PER UN VOCABULARI COMÚ

 Informàtics i arxivers arribarem mai
    a parlar un mateix llenguatge?
Diverses maneres d’enfocar els problemes

   ESTRATÈGIES LINGÜÍSTIQUES


16/05/2010                                    2
CONÈIXER L’ALTRE

• El meu llenguatge és el millor.
• Ignoro altres llenguatges.
• Desconec altres llenguatges.

• No hi h...
ARXIVERS I [INFORMÀTICS]
  - Arxivers.             - Informàtics.
  - Gestors documentals   - Sistemes d’informació.
     ...
ELS ARXIVERS
•   No són documentalistes.
•   No són infonomistes.
•   També són Gestors de la informació.
•   No són Recor...
Termes fonamentals que cal tenir ben clars.

   CONCEPTES BÀSICS


16/05/2010                                       6
QUIN VOCABULARI?
• No vocabulari estandaritzat.
• El de l’Ajuntament de Terrassa.
• Altres vocabularis són possibles.
• Ut...
DADES
Concepte     Definició                          C.A.           Arxivística   Informàtica


Dada         Unitat eleme...
TIPUS DE DADES
Concepte        Definició                   C.A.                Eina de gestió

Dades           Conjunt de ...
INFORMACIÓ
Concepte     Definició                                                             C.A.          Arxivística i
...
CONTINGUT
Concepte     Definició                 C.A.             Arxivística       Informàtica

Contingut1   Missatge/Inf...
ESTABILITAT I REPRESENTACIÓ
Cossificar en unitats intel·lectuals de     Unitats Documentals i Sèries
gestió.              ...
UNITATS DOCUMENTALS
Concepte     Definició                 C.A.            Arxivística         Informàtica




Unitat     ...
UNITATS DOCUMENTALS SIMPLES
Concepte     Definició                     C.A.             Arxivística   Informàtica



Docum...
UNITATS DOCUMENTALS COMPOSTES
Concepte        Definició                 C.A.         Arxivística   Informàtica

Expedient ...
SÈRIE DOCUMENTAL
• Element que vertebra i estructura les unitats
  documentals produïdes a l’interior d’un sistema.
• Afav...
OBJECTE DIGITAL
•   Objecte d’Informació: unitat d’informació amb significació documental.
•   Objecte Digital: codificat ...
OBJECTE DIGITAL
     Expedient                  2-n documents electrònics + Metadades.



     Base de Dades              ...
METADADES
• Metadata element = Metadada.
• Metadata = Metadades.
• “Dades sobre dades.”
• Dades que descriuen els atributs...
TIPUS DE METADADES
 Descriptives o de   Descriptive     Contingut    Content     Fer possible la
 Recuperació         Meta...
Control i gestió integral que qualsevol document produït a l’interior
   d’una organització.

   GESTIÓ DOCUMENTAL


16/05...
ECM
• Enterprise Content Manager. Conjunt d’estratègies,
  metodologies i eines utilitzades per a capturar,
  gestionar, e...
ECM
- Document Manager (DM)       EDMS (Electronic      SGDE (Sistema de    - Registre General
- Collaboration (Groupware)...
SGD
• Sistema de Gestió Documental.
• Un sistema integral (electrònic i analògic).
• Cobreix qualsevol entorn de producció...
Sistema Gestió Documental

                                   EDMS                                                      ER...
EDMS: REGISTRE GENERAL
• No es troba dins del concepte ECM.
• Registre d’entrada i sortida de documents.
• Entorn de captu...
EDMS: BPM

•   Gestor d’Expedients.
•   Procediments vs. Processos.
•   Procediments i processos administratius.
•   Reeng...
EDMS: DM
• Gestor documental.
• Control de l’ús dels documents i dels privilegis d’accés (Check-
  in/Check-out; Versionat...
EDMS: COL; WCM; DAM
Collaboration            Entorn colaboratiu on         Intranet.
                         persones de ...
ERMS: RECORDS MANAGEMENT
• Cicle de Vida dels Documents.
• Organització mitjançant un Quadre de Classificació.
• Retenció,...
SAD: SISTEMA D’ARXIU DIGITAL
•   No es troba dins del concepte ECM.
•   Arxiu Segur.
•   OAIS; iARXIU; RODA; DSPACE, etc.
...
Dotar de contingut un ECM

   INSTRUMENTS PER A UNA GESTIÓ
   DOCUMENTAL INTEGRAL

16/05/2010                        32
FILE PLAN
Quadre de Classificació    Definició de les funcions, activitats,          Classification Scheme;
              ...
GRÀCIES!!




