việc đã đƣợc cung cấp.  Các bƣớc thực hiện 1. Trong vùng dữ liệu, chọn công việc cần nhập khối lƣợng. 2. Tại cột Khối lượng sàn click chuột và nhập khối lƣợng cần thiết. 4.3.2 Tính tiên lượng bằng công thức  Trƣớc khi tính giá sàn, khi NSD phải kiểm tra độ chính xác của bảng khối lƣợng trong hồ sơ mời thầu. Bởi việc thừa/thiếu khối lƣợng trong hồ sơ thiết kế ảnh hƣởng lớn đến việc lỗ lãi của công trình. 4.3.2.1 Gán tham số mặc định  Trƣớc khi tính khối lƣợng theo công thức, NSD có thể tự định nghĩa các tham số mặc định. Mục đích của việc gán tham số mặc định là giảm thao tác nhập dữ liệu vào chƣơng trình. Các bƣớc thực hiện 1. Trong vùng dữ liệu, chọn công việc cần tính khối lƣợng. 2. Tại cột Khối lượng sàn, click chuột phải chọn Gán tham số mặc định 3. Nhập giá trị của Chiều dài/Chiều rộng/Chiều cao 4.3.2.2 Lập công thức tính tiên lượng  Hầu hết các chi tiết kết cấu trong bản vẽ thiết kế đều có thể chia nhỏ thành các hình học cơ bản để tính, từ đó xác định khối lƣợng công việc cần thực hiện và nhu cầu vật liệu. Thay vì phải lập chƣơng trình tính bằng Excel hay tính trên giấy, NSD có thể tính tiên lƣợng trực tiếp bằng chƣơng trình. Và quan trọng nhất là những tham số NSD khai báo ở bƣớc này có thể lƣu lại vào thƣ viện để sử dụng lại cho các công việc tƣơng tự. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |29
  • 30. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả Vùng NSD nhập các giá trị, các hệ số và công thức hình1. Nhập công thức học cần tính2. Kết quả tính Hiển thị kết quả tính toán Các bƣớc thực hiện: 1. Trong vùng dữ liệu, chọn công việc cần bóc tiên lƣợng. 2. Di chuột tới cột Khối lượng sàn, click vào biểu tƣợng dấu ba chấm “…”. 3. Trên cửa sổ Tiên lượng công việc, nhập công thức hình học cho chi tiết kết cấu cần tính. Ví dụ: Tính khối lƣợng cho Cửa khung bao gỗ sơn dầu trắng 790 x 2200 mm. Nhập: b=0.790 (chiều rộng) h=2.200 (chiều cao) :b*h (biểu thức tính) 4. Click Tính. Kết quả: b=0.790 h=2.200 b*h=1.74 Tổng khối lƣợng: 1.74 Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |30
  • 31. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 4.3.3 Ghi vào thư viện cấu kiện  NSD có thể lƣu trữ vào thƣ viện cấu kiện các tham số tiên lƣợng theo cấp công việc hoặc theo cấp hạng mục. Các bƣớc thực hiện: 1. Trong vùng dữ liệu, chọn hạng mục hoặc công việc cần ghi vào thƣ viện. Chú ý: NSD chỉ lƣu trữ vào thƣ viện công việc đã bóc tiên lƣợng bằng công thức thông qua Bảng tiên lượng. (Không lƣu đƣợc công việc nhập trực tiếp tiên lƣợng). 2. Click chuột phải, chọn Ghi vào thư viện. 3. Tại cửa sổ Ghi vào thư viện, click vào đƣờng dẫn để chọn Thư mục lưu trữ 4. Tại Danh sách thư viện mẫu, NSD có thể thay đổi tên của thƣ viện. Chọn file cần đổi tên, click chuột phải, chọn Thay đổi tên. 5. NSD có thể đính kèm ảnh vào file thƣ viện, bằng cách chọn biểu tƣợng “+” và chỉ đƣờng dẫn đến file ảnh. Chƣơng trình cho phép đính kèm tất cả các định dạng ảnh.  Nếu NSD lƣu trữ công việc theo cấp hạng mục, thì tham số tiên lƣợng đƣợc lƣu trữ ở cả ba cấp: cấp hạng mục, cấp công việc và cấp nguồn lực. Nghĩa là tham số tiên lƣợng của công việc con trực tiếp nằm trong hạng mục và tham số tiên lƣợng của nguồn lực nằm trong công việc con cũng đều lƣu trữ theo.  Nếu NSD lƣu trữ theo cấp công việc, thì tham số tiên lƣợng đƣợc lƣu trữ ở hai cấp: cấp công việc và cấp nguồn lực. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |31
  • 32. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Ví dụ 1: Bóc tiên lƣợng cho Hạng mục Tủ bếp thấp Kt 2975 x 600 x 850 mm.  Khi NSD đã khai báo tham số ở cấp hạng mục, NSD vẫn có thể khai báo tham số riêng cho công việc. Khi đó tham số thay đổi này áp dụng ở hai cấp: cấp công việc và cấp nguồn lực. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |32
  • 33. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Ví dụ 2: Trong hạng mục Tủ bếp thấp Kt 2975 x 600 x 850 mm, NSD thay đổi tham số của công việc con Nóc tủ. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |33
  • 34. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 4.3.4 Lấy từ thư viện cấu kiện  NSD có thể chèn công việc lấy từ thƣ viện cấu kiện theo cấp công việc hoặc theo cấp Hạng mục. Các bƣớc thực hiện: 1. Trong vùng dữ liệu, chọn dòng cần chèn công việc từ thƣ viện. 2. Click chuột phải, chọn Lấy từ thư viện. Chú ý: NSD chỉ chèn công việc từ thƣ viện nếu trong thƣ viện đã có danh mục công việc lƣu trữ. 3. Tại cửa sổ Lấy từ thư viện, click vào đƣờng dẫn để chọn Thư mục lưu trữ 4. Tại Danh sách thư viện mẫu, NSD chọn file cần chèn. 5. Tại bảng thông số, NSD có thể thay đổi giá trị tham số.  Nếu NSD chèn công việc theo cấp hạng mục và thay đổi giá trị tham số, thì tham số tiên lƣợng đƣợc thay đổi ở cả ba cấp: cấp hạng mục, cấp công việc và cấp nguồn lực. Nghĩa là tham số tiêng lƣợng của công việc con trực tiếp nằm trong hạng mục và tham số tiên lƣợng của nguồn lực nằm trong công việc con cũng lấy theo giá trị tham số vừa thay đổi. Xem thêm Ví dụ 2 phần 4.3.3. Ghi vào thư viện cấu kiện.  Nếu NSD chèn công việc theo cấp công việc và thay đổi giá trị tham số, thì thông số tiên lƣợng đƣợc thay đổi ở hai cấp: cấp công việc và cấp nguồn lực. 4.3.5 Báo cáo chênh khối lượng  Là báo cáo Excel liệt kê danh sách các công việc có sự khác biệt giữa khối lƣợng sàn và khối lƣợng chào thầu. Chức năng này chỉ sử dụng đƣợc khi trong dự án có ít nhất một công việc có sự khác biệt giữa khối lƣợng sàn và khối lƣợng chào thầu.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên Thanh công cụ, chọn biểu tƣợng Báo cáo chênh lệch khối lượng. 2. Chƣơng trình xuất báo cáo ra file Excel. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |34
  • 35. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa5 LẬP BẢNG GIÁ5.1 Bảng giá chung và bảng giá dự án  Bảng giá chung: Khi NSD lập danh mục nguồn lực, toàn bộ thông tin đƣợc lƣu ở bảng giá chung. Tại bảng giá chung, NSD có thể thêm bớt, xóa sửa, cập nhật từ bảng giá khác. Chƣơng trình lƣu lại mọi thay đổi ở bảng giá chung.  Bảng giá dự án: Khi NSD lựa chọn nguồn lực trong bảng giá chung để gán cho công việc (ở bƣớc dự toán nguồn lực), nguồn lực đã đƣợc chọn sẽ lƣu ở bảng giá dự án. Bảng giá dự án là tập con của bảng giá chung. NSD không thể thể thêm bớt, xóa sửa, cập nhật từ bảng giá khác khi đang làm việc ở bảng giá dự án.  Mục đich của việc tồn tại hai loại bảng giá này là do, nếu công ty NSD có một bảng danh mục nguồn lực thống nhất về tên gọi, mã và áp dụng cho toàn công ty, thì mỗi khi lập hồ sơ thầu, NSD không mất công lập bảng giá mà sử dụng bảng giá chung này. Tuy nhiên, bảng giá chung sẽ có số lƣợng danh mục nguồn lực rất lớn, có thể hàng ngàn Hạng mục khác nhau, khi đó việc chọn nguồn lực cho công việc sẽ mất nhiều thời gian, và khó kiểm soát. Bảng giá dự án nhằm giải quyết khó khăn này, bằng cách giới hạn lại các nguồn lực chỉ sử dụng cho dự án.5.2 Lập danh mục nguồn lực  Chƣơng trình chia ra 4 loại nguồn lực NSD cần phải quản lý: vật liệu, nhân công, máy và chi phí. Tại bảng giá, NSD cũng có thể nhóm nguồn lực theo Hạng mục. Ví dụ: Hạng mục vật liệu Xi măng gồm: Xi măng PC-30 Xi măng PC-40 Xi măng PC-50  Các bƣớc thực hiện: Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |35
  • 36. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả Định nghĩa nguồn lực đƣợc chọn thành nguồn lực cha1. Di chuyển hao phí sang trái của nguồn lực sau nó. Định nghĩa nguồn lực đƣợc chọn thành nguồn lực con2. Di chuyển hao phí sang phải của nguồn lực trƣớc nó. 1. Trên màn hình Dự toán, click vào biểu tƣởng Bảng giá chung. 2. Trên vùng dữ liệu Bảng giá chung, nhập tên của nguồn lực. Khi chƣa nhóm theo Hạng mục, các nguồn lực cùng cấp. 3. Chọn các nguồn lực dự kiến sẽ thuộc cùng một Hạng mục. 4. Click mũi tên Di chuyển hao phí sang phải. 5. Nếu muốn bỏ việc phân nhóm nguồn lực theo Hạng mục, click mũi tên Di chuyển hao phí sang trái. 6. Nếu muốn xóa nguồn lực, chọn nguồn lực cần xóa và nhấn nút Delete. 5.2.1 Lập danh mục trực tiếp  Khi NSD chỉ có trong tay bảng báo giá vật liệu hoặc máy móc của nhà cung cấp gửi bằng bƣu điện hoặc fax, NSD không có cách nào khác là nhập bằng tay danh mục nguồn lực vào chƣơng trình. 5.2.1.1 Danh mục vật liệu Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |36
