GUÍA PRÁCTICA
DE IMPLANTACIÓN
DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN AMBIENTAL
EN EL SECTOR EDUCATIVO
ÍNDICE

1. PRESENTACIÓN......................................................................................................
1. PRESENTACIÓN
Este manual práctico para la implantación de sistemas de gestión ambiental en centros educativos se enmarca dentro del pro...
El Manual está estructurado de la siguiente forma:
Capítulo I: Presentación
Capítulo II:¿Qué es un sistema de gestión ambi...
2. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL?
Todas las organizaciones, a poco complejas que
sean, desarrollan los sistemas necesarios para
gestionar los procesos y act...
Todos estos conceptos se desarrollarán de
manera específica en los diferentes apartados
de este Manual. En el capítulo 10 ...
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La comunicación sobre la preocupación por
el respeto al medio ambiente a padres y
alumnos, profesores y empl...
3. GUÍA PRÁCTICA DE INTERPRETACIÓN
DE REQUISITOS APLICABLES AL SISTEMA
DE GESTIÓN AMBIENTAL
A - RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
El equipo directivo del centro educativo debe
identificar y poner a d...
Responsabilidad

Persona/función

Desarrollar la Política Ambiental

Director del Centro

Establecer los objetivos, metas ...
B - POLÍTICA
Para asegurar el éxito del sistema de gestión
ambiental en un centro educativo y su mejora
es fundamental el ...
personal, en el caso de que se disponga de un
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concretos acerca de los criterios que deben
utilizarse para valorar los aspecto...
Se deben considerar también aquellos requisitos contenidos en la legislación de seguridad industrial y que pudiesen ser de...
Es necesario aclarar que los objetivos no son
los medios para cumplirlos. Un objetivo ambiental debería estar siempre rela...
prevenir su mezcla con residuos urbanos y asegurar su almacenamiento en condiciones de higiene y seguridad, antes de su ce...
La norma ISO 14001 no establece como requisito un enfoque de gestión por procesos,
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la legislación o normativa aplicable, o por ejemplo, manuales de buenas prácticas sectoriales,
convenios de colaboración c...
en los procesos y procedimientos para asegurar
su cumplimiento.
Para el caso de los registros, que son documentos que mues...
Así por ejemplo, supongamos la familia profesional “Automoción”, que se caracteriza por la
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trabajadores o partes interesadas externas (otros órganos de la Administración,
Asociación de Madres y Padres, etc.).
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destinatarios de la misma, y con qué periodicidad se va a publicar.
Una manera de difundir información acerca de
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A partir de ahí podríamos establecer la causa y
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c) evaluar la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y llevar a cabo las
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respecto a los requisitos de la norma y los criterios de la auditoría, también observaciones,
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f ) El seguimiento de las acciones derivadas de
revisiones por la Dirección anteriores,
g) Los cambios en las circunstanci...
F.1 - CONTROL DE ASPECTOS AMBIENTALES EN CONDICIONES
NORMALES DE FUNCIONAMIENTO
Para determinar sobre qué actividades es n...
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  1. 1. GUÍA PRÁCTICA DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL SECTOR EDUCATIVO
  2. 2. ÍNDICE 1. PRESENTACIÓN............................................................................................................................................. 3 . 2. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL?.............................................................................. 6 3. GUÍA PRÁCTICA DE INTERPRETACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL........................................................................................................................................................10 A - RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ............................................. 11 B - POLÍTICA............................................................................................................................................... 13 . C - PLANIFICACIÓN.................................................................................................................................. 14 . D - ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?.................................................................................................... 17 . E - HERRAMIENTAS DE GESTIÓN......................................................................................................... 19 E.1 - CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS................................................................. 19 . E.3 - COMUNICACIONES CON LAS PARTES INTERESADAS....................................................25 . E.4 - GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS... 27 E.5 - AUDITORÍA INTERNA .................................................................................................................29 E.6 - REVISIÓN POR DIRECCIÓN....................................................................................................... 31 F - EL CONTROL DE LOS ASPECTOS AMBIENTALES......................................................................32 . G - VERIFICACIÓN.....................................................................................................................................36 4. DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Y BENEFICIOS QUE APORTA AL CENTRO..........................................................................38 . 5. PROCESO DE CERTIFICACIÓN.................................................................................................................40 6. EJEMPLOS PRÁCTICOS.............................................................................................................................. 42 7. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA MEDIANTE CUESTIONARIOS A LOS INSTITUTOS DE EDUCACIÓN SECUNDARIA PERTENECIENTES A LAS REDES DE GESTIÓN AMBIENTAL DE LA CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA ................................................... 103 8. ENLACES DE INTERÉS............................................................................................................................118 . 9. BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................ 120 10. GLOSARIO DE TÉRMINOS.....................................................................................................................122
  3. 3. 1. PRESENTACIÓN
  4. 4. Este manual práctico para la implantación de sistemas de gestión ambiental en centros educativos se enmarca dentro del proyecto SUDOEFOP de creación de una red de conocimiento colaborativa trasnacional en el sudoeste europeo en formación profesional. Este proyecto forma parte del Programa de Cooperación Territorial del Espacio Sudoeste Europeo (SUDOE), cofinanciado por fondos FEDER y el programa INTERREG IV B SUDOE. Los beneficiarios del proyecto son, por una parte, el Ministerio de Educación, la Junta de Andalucía y el Gobierno de Aragón, de España, A.I.D.A de Portugal y la C.R. de Aquitania de Francia. Los objetivos generales del proyecto son, por una parte, crear una red de colaboración apoyada en la utilización de tecnologías de información (TIC) a través de una herramienta web y por otra, compartir el conocimiento generado en materia de metodologías, formas de trabajo, gestión, innovación de los técnicos de formación profesional dentro del espacio SUDOE. Estos objetivos se han concretado en cinco áreas de trabajo, cada una lideradas por un socio. La elaboración de este Manual de apoyo para la implantación de sistemas de gestión ambiental en centros educativos responde a una de las actividades previstas para el área de trabajo de calidad y mejora continua liderada por la Junta de Andalucía. La guía que presentamos se ha construido a partir de la experiencia práctica obtenida en la implantación del sistema de gestión ambiental en centros educativos públicos en Andalucía, y su certificación conforme a la norma ISO 14001. Esta experiencia ha sido recopilada a partir de una serie de cuestionarios dirigidos a los once Institutos de Educación Secundaria pertenecientes a la primera y segunda red de gestión ambiental de la Consejeria de Educación de la Junta de Andalucía, que en los últimos tres años han desarrollado e implantado de un sistema de gestión ambiental con el apoyo del Instituto Andaluz de Cualificaciones Profesionales. En el capítulo 7 de este manual se recoge un resumen de la información obtenida a través de dichos cuestionarios en relación con la aplicación de la gestión ambiental en los centros educativos. Con la publicación de este manual pretendemos los siguientes objetivos: • Servir de guía práctica para la interpretación de los requisitos de la norma y su aplicación en el sector educativo. • Presentar ejemplos que sirvan como punto de partida para el diseño de la base documental del sistema de gestión. • Aclarar la aplicación de los requisitos legales ambientales aplicables a los aspectos generales del centro y particulares de las familias profesionales. • Dar pautas para facilitar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. • Identificar las principales dificultades a las que se enfrentan los centros durante el diseño y la implantación de su sistema de gestión y presentar propuestas para superarlas. El manual está dirigido tanto a centros que no tengan implantado ningún sistema de gestión como a aquellos que ya tienen implantado otros sistemas de gestión de calidad o de seguridad y salud laboral y pretendan ampliar su alcance e integrar la gestión ambiental. 4
  5. 5. El Manual está estructurado de la siguiente forma: Capítulo I: Presentación Capítulo II:¿Qué es un sistema de gestión ambiental? Capítulo III: Guía práctica de interpretación de requisitos aplicables a un sistema de gestión ambiental ISO 14001 Capítulo IV: Dificultades y beneficios derivados del proceso de implantación del sistema de gestión ambiental Capítulo V: Proceso de certificación Capítulo VI: Ejemplos prácticos Capítulo VII: Análisis de los cuestionarios realizados a los Institutos de Educación Secundaria de la Junta de Andalucía con sistema de gestión ambiental certificado Los capítulos finales recogen las referencias a bibliografía y enlaces a páginas de interés, así como un glosario de los términos utilizados. Esperamos que esta guía sirva de orientación y de estímulo a todos aquellos centros que decidan comprometerse con la protección del medio ambiente y la conservación de los recursos. 5
  6. 6. 2. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL?
  7. 7. Todas las organizaciones, a poco complejas que sean, desarrollan los sistemas necesarios para gestionar los procesos y actividades que les llevarán a conseguir sus objetivos empresariales o los aplicables a un servicio público, en el caso de la enseñanza. Un sistema de gestión puede responder a diferentes objetivos, económicos, dirigidos a aumentar el beneficio u optimizar los recursos utilizados para prestar un servicio, objetivos enfocados a asegurar la calidad y el cumplimiento de requisitos legales aplicables al producto o servicio, objetivos orientados a prevenir o minimizar la contaminación y los impactos ambientales o los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores. En este contexto surge la serie de normas internacionales ISO 9001 e ISO 14001, que proporcionan los requisitos para implantar un sistema de gestión de la calidad y de gestión ambiental, respectivamente, o el referencial OHSAS, para la gestión de la seguridad y salud de los trabajadores. Estas normas establecen un modelo de gestión certificable por una tercera parte (organismo certificador), y por ello solo incluyen requisitos que pueden ser auditados objetivamente. Los requisitos son generales, aplicables a cualquier tipo de organización, y en ningún caso se establecen requisitos de desempeño específicos. Todos estos modelos de gestión tienen en común que se basan en el ciclo PHVA (PlanificarHacer-Verificar-Actuar), que se trata de un proceso constante e iterativo que permite que una organización desarrolle e implante sus políticas sobre la base del liderazgo y el compromiso de la alta dirección con el sistema de gestión. En el caso del sistema de gestión ambiental, según la norma ISO 14001, los pasos de este proceso continuo serían los siguientes: a) Planificar: • • Identificar los aspectos e impactos ambientales de las actividades, o de los bienes o servicios que utiliza la organización Identificar y hacer seguimiento de los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba voluntariamente 7 • • y que sean aplicables a dichos aspectos ambientales Establecer objetivos y metas ambientales y desarrollar los programas necesarios para cumplirlos Desarrollar y usar indicadores de desempeño, para comprobar el logro de los objetivos b) Hacer, desarrollar e implantar el sistema de gestión ambiental: • • • • • • • • Crear estructuras de gestión, asignar funciones y responsabilidad con suficiente autoridad Suministrar los recursos adecuados Formar al personal y asegurarse de su toma de conciencia y competencia Establecer procesos para comunicación interna y externa Desarrollar y mantener la documentación Establecer e implantar controles a los documentos Establecer y mantener controles operacionales Asegurarse de la preparación y capacidad de respuesta ante emergencias c) Verificar, o evaluar los procesos del sistema de gestión ambiental • • • • • Realizar un seguimiento y/o medición de los controles operacionales y de los indicadores del desempeño ambiental Evaluar el estado de cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos Identificar las no conformidades y tomar acciones correctivas y preventivas Gestionar los registros o evidencias de los resultados de la gestión ambiental realizada Realizar periódicamente auditorías internas c) Actuar, o revisar y emprender acciones para mejorar el sistema de gestión ambiental • • Realizar revisiones por la Dirección del SGA a intervalos planificados Identificar áreas de mejora Este proceso hace posible que la organización mejore continuamente su sistema de gestión y su desempeño ambiental.