16/05/2010               34
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Paradís, per un vocabulari comú

2,027 views
1,915 views

Published on

Published in: Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,027
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
61
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Paradís, per un vocabulari comú

  1. 1. PER UN VOCABULARI COMÚ Informàtics i arxivers arribarem mai a parlar un mateix llenguatge?
  2. 2. Diverses maneres d’enfocar els problemes ESTRATÈGIES LINGÜÍSTIQUES 16/05/2010 2
  3. 3. CONÈIXER L’ALTRE • El meu llenguatge és el millor. • Ignoro altres llenguatges. • Desconec altres llenguatges. • No hi ha llenguatges millor que altres. • No es pot ignorar l’altre. • No ens podem permetre desconèixer l’altre (i més si volem fer-hi negocis!). 16/05/2010 3
  4. 4. ARXIVERS I [INFORMÀTICS] - Arxivers. - Informàtics. - Gestors documentals - Sistemes d’informació. - Informàtics de sistemes. - Administradors de domini. - Informàtics de desenvolupament. - Informàtics d’explotació - PMO. - Administrador de sistemes, infraestructures i operacions. - Gestors de la informació. - Infonomistes. - Technical Architects - Solution Architects - Client Architects. - Cloud computing manager. 16/05/2010 4
  5. 5. ELS ARXIVERS • No són documentalistes. • No són infonomistes. • També són Gestors de la informació. • No són Records managers, a seques. • No són Document managers ocasionals. • No sempre orienten la seva vista al passat. • S’ocupen del documents i del seu contingut. • Protectors del patrimoni documental del present. • Full Preservation Managers!!! 16/05/2010 5
  6. 6. Termes fonamentals que cal tenir ben clars. CONCEPTES BÀSICS 16/05/2010 6
  7. 7. QUIN VOCABULARI? • No vocabulari estandaritzat. • El de l’Ajuntament de Terrassa. • Altres vocabularis són possibles. • Utilitzable en el marc d’un Sistema de Gestió Documental Electrònic d’Arxiu. • Fonamentat en diferents projectes: – InterPares project. – ISO 15489 1 i 2. – Moreq 1 i 2. 16/05/2010 7
  8. 8. DADES Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica Dada Unitat elemental de contingut o Data element Dada Dada/Valor informació. Dades Conjunt d’unitats alfabètiques o Data Dades Dades/Valors alfanumèriques. Valor Conjunt d’unitats numèriques Value Valor Valor 16/05/2010 8
  9. 9. TIPUS DE DADES Concepte Definició C.A. Eina de gestió Dades Conjunt de dades Structured Data Base de Dades estructurades processades per aportar informació. Dades semi- Conjunt de dades Semistructured Document en estructurades processades parcialment i Data format XML informació associada. Dades no Conjunt d’informació no Unstructured Data Gestor estructurades processada, normalment en Documental; llenguatge natural. Explorador de Windows. 16/05/2010 9
  10. 10. INFORMACIÓ Concepte Definició C.A. Arxivística i Informàtica Informació Information Informació I = i (D,S,t) El resultat d’un procés d’interpretació d’un conjunt de dades, relacionades amb un preconeixement determinat, durant un període de temps concret.1 1. LANGEFORS, Börje. Essays of infology. Göteborg University, 1993. 16/05/2010 10
  11. 11. CONTINGUT Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica Contingut1 Missatge/Informació. Content Contingut Informació Contingut2 Contingut1 + Format de File Document Fitxer dades. electrònic Contingut3 Contingut2 + Metadades. Content / Objecte Digital Contingut Digital Object (DO) 16/05/2010 11
  12. 12. ESTABILITAT I REPRESENTACIÓ Cossificar en unitats intel·lectuals de Unitats Documentals i Sèries gestió. Documentals. Fixar-les en un suport. Electrònic o Analògic. Fixar-les en una entitat lògica Objecte Digital. Estabilitzar-les al llarg del temps per a Propietats essencials: Fiabilitat, poder ser representades en tot moment. Autenticitat, Integritat, Identitat, Usabilitat i Accessibilitat. 16/05/2010 12
  13. 13. UNITATS DOCUMENTALS Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica Unitat Document i document Document; Tipus documentals; Registre / documental d’arxiu. També els Record; File. Imatge; Audiovisual; Fitxer simple electrònics. etc… Unitat Agregació de documents. File; Folder. Expedient; Arxius documental Dossier; composta Base de Dades. 16/05/2010 13