  • 37. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả NSD phải nhập mã của vật liệu đầu tiên, trƣớc khi nhập1. Mã các thông tin khác. Mã phải đảm bảo duy nhất, không trùng lặp.2. Tên Tên của vật liệu có thể trùng nhau. Đơn vị khối lƣợng vật liệu theo đóng gói của nhà cung3. Đơn vị đặt hàng cấp, ghi trong bảng báo giá.4. Giá thực tế theo đặt hàng Giá của nhà cung cấp, theo đơn vị đóng gói. Đơn vị khối lƣợng vật liệu ghi trong hồ sơ thiết kế. Đơn vị tiên lƣợng có thể khác với đơn vị đặt hàng. Sự khác5. Đơn vị tiên lƣợng biệt đó dƣợc điều chỉnh thông qua hệ số quy đổi. Ví dụ: Keo 325, đơn vị đặt hàng là Thùng, đơn vị tiên lƣợng là m2. Hệ số quy đổi là: m2=thùng/30. Giá cho một đơn vị khối lƣợng sau khi quy đổi từ đơn6. Giá thực tế theo tiên lƣợng vị đóng gói sang đơn vị tiêng lƣợng7. Ảnh đính kèm Đƣờng dẫn của file ảnh đính kèm. 5.2.1.2 Danh mục nhân công Nội dung Mô tả NSD phải nhập mã của nhân công đầu tiên, trƣớc khi nhập các thông1. Mã tin khác. Mã phải đảm bảo duy nhất, không trùng lặp.2. Tên Tên của nhân công có thể trùng nhau.3. Đơn vị tính Đơn vị mặc định của chƣơng trình là “Công”4. Giá thực tế Giá của nhà cung cấp theo báo giá.5. Ảnh đính kèm Đƣờng dẫn của file ảnh đính kèm. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |37
  • 38. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 5.2.1.3 Danh mục máy Nội dung Mô tả NSD phải nhập mã của nhân công đầu tiên, trƣớc khi nhập các thông1. Mã tin khác. Mã phải đảm bảo duy nhất, không trùng lặp.2. Tên Tên của nhân công có thể trùng nhau.3. Đơn vị tính Đơn vị mặc định của chƣơng trình là “Công”4. Giá thực tế Giá của nhà cung cấp theo báo giá.5. Ảnh đính kèm Đƣờng dẫn của file ảnh đính kèm. 5.2.1.4 Danh mục chi phíNội dung Mô tả NSD phải nhập mã của chi phí trƣớc khi nhập các thông tin khác. Mã phải đảm1. Mã bảo duy nhất, không trùng lặp.2. Tên Tên của chi phí có thể trùng nhau.Chú ý: Giá của các danh mục chi phí không khai báo tại bảng giá mà khai báo trực tiếp tại dựtoán nguồn lực. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |38
  • 39. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 5.2.2 Cập nhật từ bảng giá khác  Nhà thầu có thể xây dựng một bảng giá chung cho toàn công ty, bảng giá này đƣợc cập nhật giá thƣờng xuyên và áp dụng chung cho các dự án. Khi đó, NSD không phải xây dựng bảng giá riêng mà cập nhật bảng giá chung. Khi NSD cập nhật từ bảng giá khác, toàn bộ danh mục nguồn lực và giá nguồn lực đƣợc nhập vào dự án.  Các bƣớc thực hiện: 1. Tại màn hình Bảng giá chung, click vào biểu tƣợng Cập nhật từ bảng giá khác. 2. Tại màn hình Mở file, chọn thƣ mục chứa file bảng giá cần cập nhật. Trong chƣơng trình Smartbid, file bảng giá lƣu với phần mở rộng là *.ppl 3. Chƣơng trình cũng cho phép cập nhật bảng giá từ file Excel bất kì, chỉ cần file Excel của NSD có cấu trúc bảng dữ liệu (tên và vị trí các cột) giống cấu trúc nhập dữ liệu của bảng giá. Khi đó chƣơng trình nhận toàn bộ dữ liệu NSD có trong file Excel gốc.5.3 Các hỗ trợ khác 5.3.1 Hiển thị công việc sử dụng hao phí  Trong bảng giá, NSD có thể chọn một loại nguồn lực (vật liệu, nhân công, máy, chi phí) và hiển thị tất cả các công việc có sử dụng nguồn lực đó. Hỗ trợ này đặc biệt có ý nghĩa khi NSD cần tìm kiếm các công việc sử dụng một nguồn lực nào đó để thay thế bằng nguồn lực khác. Các bƣớc thực hiện: 1. Trong vùng dữ liệu Bảng giá chung, chọn nguồn lực. Ví dụ: Vật liệu Sơn dầu trắng. 2. Click chuột phải, chọn Hiển thị công việc sử dụng hao phí. Khi đó, chƣơng trình liệt kê danh sách các công việc có sử dụng vật liệu Sơn dầu trắng. 3. Nếu NSD muốn thay thế tất cả công việc sử dụng Sơn dầu trắng bằng Sơn Pu nâu đậm. Trong Thanh công cụ, click chọn bảng Nhu cầu nguồn lực. 4. Từ danh sách công việc sử dụng Sơn dầu trắng đã liệt kê ở bƣớc trƣớc đó, lần lƣợt thay đổi vật liệu Sơn dầu trắng bằng Sơn Pu nâu đậm trên màn hình Thành phần hao phí sàn. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |39
  • 40. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 5.3.2 Chuyển hao phí vào công việc  Trong bảng giá, NSD có thể chọn một loại nguồn lực (vật liệu, nhân công, máy, chi phí) và chuyển vào công việc sẽ sử dụng nguồn lực đó. Hỗ trợ này giúp NSD có thể dự toán nguồn lực theo hai chiều, hoặc chọn công việc trƣớc gán nguồn lực sau, hoặc chọn nguồn lực trƣớc gán vào công việc sau.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trong vùng dữ liệu dự án, chọn công việc muốn chuyển nguồn lực vào. 2. Trong vùng dữ liệu Bảng giá chung, chọn nguồn lực và đánh dấu chọn vào ô vuông. Ví dụ: Vật liệu Sơn dầu trắng. 3. Click chuột phải, chọn Chuyển hao phí vào công việc. 5.3.3 Xuất bảng giá ra Excel  Khi cần in ấn bảng giá hoặc chuyển bảng giá cho bộ phận khác xử lý, NSD có thể xuất bảng giá ra Excel.  Các bƣớc thực hiện 1. Tại màn hình Bảng giá chung, click vào biểu tƣợng Xuất ra Excel. 2. Tại màn hình Ghi lại, chọn thƣ mục sẽ chứa file bảng giá Excel. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |40
  • 41. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 3. Đặt tên cho file bảng giá Excel. Sau đó , NSD có thể cập nhật lại bảng giá từ chính file Excel này. 5.3.4 Tìm kiếm  Chƣơng trình hỗ trợ NSD tìm kiếm danh mục bảng giá theo mã hoặc theo tên.  Các bƣớc thực hiện: 1. Tại màn hình Bảng giá chung, click chọn tìm kiếm Theo mã hoặc Theo tên. 2. Tại nhập từ khóa Tìm kiếm, nhập mã hoặc từ khóa muốn tìm. 3. Click vào biểu tƣợng Tìm tiếp. Chƣơng trình sẽ bôi xanh hàng dữ liệu có thông tin trùng với từ khóa tìm kiếm. Chú ý: Nếu trong bảng giá có nhiều dữ liệu phù hợp với từ khóa tìm kiếm, chƣơng trình sẽ tìm lần lƣợt, NSD chỉ cần tiếp tục click vào biểu tƣợng Tìm tiếp.6 DỰ TOÁN NGUỒN LỰC  Sau khi xác định khối lƣợng công việc cần thực hiện, NSD cần dự toán nhu cầu vật liệu, nhân công, máy và chi phí để thực hiện khối lƣợng công việc đã bóc tiên lƣợng. Đây là cơ sở tính ra giá sàn.  Chú ý: Dự toán nhu cầu vật liệu, nhân công, máy và chi phí để thực hiện một đơn vị khối lƣợng công việc.6.1 Dự toán hao phí sàn  Trƣớc hết, NSD lập dự toán cho từng công việc.  Các bƣớc thực hiện 1. Tại màn hình dự toán, click vào biểu tƣợng Nhu cầu nguồn lực. 2. Chọn công việc cần tính dự toán để gán các nguồn lực cần thiết: Vật liệu, Nhân công, Máy, Chi phí. 3. Lần lƣợt tính dự toán cho tất cả công việc cho đến hết. Chú ý: NSD chỉ gán nhu cầu nguồn lực cho công việc sau khi đã nhập danh mục (vật liệu, nhân công, máy, chi phí) trong Bảng giá chung. Trong quá trình gán nguồn lực, nếu thiếu thì phải quay trở lại Bảng giá chung để bổ sung. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |41
  • 42. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả NSD có thể chọn mã của nguồn lực (đã thiết lập trong bảng giá), chƣơng trình tự động gán tên nguồn lực tƣơng ứng với mã đã chọn.1. Mã Nếu công ty NSD đã thiết lập hệ thống mã chuẩn và thống nhất sử dụng chung, thì việc gán nguồn lực theo mã sẽ rất nhanh. NSD cũng có thể chọn nguồn lực theo tên. NSD không cần dò tìm tên vật liệu trong danh sách hàng nghìn thứ, chƣơng trình hỗ trợ2. Tên NSD tìm kiếm tên nhanh bằng cách gõ kí tự đầu của tên nguồn lực. Ví dụ: NSD gõ kí tự “Sơn”, danh sách các vật liệu sẽ thu hẹp chỉ còn lại các vật liệu bắt đầu bằng từ “sơn”. Là khối lƣợng theo thiết kế, để thực hiện đƣợc một đơn vị khối lƣợng công việc.3. Khối lƣợng thiết kế Ví dụ: Để làm phần khung viền cho một bộ kệ trang trí kích thƣớc 962 x 220 x 60 mm, cần 1.7m2 sơn dầu trắng. Là tỷ lệ tính theo % khả năng sử dụng hiệu quả nguồn lực. Hệ số này nhằm tính đến các hao hụt trong quá trình thi công thực tế của các công việc. Ví dụ, vật liệu Sơn dầu trắng, do quá trình pha trộn thì hiệu suất sử dụng chỉ còn 80% (hao hụt mất 20%). Hiệu suất sử dụng có thể quy định chung theo từng nhóm ngành4. Hiệu suất sử dụng hoặc quy định riêng cho từng công ty. Khi lập dự toán nguồn lực, chƣơng trình cho phép NSD khai báo hiệu suất sử dụng này. Đặc biệt, NSD có thể áp dụng hiệu suất sử dụng ở cấp dự án, cấp Hạng mục hoặc cấp công việc. Nếu NSD áp dụng hiệu suất sử dụng ở công việc cha, thì toàn bộ công việc con cũng tự động áp dụng cùng hệ số đó. Sau khi tính đến phần hao hụt do thi công hoặc vận chuyển, chƣơng5. Khối lƣợng dự toán trình tính ra khối lƣợng thực tế để thực hiện đƣợc phần khối lƣợng Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |42