  8. 8. Todos estos conceptos se desarrollarán de manera específica en los diferentes apartados de este Manual. En el capítulo 10 se incluye un glosario donde se aclaran algunos de los términos utilizados. Un sistema de gestión ambiental, de acuerdo a la definición que da la norma ISO 14001, es la parte del sistema general de gestión de la Organización empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar los aspectos ambientales derivados de sus actividades, productos y servicios. Un sistema de gestión incluye la estructura organizativa, las actividades de planificación, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, aplicar, alcanzar, revisar y mantener dicha política y gestionar los aspectos ambientales. En el ámbito europeo, el Reglamento (CE) 1221/2009, relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS) establece un modelo de sistema de gestión ambiental idéntico al establecido por la norma ISO 14001, si bien incluye algunos requisitos adicionales, entre los que se encuentran los siguientes: • • • La obligatoriedad de llevar a cabo un análisis ambiental preliminar, con carácter previo a la implantación del Sistema de Gestión Ambiental, Desarrollar procedimientos para la participación de los trabajadores en el sistema de gestión ambiental Comunicar a las partes interesadas y público en general los resultados del desempeño ambiental en relación con los aspectos ambientales significativos de la actividad, a través de una Declaración Ambiental, que deberá ser validada por un verificador acreditado. La norma ISO 14001 no establece como requisito la necesidad de llevar a cabo un análisis ambiental preliminar, pero si lo incluye como recomendación. ¿En que consiste un análisis ambiental preliminar o evaluación ambiental inicial? El objetivo de este análisis sería conocer la situación del centro educativo respecto a la gestión ambiental, considerando como mínimo los requisitos legales ambientales aplicables tanto a las actividades desarrolladas en el centro como a las instalaciones del mismo, cuyo funcionamiento pueda tener repercusiones en el medio ambiente. No hay que olvidar que un sistema de gestión establecido de acuerdo al modelo ISO 14001 o EMAS, parte del compromiso de la Dirección, que debe ser recogido en su Política, de cumplir con los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales y otros compromisos que la organización suscriba voluntariamente. El resultado de la evaluación preliminar comprendería: • • Una identificación inicial de los aspectos ambientales derivados de las actividades del centro: generación de residuos, vertidos, emisiones a la atmósfera y ruido, consumo de materias primas, etc. La situación del centro respecto al cumplimiento de los requisitos legales aplicables a tales aspectos. Con esta información, la Dirección del Centro puede establecer el punto de partida para dirigir sus esfuerzos de mejora a través de objetivos, metas y programas de gestión específicos. También deberá llevar a cabo las acciones necesarias para corregir aquellas posibles desviaciones respecto al cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales identificados que se hayan detectado. ¿Qué ventajas aporta un sistema de gestión ambiental a un centro educativo? La implantación de un sistema de gestión ambiental contribuye al conocimiento de la repercusión que las actividades del centro tienen en el medio ambiente y de su situación respecto al cumplimiento de la legislación ambiental. Además favorece: • La mejora ambiental del centro escolar y su entorno, 8
  9. 9. • • • • La comunicación sobre la preocupación por el respeto al medio ambiente a padres y alumnos, profesores y empleados, proveedores, medios de comunicación, autoridades locales, legisladores y la comunidad en general, La aplicación de la educación ambiental en la vida cotidiana del centro escolar, la familia y la localidad, La motivación del alumnado para desarrollar un papel activo y participativo en el centro, La posibilidad de ahorro en relación a: • • • mejor control y seguimiento de los recursos utilizados: energía eléctrica, combustible, agua, papel, material de oficina, y otros, aprovechamiento y reducción de los residuos producidos La sensibilización sobre la necesidad del desarrollo sostenible. 9
  10. 10. 3. GUÍA PRÁCTICA DE INTERPRETACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
  11. 11. A - RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD El equipo directivo del centro educativo debe identificar y poner a disposición de la organización los recursos necesarios para implantar, mantener, y mejorar el sistema de gestión ambiental, de acuerdo a los compromisos expresados en la Política Ambiental. Entre estos recursos se deberían considerar las necesidades de infraestructura, sistemas de información, formación, tecnología, recursos financieros, humanos y otros. Tal como se explica en capítulos posteriores, las necesidades de recursos deben ser objeto de revisión por la Dirección y en especial, ante cambios planificados o nuevos proyectos que se vayan a acometer en el centro. • • necesarios para el seguimiento de parámetros ambientales (ligados a la calidad de los vertidos, mediciones de emisiones de calderas o cabinas de pintura, o mediciones de ruido, por ejemplo) Desarrollar programas de formación conjuntos, Intercambiar equipos de auditores para la realización de auditorías internas, etc. La Dirección del centro es responsable de definir la estructura organizativa del centro, en relación a las funciones y responsabilidades asociados a la gestión ambiental. La Dirección debe designar a un representante con autoridad suficiente para: Para suplir las posibles limitaciones de recursos que puedan existir en los centros educativos para la implantación de un sistema de gestión ambiental, se podría considerar como alternativa la constitución de redes de centros certificados ISO 14001, con las siguientes finalidades: • • Además de este representante de la Dirección, responsable o coordinador de gestión ambiental, la Dirección deberá definir y documentar el resto de responsabilidades ambientales asociadas a cada una de las funciones existentes en el centro. • Compartir conocimientos e información relativas a los aspectos ambientales, para la identificación y aplicación de los requisitos legales ambientales comunes, para la definición de procedimientos de control operacional y el seguimiento de los aspectos ambientales, Negociar con proveedores comunes la gestión de residuos peligrosos y no peligrosos, la prestación de servicios de control ambiental o laboratorios de ensayo 11 • Asegurar que el sistema de gestión ambiental se establece, implanta y mantiene de acuerdo con los requisitos, Proporcionar información al equipo directivo del Centro sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental y sobre las áreas de mejora detectadas. En el siguiente ejemplo se exponen algunas de las responsabilidades ambientales que debieran definirse:
  12. 12. Responsabilidad Persona/función Desarrollar la Política Ambiental Director del Centro Establecer los objetivos, metas y programa de gestión ambiental Equipo directivo Hacer el seguimiento del desempeño ambiental Coordinador de Medio Ambiente Identificar y evaluar los requisitos legales ambientales de aplicación Coordinador de Medio Ambiente Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales Equipo Directivo Identificar los requisitos ambientales aplicables a Secretario los proveedores y comunicarlos Desarrollar y comprobar el cumplimiento de los procedimientos e instrucciones de control operacional de los aspectos ambientales Jefe de estudios de cada ciclo formativo Coordinador de medio ambiente Definir el programa de mantenimiento e inspecciones reglamentarias aplicables a las instalaciones relacionadas con los aspectos ambientales (calderas, instalaciones de climatización, cabinas de pintura, instalaciones eléctricas, red de aguas residuales, almacén de residuos peligrosos, depósito de combustible, aljibes, instalaciones y red de agua de consumo humano con riesgo de proliferación de Legionella, etc.) Responsable de Mantenimiento del Centro Definir y llevar a cabo actividades para la sensibilización de los usuarios (alumnos) del centro Tutores y Personal Docente Cumplir los requisitos del sistema de gestión ambiental Todas la personas que trabajan para el Centro o en nombre de ella. A la hora de definir responsabilidades, habrá que tener en cuenta que algunas de ellas, sobre todo en los centros públicos, pueden no estar representadas en el propio Centro sino corresponder a un ente público que presta servicio a todos ellos. Este sería el caso, por ejemplo, de los entes de gestión de infraestructuras, responsables del diseño, construcción y puesta en marcha de los centros educativos y de gestionar las reformas de los mismos. En estos casos, habrá de designar a un responsable dentro del Centro, que gestione la relación con éste y se encargue de realizar el seguimiento de posibles reformas y de recabar la documentación de carácter legal ligada a la puesta en servicio de nuevas instalaciones. 12
  13. 13. B - POLÍTICA Para asegurar el éxito del sistema de gestión ambiental en un centro educativo y su mejora es fundamental el compromiso y liderazgo continúo de la alta dirección. Los beneficios que el sistema de gestión ambiental puede proporcionar y los problemas que puede evitar, en especial en relación con el cumplimiento legal, ayudan a asegurar el compromiso de la dirección. La norma ISO 14001 establece como requisito que el compromiso de la Dirección quede documentado en la Política Ambiental. Dicha Política tendrá que estar alineada con la Misión, Visión y Valores del Centro, que se hayan establecido en el Plan de Centro, ser coherente con otras políticas que hayan podido establecerse, de calidad o de seguridad y salud, por ejemplo. La Política Ambiental, puede integrarse en las políticas existentes en el centro, sin tener porque constituir un documento independiente. En todo caso, la Política Ambiental deber ser apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de las actividades que se llevan a cabo en el centro así como a los productos y servicios que se utilizan. Esto implica que la organización deberá conocer previamente los impactos ambientales derivados de sus instalaciones y actividades, considerando tanto los derivados de la actividad administrativa y docente, incluidos los diferentes ciclos formativos, como los derivados del funcionamiento de las instalaciones auxiliares (calderas, depósitos de combustible, instalaciones de climatización, instalación eléctrica de baja y alta tensión, por ejemplo) y de otros posibles servicios, tales como cafetería, reprografía, transporte escolar, actividades complementarias extraescolares, en su caso. La Política deberá hacer referencia en sus compromisos a esos aspectos ambientales significativos de la actividad del Centro y proporcionar el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales. 13 Además, tiene que incluir de manera expresa los siguientes compromisos: • • • Mejora continua, Prevención de la contaminación, Cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales En cuanto a los requisitos formales del documento que contiene la Política, éste deberá indicar la fecha de aprobación y la versión de la misma y estará aprobada por la alta Dirección del centro. En el capítulo 6 se incluye un ejemplo de Política Ambiental que recoge los compromisos exigidos por la norma ISO 14001 para la gestión ambiental y en la que podrían integrarse los compromisos exigidos por la norma ISO 9001 para la calidad o el referencial OHSAS para la seguridad y salud laboral. La Política Ambiental debe comunicarse a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella, y estar a disposición del público. Cada vez es más frecuente que los Centros educativos dispongan de una página Web como medio para darse a conocer y presentar su oferta educativa. La Web puede ser una buena herramienta para poner la Política Ambiental del Centro a disposición del público; lo que puede apoyarse con la exposición de la misma en carteles en las propias instalaciones o bien utilizar para ello los medios audiovisuales que se encuentran disponibles en los puntos de información de algunos centros. Para comunicar la Política Ambiental a todas las personas que trabajan para la organización pueden utilizarse diversos medios, en función de las características del centro y del acceso del personal a medios informáticos. Así por ejemplo, en aquellos centros que dispongan de una intranet para comunicación interna del personal docente y no docente, se podrá utilizar ésta como soporte. También podrá remitirse por correo electrónico a todo el
