Tecnologia i (procesos administrativos) 2012

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Tecnologia i (procesos administrativos) 2012

  1. 1. DE LA SALUD, LOS SERVICIOS Y LA RECREACIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS Versión de evaluación 23/04/12 TECNOLOGÍAS Secretaría de Educación Pública SEP preliminares mag.indd 1 16/04/12 19:57
  2. 2. Coordinación técnico-pedagógica Dirección de Desarrollo e Innovación de Materiales Educativos, dgme/sep María Cristina Martínez Mercado, Alexis González Dulzaides, Adriana Rojas Lima Autores Hugo Labastida Herrera, Rebeca Rizo Rosas, María Alejandra Ortiz Lozano Revisión técnico-pedagógica Ana Laura Vitela Paredes, Alejandra Monserrat Castillo Robledo Servicios editoriales María Ángeles González Diseño gráfico Gabino Flores Formación Miriam Colín, Valeria Fuentes, Andrea González, Eric Juárez Ilustración Ana Bellido, Alfadir Luna, Nuria Montiel, David Pastrana Fotografía Juan Carlos Polanco Producción fotográfica Javier Matarredona Coordinación editorial Dirección Editorial dgme/ sep Alejandro Portilla de Buen, Olga Correa Inostroza Producción editorial Martín Aguilar Gallegos Retoque Alejandro Casillas Producción ejecutiva Antonio Flores Producción Burumbio/mag Versión de evaluación 23/04/12 Tecnología I. Tecnología de la salud, los servicios y la recreación. Procesos administrativos. Procesamiento de documentos. Telesecundaria fue elaborado por la Dirección General de Materiales Educativos (dgme) de la Subsecretaría de Educación Básica, Secretaría de Educación Pública. Primera edición, 2012 (ciclo escolar 2013-2014) D.R. © Secretaría de Educación Pública, 2012 Argentina 28, Centro, 06020, México, D.F. ISBN: 978-607-514-020-9 Impreso en México D istribución gratuita -P rohibida su venta TS-TEC-1-SALUD-LEGAL.indd 2 25/04/12 14:45
  3. 3. Versión de evaluación 23/04/12 Presentación En el marco del Acuerdo 592, por medio del cual se establece la Articulación de la Educación Básica, así como del Acuerdo 593 que señala los programas de estudio de la asignatura de Tecnología para la educación secundaria, la Secretaría de Educación Pública ha consolidado una propuesta de libros de texto, a partir de un nuevo enfoque centrado en la participación de los alumnos en su proceso de aprendizaje y en el desarrollo de las competencias básicas para la vida y el trabajo. Especialmente en el contexto de la Telesecundaria, el libro de texto se complementa con las Tecnologías de la Información y Comunicación (tic), con los objetos digitales de aprendizaje, los materiales y equipos audiovisuales e informáticos que, junto con las bibliotecas escolares, representan el soporte pedagógico de los niños mexicanos en su proceso de adquisición del conocimiento escolarizado. Esta nueva generación de libros de texto para Telesecundaria responde al principio de mejora continua, por lo que ha puesto atención en el replanteamiento de las cargas de contenido para centrarse en estrategias innovadoras para el trabajo escolar, incentiva habilidades orientadas al aprovechamiento de distintas fuentes de información, busca que los estudiantes adquieran habilidades para aprender de manera autónoma incentivando el uso intensivo de la tecnología informática. Asimismo, con la intención de dar continuidad a la propuesta editorial iniciada en los libros de texto de primaria, en este libro se ha fortalecido la línea editorial que promueve una lectura integral capaz de interpretar tanto el discurso textual como el visual. Se ha incluido en sus páginas una muestra representativa de géneros y técnicas plásticas, así como propuestas iconográficas que no sólo complementan el contenido textual, sino lo enriquecen y conforman por sí mismos una fuente de información para el alumno. En la preparación de este libro confluyen numerosas acciones de colaboración de organismos y profesionales, entre los que destacan asociaciones de padres de familia, investigadores del campo de la educación, instituciones evaluadoras, maestros, editores y expertos en diversas disciplinas. A todos ellos la Secretaría de Educación Pública les extiende un agradecimiento por el compromiso demostrado con cada niño residente en el territorio nacional y con aquellos mexicanos que se encuentran fuera de él. Secretaría de Educación Pública.
  4. 4. Tecnologías de la salud, los servicios y la recreación. Procesos administrativos. Procesamiento de documentos. Primer grado está diseñado con el fin de que adquieras las herramientas administrativas necesarias para apoyar la gestión de cualquier proyecto productivo o para desarrollarte en alguna empresa pública o privada. La secuencia comprende una serie de sesiones que deben ser ejecutadas en forma consecutiva y ordenada para obtener un resultado planteado. Las sesiones se distribuyen a lo largo de las secuencias, con la finalidad de alcanzar el aprendizaje esperado. En cada una de ellas se desarrolla un tema particular. En el Bloque I, “Planeación y diseño de proyectos productivos”, aplicarás los elementos que conforman la planeación estratégica mediante el diseño de proyectos productivos comunitarios. En el Bloque II, “El auxiliar administrativo dentro del entorno social”, identificarás las tareas de un auxiliar administrativo dentro y fuera de una oficina; sus actividades, sus funciones, así como el proceso de la comunicación, en forma oral o escrita, que se ejerce dentro de un área laboral. En el Bloque III, “Los documentos en la oficina”, aprenderás a elaborar documentos, el manejo de los equipos de oficina, las relaciones humanas en el trabajo que te ocupará y en tu vida cotidiana; además revisarás temas como la capacitación y el adiestramiento y cómo éstos contribuyen en el desarrollo de las personas e instituciones. En el Bloque IV, “Manejo de equipos para la reproducción de información”, aprenderás a utilizar eficientemente la máquina de escribir y la computadora; así como a escribir cartas e informes, utilizando ambas manos. Por último, en el Bloque V, “Evaluación de proyectos”, valorarás los resultados del proyecto que emprendiste y tomarás acciones para su mejora continua. Versión de evaluación 23/04/12 CONOCE TU LIBRO
  5. 5. ¿Qué sabes tú? Reconocerás los conocimientos que tienes sobre el tema y los rescatarás. Un dato interesante Es información relacionada con el tema que se está tratando y que resulta interesante para tu aprendizaje. Manos a la obra Incluye el desarrollo del tema. Te ayudará a realizar actividades y procedimientos, y a reflexionar y reconocer todo acerca de los servicios administrativos. También te permitirá investigar, escribir, manejar datos, leer y obtener conclusiones. Consulta en… Es un vínculo del libro de texto con otras formas de aprender, como videos, material de biblioteca y sitios de Internet, entre otros. Versión de evaluación 23/04/12 Este libro contiene los siguientes apartados:
  6. 6. Se encuentra al final de cada secuencia y en ella valorarás tus aprendizajes. Evaluación Aparece al final de cada bloque y te permite demostrar los conocimientos que adquiriste. Hoja para padres o tutores Espacio dirigido a los padres de familia o tutores para que conozcan tu estado académico e identifiquen cómo pueden apoyar tu aprendizaje. Glosario Contiene palabras nuevas y definidas para enriquecer tu experiencia y tu vocabulario. Bibliografía. Relación de las obras consultadas para la elaboración de este libro. Versión de evaluación 23/04/12 Autoevaluación
  7. 7. Presentación 3 Conoce tu libro 4 Bloque I. Planeación y diseño de proyectos productivos Secuencia 1. La tecnología en la satisfacción 9 10 de necesidades Autoevaluación 14 Secuencia 2. Selecciono, planeo y diseño mi proyecto 15 Autoevaluación 27 Evaluación 28 Bloque II. El auxiliar administrativo dentro del entorno social 29 Secuencia 1. La empresa como ente económico 30 Autoevaluación 37 Secuencia 2. El auxiliar administrativo, sus funciones y su relación con la empresa Autoevaluación 38 45 Secuencia 3. La comunicación dentro de la oficina 46 Autoevaluación 53 Secuencia 4. El documento como herramienta importante dentro de la organización 54 Autoevaluación 69 Evaluación 70 Versión de evaluación 23/04/12 ÍNDICE
  8. 8. Bloque III. Los documentos en la oficina 71 Secuencia 1. Documentos oficiales, administrativos y personales Autoevaluación 72 88 Secuencia 2. Los equipos utilizados dentro 89 Autoevaluación 91 Secuencia 3. Las relaciones dentro de la oficina 92 Autoevaluación 112 Evaluación 113 Bloque IV. Manejo de equipos para la reproducción de información 115 Secuencia 1. Mecanografía y digitación: una habilidad importante para el auxiliar administrativo Autoevaluación 116 139 Secuencia 2. La computadora, una herramienta importante dentro de la oficina 140 Autoevaluación 151 Evaluación 152 Bloque V. Evaluación de proyectos 155 Secuencia 1. ¿Hasta dónde queremos llegar? 156 Autoevaluación 162 Secuencia 2. ¿Cómo evaluar tu proyecto? 163 Autoevaluación 171 Evaluación 172 Glosario 173 Hoja de respuestas 176 Bibliografía 177 Hoja para las familias 180 Versión de evaluación 23/04/12 de una oficina
  9. 9. Planeación y diseño de proyectos productivos • En este bloque aplicarás los elementos que conforman la planeación estratégica, para lograr una mejor calidad de vida. Reconocerás que la tecnología es un campo del conocimiento que estudia la técnica como práctica social para la satisfacción de las necesidades e intereses de los grupos humanos. 9 Versión de evaluación 23/04/12 BLOQUE I
  10. 10. la técnica como práctica social para la satisfacción de las necesidades básicas mediante acciones estratégicas para satisfacerlas, así como también la interrelación con los ámbitos natural, social y cultural del ser humano. La satisfacción de necesidades En esta sesión identificarás las necesidades básicas del ser humano, las técnicas como estrategias sociales para satisfacerlas y su interrelación con los ámbitos natural, social y cultural. ¿Qué sabes tú? Antes de iniciar, reflexiona y discute en grupo acerca de qué es una necesidad. En tu cuaderno realiza una lista de las necesidades de las personas y anota por qué son importantes y con qué podríamos satisfacerlas. Posteriormente observa las imágenes de esta sesión y contesta esta pregunta: ¿qué imágenes están relacionadas con la tecnología? Explica por qué. Manos a la obra Mediante el uso de la tecnología se analiza la importancia de la satisfacción de necesidades, con la aplicación de diferentes técnicas básicas para aprovechar los recursos naturales de su entorno en beneficio propio, de la familia y de la comunidad, al cuidar los aspectos de sustentabilidad como medio para la conservación del ambiente. 10 En equipos observen la siguiente imagen: allí se representa la teoría psicohumanista de la pirámide de Abraham Maslow, acerca de las necesidades del ser humano. Con ayuda del docente definan a qué se refiere cada una de ellas. Posteriormente, expliquen grupalmente la clasificación de las necesidades que hace Maslow y concluyan señalando cómo puede cubrirlas o satisfacerlas la tecnología manteniendo, al mismo tiempo, un grado mínimo de sustentabilidad. Las necesidades son cubiertas mediante la creación de satisfactores, es decir, objetos (bienes), relaciones y actividades (servicios). Éstos se obtienen a partir de la transformación de los recursos, los cuales pueden clasificarse en naturales y sociales. Versión de evaluación 23/04/12 • En esta secuencia identificarás la importancia de Sesión 1 Secuencia 1 La tecnología en la satisfacción de necesidades