  • 43. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa thiết kế. Ví dụ: Nếu hiệu suất sử dụng của vật liệu Sơn dầu trắng là 80%, thì để làm phần khung viền cho một bộ kệ trang trí kích thƣớc 962 x 220 x 60 mm, cần 2.12 m2 sơn dầu trắng (thay vì 1.7m2 sơn dầu trắng cho bộ kệ cùng kích thƣớc, khi hiệu suất sử dụng là 100%).6. Số tiền Hiển thị thành tiền của nguồn lực. Số tiền = Khối lƣợng x Đơn giá.7. Lợi suất NSD nhập lợi suất trực tiếp của công việc từ cửa sổ hao phí sàn. Áp dụng cho hao phí vật liệu. Chƣơng trình cho phép NSD nhập Vật liệu khác có giá trị bằng % tổng chi phí của các vật liệu có8. Vật liệu khác trong công việc. Chú ý: Mã của vật liệu khác đƣợc tự động sinh ra là VLK. Trong Bảng giá, phần Vật liệu, NSD không thể khai báo bất kì loại vật liệu nào có mã trùng với VLK. Áp dụng cho hao phí nhân công. Chƣơng trình cho phép NSD nhập Nhân công khác có giá trị bằng % tổng chi phí của các nhân công9. Nhân công khác có trong công việc. Chú ý: Mã của nhân công khác đƣợc tự động sinh ra là NCK. Trong Bảng giá, phần Nhân công, NSD không thể khai báo bất kì loại nhân công nào có mã trùng với NCK. Áp dụng cho hao phí máy. Chƣơng trình cho phép NSD nhập Máy khác có giá trị bằng % tổng chi phí của các máy có trong công việc.10. Máy khác Chú ý: Mã của máy khác đƣợc tự động sinh ra là MK. Trong Bảng giá, phần Ca máy, NSD không thể khai báo bất kì loại máy nào có mã trùng với MK. Chú ý:  Riêng phần Chi phí cũng đƣợc xem nhƣ là một hao phí của công việc, NSD có thể nhập tiền trực tiếp hoặc tính chi phí thông qua % giá trị của từng vật liệu, nhân công, máy, chi phí hoặc tổ hợp của các thành phần nguồn lực trên.  Chú ý, khi tính hao phí trực tiếp cho hạng mục, phần chi phí khác có thể tính theo % giá trị vật liệu/nhân công/máy/chi phí của riêng hạng mục hoặc tính theo % giá trị vật liệu/nhân công/máy/chi phí của tổng hợp các công việc con có trong hạng mục. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |43
  • 44. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa6.2 Chi phí trực tiếp và chi phí tổng hợp  Chi phí trực tiếp là phần chi phí tính cho riêng công việc hoặc cho riêng hạng mục.  Chi phí tổng hợp là chi phí trực tiếp của hạng mục cộng với chi phí trực tiếp của các công việc thành phần có trong hạng mục.  Chi phí tổng hợp chỉ có ở cấp hạng mục.  Các bƣớc thực hiện: 1. Tại màn hình dự toán, click vào biểu tƣợng Nhu cầu nguồn lực. 2. Chọn hạng mục cần gán chi phí trực tiếp. 3. Chọn nút Trực tiếp, gán các hao phí cần thiết: Vật liệu, Nhân công, Máy, Chi phí tƣơng tự nhƣ gán hao phí cho công việc. 4. Click chọn nút Tổng hợp để xem hao phí trực tiếp của Hạng mục và hao phí các công việc con thành phần.6.3 Chi phí khác  Là thành phần chi phí tính trực tiếp bằng tiền mà không thuộc thành phần chi phí vật liệu, nhân công hoặc máy. Phần mềm SmartBid sử dụng Chi phí khác nhằm tính đến những chi không xác định đƣợc chi tiết qua đơn vị khối lƣợng. Có 2 thành phần chi phí khác ngƣời dùng cần quan tâm gồm: o Chi phí khác của công việc o Chi phí khác của hạng mục Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |44
  • 45. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 6.3.1 Chi phí khác của công việc  Là thành phần chi phí tính trực tiếp cho công việc, tính bằng tiền mặt, không xác định cụ thể thuộc vật liệu, nhân công hay ca máy.  Có thể khai báo bằng cách gõ trực tiếp giá trị tiền hoặc thông qua % giá trị chi phí vật liệu, nhân công, máy của công việc.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên thanh công cụ, click chọn biểu tƣợng Nhu cầu nguồn lực. 2. Tại màn hình dự toán, chọn công việc cần gán chi phí khác. 3. Trên cửa sổ Nhu cầu nguồn lực, click chọn nút Trực tiếp, gán Chi phí khác cho công việc. 4. Nhập trực tiếp giá trị tiền tại cột Số tiền. 5. Hoặc click chọn dấu “…”. Trên cửa sổ Tính tiền chi phí, nhập giá trị % để tính chi phí khác theo Vật liệu, Nhân công, Máy, Chi phí hoặc tổ hợp các giá trị trên. 6.3.2 Chi phí khác của hạng mục  Là thành phần chi phí tính trực tiếp cho hạng mục, tính bằng tiền mặt, không xác định cụ thể thuộc vật liệu, nhân công hay ca máy.  Có thể khai báo bằng cách gõ trực tiếp giá trị tiền hoặc thông qua % giá trị chi phí vật liệu, nhân công, máy của công việc.  Chú ý: ở cấp hạng mục, NSD có thể khai báo chi phí khác thông qua % giá trị vật liệu, nhân công, máy của hao phí riêng hạng mục, hoặc của hao phí tổng hợp hạng mục (hao phí của cả riêng hạng mục và các công việc con thành phần). Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |45
  • 46. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên thanh công cụ, click chọn biểu tƣợng Nhu cầu nguồn lực. 2. Tại màn hình dự toán, chọn hạng mục cần gán chi phí khác. 3. Nhập trực tiếp giá trị tiền tại cột Số tiền. 4. Hoặc click chọn dấu “…”. Trên cửa sổ Tính tiền chi phí, nhập giá trị % để tính chi phí khác theo Vật liệu, Nhân công, Máy, Chi phí hoặc tổ hợp các giá trị trên. 5. Nếu NSD muốn khai báo chi phí khác thông qua % giá trị vật liệu, nhân công, máy của hao phí riêng hạng mục, trên cửa sổ Nhu cầu nguồn lực, click chọn nút Trực tiếp, sau đó gán Chi phí khác cho công việc. Trên cửa sổ Tính tiền chi phí, click chọn ô Vật liệu, hoặc Nhân công, hoặc Ca máy, hoặc Chi phí hoặc tổ hợp nhiều ô. 6. Nếu NSD muốn khai báo chi phí khác thông qua % giá trị vật liệu, nhân công, máy của hao phí tổng hợp hạng mục (hao phí của cả riêng hạng mục và các công việc con thành phần), trên cửa sổ Nhu cầu nguồn lực, click chọn nút Trực tiếp, sau đó gán Chi phí khác cho công việc. Trên cửa sổ Tính tiền chi phí, click chọn ô Tổng hợp.6.4 Chi phí phụ thuộc thời gian  NSD có thể khai báo các hao phí phụ thuộc vào thời gian ngay tại cửa sổ dự toán nguồn lực, phần Hao phí sàn.  Đối với các nguồn lực đã gắn hao phí phụ thuộc vào thời gian, việc thay đổi tiến độ của công việc (tăng hoặc giảm) sẽ làm tăng Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |46
  • 47. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa hoặc giảm chi phí của công việc.  Các bƣớc thực hiện: 1. Tại màn hình dự toán, click vào biểu tƣợng Nhu cầu nguồn lực. 2. Chọn công việc hoặc hạng mục cần gán chi phí. 3. Click chuột phải chọn Hao phí phụ thuộc thời gian. Khi đó, tại vị trí hao phí sẽ tự động sinh ra biểu tƣợng đồng hồ, đánh dấu hao phí đó là phụ thuộc theo thời gian. 4. Nhập Khối lượng thiết kế của hao phí. Chú ý: Khối lƣợng thiết kế cần nhập là khối lƣợng để thực hiện một đơn vị khối lƣợng công việc trong một đơn vị thời gian. Để nhập đúng, NSD cần chia khối lƣợng thiết kế dự kiến cho thời gian dự kiến thực hiện công việc. Ví dụ: NSD cần nhập thành phần hao phí Máy cẩu 25 tấn cho công việc Đổ bê tông, khối lƣợng công việc là 100m3. Thực hiện việc đổ 100m3 bê tông dự kiến trong 2 ngày. Đổ 1m3 bê tông cần 0.09 ca máy cẩu 25 tấn. Khi đó, Khối lượng thiết kế của Máy cẩu 25 tấn cho công việc Đổ bê tông là 0.09 ca máy/2 ngày= 0.045 ca. Giá trị cần nhập là 0.045.6.5 Dự toán hao phí chào thầu  NSD có thể điều chỉnh nhu cầu nguồn lực cho các công việc để có một bản chào thầu hợp lý. Chƣơng trình Smartbid cho phép NSD quản lý song song hao phí sàn và hao phí chào thầu, nghĩa là kiểm soát đƣợc sự lỗ lãi thật của dự án và tính cạnh tranh của bản chào thầu.  Đối với dự toán hao phí chào thầu, NSD không nhất thiết phải nhập từng thành phần vật liệu, nhân công, máy mà có thể lấy theo hao phí sàn. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |47
  • 48. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Các bƣớc thực hiện: 1. Tại màn hình dự toán, click vào biểu tƣợng Nhu cầu nguồn lực. 2. Chọn hạng mục cần tính dự toán. Chọn bảng Thành phần hao phí chào thầu. 3. Click chuột phải chọn Lấy theo hao phí sàn. Chú ý: NSD có thể thay đổi giá trị khối lƣợng của các thành phần hao phí để tăng hoặc giảm giá chào thầu theo ý muốn.6.6 Các hỗ trợ khác 6.6.1 Xem biểu đồ nguồn lực  Cho phép NSD hiển thị biểu đồ giá trị vật liệu, nhân công, máy của công việc hoặc hạng mục theo thời gian.  Các bƣớc thực hiện: 1. Tại màn hình dự toán, chọn công việc hoặc hạng mục cần hiển thị biểu đồ nguồn lực. 2. Tại cửa sổ Nhu cầu nguồn lực, chọn loại nguồn lực cần hiển thị. 3. Click chuột phải chọn Xem biểu đồ. 4. Chƣơng trình hiển thị Biểu đồ nhu cầu nguồn lực. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |48
  • 49. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả1. In biểu đồ Xuất biểu đồ trực tiếp ra máy in. NSD chọn hiển thị nguồn lực theo khoảng thời gian, chọn2. Các lựa chọn hiển thị biểu đồ tỉ lệ thời gian theo Ngày/Tháng, Tuần/Tháng, Tháng/Năm.3. Biểu đồ theo thời gian Thể hiện giá trị nguồn lực từng ngày/tuần/tháng Thể hiện giá trị nguồn lực sau khi cộng dần theo4. Biểu đồ cộng dồn ngày/tuần/tháng. 6.6.2 Xuất bảng nguồn lực ra Excel  Khi cần in ấn bảng khối lƣợng hao phí hoặc chuyển bảng giá cho bộ phận khác xử lý, NSD có thể xuất bảng khối lƣợng hao phí ra Excel.  Các bƣớc thực hiện 1. Tại màn hình dự toán, chọn công việc hoặc hạng mục cần hiển thị bảng khối lƣợng hao phí. 2. Tại cửa sổ Nhu cầu nguồn lực, chọn loại nguồn lực cần xuất ra bảng Excel. Bạn có thể chọn nhiều loại nguồn lực bằng cách click chuột đồng thời nhấn phím Shift. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |49