  14. 14. personal, en el caso de que se disponga de un correo corporativo. Si no todo el personal tiene acceso a medios informáticos, la Política siempre se podrá exponer en los puntos de reunión del personal (salas de profesores, tablones de anuncios, etc.) o bien puede entregarse una copia en papel a aquellas personas que no utilicen de manera habitual los sistemas informáticos. Para trasladar la Política a aquellas personas u organizaciones que prestan algún servicio al centro, quizás lo más fácil sea entregar una copia de la misma a la firma del contrato o junto con el documento de pedido de servicio o compra. Otra posibilidad es hacer referencia en dichos documentos a la Web del centro si es que está ahí publicada. Para asegurar la adecuación de la Política y que ésta se mantiene al día, deberá ser revisada por la Dirección del centro. Esta revisión se llevará a cabo en las revisiones periódicas del Plan de Centro y en la revisión de final de curso. C - PLANIFICACIÓN C.1 - IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES Para poder establecer las bases de mejora de la gestión ambiental es necesario en primer lugar identificar los aspectos ambientales derivados de las actividades desarrollados en el centro o bien de los productos o servicios utilizados que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. En el capítulo 10 Glosario, se puede encontrar una definición de aspecto e impacto ambiental significativo, que puede ayudar a comprender mejor este capítulo. Una vez identificados estos aspectos ambientales significativos, la organización ya estará en disposición de establecer objetivos y metas de mejora concretos y desarrollar los programas necesarios para cumplirlos. La norma ISO 14001, establece como requisito, que se desarrolle un procedimiento que incluya la metodología para identificar los aspectos ambientales significativos. Esto implica, por una parte identificar los aspectos (consumo de materias primas, generación de residuos peligrosos y no peligrosos, generación de vertidos de aguas residuales, emisiones a la atmósfera y ruidos, etc.) y por otra, establecer algún método de valoración que nos permita clasificar los aspectos en significativos y no significativos. En el primer caso, lo habitual es ir analizando cada una de las actividades que se llevan a cabo en el centro escolar y de las instalaciones para identificar los aspectos ambientales asociados a las mismas. Así pues, habrá aspectos que serán generales de toda actividad administrativa y docente, como por ejemplo el consumo de energía eléctrica, o de papel, el consumo de agua y vertido de aguas sanitarias, la generación de residuos urbanos (residuos orgánicos y basura, papel, envases, vidrio), etc. , otros derivados de actividades de mantenimiento (residuos de aparatos eléctricos y electrónicos, como tubos fluorescentes, envases vacíos de productos peligrosos –pinturas-, o residuos de construcción y demolición, en el caso de pequeñas obras). Habrá otros aspectos que serán exclusivos de un determinado ciclo formativo o familia profesional, así por ejemplo, aceites minerales usados, lubricantes, líquido de frenos, filtros de gasoil o material contaminado con hidrocarburos, en el caso del ciclo formativo de automoción. A la hora de identificar los aspectos ambientales, debemos considerar tanto las condiciones de funcionamiento habitual o normal, como aquellas anormales o derivadas de situaciones de emergencia (incendios, inundaciones, fugas de gases, vertidos accidentales, etc.). Una vez determinados todos los aspectos ambientales aplicables, deberán establecerse los criterios de valoración para poder discriminar aquellos aspectos significativos de los que no lo son. 14
  15. 15. La norma ISO 14001 no establece requisitos concretos acerca de los criterios que deben utilizarse para valorar los aspectos ambientales. No obstante, a la hora de definirlos podremos tener en cuenta lo siguiente: • Un método sencillo puede resultar de la combinación de varios criterios, por ejemplo: • Un criterio relacionado con la peligrosidad (en el caso de residuos, vertido o emisiones), o con la renovabilidad o escasez del recurso (en el caso de consumos) y además, Otros criterios relacionados con la magnitud o cantidad del aspecto involucrado. Utilizar criterios ambientales, y no criterios económicos, legales o sociales. La nor- • ma ISO 14001 define un aspecto significativo como aquel que produce un impacEn el caso de aspectos amto ambiental significabientales derivados de sitivo. Esto quiere detuaciones anormales de cir que el criterio de funcionamiento o situavaloración del asciones de emergencia, pecto debiera estar los criterios pueden Es necesario definir un procedimiento relacionado con el estar relacionados con para identificar los aspectos ambienimpacto ambiental la peligrosidad de las tales significativos del centro, que serían que produce. consecuencias o daños aquellos que tienen o podrían producir Que sean objetipotenciales y la probaimpactos significativos sobre el medio vos en su aplicación; bilidad de que ocurra, ambiente para ello deberemos en base a un histórico definirlos de manera de ocurrencia en la orgaque no existe posibilidad nización o en el sector, por de diferentes interpretaejemplo. ciones a la hora de aplicarlo. Que sean sensibles a la mejora conEn el capítulo 6 se presenta un ejemtinua. Para ello, a cada criterio le podremos plo de un procedimiento para la identificación y asignar una escala de puntuación. Cuanto valoración de aspectos ambientales, así como más amplia sea la escala, más sensible será varios ejemplos de aspectos ambientales deel método, pero tendremos que llegar a un rivados tanto de las actividades generales de compromiso entre la sensibilidad que que- cualquier centro docente como de los aspectos remos lograr respecto a la complejidad de específicos de diversas familias profesionales. aplicación del procedimiento. Nos debe dar un resultado que sea coherente con la realidad de la organización. RECUERDA • • • C.2 - IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES La norma ISO 14001 parte de un compromiso de cumplir con la legislación y reglamentación ambiental aplicable y otros compromisos voluntarios que la organización suscriba. Para poder cumplir todos los requisitos aplicables, es necesario identificarlos, y determinar en qué afectan a los aspectos ambientales del centro. Así mismo, para poder identificarlos deberemos disponer de los procedimientos necesarios para acceder a la legislación y a sus actualizaciones. 15 Además de los requisitos contenidos en la legislación y reglamentación ambiental general (reglamentos europeos, leyes y reglamentos estatales y autonómicos, ordenanzas municipales, etc.) y sectorial, si existiese, debemos desarrollar procedimientos para determinar aquellos requisitos derivados de autorizaciones particulares que pudieran estar relacionados con los aspectos ambientales de nuestras actividades, tales como licencias de actividad, autorizaciones de vertido, autorizaciones de emisiones a la atmósfera o autorizaciones para la producción de residuos peligrosos.
  16. 16. Se deben considerar también aquellos requisitos contenidos en la legislación de seguridad industrial y que pudiesen ser de aplicación a aquellas instalaciones cuyo funcionamiento esté relacionado con nuestros aspectos ambientales. Así por ejemplo, almacenamiento de productos químicos, calderas, almacenamiento de productos petrolíferos, instalaciones eléctricas, etc. Así mismo, es necesario determinar aquellos requisitos que pudieran haberse adoptado de manera voluntaria, por ejemplo, compromisos públicos adquiridos por la organización, adhesión a códigos de buenas prácticas, etc. Para identificar, acceder y mantener actualizados los requisitos legales aplicables, se puede recurrir a una o varias fuentes de información, desde la lectura de diarios oficiales (Unión Europea, estatal, comunidad autónoma, provincial) o bien la suscripción a bases de datos comerciales y publicaciones, asesores y servicios profesionales. Una vez analizada la legislación aplicable y determinados los requisitos que afectan a los aspectos ambientales, estos se pueden llevar a un registro actualizado de requisitos, que facilite su evaluación periódica. En el capítulo 6 se incluye un ejemplo de procedimiento para • • • • • Identificar y conocer todos los requisitos legales ambientales relevantes, en su versión más actualizada. Mantener actualizados los mencionados requisitos. Acceder a dichos requisitos. Evaluar y comprender las repercusiones que estos requisitos tienen sobre el Centro. Introducir las medidas pertinentes para cumplir los requisitos ambientales vigentes o nuevos. Así mismo se incluye una pequeña guía de identificación de los requisitos ambientales aplicables a la mayor parte de los centros educativos. C.3 - OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Una vez identificados los aspectos ambientales significativos aplicables a las actividades, productos y servicios, la organización debe establecer objetivos y metas concretos para su mejora, y de esta manera cumplir los compromisos establecidos en la Política Ambiental. En el capítulo 10 Glosario, puede revisarse la definición de objetivo y metas. A la hora de establecer los objetivos debe de tenerse en cuenta que siempre estén relacionados con la mejora de un aspecto significativo. Los objetivos y las metas deben de ser alcanzables y medibles, siempre que sea posible. Para establecerlos se deberá considerar, además de los aspectos ambientales significativos: • • • • Los requisitos legales y otros requisitos Las opiniones de las partes interesadas Las opciones tecnológicas y viabilidad Consideraciones financieras y operacionales Los objetivos deben establecerse al más alto nivel de la organización y a otros niveles o funciones donde se llevan a cabo actividades importantes para cumplir con los compromisos establecidos en la Política. Es por ello, que deberían incorporarse al Proyecto Educativo del Centro, junto con el resto de objetivos de prestación del servicio y de gestión global del centro. Siempre que sea posible se deben utilizar indicadores de desempeño asociados a los objetivos y metas ambientales, que nos permitan valorar su consecución. Para lograr los objetivos y metas, es necesario establecer los programas de gestión necesarios, que deberán incluir, las funciones y responsabilidades, los recursos necesarios, los plazos y las acciones necesarias para cumplirlos. En el capítulo 6 se incluye un ejemplo de la definición de un objetivo ambiental, con sus metas y programa de gestión. 16