  11. 11. Autorrealiazación Necesidad de estima Necesidades de pertenencia y amor Necesidades de seguridad Necesidades fisiológicas Necesidades Satisfactores Autorrealización De estima De pertenencia y de amor De seguridad Fisiológicas • Alimentación, abrigo, salud, etcétera. Productos tecnológicos usados                 • Comida, casa, mercados, medicinas. Los medios para satisfacer las necesidades son diferentes para cada cultura o comunidad, de acuerdo con los modos en que emplean los recursos disponibles. Comenten en grupo y escriban en la tabla de arriba cómo satisfacen sus necesidades, además de los recursos que emplean en ello. Sigan los ejemplos. En este bloque se realiza la elección y planeación del proyecto productivo comunitario mediante el diagnóstico de necesidades y detección de recursos. El desarrollo de cada uno de los proyectos se explica en los bloques II, III y IV, teniendo como resultado la satisfacción de necesidades o problemáticas detectadas a través de la obtención de productos o servicios. En el bloque V analizaremos las alternativas para el aprovechamiento de los productos obtenidos y sus excedentes, además de que evaluaremos su desempeño durante el desarrollo de sus proyectos productivos y los resultados de los mismos. Finalmente, respondan la siguiente pregunta: ¿Qué esperan del curso de Tecnología? Comenten en forma grupal su respuesta. 11 Versión de evaluación 23/04/12 Pirámide de Abraham Maslow
  12. 12. En esta sesión reconocerás cómo la tecnología, la ciencia y las técnicas están presentes en la vida diaria para satisfacer tus necesidades preservando el ambiente. ¿Qué sabes tú? ¿Sabes cómo se definen la ciencia, la técnica y la tecnología?, ¿cómo satisface el ser humano sus necesidades con el uso de la técnica y la tecnología?, ¿qué relación tienen con los objetos que usas en tu vida diaria? Manos a la obra Aunque todos los seres vivos podemos modificar el ambiente que nos rodea, una de las características del ser humano, es la capacidad de transformar la naturaleza en objetos o servicios para satisfacer sus necesidades, a través de la creación y el uso de la tecnología. En equipos y con ayuda del profesor expliquen la diferencia entre ciencia, técnica y tecnología; de igual forma respondan cómo ha creado el ser humano los elementos que satisfacen sus necesidades como la ropa, medicinas, transporte, comunicaciones, entre otros. Monten una exposición, discutan y lleguen a una conclusión al respecto. Desde la prehistoria los seres humanos transmiten lo aprendido y, a través de las generaciones, han podido ampliar 12 sus capacidades mediante la mejora de los procesos productivos cuando utilizamos ciertos objetos que modifican las funciones de nuestro cuerpo, a éstos objetos los llamamos herramientas o máquinas. La técnica se define como la actividad social que se centra en el saber hacer. Un sistema simple integrado por un conjunto de acciones ejercidas por el operador o usuario para la transformación de materiales y energía en un producto a partir de diversos insumos. Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 2 Tecnología, ciencia y técnicas en la vida diaria
  13. 13. Producto Lápiz Leña Camisa Pescado Jarro Sombrero Cuaderno Natural El ser humano, a lo largo de la historia, ha tranformado materiales en productos consumibles; ha creado también formas para comercializarlos en las diferentes regiones a través del uso de medios de transporte y comunicación, lo cual ha hecho posible la interacción con otras comunidades. Este proceso se conoce como globalización e incluye situaciones como la interdependencia económica y el intercambio cultural y tecnológico, entre otras. Por ello, la gran demanda de satisfactores ha promovido la tecnificación Procesado X Materias primas Madera, grafito, metal, pintura. de las comunidades, hecho que, si bien ha permitido el desarrollo económico acelerado de ciertos países, tiene algunas consecuencias adversas, tales como el agotamiento de los recursos naturales y el depósito de residuos en los ecosistemas, lo que ocasiona a un plazo no muy largo, el deterioro ambiental de los mismos. Prueba de ello, son la contaminación, el calentamiento global y la destrucción de los sistemas naturales, que son fuente básica para obtener parte de las materias primas. 13 Versión de evaluación 23/04/12 La ciencia es una actividad humana en permanente construcción, con alcances y limitaciones, cuyos productos son aprovechados según la cultura y las necesidades de la sociedad. Por lo tanto, no se puede llegar a ella sin haber utilizado una técnica, es decir, hablar de la ciencia nos remite de manera inmediata a la técnica. La tecnología es el campo de conocimiento que estudia la técnica, sus funciones, los insumos y los medios que la conforman, sus procesos de cambio y su interacción con el contexto sociocultural y natural. Mediante la siguiente tabla identifiquen cuál de los siguientes productos es de origen natural, es decir que el ser humano no ha intervenido en su elaboración; o si es procesado, esto es, que el ser humano ha intervenido en la trasformación de las materias primas utilizadas para su elaboración.
  14. 14. Autoevaluación Es tiempo de que revises lo que has aprendido después de estudiar esta secuencia. Lee las siguientes preguntas y responde en tu cuaderno. Es una práctica social que se centra en saber hacer, a través de la transformación de materiales y energía, un producto, con la finalidad de satisfacer necesidades básicas del ser humano. ¿Qué aspecto se debe considerar al aplicar técnicas con el uso de recursos naturales? 14 Versión de evaluación 23/04/12 Menciona las necesidades básicas del ser humano de acuerdo con la pirámide de Abraham Maslow.
  15. 15. • En esta secuencia aplicarás el proceso de Sesión 3 planeación para diseñar el proyecto productivo que llevarás a cabo durante el ciclo escolar. Planeación estratégica En esta sesión identificarás los pasos para resolver problemas de tu comunidad, con los recursos disponibles en ella. Para ello, elaborarás un inventario de los recursos naturales, sociales, económicos y culturales con que cuenta. ¿Qué sabes tú? Menciona algunos recursos sociales, económicos y culturales. ¿Sabes cómo elaborar un inventario de éstos?, ¿reconoces cuáles existen en tu comunidad? Después de contestar estas preguntas, seguramente podrás identificar algunos problemas en tu comunidad. En equipo ubiquen uno de estos problemas y pregúntense cómo lo resolverían y qué necesitan para ello. Manos a la obra Después de identificar los recursos con los que cuentas y de haber seleccionado el proyecto a realizar durante este ciclo escolar, te apoyarás en la planeación estratégica como un medio para establecer la programación de actividades que te permitan alcanzar los objetivos propuestos, en torno al desarrollo de tu proyecto tecnológico comunitario. Una forma de determinar junto con la comunidad lo requerido para cubrir sus necesidades, es la Planeación Estratégica (PE), entendida como un proceso en el cual los estudiantes elaboran un esquema de cómo quieren que sea y funcione su 15 Versión de evaluación 23/04/12 Secuencia 2 Selecciono, planeo y diseño mi proyecto
  16. 16. 1. Misión y visión Son determinadas por su razón de ser, el papel que desempeñan en su entorno, el alcance y la dirección de sus actividades. Ambas exponen la identidad de la comunidad para ser reconocida, los valores, las reglas y los principios que orientan la actividad de sus integrantes y la unión de éstos alrededor de objetivos comunes, lo que facilitará la resolución de conflictos y la motivación personal. La misión se construye a partir de los siguientes cuestionamientos: ¿quiénes somos? (identidad, legitimidad); ¿qué buscamos? (propósitos); quehaceres (principales medios para lograr el propósito); ¿por qué lo hacemos? (valores, principios, motivaciones); ¿para quiénes trabajamos? (a quiénes se espera beneficiar). Para definir la misión de una comunidad se deben reconciliar las diferentes opiniones de sus miembros hasta llegar a un acuerdo. Para expresar claramente la misión se deben considerar tres elementos: Un verbo que indique cambio ( generar, incrementar, reducir, eliminar, transformar). La explicación del problema o condición que se busca cambiar. La identif icación de quiénes serán benef iciados con el cambio. La visión es lo que a largo plazo debe alcanzar la comunidad, es decir, lo que se quiere lograr, tomando en consideración los valores y principios que regirán su acción, y señalando qué sería lo más importante. Es una manera distinta de ver las cosas, es la percepción simultánea de los 16 problemas mediante soluciones y técnicas novedosas. Es importante mencionar que tanto la misión como la visión deben plantearse de manera clara y concreta. 2. Diagnóstico de la comunidad Toma en cuenta los factores ambientales, sociales, culturales y económicos para identificar necesidades o problemas. Para esto utiliza el análisis FODA, que se realiza por medio de cuatro variables: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, el cual permitirá diagnosticar la situación de una comunidad en relación con el entorno interno y externo. El análisis interno implica: Análisis de los recursos de la comunidad para satisfacer sus necesidades (financieros, tecnológicos, naturales, humanos, etcétera). Análisis de la estructura social de la comunidad, sus aspectos positivos y negativos, la división del trabajo y de los objetivos comunitarios (abasto, salud, seguridad, limpia, recreación, etcétera). Evaluación del desempeño actual: una comparación con los años anteriores (si se satisfacen las necesidades de toda la población, qué falta por hacer, etcétera). El análisis externo considera el medio natural, cultural, social, político y económico de la comunidad. Es importante reconocer el estatus que se guarda y reflexionar si se tiene la capacidad necesaria para aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas para neutralizarlas o convertirlas en nuevas oportunidades. En el siguiente cuadro se muestra cómo interactúan entre sí estas condiciones. En áreas donde hay muchas oportunidades y fortalezas existen posibilidades reales de crecimiento y desarrollo. Donde hay amenazas y se perciben debilidades, hay que realizar acciones reparadoras o de protección. Versión de evaluación 23/04/12 comunidad a largo plazo. La PE les permitirá plantear los objetivos y metas, realizar diagnósticos para detectar necesidades y plantear las acciones necesarias para alcanzar dichos objetivos. A continuación se enlistan los pasos para hacer un inventario de los recursos de tu comunidad:
  17. 17. Amenazas Oportunidades Fortalezas ¿Cómo usar las fortalezas para defenderse? Principales posibilidades Debilidades Alto nivel de riesgo Estrategia FO (Fortalezas-Oportunidades) Estrategia FA (Fortalezas-Amenazas) Estrategia DA 4. Formulación de estrategias Este análisis permite conocer las capacidades de la comunidad, lo que hará que los esfuerzos y recursos se usen de la mejor manera. Después se podrán construir estrategias de cuatro tipos, según se muestra en el siguiente cuadro. Reconocer las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades externas. Disminuir al mínimo el impacto de las amenazas del entorno, valiéndose de las fortalezas. (Debilidades-Amenazas) Disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas mediante acciones defensivas. Estrategia DO Mejorar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas. (Debilidades-Oportunidades) Cuando se ha completado el FODA se deben proponer soluciones para los problemas detectados. Las debilidades deben dar lugar a planes de acción locales, mientras que las dificultades pueden incluirse en acciones nacionales o en programas de inversión (como la construcción de carreteras, presas, etcétera), o pueden servir para ejercer presiones políticas (por ejemplo, cuando faltan leyes de salud adecuadas). Respondan las siguientes preguntas en su cuaderno: ¿Qué se puede hacer para potenciar nuestras fortalezas?, ¿qué se debe hacer para disminuir nuestras debilidades?, ¿cómo podemos aprovechar las oportunidades?, ¿qué podrían o deberían hacer para neutralizar las posibles amenazas? Piensen en un problema actual que enfrenta la comunidad, en sus causas, en sus consecuencias si no se resuelve, y ¿qué se podría hacer para resolverlo? Elaboren en el pizarrón una tabla como la siguiente y completen la información. Sigan el ejemplo. 17 Versión de evaluación 23/04/12 3. Determinación de los objetivos Propósitos que se desean alcanzar. Se establecen en función de la misión y la visión. ¿Dejar probablemente estas oportunidades a otros?
