PARADÍS El Sistema de Gestió de Documents de l’Ajuntament de Terrassa Arxivística i Informàtica; un acord és possible Barc...
 
Dades de context <ul><li>De la ciutat i de l’Ajuntament de Terrassa   </li></ul><ul><li>Nombre d’habitants:  213.129 hab. ...
Dades de context <ul><li>Nombre d'usuaris a la xarxa corporativa:  1.600 (aproximadament) </li></ul><ul><li>Tamany de la b...
Inici del Projecte <ul><li>2007:  Col·laboració amb el departament de Sistemes de la  </li></ul><ul><li>Informació. </li><...
Inici del Projecte <ul><li>Decisió política i organitzativa </li></ul><ul><li>Transversalitat del projecte </li></ul><ul><...
Normativa interna  <ul><li>Reglament del Sistema Arxivístic Municipal de Terrassa [2004] </li></ul><ul><li>Ordenança regul...
SISTEMA PARADÍS <ul><li>Gestió dels documents electrònics de </li></ul><ul><li>l’ajuntament de Terrassa: </li></ul><ul><li...
Inici del Projecte <ul><li>El  Sistema Paradís  pretén preservar les propietats essencials dels documents produïts a l’int...
Fases del projecte <ul><li>Estudi teòric per part de l’Arxiu Municipal </li></ul><ul><li>Pla d’Arxius, 2007-2011 </li></ul...
Fases del Projecte <ul><li>El·laboració dels instruments  essencials  de gestió documental per part de l’arxiu: </li></ul>...
Quadre de Classificació <ul><li>QdC funcional amb 4 nivells jeràrquics : </li></ul><ul><li>  2 primers nivells funcions i ...
Calendari conservació <ul><li>Aplicació de les TAAD, associades als codis de classificació. </li></ul><ul><li>Informació a...
Quadre de seguretat i accés <ul><li>Definició de responsabilitats i responsables!! </li></ul><ul><li>Assegurar l’accés o l...
Vocabulari de metadades <ul><li>Descriu i relaciona les entitats de dins el sistema i les associa a uns atributs que deixe...
Vocabulari de metadades <ul><li>Definició de tot allò que hem de relacionar </li></ul><ul><ul><li>Unitat documental simple...
Catàleg de tipologies documentals <ul><li>Identificació de cada document </li></ul><ul><li>Vocabulari comú i controlat a t...
Fases del Projecte <ul><li>Sistema Paradís : Integració dels Subsistemes </li></ul><ul><li>Registre General i Seu electròn...
La construcció del sistema <ul><li>Integració de tots els subsistemes a la plataforma tecnològica </li></ul>C o ncepció El...
<ul><li>El Sistema encara està en construcció: </li></ul><ul><ul><li>Tenim les eines </li></ul></ul><ul><ul><li>Tenim la p...
Wellcome to Paradís !!
MOLTES GRÀCIES PER LA VOSTRA ATENCIÓ
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Paradís, el sistema de gestió de documents de l’Ajuntament de Terrassa

1,353 views
1,276 views

Published on

Published in: Education, Technology, Travel
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,353
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
250
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Paradís, el sistema de gestió de documents de l’Ajuntament de Terrassa

