Tipos de presupuestos
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
17,388
On Slideshare
17,387
From Embeds
1
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
203
Comments
0
Likes
1

Embeds 1

http://tecnopalangana.blogspot.com 1

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA ESCUELA DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS XIX PROMOCIÓN ENFOQUE GENERALIZADO DE LOS PRESUPUESTOS, TIPOS DE PRESUPUESTOS Y BREVE EXPLICACIÓN DE CADA UNO. Gustavo Rodriguez V.1) ¿Qué son los presupuestos?Existen muchas definiciones sobre presupuesto, algunas son:"Computo anticipado de costos de obras y rentas""Plan maestro detallado y cuantificado que muestra cómo serán adquiridos yusados los recursos de una empresa con el objeto de lograr éxito en susoperaciones.""Plan Financiero que expresa los compromisos estratégicos y las accionesoperativas que se llevarán a cabo dentro de la organización. Se caracteriza porser bastante detallado y porque establece normas para la ejecución de lasacciones y porque sirve de base para alcanzar una mayor productividad.""Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipaciónalgunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa"El proceso presupuestario no implica solo él cálculo de cifras. Podríamos decirque es un sistema integral donde se presta particular atención a la fijación de unosobjetivos con base en los cuales se planifican y controlan las diferentesactividades que puede realizar una administración.El buen empresario debe planear en forma inteligente tanto sus ingresos y gastoscomo sus operaciones con el objeto de obtener utilidades las cuales se logran demanera más eficiente si se coordinan o relacionan sistemáticamente todas lasactividades de la empresa.Le corresponde además establecer un adecuado control para determinar lasvariaciones procurando fijar correctivos con el objeto de evitar en estimaciones sehagan cálculos desproporcionados.Al hablar de previsiones, se hace referencia a la serie de decisiones que en formaanticipada debe tomar el "jefe de la empresa" para alcanzar los resultadospropuestos.Otra definición es "Método sistemático y formalizado para lograr lasresponsabilidades directivas de planificación, coordinación y control.Específicamente comprende el desarrollo y planificación de:• Objetivos generales y a largo plazo para la empresa.• La especificación de las metas de la empresa.
  • 2. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.• Un plan de utilidades a largo plazo desarrollado en términos generales.• Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades pertinentes.(Divisiones, productos, proyectos).• Un sistema de informes periódicos de resultados detallados porresponsabilidades asignadas.• Procedimiento de seguimiento"Una definición por completa que sea siempre trata de sintetizar muchosconceptos. En el campo de la predeterminación y cuantificación de actividades esdifícil expresar en pocas palabras lo que significa presupuesto. Por esta razón enconclusión es la expresión cuantitativa formal de los objetivos que se proponealcanzar la administración de la empresa en un período, adoptando las estrategiasnecesarias para lograrlos.2) Reseña histórica, u origen de los presupuestos:Como herramienta de planificación y control, tanto en sus fundamentos teóricoscomo es su aplicación práctica, el presupuesto tuvo origen en el sectorgubernamental aproximadamente a finales del siglo XVIII, época en la cual sepresentaban al Parlamento Británico los planes de gastos que se efectuarían en elreino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.Técnicamente la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa, la queposteriormente trató de perfeccionarse en el sistema ingles denominándosebudget, término con el que se conoce comúnmente y que en nuestro idioma espresupuesto.En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y en 1821 lo haceEstados Unidos, siempre como elemento de control del gasto público, advirtiendola necesidad de un grupo de funcionarios dedicados a la tarea de presupuestarpara el buen funcionamiento de las actividades del gobierno.Entre los años 1912 a 1925 y especialmente después de la primera guerramundial, el sector privado se dio cuenta que podía utilizar ventajosamente elpresupuesto para controlar gastos, efectuando sólo aquellos necesarios parapoder así obtener rendimiento en un ciclo de operación determinado. Es elperíodo en el cual crecen rápidamente las industrias y se piensa en los buenosmétodos de planeación empresarial. En la empresa privada se hablaintensamente de control presupuestario, y el sector público se llega incluso a laaprobación de una LEY DE PRESUPUESTO NACIONAL.La técnica siguió su continua evolución, podríamos decir que al compás que leasignaron a la contabilidad de costos. Basta recordar por ejemplo, que en 1928 laWestinghouse Company adopta el sistema de costos estándar el cual fueaprobado después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes deactividad en el sistema llamado "presupuesto flexible", innovación con la cual seinicia una gran era de análisis y entendimiento de los costos y se ve la necesidad 2