  • 50. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 3. Click chuột phải chọn Xuất ra Excel. 4. Chọn đƣờng dẫn lƣu file Excel và đặt tên File.7 TRA ĐỊNH MỨC7.1 Nguyên tắc chung  NSD có thể tra định mức của mọi công việc có trong danh mục dự toán. Các công việc đƣợc tra cứu theo mã hoặc theo tên. Nguyên tắc là NSD có thể tra mã hoặc tên công việc gần nhất với thông tin NSD nhớ.  Các công việc sau khi tra xong định mức sẽ copy toàn bộ thành phần hao phí vào danh mục Hao phí sàn. NSD có thể thay thế thành phần vật liệu/nhân công/máy cho phù hợp với thị trƣờng hoặc báo giá của nhà cung cấp. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |50
  • 51. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả NSD chọn loại định mức cần tra. Chƣơng trình hỗ trợ 4 loại định1. Danh sách định mức mức 1776, 1777, 1778, 1779.2. Danh mục công việc Liệt kê danh sách những công việc cần tra định mức, sau khi NSDcần tra chọn công việc từ màn hình dự toán. Sau khi NSD chọn định mức cần tra, cửa sổ hiển thị danh mục công việc có trong định mức. Mục đích để NSD có thể tìm thấy công việc3. Danh mục công việc cần tra khi không nhớ mã hay tên công việc. Đồng thời, sau khi NSDcủa định mức nhập tên công việc hoặc mã công việc cần tra, chƣơng trình tự động định vị và bôi đen công việc tìm thấy. NSD có thể nhập mã công việc hoặc tên công việc cần tra. Nguyên4. Tìm công việc cần tắc là NSD có thể tra mã hoặc tên công việc gần nhất với thông tintra từ định mức NSD nhớ. Chƣơng trình sẽ tự động tìm kiếm công việc có mã hoặc tên trùng với từ khóa NSD đã tìm. NSD có thể tra tất cả thông tin của công việc gồm hao phí vật liệu,5. Nội dung thông tin nhân công, máy và hƣớng dẫn áp dụng. Hoặc có thể chọn một hoặccần tra tổ hợp các thông tin trên. Chú ý: NSD chọn tra thông tin nào, cửa sổ Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |51
  • 52. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa thông tin công việc chỉ hiển thị thông tin đó. Hiển thị thông tin liên quan đến công việc đang tra gồm Mã công6. Thông tin công việc việc, Tên công việc, Đơn vị tính. Hiển thị thành phần vật liệu, nhân công, máy có trong công việc sau khi tra. - Mã: là mã vật liệu, nhân công, máy có trong định mức. - Thành phần hao phí: chi tiết tên vật liệu, nhân công, máy tra từ định mức. - Khối lƣợng: khối lƣợng chi tiết vật liệu, nhân công, máy tra từ định7. Nguồn lực mức. Chú ý: Đối với vật liệu vữa, nếu tra theo cấp phối vữa thì khối lƣợng của thành phần cấp phối đã đƣợc nhân với tỷ lệ hao hụt. Ví dụ: Tra định mức công việc AF.15213 Bê tông cầu cảng mối nối bản dầm cần 1.03m3 vữa, khi đó khối lƣợng xi măng PC, cát vàng Ml>2, nƣớc đƣợc nhân thêm với hệ số 1.03.8. Hƣớng dẫn áp dụng Hiển thị hƣớng dẫn áp dụng của công việc trong định mức. Với những công việc sử dụng vữa, NSD tiếp tục tra vữa theo tên vữa hoặc cấp phối vữa.9. Tra vữa - Nếu coi vữa là vật liệu cơ bản: sau khi tra, hao phí hiển thị tên vữa. - Nếu coi vữa là vật liệu tổ hợp: sau khi tra, hao phí hiển thị cấp phối vữa.7.2 Tra định mức hao phí cho công việc 7.2.1 Định mức hao phí chung Các bƣớc thực hiện:  Trên màn hình dự toán, click chọn tên công việc cần tra định mức (NSD có thể chọn một lúc nhiều công việc bằng cách ấn phím Shift).  Click chuột phải chọn Tra cứu công việc.  Chƣơng trình tự động hiển thị cửa sổ Tra cứu định mức.  Trên cửa sổ Danh mục công việc cần tra, chọn công việc. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |52
  • 53. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Trong cửa sổ Danh sách định mức, chọn loại định mức cần tra.  Chƣơng trình tự động hiển thị danh mục công việc thuộc định mức. NSD có thể tìm công việc cần tra mà không cần tìm theo mã hoặc tên.  Nếu NSD nhớ mã hoặc tên công việc, nhập từ khóa cần tra vào ô Tìm kiếm, click Tìm kiếm.  Chƣơng trình tự động định vị và bôi đen công việc tìm thấy trong danh mục công việc định mức.Click chọn công việc cần tìm từ định mức.  Khi đó, cửa sổ Nguồn lực hiển thị toàn bộ hao phí vật liệu, nhân công, máy của công việc vừa tra.  Đồng thời, tại cột Mã công việc đã hiển thị mã công việc đầy đủ vừa tra đƣợc.  Click chọn Cập nhật, khi đó hao phí của công việc từ định mức đƣợc cập nhật vào Hao phí sàn của công việc trên màn hình dự toán.  Tại cột Mã công việc và Thông tin định mức trên màn hình dự toán, chƣơng trình cập nhật mã và tên định mức vừa tra. 7.2.2 Định mức vữa  Nếu công việc sử dụng vữa, NSD có thể tiếp tục tra tên vữa hoặc cấp phối vữa. Các bƣớc thực hiện:  Trong danh mục Nguồn lực của công việc vừa tra có thành phần Vữa. Click chuột vào dấu ba chấm “…”.  Chƣơng trình tự động hiển thị cửa sổ tra định mức vữa.  NSD nhập mã vữa hoặc tên vữa vào ô Tìm kiếm. Chƣơng trình tự động liệt kê loại vữa có tên vữa hoặc mã vữa trùng với từ khóa vừa tìm.  Click chọn nút Vật liệu cơ bản nếu muốn tra tên vữa, click chọn Vật liệu tổ hợp nếu muốn tra cấp phối vữa. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |53
  • 54. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Click chọn loại vữa cần tra.  Khi đó trên cửa sổ Nguồn lực, hao phí công việc đã thêm thành phần vữa chi tiết. Nếu coi vữa là vật liệu cơ bản thì sau khi tra, hao phí hiển thị tên vữa. Nếu coi vữa là vật liệu tổ hợp thì sau khi tra, hao phí hiển thị cấp phối vữa.  Khi đó, trên cửa sổ Tra cứu định mức, tại cột Mã vữa, chƣơng trình tự động điền mã loại vữa NSD vừa tra.  Click chọn Cập nhật, khi đó hao phí của công việc có vữa từ định mức đƣợc cập nhật vào Hao phí sàn của công việc trên màn hình dự toán. Thành phần vật liệu hiển thị tên vữa hoặc cấp phối vữa.  Tại cột Mã vữa trên màn hình dự toán, chƣơng trình cập nhật mã vữa vừa tra.7.3 Bảng giá cho hao phí tra từ định mức  Sau khi tra công việc từ định mức, toàn bộ hao phí tra từ định mức đƣợc tự động lƣu vào Bảng giá theo từng thành phần Vật liệu, Nhân công, Máy.  Một điểm cần chú ý, các thành phần hao phí tra từ định mức đƣợc nhóm chung vào hạng mục Định mức với mã và tên nhƣ sau: o Hao phí vật liệu: Mã DM_VL_Mã vật liệu trong định mức. Ví dụ: mã DM_VL_2667 Gạch ống 8x8x19. o Hao phí nhân công: Mã DM_VL_Mã nhân công trong định mức. Ví dụ: mã DM_NC_35 Nhân công bậc 3.5/7. o Hao phí máy: Mã DM_VL_Mã máy thi công trong định mức. Ví dụ: mã DM_CM_173 Cần trục tháp 25 tấn.  Chú ý: Với các thành phần hao phí tra từ định mức, Bảng giá chỉ lƣu Mã hao phí, Tên hao phí và Đơn vị tiên lượng. NSD phải điền Đơn vị Đặt hàng và Giá thực tế theo đặt hàng tƣơng ứng. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |54
  • 55. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa7.4 Thay thế vật tư  Sau khi tra hao phí vật liệu/nhân công/máy của công việc từ định mức, NSD có thể thay thế các thành phần hao phí trên theo danh mục vật tƣ theo báo giá của nhà cung cấp.  NSD có thể thay thế vật tƣ một lần cho toàn dự án hoặc chọn thay cho từng phần hạng mục công trình. Nếu NSD đứng ở cấp dự án để thay thế vật tƣ, vật tƣ đƣợc thay thế sẽ áp dụng cho toàn bộ các công việc con có sử dụng loại vật tƣ đó. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |55
  • 56. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Các bƣớc thực hiện thay thế vật tƣ một lần cho toàn dự án: 1. Trên cửa sổ Thông tin dự án, chọn loại vật liệu (hoặc nhân công, máy) cần thay thế. 2. Click chuột phải chọn Thay thế vật tư. 3. Trên cửa sổ Lựa chọn hao phí chọn loại vật tƣ thay thế. Khi đó, chƣơng trình tự động thay thế toàn bộ vật tƣ đã chọn cho hao phí ở các công việc con. Đồng thời Bảng giá dự án sẽ không hiển thị danh mục vật tƣ định mức. Khi NSD xuất Hồ sơ chào thầu, toàn bộ công việc đã thay thế vật tƣ, bảng Tổng hợp vật tƣ sẽ chỉ còn vật tƣ thay thế theo giá thị trƣờng và báo giá của nhà cung cấp. Chú ý: NSD có thể thay thế vật tƣ cho từng công việc con hoặc thay thế cho từng hạng mục.8 TÍNH GIÁ SÀN  Sau khi NSD hoàn thành việc lập danh mục công việc, lập bảng giá và dự toán nhu cầu nguồn lực, chƣơng trình tự động tính ra khối lƣợng sàn, đơn giá sàn và thành tiền sàn. Giá sàn là căn cứ để quyết định giá chào thầu. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |56
  • 57. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa8.1 Biểu đồ phân tích 8.1.1 Biểu đồ phân tích nguồn lực  Cho phép NSD biết đƣợc vật liệu (hoặc nhân công, máy, chi phí) nào nhiều tiền nhất trong công trình. Biểu đồ thể hiện giá của các nguồn lực chiếm tỷ trọng lớn nhất, do đó có ảnh hƣởng lớn đến giá toàn công trình. NSD có thể tùy chọn số lƣợng nguồn lực cần hiển thị. Ví dụ: hiển thị giá mƣời loại vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong công trình, hoặc hiển thị giá năm loại nhân công chiếm tỷ trọng lớn nhất trong công trình. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |57