  1. 1. PARADÍS El Sistema de Gestió de Documents de l’Ajuntament de Terrassa Arxivística i Informàtica; un acord és possible Barcelona, 18 de maig 2010
  2. 3. Dades de context <ul><li>De la ciutat i de l’Ajuntament de Terrassa </li></ul><ul><li>Nombre d’habitants: 213.129 hab. </li></ul><ul><li>Pressupost consolidat 2010: 253.721.030 € </li></ul><ul><li>Nombre de treballadors: 2.144 </li></ul><ul><li>Nombre d’ens descentralitzats: 6 (2 instituts municipals, 4 societats municipals) </li></ul>
  3. 4. Dades de context <ul><li>Nombre d'usuaris a la xarxa corporativa: 1.600 (aproximadament) </li></ul><ul><li>Tamany de la base de dades corporativa: </li></ul><ul><li>430 Gb. </li></ul><ul><li>Tamany ocupat de les M:/ 565 Gb </li></ul><ul><li>Tamany ocupat de les N:/ 1,12 Tb </li></ul><ul><li>Tamany ocupat del CEM: 236 Gb </li></ul>
  4. 5. Inici del Projecte <ul><li>2007: Col·laboració amb el departament de Sistemes de la </li></ul><ul><li>Informació. </li></ul><ul><li> - Ordenança del Govern i administració electrònica </li></ul><ul><ul><li>Concurs compra storage/ consultoria gestió doc. </li></ul></ul><ul><li>2008: Informe final auditoria de Gestió Documental. </li></ul><ul><li>Transversalitat, consolidació de l’Arxiu dins l’organització. </li></ul><ul><li>2009: Impuls definitiu. Direcció del Servei de Tecnologia. Modernització Platafoma Tecnològica a tot l’Ajuntament. Projecte de Gestió Documental </li></ul>
  5. 6. Inici del Projecte <ul><li>Decisió política i organitzativa </li></ul><ul><li>Transversalitat del projecte </li></ul><ul><li>Definició de responsabilitats </li></ul><ul><li>Posició estratègica de l’Arxiu. Com? </li></ul><ul><li> Resistència al canvi </li></ul><ul><ul><li>Esperit col·laboratiu/ treball en equip </li></ul></ul>
  6. 7. Normativa interna <ul><li>Reglament del Sistema Arxivístic Municipal de Terrassa [2004] </li></ul><ul><li>Ordenança reguladora del Govern i l’Administració Electrònica [2007] </li></ul><ul><li>Pla d’Arxius 2007-2011(Pla de treball elaborat per l’Arxiu Municipal) </li></ul><ul><li>Manual de gestió Documental [2008] </li></ul><ul><ul><li>Quadre de Classificació Corporatiu (aprovat) </li></ul></ul>
  7. 8. SISTEMA PARADÍS <ul><li>Gestió dels documents electrònics de </li></ul><ul><li>l’ajuntament de Terrassa: </li></ul><ul><li>Conjunt de polítiques, normes, aplicacions i instruments de gestió que regulen i controlen la producció de documents de l’Ajuntament de Terrassa i permeten el seu ús, gestió i preservació </li></ul>
  8. 9. Inici del Projecte <ul><li>El Sistema Paradís pretén preservar les propietats essencials dels documents produïts a l’interior del sistema i serà la robustesa i la solidés dels diferents subsistemes el que ens permetrà la preservació de documents autèntics, fiables, íntegres, usables i accessibles . </li></ul>
  9. 10. Fases del projecte <ul><li>Estudi teòric per part de l’Arxiu Municipal </li></ul><ul><li>Pla d’Arxius, 2007-2011 </li></ul><ul><li> - Requeriments tècnics i funcionals per a l’adquisició </li></ul><ul><li>d’un gestor documental. </li></ul><ul><ul><li>Anàlisi i preparació dels instruments essencials de gestió documental </li></ul></ul><ul><ul><li>Estudi dels diferents subsistemes que s’han d’integrar: coneix-se’ls i interactuar </li></ul></ul>C o ncepció Elaboració Construcció Transició Producció
  10. 11. Fases del Projecte <ul><li>El·laboració dels instruments essencials de gestió documental per part de l’arxiu: </li></ul><ul><li>Quadre de classificació (Fileplan) </li></ul><ul><li>Calendari de conservació /retenció/eliminació </li></ul><ul><li>Quadre de seguretat i accés </li></ul><ul><li>Vocabulari de metadades </li></ul><ul><li>Catàleg de tipologies documentals </li></ul>C o ncepció Elaboració Construcció Transició Producció