  14. 14. UNITATS DOCUMENTALS SIMPLES Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica Document Informació digital Electronic UDS Registre/Fitxer electrònic enregistrada en un suport. Document; File Document Document electrònic Record; UDS Registre / electrònic producte d’un acte o fet de Electronic Fitxer d’arxiu natura jurídica resultat de Record; File l’activitat d’una persona física o jurídica. 16/05/2010 14
  15. 15. UNITATS DOCUMENTALS COMPOSTES Concepte Definició C.A. Arxivística Informàtica Expedient Agregació de documents Folder; UDC Registre / fruit d’un procediment. Subfolder Directori Dossier Agregació de documents Folder; UDC Registre / fruit d’un procés. Subfolder. Directori Base de Dades Agregació de dades o Database UDC Base de Dades documents. 16/05/2010 15
  16. 16. SÈRIE DOCUMENTAL • Element que vertebra i estructura les unitats documentals produïdes a l’interior d’un sistema. • Afavoreix l’Ordenació i la Classificació. • Disposició seriada. • Homogeneïtat quant a la forma, quant a l’afer jurídic, etc. • 1 Sèrie Documental = 1-n Expedients/ 1-n Dossiers/ 1-n Bases de Dades / 1-n UDS. • Categories. 16/05/2010 16
  17. 17. OBJECTE DIGITAL • Objecte d’Informació: unitat d’informació amb significació documental. • Objecte Digital: codificat de manera binària. • Informàtica orientada a objectes. • Interpretable tecnològicament i independent de qualsevol sistema. • Autodescrit i Autocontingut. • Extensible (XML). • Contingut3 = Content = Contingut + Format de Dades + Metadades (Encapsulament). • Digital Object (DO). • Content Object. • Digital Object Identifier (DOI). 16/05/2010 17
  18. 18. OBJECTE DIGITAL Expedient 2-n documents electrònics + Metadades. Base de Dades 1-n registres de dades que configuren tots ells un document + Metadades. Unitat documental simple 1 document electrònic + Metadades. 16/05/2010 18
  19. 19. METADADES • Metadata element = Metadada. • Metadata = Metadades. • “Dades sobre dades.” • Dades que descriuen els atributs d’un recurs. • Dades que expliquen les seves relacions. • Dades que donen suport a la seva recuperació. • Dades que en permeten la seva gestió i ús. • Dades que permeten aplicar mesures de control i prevenció. • Dades que suporten l’autenticitat i la fiabilitat dels documents. 16/05/2010 19
  20. 20. TIPUS DE METADADES Descriptives o de Descriptive Contingut Content Fer possible la Recuperació Metadata Metadata recuperació dels objectes digitals. Administratives o Recordkeeping Context Context Gestionar col·leccions o de Gestió Metadata Metadata agrupacions d’objectes digitals. Tecnològiques o Preservation Estructura Structure Conservar recursos de Preservació Metadata Metadata d’informació a curt i llarg termini. 16/05/2010 20
  21. 21. Control i gestió integral que qualsevol document produït a l’interior d’una organització. GESTIÓ DOCUMENTAL 16/05/2010 21
  22. 22. ECM • Enterprise Content Manager. Conjunt d’estratègies, metodologies i eines utilitzades per a capturar, gestionar, emmagatzemar, preservar i utilitzar el contingut i els documents relatius als processos productius d’una organització. • Les eines ECM i les estratègies a seguir permeten la gestió de la informació no estructurada d’una organització, sigui on sigui que aquesta informació es troba. 16/05/2010 22
  23. 23. ECM - Document Manager (DM) EDMS (Electronic SGDE (Sistema de - Registre General - Collaboration (Groupware) Document Gestió de Documents - Aplicacions de negoci - Web Content Manager Management Electrònics) (Gestió de (WCM) System) Notificacions; Gestió - Business Process Manager de Factura Electrònica; (BPM) Gestió de Padrons; - Data Assets Manager (DAM) etc.) - Document Imaging (GED) - Records Manager (RM) ERMS (Electronic SGDEA (Sistema de Records Gestió de Documents Management Electrònics d’Arxiu). System) OAIS (Open Archival SAD (Sistema d’Arxiu Information System) Digital) 16/05/2010 23
