Gestión de proyectos: Definiendo procesos

Gestión Proyectos:
Definiendo procesos

Gestión de Proyectos
Introducción

Introducción
• Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto
de actividades que se encuentran interrelacionadas y
coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los
límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas
previamente y un lapso de tiempo previamente definido.
• Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un
emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y
que apunta a lograr un resultado único.
• Esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear
productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen
un cambio beneficioso.
• La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
¿Qué es un proyecto?
¿Qué es gestionar un proyecto?

Introducción
• Project Management Body of Knowledge
(PMBOK®)
– Conjunto de conocimientos en
Dirección/Gestión/Administración de Proyectos
generalmente reconocidos como «buenas
prácticas». Se constituye como estándar de
Administración de proyectos.
– Comprende dos grandes bloques, el primero sobre
los procesos y contextos de un proyecto, el
segundo sobre las áreas de conocimientos
específicos para la gestión de un proyecto.

Gestión de
Proyectos
Alcance
Tiempo
Costes
Calidad
Recursos
Humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Integración
Introducción

• Aplicar/enfocar las áreas de conocimiento
a las necesidades del proyecto
– Formal vs Informal
– Procesos enfocados a proyectos específicos vs
procesos comunes y transversales a la organización
– Lo que funciona para un tipo de proyecto no tiene
porque funcionar para otro
Introducción

Gestión del Alcance
• Garantizar que el proyecto incluya todo (y
únicamente todo) el trabajo requerido
para completarlo con éxito.
• El objetivo principal de la Gestión del
Alcance del Proyecto es definir y controlar
qué se incluye y qué no se incluye en el
proyecto.

• Definir el Alcance.
• Recopilar Requisitos.
– Los requisitos incluyen las necesidades,
deseos y expectativas cuantificadas y
documentadas del patrocinador, del
cliente y de otros interesados.
– Estos requisitos deben recopilarse,
analizarse y registrarse con un nivel de
detalle suficiente.
– Medibles una vez iniciado el proyecto.
– Recopilar Requisitos significa definir y
gestionar las expectativas del cliente a fin
de cumplir con los objetivos del proyecto.
• Enunciado del alcance del
proyecto.
• Catálogo de Requisitos.

• Crear tareas y componentes de
trabajo.
– Subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del
proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de
manejar.
• Descomposición jerárquica
de componentes de
trabajo.
• Línea base del alcance.

trabajo.
• Verificar el Alcance.
– Formalizar la aceptación de los
entregables.
– Revisar los entregables con el cliente
para asegurarse de que se han
completado satisfactoriamente y para
obtener su aceptación formal.
• Entregables aceptados.
• Solicitudes de cambios.

trabajo.
• Verificar el Alcance.
• Controlar el Alcance.
– Monitorizar el estado del alcance
del proyecto y del producto.
– Gestionar cambios a la línea base
del alcance.
• Indicadores.
• Solicitudes de cambio.
• Actualización del proyecto.
• Actualización de la
documentación.

Gestión del Tiempo
• Administrar la finalización del proyecto a
tiempo.

Gestión del Tiempo
• Definir e identificar las acciones
específicas a ser realizadas para elaborar
los entregables del proyecto.
• Secuenciar las actividades.
– Identificar y documentar las relaciones
entre las actividades del proyecto
• Estimar los Recursos.
• Estimar la Duración de las Actividades.
• Desarrollar el Cronograma.
• Controlar el Cronograma.
• Actividades y tareas.
• Hitos del proyecto.

Gestión de los Costes
• Estimar, presupuestar y controlar los
costes de modo que se complete el
proyecto dentro del presupuesto
aprobado.

• Estimar los Costes.
– Desarrollar una
aproximación de los
recursos monetarios
necesarios para completar
las actividades del proyecto.
• Estimaciones:
• Análoga.
• Paramétrica.
• Ascendente.
• Tres valores.
• Juicio de expertos.
• Reservas de
contingencias.

• Determinar el Presupuesto.
– Sumar los costos estimados
de actividades individuales o
paquetes de trabajo para
establecer una línea base de
coste autorizada.
• Línea base de costes.
• Requisitos de financiación.

• Determinar el Presupuesto.
• Controlar los Costes.
– Monitorizar la situación del
proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y
gestionar cambios a la línea base
de costo. La actualización del
presupuesto implica registrar los
costes reales en los que se ha
incurrido a la fecha.
Mediciones del desempeño:
• Dedicaciones.
• Avance.
Solicitudes de cambios.
Plan del proyecto.

Recursos Humanos

Gestión de los Recursos Humanos
• Organizar, gestionar y conducir el equipo
del proyecto.