  17. 17. Es necesario aclarar que los objetivos no son los medios para cumplirlos. Un objetivo ambiental debería estar siempre relacionado con un indicador de desempeño ambiental. Por ejemplo, “sustituir todos los fluorescentes por otros de menor consumo” no sería un objetivo. Si lo sería “reducir el consumo de energía eléctrica en un 5%”, mediante la sustitución de las luminarias por otras de menor consumo. objetivo el cumplimiento de tales requisitos legales ya aplicables. Si sería válido, por ejemplo, incluir mayores compromisos respecto a un límite legal o bien para adelantarse al plazo legal establecido. Los objetivos deben ser revisados a intervalos coherentes con los plazos establecidos para alcanzar las metas, de manera que en caso de desviarse se puedan tomar acciones para asegurar su cumplimiento. También conviene aclarar que si bien se deIncluir los objetivos en ben considerar los reel Proyecto Educativo quisitos legales a la de Centro aseguraría Los objetivos siempre deben ir dirigidos a hora de establesu revisión al igual mejorar los aspectos ambientales cer los objetivos, que el resto de obsignificativos esto no significa jetivos de gestión. establecer como Debe definirse en un programa de gestión que incluya las metas, responsables, plazos y recursos necesarios RECUERDA Los objetivos y metas deben revisarse para asegurar su consecución D - ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO? La norma ISO 14001 establece los criterios para implantar un sistema de gestión ambiental de manera que pueda ser comprobado o auditado por terceras partes. Por esta razón, se trata de un sistema de gestión documentado, basado en la definición de procedimientos y en la generación de registros que permitan demostrar su eficacia. Los procedimientos recogen las responsabilidades, criterios y sistemáticas para llevar a cabo una determinada actividad o proceso. Pueden estar documentados o no. Será necesario documentar los procedimientos en aquellos casos en los que su ausencia pueda llevar a una desviación en los compromisos establecidos en la Política de Gestión Ambiental. A la hora de elaborar un procedimiento hay que considerar que éste debe responder a todas la 17 preguntas posibles, ¿qué?, ¿para qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿cuándo?. El objeto es definir y dejar claros todos los criterios necesarios para llevar a cabo una actividad con la finalidad de prevenir consecuencias indeseadas para el medio ambiente o no previstas. ¿Qué estructura procedimiento? debe tener un El objeto y alcance del procedimiento pretenden responder a las preguntas ¿qué? y ¿para qué?, esto es, qué actividades están descritas en el documento y con qué finalidad se describe. Así por ejemplo, supongamos un procedimiento para la gestión de residuos. En este caso, su objeto y alcance pudiera ser “establecer los criterios para la recogida y almacenamiento temporal de los residuos peligrosos generados en los talleres de automoción y laboratorios, para
  18. 18. prevenir su mezcla con residuos urbanos y asegurar su almacenamiento en condiciones de higiene y seguridad, antes de su cesión a gestores autorizados”. El procedimiento deberá indicar siempre quién es responsable de llevar a cabo cada una de las actividades que en él se definen. Así pues, siguiendo con el ejemplo expuesto para la gestión de los residuos, habría que definir, quién se encarga de asegurar que haya siempre contenedores en los diferentes emplazamientos dónde se generan, quien los etiqueta para evitar mezclas indeseadas, quien los recoge cuando se llenan para almacenarlos de manera adecuada antes de entregarlos a un gestor, etc. El procedimiento también deberá definir cómo y donde se lleva a cabo una actividad y con qué periodicidad. Siguiendo con el ejemplo anterior, habría que describir: • • • La manera en que estos residuos deben almacenarse: en contenedores estancos identificados, cerrados, sobre suelo impermeable o sobre cubetos, por ejemplo. En qué puntos se ubican los contenedores de recogida. Con qué frecuencia se revisa el llenado de los contenedores y se reponen. Todos los procedimientos, además de los apartados necesarios para responder a las preguntas anteriores, pueden requerir otros apartados, para concretar aquellos aspectos que sean necesarios. Por ejemplo, puede incluir definiciones, registros asociados, anexos, etc. No obstante, a la hora de elaborar procedimientos hay que tener en cuenta una serie de criterios: • • • No deben ser demasiado extensos. Hay que considerar siempre la información que va a necesitar la persona a la que va dirigida. Su redacción debe estar adaptada a las personas a quienes va dirigida. Hay que tener en cuenta la formación que ya tiene la persona que realiza las actividades objeto del procedimiento. Un procedimiento, en muchos casos, puede sustituirse por gráficos, imágenes o fotografías que describan cómo realizar la actividad de manera correcta. Para aquellas actividades que sean muy complejas, o en las que intervengan muchas personas, puede ser recomendable elaborar un procedimiento manera general que lo describa y desarrollar instrucciones más detalladas dirigidas específicamente a la persona que debe realizar cada tarea concreta. El concepto de procedimiento e instrucción es el mismo, únicamente se diferencian en el grado de detalle. Las instrucciones son procedimientos más específicos y detallados, que normalmente involucran a un solo nivel de responsabilidad ¿Cuándo es necesario procedimiento? elaborar un De manera general la norma pide que se definan procedimientos siempre que la ausencia de los mismos puede llevar a desviaciones respecto a los compromisos establecidos en la Política de Gestión Ambiental y en los objetivos. No hay que olvidar que tales compromisos están relacionados con la prevención de la contaminación y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales, entre otros, por lo que habrá que definir procedimientos para controlar aquellas actividades que sean fuente de contaminación o estén relacionadas con los aspectos ambientales significativos o bien sobre las que exista algún requisito legal de aplicación. En el capítulo 6 se muestra un ejemplo con los posibles procedimientos que puede ser necesario definir en un sistema de gestión ambiental en un centro educativo. No obstante, el número de procedimientos y alcance de los mismos, lo determina la propia organización en función de sus necesidades. Además de los procedimientos necesarios para el control de los aspectos ambientales y su seguimiento, la norma ISO 14001, al igual que las normas existentes para la gestión de la calidad, o de la seguridad y salud laboral, también establece la necesidad de definir documentalmente procedimientos para gestionar la documentación y los registros, formar y asegurar la competencia del personal, realizar las auditorías internas, etc. A lo largo de los capítulos que desarrollan este Manual se irán describiendo. 18
  19. 19. La norma ISO 14001 no establece como requisito un enfoque de gestión por procesos, tal como requiere la norma de gestión de calidad ISO 9001, si bien es perfectamente compatible con éste. No obstante, el diseño y gestión de los diferentes procesos dentro de una organización siempre debiera considerar las consecuencias que supone para la gestión ambiental. Proceso y procedimiento no son términos equivalentes. Un proceso es una secuencia de actividades que conducen a la consecución de un resultado previamente planificado. Cada una de las actividades que constituyen un proceso puede requerir de un procedimiento que regule como llevarlas a cabo para no producir impactos indeseados en el medio ambiente. Así por ejemplo, el proceso de gestión de infraestructura, puede requerir de varios procedimientos desde el punto de vista ambiental, tales como: • • • • Planes de mantenimiento que definan que instalaciones o dependencias relacionadas con aspectos ambientales requieren de actividades de mantenimiento y con que periodicidad, con el objeto de asegurar su buen funcionamiento y rendimiento y el cumplimiento de los requisitos legales que puedan aplicar, si es el caso, Procedimientos específicos que expliquen como llevar a cabo las tareas de mantenimiento de instalaciones (red de agua, instalaciones térmicas, etc.), de una manera práctica, Procedimientos para llevar a cabo la limpieza de las diferentes áreas, Procedimientos para la gestión de los residuos generados, etc. E - HERRAMIENTAS DE GESTIÓN Los modelos que establecen las normas internacionales ISO para desarrollar sistemas de gestión de la calidad, la gestión ambiental o el estándar OHSAS, para la gestión de la seguridad y salud laboral, parten de la utilización de una serie de herramientas de gestión comunes que se integran en el ciclo PHVA de mejora continua. Dichas herramientas, constituyen una serie de instrumentos cuya finalidad es prestar el soporte necesario a la Organización para lograr los compromisos establecidos en su Política de Gestión Ambiental. Así por ejemplo, hablamos de herramientas para la gestión de la documentación, para asegurar la competencia y sensibilización del personal, para la gestión de las comunicaciones con las partes interesadas, internas o externas a la Organización, o bien de herramientas para la mejora, a través de la gestión de las no conformidades, acciones correctivas o preventivas y las auditorías internas. Todas estas herramientas complementan a aquellas específicas que deberán desarrollarse para el control de los procesos o actividades y para el seguimiento de los mismos. En capítulos posteriores explicaremos estas herramientas específicas de control operacional y seguimiento y medición, así como la diferencia entre ambas. E.1 - CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS E.1.1 - DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL De acuerdo al modelo ISO 14001, el sistema de gestión ambiental debe documentar al menos: • • La Política, los objetivos y las metas ambientales La descripción del alcance del sistema de gestión. Esto significa describir, las actividades a las cuales es aplicable el sistema 19 • • de gestión y él o los emplazamientos donde dichas actividades tienen lugar. La descripción de los elementos principales del sistema de gestión ambiental y su interacción, y las referencias a los documentos relacionados. Los procedimientos generales y registros requeridos en los diferentes apartados de la norma. En el capítulo 6 se incluye un listado
  20. 20. • con ejemplos de los procedimientos, documentos y registros que requiere la norma ISO 14001. Los procedimientos de control operacional y de seguimiento y medición y los registros asociados que el propio centro educativo determine que son necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos que están relacionados con los aspectos significativos. En el capítulo 6 se incluye una lista con los posibles procedimientos que pueden ser necesarios en un centro educativo para el control y seguimiento de los aspectos ambientales, y de los registros que requiere la norma ISO 14001. Aunque la norma ISO 14001 no establece de manera específica la necesidad de desarrollar un Manual de Gestión Ambiental, tal como requiere la norma ISO 9001, es habitual elaborar este documento general para describir el alcance del sistema de gestión, así como los elementos, documentos y procedimientos que forman parte de del mismo. El objetivo sería contar con una especie de “mapa” que aclare las actividades que se encuentran cubiertas por el sistema de gestión y nos guíe acerca de la aplicación de los procedimientos que lo constituyen. • Ciclo Formativo Grado Superior: (Administración y finanzas; Gestión comercial y marketing; Comercio internacional; Sistemas de comunicaciones informáticas; Desarrollo de productos electrónicos; Dietética; Prótesis dentales; Higiene bucodental; Audioprótesis) Así mismo, esta descripción deberá especificar la ubicación o dirección del centro y/o emplazamientos donde tienen lugar estas actividades que se desarrollan de acuerdo con los criterios y procedimientos establecidos en el sistema de gestión. El Manual de Gestión Ambiental, tal como lo hemos descrito, puede incluir una presentación de la organización, la política ambiental y una referencia a todos los procedimientos y documentos que constituyen el sistema de gestión para dar respuesta a cada uno de los requisitos de la norma ISO 14001. El Sistema de Gestión Ambiental se apoya, además de en un Manual y en una serie de procedimientos que describen los criterios aplicables a los diferentes proceso y actividades, en un tipo especial de documentos, denominados registros, que permiten demostrar que el cumplimiento de los requisitos especificados en los procedimientos, requisitos legales u otra documentación de referencia aplicable al sistema de gestión ambiental. La descripción del alcance del sistema de gestión debería indicar las actividades de impartición de formación que se desarrollan en el centro educativo, para cada uno de los ciAsí por ejemplo, un regisclos formativos y cada una tro de la correcta gestión de las familias profesiode los residuos generanales que están repredos en un centro, puesentadas en el centro. den ser los albaranes o Es necesario definir en un documento el documentos de conalcance del sistema de gestión ambiental Por ejemplo, en el caso trol correspondientes (actividades y emplazamientos afectados) concreto de un instia la entrega a gestoy orientar sobre la documentación de reftuto de enseñanza seres autorizados. En el erencia aplicable. Este documento puede cundaria, el alcance del capitulo 6, se indican ser un Manual de Gestión Ambiental sistema de gestión amejemplos de los regisbiental podría ser la “imtros que pueden genepartición de la formación” rarse en el contexto de la en: gestión ambiental. RECUERDA • Ciclo formativo Grado Medio (Comercio, Equipos electrónicos de consumo, Montaje y mantenimiento de instalaciones de frío, climatización y producción de calor) Además de los procedimientos, documentos y registros generados por la propia organización, existen también documentación de origen externo que incluye requisitos de aplicación que deben ser considerados en el sistema de gestión ambiental. Tal es el caso, de 20