  • 3. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.de presupuestar y programar antes de tomar decisiones, dando paso altecnicismo, al trabajo de grupo, y a la toma de decisiones después de un amplioestudio y evaluación de los costos.En 1930, se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de ControlPresupuestal. En él, se definen el principio básico del sistema.En 1948, el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta elpresupuesto por programas y actividades.En 1961, el Departamento de Defensa de Estados Unidos trabaja con un sistemade planeación por programas y presupuestos.En 1965, el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuestoe introduce dentro de las herramientas de planeación y control el sistema conocidocomo "planeación por programas y presupuestos".En la ultimas décadas han surgido muchos métodos, que van desde la proyecciónestadística de estados financieros hasta el sistema "base cero" con el se hatratado de fijar una serie de "paquetes de decisión" para elegir él más razonable,eliminando así la improvisación y los desembolsos innecesarios. A ese respectose dice que en 1970 Peter Phyhr, en la Texas Instruments, perfeccionó el sistema"base cero" y después lo aplicó con algún éxito en el estado de Georgia siendogobernador de dicho estado el posteriormente presidente de los Estados Unidos,Jimmy Carter.3) Clasificación de los presupuestos:Distintos son los puntos de vista desde los cuales se puede contemplar lospresupuestos. El orden de prioridades que sé de a ellos depende de lasnecesidades del usuario.3.1) Rígidos, estáticos, fijos o asignados:Generalmente se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzadoéste, no se permiten los ajustes necesarios ocasionados por las variaciones quesuceden realmente. De esta manera se estará efectuando un control anticipado,dejando de lado el concepto de comportamiento económico, cultural, políticodemográfico o jurídico de la región en donde actúa la empresa. Esta forma decontrol anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba elsector público.3.2) Flexibles o variables:Los presupuestos serán flexibles o variables si se elaboran para diferentes nivelesde actividad y son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan encualquier momento. Para cada nivel de actividad de la empresa, muestran cómodebe variar su importe de acuerdo a los cambios de volumen ya sea de ventas ode producción.Tienen amplia aplicación actualmente en el campo de la presupuestación degastos ya sean administrativos o de ventas y en la presupuestación de los costos 3
  • 4. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.indirectos de fabricación en empresas fabriles.3.3) A corto plazo:Los presupuestos serán a corto plazo si la planificación se hace para cumplir elciclo de operaciones de un año. Este sistema generalmente se adapta más anuestra economía la cual se ve continuamente afectada por alzas incontrolablesen el nivel de precios.3.4) A largo plazo:En este campo podríamos ubicar los planes de desarrollo que adopten el estado ylas grandes empresas. Las grandes empresas adoptan planes de este tipogeneralmente en lo referente a la adquisición de activos fijos y en forma ocasionalcuando tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocidacomo "uno-cuatro" esto es, aquella en la cual se detalla ampliamente el primer añoy se presentan datos generales para los años restantes. En otros términos, coneste sistema se trata de hacer una planeación a largo plazo y luego detallar ycuantificar todas las actividades del primer año. Una vez que se cumpla el primeraño será necesario revisar el plan de largo plazo y aprovechando las experiencias,adicionar un nuevo año a ese plan, formular planes detallados para el año dos ycuantificados por medio del presupuesto.3.5) Presupuestos del Sector Público:Los presupuestos serán del sector público si en ellos se trata de verter lacuantificación de los programas de organismos y entidades oficiales.Cuando se hizo su aparición en Colombia se limitaba al cálculo de una serie decifras sin fijación de objetivos definitivos ni resultados. El énfasis recaía en los"elementos y servicios y no en los objetivos que podría alcanzar la dirección de laentidad"Esta forma de cálculo de ingresos y gastos públicos se usó durante varios años,dando surgimiento a lo que más tarde se denominó presupuesto tradicional.3.6) Presupuesto del Sector Privado:Usado por las empresas particulares. Algunos lo conocen como "Presupuestosempresariales" y en ellos se intenta planificar todas las actividades de la empresa.3.7) Presupuesto en Base Cero:Relacionado con el concepto de costeo de actividades, han surgido lospresupuestos base cero. Conforme a esta técnica, cada presupuesto se construyesobre la premisa de que cada actividad considerada en el presupuesto debe estarplenamente justificada. Numerosas organizaciones, tanto privadas como unidadesde gobierno, han utilizado los presupuestos en base cero.Existen diferentes definiciones: "Es un proceso, amplio, analíticamente,estructurado que permite a la gerencia tomar decisiones sobre la asignación derecursos en lo referente a los costos indirectos""Proceso mediante el cual la administración, al ejecutar el presupuesto anual,toma la decisión de asignar los recursos destinados a áreas indirectas de laempresa, de manera que cada una de estas actividades indirectas, se demuestre 4
