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Manual de auditoría interna centros educativos.
 

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Manual de auditoría interna centros educativos certificados en la norma UNE-EN-ISO: 9001-2008.

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    Manual de auditoría interna centros educativos. Manual de auditoría interna centros educativos. Document Transcript

    • MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA CENTROS EDUCATIVOS CERTIFICADOS EN LA NORMA UNE-EN-ISO 9001:2008
    • ÍNDICE PRESENTACIÓN............................................................................ 3 CONCEPTOS FUNDAMENTALES.............................................. 5 . ETAPAS DE LA AUDITORÍA........................................................ 8 PLAN DE TRABAJO..................................................................... 14 LA AUDITORÍA COMO HERRAMIENTA DE MEJORA............16 . CASO PRÁCTICO........................................................................18 ANEXO A......................................................................................20 ANEXO B......................................................................................26 2
    • PRESENTACIÓN
    • Este proyecto forma parte del Programa de Cooperación Territorial del Espacio Sudoeste Europeo (SUDOE), cofinanciado por fondos FEDER y el programa INTERREG IV B SUDOE. Los beneficiarios del proyecto son el Ministerio de Educación, la Junta de Andalucía y el Gobierno de Aragón, de España, A.I.D.A. de Portugal y la C.R. de Aquitania de Francia. Los objetivos generales del proyecto son por una parte crear una red de colaboración apoyada en la utilización de tecnologías de información (TIC) a través de una herramienta Web y por otra, compartir el conocimiento generado en materia de tecnologías, formas de trabajo, gestión, innovación de los técnicos de Formación Profesional dentro del espacio SUDOE. Estos objetivos se han concretado en cinco áreas de trabajo, cada una lideradas por un socio. Este manual se elabora para que le sirva a los centros de las regiones participantes en el Proyecto SUDOEFOP, en las acciones formativas destinadas al profesorado de los centros educativos en proceso de certificación y para la cualificación de auditores internos de los centros certificados en la norma UNE EN ISO 9001/2008. La norma de referencia en el capítulo 8 MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA, refleja como requisito la necesidad de realizar auditorías internas, a la vez que define las líneas básicas de las mismas y el perfil de los auditores internos. Para la correcta aplicación de la norma los centros deben disponer de personal cualificado para la realización de las auditorías internas del sistema de gestión de la calidad. El contenido de este manual pretende dejar claro los distintos conceptos fundamentales para una correcta comprensión de los mismos, junto con la documentación básica para la realización de la auditoría a modo de ejemplo y el proceso a seguir. El manual recoge en sus anexos la experiencia de los centros de la comunidad autónoma de Andalucía, y en los cursos de formación impartidos a los centros certificados en la Norma. Esta labor de auditar nuestro propio trabajo debe de hacerse por personas que garanticen la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. El centro educativo debe planificar un programa de auditorías que determine el alcance y frecuencia de las mismas, así como la implantación de acciones correctivas encaminadas a eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Este manual pretende servir de guía para la realización de las auditorías internas y como material para la impartición del curso de auditoría. 4
    • CONCEPTOS FUNDAMENTALES
    • Antes de pasar al desarrollo propiamente dicho de lo que es una auditoría, conviene puntualizar el significado de algunos conceptos que resultarán necesarios para una correcta comprensión del procedimiento que nos ocupa, teniendo en cuenta que las auditorías internas que se realizan en los centros de enseñanza certificados en la Norma UNE-EN-ISO 9001:2008, se deben concebir como una herramienta de trabajo que sirva para dar una visión del cumplimiento de los requisitos y detectar las oportunidades de mejoras de la Organización. EL ENFOQUE El enfoque de la auditoría basado en procesos, tiene por objeto la valoración de la eficacia del sistema de calidad mediante la comprobación de que los procesos y desarrollo del trabajo de las distintas secciones o servicios, se ajusta a los procedimientos especificados, AUDITORÍA Es una revisión sistemática realizada de forma independiente con el fin de verificar si lo que hacemos y los resultados que alcanzamos se ajustan a los requisitos previamente establecidos, ya sea en la Norma de referencia UNE- EN ISO 9001:2008, o en los procedimientos diseñados por nuestra propia Organización. AUDITOR Es la persona suficientemente cualificada para la realización de la auditoría, por haber realizado un curso de formación y tener la experiencia de participación en un equipo auditor como observador. Es conveniente, por tanto, que se forme un equipo auditor, en el que se integren auditores en formación que garanticen la continuidad. AUDITADO Es la Organización que se va a auditar. NO CONFORMIDAD Ausencia de cumplimiento de los requisitos especificados en el Sistema de Gestión, ya sea en la Norma UNE-EN-ISO 9001:2008, o en los procedimientos elaborados por la propia Organización. OBSERVACIÓN Desviación puntual de los requisitos especificados, que no llega alcanzar la importancia de una no conformidad. MUESTREO Como resultaría imposible inspeccionar todos los procesos, verificando cada uno de los registros, la auditoría debe basarse en muestras aleatorias. En las auditorías internas, los auditores, si pertenecen a la organización auditada, suelen conocer los procesos que van mejor y los que tienen fallos, por lo que conviene elegir las muestras mediante sorteo. PROCESO Un proceso es una secuencia ordenada de actividades en las que intervienen personas, materiales y equipamiento, organizadas de una forma lógica para producir un resultado planificado y deseado. 6