  21. 21. la legislación o normativa aplicable, o por ejemplo, manuales de buenas prácticas sectoriales, convenios de colaboración con otras organizaciones, que incluyan requisitos que el centro educativo suscriba voluntariamente. E.1.2 - CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y DE LOS REGISTROS De acuerdo a lo indicado en la norma de referencia ISO 14001, el centro educativo deberá controlar toda la documentación y registros que constituyan su sistema de gestión ambiental. Para ello, deberá elaborar procedimientos que determinen los criterios y responsabilidades para: • • • • • • • Revisar los documentos respecto a su adecuación y aprobarlos formalmente antes de su emisión. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente cuando sean modificados. Asegurar la identificación de los cambios en los documentos y el estado de revisión de los mismos que está vigente en cada momento. Asegurar que las versiones vigentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso. Asegurar que los documentos aplicables permanecen legibles y fácilmente identificables. Asegurar que se identifican los documentos de origen externo que el centro educativo ha determinado que incluyen requisitos o criterios aplicables al sistema de gestión, y que se controla su distribución. Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos e identificarlos como tal en caso de que se desee conservarlos por cualquier razón. Según esto, el procedimiento de control de documentos y registros deberá indicar: • Quién es responsable dentro del centro educativo de revisar y aprobar para su uso cada tipo de documento (política, objetivos, metas y programas, planes de mantenimiento, planes de formación o sensibilización, procedimientos de gestión y operativos, planes de emergencia, etc.) 21 • • La sistemática a seguir para identificar los documentos y controlar su distribución a las personas que deban aplicarlos, La sistemática para asegurar la retirada de documentos obsoletos que puedan llevar a confusión y los criterios para asegurar la conservación de los documentos de manera que puedan ser utilizados cuando sea necesario consultarlos. El control de la documentación puede llevarse a cabo de manera sencilla, identificando los que son aplicables mediante Listas de Control de Documentos, en la que figuren la fecha de aprobación y la edición vigente aplicable del mismo, su ubicación o lugar de archivo y las personas a las que debe distribuirse. La propia Lista de Control de Documentos debe someterse a los criterios de control de documentación antes mencionados. La distribución de la documentación puede hacerse mediante copias en papel, pero con el uso cada vez más extendido de las tecnologías de información y comunicación cada vez es más frecuente gestionar los documentos por medios informáticos, y comunicar los cambios a los afectados por correo electrónico. En este caso, debe asegurarse que todos los afectados por cada documento tienen acceso al sistema informático. Un sistema de gestión documental informático deberá considerar la realización periódica de copias de seguridad, para evitar una posible pérdida de información. La documentación de origen externo que sea aplicable a la gestión ambiental del centro educativo, debe ser sometida a los mismos controles ya expuestos. Tal es el caso de la legislación ambiental aplicable. En este caso, la organización debe determinar cómo aplica a sus aspectos ambientales y en función de ello, aprobarla para su uso y distribuirla a las personas responsables de llevar a cabo las revisiones oportunas
  22. 22. en los procesos y procedimientos para asegurar su cumplimiento. Para el caso de los registros, que son documentos que muestran el resultado de una actividad en un momento concreto, también deben definirse mediante un procedimiento los criterios a seguir para identificarlos, almacenarlos, protegerlos y garantizar su recuperación, de manera que siempre permanezcan legibles, identificables y trazables. Esto último significa que el registro debe contener la información necesaria que permita reconstruir la historia del resultado que contiene. formato o plantilla, una vez que contiene los resultados o datos, es un registro y por tanto ya no está sometido a revisiones, aprobaciones y control de ediciones, sino a los criterios expuestos para el control de los registros. En todo caso, se debe especificar el periodo de retención o conservación de todos los registros del sistema de gestión ambiental. Hay que considerar que algunos de estos registros derivan de la aplicación de la legislación en vigor y ésta establece un periodo mínimo de conservación. Tal es el caso de los registros de la gestión de residuos peligrosos o de los resultados de inspeccioEs frecuente confundir los nes periódicas de los focos de conceptos de registro y el emisión a la atmósfera, los propio formato diseñado cuales deben conservarse para recopilar los resultaal menos 5 años. dos, en aquellos casos en Los documentos vigentes delos que no viene determiPara el resto de registros, ben estar accesibles al personal nado legalmente. Los forserá el centro educativo el afectado y disponibles en los matos, son documentos que deberá determinar el puntos de uso tipo o plantillas que se diperiodo mínimo de conserseñan para la recogida de davación, que podrá estar contos o registros, y que como dicionado por los criterios del documentos que son, deben soorganismo certificador que puede meterse a los criterios de control de exigir que al menos se conserven dudocumentos anteriormente expuestos. El rante el periodo de vigencia del certificado. RECUERDA E.2 - COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA El centro educativo debe de asegurar que cualquier persona que trabaje para él y que realice actividades o tareas que puedan causar impactos ambientales significativos sea competente en términos de educación (formación reglada), formación o experiencia adecuada. El centro tendrá que identificar las necesidades de formación relacionadas con los aspectos ambientales y el sistema de gestión. Esta identificación de necesidades de formación se deberá realizar para cada puesto de trabajo cuyas funciones afecten a la gestión ambiental. Dado que el desempeño ambiental del centro va a depender del comportamiento de todos los usuarios del mismo, tanto del personal directivo, docente, de administración y servicios, como de los propios alumnos, siempre será necesaria una formación mínima de carácter ambiental general, dirigida a dar a conocer los aspectos ambientales derivados de cada actividad y los procedimientos para controlarlos. Ésta formación de carácter general dirigida a los trabajadores del centro educativo puede impartirse internamente, por ejemplo aprovechando las reuniones rutinarias (reuniones de departamento, reuniones de coordinación pedagógica, claustros, etc.), a las que puede dedicarse un cierto tiempo para la difusión de los procedimientos de gestión ambiental y aclarar los criterios de actuación para prevenir o controlar los aspectos ambientales. La manera de extender a los alumnos la formación necesaria para controlar los aspectos ambientales derivados de las actividades en el centro educativo tendrá lugar de manera transversal en todas las asignaturas que se impartan. En el caso concreto de la formación profesional, y dado que cada familia profesional lleva aparejados unos aspectos ambientales específicos, la formación necesaria para controlarlos estará asociada los propios procedimientos de trabajo dentro del aula. 22
  23. 23. Así por ejemplo, supongamos la familia profesional “Automoción”, que se caracteriza por la generación de una serie de residuos peligrosos específicos (aceite de motor usado, baterías, filtros de gasoil, trapos contaminados con hidrocarburos, etc.). Los propios procedimientos de trabajo dentro del aula deberán proporcionar al alumno la formación necesaria acerca de los requisitos de segregación de los residuos, su manipulación adecuada para la prevención de derrames y su almacenamiento en contenedores estancos e identificados, para la entrega posterior a un gestor autorizado. Además de esta formación ambiental de carácter general para todos los usuarios del centro, encaminada a aclarar los procedimientos de actuación para controlar los aspectos ambientales significativos de las actividades en las que están involucrados, debe determinarse, para las funciones y puestos de trabajo que lo requieran, la formación necesaria para la planificación, desarrollo, implantación y seguimiento del sistema de gestión ambiental. Será necesario definir la formación específica que requiere el coordinador de medio ambiente o representante de la dirección en el sistema de gestión ambiental, los auditores internos, el personal responsable de instalaciones e infraestructuras, etc. La persona designada por la Dirección del Centro para coordinar internamente el sistema de gestión ambiental, es deseable que tenga no sólo conocimientos sobre los requisitos de la norma UNE EN ISO 14001, también formación ambiental de carácter general, que le ayude a dirigir la identificación de los aspectos ambientales comunes a la función docente y administrativa como los derivados de cada uno de los ciclos y familias profesionales. Igualmente es deseable que la persona que se vaya a responsabilizar de la identificación y determinación de los requisitos legales aplicables a los aspectos ambientales tenga conocimiento y formación, al menos general, sobre la legislación ambiental aplicable. Lógicamente, esta formación genérica siempre podrá estar apoyada por los conocimientos más técnicos que aporten los docentes de cada ciclo formativo acerca de la legislación específica de seguridad industrial que pueda ser de aplicación y esté 23 relacionada con los aspectos ambientales específicos de su familia profesional Para los auditores internos la formación mínima necesaria tendrá que ir dirigida a adquirir conocimientos tanto de los requisitos de la norma ISO 14001 como de técnicas de auditoría. Es recomendable no sólo formación teórica sobre estos aspectos, también formación práctica, por ejemplo participando en auditorías primero como observador y luego como auditor en prácticas acompañando a otro auditor con experiencia. Una vez identificadas las necesidades de formación para cada puesto de trabajo o funciones que estén relacionadas con aspectos ambientales significativos o tenga responsabilidades en el sistema de gestión, el centro educativo deberá planificar y llevar a cabo las acciones necesarias para satisfacer estas necesidades de formación. Para satisfacer estas necesidades de formación se puede recurrir tanto a formación de carácter interno, como ya hemos comentado, como a la formación que puedan proporcionar las propias instituciones en el marco de los programas de formación del personal de las Administraciones Públicas. Para asegurar que las necesidades de formación detectadas se cubren de manera adecuada, se deben planificar las acciones formativas necesarias, incorporándose al proyecto de gestión del Plan de Centro. Se deben mantener registros tanto de la competencia del personal que realiza actividades que puedan causar impactos ambientales como de la formación y acciones que se hayan emprendido para satisfacer las necesidades de formación detectadas. Estas evidencias las puede proporcionar, por ejemplo, los certificados de asistencia a cursos, la lista de asistentes a una formación de carácter interno, etc. Es necesario aclarar que en aquellas ocasiones que deba recurrirse a personal o empresas externas para la realización de actividades que puedan estar relacionadas con aspectos ambientales, tales como mantenimiento, revisiones o inspecciones de instalaciones (climatización, depósitos de almacenamiento de combustible o de productos químicos, red de