  • 58. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả NSD có thể chọn in biểu đồ ra file ảnh Bitmap hoặc xuất1. Tùy chọn in biểu đồ ra máy in. Thể hiện giá của các vật liệu (hoặc nhân công, hoặc máy,2. Biểu đồ vật tƣ chính (hoặc hoặc chi phí) chiếm tỷ trọng lớn nhất trong công trìnhnhân công chính, ca máy chính) dƣới dạng biểu đồ cột, sắp xếp theo thứ tự nhỏ dần. Thể hiện tỷ lệ % về giá của từng loại nguồn lực trong toàn3. Biểu đồ tỷ trọng các nguồn lực bộ giá thành công trình. Cho phép NSD chọn đơn vị tiền hiển thị VNĐ, triệu động,4. Lựa chọn hiển thị đơn vị tiền trăm triệu đồng, tỷ đồng. Cho phép NSD chọn số lƣợng nguồn lực cần hiển thị,5. Lựa chọn hiển thị biểu đồ thông qua số cột của biểu đồ. 8.1.2 Biểu đồ cấu tạo  Cho phép NSD biết đƣợc hạng mục nào chiếm nhiều tiền nhất trong công trình. Biểu đồ thể hiện giá của các hạng mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong công trình. NSD có thể tùy chọn số lƣợng hạng mục cần hiển thị. Ví dụ: hiển thị giá ba hạng mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong công trình. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |58
  • 59. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả NSD có thể chọn in biểu đồ ra file ảnh Bitmap hoặc xuất1. Tùy chọn in biểu đồ ra máy in. Thể hiện giá sàn, giá chào thầu và lợi nhuận của công2.Thông tin lợi nhuận trình. Thể hiện tỷ lệ % về giá của từng hạng mục trong toàn bộ3. Biểu đồ tỷ trọng các hạng mục giá thành công trình. Cho phép NSD chọn đơn vị tiền hiển thị VNĐ, triệu động,4. Lựa chọn hiển thị đơn vị tiền trăm triệu đồng, tỷ đồng. Cho phép NSD chọn số lƣợng hạng mục cần hiển thị,5. Lựa chọn hiển thị biểu đồ thông qua số cột của biểu đồ. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |59
  • 60. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa8.2 Tìm kiếm công việc  Cho phép NSD biết những công việc nào chiếm nhiều tiền nhất trong công trình. Nếu các biểu đồ thể hiện và so sánh giá trị (thành tiền) của các nguồn lực (vật liệu, nhân công, máy, chi phí) thì lọc công việc có mục đích so sánh giá trị của các công việc thành phần. Từ đó giúp NSD xác định đƣợc các công việc có giá trị (thành tiền) lớn nhất hoặc nhỏ nhất, nghĩa là có ảnh hƣởng nhiều nhất hoặc ít nhất đến dự toán chung của công trình. Việc tăng hay giảm giá chào thầu sẽ tập trung vào việc tăng hay giảm giá trị của các công việc có tỷ trọng lớn. 8.2.1 Tìm kiếm công việc theo tên  Chƣơng trình cho phép tìm kiếm tên công việc theo từ khóa.  Các thực hiện: 1. Trên thanh công cụ Thanh tiện ích, chọn biểu tƣợng Tìm công việc theo tên. 2. Trong bảng Tìm kiếm công việc, nhập từ khóa. 3. Click Tìm tiếp. 8.2.2 Lọc công việc theo thành tiền  Chƣơng trình sắp xếp lại giá trị (thành tiền) của tất cả công việc cần thực hiện trong công trình theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần  Các bƣớc thực hiện: Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |60
  • 61. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 1. Trên thanh công cụ Thanh tiện ích, chọn biểu tƣợng Lọc công việc theo thành tiền. 2. Click chọn giá trị Thành tiền công việc mong muốn. Nội dung Mô tả1. Thành tiền theo thực tế Giá sàn của công việc2. Thành tiền theo chào thầu Giá chào thầu của công việc 3. NSD có thể chọn cách sắp xếp thứ tự hiện thị công việc bằng cách click nút Tăng dần hoặc Giảm dần. 4. Click Chấp nhận. 5. Để trở lại màn hình dự toán ban đầu, click Không lọc. 8.2.3 Lọc công việc thay đổi  Mục đích là tìm ra những công việc có sự khác biệt giữa giá sàn và giá chào thầu.  Các bƣớc thực hiện 1. Trên thanh công cụ Thanh tiện ích, click chọn biểu tƣợng Lọc công việc thay đổi. Chƣơng trình liệt kê danh sách các công việc có giá chào thầu khác giá sàn và cắm cờ đỏ. 2. Để trở lại màn hình dự toán ban đầu, click Không lọc. 8.2.4 Lọc công việc chưa có nguồn lực  Trong quá trình dự toán nhu cầu nguồn lực, có thể NSD quên chƣa gán nguồn lực cho một số công việc. Tính năng này trợ giúp NSD liệt kê danh sách công việc chƣa dự toán nhu cầu, để bổ sung nếu cần thiết.  Các bƣớc thực hiện: Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |61
  • 62. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 1. Trên thanh công cụ Thanh tiện ích, click biểu tƣợng Lọc công việc chưa có nguồn lực. 2. Click việc mong muốn.9 TÍNH GIÁ CHÀO THẦU  Ngay khi tính ra giá sàn, chƣơng trình mặc định lấy giá sàn làm giá chào thầu. Nghĩa là sau khi bóc tiên lƣợng và lập bảng giá, NSD chỉ cần dự toán nhu cầu nguồn lực là có đồng thời giá sàn và giá chào thầu. Tuy nhiên, giá chào thầu ban đầu (lấy bằng giá sàn) chỉ là cơ sở để đƣa ra giá chào thầu cuối cùng sau các bƣớc phân tích và so sánh.  Có hai cách NSD có thể tính giá chào thầu: 1. Tính đơn giá chào thầu theo lợi suất 2. Nhập đơn giá chào thầu trực tiếp9.1 Tính giá chào thầu theo lợi suất  Việc nhập khối lƣợng chào thầu và đơn giá chào thầu có thể mất nhiều thời gian trong khi hồ sơ thầu phải hoàn thành trong thời gian rất ngắn. Do đó, chƣơng trình cho phép NSD tính giá chào thầu thông qua giá sàn nhân với một lợi suất kì vọng nào đó. Lợi suất có thể áp dụng cho từng công việc thành phần, từng Hạng mục hoặc chung cho cả dự án. 9.1.1 Lợi suất của công việc  Các bƣớc thực hiện: 1. Trong vùng dữ liệu, chọn công việc cần tính giá chào thầu. 2. Tại cột Lợi suất, click chuột và nhập giá trị lợi suất. Chú ý: Khi NSD nhập giá trị lợi suất của công việc, khối lƣợng chào thầu của công việc không thay đổi (mặc định lấy bằng khối lƣợng sàn), chỉ thay đổi đơn giá chào thầu và thành tiền chào thầu. 3. NSD cũng có thể nhập Lợi suất của công việc trực tiếp từ cửa sổ Nhu cầu nguồn lực Hao phí sàn. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |62
  • 63. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 9.1.2 Lợi suất của hạng mục và dự án  Đối với hạng mục hoặc dự án, thành phần chi phí gồm chi phí trực tiếp và chi phí tổng hợp (xem thêm mục 6.2 Chi phí trực tiếp và chi phí tổng hợp). Do đó, khi nhập lợi suất, NSD có thể nhập lợi suất cho từng thành phần chi phí này. Nhập lợi suất cho chi phí trực tiếp  Các bƣớc thực hiện: 1. Trong vùng dữ liệu, chọn hạng mục cần tính lợi suất. 2. Trên thanh công cụ, chọn biểu tƣởng Nhu cầu nguồn lực. 3. Trong cửa sổ Hao phí sàn, nhập giá trị vào ô Lợi suất. Chú ý: . Nếu NSD nhập giá trị lợi suất trực tiếp của hạng mục, chƣơng trình tự động tính lại lợi suất tổng hợp của cả hạng mục (gồm lợi suất của các công việc thành phần). Nhập lợi suất cho chi phí tổng hợp.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trong vùng dữ liệu, chọn hạng mục cần tính lợi suất. 2. Tại cột Lợi suất, click chuột và nhập giá trị lợi suất. Chú ý: . Nếu NSD nhập giá trị lợi suất cho cả hạng mục, toàn bộ các công việc con của hạng mục cũng đƣợc tính giá chào thầu từ giá trị lợi suất của hạng mục. Tƣơng tự nếu NSD nhập giá trị lợi suất cho cả công trình. 3. NSD cũng có thể nhập giá trị lợi suất tại ô Lợi suất trong cửa sổ Hao phí sàn.9.2 Tính giá chào thầu theo đơn giá chào thầu  Ngay khi tính ra giá sàn, toàn bộ khối lƣợng sàn và đơn giá sàn đƣợc tự động lấy làm khối lƣợng chào thầu và đơn giá chào thầu. Nhƣ vậy, ban đầu giá chào thầu bằng giá sàn. Tuy nhiên NSD hoàn toàn có thể thay đổi khối lƣợng và đơn giá chào thầu bằng cách thay trực tiếp các giá trị này, để cuối cùng đạt đƣợc giá chào thầu mong muốn.9.3 Kiểm tra lỗ lãi  Sau khi NSD đã thay đổi giá chào thầu (khác với giá chào thầu mặc định bằng giá sàn ban đầu), chƣơng trình cho phép NSD kiểm tra trạng thái lỗ, lãi hay hòa vốn của từng công việc, từng Hạng mục và của toàn bộ công trình. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |63
  • 64. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên Thanh công cụ, chọn biểu tƣợng Kiểm tra công việc. 2. Trạng thái lãi, lỗ hay hòa vốn của từng công việc đƣợc thể hiện qua việc thay đổi màu sắc chữ trên màn hình dự toán. NSD có thể tùy chọn màu sắc thể hiện. 3. Muốn quay trở lại màn hình ban đầu, click lại biểu tƣợng Kiểm tra công việc.10 PHÂN TÍCH RỦI RO10.1 Biểu đồ phân tích độ nhạy  Biểu đồ thể hiện sự biến đổi về giá của các nguồn lực hoặc các Hạng mục chiếm tỷ trọng lớn trong công trình dƣới sự ảnh hƣởng của các nhân tố biến động, từ đó ảnh hƣởng tới giá chào thầu và lợi nhuận toàn công trình. Ví dụ: Giá xi măng PC40 của toàn công trình sẽ biến động thế nào khi trƣợt giá 20%. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |64