    • SUBPROCESO Cuando los procesos son muy amplios y engloban varios aspectos, han de ser divididos en partes denominadas subprocesos. Por ejemplo, el proceso de “enseñanza- aprendizaje” se divide en seis subprocesos: “Acogida”, “Programación”, “Actividades en el aula”, “Evaluación”, “Orientación y tutoría” y “F. C. T.” (Algunos centros han elaborado el procedimiento de “Actividades extraescolares y complementarias” y lo han incluido como séptimo subproceso). PROCEDIMIENTO Es la descripción de la forma de llevar a cabo las actividades por parte de las personas que intervienen en un proceso o subproceso. REGISTROS Son los documentos en los que se deja constancia de las actividades realizadas en el desarrollo de un proceso y de los resultados obtenidos en su gestión. INDICADORES Son los datos que se obtienen de las mediciones y controles que demuestran el nivel de consecución de los objetivos marcados, cuando le asignamos una característica a las actividades básicas de un proceso. OPORTUNIDADES DE MEJORA La auditoría interna debe considerarse como un proceso que entre otros objetivos tenga el de facilitar información sobre los indicadores de los procesos y dar información sobre los aspectos a mejorar. 7
    • ETAPAS DE LA AUDITORÍA
    • PLANIFICACIÓN Entendiendo como tal la elección del tipo de auditoría a realizar, la documentación a elaborar, las fechas y periodicidad de las mismas, y las personas responsables de su realización, sería conveniente nombrar un líder que reúna las características idóneas en cuanto a formación y carácter para la realización de esta tarea. REALIZACIÓN Las auditorías se realizarán según el procedimiento y los planes establecidos de antemano, el personal debe saber que va a ser auditado, siendo lo mejor para el sistema que la realización de las auditorías sean sistemáticas y en periodos concretos. EVALUACIÓN Toda auditoría debe realizarse para medir en un principio la implantación del sistema y los resultados obtenidos, y en sucesivas ediciones para medir la evolución, tanto de los resultados como de las mejoras obtenidas que pongan de manifiesto la eficacia del sistema. REDACCIÓN DEL INFORME Finalizada la jornada de auditoría se reunirá el equipo auditor, para realizar la evaluación y recoger en un informe los resultados, tanto de la implantación del sistema como de las desviaciones encontradas, junto con los puntos fuertes y las observaciones. Este informe debe ser dado a conocer a los responsables de la Organización, para que queden aclaradas y entendidas las no conformidades detectadas y faciliten la adopción de acciones correctivas que solucionen de manera eficaz las desviaciones encontradas. REDACCIÓN DEL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS La realización de un Plan de Acciones Correctivas por parte de los responsables de la Organización, es en cumplimiento del procedimiento de auditorías y debe usarse como herramienta de trabajo, que analice las causas de las no conformidades detectadas y sobre todo proponga acciones para la mejora de los procesos. DOCUMENTACIÓN Para la realización de la Auditoría Interna sería necesaria la elaboración de la siguiente documentación: 1. Plan de Auditoría. 2. Informe de Auditoría. 3. Plan de Acciones Correctivas. 9
    • PLAN DE AUDITORÍA El Equipo Auditor confeccionará un Plan de Auditoría que incluirá los siguientes apartados: 1. OBJETIVO. • Establecer la mecánica y las directrices a seguir durante la realización de la auditoría. 2. ALCANCE. • Deben auditarse todos los procesos y todas las enseñanzas en que se llevan a cabo. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. • Se debe dejar claro la documentación de referencia: • La Norma UNE-EN-ISO 9001:2008. • El Manual de Calidad. • El Manual de Procedimientos. 4. ÁREAS A AUDITAR Y RESPONSABLES. • Todas las áreas deben ser auditadas cada una en función de su importancia y con la profundidad que requiera la implantación del sistema. • Todas y cada una de las áreas a auditar deben tener un responsable que a su vez será el propietario de los procesos. 5. EQUIPO AUDITOR. • Las auditorías deben llevarse a cabo por personal con formación en la realización de la misma. • Cada año deberán integrarse en el equipo auditor, auditores en formación. 6. CALENDARIO. • Las fechas de realización de la misma. 7. DESTINATARIOS DEL INFORME DE AUDITORÍA. • El destinatario del Informe de Auditoría deber ser el Representante de la Dirección. 10
    • INFORME DE AUDITORÍA Una vez realizada la auditoría interna, el Equipo Auditor deberá redactar un informe que refleje los resultados de no conformidades, observaciones, puntos fuertes y oportunidades de mejora. Este informe deberá incluir los siguientes apartados: 1. DATOS DE LA AUDITORÍA • Denominación del centro. • Fecha de la realización. • Equipo Auditor. • Representante de la Dirección. 2. OBJETO. • Facilitar a la Organización un conocimiento detallado de la situación en la que se encuentra el Sistema de Gestión de la Calidad en relación con los requisitos de la norma UNE-EN-ISO 9001:2008 y los que se derivan del Manual de Calidad y de los Procedimientos. 3. ALCANCE. • La formación que se imparte en el centro (enseñanzas, cursos, modalidades, etc. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. • La Norma en la que se está certificado. • El Manual de Calidad. • El Manual de Procedimientos. 5. DESVIACIONES ENCONTRADAS. • Relación de no conformidades detectadas. • Apartado de la Norma al que pertenece. 6. RESUMEN DE RESULTADOS Y CONSIDERACIONES SOBRE LA AUDITORÍA. • Comentarios generales que el equipo auditor puede hacer sobre la implantación del sistema. • Observaciones. • Propuestas de mejora. 11
    • El Equipo Auditor entregará al Representante de la Dirección el resultado de la auditoría, explicando las no conformidades encontradas y todos los aspectos del informe que necesiten aclaración. Este Informe de Auditoría debe ser firmado por los auditores y el Representante de la Dirección. Finalizada la auditoría, la dirección del centro solicitará del Representante de la Dirección un Plan de Acciones Correctivas, que sin demora debe ir encaminado a eliminar las no conformidades y sus causas. Todas las no conformidades detectadas en una auditoría deben llevar un estudio de las causas que las provocaron, las acciones reparadoras en su caso y las acciones correctivas para evitar su repetición, junto con las actividades de seguimiento para verificar el éxito de las acciones emprendidas y un informe de los resultados. 12
    • PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS El plan de acciones correctivas debe contener los siguientes campos: 1. DATOS DEL CENTRO. • • • • Centro al que pertenece. Norma de aplicación. Fecha del plan. Representante de la Dirección. 2. OBJETIVOS DEL PLAN. • • • Estudiar las causas de las no conformidades detalladas en la auditoría. Proponer las acciones reparadoras y correctivas para evitar que se vuelvan a producir. Establecer las pautas de seguimiento para comprobar el éxito de dichas acciones. 3. MÉTODO DE TRABAJO. • • • Sesiones de trabajo. Componentes de los grupos. Responsables. 4. DOCUMENTACIÓN. • • • • 13 Informes de no conformidades Informes de acciones correctivas. Modificaciones de la documentación. Evidencias.