  24. 24. agua o depósitos con riesgo de proliferación de Legionella, instalaciones eléctricas de baja o alta tensión y centros de transformación, etc.), deberán solicitarse los registros relativos a la autorización o registro de la empresa para dichas actividades y de la cualificación del personal que interviene en las mismas, de acuerdo a lo que esté regulado legalmente para esa actividad. La norma ISO 14001 no establece como requisito la necesidad de evaluar la eficacia de las acciones formativas que se han llevado a cabo en el marco de la gestión ambiental, si bien esta es una información que debiera considerarse y sistematizarse para valorar la necesidad de reforzar la formación impartida en caso de que no se consigan los objetivos previstos. Los procedimientos para evaluar la eficacia de las acciones formativas podrán ser los mismos que se hayan podido establecer para valorar aquellas que tengan que ver con la calidad o la SSL, si es el caso de un centro que tenga implantados sistemas de gestión de acuerdo al modelo ISO 9001 u OHSAS. En todo caso, para valorar la eficacia de las acciones formativas habría que: • • Definir cuál es el objetivo de la acción formativa Establecer quién, como y cuando se va a valorar el cumplimiento del objetivo que se haya propuesto para dicha formación Supongamos una acción formativa dirigida a todo el personal docente y de administración y servicios del centro acerca de los procedimientos establecidos para minimizar el consumo de recursos y para asegurar la correcta segregación de los residuos. El objetivo de la acción iría encaminado, en primer lugar, a que se cumplan los criterios que se hayan establecido en los procedimientos (apagado de luces, limitación del uso de fotocopias, separación de los residuos en sus correspondientes contenedores para asegurar su reciclado posterior) y en consecuencia asegurar una mejora en los resultados de la gestión ambiental (menor consumo de recursos, mayor proporción de residuos segregados y destinados a reciclado o valorización). De esta manera, el cumplimiento del objetivo de la acción formativa se podrá valorar de dos maneras: • • A partir de los resultados de chequeos periódicos de las diferentes zonas de trabajo para comprobar que estos procedimientos se cumplen Mediante indicadores de resultados de la gestión ambiental (consumo de energía eléctrica, consumo de papel, cantidades de residuos gestionados por cada categoría, por ejemplo) En caso de detectar a través de los chequeos periódicos que los procedimientos no se siguen de manera adecuada o bien los resultados no son los esperados, podríamos concluir que la acción formativa no ha sido eficaz y que será necesario llevar a cabo nuevas acciones. Para lograr los compromisos establecidos en la Política y Objetivos ambientales, además de la formación adecuada del personal involucrado en las actividades relacionadas con los aspectos ambientales significativos o con responsabilidades en el sistema de gestión ambiental, es necesario desarrollar procedimientos para concienciar a todo el personal que trabaja en o para el centro educativo (empresas concesionarias de los diferentes servicios de cafetería, reprografía, transporte escolar, etc.) de la importancia de actuar conforme a la política y procedimientos de gestión ambiental. Los procedimientos que se desarrollen para la sensibilización del personal deberán ir dirigidos a conseguir cambios de actitud respecto a la gestión ambiental y a la toma de conciencia sobre: • • • Los aspectos derivados de las actividades que pueden tener consecuencias o producir un impacto significativo en el medio ambiente y los beneficios que tiene para el medio ambiente el propio comportamiento personal Las funciones y responsabilidades dentro del sistema de gestión ambiental Las consecuencias que puede tener, tanto para el medio ambiente como para el centro, desviarse de los procedimientos establecidos (generación de impactos no deseados, riesgo de sanciones, etc.) En un centro educativo es también importante considerar la sensibilización y concienciación de los alumnos acerca de la influencia que tiene 24
  25. 25. su comportamiento personal en la gestión ambiental del centro. Los procedimientos para conseguir la concienciación y sensibilización de todo personal pueden ser muy variados, así por ejemplo: • • • • Notas informativas, al inicio y durante el curso, dirigidas al profesorado como al personal de administración y servicios que resuman las pautas ambientales a seguir en cada una de las actividades. Tratar en los Claustros información acerca del sistema de gestión ambiental que pueda afectar al personal docente Elaboración de trípticos informativos y cartelería para recordar los procedimientos aplicables para la gestión ambiental para el ahorro de recursos y minimización de la producción de residuos. Incluir información sobre la gestión ambiental en la intranet, en pantallas informativas si se dispone de ellas, o bien en tablones de anuncios ubicados en salas de profesores, secretaría y en otras zonas comunes del centro. Para la sensibilización y concienciación de los alumnos acerca de la importancia de su comportamiento para la gestión ambiental del centro se podrán aprovechar las actividades que de manera transversal se hayan planificado para trabajar los objetivos de educación ambiental que puedan existir para cada ciclo y desarrollar otras que de manera sinérgica apoyen a éstas. A modo de ejemplo se indican algunas acciones que pueden resultar útiles: • • • Designar a un “Delegado Ambiental del Aula”, definiendo sus funciones y responsabilidades específicas en el sistema de gestión ambiental para contribuir al logro de los objetivos ambientales que el centro se haya marcado. Realización de conferencias y charlas para acercar al alumno al entorno que le rodea y a las consecuencias ambientales que tienen las actividades humanas. Realización de concursos, cartelería, murales, etc. sobre diversas temáticas relacionadas con la gestión ambiental (reciclado, ahorro de recursos, etc.) E.3 - COMUNICACIONES CON LAS PARTES INTERESADAS El centro educativo debe desarrollar uno o varios procedimientos para la comunicación con las partes interesadas internas y externas a la Organización, en relación con los aspectos ambientales y el sistema de gestión ambiental implantado. En este contexto, el centro tendrá que identificar quiénes son las partes interesadas en su gestión ambiental. Entre otras, estarán los propios trabajadores del centro (docentes, personal de administración y servicios), alumnos, padres y madres, proveedores, otras administraciones o instituciones públicas o privadas, vecinos y sociedad en general. Por comunicaciones pertinentes podría entenderse cualquier solicitud de información que esté relacionada con los aspectos ambientales significativos del Centro, sea cual sea la forma en que ésta tenga lugar (por escrito, verbal, etc.) y tenga el origen que tenga (madres y padres, otras administraciones, otros centros, sociedad en general). Los procedimientos que se desarrollen para la comunicación interna y externa deberán responder a las siguientes cuestiones: • La sistemática de comunicación que se establezca deberá asegurar: • • • • La comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones del Centro en relación con la gestión ambiental Los canales para recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes que vengan del exterior. 25 • Cómo se va a comunicar la política y los objetivos a todos los niveles involucrados en su consecución Cómo se va a informar sobre los resultados del desempeño del Sistema de Gestión Ambiental Cómo se van a comunicar los resultados de las auditorías y revisiones del sistema de gestión a las personas implicadas Cómo se va a comunicar por parte de la Dirección cualquier información que se entienda necesaria o conveniente acerca de la gestión ambiental del Centro al resto de
  26. 26. • trabajadores o partes interesadas externas (otros órganos de la Administración, Asociación de Madres y Padres, etc.). Qué canales se van a establecer para recibir y responder a las preocupaciones, sugerencias o solicitud de información de las partes interesadas internas o externas, relativas a la gestión ambiental Algunos medios que se pueden considerar para las comunicaciones internas o externas con las partes interesadas son los siguientes: A) CONSEJO ESCOLAR Es el órgano en el que se encuentran representadas todas las partes interesadas del centro educativo, esto es, equipo directivo, profesorado, Asociación de Madres y Padres, Personal de Administración y Servicios, alumnos, Ayuntamiento, asociaciones empresariales, etc. Este foro es idóneo para la difusión de los compromisos ambientales y del sistema de gestión, en tanto que éste debiera formar parte del Plan de Centro que debe ser aprobado por este órgano. Es aquí donde puede podría recogerse de manera sistemática cualquier sugerencia, preocupación o necesidad de información acerca de la gestión ambiental del centro. B) REUNIONES Y CIRCULARES INFORMATIVAS Mediante reuniones periódicas, notas o circulares internas, según corresponda, se puede dar a conocer la política, los objetivos, las metas y toda aquella información relacionada con la evolución del sistema de gestión ambiental a todas las partes interesadas internas. Estas comunicaciones podrían tener lugar siempre que la Dirección del Centro lo considerase oportuno y en cualquier caso, tras las revisiones del sistema por la Dirección y las auditorías, con el fin de comunicar los resultados y decisiones de carácter general derivadas de dichas actividades. Con el fin de facilitar la difusión de la Política de Gestión Ambiental a todo el personal que trabaje en o para el centro, a los usuarios del mismo y en general a todas las partes interesadas, ésta puede exponerse de forma permanente en carteles distribuidos por las instalaciones, o bien a través de puntos de información audiovisuales en el propio centro. También a través de la intranet corporativa o de la página Web, si se dispone de dichas herramientas. Para asegurar que aquellas informaciones que surjan en el día a día y que puedan ser necesarias para aclarar criterios y comunicar cambios de operativas o de requisitos relacionados con la gestión ambiental, la Dirección podrá decidir, por ejemplo, convocar reuniones específicas con el personal afectado o bien enviar circulares internas explicando dichos cambios. C) BUZÓN DE SUGERENCIAS Para recoger las inquietudes del personal en lo referente a la Gestión Ambiental, se puede instalar un “buzón de sugerencias” accesible a todo el personal para que pueda dejar por escrito sus sugerencias, opiniones o preguntas al respecto. Esta información deberá ser analizada por el equipo directivo del centro, y decidir si contestar de forma particular al interesado, o bien darla a conocer al personal oportuno a través de circulares, tablón de anuncios, etc. según proceda. Esta información deberá ser tenida en cuenta por la Dirección para la gestión del sistema. La organización también puede plantearse como medio para favorecer el diálogo con las partes interesadas establecer un “buzón de sugerencias electrónico” a través de la página Web, que esté accesible a cualquier interesado en la gestión ambiental del centro. En cualquier caso, y sean cuales sean las herramientas que se utilicen para la comunicación interna y externa, deben registrarse dichas comunicaciones y establecer los procedimientos para responder. La norma ISO 14001 no establece la obligación de comunicar externamente información sobre los aspectos ambientales significativos del Centro, si bien debe quedar registrada la decisión de hacerlo o no. En caso de que se decida difundir información relativa a los aspectos ambientales significativos y su gestión, se deben definir los procedimientos que se van a utilizar para ello. Estos procedimientos deberían indicar, al menos, el contenido de la información a divulgar, el medio o medios a través de los cuales se va a difundir la información, quiénes son los 26