  18. 18. Situación futura del problema si no se interviene Acciones que se pueden realizar Escasez de agua Enfermedades Traer pipas con agua de otras comunidades. Baja o nula productividad agrícola. Pedir a las autoridades que traigan agua. No hay ríos ni pozos cerca. Colectar agua de lluvia. Reutilizar el agua después de limpiarla. ¿Qué fortalezas y debilidades detectaron? Analicen qué amenazas y oportunidades reconocen. Elaboren en una cartulina o dibujen en el pizarrón el siguiente formato y escriban en el lugar correspondiente lo que concluyan. Las fortalezas y debilidades se pueden controlar, pues obedecen a factores inter- nos, mientras que las oportunidades y dificultades no. 5. Plan de trabajo Conjunto de disposiciones y normas que se dictan para alcanzar un objetivo determinado. Una herramienta de planificación en la que se determinan tiem- Situación interna Situación externa Fortalezas: Oportunidades: Debilidades: Amenazas: 18 Versión de evaluación 23/04/12 Problemas que Causas posibles se identifican
  19. 19. conocido como programación y se elabora mediante un cronograma. En la siguiente tabla se ejemplifica un cronograma. En él se señalan cuántas y qué actividades se realizarán, en qué momento y quién está a cargo. Estas acciones propuestas serán las estrategias para el plan de acción o proyecto que podrán poner en práctica para resolver algunos de los problemas más importantes de su comunidad. Cronograma del proyecto Sanitario seco ecológico para la escuela Telesecundaria Emiliano Zapata Núm. Acciones Meses Responsable Septiembre Todo el equipo 1 Elaboración del proyecto 2 Presentación del proyecto ante 5 de octubre los posibles patrocinadores José Cárdenas y Rosa Jiménez 3 Recaudación de donativos en especie y apoyos económicos Segunda y tercera semanas de octubre Prof. Juvencio Nava 4 Compra de materiales y herramientas faltantes Cuarta semana de octubre Prof. Juvencio Nava y Susana San Juan 5 Limpieza y preparación del terreno Última semana de septiembre Alumnos y maestros de 1º y 2º grados 6 Trazo de la obra y excavación de cimientos Segunda semana de octubre Sr. Pedro Gómez y alumnos de 2º grado 7 Construcción de cimientos y castillos Última semana de octubre Sr. Pedro Gómez y alumnos de 2º y 3er grados 8 Construcción de los muros Primera semana de noviembre Prof. Amancio Flores y alumnos de 3er grado 9 Colada del piso y techo Segunda semana de noviembre Sr. Pedro Gómez y otros dos padres de familia 10 Construcción de puertas y ventanas Primera y segunda semanas de noviembre Prof. Juvencio Nava y alumnos de 1º grado B 11 Instalación de muebles de baño Tercera semana de noviembre Sr. Pedro Gómez y 4 alumnos de 1º y 2º grados 12 Instalación de puertas y ventanas Tercera semana de noviembre Prof. Juvencio Nava y alumnos de 1º grado A 13 Inauguración de la obra 23 de noviembre Todo el equipo, patrocinadores y miembros de la comunidad 19 Versión de evaluación 23/04/12 pos, disposiciones, normas, programas y recursos para lograr los objetivos establecidos en el proyecto. Con la asesoría del docente y de manera grupal, realicen una lista de actividades que llevarán a cabo para alcanzar los objetivos. Posteriormente, ordénenlas y marquen las fechas o momentos en que se debe realizar cada una, es decir, fijen los tiempos de inicio y final. Este proceso es
  20. 20. Sesión 4 Orientación de los proyectos productivos comunitarios En esta sesión identificarás en qué consisten los proyectos productivos comunitarios, así como los elementos necesarios para desarrollarlos a lo largo del ciclo escolar. ¿Cuáles son los elementos de un proyecto?, ¿cuáles crees que sean los proyectos productivos comunitarios?, ¿cuál te gustaría elegir para desarrollarlo?, ¿por qué? Manos a la obra Un proyecto plantea el camino que se seguirá desde su definición hasta la obtención de determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades derivadas de él. Para obtener los resultados esperados, es importante que se desarrollen todos sus elementos con coherencia, claridad y orden. Formen equipos con los que trabajarán su proyecto a lo largo del ciclo escolar; cada uno elegirá un campo tecnológico entre los que se mencionan a continuación. Tecnologías agropecuarias y pesqueras: agricultura, horticultura o apicultura. Tecnología de los alimentos: Conservación y proce- Campo tecnológico Proyecto productivo comunitario Tecnologías agropecuarias y pesqueras samiento de productos agrícolas; Conservación y procesamiento de frutas y verduras. Tecnología de la salud, los servicios y la recreación: Procesos administrativos. Procesamiento de documentos; Tecnología de la construcción: Instalaciones sanitarias. Comenten los beneficios que encuentren para desarrollarlo tomando en cuenta las necesidades y problemáticas de su comunidad. A continuación observen el siguiente cuadro; en él se especifican los beneficios de cada uno de los proyectos productivos comunitarios, entendidos como el plan de manejo de recursos del lugar de manera sustentable para la obtención de productos con base en el aprovechamiento de recursos comunitarios. Autoconsumir los productos obtenidos. Determinación de una parcela escolar Preparación de un terreno Utilizar los recursos existentes en la comunidad para obtener productos y satisfacer la necesidad alimentaria. Características climatológicas Comercializar los productos excedentes obtenidos. 20 En qué consiste Ofrecer elementos que les permitan emplearse dentro y fuera de su comunidad. Agricultura Horticultura Beneficios Aprovechamiento del agua Clasificación de suelo Periodo de siembra y cosecha de diferentes especies hortícolas Versión de evaluación 23/04/12 ¿Qué sabes tú?
  21. 21. Utilizar los recursos existentes en la comunidad para transformarlos en productos. Preparación de: En qué consiste Mermeladas Frutas en almíbar Frutas cristalizadas Jugos Néctares Jaleas Confituras Comercializar los productos obtenidos. Promover el uso de tradiciones. Tecnologías agropecuarias y pesqueras Apicultura Autoconsumir los productos obtenidos. Establecimiento de un apiario Ofrecer elementos que les permitan emplearse dentro y fuera de la comunidad. Trabajo y manejo de abejas Utilizar los recursos existentes en su comunidad para transformarlos en productos. Proceso y producción de cera Comercializar los productos obtenidos. Proceso y producción de miel Conocimientos teóricos básicos sobre las abejas y su manejo Incrementar la producción de la floricultura, frutas y legumbres. Tecnología de la construcción Instalaciones sanitarias Ofrecer elementos que les permitan emplearse dentro y fuera de su comunidad. Comercializar los productos obtenidos. Promover las tradiciones regionales y el respeto por la naturaleza. Aprovechar recursos de su entorno. Fabricación de adobes Construcción de habitaciones ecológicas Aprovechamiento de energías alternativas Aprovechamiento y distribución de aguas residuales y de lluvias Transformar el entorno para resolver necesidades 21 Versión de evaluación 23/04/12 Tecnología de los Conservación y Autoconsumir los Campo Proyecto tecnológico Beneficios alimentos tecnológico procesamiento de productos obtenidos. productos agrícolas comunitario Aprovechar las conservas Conservación y en diferentes épocas del procesamiento de año. frutas y verduras Ofrecer elementos que les permitan emplearse dentro y fuera de su comunidad.
  22. 22. Procesos administrativos Procesamiento de documentos Ofrecer elementos que les permitan emplearse dentro y fuera de la comunidad. Desempeño de labores técnicas como: Mecanografía Gestionar proyectos productivos dentro y fuera de la comunidad. Aplicar los conocimientos teóricos y técnicos administrativos dentro de una organización. Cálculos Manejo de máquinas y herramientas de oficina Archivo de documentación Revisión y redacción de documentos Atención al público Entrega de correspondencia Es conveniente explicar la importancia del proyecto que se elabore, pues será la “carta de presentación” de todo el trabajo y también podría servir para obtener recursos adicionales por parte de otros miembros de la comunidad, del gobierno o de organizaciones sociales. La justificación es una parte fundamental, pues allí se describen los motivos para realizar el proyecto. Se expresa claramente lo que se desea resolver, por qué se requiere solucionar y cómo se ayuda a la comunidad al analizar sus recursos. Formen equipos de trabajo, describan cómo justificarían el proyecto y anoten sus conclusiones. A partir de la justificación propuesta definan sus objetivos: ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿quién? Antes de emprender un proyecto, hay que formular por lo menos un objetivo mediante acciones que implican tiempo y recursos. Los objetivos deben ser: Específicos. Qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar una situación. Medibles. Para cuantificar los fines y beneficios, estableciendo cantidades precisas. Realizables. Que sea posible lograrlos (conociendo los recursos y las capacidades a disposición de la comunidad). Realistas. Que sea posible obtener el nivel de cambio propuesto. Limitados en tiempo. Establecer el periodo en el que se debe completar cada uno. 22 Recuerden que es importante realizar un cronograma como el de la sesión anterior, ya que les ayudará a organizarse mejor. Hay que señalar cuántas y qué actividades se llevarán a cabo, en qué momento y quién estará a cargo. Elijan el proyecto productivo comunitario considerando las necesidades y características de su comunidad. Versión de evaluación 23/04/12 Tecnología de la salud, los servicios y la recreación
  23. 23. En esta sesión identificarás los elementos que conforman un estudio técnico, administrativo, financiero y de costos, así como el inventario de recursos para su aplicación en el diseño del proyecto productivo comunitario. ¿Qué sabes tú? ¿Qué elementos contiene un proyecto?, ¿qué abarca un estudio técnico, administrativo, financiero y de costos?, ¿qué incluye el inventario de recursos?, ¿es necesario conformar un estudio técnico y administrativo para el diseño del proyecto? Manos a la obra Investiga con tu equipo de trabajo, en otras fuentes de información, cómo llevar a cabo cada uno de los estudios planteados: técnico, administrativo, financiero y de costos, así como el inventario de recursos, para elaborar un informe por escrito. Dialoguen y determinen cada uno de los aspectos del estudio así como del inventario para diseñar su proyecto productivo y después expóngalo al grupo. Para detectar todas las necesidades y poder eliminar errores o contratiempos, se deberán realizar estudios técnico, administrativo, financiero y de costos, que les ayudarán a controlar cada deta- lle de su proyecto, así como el inventario de recursos. Estudio técnico. Permite saber en qué se debe invertir para reunir los insumos del proyecto. Éste considera los siguientes aspectos: 1. Proceso productivo. Comprende la indagación sobre los diferentes métodos, técnicas, equipos y materiales que pueden emplearse y seleccionar los mejores en función del presupuesto. 2. Localización. Consiste en elegir el lugar donde se ubicará. Tomen en cuenta la distancia, el acceso a los insumos necesarios (agua, electricidad, materias primas, etcétera), el costo del transporte para llegar, entre otros factores. 23 Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 5 Elementos del proyecto
  24. 24. Estudio administrativo. Ayuda a decidir cómo disponer de los recursos y orientar los esfuerzos para conseguir los objetivos del proyecto. Comprende dos factores muy importantes: 1. La organización. Define la manera de distribuir las actividades entre los participantes, así como los equipos, herramientas y materiales para realizar con éxito los objetivos. 2. El ámbito legal. Determina si el proyecto tiene fines de lucro, si corresponde a una empresa cooperativa, pública o privada, tomando en cuenta las disposiciones legales que existan en cuanto al producto o bien que se produzca, las normas de calidad y de preservación del ambiente, etcétera. Estudio financiero y de costos. Permite prever cuánto se deberá invertir. También 24 se relaciona con la demanda del producto, pues al saber cuánto se necesita producir, se calculan las materias primas, herramientas y equipo. Es recomendable organizar la información de costos y gastos desde el principio y registrar cada ajuste que se haga. Inventario de recursos. Es la lista de todos los materiales, recursos y herramientas que se necesitan para cada uno de los proyectos, señalando con cuáles cuentan. Se sugiere compartir opiniones para decidir dónde y cómo podrían obtener los materiales faltantes. También deben tomarse en cuenta otros recursos no mencionados todavía pero que sean necesarios para realizar cada actividad, así como el número de personas y el tiempo necesarios para el trabajo. Una vez que tengan las listas, analicen cuánto dinero, tiempo y trabajo se deben invertir en cada uno de los proyectos, cuántas personas recibirán los beneficios y en qué tiempo (corto, mediano o largo plazo). Esto se llama análisis de costo-beneficio.Para finalizar elaboren un periódico mural para que la comunidad escolar se entere de su proyecto. Versión de evaluación 23/04/12 3. Tamaño. Se refiere a cuánto se va a producir y en qué tiempo. Esto se estima a partir de la demanda del producto (cuántas personas lo quieren y en qué cantidad), así como de la capacidad para producirlo (cuánto podemos hacer con lo que tenemos).