    • PLAN DE TRABAJO
    • 1. Elaboración del Plan de Auditoría. 2. Definición del enfoque y metodología a seguir. 3. Reunión inicial con el Representante de la Dirección y los responsables de los procesos. 4. Recogida de la documentación del Sistema, Manual de Calidad. Manual de Procedimientos y los listados de jefes de departamentos, tutores, grupos, etc. 5. Reparto de tareas y distribución horaria. 6. Ejecución de la auditoría. 7. Reunión del Equipo Auditor para la evaluación de la auditoría. 8. Redacción del Informe de Auditoría Interna. 9. Reunión con el Equipo Directivo y el Representante de la Dirección. 1. El Equipo Auditor elaborará el Plan de Auditoría Interna, teniendo en cuenta el programa de auditoría realizado por la Organización, conteniendo de manera general los distintos apartados reflejados anteriormente. 2. Se debe definir el tipo de auditoría a realizar, siendo el enfoque basado en procesos el que más ventajas aporta para auditar una organización que implante un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma UNE-EN- ISO 9001:2008. La elección de la metodología a seguir es de suma importancia, comenzado nuestra labor por los máximos responsables de los procesos, analizando los objetivos previstos y terminando por analizar los resultados obtenidos a través del desarrollo de los procedimientos y de las evidencias en los registros que lo demuestran, teniendo en cuenta la interrelación entre los distintos procesos. 3. Se mantendrá una reunión previa con el Representante de la Dirección y con los responsables de los procesos que se van a auditar. En esta reunión se informará de los objetivos y alcance de la auditoría, de la fecha de realización y el horario aproximado en que cada uno de los responsables debe estar disponible, así como de las áreas que se van a inspeccionar. 4. El Representante de la Dirección y Jefatura de Estudios nos suministrará toda la documentación del Sistema, y el método de acceso a los distintos documentos, organigrama de funcionamiento y el horario del profesorado correspondiente al día de ejecución de la auditoría, con el fin de que cuando haya que entrevistar a alguien no interrumpamos ninguna clase. 5. El Equipo Auditor realizará el reparto de tareas y asignación de los distintos departamentos a auditar, así como el horario en el que deben de estar disponibles los responsables que van a ser auditados. 6. Ejecución de la auditoría conforme a la planificación realizada. 7. Una vez realizada la auditoría se procederá a la evaluación de los datos obtenidos, los resultados y la evolución de los distintos procesos, la eficacia de las acciones de mejora y si el Sistema se mantiene adecuadamente implantado. 8. El Equipo Auditor elaborará el Informe de Auditoría Interna, reflejando el resultado de la auditoría y detallando de manera clara las no conformidades detectadas con referencia del apartado de la Norma afectado, junto con los puntos fuertes y observaciones, así como las consideraciones que se estimen oportunas. 9. Para concluir la Auditoría Interna se debe convocar una reunión del Equipo Auditor con el Equipo Directivo y el Representante de la Dirección para comentar y valorar el Informe de Auditoría y aclarar las no conformidades detectadas, a fin de facilitar la adopción de Acciones Correctivas encaminadas a conseguir una mejora en el desarrollo de los procesos y de los resultados. 15
    • LA AUDITORÍA COMO HERRAMIENTA DE MEJORA
    • La Auditoría Interna del Sistema de Gestión de la Calidad, la debemos considerar no sólo como herramienta para verificar el funcionamiento de nuestra Organización, si no más bien como un proceso para descubrir los puntos en los que debemos mejorar nuestras prácticas y la manera de conseguir la mejora continua de nuestros procesos. El hecho de que la Auditoría Interna deje al descubierto incumplimientos de la Norma o de la no consecución de los objetivos marcados por nuestra Organización, no debe tomarse como acusación de lo que hacemos mal, más bien, debe hacernos reflexionar sobre las causas de esos incumplimientos, de propiciar un análisis que nos lleve a solucionar las no conformidades detectadas y a proponer modificaciones de los procedimientos para realizar unas mejores prácticas y una mejora de la Organización y del trabajo de todos. Los resultados de las Auditorías Internas deben servir para adoptar iniciativas de gestión que podamos incorporar en otros procesos como son: • • Planificación y Gestión de la Mejora. Revisión de la Dirección. La Auditoría Interna es en definitiva un punto de inflexión que nos encontramos periódicamente y que nos obliga a revisar lo que hemos planificado, cómo lo hemos hecho, qué resultados hemos alcanzado, y los da información para volver a planificar y conseguir esa mejora continua, que es una de las piedras angulares de los Sistemas de Gestión de la Calidad, basados en la implantación de la Norma UNE-EN-ISO 9001:2008. 17
    • CASO PRÁCTICO
    • En el curso de auditoría internan se pone en práctica el desarrollo de un ejercicio de auditoría interna, organizado de la siguiente forma: Se componen los grupos, de los que uno de ellos realizará las labores de equipo auditor y los restantes se les asigna uno de los procedimientos del sistema de gestión de la calidad, de los que tienen más peso desde el punto de vista de la norma y de los procedimientos elaborados por los centros educativos. A los grupos se les entrega el procedimiento, la documentación que deben cumplimentar y las instrucciones para ello, cada grupo debe poner especial atención a esas instrucciones que llevan aparejadas las no conformidades que deben detectar el equipo auditor. Los procedimientos a auditar son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN. COMPRAS. ACOGIDA DEL PERSONAL. NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS. MANTENIMIENTO. ACTIVIDADES EN EL AULA. El equipo auditor tiene la misión de realizar la auditoría a los otros grupos una vez que se han leído los procedimientos que van a auditar y han preparada el Plan de auditoría, en el fijaran las estrategias a seguir y el reparto de actividades, al final del ejercicio realizarán el Informe de auditoría y la explicación de las no conformidades detectadas. El ejercicio concluye con la revisión de las no conformidades del informe por parte de los ponentes del curso. Las no conformidades que deben descubrir el equipo auditor están extraídas de las que comúnmente se detectan en las auditorías de certificación y seguimiento, por parte de los auditores externos y se repiten en distintas organizaciones, en el ANEXO-A, se puede ver las no conformidades propuestas en el ejercicio práctico y su relación con los requisitos de la norma UNE EN ISO 9001/2008. Los distintos centros participantes en el curso realizan auditorías cruzadas entre centros, remitiendo los informes a los ponentes del curso que en una última sesión hace una exposición de los informes corregidos, junto con las consideraciones y sugerencias para la redacción final de las no conformidades detectadas así como su relación con la norma de referencia. En el ANEXO-B, se incluye la recopilación de las no conformidades que de manera repetida se detectan en los centros que realizan el curso y sus primeras auditorías internas.. 19