• Desarrollar el Plan de
Recursos Humanos.
– Identificar y documentar los
roles dentro de un proyecto,
las responsabilidades, las
habilidades requeridas y las
relaciones de
comunicación.
• Organigramas.
• Descripciones de puestos,
roles y responsabilidades.
• Relaciones de trabajo
formales e informales.
• Plan para la dirección del
personal:
• Lugar de trabajo.
• Costes.
• Calendarios de
recursos.
• Necesidades de
capacitación.
• Reconocimiento.
• Seguridad.

• Desarrollar el Plan de
Recursos Humanos.
• Adquirir el Equipo del
Proyecto.
– Confirmar los recursos
humanos disponibles y
se forma el equipo
necesario para
completar las
asignaciones del
proyecto.
• Asignaciones del personal.
• Calendario de recursos.

• Desarrollar el Plan de Recursos
Humanos.
• Adquirir el Equipo del Proyecto.
• Desarrollar el Equipo del
Proyecto.
– Mejorar las competencias,
la interacción de los
miembros del equipo y el
ambiente general del
equipo para lograr un mejor
desempeño del proyecto.
• Evaluaciones del
desempeño.
• Acciones formativas.

• Desarrollar el Plan de Recursos
Humanos.
• Adquirir el Equipo del Proyecto.
• Desarrollar el Equipo del Proyecto.
• Dirigir el Equipo del Proyecto.
– Monitorizar el desempeño de los
miembros del equipo,
proporcionar retroalimentación,
resolver problemas y gestionar
cambios a fin de optimizar el
desempeño del proyecto.
• Cambios en la
planificación.
• Cambios en el proyecto.
• Reasignaciones.

Comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones
• Garantizar que la generación, la
recopilación, la distribución, el
almacenamiento, la recuperación y la
disposición final de la información del
proyecto sean adecuados y oportunos.

• Identificar a los Interesados.
– Identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el
proyecto, y documentar información
relevante relativa a sus intereses,
participación e impacto en el éxito del
mismo.
• Registro de interesados.
• Estrategia de gestión de
los interesados:
• Inquietudes.
• Evaluación del
impacto.
• Estrategias.

• Planificar las Comunicaciones.
– Determinar las necesidades de
información de los interesados
en el proyecto y definir cómo
abordar las comunicaciones
con ellos.
• Requisitos de
comunicación.
• Información a comunicar.
• Motivo.
• Plazo y Frecuencia.
• Responsabilidades.
• Medio.
• Escalado.
• Restricciones.

• Planificar las
Comunicaciones.
• Distribuir la Información.
– Poner la información
relevante a disposición de los
interesados en el proyecto, de
acuerdo con el plan
establecido.
• Notificaciones.
• Informes.
• Registros.
• Herramientas software.
• Reuniones.
• …

• Gestionar las Expectativas de
los interesados.
– Comunicarse y trabajar en
conjunto con los interesados
para satisfacer sus necesidades
y abordar los problemas
conforme se presentan.
• Actualización del proyecto.
• Actualización de
documentación.

• Gestionar las Expectativas de los
interesados.
• Informar el Desempeño.
– Recopilación y distribución de la
información sobre el desempeño,
incluyendo los informes de
estado, las mediciones del
avance y las proyecciones.
• Informes de seguimiento.

Gestión de Riesgos
• Llevar a cabo la planificación de la gestión, la
identificación, el análisis, la planificación de
respuesta a los riesgos, así como su
seguimiento y control en un proyecto.
• Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del
Proyecto son aumentar la probabilidad y el
impacto de eventos positivos, y disminuir la
probabilidad y el impacto de eventos
negativos para el proyecto.

Gestión de Riesgos
• Planificar la Gestión de Riesgos.
• Identificar los Riesgos.
• Realizar el Análisis de Riesgos.
• Planificar la Respuesta a los Riesgos.
• Monitorizar y Controlar los Riesgos.
– Implementar planes de respuesta a
los riesgos, se rastrean los riesgos
identificados, se monitorizan los
riesgos residuales, se identifican
nuevos riesgos y se evalúa la
efectividad del proceso de gestión de
los riesgos a través del proyecto.
• Roles y Metodología.
• Responsabilidades.
• Calendario.
• Clasificación de riesgos.
• Registro de riesgos.
• Actualización del registro
de riesgos.
• Acciones preventivas.
• Cambios en proyecto o en
documentación.

Adquisiciones

Gestión de las Adquisiciones
• Compra o adquisición de los productos,
servicios o resultados que es necesario
obtener fuera del equipo del proyecto.

Gestión de las Adquisiciones
• Planificar las
Adquisiciones.
• Efectuar las Adquisiciones.
• Administrar las
Adquisiciones.
• Cerrar las Adquisiciones.
– Completar cada adquisición
para el proyecto.
• Tipos de contratos.
• Formatos de pedido.
• Criterios de compra.
• Niveles de servicio.
• Indicadores de
cumplimiento.
• Descripción de la
adquisición.
• Listado de proveedores.
• Pedido realizado.
• Contrato firmado.
• Documentos de compras.
• Cambios en proyecto o en
documentación.
• Aceptación de los
entregables.
• Aceptación del servicio.