  25. 25. En esta sesión elaborarás por escrito el diseño de tu proyecto productivo y lo presentarás a tus compañeros para su evaluación y mejora. ¿Qué sabes tú? ¿Cómo presentarás el diseño de tu proyecto? Manos a la obra En equipos elaboren por escrito el diseño del proyecto productivo comunitario que llevarán a cabo a lo largo del curso. En esta sesión comple- mentarán junto con su equipo el diseño de su proyecto productivo, retomando la información de los ejercicios realizados a lo largo de este bloque. A continuación, se incluyen una síntesis de diferentes aspectos y posibles preguntas que debe contener. Naturaleza del proyecto. ¿Qué se quiere hacer? Origen de la necesidad o problema. ¿Por qué se quiere hacer? Objetivos, propósitos. ¿Para qué se quiere hacer? Metas. ¿Cuánto se quiere hacer? Localización f ísica (ubicación). ¿Dónde se quiere hacer? Actividades y tareas (métodos y técnicas). ¿Cómo se quiere hacer? Calendario o cronograma. ¿Cuándo se va a hacer? Destinatarios o benef iciarios. ¿A quiénes va dirigido? Recursos humanos. ¿Quiénes lo van a realizar? Recursos materiales. ¿Con qué se va a hacer? Recursos f inancieros. ¿Cómo se va a costear? Programación de actividades Éstos son algunos elementos que debe incluir el diseño de su proyecto. Ahora es tiempo de escribir y preparar una exposición para la próxima sesión. Para realizar su exposición consideren que: Disponen de diez minutos y en ese tiempo presentarán su proyecto y al mismo tiempo el grupo reaccionará. Deberán resaltar los puntos básicos del proyecto: problema, objetivos y acciones a emprender. 25 Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 6 Diseño de proyectos
  26. 26. a cabo la exposición. El docente moderará la actividad y escribirá en el pizarrón los aportes de todos los compañeros en cada presentación a fin de mejorarlas e incluir las observaciones y sugerencias pertinentes en los proyectos productivos. Consulta en… Conanp, sección “programas”, enlace Procodes: http://www.conanp.gob.mx Sedesol, sección “programas sociales”: http://www.sedesol.gob.mx/es/SEDESOL/Programas_Sociales Secretaría de Economía, sección “Fonaes” http://economia.gob.mx/mexico-emprende/notas-relevantes/7108fonaes-abre-convocatoria Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, sección “Programas”: http://www.cdi.gob.mx/index. php?option=com_content&view=article&id=1384&Itemid=200004 Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, sección “Programas”: http://www.sagarpa. gob.mx/programas/paginas/inicio.aspx Fondo de Capitalización e Inversión del Sector Rural, sección “Programas”: http://www.focir.gob.mx/o_programas.html Secretaría de la Reforma Agraria, sección “Programas”: http://www.sra.gob.mx/sraweb/programas/ (Todos los sitios fueron consultados el 12 de enero de 2012) 26 Versión de evaluación 23/04/12 Pueden utilizar diversos materiales y recursos para que su exposición sea dinámica y comprensible. Consideren que la manera en que presenten el proyecto podrá hacerlo más atractivo y con posibilidades de ser aceptado. Es el momento de llevar
  27. 27. Autoevaluación Es tiempo de que revises lo que has aprendido después de estudiar esta secuencia. Lee con atención las siguientes afirmaciones y responde Sí o No. Sí No productivo comunitario. Realizo el diseño de mi proyecto productivo comunitario. Determino cuál es el proyecto productivo comunitario a desarrollar para atender mis necesidades inmediatas. Lee detenidamente las siguientes afirmaciones y marca el nivel en que consideras que las cumples. Cuando el profesor te lo indique, haz una reflexión de por qué consideras que te encuentras en ese nivel. Siempre lo hago Lo hago a veces Difícilmente lo hago Busco información relacionada con el tema en diferentes medios impresos y electrónicos. Colaboro con mis compañeros para el trabajo de equipo. Muestro respeto hacia mis compañeros. De tus respuestas anteriores, analiza y contesta en tu cuaderno: ¿qué logros obtuve?, ¿a qué dificultades me enfrenté?, ¿qué y cómo puedo mejorarlas? 27 Versión de evaluación 23/04/12 Elaboro la planeación de mi proyecto
  28. 28. En esta sesión revisarás lo estudiado en el bloque I. Responde las siguientes preguntas. 1. ¿Cuál es la importancia del uso de la tecnología en la satisfacción de necesidades? 2. ¿Cómo son cubiertas las necesidades? 3. Enlista los tipos de necesidades y menciona un ejemplo de satisfactor para cada una de ellas. 4. Describe en qué consiste el análisis FODA. 5. Explica la importancia de realizar el estudio financiero y de costos. Hoja para padres o tutores Con el propósito de ayudar al alumno a mejorar su aprendizaje, solicitamos atentamente a los padres de familia que colaboren con el maestro para conseguir este objetivo, por lo que en esta sección deberán mencionar las dificultades, rezagos o deficiencias que presenta el estudiante durante el transcurso de cada uno de los bloques, así como las acciones que ustedes consideren, deberán emprender para superarlas. Presenta las siguientes dificultades, rezagos o detectados en: Para solventarlas deberá: Observaciones o comentarios del padre de familia o tutor: 28 Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 7 Evaluación
  29. 29. El auxiliar administrativo dentro del entorno social • En este bloque identificarás cuáles son las tareas de un auxiliar administrativo dentro y fuera de una oficina; sus actividades y funciones, así como el proceso de comunicación, oral o escrita, que se realiza en un área laboral. 29 Versión de evaluación 23/04/12 BLOQUE II
  30. 30. • En esta secuencia reconocerás Sesión 8 la importancia de la empresa, mediante el conocimiento de sus objetivos, su clasificación y los recursos con los que cuenta. La empresa En esta sesión identificarás las características de una empresa dentro del sector económico nacional. ¿Qué sabes tú? Si ya identificaste algunas empresas en tu comunidad, responde: ¿ofrecen un servicio, comercializan algún producto o producen bienes?, ¿es difícil organizar o abrir una empresa?, ¿por qué? Redacta las respuestas en tu cuaderno y compártelas con tus compañeros para que lleguen a algunas conclusiones. Manos a la obra Las empresas se ubican en cualquiera de los siguientes sectores: Sector primario. Extraen los recursos de la naturaleza (renovables y no renovables), por ejemplo, pesqueras, mineras, agropecuarias, silvícolas, petroleras. Sector secundario. Transforman las materias primas en productos terminados o semiterminados, por ejemplo, las manufactureras y las de construcción. 30 Sector terciario. Proporcionan productos y servicios, por ejemplo, los de compra y venta de productos de consumo (supermercados, misceláneas), los de transporte (terrestre, marítimo o aéreo), los turísticos (hoteles, restaurantes), entre otros. En tu comunidad es posible que existan actividades referentes a la industria pesquera, alfarera, mecánica o restaurantera. Diseña el proceso que creas que sigue alguna de ellas para lograr su producción. Compara tu trabajo con los de tus compañeros y juntos identifiquen las diferencias entre un proceso y otro. Cabe señalar que un proceso productivo es el conjunto de actividades que se llevan a cabo para elaborar un producto e incluye la maquinaria, la materia prima y los trabajadores. Versión de evaluación 23/04/12 Secuencia 1 La empresa como ente económico
  31. 31. Versión de evaluación 23/04/12 Una empresa es un grupo de personas que mediante la administración de sus recursos, del capital y del trabajo, produce bienes o servicios elaborados para la satisfacción de necesidades de una comunidad. De acuerdo con su giro o actividad económica, las empresas puede catalogarse como: 1. Empresas industriales. Elaboran productos o bienes por medio de la extracción de materias primas, como madera, minerales, granos, cartón, papel, tela, entre otros. a) Extractivas. Encuentran su actividad en la explotación de recursos renovables y no renovables. b) Manufactureras. Transforman materias primas en productos terminados, ya sea para consumo final o como bienes de producción. 2. Empresas comerciales. Realizan la actividad del comercio de los productos terminados por medio de la compra-venta, como distribuidoras, almacenes, tiendas, bazares, entre otras. a) Mayoristas. Efectúan ventas a gran escala principalmente con otras empresas. b) Minoristas. Comercian productos a menudeo y se observan principalmente en contacto con el consumidor final. c) Comisionistas. Venden la mercancía de los productores a consignación, es decir, por medio de una comisión. 3. Empresas de servicios. Realizan como actividad un servicio a la comunidad, que puede ser lucrativo o sin fines de lucro. Transporte Turismo Ser vicios públicos Instituciones f inancieras Educación Salud Consultoría Finanzas y seguros El avance económico de un país está ligado a las empresas, porque en ellas los auxiliares administrativos pueden desempeñarse al poner en práctica las funciones estudiadas hasta este momento. 31
  32. 32. En esta sesión identificarás la misión, la visión y los diferentes objetivos de las empresas. ¿Qué sabes tú? ¿Cuáles crees que son los objetivos de una empresa?, ¿las empresas aportan algún beneficio a la comunidad?, ¿es importante para una empresa tomar en cuenta la tecnología? Anota tus respuestas en tu cuaderno y coméntalas con tus compañeros de grupo, reflexionen y concluyan al respecto. Manos a la obra En la sesión 7 elaboraste un diseño del proceso de alguna actividad productiva de tu comunidad. ¿Cuáles piensas que son los objetivos que se establecerían en ella? Compara tu trabajo con el de tus compañeros. 32 Una empresa necesita fijarse una misión y una visión para integrar al personal con que cuenta y para que sus empleados se sientan identificados con éstas para el buen desempeño de sus labores. La misión es la razón de ser de la empresa, pues expresa su finalidad, sus valores, sus ventajas competitivas, sus creencias. Debe responder a las siguientes preguntas: ¿quiénes somos? y ¿a qué nos dedicamos? La visión es el escenario altamente deseado por los directivos de la empresa, Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 9 Misión, visión y objetivos de la empresa
  33. 33. Objetivos económicos. Encaminados al logro de ganancias. a) Generación de utilidades para los inversionistas. b) Liquidación de préstamos concedidos a la empresa como créditos bancarios o préstamos de acreedores. Objetivos sociales. Dirigidos al bienestar de la comunidad. a) Producción de bienes o servicios de calidad para cubrir las necesidades de los consumidores, que no sean nocivos para el bienestar de la comunidad. b) Creación de fuentes de trabajo con el fin de lograr el bienestar socioeconómico. c) Pago de impuestos en tiempo y forma para el establecimiento de servicios públicos. d) Cuidado en los procesos productivos para evitar la contaminación ambiental de la región. Objetivos técnicos. Destinados a la optimización de la tecnología. a) Uso de tecnología actual en todas las áreas de la empresa, en beneficio de una producción de calidad. b) Contribución en el avance tecnológico por medio de la investigación y mejoramiento de las técnicas que se emplean en la empresa. Es de vital importancia que los objetivos consideren sus impactos en el ambiente, desde la obtención de recursos para elaborar sus productos o servicios, hasta su transformación y distribución. Es importante recordar que tanto la misión, la visión y los objetivos de una empresa deben ser claros, concretos, medibles, flexibles y coherentes, pues eso permitirá crear un ambiente de comunicación óptimo en la organización. 33 Versión de evaluación 23/04/12 muestra cómo ven a la organización en un futuro pensando en sus ventas, sus clientes y su mercado. Una empresa debe fijarse objetivos que satisfagan las necesidades del medio en que actúa y sólo podrá lograrlos si cuenta con una serie de elementos que, conjugados de manera correcta, contribuyan al funcionamiento adecuado de la misma. Entre ellos se pueden mencionar los siguientes:
  34. 34. En esta sesión identificarás los recursos con que cuenta una empresa para su funcionamiento, a fin de alcanzar exitosamente sus objetivos. ¿Qué sabes tú? ¿Qué significado tiene el término recurso en relación con la empresa?, ¿lo consideras un elemento importante para su funcionamiento? Menciona algunos ejemplos de recursos. Compara tus respuestas con las de tus compañeros de grupo y obtengan algunas conclusiones. Los recursos permiten a cualquier organización realizar actividades de forma óptima y alcanzar las metas programadas. Manos a la obra Tu escuela tiene recursos que le permiten funcionar diariamente. Identifica los recursos que utiliza para el desempeño de sus funciones, anótalos y discútelos en grupo. ¿Crees que son suficientes para lograr sus objetivos?, ¿qué otros consideras necesarios tomar en cuenta para que tu escuela funcione mejor? En la siguiente sesión continuaremos viendo los recursos de una empresa y su clasificación. 34 Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 10 Recursos con los que cuenta una empresa I
  35. 35. En esta sesión identificarás los recursos con que cuenta una empresa para su funcionamiento, con la finalidad de alcanzar exitosamente sus objetivos. Manos a la obra Los recursos se clasifican de acuerdo con sus características: Recursos materiales. Bienes tangibles o palpables para realizar actividades productivas. Por ejemplo, edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, entre otros. Recursos tecnológicos. Herramientas o instrumentos que funcionan de manera auxiliar para la producción o coordinación de otros recursos con los que cuenta la empresa. Por ejemplo, sistemas de producción, de ventas, de financiamiento, administrativos, contables e informáticos, así como fórmulas, patentes, entre otros. Recursos humanos. Es el más valioso y difícil de medir en cualquier empresa; ya que es el único que tiene posibilidades de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación, sentimientos, experiencias, habilidades, entre otras. Recursos financieros. Son los elementos monetarios con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus actividades y se obtienen mediante aportaciones de los socios, utilidades de la empresa, préstamos de los acreedores, créditos otorgados por una institución financiera, entre otros. Un dato interesante En el modelo económico actual se utiliza a la naturaleza como un recurso, sin embargo, no en todas las comunidades es así, puesto que en algunas la naturaleza es mucho más que un recurso: es una fuente de vida. En otros tiempos y en diversas culturas, la naturaleza no se reconocía como un recurso. El manejo responsable de todos recursos ayuda a obtener los resultados establecidos en los objetivos a corto, mediano y largo plazos en la administración de una empresa. 35 Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 11 Recursos con los que cuenta una empresa II
  36. 36. En esta sesión compararás las características de las empresas que laboran en el entorno económico nacional. ¿Qué sabes tú? ¿Sabes cuál es la forma en que se clasifican las empresas?, ¿cómo clasificarías las que hay en tu comunidad? Discute con tus compañeros de grupo las preguntas y anota las respuestas. El entorno económico nacional es todo aquello que nos rodea y nos afecta de manera directa e indirecta, una empresa forma parte de éste y debe cumplir adecuadamente con sus objetivos. Manos a la obra Para llevar a cabo la clasificación de las empresas, los factores empleados dependen en gran medida del origen del capital y de la magnitud o tamaño de la empresa; a continuación se explican ambas clasificaciones. Por el origen del capital. Se refiere a las aportaciones que conforman el capital y el fin lucrativo de las actividades. a) Públicas. Las empresas obtienen su capital a partir de partidas presupuestales que 36 establece el Estado. Este tipo de organizaciones carecen de fines lucrativos, por lo tanto, regularmente se encargan de satisfacer las necesidades sociales de la comunidad. b) Privadas. Empresas que se capitalizan por aportaciones de inversionistas privados y su finalidad es lucrativa. Por la magnitud o tamaño de la empresa. Se establece su clasificación a partir del tamaño de la organización, ya sea micro, pequeña, mediana o grande. Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 12 Clasificación de las empresas
  37. 37. Empresa u oficina to, menor será el tamaño de la organización. d) Ventas. La magnitud de la empresa se mide en relación con el tamaño del mercado que abarca y el monto de sus ventas; en este sentido, entre más local sea la distribución de los bienes, menor será el tamaño de la empresa. Elabora una tabla con las empresas que identificaste con anterioridad, clasifícalas por el origen de su capital y por la magnitud o tamaño. Justifica el porqué de la clasificación que otorgaste. Clasificación Las empresas se dividen de acuerdo con su actividad en comerciales, industriales y de servicios; asimismo, por el origen de Justificación su capital, en públicas o privadas; y por la magnitud de la empresa en micro, pequeña, mediana y grande. Autoevaluación Es tiempo de que revises lo que has aprendido después de haber estudiado esta secuencia. Lee con atención las siguientes preguntas y responde. 1. Anota la clasificación de las empresas por su giro o actividad económica. 2. Menciona los objetivos con los que debe contar una empresa. 3. ¿Cuáles son los recursos con los que cuenta una empresa? 37 Versión de evaluación 23/04/12 a) Financiero. El tamaño de la empresa es determinado por el capital, es decir, entre mayor sea éste, más grande ella. b) Personal ocupado. Este criterio se basa en el número de personas empleadas, por ejemplo, una empresa se considera mediana si tiene entre 250 y 1 000 empleados. c) Producción. Este criterio se centra en la cantidad de tecnología que la empresa utiliza para producir los bienes y servicios; eso significa que entre mayor sea el contacto físico del trabajador con la transformación del produc-
  38. 38. del puesto de auxiliar administrativo mediante el conocimiento de sus funciones, para determinar su desempeño en diferentes sectores. El auxiliar administrativo En esta sesión identificarás quién es un auxiliar administrativo y su relación con la tecnología de estos servicios. ¿Qué sabes tú? Anota en tu cuaderno el procedimiento que seguiste para lograr la inscripción en esta escuela. Los pasos que seguiste para lograrlo constituyen un proceso administrativo. Una de las personas responsables de guiarte en esta actividad es un auxiliar administrativo. Un proceso administrativo consta de diferentes etapas que se desarrollan para realizar una actividad, y son: planeación, organización, dirección y control, tomando en cuenta las diferentes personas que participan en ellas. El auxiliar administrativo es un integrante de este proceso, pues es quien auxilia a los responsables, aplicando conocimientos teóricos y técnicos, como recibir y elaborar documentos, manejar máquinas y herramientas de oficina, o brindar información al público, entre otras. Manos a la obra Retomando tu proceso de inscripción, ¿te imaginas qué pasaría si no existiera una persona que auxilie en la realización de las etapas administrativas? ¿Qué tan importante crees que sea la actividad que realiza? Coméntalo con tus compañeros y escribe tus conclusiones. La preparación del auxiliar administrativo es muy importante, ya que permite la comunicación al interior de la comunidad y de ésta con su entorno para el desarrollo de proyectos; además de tener conocimientos teóricos y técnicos suficientes para poder desempeñarse, ya sea en instituciones públicas o privadas, y dentro o fuera de su comunidad. 38 Organizados en equipo, reflexionen y discutan con la asesoría del profesor, ¿qué tan antigua consideran que es la administración?, ¿qué importancia tiene ésta en la actualidad?, ¿qué actividades administrativas realiza el auxiliar administrativo? El concepto de administración es: “El conjunto de principios, reglas y técnicas que permiten alcanzar eficazmente los objetivos establecidos por una persona o institución en beneficio de la comunidad a la que pertenece, del propio personal y de ella misma por medio del uso adecuado de los recursos de que dispone”. (Arturo Albrandt y Roberto Aguilar, Elementos fundamentales de la administración, México, Impresores y Editores, 1987, p. 23.) Versión de evaluación 23/04/12 • En esta secuencia reconocerás la importancia Sesión 13 Secuencia 2 El auxiliar administrativo, sus funciones y su relación con la empresa
  39. 39. Versión de evaluación 23/04/12 Un dato interesante La administración y las organizadas actividades han existido desde hace miles de años; las pirámides de Egipto y la muralla china son prueba de que proyectos de gran envergadura, que empleaban a decenas de miles de personas, fueron emprendidos mucho antes de los tiempos modernos. (Stephen P. Robbins y David A. de Cenzo, Fundamentos de administración: conceptos esenciales y aplicaciones, México, Pearson Educación, 2002, p. 28.) 39
  40. 40. En esta sesión reconocerás qué conocimientos, habilidades y actitudes debe poseer un auxiliar administrativo para desempeñarse en cualquier ámbito. ¿Qué sabes tú? La función del auxiliar administrativo es de suma importancia en toda organización, debido a que es la primera persona con quien trata cualquier visitante de la misma; de él depende que el flujo de comunicación sea el óptimo entre el exterior y el interior de la oficina. Manos a la obra Imagina que en tu comunidad se organizó un grupo de personas para establecer una panadería; los puestos que consideran necesarios son: panadero, empleado de mostrador, cajero y auxiliar administrativo. ¿Qué actividades realizaría cada uno de ellos en el trabajo diario?, ¿hay alguna diferencia importante entre sus 40 funciones? Comenten en grupo lo que opinan acerca de estas preguntas; discutan y obtengan conclusiones. Después de discutir con los compañeros de grupo las funciones de cada puesto y, a partir de una lluvia de ideas, elaboren una tabla en la cual se muestren los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere el auxiliar administrativo para dirigir la producción y la compra-venta del producto. El auxiliar administrativo es la persona que apoya en cada etapa del proceso administrativo dentro de una organización pública, privada o su comunidad, ya que posee los conocimientos teóricos y técnicos suficientes para desempeñar diversas tareas. Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 14 Conocimientos, habilidades y actitudes de un auxiliar administrativo
  41. 41. Sesión 15 Requisitos para desempeñarse como auxiliar administrativo I Los conocimientos técnicos se relacionan con la identificación de los diferentes tipos de documentos y archivos, su estructura y uso, cuáles son las máquinas y herramientas necesarias para realizar sus funciones, tipos de comunicación, principios contables y administrativos. Los conocimientos teóricos se relacionan con el desarrollo de las habilidades básicas para ejecutar la teoría tales como elaboración, revisión y redacción de documentos, destino de la correspondencia, manejo de las máquinas y herramientas; por ejemplo, máquina de escribir, computadora, perforadora, fotocopiadora, así como el desarrollo de actitudes para establecer relaciones interpersonales. ¿Qué sabes tú? ¿Cuáles consideras que son los requerimientos indispensables para ocupar el puesto de auxiliar administrativo?, ¿por qué las organizaciones contratan este servicio? Escribe y complementa tu definición con las de tus compañeros. Manos a la obra Realiza un sociodrama con todos tus compañeros de grupo, en el cual queden plasmados los quehaceres que debe desempeñar un auxiliar administrativo, así como lo que no le competen al interior de la organización. Al terminar comenten grupalmente las principales características que observaron y obtengan conclusiones. En la siguiente sesión continuaremos con los requisitos y los valores de un auxiliar administrativo. 41 Versión de evaluación 23/04/12 En esta sesión identificarás cuáles son los requisitos mínimos que debe cubrir una persona para ocupar el puesto de auxiliar administrativo.
