• Save
Presentació sistema PARADIS a Ajuntament de Gandia i Associació d'Arxivers Valencians
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share

Presentació sistema PARADIS a Ajuntament de Gandia i Associació d'Arxivers Valencians

on

  • 901 views

 

Statistics

Views

Total Views
901
Views on SlideShare
899
Embed Views
2

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

1 Embed 2

http://p180.terrassa.cat 2

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Presentació sistema PARADIS a Ajuntament de Gandia i Associació d'Arxivers Valencians Presentation Transcript

  • 1. El Sistema de Gestió de Documents de l’Ajuntament de Terrassa La simplificació de procediments en l’e-administració Gandia, 25 de novembre 2010 Ajuntament de Gandia i Associació d’Arxivers Valencians
  • 2. 18/11/2010 2 www.terrassa.cat
  • 3. De la ciutat i de l’Ajuntament de Terrassa • Nombre d’habitants: 215.078 hab. • Pressupost consolidat 2011: 250 M € • Nombre de treballadors: 2.144 • Nombre d’ens descentralitzats: 7 Societats Municipals i 2 Instituts municipals 18/11/2010 3 www.terrassa.cat
  • 4. Nombre d'usuaris a la xarxa corporativa: 1.600 (aproximadament) Tamany de la base de dades corporativa: 430 Gb. Tamany ocupat de les M:/ 565 Gb Tamany ocupat de les N:/ 1,12 Tb Tamany ocupat del CEM: 450 Gb 18/11/2010 4 www.terrassa.cat
  • 5. 2007: Col·laboració amb el departament de Sistemes de la Informació. - Ordenança del Govern i administració electrònica – Concurs compra storage/ consultoria gestió doc. 2008: Informe final auditoria de Gestió Documental. Transversalitat, consolidació de l’Arxiu dins l’organització. 2009: Impuls definitiu. Àrea de Govern- Direcció del Servei de Tecnologia. Modernització Plataforma Tecnològica a tot l’Ajuntament. Projecte de Gestió Documental 18/11/2010 5 www.terrassa.cat
  • 6. • Decisió política i organitzativa • Transversalitat del projecte • Definició de responsabilitats • Posició estratègica de l’Arxiu. Com? Resistència al canvi Esperit col·laboratiu/ treball en equip 18/11/2010 6 www.terrassa.cat
  • 7. • Reglament del Sistema Arxivístic Municipal de Terrassa [2004] • Ordenança reguladora del Govern i l’Administració Electrònica [2007] • Pla d’Arxius 2007-2011(Pla de treball elaborat per l’Arxiu Municipal) • Manual de gestió Documental [2008] Quadre de Classificació Corporatiu (aprovat) 18/11/2010 7 www.terrassa.cat
  • 8. Gestió dels documents electrònics de l’ajuntament de Terrassa: Conjunt de polítiques, normes, aplicacions i instruments de gestió que regulen i controlen la producció de documents de l’Ajuntament de Terrassa i permeten el seu ús, gestió i preservació 18/11/2010 8 www.terrassa.cat
  • 9. El Sistema Paradís pretén preservar les propietats essencials dels documents produïts a l’interior del sistema i serà la robustesa i la solidés dels diferents subsistemes el que ens permetrà la preservació de documents autèntics, fiables, íntegres, usables i accessibles. 18/11/2010 9 www.terrassa.cat
  • 10. Fase: Concepció - Realitzar la investigació preliminar – Analitzar l'activitat i les funcions de l’organització – Avaluar els sistemes existents – Identificar les estratègies per satisfer els requeriments Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 10 www.terrassa.cat
  • 11. • Estudi teòric per part de l’Arxiu Municipal Pla d’Arxius, 2007-2011 - Requeriments tècnics i funcionals per a l’adquisició d’un gestor documental. – Anàlisi i preparació dels instruments essencials de gestió documental – Estudi dels diferents subsistemes que s’han d’integrar: coneix-se’ls i interactuar Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 11 www.terrassa.cat
  • 12. Sistema de gestió documental 18/11/2010 12 www.terrassa.cat
  • 13. • El·laboració dels instruments essencials de gestió documental per part de l’arxiu: Quadre de classificació (Fileplan) Calendari de conservació /retenció/eliminació Quadre de seguretat i accés Vocabulari de metadades Catàleg de tipologies documentals Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 13 www.terrassa.cat
  • 14. • QdC funcional amb 4 nivells jeràrquics: 2 primers nivells funcions i activitats 2 següents nivells sèries i subsèries documentals 778 entrades o codis del QdC: 22 funcions o grups de sèries 134 activitats o subgrups de sèries 502 sèries documentals 120 subsèries documentals 18/11/2010 14 www.terrassa.cat
  • 15. • Aplicació de les TAAD, associades als codis de classificació. • Informació al fileplan • Polítiques de retenció, mostreig i eliminació • Aplicació de la mateixa regla de retenció i conservació en qualsevol dels formats i en qualsevol dels subsistemes desenvolupats. 18/11/2010 15 www.terrassa.cat
  • 16. Quadre de seguretat i accés • Definició de responsabilitats i responsables!! • Assegurar l’accés o la restricció dels usuaris als documents dins el gestor documental • Aplicar els nivells i grups de seguretat a tots els usuaris del sistema • Moreq2: definició dels rols i funcions • Quadre seguretat i accés relacionat amb Directori Actiu- Organigrama 18/11/2010 16 www.terrassa.cat
  • 17. Descriu i relaciona les entitats de dins el sistema i les associa a uns atributs que deixen constància de les seves propietats a curt, mig i llarg termini. Metadades descriptives Metadades arxivístiques Metadades de preservació Metadades tecnològiques: signatura electrònica 18/11/2010 17 www.terrassa.cat
  • 18. • Definició de tot allò que hem de relacionar – Unitat documental simple – Unitat documental simple forma part d’una unitat documental composta – Unitat documental composta – Certificat i signatura electrònica – Relacions – Funcions 18/11/2010 18 www.terrassa.cat
  • 19. Catàleg de tipologies documentals Identificació de cada document Vocabulari comú i controlat a tota l’organització Estendre a tots els subsistemes el vocabulari (registre general, arxiu) 18/11/2010 19 www.terrassa.cat
  • 20. Sistema Paradís: Integració dels Subsistemes Registre General i Seu electrònica Gestió d’expedients i BPM Gestió documental (UCM) Arxiu físic (URM) Arxiu Digital. Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 20 www.terrassa.cat
  • 21. Integració de tots els subsistemes a la plataforma tecnològica Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 21 www.terrassa.cat
  • 22. El Sistema encara està en construcció: Tenim les eines Tenim la plataforma tecnològica Tenim l’equip humà preparat El projecte està arrencant Concepció Elaboració Construcció Transició Producció 18/11/2010 22 www.terrassa.cat
  • 23. Director de Serveis Tecnologia, logística i Qualitat Arxiu Municipal i Gestió documental Sistemes Informació: explotació i desenvolupament Innovació, Qualitat i Processos Atenció ciutadana (Registre General) Empresa externa: integració 18/11/2010 23 www.terrassa.cat