  • 5. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido"."El presupuesto base cero consiste en identificar y evaluar detalladamente todaslas actividades, alternativas y costos necesarios para realizar los planes".De estas definiciones se puede deducir que la filosofía del sistema es sencilla; setrata de fijar objetivos para cada nuevo período, presentar alternativas paraalcanzar esos objetivos y seleccionar la de menor costo y de mayores beneficios.3.7.1) Diferencias con el sistema tradicional:Entre el presupuesto base cero y el presupuesto tradicional pueden establecerselas siguientes diferencias básicas. TRADICIONAL BASE CERO1-Se inicia con un importe monetario ya 1-Se inicia con el importe monetario enexistente. cero.2-Principia definiendo los rubros y 2-Principia haciendo un diagnóstico,partidas presupuestarias que se deben definiendo una misión y objetivos, losgastar en el próximo período. cuales posteriormente se cuantificarán, según las mejores alternativas.3-Evalúa la relación costo-beneficio de 3-Evalúa la relación costo-beneficio ennuevas actividades. todo el sistema4-No examina alternativas óptimas ante 4-Analiza y evalúa diferentescierta situación. Alternativas con el objeto de escoger la mejor.5-Se elabora para las actividades tanto 5-Se elabora únicamente en las quelos costos directos como indirectos. incluyen actividades que implican costos Indirectos.El enfoque del presupuesto tradicional esta desapareciendo.3.7.2) El presupuesto en base cero en la planeación general de la empresa.4) Para que utilizan las organizaciones los presupuestos (que papeldesempeñan estos en la organización):Las organizaciones son parte de un medio económico en el que predomina laincertidumbre. Por ello deben planear todas sus actividades si desean seguirsuperviviendo, ya que mientras más incertidumbre exista hacia el futuro, mayoresriesgos tendrán que correr.En otro término, se podría afirmar que mientras menos sea el grado de acierto ode predicción, más se debe investigar sobre el futuro de las organizaciones yestablecer cada vez, un mayor número de elementos de control para conoceroportunamente los diferentes factores y el grado de influencia que ellos tienen enlos resultados finales de un negocio. El presupuesto surge como herramientamoderna de control; está relacionado con los distintos aspectos administrativos,contables y financieros de la empresa. 5
  • 6. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.4.1) El presupuesto y la gerencia:En el sistema capitalista la mayor o menor eficiencia de un gerente se refleja enlas utilidades monetarias de la empresa, las cuales se logran en grado máximo siéste planifica sus acciones futuras. Es lógico pensar que un gerente dinámicotrata de poner a su alcance todos los recursos de que dispone y uno de esos es elpresupuesto, el cual, utilizado en forma eficiente, genera grandes beneficios.No se comparte la idea de ciertas personas que afirman que sus negociosmarchan bien sin los presupuestos. Ellos no se dan cuenta que cualquier decisiónque tomen, ha sido previamente meditada, discutida y analizada. Es aquíprecisamente donde están utilizando parte del presupuesto, aunque no lo tenganimplantado como sistema.La gerencia debe tener en cuenta que la instalación y vigilancia del sistema tienesu costo y por consiguiente se le debe conceder la importancia que se merece.Los planes que tenga para un periodo, serán evaluados y analizados no sólo conel comité asesor ( los jefes de los departamentos) sino con la junta directiva.4.2) Presupuesto y el proceso de dirección:La función que desempeñan los buenos presupuestos en la administración de unnegocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los fundamentos dela administración misma, esto es formando parte de las funciones administrativas:planeación, organización, coordinación, dirección, y control. Comparativamente laplaneación y el control que son funciones fundamentales en la gestiónadministrativa, son rasgos esenciales del proceso que se sigue para elaborar unpresupuesto. A su vez la organización, la coordinación y dirección permitenasignar recursos y poner en marcha los planes con un solo fin: alcanzar losobjetivos propuestos.4.3) El proceso de la administración:La eficacia con que una entidad es administrada se reconoce generalmente comoel factor individual más importante en su éxito a largo plazo. El éxito de laempresa se mide en términos de logro de sus metas. La administración puededefinirse como el proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar lasactividades para alcanzar esas metas mediante el empleo de los recursoshumanos, los materiales y el capital. El proceso administrativo es una serie deactividades independientes utilizadas de una organización para el desempeño delas siguientes funciones a su cargo: planificar, organizar, suministrar el personal ycontrolar.5) ¿Qué es el Presupuesto Maestro?Es el mismo plan maestro de producción, es el plan maestro detallado ycuantificado que muestra cómo serán adquiridos y utilizados los recursos de unaempresa con el objeto de lograr éxitos en sus operaciones.6) ¿Qué es el Presupuesto de Ventas?Introducción:Ventas: Después del estudio de mercado, las ventas son el segundo elemento, en 6