  42. 42. Sesión 16 Requisitos para desempeñarse como auxiliar administrativo II Manos a la obra El auxiliar administrativo efectúa actividades que permiten a la organización alcanzar metas establecidas. Como toda actividad, la persona que pretende realizarlas debe contar con requisitos educativos básicos, mismos que se enuncian a continuación. Educación primaria, educación secundaria, conocimientos sobre el trabajo de of icina y sus f unciones. Realicen una actividad en equipo: enlisten seis características o cualidades que el auxiliar administrativo debe tener para realizar bien las tareas dentro de su entorno. Para finalizar coméntenlas en grupo. Características o cualidades de un auxiliar administrativo Además de los requisitos anteriores, debe mostrar valores como: Honestidad consigo mismo y con las personas que lo rodean. Responsabilidad en las tareas y trabajos que se le encomiendan. Puntualidad en todas sus citas y diferentes tareas. Discreción con la información que se le conf iere. Iniciativa para realizar las tareas. Perseverancia, es decir, no darse por vencido ante ninguna circunstancia. Pulcritud y esmero para realizar su trabajo con calidad. Cooperación y disponibilidad para ayudar a los demás. Perseverancia, es decir, no darse por vencido ante ninguna circunstancia. Criterio para diferir y juzgar las buenas acciones de las malas, los buenos trabajos de los que no lo son. Respeto hacia las personas, pues todas tenemos creencias, valores, costumbres y modos particulares. 42 Para el establecimiento de los requisitos del auxiliar administrativo es indispensable que los encargados de la organización especifiquen las funciones particulares del puesto que deberá desempeñar y las cualidades con las que deberá contar, de acuerdo con las necesidades y en relación con las metas de la institución. Versión de evaluación 23/04/12 En esta sesión identificarás cuáles son los requisitos mínimos que debe cubrir una persona para ocupar el puesto de auxiliar administrativo.
  43. 43. Un dato interesante Funciones del auxiliar administrativo En esta sesión reconocerás cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo. ¿Qué sabes tú? Reflexiona y enumera las habilidades que debe tener el auxiliar administrativo para ejercer su función. Discute con tus compañeros: ¿consideras que estas habilidades son importantes?, ¿por qué? Comenten sus conclusiones. Manos a la obra Las funciones que desempeña el auxiliar administrativo son las siguientes: Tramitar la entrada y salida de la correspondencia. Recibir documentos. Atender llamadas telefónicas y canalizarlas. Atender al público que solicita información. Archivar documentos. Informar sobre todo lo referente al departamento del cual depende. Tramitar y actualizar expedientes. Conocer las f unciones de los departamentos con los que esté más relacionada la sección de la que dependa. Tener conocimiento del manejo de maquinaria y herramientas de of icina. ¿Cuál es la función que más te llamó la atención?, ¿por qué?, ¿consideras que son actividades sencillas?, ¿complejas? Intercambia opiniones con tus compañeros y anoten una conclusión. ¿Piensas que la labor de un auxiliar administrativo es importante dentro de una empresa?, ¿por qué? Realiza una investigación en tu comunidad y después contesta: ¿cuáles son los lugares donde se desempeñan auxiliares administrativos? Escribe y analiza los resultados. En una empresa, el auxiliar administrativo está relacionado con el gerente. Dentro de ésta, al igual que en la vida cotidiana, generalmente se aplican las cuatro etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control, que son la base para el logro de las metas establecidas. 43 Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 17 En la primera parte del siglo xx, el industrial francés Henri Fayol propuso que todos los gerentes desempeñan cinco funciones: planear, organizar, mandar, coordinar y controlar.. (Stephen P. Robbins y Mary Coulter, Administración, México, Pearson Educación, 2005, p. 5.)
  44. 44. En esta sesión identificarás los sitios de trabajo, tanto públicos como privados, para que ejerza un auxiliar administrativo. ¿Qué sabes tú? ¿Sabías que un auxiliar administrativo puede ocuparse tanto en empresas públicas como privadas? Eso significa que las instituciones públicas reciben del gobierno ingresos destinados a la generación de bienes y servicios para que se cumplan objetivos sociales o económicos. Por otro lado, las instituciones privadas reciben sus ingresos a partir de las aportaciones de los dueños de la empresa con la intención de producir bienes y servicios con fines lucrativos. Algunas de las instituciones públicas son: Petróleos Mexicanos (Pemex), Instituto Politécnico Nacional (ipn), Secretaría de Comunicaciones y Transportes (sct), Secretaría de Desarrollo Social (Sedesol); y algunas privadas pueden ser bancos, tiendas de autoservicio, restaurantes, ensambladoras de autos, refresqueras, telefónicas, aseguradoras y hoteleras, entre otras. Manos a la obra En tu localidad probablemente existen instituciones públicas y privadas. Al finalizar tus estudios de Telesecundaria ¿te gustaría laborar en alguna de ellas?, ¿por qué? Comparte con el grupo las razones por las que seleccionaste tal institución. Institución Pública Privada √ 1. Farmacia San Antonio 2. Escuela Primaria “Benito Juárez” 3. 4. 44 Elabora una tabla como la del ejemplo que se encuentra a continuación; enlista los centros de trabajo que se localicen en tu comunidad, señala con una palomita si son públicos o privados y menciona qué funciones piensas que desempeñaría el auxiliar administrativo dentro de ellas. √ Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 18 Áreas de desempeño del auxiliar administrativo
  45. 45. Autoevaluación Es tiempo de que revises lo que has aprendido después de haber estudiado esta secuencia. Lee con atención y responde. • ¿Cuáles son los requisitos mínimos que se deben cubrir para desempeñarse como auxiliar administrativo? • Anota en qué áreas puede desempeñarse el auxiliar administrativo. • De tus respuestas anteriores, analiza y contesta en tu cuaderno: ¿qué logros obtuve?, ¿a qué dificultades me enfrenté?, ¿qué y cómo puedo mejorarlas? 45 Versión de evaluación 23/04/12 • Anota alguna de las funciones que desempeña regularmente un auxiliar administrativo.
  46. 46. proceso de comunicación en la oficina, así como los tipos y usos de estrategias utilizadas. Asimismo, reconocerás la relación que existe entre el auxiliar administrativo y el ámbito laboral. La oficina En esta sesión identificarás qué es una oficina y su importancia dentro de la empresa. ¿Qué sabes tú? ¿Alguna vez has entrado a la oficina del director de tu escuela? Si tu respuesta es negativa, en el momento que se pueda acude a ella lo más pronto posible, obsérvala y posteriormente responde las preguntas. ¿Qué observaste?, ¿cómo es su interior?, ¿te pareció atractiva?, ¿está ordenada?, ¿qué recursos materiales y tecnológicos consideras que hacen falta? Manos a la obra Infórmate sobre el uso y funcionamiento de los recursos que llamaron tu atención y sobre todo, la importancia que tienen dentro de ésta. Comenta con tus compañeros de grupo los resultados de la visita y anota lo que consideres más relevante. Compara tu trabajo con el de tus compañeros para concluir. La oficina se define como un espacio físico donde se lleva a cabo el trabajo o las actividades propias de la empresa. La 46 distribución de sus instalaciones puede ser variable y depende en gran medida de las necesidades propias de la institución o de las actividades que se realicen, así como del número de personas que laboran en ella. La organización y el sitio de ubicación son diversas y dependerán de las necesidades que requiera la empresa. Mencionaremos algunas recomendaciones. Tipo y naturaleza de la empresa. La ubicación e importancia de la oficina se debe, entre otras cosas, a la producción, las ventas, las finanzas o las actividades del personal; por ejemplo, si la organización se dedica a la producción, la oficina será una unidad relativamente pequeña. Importancia vinculada al trabajo de la oficina. Una oficina siempre es establecida por las autoridades de la organización, por lo tanto, si éstas consideran importan- Versión de evaluación 23/04/12 • En esta secuencia reconocerás la importancia del Sesión 19 Secuencia 3 La comunicación dentro de la oficina
  47. 47. ejecutivo, se entiende que la información está centralizada. A partir de esa centralización, las demás oficinas satélite serán ubicadas. La oficina, parte fundamental de toda empresa, varía según su organización. Por lo general, se establece como un lugar óptimo para el desarrollo de las actividades empresariales. Requiere estar bien equipada, esto es, contar con agua, electricidad, iluminación, líneas telefónicas, entre otros, y un ambiente agradable tanto para quienes allí laboran, como para quienes acuden a realizar gestiones. Simbología Oficina central Oficinas satélites Jerarquía de puestos, oficina central y oficinas satélites. 47 Versión de evaluación 23/04/12 te la actividad de la oficina, la ubicarán en la cumbre de la estructura organizacional. Grado de mecanización de la oficina. Esta característica depende del procesamiento de información que se realice; por ejemplo, si con anterioridad el manejo de la información era realizado por dos departamentos y la tecnología hace que ahora sólo lo haga uno, se incrementa la importancia de la oficina que opera la información. Grado de centralización de la funciones de la oficina. Cuando las actividades de una oficina se concentran en un solo
  48. 48. En esta sesión reconocerás qué es la comunicación. ¿Qué sabes tú? ¿Sabes para qué sirve la comunicación?, ¿qué elementos la conforman cuando es interpersonal?, ¿la estableces cuando hablas con otra persona?, ¿por qué? Anota las respuestas y comparte con tus compañeros los resultados. Anoten sus conclusiones. Manos a la obra Integren equipos de 10 alumnos para jugar al “teléfono descompuesto”. Formen una fila y el que esté al inicio tendrá que decir en voz baja una frase al oído del compañero de atrás, y éste a su vez la repetirá a quien esté a su espalda, y así sucesivamente hasta llegar al último integrante de la fila, quien escribirá la frase en el pizarrón Fuente de infofrmación Transmisor Mensaje Señal emitida para compararla con el mensaje original. La finalidad de este juego es confirmar si se transmitió el mensaje sin deformarlo. ¿Fue difícil la actividad?, ¿qué problemas encontraste en el proceso de comunicación?, ¿qué recomiendas hacer para que mejore? Discute con tus compañeros y elaboren conclusiones. La comunicación es la capacidad que tienen los seres humanos para transmitir y recibir información, sentimientos y vivencias mediante el mismo código. Para que exista la comunicación es necesario que haya un emisor (quien habla), un mensaje (la información codificada) y un receptor (quien escucha). Canal Ruido Receptor Señal recibida Destino Mensaje Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 20 La comunicación
  49. 49. Sesión 21 La comunicación dentro de la oficina En esta sesión aprenderás a utilizar las estrategias de comunicación en cualquier ámbito. ¿Qué sabes tú? Manos a la obra La comunicación en la oficina se genera por un número no definido de interacciones que comprenden, desde un correo electrónico o postal, hasta los sistemas de información más complejos. El encargado de la oficina requiere una buena comunicación para poner en marcha sus planes, pues de lo contrario se generarán confusión y errores dentro del equipo de trabajo, lo cual disminuye los resultados y reduce la posibilidad de lograr las metas. La comunicación y su clasificación: Comunicación formal. Se establece de persona a persona, cara a cara, de persona a audiencia, por vía telefónica, correo postal o electrónico. Por ejemplo, una conversación en un pasillo u oficina. Comunicación informal. Es aquella donde se realiza el intercambio de información y no necesariamente se tiene al frente al receptor, por ejemplo, los medios gráficos como el periódico, las revistas, los folletos; los medios audiovisuales como el radio o la televisión; los medios electrónicos, entre otros los videocasetes, Internet, así como los medios de exhibición que se usan en bardas, postes, como la publicidad o la propaganda. En cualquier empresa se debe transmitir información a los trabajadores para que se sientan integrados y motivados en los distintos proyectos, por lo que la responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicación recae en los directivos. 49 Versión de evaluación 23/04/12 ¿Ya sabes qué es la comunicación?, ¿conoces los elementos que la conforman? Veamos cómo sucede la comunicación en una oficina.
