Your SlideShare is downloading. ×
  • Like
  • Save
Presentació sistema PARADIS a Ajuntament de Gandia i Associació d'Arxivers Valencians
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Now you can save presentations on your phone or tablet

Available for both IPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Presentació sistema PARADIS a Ajuntament de Gandia i Associació d'Arxivers Valencians

  • 623 views
Published

 

Published in News & Politics
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
623
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. El Sistema de Gestió de Documents de l’Ajuntament de Terrassa La simplificació de procediments en l’e-administració Gandia, 25 de novembre 2010 Ajuntament de Gandia i Associació d’Arxivers Valencians
  • 2. 18/11/2010 2 www.terrassa.cat
  • 3. De la ciutat i de l’Ajuntament de Terrassa • Nombre d’habitants: 215.078 hab. • Pressupost consolidat 2011: 250 M € • Nombre de treballadors: 2.144 • Nombre d’ens descentralitzats: 7 Societats Municipals i 2 Instituts municipals 18/11/2010 3 www.terrassa.cat
  • 4. Nombre d'usuaris a la xarxa corporativa: 1.600 (aproximadament) Tamany de la base de dades corporativa: 430 Gb. Tamany ocupat de les M:/ 565 Gb Tamany ocupat de les N:/ 1,12 Tb Tamany ocupat del CEM: 450 Gb 18/11/2010 4 www.terrassa.cat
  • 5. 2007: Col·laboració amb el departament de Sistemes de la Informació. - Ordenança del Govern i administració electrònica – Concurs compra storage/ consultoria gestió doc. 2008: Informe final auditoria de Gestió Documental. Transversalitat, consolidació de l’Arxiu dins l’organització. 2009: Impuls definitiu. Àrea de Govern- Direcció del Servei de Tecnologia. Modernització Plataforma Tecnològica a tot l’Ajuntament. Projecte de Gestió Documental 18/11/2010 5 www.terrassa.cat
  • 6. • Decisió política i organitzativa • Transversalitat del projecte • Definició de responsabilitats • Posició estratègica de l’Arxiu. Com? Resistència al canvi Esperit col·laboratiu/ treball en equip 18/11/2010 6 www.terrassa.cat
  • 7. • Reglament del Sistema Arxivístic Municipal de Terrassa [2004] • Ordenança reguladora del Govern i l’Administració Electrònica [2007] • Pla d’Arxius 2007-2011(Pla de treball elaborat per l’Arxiu Municipal) • Manual de gestió Documental [2008] Quadre de Classificació Corporatiu (aprovat) 18/11/2010 7 www.terrassa.cat
  • 8. Gestió dels documents electrònics de l’ajuntament de Terrassa: Conjunt de polítiques, normes, aplicacions i instruments de gestió que regulen i controlen la producció de documents de l’Ajuntament de Terrassa i permeten el seu ús, gestió i preservació 18/11/2010 8 www.terrassa.cat
  • 9. El Sistema Paradís pretén preservar les propietats essencials dels documents produïts a l’interior del sistema i serà la robustesa i la solidés dels diferents subsistemes el que ens permetrà la preservació de documents autèntics, fiables, íntegres, usables i accessibles. 18/11/2010 9 www.terrassa.cat
  • 10. Fase: Concepció - Realitzar la investigació preliminar – Analitzar l'activitat i les funcions de l’organització – Avaluar els sistemes existents – Identificar les estratègies per satisfer els requeriments Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 10 www.terrassa.cat
  • 11. • Estudi teòric per part de l’Arxiu Municipal Pla d’Arxius, 2007-2011 - Requeriments tècnics i funcionals per a l’adquisició d’un gestor documental. – Anàlisi i preparació dels instruments essencials de gestió documental – Estudi dels diferents subsistemes que s’han d’integrar: coneix-se’ls i interactuar Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 11 www.terrassa.cat
  • 12. Sistema de gestió documental 18/11/2010 12 www.terrassa.cat
  • 13. • El·laboració dels instruments essencials de gestió documental per part de l’arxiu: Quadre de classificació (Fileplan) Calendari de conservació /retenció/eliminació Quadre de seguretat i accés Vocabulari de metadades Catàleg de tipologies documentals Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 13 www.terrassa.cat
  • 14. • QdC funcional amb 4 nivells jeràrquics: 2 primers nivells funcions i activitats 2 següents nivells sèries i subsèries documentals 778 entrades o codis del QdC: 22 funcions o grups de sèries 134 activitats o subgrups de sèries 502 sèries documentals 120 subsèries documentals 18/11/2010 14 www.terrassa.cat
  • 15. • Aplicació de les TAAD, associades als codis de classificació. • Informació al fileplan • Polítiques de retenció, mostreig i eliminació • Aplicació de la mateixa regla de retenció i conservació en qualsevol dels formats i en qualsevol dels subsistemes desenvolupats. 18/11/2010 15 www.terrassa.cat
  • 16. Quadre de seguretat i accés • Definició de responsabilitats i responsables!! • Assegurar l’accés o la restricció dels usuaris als documents dins el gestor documental • Aplicar els nivells i grups de seguretat a tots els usuaris del sistema • Moreq2: definició dels rols i funcions • Quadre seguretat i accés relacionat amb Directori Actiu- Organigrama 18/11/2010 16 www.terrassa.cat
  • 17. Descriu i relaciona les entitats de dins el sistema i les associa a uns atributs que deixen constància de les seves propietats a curt, mig i llarg termini. Metadades descriptives Metadades arxivístiques Metadades de preservació Metadades tecnològiques: signatura electrònica 18/11/2010 17 www.terrassa.cat
  • 18. • Definició de tot allò que hem de relacionar – Unitat documental simple – Unitat documental simple forma part d’una unitat documental composta – Unitat documental composta – Certificat i signatura electrònica – Relacions – Funcions 18/11/2010 18 www.terrassa.cat
  • 19. Catàleg de tipologies documentals Identificació de cada document Vocabulari comú i controlat a tota l’organització Estendre a tots els subsistemes el vocabulari (registre general, arxiu) 18/11/2010 19 www.terrassa.cat
  • 20. Sistema Paradís: Integració dels Subsistemes Registre General i Seu electrònica Gestió d’expedients i BPM Gestió documental (UCM) Arxiu físic (URM) Arxiu Digital. Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 20 www.terrassa.cat
  • 21. Integració de tots els subsistemes a la plataforma tecnològica Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 21 www.terrassa.cat
  • 22. El Sistema encara està en construcció: Tenim les eines Tenim la plataforma tecnològica Tenim l’equip humà preparat El projecte està arrencant Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 22 www.terrassa.cat
  • 23. Director de Serveis Tecnologia, logística i Qualitat Arxiu Municipal i Gestió documental Sistemes Informació: explotació i desenvolupament Innovació, Qualitat i Processos Atenció ciutadana (Registre General) Empresa externa: integració 18/11/2010 23 www.terrassa.cat