    • ANEXO A: CASOS PRÁCTICOS DEL CURSO DE AUDITORÍA INTERNA EN LA NORMA UNE EN ISO 9001:2008
    • PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVIDAD PLANTEADA EN EL EJERCICIO DEL CURSO DE AUDITORIA NO CONFORMIDAD Facilitar un índice del manual 1. Algunos de los documentos de procedimientos no utilizados por la organización no están sometidos a control actualizado. o no están actualizados, Entregar dos documentos en contra de la norma con la misma codificación, de referencia. Como por denominación y distintas ejemplo: índice del manual procedimientos no fechas de revisión además de documentos uno de ellos con formato actualizado, con la misma codificación y distinto al establecido. documentos obsoletos en los Disponer de algunos puntos de uso. documentos obsoletos. RELACIÓN CON LA NORMA 1. APARTADO 4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS. Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse… B) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. G) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos... PROCEDIMIENTO: COMPRAS ACTIVIDAD PLANTEADA EN EL EJERCICIO DEL CURSO DE AUDITORIA NO CONFORMIDAD RELACIÓN CON LA NORMA Realizar una compra a un 1. En contra de los requisitos proveedor no evaluado. de la norma de referencia se realizan compras a proveedores no evaluados. 1. APARTADO 7.4.1 COMPRAS, la organización debe evaluar y seleccionar a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos… Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación… Realizar una compra superior 2. El procedimiento recoge a 100€ sin cumplimentar la que para compras superiores hoja de pedido. a 100€ se cumplimente una hoja de pedido. 2. APARTADO 8.2.2 AUDITORIA INTERNA. La organización debe llevar a cabo auditorías a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad A) Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización... 21
    • PROCEDIMIENTO: ACOGIDA DEL PERSONAL ACTIVIDAD PLANTEADA EN EL EJERCICIO DEL CURSO DE AUDITORIA NO CONFORMIDAD Acoger a un profesor fuera 1. Uno de los profesores acogidos no ha sido informado del periodo establecido. en el tiempo establecido por la organización. Cumplimentar encuestas de satisfacción con un nivel 2. No se ha alcanzado el nivel inferior al indicador del de satisfacción establecida procedimiento. por la organización en el procedimiento de acogida del personal. 1. No realizar el informe del OBSERVACIÓN: primer trimestre. El olvido puntual cumplimentación un documento ser considerado observación. RELACIÓN CON LA NORMA 1. APARTADO 8.2.2 AUDITORIA INTERNA. La organización debe llevar a cabo auditorías a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad A) Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización... de la de puede como 22
    • PROCEDIMIENTO: NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS ACTIVIDAD PLANTEADA EN EL EJERCICIO DEL CURSO DE AUDITORIA NO CONFORMIDAD Realizar un análisis de causa 1. En contra de lo establecido que no corresponde con la en la norma de referencia No Conformidad detectada. no se aplica con eficacia el procedimiento de acciones Diseñar unas acciones correctivas. Como por correctivas que no van ejemplo: encaminadas a solucionar Realizar un análisis de causa las causas de la No que no corresponde con la Conformidad. No Conformidad detectada. Diseñar unas acciones Cerrar una No Conformidad correctivas que no van sin verificar la eficacia de las encaminadas a solucionar las causas de la No acciones tomadas. Conformidad. Cerrar una No Conformidad sin verificar la eficacia de las acciones tomadas. (Hacer referencia a los documentos analizados) 23 RELACIÓN CON LA NORMA 1.1. APARTADO 8.3.CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME. La organización debe asegurarse que el producto que no sea conforme con los requisitos del producto… A) Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada. 1.2. APARTADO 8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA. La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir…B) Determinar las causas de la no conformidad… F) Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
    • PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO ACTIVIDAD PLANTEADA EN EL EJERCICIO DEL CURSO DE AUDITORIA Cumplimentad los documentos de mantenimiento: Listado de Mantenimiento Preventivo, Informe de control de averías e Informe trimestral, con los datos facilitados en el ejercicio para que no se alcance el indicador y sin control de seguimiento de reparación de las averías detectadas. NO CONFORMIDAD RELACIÓN CON LA NORMA 1. No se alcanza el indicador del 90% propuesto para las averías de carácter menor solucionadas en diez días. 1.1. APARTADO 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS. La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medición de los procesos…….Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. 1.2. APARTADO 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO. La organización debe hacer el seguimiento y medir las características del producto… Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas. Se debe tener evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. 2. El informe de control de averías no permite verificar el tiempo transcurrido entre la comunicación de una avería y su reparación. 2. APARTADO 8.4 ANÁLISIS DE DATOS. La organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad… 24
    • PROCEDIMIENTO: ACTIVIDADES EN EL AULA ACTIVIDAD PLANTEADA EN EL EJERCICIO DEL CURSO DE AUDITORIA NO CONFORMIDAD Rellenad el informe de No se alcanza el indicador del programación con los datos 85% de unidades impartidas. facilitados en el ejercicio para que no se alcance el indicador establecido en el procedimiento. En el cuaderno de un grupo Los datos de los alumnos del no disponer de los datos cuaderno de PCI no permiten básicos para identificar a los una correcta identificación. alumnos. Las notas que figuran en el En el cuaderno de un grupo cuaderno no cumplen con lo anotar notas de clase que no especificado en los criterios siguen el criterio establecido de su programación. en la programación. RELACIÓN CON LA NORMA 1.1. APARTADO 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS. La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medición de los procesos…….Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. 1.2. APARTADO 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO. La organización debe hacer el seguimiento y medir las características del producto… Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas. Se debe tener evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. APARTADO 8.2.2 AUDITORIA INTERNA. La organización debe llevar a cabo auditorías a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad A) Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos porla organización... En todos los casos se facilitan más datos y documentos a cumplimentar por los grupos de trabajo para que el equipo auditor sea capaz de ver lo que está no conforme entre documentos y datos de gestión que sí cumplen con la norma y con los procedimientos establecidos por la organización. 25
    • ANEXO B: NO CONFORMIDADES DE AUDITORÍAS CRUZADAS EN CENTROS EDUCATIVOS
    • Las tablas que aparecen a continuación contienen no conformidades de los informes redactados por los participantes en las auditorías cruzadas realizadas en el curso de auditorias internas, junto a dichas no conformidades, se exponen las indicaciones hechas por los ponentes. 27