  50. 50. Sesión 22 La comunicación vertical (ascendente y descendente) En esta sesión identificarás los tipos de comunicación descendente y ascendente dentro de una oficina. ¿Qué sabes tú? Gerencia Departamento A Departamento C Manos a la obra Un dato interesante En el ámbito de la comunicación entre seres humanos, Aristóteles plantea que su objetivo principal es la persuasión, es decir, el intento que hace el orador de llevar a los demás a tener su mismo punto de vista. (Beatriz Osorio, Comunicación científica, México, Instituto Politécnico Nacional, 1998, p. 13.) En las organizaciones, la comunicación entre los jefes y sus subordinados es importante, ya que permite transmitir de manera eficiente los objetivos, los procedimientos y las políticas. ¿Crees que si existieran fallas en la comunicación que entabla el director de tu escuela con el personal a su cargo se lograrían resultados óptimos en las actividades escolares?, ¿por qué? Comenta las respuestas con tus compañeros de grupo, reflexionen y concluyan. Dentro de una oficina la comunicación se lleva a cabo en dos sentidos: descendente y ascendente. Comunicación vertical descendente. Procede de la dirección en todos sus niveles, e incluye a los empleados de menor nivel jerárquico, directamente o mediante la intervención de mandos intermedios. Es la más común e importante; por ejemplo, por medio de la comunicación vertical descendente se dan a conocer los objetivos, las políticas o las normas, entre otras informaciones. Comunicación vertical ascendente. Comienza desde el empleado de menor nivel jerárquico hacia los directivos; por lo regular se muestra mediante inquietudes, deseos, peticiones, sugerencias, estados de ánimo, entre otros. La comunicación descendente y ascendente son las más utilizadas dentro de las empresas u oficinas, si bien existe también la comunicación horizontal, que consiste en aquella que se establecen 50 Departamento B Comunicación ascendente Departamento D Gerencia Departamento A Versión de evaluación 23/04/12 ¿Has visto comunicarse al director de tu escuela con tu profesor?, ¿cómo consideras que sea la comunicación entre ellos?, ¿sabes qué tipo de comunicación tiene un jefe con su empleado, o viceversa? Comenta con el grupo las respuestas, discútelas y anótalas en tu cuaderno. Departamento B Comunicación descendente Departamento C Departamento D entre personas que ocupan un mismo nivel o jerarquía dentro de un equipo de trabajo, algunos ejemplos de cómo se lleva a cabo es mediante reuniones, comunicación cara a cara o radio pasillo (lo que se comenta). Cabe mencionar que este tipo de comunicación suele practicarse en las diversas comunidades indígenas de nuestro país y puede apreciarse en las formas en que las personas se organizan para trabajar o satisfacer sus necesidades. Este tipo de comunicación tiene grandes ventajas ya que permite que el trabajo se realice de manera eficaz y eficiente, con mayor coordinación, al evitar los malos entendidos o errores de comunicación, y además fortalece valores como la confianza, el respeto y el compañerismo entre los miembros del equipo. La comunicación vertical puede desarrollarse de forma oral o escrita; a pesar de que la oralidad es más rápida, puede distorsionarse en cada nivel, por esta razón, en las organizaciones se recomienda que siempre exista constancia por escrito del flujo de ésta.
  51. 51. Departamento 2 Departamento 3 Departamento 4 La comunicación horizontal En esta sesión identificarás el concepto de la comunicación horizontal en la oficina. ¿Qué sabes tú? ¿Has visto a tu profesor pedirle asesoría a otro?, ¿tu maestro le ha dado instrucciones a un colega acerca de un tema? Cuando tienes algún problema en la escuela, ¿platicas con tus amigos? Discute con tus compañeros sobre estos cuestionamientos y anota tus conclusiones en el cuaderno. Manos a la obra La comunicación horizontal es aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel jerárquico, departamentos, grupos o de forma individual. Se caracteriza porque no hay presencia de autoridad, evita pérdida de tiempo en la información que se desea compartir, ya que no tiene que pasar primero por los mandos superiores y luego bajar al destinatario original. Sus ventajas son: Motiva a los empleados a trabajar en equipo. Mejora la claridad en la comunicación. Existe retroalimentación entre los trabajadores basándose en sus experiencias. Facilita la coordinación entre los empleados. Existen algunas estrategias comunes que se utilizan para la comunicación horizontal y entre ellas están las siguientes: 1. Debate 2. Seminarios 3. Grupos de estudio 4. Visitas a departamentos La comunicación ayuda a alcanzar las metas establecidas por las autoridades de la empresa y también se utiliza como un medio de motivación para el personal que la integra y genera un ambiente organizacional sano. 51 Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 23 Departamento 1
  52. 52. Sesión 24 Los primeros estudios sobre la comunicación no verbal se deben —y no tiene por qué extrañarnos— a Charles Darwin, quien publicó en 1872 el documento “La expresión de las emociones en el hombre y los animales”. Fue Darwin quien señaló por primera vez que gestos como encogerse de hombros, abrir los brazos, alzar las cejas, etcétera, tenían un significado específico y que convenía ser estudiado como parte del comportamiento humano. (Xosé A. Padilla, La comunicación no verbal, España, Liceus, Servicios de Comunicación y Gestión, 2007, p. 4.) En esta sesión aplicarás la comunicación verbal y la no verbal dentro de una oficina, según sea el caso. ¿Qué sabes tú? ¿Piensas que los gestos y los movimientos de tu cuerpo sirven para comunicarte?, ¿en algún momento has establecido comunicación con tus amigos mediante señas? Anota las respuestas en tu cuaderno, coméntenlas con el grupo y lleguen a una conclusión. Comunicación verbal y comunicación no verbal. Manos a la obra Por medio de la comunicación se transmite información ya sea mediante palabras, imágenes, sonidos o sabores. Por lo tanto, los sentidos juegan un papel importante en ella, porque nos permiten identificar los mensajes de manera íntegra y completa, es decir, el sentido de la información en toda su extensión. El proceso de comunicación se encuentra en todo momento, por ejemplo, cuando lees un periódico o un anuncio en la calle, escuchas la radio, ves un anuncio publicitario, observas un mensaje por televisión. La comunicación no sólo se representa con palabras sino también con signos que se perciben mediante los sentidos. Por lo tanto, se clasifica de la siguiente manera: Comunicación verbal. Es aquella donde se emiten sonidos para formar palabras con un sentido, para transmitir y recibir ideas, información y mensajes, está ligada a un tiempo y es continua en el ir y venir 52 de éstos. Permite el uso de la voz, los gestos y todos los movimientos expresivos del hablante, por ejemplo, conversación, exposición, narración, entre otros. Comunicación no verbal. A pesar de que no se le da la importancia necesaria, este tipo de comunicación se basa en todos los signos y sistemas no lingüísticos que comunican o se utilizan para hacerlo; dichos sistemas poseen conceptos muy amplios y se refieren a los hábitos y costumbres culturales, por ejemplo, los signos variados, los sonidos, los gestos, los movimientos, las imágenes sensoriales como la vista, el oído y el olfato. Integren equipos de 10 alumnos y representen un fragmento de alguna obra literaria que les guste, lo importante es que la realicen a base de mímica y así puedan apreciar que se pueden comunicar sin utilizar palabras. La comunicación en la empresa se construye a partir de símbolos y palabras que permiten el desarrollo interactivo entre el departamento y las personas. Versión de evaluación 23/04/12 Un dato interesante Comunicación verbal y no verbal en una empresa
  53. 53. Autoevaluación Es tiempo de que revises lo que has aprendido después de haber estudiado esta secuencia. Lee con atención las siguientes preguntas y responde: • Anota por qué es importante la comunicación en las oficinas. • Menciona los tipos de comunicación dentro de una oficina. 53 Versión de evaluación 23/04/12 • Es la capacidad que tienen los seres humanos para transmitir y recibir información, sentimientos y vivencias.