  27. 27. destinatarios de la misma, y con qué periodicidad se va a publicar. Una manera de difundir información acerca de los aspectos ambientales significativos y los resultados del desempeño ambiental es mediante la publicación de Declaraciones, Informes Ambientales o Memorias de Sostenibilidad. Aunque el centro educativo no pretenda adherirse al EMAS, puede adoptar como modelo de referencia lo establecido en este Reglamento para elaborar una Declaración Ambiental, aunque en este caso no será un requisito que deba estar verificada y validada. De cualquier manera, si el Centro decide difundir información acerca de sus aspectos ambientales, éste deberá identificar cual es la información relevante para las partes interesadas y definir de qué manera va a poner a su disposición dicha información. Es conveniente expresarla de manera que sea comparable, por ejemplo a través de indicadores, y que permita ver la evolución del desempeño ambiental del Centro en el tiempo. El Reglamento (CE) Nº 1221/2009, relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS) establece como requisito la necesidad de poner a disposición de las partes interesadas una Declaración Ambiental validada por un verificador acreditado, que recoja los resultados del desempeño ambienEl centro tiene que decidir si cotal y permita conocer Otro medio que puede munica o no información sobre sus a las partes interesautilizarse para difundir inaspectos ambientales a las partes das la evolución de diformación sobre la gesinteresadas externas, y registrar chos resultados. Dicho tión ambiental del centro esa decisión. Reglamento establece el es la elaboración de boleticontenido y los indicadones informativos, que pueres ambientales que como de publicarse periódicamenmínimo se deben reflejar en te bien en papel o en soporte dicha Declaración. electrónico a través de la WEB. RECUERDA E.4 - GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS En el contexto de un sistema de gestión ambiental se produce una no conformidad cuando tiene lugar el incumplimiento de un requisito, que puede estar establecido en la propia norma ISO 14001, en los procedimientos que el centro haya desarrollado para cumplir con los compromisos recogidos en su política o en cualquier otra documentación de referencia que sea aplicable (legislación, compromisos voluntarios, etc.). Una no conformidad podrá, además, dar lugar a un impacto ambiental no deseado. Una vez detectada una situación de este tipo, la organización debe en primer lugar corregirla, si es esto posible, y mitigar los posibles impactos ambientales que puedan producirse. Así por ejemplo, supongamos un derrame accidental de un producto peligroso en el taller de 27 automoción, que llega a la red de evacuación de aguas. En un primer momento habrá que contener el derrame con material absorbente para su posterior gestión por gestor autorizado y si es posible, tapar el desagüe para impedir el vertido a la red de saneamiento. Una vez hecho esto, la organización debe investigar las causas del suceso, intentando llegar a las causas últimas. En este sentido cabría preguntarse: ¿El producto se encontraba contenido en un recipiente adecuado y conforme a la reglamentación aplicable?, ¿en qué condiciones se ha producido el derrame?, ¿la persona conocía los procedimientos de manipulación?, ¿la zona donde ha tenido lugar la manipulación era la prevista para ello?, en caso afirmativo, ¿se había detectado que había una zona cercana para la evacuación de aguas a la red?
  28. 28. A partir de ahí podríamos establecer la causa y por tanto tomar acciones correctivas, que serían aquellas encaminadas a eliminar la causa para impedir que pueda volver a suceder. Imaginemos que las respuestas a las preguntas anteriores son, por una parte, que el producto se encontraba en un recipiente inadecuado y por otra, que la manipulación se había producido en un lugar no previsto para ello, como consecuencia del desconocimiento de la persona involucrada en el incidente. Así pues, cabría seguir investigando si se había transmitido y formado al personal afectado sobre los procedimientos aplicables a cada actividad o bien se trata de un caso puntual de falta de concienciación sobre la importancia de seguir los procedimientos. En el primer supuesto la acción correctiva deberá ir enfocada a suplir la falta de formación sobre los procedimientos aplicables y en el otro, enfocada hacía el logro de una mayor sensibilización y compromiso del personal. En el caso de que la causa estuviese en no haber detectado un desagüe en la zona prevista para la manipulación de productos peligrosos, la acción correctiva tendría que ir dirigida a una revisión exhaustiva de las instalaciones, para detectar estos riesgos y o bien establecer medidas para el cierre controlado de estos desagües o bien modificar las zonas previstas para la manipulación de estos productos. Las no conformidades podrán generarse como consecuencia de: • • • • Incidentes o accidentes ambientales Incumplimientos de la legislación, reglamentación y otros compromisos ambientales adquiridos por la organización Desviaciones de los procedimientos, de los procesos y demás requisitos establecidos en el sistema de gestión de la calidad y medio ambiente. Auditorías del Sistema de Gestión Si bien puede ser importante la labor del Coordinador o del responsable ambiental del centro para impulsar la detección de no conformidades, no es una labor exclusiva de éste. Hay que potenciar la participación de todo el personal, en especial de aquel que tiene responsabilidad sobre las diferentes actividades que están relacionadas con aspectos ambientales significativos. De la misma manera, aunque las auditorías son una herramienta que persigue detectar posibles situaciones no conformes, éste no debería ser el único contexto en el que se detecten. Se debe potenciar la participación del personal en la identificación de estas situaciones a partir del seguimiento rutinario del control de los aspectos ambientales, según los procedimientos que se hayan establecido. De acuerdo al planteamiento expuesto, el centro educativo Si esta situación se hubiedebe establecer, implantar ra detectado sin que huy mantener un procedibiera tenido lugar a ninmiento para tratar las no gún derrame accidental conformidades reales o Una acción correctiva debe ir siempre ni vertido a la red de potenciales y para toorientada a eliminar la causa de la no evacuación de aguas, mar acciones correcticonformidad, para evitar que ésta se hablaríamos entonvas y acciones prevenrepita. ces de no conformitivas. El procedimiento dad potencial y las acdebe definir requisitos Las acciones preventivas se toman ciones adoptadas se para: para identificar y prevenir podenominarían acciones sibles problemas antes de preventivas. a) Identificar y corregir las que ocurran. no conformidades, tomando Como puede verse en el ejemacciones para mitigar los implo expuesto, el espíritu de esta pactos ambientales herramienta es en todo caso prevenb) investigar las no conformidades, detivo, y el objeto es evitar que dichas situacio- terminar sus causas y tomar las acciones opornes y sus consecuencias ambientales vuelvan tunas para prevenir que vuelvan a ocurrir a suceder. RECUERDA 28
  29. 29. c) evaluar la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y llevar a cabo las acciones apropiadas definidas para prevenir que vuelva a ocurrir d) registrar y comunicar los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas e) revisar la eficacia de las acciones correctivas y de las acciones preventivas tomadas Si como consecuencia de una no conformidad se identifican nuevos aspectos o impactos ambientales o se requieren cambios en los procedimientos o en la documentación de referencia, el Centro debe asegurase que estos cambios se incorporan al sistema d e gestión. En el capitulo 6 se presenta un ejemplo del formato que podría utilizarse para registrarlas. Las acciones que se realicen deben ser apropiadas a la magnitud de posibles los impactos ambientales a que puedan dar lugar. E.5 - AUDITORÍA INTERNA Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado cuya finalidad es obtener evidencias y evaluarlas objetivamente para determinar en qué grado se cumplen la política, los procedimientos y requisitos del sistema de gestión ambiental implantados en el centro. La política, los procedimientos y los requisitos del sistema de gestión ambiental constituyen los criterios de la auditoría. Las evidencias de la auditoría son todos los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información verificable adecuada a los criterios de auditorías. El centro educativo deberá realizar periódicamente auditorías internas del sistema de gestión ambiental para determinar: a) Si el sistema es conforme con los requisitos de la normas de referencia y con los criterios de auditoría b) Se ha implantado adecuadamente y se mantiene c) Es eficaz para cumplir con la política y los objetivos Las auditorías internas también proporcionan información para identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión ambiental implantado. El centro debe establecer un procedimiento que recoja los criterios y responsabilidades asociados: 29 • • • • La planificación y realización de las auditorías, La determinación de los criterios de auditoría, el alcance, la frecuencia y los métodos de auditoría, La sistemática para informar de los resultados a la Dirección, Los registros que se van a generar en el proceso. El equipo directivo del centro deberá establecer un plan de auditorías internas para dirigir la programación de las mismas de manera que se obtenga una visión completa del sistema de gestión ambiental para un periodo de tiempo determinado. En este sentido se deberán identificar el número de auditorías necesarias para cumplir con los objetivos que se hayan establecido en el plan de auditorías. Es habitual llevar a cabo al menos una auditoría anual completa del sistema de gestión ambiental. Normalmente con carácter previo al proceso de certificación por una tercera parte externa, con la finalidad de asegurar que cualquier desviación es detectada, corregida y se establecen las acciones correctoras que sean oportunas. No obstante, no todas las actividades, departamentos e instalaciones tienen porque ser auditadas simultáneamente ni con la misma periodicidad. La programación la debe establecer el propio centro educativo, en función de la naturaleza e importancia de cada una de las actividades sometidas a auditoría, considerando los aspectos ambientales significativos de cada una de ellas y los resultados de auditorías previas. Lo que si debe asegurar el programa de