    • NO CONFORMIDADES DETECTADAS EN LAS AUDITORÍAS REALIZADAS EN LOS DISTINTOS CENTROS, DURANTE LA PARTE PRÁCTICA DEL CURSO. EN MINÚSCULA, REDACTADAS POR LOS PARTICIPANTES EN EL CURSO. EN MAYÚSCULAS, LA REDACCIÓN RECOMENDADA Y LAS ACLARACIONES O CORRECCIONES EFECTUADAS. EN LA COLUMNA DE LA DERECHA APARECE EL APARTADO DE LA NORMA QUE SE RELACIONA CON LA NO CONFORMIDAD, O EN SU DEFECTO EL PROCEDIMIENTO DEL PROPIO CENTRO. CUANDO EN LUGAR DE NO CONFORMIDADES SON OBSERVACIONES, LAS REFERENCIAS A LA NORMA SE RELACIONAN DEBAJO DE LAS ACLARACIONES EN LETRA CURSIVA Y NEGRITA. 28
    • Nº 1 DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD Existen denominaciones de procesos diferentes a los epígrafes de la norma (como en el modelo MD620201, MD640103, NO TIENEN QUE DENOMINARSE DEL MISMO MODO, LO IMPORTANTE ES QUE EL PROCESO ESTÉ IDENTIFICADO Y CONTROLADO. REFERENCIA A LA NORMA La Norma en su apartado 4.1. a) dice que “la organización debe identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad”. Pero no especifica cómo tienen que denominarse. 2 Existen denominaciones diferentes del mismo documento en listados En el apdo. 4.2.3. e) de la Norma, se y procedimientos. dice que hay que “asegurarse de que los documentos permanecen legibles HAY QUE PONER EJEMPLOS Y DECIR QUÉ ES DIFERENTE: EL y fácilmente identificables”. Por lo que CÓDIGO, LA DENOMINACIÓN. tiene que quedar claro a qué se refiere ¿A QUÉ LISTADOS SE REFIERE? la dificultad en la identificación. 3 Se han dado casos de profesorado que desconoce dónde está publicada la política de calidad del centro. PERO ¿CONOCEN LA POLÍTICA? ¿CUÁNTOS NO LA CONOCEN? ¿ES SIGNIFICATIVO EL PORCENTAJE? DEBERÍA REDACTARSE: UN TERCIO DE LOS TRABAJADORES ENTREVISTADOS DESCONOCÍAN QUE HUBIESE UNA POLÍTICA DE LA CALIDAD EN EL CENTRO. En el apdo. 5.3. d) se dice que “la dirección debe asegurarse que la política de la calidad es comunicada y entendida dentro de la organización”. 4 No queda claro en algunos cuadernos cómo se aplican los criterios de Esta No Conformidad se levanta porque la programación en las calificaciones individuales. contraviene la normativa vigente y el SP750102 Programación. DEBERÍA DECIR: EN ALGUNOS DE LOS CUADERNOS AUDITADOS, LAS CALIFICACIONES INDIVIDUALES DEL ALUMNADO OFRECEN BASTANTES DUDAS DE QUE ESTÉN BASADAS EN LOS CRITERIOS DE CALIFICACIÓN QUE HAN SIDO ESTABLECIDOS EN LAS PROGRAMACIONES RESPECTIVAS. COMO POR EJEMPLO: CUADERNO DE MATEMÁTICAS DE 3º ESO B Y CUADERNO DE LENGUA DE 4º DE ESO A. 5 Se utiliza documentación obsoleta en procesos como la Formación en Centros de Trabajo que pueden llegar a confundir al cliente en la solicitud de ayudas por cambiar la legislación vigente del año pasado al actual. El aptdo. 4.2.3. g) dice que se debe “prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos” DEBERÍA DECIR: “EN ALGUNO DE LOS PROCESOS AUDITADOS SE HA OBSERVADO LA UTILIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN OBSOLETA. POR EJEMPLO: “IMPRESO DE SOLICITUD DE AYUDAS” EN F.C.T. 6 No existen evidencias de que se realiza la acogida de personal en el plazo establecido. PR6201 Acogida del personal. ACLARAR: -¿SE HA INCORPORADO PERSONAL NUEVO AL CENTRO? -¿HAY REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO? -¿CUÁNTO RETRASO SE HA PRODUCIDO? -¿HAY NO CONFORMIDADES ABIERTAS? OBSERVACIONES Falta por codificar como externos algunos documentos de la actual normativa vigente referida a Formación en Centros de Trabajo (Orden del 29 de junio de 2009 por la que se modifica parcialmente la orden de 24 de febrero de 2004) como los anexos RA y CP, además de actualizar el anexo SA ¿ESTÁN CONTROLADOS ESOS DOCUMENTOS? SI SE EXTRAEN DE SÉNECA NO HAY QUE CODIFICARLOS, SÓLO HAY QUE CONTROLAR SU UTILIZACIÓN 29
    • REDACTADAS POR LOS PARTICIPANTES EN EL CURSO. EN MAYÚSCULAS, LAS ACLARACIONES O CORRECCIONES EFECTUADAS: (LO QUE ESTÁ EN CURSIVA ES LO QUE EXIGE LA NORMA) CENTRO 2. Nº 1 OBSERVACIONES PR4101: Hacer constar en el procedimiento para que el encargo al grupo de trabajo deba reflejarse documentalmente tras la implantación del procedimiento. NO TIENE POR QUÉ SER ASÍ. LA ORGANIZACIÓN DECIDE CÓMO GESTIONA LOS PROCESOS QUE HA ESTIMADO NECESARIOS PARA REALIZAR SU FUNCIÓN CON EFICACIA. LO QUE EXIGE LA NORMA: 4.1 Requisitos generales La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional. La organización debe a) identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos, c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces, d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos, e) realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, e f ) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. La organización debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional. 2 PR5403: El seguimiento del PAC se refleja en una memoria trimestral no incluida en un documento de calidad. ¿SU PR5403 DICE QUE LA MEMORIA TRIMESTRAL IRÁ EN UN DOCUMENTO CON EL FORMATO EN CUESTIÓN? NO TODOS LOS DOCUMENTOS QUE MANEJE EL CENTRO TIENEN QUE IR EN EL FORMATO DE GESTIÓN. 3 PR5501 y PR7101: La asignación de responsabilidades y tareas están asignadas y reflejadas, pero de forma dispersa (PAC, POAT, etc.). ¿ESTÁ CONTROLADA LA ASIGNACIÓN DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES? ¿NO EXISTE MEMORIA INFORMATIVA? LO QUE DICE LA NORMA ES: 5.4.1. Responsabilidad y autoridad La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización. 30
    • Nº OBSERVACIONES 4 PR5601: Faltan evidencias de la revisión del sistema por estar prevista sus acciones para las próximas semanas. ESTO SERÍA UNA NO CONFORMIDAD MAYOR QUE PODRÍA IMPEDIR LA CERTIFICACIÓN. LO QUE DICE LA NORMA: 5.1. Compromiso de la dirección La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia: d) llevando a cabo las revisiones del sistema. 5.6.1. Revisión por la dirección La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización… PR6201: No se ha elaborado el plan de formación porque no ha habido peticiones del profesorado. 5 DEBERÍA HABER UN PLAN DE FORMACIÓN. PERO POR OTRA PARTE, HAY QUE ENER PRESENTE QUE EL HECHO DE FORMARSE O NO DEPENDE EXCLUSIVAMENTE DE LA VOLUNTAD DEL PROFESORADO Y QUE, ADEMÁS, COMO SI REALIZA ALGUNA ACTIVIDAD FORMATIVA, LO HACE EN SU TIEMPO LIBRE, NO TENDRÍA QUE DAR NINGÚN TIPO DE INFORMACIÓN AL CENTRO. LO QUE DICE LA NORMA: 6.2.2. Competencia, formación y toma de conciencia La organización debe: b) cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria. PR750102 En el informe trimestral de programación faltan los indicadores de su cumplimiento. (Programación) 6 ¿FALTAN LOS INDICADORES O LOS DATOS QUE IMPIDEN COMBROBAR SU CUMPLIMIENTO? SI NO HAY DATOS ES UNA NO CONFORMIDAD, YA QUE SIGNIFICARÍA QUE EL PROCEDIMIENTO NO ESTÁ IMPLANTADO. SI FALTAN LOS INDICADORES TAMBIÉN SERÍA UNA NO CONFORMIDAD PORQUE LA RED IESCA ACORDÓ PONER INDICADORES A TODOS LOS PROCESOS CLAVES Y LA PROGRAMACIÓN ES UNO DE ELLOS. Aptdo. 4.1 Requisitos generales: La organización debe c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces Aptdo. 8.4. Análisis de datos: La organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. PR75 No se han realizado las encuestas de satisfacción. (Orientación y tutoría) 7 NO CONFORMIDAD PORQUE SE HA INCUMPLIDO EL PLAN DE MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN DEL USUARIO, ¿O ES QUE NO HAY PLAN O CUALQUIER OTRO MÉTODO QUE PERMITA OBTENER Y UTILIZAR LA INFORMACIÓN DE LOS USUARIOS? VÉASE LA NORMA: 8.2.1 Satisfacción del cliente Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información 31