Gestión de la Calidad
• La Gestión de la Calidad del Proyecto
incluye los procesos y actividades de la
organización ejecutante que determinan
responsabilidades, objetivos y políticas de
calidad a fin de que el proyecto satisfaga
las necesidades por la cuales fue
emprendido.

Planificar la Calidad
Proyecto A Proyecto B Proyecto C

• Planificar la Calidad.
• Asegurar la Calidad.
– Auditar los requisitos de
calidad y los resultados de
las medidas de control de
calidad, para asegurar que
se utilicen las normas de
calidad apropiadas y las
definiciones operacionales.
• Procesos.
• Indicadores.
• Checks de verificación.
• Plantillas.
• Planes de mejora.
• Informes de auditoría.
• Resultados de los
indicadores.
• Acciones correctivas /
preventivas.
• Solicitudes de cambio en
proyecto o en
documentación.

• Planificar la Calidad.
• Asegurar la Calidad.
• Controlar la Calidad.
– Monitorizar y registrar los
resultados de la ejecución de
actividades de control de
calidad, a fin de evaluar el
desempeño y recomendar
cambios necesarios.
• Resultados de los
indicadores.
• Listas de control
realizadas.
• Procesos y artefactos
validados.
• Acciones correctivas.
• Solicitudes de cambio en
proyecto o en
documentación.

Integración

Gestión de la Integración
• Identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los diversos procesos y
actividades de la dirección de proyectos
dentro de los grupos de procesos de la
dirección de proyectos.

• Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto.
– Documento que autoriza
formalmente un proyecto o
una fase y documenta los
requisitos iniciales que
satisfacen las necesidades y
expectativas de los
interesados.
• Acta de Constitución del
Proyecto
• Propósito o la justificación
del proyecto.
• Objetivos medibles del
proyecto y los criterios de
éxito relacionados.
• Requisitos de alto nivel.
• Descripción del proyecto
de alto nivel.
• Riesgos de alto nivel.
• Resumen del cronograma
de hitos.
• Resumen del
presupuesto.

• Realizar el Plan de Proyecto.
– Documentar las acciones
necesarias para definir,
preparar, integrar y coordinar
todos los planes subsidiarios.
• Plan del Proyecto /
Masterplan.

• Dirigir y Gestionar la Ejecución
del Proyecto.
– Ejecutar el trabajo definido en
el plan para la dirección del
proyecto para cumplir con los
objetivos del mismo.
• Entregables.
• Informes de Seguimiento.
• Actualizaciones del
proyecto.
documentos.

• Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto.
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del
Proyecto.
• Monitorizar y Controlar el Trabajo del
Proyecto.
– Monitorizar, revisar y regular el
avance a fin de cumplir con los
objetivos de desempeño definidos en
el plan para la dirección del proyecto.
• Informes de Seguimiento.
proyecto.
documentos.

• Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto.
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.
Proyecto.
• Realizar el Control Integrado del Proyecto.
– Revisar todas las solicitudes de cambio, y en
aprobar y gestionar los cambios en los
entregables, en los activos de los procesos de la
organización, en los documentos del proyecto y
en el plan para la dirección del proyecto.
• Revisar y actualizar
solicitudes de cambio en el
proyecto.
proyecto.
documentos.

• Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto.
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.
Proyecto.
• Realizar el Control Integrado del Proyecto.
• Cerrar el Proyecto o Fase.
– Finalizar todas las actividades en todos los
grupos de procesos de la dirección de proyectos
para completar formalmente el proyecto o una
fase del mismo.
• Transferencia del
Producto, Servicio o
Resultado Final.
• Acta de finalización de fase
o proyecto.
• Archivo de la
documentación.

Gestión de
Proyectos
Alcance
Tiempo
Costes
Calidad
Recursos
Humanos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Integración

Tiempo
CosteAlcance
Lograr el alcance del proyecto, dentro del tiempo y
coste acordado con el cliente, bajo parámetros de
calidad estipulados
Calidad
“Hacemos trabajos de tres
tipos, buenos, baratos y
rápidos:
Si usted lo quiere bueno y
barato, no puede ser rápido,
Si usted lo quiere bueno y
rápido, no puede ser barato,
Si usted lo quiere barato y
rápido, no puede ser bueno.”

• http://www.pmi-balear.org
• http://www.iso-21500.es
• http://dharmacon.net/herr
amientas/gestion-proyectos

CONTACTO
Tomeu Fluxà Cabrer
Responsable PMO
tfluxa@brujula.es
http://www.linkedin.com/in/tfluxa

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