  • 65. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả1. Biểu đồ phân bố giá trị nguồn Thể hiện giá của các nguồn lực chiếm tỷ trọng lớn nhấtlực công trình trong công trình2. Biểu đồ phân bố giá trị hạng Thể hiện giá của các Hạng mục chiếm tỷ trọng lớn nhấtmục công trình trong công trình NSD có thể lựa chọn xuất biểu đồ ra dạng ảnh Bitmap3. Tùy chọn in hoặc xuất biểu đồ ra máy in. Nhập và điều chỉnh các thông số biến động (trƣợt giá,4. Các thông số biến động thay đổi tỷ giá)10.2 Biểu đồ tài chính  Chƣơng trình cho phép NSD hiển thị biểu đồ tài chính theo hai loại giá trị: giá trị theo thời gian hoặc giá trị cộng dồn.  Biểu đồ tài chính theo thời gian: Biểu đồ thể hiện sự phân bố giá sàn của Hạng mục hoặc của dự án theo thời gian.  Biểu đồ tài chính cộng dồn: Biểu đồ thể hiện giá trị cộng dồn của giá sàn theo thời gian.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên màn hình dữ liệu, chọn Hạng mục hoặc dự án cần xem biểu đồ. 2. Trên Thanh công cụ, click chọn Biểu đồ tài chính. Chú ý: NSD chỉ có thể xem đƣợc biểu đồ khi Hạng mục hoặc dự án đã lập xong tiến độ. 3. Trên màn hình Biểu đồ tài chính, click chọn nút Theo thời gian (hoặc chọn nút Cộng dồn). 4. NSD có thể điều chỉnh khoảng thời gian trên biểu đồ, bằng cách trên màn hình Biều đồ tài chính, click cọn biểu tƣợng Lựa chọn biểu đồ. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |65
  • 66. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |66
  • 67. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa11 LẬP KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ11.1 Tạo danh sách công việc  Nếu NSD đã tạo danh sách công việc từ bƣớc lập dự toán thì không cần tạo lại danh sách công việc cho phần tiến độ nữa, do phần dự toán và lập tiến độ sử dụng chung danh mục công việc. Điều đó cũng có nghĩa là, mọi thay đổi hay thêm bớt công việc ở bƣớc dự toán đều cập nhật vào phần tiến độ.  Tuy nhiên, NSD hoàn toàn có thể lập danh sách công việc và lập tiến độ dự án (phần dự toán không làm hoặc làm sau).11.2 Khai báo thời gian  Sau khi đã có danh sách công việc của dự án, NSD khai báo thời gian cần hoàn thành công việc, chƣơng trình vẽ sơ đồ Gantt thể hiện tiến độ của toàn dự án. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |67
  • 68. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả Liệt kê danh sách công việc của dự án. NSD có thể nhóm các công1. Hạng mục việc theo hạng mục, theo dự án. Nhập tổng thời gian (tính bằng ngày) cần thiết để hoàn thành công2. Số ngày việc. NSD chỉ cần nhập ngày bắt đầu thực hiện cho công việc đầu tiên của dự án. Các công việc sau đó, chƣơng trình sẽ tự tính ra ngày bắt đầu kế3. Bắt đầu kế hoạch hoạch khi NSD hoàn thành khai báo ràng buộc công việc. Tuy nhiên, NSD cũng có thể nhập trực tiếp ngày/tháng/năm theo định dạng của chƣơng trình, hoặc click chuột để chọn ngày tháng theo lịch đính kèm. Chƣơng trình tự tính ra ngày kết thúc kế hoạch khi NSD hoàn thành khai báo số ngày thực hiện công việc và ràng buộc công việc. Tuy4. Kết thúc kế hoạch nhiên, NSD cũng có thể nhập trực tiếp ngày/tháng/năm theo định dạng của chƣơng trình, hoặc click chuột để chọn ngày tháng theo lịch đính kèm. Khai báo liên kết công việc, biểu thị sự ràng buộc giữa công việc hiện5. Công việc trƣớc tại với các công việc trƣớc và sau nó. Nhập tên đơn vị thực hiện công việc, hoặc thầu phụ thực hiện Hạng6. Đơn vị thực hiện mục. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |68
  • 69. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa11.3 Tạo liên kết công việc 11.3.1 Tạo liên kết trên sơ đồ Gantt  NSD có thể tạo liên kết trực tiếp trên sơ đồ Gantt. Tuy nhiên do giới hạn của màn hình, cách này chỉ phù hợp với số lƣợng công việc ít (dƣới 10 công việc) hoặc tạo liên kết cho hai công việc liền kề nhau. NSD nên tạo liên kết công việc bằng cách nhập trực tiếp.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên biểu đồ Gantt, click chuột vào biểu đồ của công việc hiện tại, giữ chuột và kéo công việc hiện tại đến công việc cần liên kết. Khi đó, liên kết mặc định của hai công việc đó là Công việc sau bắt đầu khi công việc trước kết thúc. 2. NSD có thể thay đổi kiểu liên kết, bằng cách click đúp chuột vào mũi tên liên kết giữa hai công việc. 3. Xuất hiện màn hình Thông tin liên kết, chọn Kiểu liên kết phù hợp. 11.3.2 Tạo liên kết bằng cách nhập trực tiếp  NSD tạo liên kết giữa các công việc bằng cách nhập trực tiếp mã số công việc trƣớc và sau công việc hiện tại đi kèm các kí hiệu viết tắt “SS/FF/FS/SF”.  Trong chƣơng trình SmartBid, mã số công việc thể hiện bằng số thứ tự công việc trong cột “STT”. NSD không điều khiển đƣợc mã công việc, mà do chƣơng trình tự gán. Khi NSD thêm hay bớt công việc, thì toàn bộ mã công việc liên quan sẽ tự động điều chỉnh theo. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |69
  • 70. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Nội dung chi tiết của các kí hiệu viết tắt “SS/FF/FS/SF”thể hiện trong bảng sau. Viết tắt Nội dung SS Cùng bắt đầu FF Cùng kết thúc SF Công việc trƣớc bắt đầu khi công việc sau kết thúc FS Công việc sau bắt đầu khi công việc trƣớc kết thúc Các bƣớc thực hiện: 1. Chọn công việc cần gán liên kết. 2. Tại cột Công việc trước, nhập mã công việc kèm theo kí hiệu viết tắt “SS/FF/FS/SF”. Ví dụ: Tại công việc số 6, Công việc trước là 5FS, nghĩa là công việc số 6 bắt đầu khi công việc số 5 kết thúc.11.4 Tạo ràng buộc công việc  NSD có thể tạo ràng buộc của nội bộ một công việc căn cứ vào tính chất của công việc đó . Nội dung Mô tả Thay đổi tỷ lệ hiển thị của biểu đồ tiến độ bằng cách tăng1. Phóng to chiều dài trục hoành. Thay đổi tỷ lệ hiển thị của biểu đồ tiến độ bằng cách giảm2. Thu nhỏ chiều dài trục hoành.3. Ràng buộc công việc Tạo ràng buộc bắt đầu hay kết thúc của công việc so với Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |70
  • 71. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa mốc ngày tháng sẽ chọn, nhằm tính tới độ trễ của công việc trong mối tƣơng quan tiến độ với các công việc có ràng buộc trong dự án. Càng sớm càng tốt: chƣơng trình tự động tối ƣu hóa thời điểm bắt đầu của công việc. Càng muộn càng tốt: chƣơng trình tự động tối ƣu hóa thời điểm kết thúc công việc. Chọn mốc ngày tháng cho việc bắt đầu hay kết thúc công4. Lịch ngày tháng việc.5. Tiến độ công việc đƣợc chọn Hiển thị biểu đồ tiến độ bắt đầu từ công việc đang chọn.11.5 In bảng tiến độ 11.5.1 Xuất bảng tiến độ ra file ảnh  Chƣơng trình hỗ trợ xuất bảng tiến độ ra file ảnh định dạng Bitmap.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên Thanh công cụ, chọn Tệp  In bảng tiến độ  Tệp ảnh 2. Tại cửa sổ Tùy chọn in, chọn các tùy chọn cần thiết. 3. Chọn đƣờng dẫn lƣu file ảnh và đặt tên file ảnh. 4. Click Chấp nhận. Chú ý: NSD có thể chọn Xem trước khi in bằng các click vào tiêu đề này trên Thanh công cụ. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |71
  • 72. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả1. In ở chế độ bình thƣờng In tiến độ toàn dự án. Chỉ in những công việc đã chọn trên màn hình dự toán. Chú2. In theo công việc đã chọn ý: NSD phải chọn các công việc/hạng mục cần in trƣớc khi chọn Tệp  In bảng tiến độ  Tệp ảnh Chỉ in các công việc trong khoảng thời gian từ Ngày bắt đầu3.In theo thời gian đến Ngày kết thúc Chọn ngày/tháng của khoảng thời gian bắt đầu công việc4. Ngày bắt đầu đƣợc chọn để in. Chọn ngày/tháng của khoảng thời gian kết thúc công việc5. Ngày kết thúc đƣợc chọn để in. NSD có thể chọn hoặc không chọn hiển thị ngày tháng trên6. Hiển thị ngày tháng sơ đồ Gantt của bảng in tiến độ. 11.5.2 Xuất bảng tiến độ ra máy in  NSD có thể xuất bảng tiến độ trực tiếp ra máy in.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên Thanh công cụ, chọn Tệp  In bảng tiến độ  Máy in. 2. Tại cửa sổ Tùy chọn in, chọn các tùy chọn cần thiết. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |72
  • 73. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Chú ý:  NSD có thể chọn Xem trước khi in bằng các click vào tiêu đề này trên Thanh công cụ.  Các tùy chọn in khi Xuất bảng tiến độ ra máy in tƣơng tự Xuất bảng tiến độ ra file ảnh.12 KẾ HOẠCH THANH TOÁN12.1 Lập danh sách nhà cung ứng  Trƣớc khi đặt hàng vật liệu, nhân công, máy của công trình với các nhà cung ứng, hoặc khoán một phần công trình cho thầu phụ thì NSD phải lập danh sách các nhà cung ứng và thầu phụ.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên Thanh công cụ, chọn Dự thầu  Danh mục nhà cung ứng. 2. Tại cửa sổ Danh mục nhà cung ứng, nhập các thông tin cần thiết gồm Tên nhà cung ứng và Điều kiện thanh toán. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |73