    • CENTRO 3. Nº DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD 1 En contra de la Norma de referencia y del propio procedimiento del SGC del Centro del profesorado, no se hace un control adecuado del control de la documentación, como por ejemplo: -Se carece del documento de firmas y del listado de control de distribución de la documentación a los propietarios de los procedimientos. -El proceso de Sugerencias, Quejas y Reclamaciones (PR8202) está implantado pero no aparece en el listado de documentos (LI420201), ni en el de registros (LI420301). 2 DEBERÍA DECIR: EN CONTRA DE LO ESPECIFICADO EN EL PR4202 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN, SE TRABAJA CON DOCUMENTOS NO CONTROLADOS. COMO POR EJEMPLO: EL DC420201 CONTROL DE FIRMAS, LI420201 LISTADO DE DOCUMENTACIÓN LISTADO 420301 CONTROL DE LOS REGISTROS En contra de la Norma de referencia y del propio procedimiento del SGC del Centro del profesorado, no se tiene constancia de una revisión trimestral del mantenimiento de su página Web (PR7531). REFERENCIA A LA NORMA 4.2.3. Control de los documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. También dice la Norma: “Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios…” 7.5 En el apartado de Prestación del servicio, la referencia es más a los DEBERÍA DECIR: procedimientos creados para decir cómo NO EXISTE EVIDENCIA DE LA REVISIÓN DE LA se va a desarrollar dicha prestación. PÁGINA WEB DEL 2º TRIMESTRE, EN CONTRA DE LO ESPECIFICADO EN EL PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Nº 1 OBSERVACIONES El SGC está en una fase inicial con pocos registros debido al poco tiempo que lleva implantado. ESTO NO SE PUEDE PONER, TODOS LOS PROCEDIMIENTOS DEBEN ESTAR IMPLANTADOS Y GENERANDO REGISTROS. PUEDE QUE POR LAS CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA O TIEMPO EN QUE SE IMPLANTÓ NO TENEMOS LOS REGISTROS SUFICIENTES ADAPTADOS AL PROCEDIMIENTO, PERO PUEDEN VALER COMO EVIDENCIAS OTROS DOCUMENTOS DEL ANTERIOR SISTEMA. 32
    • CENTRO 4. Nº NO CONFORMIDAD 1 REFERENCIA A LA NORMA No se evidencian algunas actividades de Orientación y Tutoría; faltan registros de actividad de este procedimiento, por ejemplo: actas de reuniones de departamento, relación de alumnos con NEE, control de entrega de carpeta de tutores. Debería redactarse como sigue: EN CONTRA DE LO ESPECIFICADO EN EL PROCEDIMIENTO (SP750105) Prestación de servicio ALGUNAS DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS, NO SP750105 Orientación u Tutoría SE HAN REALIZADO O NO SE RECOGEN DATOS DE LA ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN. COMO POR EJEMPLO: FALTAN ACTAS DE REUNIONES DE DEPARTAMENTO. RELACIÓN DE ALUMNOS CON NEE. CONTROL DE ENTREGA DE CARPETAS A LOS TUTORES. 2 En dos casos no se encuentra registrado en el cuaderno del profesor la actividad docente diaria. CVC (2º C.S Salud Ambiental) y AMBC2, AMBS2 (2º ESO compensatoria). Debería redactarse como sigue: EN ALGUNOS DE LOS CUADERNOS DE MATERIA Prestación de servicio AUDITADOS NO SE RECOGEN LAS ACTIVIDADES SP750103 Actividades en el aula REALIZADAS EN CLASE, EN CONTRA DE LO ESTABLECIDO EN EL SUBPROCESO (SP750103). COMO POR EJEMPLO: 2º DE C.S. SALUD AMBIENTAL. AMBC2, AMBS2 DE 2º ESO COMPENSATORIA 3 Los instrumentos de evaluación y el sistema de calificación registrados en la programación no tienen coherencia con los registrados en el cuaderno del profesor. Debería redactarse como sigue: EN ALGUNOS DE LOS CUADERNOS REVISADOS SE EXPRESAN INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN Y SISTEMA DE CALIFICACIÓN, QUE NO SON COHERENTES CON LOS REFLEJADOS EN LA PROGRAMACIÓN EN CONTRA DE LA APLICACIÓN DE LA LEGALIDAD VIGENTE Y EN EL SUBPROCESO DE PROGRAMACIÓN. COMO POR EJEMPLO: AMBC2, AMBS2 (2º ESO compensatoria), ING (1º ESOB), Música (1º ESOA), SMA (2º ELECTROMECÁNICA), Ámbito CT (ESA) 33 Prestación de servicio SP750102 Programación. Normativa vigente.
    • CENTRO 5. Nº NO CONFORMIDAD REFERENCIA A LA NORMA 1 PR5501 falta relación nominal de cargos y responsabilidades DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: EN LA FECHA DE LA AUDITORÍA, ALGUNOS DE LOS DOCUMENTOS ELABORADOS NO RECOGEN INFORMACIÓN ACTUALIZADA. COMO POR EJEMPLO: MD550101 RELACIÓN DE CARGOS. PERO, DE TODAS FORMAS, CREEMOS QUE ESTO NO PUEDE SER UNA NO CONFORMIDAD PORQUE LA ASIGNACIÓN DE CARGOS DEBE FIGURAR EN LA MEMORIA INFORMATIVA. DEBERÍA SUPRIMIRSE EL DOCUMENTO “RELACIÓN DE CARGOS” Apdo. 5.5.1. Responsabilidad y autoridad La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización 2 PR6301 No existe registro asociado al mantenimiento de aulas específicas. NO ESTÁ CLARO A QUÉ SE REFIERE: ¿NO EXISTE EL MODELO, EL REGISTRO, O EL MANTENIMIENTO DE LAS AULAS? 6.3. Infraestructura La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del PUEDE SER UNA NO CONFORMIDAD DE CONTROL producto. DE LA DOCUMENTACIÓN O DE MANTENIMIENTO. 3 PR8201 No existe el plan de medición de satisfacción del cliente 8.2.1. Satisfacción del cliente. Como una de las medidas del desempeño DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: del SGC, la organización debe realizar el EN CONTRA DE LA NORMA DE REFERENCIA seguimiento de la información relativa a LA ORGANIZACIÓN NO HA PLANIFICADO EL la percepción del cliente… CALENDARIO PARA RECOGER LA MEDICIÓN DE LA Deben determinarse los métodos para SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS. obtener y utilizar dicha información. MD 820101 PLAN DE MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS. 4 PR8202 No existe reclamante. verificación de conformidad del DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: NO EXISTEN EVIDENCIAS DE LA CONFORMIDAD DEL PR8202 Procedimiento de SQR RECLAMANTE EN ALGUNAS DE LAS SUGERENCIAS, QUEJAS O RECLAMACIONES PRESENTADAS POR LOS USUARIOS, EN CONTRA DE LO ESTABLECIDO EN EL PROCEDIMIENTO PR8202. COMO POR EJEMPLO: MD820201S.Q.R. Nº 080903Q 34
    • Nº NO CONFORMIDAD 5 PR8501 No existen evidencias sobre Plan e Informe de mejora. DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: EN CONTRA DE LA NORMA DE REFERENCIA LA ORGANIZACIÓN NO HA PLANIFICADO ACCIONES DE MEJORA, DERIVADAS DE LA REVISIÓN DEL SISTEMA O COMO RESULTADO DE LOS OBJETIVOS O INDICADORES PLANIFICADOS. COMO POR EJEMPLO: Xxxxx zzzz 6 Algún departamento no aporta evidencias sobre la homogeneización y calibración DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: EN ALGUNO DE LOS DEPARTAMENTOS AUDITADOS NO SE EVIDENCIA LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE HOMOGENEIZACIÓN DE CRITERIOS Y CALIBRACIÓN. COMO POR EJEMPLO: DEPARTAMENTO DE MATEMÁTICAS. 35 REFERENCIA A LA NORMA 8.5.1. Mejora continua La organización debe mejorar continuamente la eficacia del SGC mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. 7.6 Control de equipos de seguimiento y medición La organización debe establecer procesos para asegurarse de que el seguimiento y medición puede realizarse y se realiza de manera coherente con los requisitos de seguimiento y medición.