  11. 12. Quadre de Classificació <ul><li>QdC funcional amb 4 nivells jeràrquics : </li></ul><ul><li> 2 primers nivells funcions i activitats </li></ul><ul><li> 2 següents nivells sèries i subsèries documentals </li></ul><ul><li>778 entrades o codis del QdC: </li></ul><ul><li>22 funcions o grups de sèries </li></ul><ul><li>134 activitats o subgrups de sèries </li></ul><ul><li>502 sèries documentals </li></ul><ul><li>120 subsèries documentals </li></ul><ul><li> </li></ul>
  12. 13. Calendari conservació <ul><li>Aplicació de les TAAD, associades als codis de classificació. </li></ul><ul><li>Informació al fileplan </li></ul><ul><li>Polítiques de retenció, mostreig i eliminació </li></ul><ul><li>Aplicació de la mateixa regla de retenció i conservació en qualsevol dels formats i en qualsevol dels subsistemes desenvolupats. </li></ul>
  13. 14. Quadre de seguretat i accés <ul><li>Definició de responsabilitats i responsables!! </li></ul><ul><li>Assegurar l’accés o la restricció dels usuaris als documents dins el gestor documental </li></ul><ul><li>Aplicar els nivells i grups de seguretat a tots els usuaris del sistema </li></ul><ul><li>Moreq2: definició dels rols i funcions </li></ul><ul><li>Quadre seguretat i accés relacionat amb Directori Actiu- Organigrama </li></ul>
  14. 15. Vocabulari de metadades <ul><li>Descriu i relaciona les entitats de dins el sistema i les associa a uns atributs que deixen constància de les seves propietats a curt, mig i llarg termini. </li></ul><ul><li>Metadades descriptives </li></ul><ul><li>Metadades arxivístiques </li></ul><ul><li>Metadades de presevació </li></ul><ul><li>Metadades tecnològiques: signatura electrònica </li></ul>
  15. 16. Vocabulari de metadades <ul><li>Definició de tot allò que hem de relacionar </li></ul><ul><ul><li>Unitat documental simple </li></ul></ul><ul><ul><li>Unitat documental simple forma part d’una unitat </li></ul></ul><ul><li>documental composta </li></ul><ul><ul><li>Unitat documental composta </li></ul></ul><ul><ul><li>Certificat i signatura electrònica </li></ul></ul><ul><ul><li>Relacions </li></ul></ul><ul><ul><li>Esdeveniments </li></ul></ul><ul><ul><li>Funcions </li></ul></ul>
  16. 17. Catàleg de tipologies documentals <ul><li>Identificació de cada document </li></ul><ul><li>Vocabulari comú i controlat a tota l’organització </li></ul><ul><li>Estendre a tots els subsistemes el vocabulari (registre general, arxiu) </li></ul>
  17. 18. Fases del Projecte <ul><li>Sistema Paradís : Integració dels Subsistemes </li></ul><ul><li>Registre General i Seu electrònica </li></ul><ul><li>Gestió d’expedients i BPM </li></ul><ul><li>Gestió documental (UCM) </li></ul><ul><li>Arxiu físic (URM) </li></ul><ul><li>Arxiu Digital. </li></ul>C o ncepció Elaboració Construcció Transició Producció
  18. 19. La construcció del sistema <ul><li>Integració de tots els subsistemes a la plataforma tecnològica </li></ul>C o ncepció Elaboració Construcció Transició Producció
  19. 20. <ul><li>El Sistema encara està en construcció: </li></ul><ul><ul><li>Tenim les eines </li></ul></ul><ul><ul><li>Tenim la plataforma tecnològica </li></ul></ul><ul><ul><li>Tenim l’equip humà preparat </li></ul></ul><ul><ul><li>El projecte està arrencant...però no acabat </li></ul></ul>Projecte en construcció C o ncepció Elaboració Construcció Transició Producció
  20. 21. Wellcome to Paradís !!
  21. 22. MOLTES GRÀCIES PER LA VOSTRA ATENCIÓ

×