  • 74. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa12.2 Lập điều kiện thanh toán  Sau khi lập danh sách nhà cung ứng, NSD có thể lập điều kiện thanh toán của từng nhà cung ứng.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên cửa sổ Danh mục nhà cung ứng, click chọn vào dấu “…” 2. Chƣơng trình hiển thị cửa sổ Điều kiện thanh toán. Nhập các thông tin về Đợt thanh toán, Giá trị thanh toán và Thời điểm thanh toán. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |74
  • 75. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả NSD nhập thứ tự các đợt thanh toán. Chƣơng trình mặc định thanh1. Đợt thanh toán toán làm hai đợt là Tạm ứng và Tất toán.2. Thanh toán (%) Nhập % của tổng số tiền thanh toán với nhà cung ứng3. Giá trị thanh toán Tổng số tiền thanh toán với nhà cung ứng Chƣơng trình cho phép NSD chọn một trong năm thời điểm thanh toán gồm: - Ngày bắt đầu dự án (là ngày bắt đầu của công việc sớm nhất có trong dự án). - Ngày kết thúc dự án (là ngày kết thúc của công việc muộn nhất có trong dự án).4. Thời điểm thanh - Ngày bắt đầu công việc (là ngày bắt đầu của công việc sớm nhất cótoán trong gói công việc giao cho thầu phụ, hoặc ngày bắt đầu của công việc sớm nhất có sử dụng vật tƣ do nhà cung ứng cung cấp). - Ngày kết thúc công việc (là ngày kết thúc của công việc muộn nhất có trong gói công việc giao cho thầu phụ, hoặc ngày kết thúc của công việc muộn nhất có sử dụng vật tƣ do nhà cung ứng cung cấp). - Chọn công việc: chƣơng trình tự động hiển thị cửa sổ Chọn thời điểm thanh toán, NSD có thể chọn thời điểm thanh toán gắn với việc Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |75
  • 76. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa bắt đầu hay kết thúc một công việc cụ thể.12.3 Chọn thời điểm thanh toán  Khi NSD lập kế hoạch thời điểm thanh toán, NSD có thể thanh toán theo thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc công việc, hoặc thanh toán theo thời điểm thanh toán của chủ đầu tƣ. Thanh toán theo thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc công việc  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên cửa sổ Chọn thời điểm thanh toán, di chuột tới trong vùng dữ liệu Danh mục công việc. 2. Click chọn công việc cần gắn với thời điểm thanh toán. 3. Di chuyển đến cột Bắt đầu công việc hoặc Kết thúc công việc. Click chọn thời điểm tƣơng ứng. 4. Click Chấp nhận. Thanh toán theo thời điểm thanh toán của chủ đầu tƣ  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên cửa sổ Chọn thời điểm thanh toán, di chuột tới vùng dữ liệu Đợt thanh toán của chủ đầu tư. 2. Click chọn thời điểm thanh toán của chủ đầu tƣ. 3. Click Chấp nhận. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |76
  • 77. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa12.4 Gán thầu phụ cho công việc  Sau khi lập danh sách thầu phụ trong cửa sổ Danh mục nhà cung ứng, NSD có thể lập kế hoạch giao các hạng mục công việc cho thầu phụ.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên màn hình dự toán, chọn công việc hoặc hạng mục cần giao cho thầu phụ. 2. Click chuột phải chọn Gắn thầu phụ cho công việc. 3. Chƣơng trình tự động hiển thị cửa sổ Danh mục nhà cung ứng. 4. Click chọn tên thầu phụ cho công việc. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |77
  • 78. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa12.5 Lập kế hoạch phân bổ nguồn lực  Sau khi lập danh sách nhà cung ứng, NSD có thể lập kế hoạch đặt hàng cho vật liệu, nhân công máy với từng nhà cung ứng.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trên Thanh công cụ, chọn Dự thầu  Phân bổ nguồn lực. 2. Chƣơng trình hiển thị cửa sổ Phân bổ nguồn lực. Cửa sổ phân bổ nguồn lực hiển thị danh mục vật liệu, nhân công, máy của dự án. 12.5.1 Phân bổ vật liệu  Các bƣớc thực hiện: 1. Để chọn nhà cung ứng vật liệu, chọn nút Vật liệu. 2. Trong danh mục vật liệu hiển thị, chọn loại vật liệu cần phân bổ (bấm phím Ctrol để chọn nhiều loại vật liệu). Click chuột phải chọn Gắn nhà cung ứng. Chƣơng trình hiển thị cửa sổ Danh mục nhà cung ứng. 3. Trong cửa sổ Danh mục nhà cung ứng, chọn nhà cung ứng cần gán. 4. Click Chấp nhận. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |78
  • 79. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Khi đó, trong cột thông tin Nhà cung ứng của cửa sổ Phân bổ nguồn lực/Vật liệu, các nguồn lực đã gán nhà cung ứng sẽ hiển thị tên nhà cung ứng vừa chọn. 12.5.2 Phân bổ nhân công  Các bƣớc thực hiện: 1. Để chọn nhà cung ứng nhân công, chọn nút Nhân công trên cửa sổ Phân bổ nguồn lực. 2. Trong danh mục nhân công hiển thị, chọn loại nhân công cần phân bổ (bấm phím Ctrol để chọn nhiều loại nhân công). 3. Click chuột phải chọn Gắn nhà cung ứng. Chƣơng trình hiển thị cửa sổ Danh mục nhà cung ứng. 4. Trong cửa sổ Danh mục nhà cung ứng, chọn nhà cung ứng cần gán. 5. Click Chấp nhận. Khi đó, trong cột thông tin Nhà cung ứng của cửa sổ Phân bổ nguồn lực/Nhân công, các nguồn lực đã gán nhà cung ứng sẽ hiển thị tên nhà cung ứng vừa chọn. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |79
  • 80. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa 12.5.3 Phân bổ máy  Các bƣớc thực hiện: 1. Để chọn nhà cung ứng máy móc, chọn nút Máy trên cửa sổ Phân bổ nguồn lực. 2. Trong danh mục máy móc hiển thị, chọn loại máy cần phân bổ (bấm phím Ctrol để chọn nhiều loại máy). 3. Click chuột phải chọn Gắn nhà cung ứng. Chƣơng trình hiển thị cửa sổ Danh mục nhà cung ứng. 4. Trong cửa sổ Danh mục nhà cung ứng, chọn nhà cung ứng cần gán. 5. Click Chấp nhận. Khi đó, trong cột thông tin Nhà cung ứng của cửa sổ Phân bổ nguồn lực/Máy, các nguồn lực đã gán nhà cung ứng sẽ hiển thị tên nhà cung ứng vừa chọn. 12.5.4 Chú ý  Liên quan đến thứ tự ƣu tiên tính toán giá trị nguồn lực, khi phân bổ cho thầu phụ hoặc phân bổ cho nhà cung ứng.  Nếu NSD chọn nguồn lực phân bổ cho nhà cung ứng trƣớc, sau đó chọn công việc phân bổ cho thầu phụ thì giá trị các nguồn lực đã phân bổ cho nhà cung ứng có trong công việc sẽ chuyển sang cho thầu phụ.  Ngƣợc lại, nếu NSD chọn công việc để phân bổ cho thầu phụ trƣớc, sau đó chọn nguồn lực để phân bổ cho nhà cung ứng, thì giá trị các nguồn lực đã phân bổ cho thầu phụ chuyển sang cho nhà cung ứng. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |80
  • 81. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa12.6 Điều chỉnh thời điểm thanh toán  Sau khi phân bổ vật liệu/nhân công/máy cho các nhà cung cấp, hoặc giao gói công việc cho thầu phụ, NSD có thể điều chỉnh lại thời điểm thanh toán cho phù hợp trên cửa sổ Biểu đồ dòng tiền.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trong cửa sổ Biểu đồ dòng tiền, chọn cột Thời điểm thanh toán. 2. Click chuột vào dấu “…” chọn Ngày bắt đầu dự án / Ngày kết thúc dự án/ Ngày bắt đầu công việc / Ngày kết thúc công việc / Chọn công việc. 3. Nếu NSD chọn thời điểm thanh toán theo công việc, click Chọn công việc, chƣơng trình hiển thị cửa sổ Chọn thời điểm thanh toán. 4. Trong cửa sổ hiển thị Danh mục công việc, chọn công việc của dự án theo thời điểm Bắt đầu kế hoạch hoặc Kết thúc kế hoạch. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |81
  • 82. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa12.7 Kế hoạch thanh toán của chủ đầu tư  Thông thƣờng, kế hoạch thanh toán của chủ đầu tƣ đƣợc dự kiến trong hồ sơ mời thầu. Do đó, ban đầu NSD có thể nhập kế hoạch thanh toán của chủ đầu tƣ nhƣ thông tin trong hồ sơ mời thầu.  Các bƣớc thực hiện: 1. Trong cửa sổ Biểu đồ dòng tiền, chọn cột Thời điểm thanh toán. 2. Click chuột vào dấu “…” chọn Ngày bắt đầu dự án / Ngày kết thúc dự án/ Ngày bắt đầu công việc / Ngày kết thúc công việc / Chọn công việc. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |82
  • 83. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả Chƣơng trình mặc định thanh toán làm hai đợt là Tạm ứng và Tất1. Đợt thanh toán toán.2. Thanh toán (%) Nhập % của tổng số tiền thanh toán với nhà cung ứng3. Giá trị thanh toán Nhập giá trị % tổng số tiền thanh toán của chủ đầu tƣ. Chƣơng trình cho phép NSD chọn một trong năm thời điểm thanh toán gồm: - Ngày bắt đầu dự án (là ngày bắt đầu của công việc sớm nhất có trong dự án). - Ngày kết thúc dự án (là ngày kết thúc của công việc muộn nhất có trong dự án). - Ngày bắt đầu công việc (là ngày bắt đầu của công việc sớm nhất4. Thời điểm thanh có trong gói công việc giao cho thầu phụ, hoặc ngày bắt đầu củatoán công việc sớm nhất có sử dụng vật tƣ do nhà cung ứng cung cấp). - Ngày kết thúc công việc (là ngày kết thúc của công việc muộn nhất có trong gói công việc giao cho thầu phụ, hoặc ngày kết thúc của công việc muộn nhất có sử dụng vật tƣ do nhà cung ứng cung cấp). - Chọn công việc: chọn thời điểm thanh toán gắn với thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc công việc của dự án. NSD nhập các ghi chú liên quan đến việc thanh toán của chủ đầu4. Ghi chú tƣ.12.8 Biểu đồ dòng tiền  Biểu đồ hiển thị mối tƣơng quan giữa dòng tiền vào (mối tƣơng quan giữa giá trị thanh toán của chủ đầu tƣ) và dòng tiền ra (giá trị thanh toán với nhà cung ứng và thầu phụ) theo thời gian.  Chú ý: Khi NSD chƣa nhập số liệu giá trị thanh toán và thời điểm thanh toán, chƣơng trình có một số mặc định sau: o Đợt thanh toán: Mặc định thanh toán làm 2 đợt gồm Tạm ứng và Tất toán. o Giá trị thanh toán: Mặc định giá trị tạm ứng bằng 60% tổng số tiền thanh toán, giá trị tất toán bằng 40% tổng số tiền thanh toán. o Thời điểm thanh toán: Mặc định Tạm ứng ở thời điểm bắt đầu dự án và Tất toán ở thời điểm kết thúc dự án. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |83