    • CENTRO 6. Nº 1 NO CONFORMIDAD No hay evidencia de la recogida de carpetas por los tutores (RG75ACO101) en contra de lo establecido en el subproceso de acogida. DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: LA SISTEMÁTICA EMPLEADA PARA LA ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN, NO HA SIDO EFICAZ, EN CONTRA DE LA NORMA DE REFERENCIA. COMO POR EJEMPLO: ENTREGA DE CARPETA DE TUTORÍA (RG75AC01) A LOS TUTORES DEL 2º ESO B. 2 4 4.2.3 Control de los documentos Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:… d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. … No existe evidencia de la comunicación a los alumnos de los criterios de evaluación, calificación, recuperación y resumen de las programaciones (MD75AU01) en contra de lo que se establece en el procedimiento del subproceso SP75AU. DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: EN ALGUNO DE LOS GRUPOS DE ALUMNOS NO SE EVIDENCIA LA COMUNICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN, CALIFICACIÓN, RECUPERACIÓN Y RESUMEN DE LA PROGRAMACIÓN, EN CONTRA DE LO ESTABLECIDO EN EL (SP75AU01) Y EN LA NORMATIVA VIGENTES. COMO POR EJEMPLO: GRUPO DE 1º ESO A. 3 REFERENCIA A LA NORMA SP750102 Programación Hay evidencias de no seguirse el procedimiento para las modificaciones y actualizaciones de los procedimientos en contra de lo que se establece en el PR4101 para la Identificación, Despliegue y Revisión de procesos. DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: PR4101Identificación, despliegue PARA LA IMPLANTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO revisión de los procesos. PR6401 CONVIVENCIA ESCOLAR, NO SE EVIDENCIA QUE LA DIRECCIÓN DEL CENTRO REALICE EL ENCARGO AL EQUIPO DE PROCESOS MD410101, EN CONTRA DE LO ESPECIFICADO EN EL PROCEDIMIENTO PR4101 I.D.R. No se ha seguido el procedimiento para la anulación de matrículas, y no hay evidencias de la comunicación del responsable a jefatura de estudios de las modificaciones en las mismas. ¿SE HA PRODUCIDO LA BAJA OFICIAL DE ALGÚN ALUMNO? SÍ PR7202 Matriculación ENTONCES, DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: EN CONTRA DEL LO ESTABLECIDO EN EL PROCEDIMIENTO DE MATRICULACIÓN (PR7202), NO SE HA INFORMADO DE LOS CAMBIOS DE LA MISMA A LA JEFATURA DE ESTUDIOS. COMO POR EJEMPLO: ANULACIÓN DE MATRÍCULA DE UN ALUMNO DE CF DE ELECTRICIDAD CON FECHA 2008-12-01 36 y
    • Nº 5 NO CONFORMIDAD Hay evidencias de que las especificaciones de algún curso no han sido actualizadas. ¿LAS ESPECIFICACIONES DE LOS CURSOS NO ESTÁN CONCRETADAS EN LOS DECRETOS DE TODAS LAS ENSEÑANZAS? SÍ, LUEGO NO PROCEDE ESTA NO CONFORMIDAD. 6 En algunos procedimientos, hay evidencias de la ausencia de comunicación por los responsables. DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: NO HAY EVIDENCIAS DE LA COMUNICACIÓN DE LA PUESTA EN MARCHA DE ALGUNOS PROCEDIMIENTOS A LAS PERSONAS AFECTADAS. COMO POR EJEMPLO: PRXXXX 8 PR7202 Matriculación Algunos tutores no informan a los alumnos del resultado de la encuesta de acogida. DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: EN ALGUNAS DE LAS TUTORÍAS AUDITADAS NO QUEDA CONSTANCIA DE LA INFORMACIÓN RECIBIDA POR LOS ALUMNOS, EN CONTRA DE LO ESPECIFICADO EN EL SUBPROCESO SP750101 ACOGIDA DEL ALUMNADO. COMO POR EJEMPLO: TUTORÍA DE 1º DEL CF DE MADERA, RESULTADO DE LA ENCUESTA DE ACOGIDA. 7 REFERENCIA A LA NORMA SP750101 Acogida del alumnado 5.5.3 Comunicación interna La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad. En algunas SQR, no hay evidencias del grado de conformidad del reclamante. DEBERÍA REDACTARSE COMO SIGUE: PR8201 SQR EN ALGUNA DE LAS SQR RECIBIDAS NO SE EVIDENCIA LA INFORMACIÓN Y CONFORMIDAD DEL RECLAMANTE, EN CONTRA DE LO ESPECIFICADO EN EL PROCEDIMIENTO. COMO POR EJEMPLO: RECLAMACIÓN Nº 080901 DE FECHA 2008-11-01 37
    • CENTRO 7. Nº 1 NO CONFORMIDAD REFERENCIA A LA NORMA A) Se detectan algunos de los documentos del sistema 4.2.1. Control de los documentos de gestión de la calidad no sujetos al control de la documentación. Como por ejemplo (LI420203, Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben NM420202 y MD420203). controlarse. BIEN REDACTADA 4.2.2. Control de los registros Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los B) requisitos así como de la operación No existen evidencias de registros por los modelos eficaz del sistema de gestión de la MD720205, MD720206 y MD720203 calidad. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y CONVIENE PONER EL NOMBRE DE LOS recuperables. Debe establecerse un DOCUMENTOS, PARA QUE SEPAMOS A QUÉ NOS procedimiento documentado para definir los controles necesarios para ESTAMOS REFIRIENDO DE FORMA INMEDIATA. la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. 2 No hay una revisión inicial del sistema CON ESTAS DOS PRIMERAS SE TERMINA LA AUDITORÍA. TANTO EL CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN COMO LA REVISIÓN DEL SISTEMA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN SON ASPECTOS BÁSICOS DEL SGC, POR LO QUE SUPONDRÍAN NO CONFORMIDADES MAYORES QUE IMPEDIRÍAN LA CERTIFICACIÓN. 3 5.1. Compromiso de la dirección La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia: … d) llevando a cabo las revisiones por la dirección… 5.6. Revisión por la dirección 5.6.1. Generalidades La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. No hay evidencias de una efectiva evaluación de los proveedores autorizados ya que no existen registros de los mismos. Como por ejemplo: XXXXX PR7403 Evaluación de proveedores SÍ EXISTE REGISTRO DE LOS PROVEEDORES PORQUE TODOS HAN DE INTRODUCIRSE EN EL PROGRAMA SÉNECA 38