  54. 54. los documentos, las características de su uso en diferentes circunstancias y la importancia de esta labor para el auxiliar administrativo dentro de una organización. ¿Cómo definimos el término documento? En esta sesión identificarás qué es un documento. ¿Qué sabes tú? ¿Qué documentación te pidieron cuando te inscribiste en esta escuela?, ¿sabes qué es un documento?, ¿sabes cómo se elabora?, ¿reconoces sus características? Comenta con tus compañeros de grupo tus respuestas, compáralas y saca tus conclusiones. Manos a la obra El documento es un escrito con el que se prueba o hace constar una cosa, un dato o información contenida en diferentes medios, como impresos o magnéticos, pero que en ambos casos, el contenido del mismo no varía. Todos los documentos que se manejan en una oficina tienen su propia jerarquía pero algunos, por su naturaleza, deben 54 mantenerse bajo resguardo especial. El auxiliar administrativo debe identificar de forma ágil los distintos tipos de documentos y, a partir de su importancia, ordenar la información de manera lógica y coherente; eso permitirá a las autoridades tomar decisiones adecuadas a las necesidades con que se enfrenten en su trabajo diario, y por ende, a lograr las metas. Los documentos se dividen, por su importancia, en legales, económicos, sociales y administrativos. En la siguiente sesión estudiaremos las características de cada uno de ellos. Versión de evaluación 23/04/12 • En esta secuencia identificarás Sesión 25 Secuencia 4 El documento como herramienta importante dentro de la organización
  55. 55. En esta sesión identificarás la importancia de los documentos. ¿Qué sabes tú? ¿Ya sabes qué es un documento?, ¿sabes cuáles son las características de los documentos legales, económicos, sociales y administrativos? Enseguida lo estudiarás. Manos a la obra Documentos legales. Sirven como evidencia en la reclamación de derechos o de protección en procedimientos jurídicos. Por ejemplo, una factura, un cheque, una letra de cambio. Documentos económicos. Se utilizan para identificar datos sobre la producción, los ingresos, las ventas, entre otros; permiten contar con elementos para la toma de decisiones. Por ejemplo, los bonos, las acciones. Documentos sociales. Contienen información general que debe estar a la vista de todos los miembros de una organización. Por ejemplo, un anuncio, un mural, un espectacular. Documentos administrativos. Se relacionan con la constitución y el manejo de la empresa en su interior. Por ejemplo, las actas constitutivas, los manuales, los decretos. Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 26 La importancia de los documentos ¿Qué documentos reconoces, dentro de las categorías que acabas de leer?, ¿cuál de ellos abarca más de una categoría?, ¿cuál mantendrías bajo resguardo?, ¿clasificas de alguna manera los documentos que utilizas en tus labores escolares? Comenta con tus compañeros de grupo las respuestas, reflexionen y anoten sus conclusiones. 55
  56. 56. En esta sesión reconocerás el concepto de correspondencia, su uso y los diferentes tipos que hay. ¿Qué sabes tú? ¿Has escuchado hablar sobre este término?, ¿recibes cartas, postales o correos electrónicos de algún familiar o amigo? Comenta con tus compañeros de grupo las respuestas, discútelas y anota algunas conclusiones. Manos a la obra La correspondencia es cualquier documento escrito que no está destinado a ser colocado en una tarjeta o formato para archivo. Por lo tanto, es el conjunto de cartas, informes, solicitudes, memorandos y mensajes que se reciben o se envían por medio electrónico o papel. Imagina que no pudiste ver a tus amigos en tu cumpleaños porque te encontrabas lejos de casa. ¿Te gustaría recibir una carta de felicitación dondequiera que te encuentres? Escríbeles una a algunos de tus amigos y entrégales la correspondencia en su mano. ¿Qué dificultades encontraste para redactarla?, ¿cómo te fue con la entrega? Comenta con tus compañeros de grupo acerca de esta actividad, comparen sus respuestas y anoten qué harían para mejorar el proceso de correspondencia. La correspondencia permite el flujo constante de la comunicación vertical u horizontal al interior y exterior de la organización; por lo tanto, se puede clasificar de la siguiente manera: 1. Correspondencia comercial. Es aquella que circula con la intención de promover y agilizar las operaciones comerciales; este 56 tipo de correspondencia puede dividirse en dos categorías dependiendo de la prontitud del envío, y son: a) Ordinarias. Las que se envían por medio de cartas, memorandos o tarjetas postales. b) Urgentes. Las que se efectúan por medio de telegramas o telefonemas. 2. Correspondencia oficial. Permite la comunicación entre instituciones gubernamentales nacionales, estatales o municipales. 3. Correspondencia privada. Se utiliza para generar una comunicación entre dos o más personas, sin fines comerciales. ¿Recibiste la carta de felicitación?, ¿en qué clasificación se encuentra? Escribe ejemplos sobre los distintos tipos de correspondencia que hayas visto alguna vez o sobre los modelos descritos anteriormente. Comenta su clasificación con tus compañeros. La comunicación en una oficina se realiza principalmente mediante la correspondencia. Su uso adecuado permite tener información real, precisa y oportuna de los acontecimientos relacionados con la organización para la pertinente toma de decisiones. Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 27 ¿Qué es la correspondencia?
  57. 57. En esta sesión identificarás cómo se realiza la clasificación de documentos en un archivo de oficina. Manos a la obra La clasificación de documentos siempre causa un problema al interior de cualquier organización sin importar el tamaño de la misma; la mejor forma de hacerlo depende de las necesidades requeridas y los medios con que cuente la oficina. Para esto, existen distintas formas de seleccionarlos: Documentación interna. Se caracteriza por los documentos que sirven de comunicación al interior de la organización y son generados por la misma; por ejemplo, oficios, cartas, memorandos, circulares, pólizas, cheques, facturas, entre otros. Documentación externa. Es la correspondencia que se emite de la propia organización a otra, o la que recibimos por parte de empresas externas a la nuestra; por ejemplo, oficios, telegramas, solicitudes, entre otros. Documentación mixta. Consiste en la documentación que se genera, tanto interna como externa. Esta clasificación, por ejemplo, toma en cuenta si son entradas o ¿Qué sabes tú? En una oficina se reciben en promedio 30 documentos diarios; entre ellos se encuentran memorandos, cartas, oficios, circulares, facturas, cheques, pólizas, etcétera. ¿De qué forma los clasificarías y por qué? Escribe la respuesta y coméntala con tus compañeros de grupo. Reflexiona: ¿son parecidas las formas de clasificar los documentos de cada uno de tus compañeros?, ¿qué diferencias encontraste?, ¿cuáles documentos tienen mayor importancia y por qué? Discute con tus compañeros de grupo y lleguen a una conclusión sobre la importancia de esta actividad. Otros ejemplos de clasificación son: en una biblioteca se clasifican libros de acuerdo con la rama del conocimiento que trata; una hemeroteca clasificaría los periódicos o revistas en relación con la fecha de publicación, y así puedes encontrar un sinnúmero de formas de clasificar. salidas, la fecha en que fue enviado o recibido el documento o el grado de prioridad de la correspondencia. Recuerda que la clasificación la establecen las políticas de la organización mediante los estatutos y manuales de procedimientos de la empresa. La clasificación de documentos es una actividad cotidiana en cualquier situación de tu vida. Pregunta a tus compañeros qué artículos clasifican en casa y de qué manera establecen su tipo. También puedes preguntar a tus padres sobre los artículos que deben clasificar a lo largo del día. Comenta en el grupo sobre la importancia de la clasificación de los objetos. Tránsito de documentación. 57 Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 28 Clasificación de los documentos
  58. 58. En esta sesión identificarás cuál es la documentación legal y la mercantil más común que ingresa y se utiliza dentro de una oficina. ¿Qué sabes tú? ¿Alguna vez tus padres han realizado alguna compra, por ejemplo, un auto, un terreno, una casa? ¿Han tramitado algún crédito con un banco? Si tu respuesta es sí, entonces debe existir en tu casa algún contrato o factura. Pide a tus papás que te la muestren, analízala y posteriormente, comenta con tu profesor y el grupo que identificaste. Dentro de las actividades que se realizan en una oficina, es común encontrar documentos legales y mercantiles. En esta sesión reconocerás estos conceptos. Manos a la obra Cuando solicitas un libro en la biblioteca, la persona encargada te expide un vale, ¿para qué sirve este documento? Para asegurar la devolución del material que solicitaste. Otro ejemplo lo encontramos cuando dos personas se casan, pues ambas firman un documento llamado acta, con el cual se registra la unión matrimonial. Los documentos legales y mercantiles funcionan de una manera semejante; por 58 un lado, se espera el retorno de un bien y por el otro se reafirma el compromiso que contraen los firmantes. Los documentos legales y mercantiles son de suma importancia en cualquier tipo de organización; de ellos depende el funcionamiento adecuado de la misma. Los documentos legales son aquellos que dan testimonio de prueba o comprobación y serán sujetos a una revisión, para verificar su autenticidad. Este tipo de documentos se puede dividir en dos: Contratos. Son las obligaciones que contrae por escrito una persona con otra. Éstos a su vez, se subdividen en: Unilaterales. Es un acuerdo de voluntades que genera obligaciones sólo para una parte. Un ejemplo de este tipo de contrato es el mutuo, que sencillamente es préstamo de dinero, como una línea de crédito. Bilaterales. Es un acuerdo de voluntades que da nacimiento a obligaciones para ambas partes. Un ejemplo de este tipo de contratos es el de compraventa, en donde una parte (vendedora) se obliga a la entrega de una cosa determinada y la otra (compradora) a pagar por ella un cierto precio. Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 29 Documentación legal y mercantil
  59. 59. Cheque. Título de crédito que contiene una orden incondicional de pago, dada por una persona (librador), a una institución de crédito (librado), de pagar a la vista a un tercero o al portador (beneficiario), una cantidad de dinero. Pagaré. Documento que contiene la promesa incondicional de una persona para pagar una cantidad de dinero en un plazo determinado a otra. Letra de cambio. Es un documento que se utiliza para garantizar el pago de las operaciones comerciales mediante plazos. Los documentos mercantiles promueven los derechos y obligaciones que adquiere una persona respecto a otra u otras. El memorándum* En esta sesión identificarás qué es un memorándum y sus componentes principales. ¿Qué sabes tú? ¿Sabes qué es un memorándum?, ¿en qué casos se utiliza?, ¿dónde es más común encontrarlo?, ¿cuáles son las partes que lo integran? Responde las preguntas, discute con tus compañeros de grupo y anota en tu cuaderno las conclusiones a las que hayan llegado. Para comenzar, la palabra en latín memorandum significa: “algo que hay que recordar” y se refiere a un documento escrito que sirve para recordar cosas importantes. Manos a la obra El memorándum se utiliza para dar a conocer alguna información que interesa al interior de la organización; generalmente circula entre departamentos y trata temas específicos como recomendaciones, indicaciones, instrucciones, disposiciones, etcétera. Date una vuelta por la escuela e identifica las recomendaciones y disposiciones que consideras podrían informarse mediante un memorándum, elabora algunos modelos al respecto, coméntalos con tus compañeros de grupo y desarrollen el que más se apegue a sus necesidades. La estructura del memorándum cuenta con seis partes básicas: destinatario, remitente, asunto, fecha, texto y firma del remitente. A continuación se describe su aplicación: Destinatario Nombre y cargo de la persona a quien se dirige el documento. Ejemplo: Para: Lic. José Miguel Rojas Allende Jefe de Recursos Humanos Remitente Nombre y cargo de la persona que envía el documento. Ejemplo: De: Lic. Franco Pérez Rivera Gerente General Asunto Descripción breve y clara sobre lo que el remitente desea informar. Ejemplo: Asunto: Fiesta de fin de año Fecha En que se expide el documento, puede incluir el nombre del lugar −población o ciudad− donde se emite. Ejemplo: México, D.F., a 5 de diciembre de 2011 59 Versión de evaluación 23/04/12 Sesión 30 Títulos de crédito. Son documentos mercantiles necesarios para ejercer el derecho literal y autónomo que en ellos se consigna y que están destinados a circular. Éstos se rigen por la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. Las letras de cambio, el pagaré y el cheque son ejemplos de este tipo de documentos. Los documentos mercantiles se generan por actividades comerciales que establece la organización en su reproducción de bienes o servicios. Los que puedes encontrar son: Factura. Documento que garantiza la propiedad de un bien o servicio que se obtuvo por medio de una compra.
  60. 60. Firma del remitente O rúbrica de la persona que remite el documento. El memorándum es un documento administrativo que permite la comunicación entre los distintos departamentos o áreas de la organización. Su importancia radica en lo claro y preciso del mensaje que comunica de forma rápida y directa. Versión de evaluación 23/04/12 Texto Explica la situación por la que se emite el documento, así como la fecha, hora y lugar, en caso de que se trate de un acto a realizar. Ejemplo:El grupo de trabajo del Departamento de Relaciones Públicas de nuestra empresa realizará la fiesta de fin de año el 16 de diciembre de 2011 a las 20:00 horas, la cual se llevará a cabo en salón Imperial de esta ciudad. 60

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