  • 84. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa Nội dung Mô tả - Tùy chọn in: NSD có thể chọn in biểu đồ ra file ảnh Bitmap hoặc xuất biểu đồ ra máy in.1. Các tùy chọn - Phóng to, thu nhỏ: Tăng /giảm tỷ lệ ngày tháng trên biểu đồ2. Khoảng thời gian hiển thị Chọn khoảng thời gian biểu diễn của biểu đồ dòng tiền. Chọn hiển thị biểu đồ theo ngày/tháng; tuần/tháng;3. Tỷ lệ thời gian tháng/năm; quý/năm. NSD có thể chọn hiển thị trên biểu đồ đơn vị tiền theo4. Đơn vị tiền VNĐ, triệu đồng, trăm triệu đồng hoặc tỷ đồng.5. Hiển thị giá trị Chọn hiển thị giá trị tiền trên cột thanh toán. Chọn hiển thị nhãn ngày tháng trên biểu đồ liên tục hoặc6. Bƣớc hiển thị ngày tháng ngắt quãng. Hiển thị phần biểu đồ có thể vƣợt quá khung nhìn của màn7. Thanh cuộn hình. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |84
  • 85. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa12.9 Chi phí tài chính  Chƣơng trình SmartBid tính cho NSD khoản chi phí tài chính, nhằm xét đến khoản tiền nhà thầu có khả năng phải đi vay để trả cho các đợt tạm ứng và thanh toán với nhà cung ứng và thầu phụ. Đó chính là trƣờng hợp khi dòng tiền vào nhỏ hơn dòng tiền ra, phần chi phí tài chính áp dụng cho hiệu số của dòng tiền ra trừ dòng tiền vào.  Để tính đƣợc chi phí tài chính, NSD phải nhập giá trị lãi suất năm (tính bằng %). Chƣơng trình tự động tính ra chi phí tài chính. Khi đó, giá trị lợi nhuận đƣợc tính nhƣ sau: Lợi nhuận = Giá chào thầu – Giá sàn – Chi phí tài chính Nội dung Mô tả1. Lãi suất năm Nhập giá trị lãi suất năm (tính bằng %) Số tiền thặng dƣ khi chịu lãi suất. Áp dụng cho dòng tiền2. Chi phí tài chính âm. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |85
  • 86. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa13 XUẤT HỒ SƠ CHÀO THẦU13.1 Hồ sơ chào thầu có chiết tính đơn giá  Cho phép NSD xuất hồ sơ thầu ra file Excel gồm các biểu thông tin chính gồm Biểu thông số, Biểu tổng hợp giá dự thầu, Biểu chi tiết giá dự thầu, Biểu tổng hợp kinh phí, Biểu đơn giá chi tiết, Biểu đơn giá tổng hợp, Biểu giá vật liệu, Biểu giá nhân công, Biểu giá ca máy và Tiến độ thực hiện.  NSD có thể chọn để xuất hồ sơ thầu cho công việc, cho Hạng mục hoặc cho toàn dự án.  Các bƣớc thực hiện: 1. Click chọn Hạng mục cần xuất hồ sơ thầu. Chú ý: NSD cần xuất hồ sơ thầu cho Hạng mục nào, NSD di chuột chọn Hạng mục đó, ấn phím Shift để chọn nhiều Hạng mục hoặc toàn dự án. 2. Click phải chuột chọn In hồ sơ chào thầu. 3. Chƣơng trình xuất hiện cửa sổ thông tin Xuất dữ liệu ra Excel. 4. Chọn đƣờng dẫn của Chọn mẫu hồ sơ. Mặc định của chƣơng trình đƣờng dẫn lƣu file hồ sơ mẫu là: C:Program FilesHarmonySoftSmartBidHoSoHoSoThauCoChietTinhDonGia.xls 5. Chọn đƣờng dẫn của thƣ mục lƣu file hồ sơ cần xuất trong ô Xuất ra tệp. 6. Click Chấp nhận.  Khi đó, chƣơng trình tự động mở file Excel hồ sơ thầu vừa xuất, trong đó gồm 6 sheets (Biểu tổng hợp giá dự thầu, Biểu chi tiết giá dự thầu, Bảng đơn giá chi tiết, Phân tích đơn giá dự thầu, Bảng tính giá vật liệu trong đơn giá dự thầu và Tiến độ thực hiện).13.2 Hồ sơ chào thầu không có chiết tính đơn giá  Cho phép NSD xuất hồ sơ thầu ra file Excel gồm 3 biểu thông tin chính gồm Biểu tổng hợp vật tư, Biểu báo giá và Biểu tiến độ.  NSD có thể chọn để xuất hồ sơ thầu cho công việc, cho Hạng mục hoặc cho toàn dự án. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |86
  • 87. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa  Các bƣớc thực hiện: 1. NSD cần xuất hồ sơ thầu cho Hạng mục nào, NSD click chuột chọn Hạng mục đó. Chú ý: ấn phím Shift để chọn nhiều Hạng mục. 2. Click phải chuột chọn In hồ sơ chào thầu. 3. Chƣơng trình xuất hiện cửa sổ thông tin Xuất dữ liệu ra Excel. 4. Chọn đƣờng dẫn của Chọn mẫu hồ sơ. Mặc định của chƣơng trình đƣờng dẫn lƣu file hồ sơ mẫu là: C:Program FilesHarmonySoftSmartBidHoSoHoSoThauKhongChietTinhDonGia.xls 5. Chọn đƣờng dẫn của thƣ mục lƣu file hồ sơ cần xuất trong ô Xuất ra tệp. 6. Click Chấp nhận.  Khi đó, chƣơng trình tự động mở file Excel hồ sơ thầu vừa xuất, trong đó gồm hai sheets (Bảng tổng hợp vật tư và Bảng giá Hạng mục thi công)13.3 Điều chỉnh hồ sơ thầu trên file Excel  NSD có thể điều chỉnh các hệ số (hệ số vật liệu, hệ số nhân công, hệ số máy thi công), hoặc định mức (định mức chi phí trực tiếp khác, định mức chi phí chung, định mức thu nhập chịu thuế tính trƣớc), hoặc tỷ lệ chi phí khảo sát, thuế giá trị gia tăng có trong bảng dự toán tại Biểu thông số trong file Excel.  Sau khi điều chỉnh các hệ số tự động cập nhật vào các biểu còn lại trong file Hồ sơ thầu. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |87
  • 88. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa14 CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG  Là một số đề xuất về việc bố trí sử dụng phần mềm Smartbid phù hợp với cách tổ chức công tác lập hồ sơ thầu của nhà thầu. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |88
  • 89. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa14.1 Cá nhân  Đối với những công trình đơn giản hoặc quy mô nhà thầu nhỏ, việc lập danh sách công việc, bóc tiên lƣợng, dự toán vật liệu, lập bảng giá, tính giá chào thầu và lập tiến độ chỉ do một cá nhân phụ trách thì một bản Smartbid có thể đáp ứng đƣợc toàn bộ quy trình làm thầu của NSD.  Hơn thế nữa, nếu công ty NSD quy mô nhỏ, thƣờng làm thầu phụ (thang máy, nhôm kính, điện, nội thất…) cho các công trình lớn (nhà thầu chính đã sử dụng Smartbid) thì việc sử dụng phần mềm Smartbid giúp NSD có thể “lắp ghép ” dễ dàng bảng giá chào thầu của NSD với bảng giá chào thầu của nhà thầu chính. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |89
  • 90. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa14.2 Làm việc nhóm  Với nhà thầu quy mô lớn, công trình phức tạp thì công việc lập hồ sơ thầu có thể phân tách thành nhiều công tác khác nhau và nhiều ngƣời cùng tham gia (lập thành nhóm làm hồ sơ thầu). Khi đó mỗi thành viên của nhóm nên có một bản SmartBid, trao đổi dữ liệu với nhau bằng cách chuyển file qua lại. Hoặc các thành viên cũng có thể dùng chung phần mềm (mỗi ngƣời chịu trách nhiệm nhập phần dữ liệu của mình) để tiết kiệm chi phí. Một điểm cần đặc biệt lƣu ý khi chia sẻ dữ liệu là tất cả các thành viên trong nhóm phải thống nhất các bảng vật liệu, nhân công máy và bảng danh mục công việc.  Khi đó, dữ liệu đầu ra của mỗi bƣớc thực hiện đƣợc SmartBid xuất ra file độc lập. Kết quả của bƣớc trƣớc là đầu vào cho các bƣớc sau.  Sau khi tiếp nhận hồ sơ mời thầu, bộ phận kỹ thuật căn cứ vào hồ sơ thiết kế và bảng khối lƣợng công việc để lập danh sách công việc. Cán bộ kỹ thuật bóc tiên lƣợng cho từng công việc để kiểm tra tính chính xác của khối lƣợng trong hồ sơ chào thầu. Nếu khối lƣợng trong hồ sơ mời thầu bị tính thiếu có thể khiến nhà thầu bị lỗ.  Căn cứ vào khối lƣợng từng công việc, bộ phận dự toán tính dự toán vật liệu, nhân công, máy. Đôi khi, phần dự toán nhân công, máy có thể do chỉ huy trƣởng thi công công trình, căn cứ vào biện pháp thi công và năng lực máy móc, trang thiết bi của nhà thầu. Bộ phận dự toán lập ra đƣợc bảng danh sách nguồn lực cần sử dụng cho dự án.  Từ danh sách nguồn lực này, bộ phận cung ứng điền giá của nguồn lực theo bảng giá mới nhất của thị trƣờng. Kết quả là bộ phận dự toán lập đƣợc dự toán giá sàn của Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |90
  • 91. Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa công trình. Căn cứ vào giá sàn này, bộ phận kinh doanh thực hiện các bƣớc phân tích rủi ro, điền giá trị lợi suất của nhà thầu, tính ra đƣợc dự toán chào thầu.  Từ danh sách công việc do bộ phận kỹ thuật lập, bô phận quản lý dự án lập bảng tiến độ dự án. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm SmartBid 2012 |91