  30. 30. auditoría es que se audite periódicamente el alcance completo del sistema de gestión (actividades e instalaciones). Los auditores que constituyan el equipo auditor que vaya a participar en cada auditoría deben ser objetivos e imparciales y además cumplir con los requisitos de cualificación que el centro educativo haya establecido para esta función, según lo ya comentado en capítulos anteriores. El objetivo es proporcionar fiabilidad de los resultados obtenidos en el proceso. Para asegurar la objetividad e imparcialidad en la auditoría puede ser suficiente con que el equipo auditor no audite su propio trabajo y no tenga responsabilidad directa sobre la actividad que se está auditando. Además de contar en el equipo auditor con personas que tengan conocimientos en los requisitos de la norma ISO 14001 y experiencia en auditoría, puede ser interesante contar en el equipo auditor con personas que tenga conocimiento sobre los procesos, actividades y funcionamiento del centro. Las auditorías internas podrán ser realizadas por personal propio o externo, ya sea personal de otro centro perteneciente a la propia organización o bien de empresas especializadas, siempre y cuando el equipo auditor cumpla los criterios de independencia y cualificación establecidos. Cada una de estas opciones aporta una serie de ventajas. Así por ejemplo, un equipo auditor formado por personal interno o de la propia Organización puede aportar una mayor experiencia y conocimiento específico de las instalaciones, actividades y procesos, mientras que un equipo auditor externo de una empresa especializada aportaría, a priori, mayor conocimiento de los requisitos aplicables, mayor objetividad en el proceso, y la posibilidad de identificar áreas de mejora en función de su experiencia en otras organizaciones. Estas consideraciones pueden ser tenidas en cuenta por la Dirección del Centro a la hora de planificar las auditorías, en función de los objetivos que se persigan en cada momento. En el caso de que el centro tenga otros sistemas implantados, por ejemplo, para la gestión de la calidad o la seguridad y salud laboral, la Dirección del centro también tendrá que considerar la posibilidad de llevar a cabo auditorías integradas, revisando durante la auditoría todos los aspectos de gestión implantados de acuerdo a las normas de referencia. Para ello es conveniente que el sistema de gestión esté integrado, es decir, haya un único manual y procedimientos de gestión comunes, aunque lógicamente puedan existir procedimientos o instrucciones específicas asociados a cada uno de los aspectos de gestión. Las ventajas que supone el hacerlo de manera integrada es que los recursos que son necesarios dedicar al proceso, tiempo o personas, se puede reducir significativamente y que la visión que obtiene la Dirección del Centro sobre la situación de su gestión en un momento determinado, es mucho más amplia. Hacerlo de esta manera requiere, no obstante, que el equipo auditor cumpla los requisitos de cualificación establecidos para todo el alcance del sistema de gestión (medio ambiente, calidad, seguridad y salud laboral). Una vez planificadas las auditorías, el equipo auditor designado elaborará el Programa de Auditoría con antelación suficiente al desarrollo de la misma, en el que detallará el alcance de la misma, la fecha de realización, el equipo auditor, la metodología y las áreas, departamentos, actividades y responsables que van a ser auditados. Dicho Programa será revisado y aprobado por Dirección y distribuido a las funciones afectadas. En el capítulo 6 se presenta un ejemplo de un Plan y un Programa de Auditoría. Para facilitar la realización de la auditoría se podrán utilizar listas de comprobación. En el capítulo 6 también se incluye un ejemplo de ellas. Como resultado de la auditoría, el equipo auditor elaborará un informe para registrar los resultados de la misma. El informe será comunicado por el equipo auditor al equipo directivo y a los responsables involucrados. El Informe de Auditoría debe aportar información a la Dirección sobre la eficacia del sistema de gestión implantado. Normalmente los informes de auditoría recogen no sólo las desviaciones 30
  31. 31. respecto a los requisitos de la norma y los criterios de la auditoría, también observaciones, que pueden ser o bien desviaciones puntuales o bien sugerencias del equipo auditor. De esta manera se facilita el análisis de las causas y la identificación de las acciones inmediatas y correctivas que sean adecuadas por parte de los responsables afectados. No hay que olvidar que el Informe de la Auditoría recoge las desviaciones detectadas por el equipo auditor que van a requerir de una acción correctiva por parte de la organización. Por ello, la redacción de las no conformidades tendrá que ser lo más clara posible y adaptada a los responsables de su corrección. Para ello se recomienda seguir los siguientes criterios: En el capitulo 6 se incluye como ejemplo aquellas no conformidades detectadas con mayor frecuencia en las auditorias de sistemas de gestión ambiental de centros educativos en las que se puede observar la manera en la que están redactadas. • • Describir clara y brevemente la desviación y especificar el requisito que se incumple, que podrá ser un criterio recogido en un procedimiento, compromisos establecidos en la Política, requisitos establecidos en la legislación, normativa o permisos particulares del centro, desviaciones respecto a los objetivos, etc. Indicar los ejemplos concretos donde se ha detectado la desviación. Además de lo expuesto, es deseable que el informe de auditoría recoja una valoración general del equipo auditor, con la identificación de los puntos fuertes y las posibles debilidades u oportunidades de mejora que se han detectado en el sistema de gestión. Los responsables de las áreas afectadas en las cuales se haya identificado alguna desviación durante la auditoría deberán llevar a cabo las acciones correctivas que sean necesarias, siguiendo los criterios definidos en el capítulo anterior. E.6 - REVISIÓN POR DIRECCIÓN La Dirección del centro debe realizar revisiones periódicas de su sistema de gestión para asegurar su consistencia, adecuación y eficacia continua. La periodicidad para llevar cabo la revisión por dirección la establece el propio centro, si bien, por coherencia con el resto de ciclos de actividad se puede considerar adecuada una revisión anual, coincidiendo con la finalización del curso escolar y como vía para obtener la información de entrada para planificar el siguiente. a sistema de manera coherente con el compromiso de mejora continua. La información que como mínimo debe considerar la Dirección en la Revisión es la siguiente: a) Los resultados de las auditorías internas del Sistema de Gestión y evaluaciones de cumpliLa revisión por Dirección siempre miento con los requisidebe incluir las acciones y decisiones tos legales y otros rede mejora en relación con posibles quisitos que de manera cambios en la política, objetivos, voluntaria pueda suscribir metas y otros elementos del el Centro, sistema de gestión. b) Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas, El objetivo de la revisión por c) Los resultados del desempeño Dirección es identificar las oportunidades ambiental del Centro, de mejora en el sistema de gestión, a partir del d) El grado de cumplimiento de los objetivos y análisis de la información que este genera, y en metas, función de esto, adoptar aquellas decisiones y e) El estado de las acciones correctivas y acciones en relación con posibles cambios en la preventivas, política, objetivos, metas y otros elementos del 31 RECUERDA
  32. 32. f ) El seguimiento de las acciones derivadas de revisiones por la Dirección anteriores, g) Los cambios en las circunstancias, esto es, cambios en las actividades, procesos o instalaciones, cambios en los productos o servicios utilizados, cambios en la legislación y normativa aplicable a los aspectos ambientales, la opinión de las partes interesadas, posibles avances científicos o tecnológicos, información derivada incidentes ambientales o situaciones de emergencia que hayan podido tener lugar h) Aquellas áreas de mejora que se hayan identificado a partir del análisis de la información anterior. Deben mantenerse registros de las revisiones por la Dirección. Por ejemplo: • • • Convocatoria y agenda de la reunión de la Dirección, Lista de asistentes y de informes o datos entregados a los mismos Actas, resúmenes o informes que recojan las acciones y decisiones del equipo directivo en relación con necesidad de cambios del sistema de gestión, política, objetivos, procedimientos en relación con las áreas de mejora identificadas, necesidades de recursos físicos, humanos o financieros, informes de seguimiento, etc. F - EL CONTROL DE LOS ASPECTOS AMBIENTALES Una vez identificados y valorados los aspectos ambientales, tanto en condiciones normales de funcionamiento como en situaciones anormales o de emergencia, habría que definir el control que hay que aplicar a las actividades y procesos relacionados para evitar impactos no deseados. El conjunto de medidas adoptadas para prevenir o minimizar los impactos ambientales asociados a las actividades que tienen lugar en el centro educativo es lo que la norma ISO 14001 denomina “Control Operacional”. Así, el centro educativo tendrá que identificar qué controles operacionales son necesarios para: • • • • gestionar los aspectos ambientales significativos identificados, cumplir los requisitos legales ambientales, cumplir con los objetivos y metas establecidos, prevenir cualquier posible riesgo ambiental que se haya podido identificar. 32
  33. 33. F.1 - CONTROL DE ASPECTOS AMBIENTALES EN CONDICIONES NORMALES DE FUNCIONAMIENTO Para determinar sobre qué actividades es necesario establecer controles operacionales, el centro educativo deberá considerar todas aquellas que están relacionadas con los aspectos ambientales identificados: • • • • • Actividad administrativa y general en zonas comunes. Actividad docente, considerando las peculiaridades que requiere el control de los aspectos ambientales específicos de cada familia profesional. Servicios auxiliares: suministro de agua, energía, gestión de aguas residuales, almacenamiento de combustibles, instalaciones de climatización, cabinas de pintura, calderas, etc. Actividades de mantenimiento de equipos e instalaciones. Compra de bienes y productos o contratación de servicios, como cafetería o comedor, transporte escolar, copistería o reprografía, actividades de mantenimiento, etc. Según esto, los controles operacionales podríamos clasificarlos de la siguiente forma: a) Controles relacionados con el desarrollo de las actividades en condiciones normales de funcionamiento recogidos en procedimientos documentados, b) Controles relacionados con el mantenimiento de equipos e instalaciones, c) Controles aplicables a los aspectos ambientales derivados de los productos, bienes y servicios utilizados por el centro y comunicación de los requisitos aplicables a proveedores y contratistas. a) Procedimientos de control operacional para el desarrollo de las actividades administrativas y docentes A la hora de establecer los controles operacionales aplicables a las diferentes actividades y determinar la necesidad de desarrollar los procedimientos e instrucciones que los contengan, conviene tener en cuenta lo siguiente: • • • Los procedimientos de control operacional pueden adoptar muchas maneras, tales como instrucciones, carteles o señales, fotografías, vídeos, planes de mantenimiento, etc. El alcance, extensión y el formato de los procedimientos de control operacional puede depender en gran medida de la formación y competencia del personal responsable de llevar a cabo dichos controles, Los procedimientos de control operacional debieran abarcar actividades homogéneas desde el punto de vista de los aspectos ambientales que llevan asociados y desde el punto de vista de los usuarios a los que van dirigidos. Por ejemplo, las pautas de control operacional aplicables al uso de la iluminación y equipos informáticos, uso de papel, agua o segregación de los residuos derivados de la Debe definirse el control operacional para actividad normal en el aula, zonas comutodas las actividades relacionadas con los asnes y actividad administrativa, serán sipectos ambientales significativos y para cumplir milares y podrán recogerse en un mismo los requisitos legales ambientales aplicables. procedimiento o instrucción, e incluso adoptar un formato de cartel dirigiPara aquellas instalaciones o equipos relacionado todo el personal del centro. dos con aspectos ambientales significativos debe definirse un Plan de Mantenimiento, Las diferentes familias profesionales tieque complemente las revisiones o innen aspectos ambientales que son especíspecciones que establezca la legisficos, y que requerirán de un control dentro lación vigente. del aula. En estos casos, puede ser conveniente desarrollar procedimientos o instrucciones específicos para cada familia profesional. Por RECUERDA 33

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