    • Nº NO CONFORMIDAD 5 REFERENCIA A LA NORMA No hay evidencias de estar aplicándose correctamente el procedimiento de Orientación y Tutoría (no se pudo revisar ningún cuaderno de tutor, no se presentó la documentación requerida) NO SE DEBE GENERALIZAR SOBRE EL SP750105 Orientación y Tutoría FUNCIONAMIENTO DE UN PROCESO O SUBPROCESO. SÓLO MENCIONAR AQUELLO QUE SE HA REVISADO Y SE HA DETECTADO UN INCUMPLIMIENTO. POR EJEMPLO: “No se han podido encontrar evidencias de que el cuaderno del tutores se esté utilizando de manera generalizada”. 6 El plan de Homogenización y Calibración de departamentos no está desarrollado. No se tuvieron evidencias de ninguna acta de departamento con dicho plan ni registros. ¿EL PLAN NO ESTÁ ELABORADO EN AQUELLOS DEPARTAMENTOS AFECTADOS? ¿QUÉ DICE EL PR7601 PROCEDIMIENTO? ¿A CUÁNTOS DEPARTAMENTOS calibración SE LE HA PEDIDO? LA NO CONFORMIDAD DEBERÍA REDACTARSE: Algunos Departamentos no pudieron presentar el Plan de Homogeneización y Calibración, en contra de lo especificado en el PR7601. Por ejemplo: Departamentos de Matemáticas, Lengua e Inglés. 7 Homogeneización y No se ha realizado el informe de resultados de la PR8201 Medición de la satisfacción del satisfacción del cliente (alumnos, familias, empresas), cliente. EN CONTRA DE LO ESPECIFICADO EN EL PR8201. 8.2.2. Satisfacción del cliente SE SUPONE QUE SE HAN REALIZADO LAS Como una de las medidas del ENCUESTAS CORRESPONDIENTES. ¿O NO? desempeño del sistema de gestión de ACLARAR EN LA REDACCIÓN DE LA NO la calidad, la organización debe realizar CONFORMIDAD. el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información. 39
    • Nº NO CONFORMIDAD 8 No se ha realizado ninguna revisión trimestral de indicadores de los capítulos 4, 5, 6, 7(apoyo enseñanzaaprendizaje) y 8 de la norma. REFERENCIA A LA NORMA ¿EN LOS PROCEDIMIENTOS DEL IES SE DICE QUE SE HARÁ UNA REVISIÓN TRIMESTRAL DE ESTOS INDICADORES? SI NO ES ASÍ, ESTO SE PODRÍA PONER COMO UNA OBSERVACIÓN. PR8204 Seguimiento y medición de los procesos REVISIÓN DE TODOS LOS INDICADORES TRIMESTRALMENTE PARECE UNA BARBARIDAD. LOS INDICADORES DEBEN ESPECIFICAR LA FRECUENCIA DE MEDIDA. EN FUNCIÓN DE ESA FRECUENCIA REALIZAR LOS CORRESPONDIENTES INFORMES DE RESULTADOS. Nº 1 OBSERVACIONES APTDO. No se ha generado ninguna No Conformidad hasta la fecha de la auditoría, por falta de seguimiento de los indicadores del sistema. PR8301 Control del producto no ESTO SERÍA UNA NO CONFORMIDAD, PORQUE conforme. INDICARÍA QUE EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES TODAVÍA NO HA SIDO IMPLANTADO. 40
    • CENTRO 8. Nº 1 OBSERVACIONES APTDO. La LI4202 no está completa, faltan algunos datos que dificultan la búsqueda de referencias sobre los procedimientos. 4.2 Control de la documentación NO QUEDA CLARO A QUÉ SE REFIERE. SI SE PUEDEN CONFUNDIR PROCEDIMIENTOS SERÍA MÁS GRAVE e) asegurarse de que los documentos QUE UNA OBSERVACIÓN. permanecen legibles y fácilmente EL LISTADO LI420201 LISTADO DE DOCUMENTOS identificables, ES UNA HERRAMIENTA MÁS DEL CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN. LOS DOCUMENTOS CON SUS CÓDIGOS Y NOMBRES SE ESPECIFICAN EN EL ÁRBOL DOCUMENTAL DE LOS PROCEDIMIENTOS. 2 3 Los objetivos del Plan Anual de Centro creemos que no están definidos en calidad. No se ha especificado: - El indicador. - La medición. - Las acciones. - La temporalización. - Y el nivel de logro. - EN EL CASO DE QUE NO SEAN MENSURABLES Y NO SE PUEDA COMPROBAR SU CONSECUCIÓN, ESTO SERÍA UNA NO CONFORMIDAD, PORQUE IRÍA EN CONTRA DE LO ESPECIFICADO EN EL APARTADO 5.4.1 DE LA NORMA DE REFERENCIA. 5.4.2. Objetivos de la calidad. La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquéllos necesarios para cumplir los requisitos para el producto (véase 7.1 a), se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad. En los MD75AU01 Cuaderno del Profesor que han sido auditados, hemos detectado que ha habido Cuadernos: - Con apartados sin cumplimentar o llevar al día (como el de los profesores J.M.A., J.L.M.B., L.M.L.), SUSTITUIR LOS PROFESORES POR LAS MATERIAS QUE IMPARTEN. como por ejemplo, que no reflejan la adaptación de la temporalización de la programación al tener PR75AU01 Actividades de Aula temas no impartidos. - Que el sistema de recuperación no se refleja (J.L.M.B., I.D.M.). - ¿EN EL PR7501 SE INDICA QUE EN EL CUADERNO FIGURARÁ TODO ESTO? PUEDE SER UNA NO CONFORMIDAD 4 Se realizan Pruebas Iniciales para la elaboración de las programaciones y se hace referencia de ello en el procedimiento de Programación, pero no hay definido ningún registro ni indicador para la calidad. ¿NO SE GUARDAN LAS PRUEBAS? SI ES ASÍ, ESO YA ES SUFICIENTE REGISTRO. Y NO ES OBLIGATORIO QUE HAYA UN INDICADOR PARA TODO LO QUE SE HACE. 41 PR7501EV Evaluación
    • Nº OBSERVACIONES 5 a.- El modelo de programación MD75PR02 no contempla las Competencias Básicas en Secundaria. APTDO. PR7501PR Programación SI AUNQUE NO ESTÉN CONTEMPLADAS EN EL MODELO SE RELACIONAN, SÍ ES UNA OBSERVACIÓN, PERO SI NO ES ASÍ, SERÍA UNA NO CONFORMIDAD PORQUE IRÍA EN CONTRA DE LA NORMATIVA LEGAL VIGENTE. 4.2.3. Control de la documentación. b.- Por otro lado, se han detectado documentos con el e) los documentos deben ser fácilmente código erróneo y corregidos a mano. identificables ESTO ES UNA NO CONFORMIDAD DEL APARTADO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS. SE INCUMPLE EL APARTADO 4.2.3 DE LA NORMA. 6 En, algunos de los exámenes tipo sólo se contemplan criterios de evaluación. PR7601 ¿QUÉ DEBERÍA CONTEMPLARSE EN DICHOS Calibración EXÁMENES? ¿DICE EL PROCEDIMIENTO QUE ESOS EXÁMENES DEBEN CONTENER ALGO MÁS? Homogeneización 42 y