  24. 24. SGD • Sistema de Gestió Documental. • Un sistema integral (electrònic i analògic). • Cobreix qualsevol entorn de producció i utilització de documents. • EDRMS + SGD de documents convencionals. 16/05/2010 24
  25. 25. Sistema Gestió Documental EDMS ERMS DAM RM SAD GED BPM DM WCM Altres (Aplicacions (Gestió del (Gestió (Registre (Gestor (Gestor (Intranet i aplicacions d’Arxiu Físic i d’imatge i Calendari de General) d’Expedients) Documental) Extranet) de negoci. Electrònic) audiovisuals) Conservació) 16/05/2010 25
  26. 26. EDMS: REGISTRE GENERAL • No es troba dins del concepte ECM. • Registre d’entrada i sortida de documents. • Entorn de captura de documents en paper via digitalització. • Captura, indexació, descripció i registre automàtic de dades i documents. • Protocol register. • Document Imaging (GED). 16/05/2010 26
  27. 27. EDMS: BPM • Gestor d’Expedients. • Procediments vs. Processos. • Procediments i processos administratius. • Reenginyeria de processos informàtics. • Fluxes de treball. • Enregistrament de qualsevol esdeveniment. • Expedients Electrònics + Metadades = Objectes Digitals. • Business Process Management. • Process. • Procedure. • Workflow. 16/05/2010 27
  28. 28. EDMS: DM • Gestor documental. • Control de l’ús dels documents i dels privilegis d’accés (Check- in/Check-out; Versionat; etc.). • Gestió centralitzada d’usuaris (Connexió amb LDAP). • Gestió de procesos integrada amb l’ús dels documents. • Integració amb correu electrònic, intranet, etc. • Indexació sobre text lliure o sobre metadades. • Classification /Taxonomy. • Indexation. • Document Management; Content Management. 16/05/2010 28
  29. 29. EDMS: COL; WCM; DAM Collaboration Entorn colaboratiu on Intranet. persones de diferents departaments es posen d’acord davant d’un afer. Creen un espai puntual d’intercanvi d’informació i documents. Web Content Management Entorn de producció Gestors d’Extranet; Seu d’informació que es vol Electrònica. comunicar via web. Data Assets Management Entorn de gestió de Gestors de fons fotogràfics. documents icònics, audiovisuals, etc. 16/05/2010 29
  30. 30. ERMS: RECORDS MANAGEMENT • Cicle de Vida dels Documents. • Organització mitjançant un Quadre de Classificació. • Retenció, Disposició i Conservació dels documents. • Regles actives a nivell de sèrie documental o fins i tot a nivell de tipus documental. • Auditories. • Nivells de seguretat i accés aplicable a nivell d’UDS o UDC. • Life-cycle. • Information Life-Cycle Management (ILM). • Audit trail. 16/05/2010 30
  31. 31. SAD: SISTEMA D’ARXIU DIGITAL • No es troba dins del concepte ECM. • Arxiu Segur. • OAIS; iARXIU; RODA; DSPACE, etc. • Arxiu d’Objectes d’Informació / Digitals. • Emmagatzematge. • Cf. Model de continuïtat de negoci. • Repository. • Storage. • Hierarchical Storage Management: a data storage system that automatically moves data between high-cost and low- cost storage media. 16/05/2010 31
  32. 32. Dotar de contingut un ECM INSTRUMENTS PER A UNA GESTIÓ DOCUMENTAL INTEGRAL 16/05/2010 32
  33. 33. FILE PLAN Quadre de Classificació Definició de les funcions, activitats, Classification Scheme; procediments i tràmits que es documenten Categories Scheme; en una organització. Categorization; File Plan Quadre de Seguretat Definició dels grups de seguretat, Security plan. fonamentats en rols que tindran diferents permisos d’acció sobre la documentació a produir (ARWD). Quadre d’Accés Règim d’accés definit sobre cada una de les Access plan. sèries documentals del QdC. Vocabulari de Metadades Definició dels elements descriptius relatius Metadata scheme; Set of al contingut, context i estructura d’una metadata. entitat intel·lectual. Calendari de Conservació Definició del calendari d’aplicació de regles Retention; Disposition; d’eliminació o preservació de les unitats Retention Plan. documentals. Catàleg d’Autoritats Organigrama funcional i organigrama Active Directory (LDAP). competencial de l’organització. Catàleg de Tipus Llista controlada de tipus documentals que Categories Documentals descriuen unitats documentals simples. 16/05/2010 33
  34. 34. GRÀCIES!! 16/05/2010 34

×