  • 7. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.orden de importancia, para el desarrollo del presupuesto anual. Comprendeesencialmente 4 factores: 1. Determinación de la cantidad de artículos que la empresa desea vender y que el consumidor estaría en capacidad de adquirir. 2. Determinación de los precios de cada artículo para la venta. 3. Los costos o desembolsos necesarios para la comercialización del producto (publicidad y promoción). 4. Los costos de distribución (admón. y ventas) que son necesarios para llevar el producto hasta el sitio de consumo.Presupuesto de Ventas:Incluye todos los gastos del departamento de ventas tanto del principal como deotras subdivisiones que existan y estén adscritas a la empresa principal. Paraelaborar dicho presupuesto es condición importante tener presente al personal deventas, sus sueldos y comisiones, ya que realmente son ellos quienes visitan a losclientes y hacen que estos formulen pedidos.Ciertos gerentes fijan sueldos a cada uno de sus vendedores según los ingresospromedios por ventas, o fijan como tal un porcentaje sobre lo que éstos realmentevenden.El volumen de ventas de cada cual depende de factores básicos que inciden en lademanda de los productos. Ellos son:• Densidad de población: entre mayor población exista en un área específica hayprobabilidades de colocar más pedidos.• Capacidad del cliente.• Rendimiento del producto.• Popularidad del producto.• Condiciones económicas generales.• El nivel económico y las condiciones generales en que se desenvuelve un país,pueden influir grandemente en las ventas.Además:El presupuesto de ventas es el más importante en la mayor parte de las empresasya que se relaciona con todos los sectores de la organización; es el más complejode todos, debido a qué en él inciden muchos factores, tanto internos comoexternos, difíciles de controlar.Su definición más sencilla: "número de unidades que se espera vender en unperiodo determinado, por el precio estimado de ventas del producto"Si se trata de una compañía que tiene varias subsidiarias, el jefe de ventas decada una de ellas prepara su subpresupuesto y posteriormente en comité sediscute y se elabora el presupuesto general para toda la empresa.6.1) Control del Presupuesto de Ventas:El desarrollo de un plan de ventas adecuado proporciona información básica parael control de las ventas, los costos de distribución y otras partidas relacionadas. 7
  • 8. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.Los componentes del plan de ventas deben desarrollarse en función de lasresponsabilidades administrativas delegadas ya sobre esta base podría lograrseun control eficaz. El control en la función de ventas debe considerarse como unaactividad general que comprende la cantidad a vender, los ingresos por ventas, losgastos de publicidad y promoción y los demás gastos de distribución. Un controlefectivo exige que tanto las ventas como los costos de publicidad y promoción semiren como único problema en lugar de dos problemas distintos.El control en la función ventas, se logra a través de varias etapas de la actividadadministrativa.Como ejemplos indicativos de este control se puede incluir: Número de visitas a los clientes por período o por vendedor. Cantidad de nuevos clientes a obtener. Importe de los gastos de ventas directos de cada vendedor. Control financiero relacionado mes a mes los costos de venta con el importe de las ventas. Cantidad media de los pedidos solicitados. Número de pedidos a obtener por visitas hechas en una región o territorio específico. Cuotas de ventas por vendedor, por períodos y su importe monetario. Un control efectivo de la función distribución necesita también informes periódicos de resultados que cubran todas las actividades realizadas.7) ¿Qué es el Pronóstico de Ventas?La planificación y el pronóstico de ventas, son términos que a menudo seconfunden. Aunque relacionados entre sí, tienen propósitos claramente definidos.Un pronostico no es un plan, sino más bien una declaración y/o apreciacióncuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia enparticular.Un pronóstico debe manifestar siempre los supuestos en los que se basa. Unpronóstico debe verse solo como uno de los insumos en el desarrollo del plan deventas. La administración de una compañía puede tal vez aceptar, modificar orechazar el pronóstico. En cambio, un plan de ventas incorpora las decisiones dela administración, las cuales se basan en el pronóstico, en otros insumos y en losjuicios de la administración sobre conceptos relacionados, tales como el volumende las ventas, precios, esfuerzos de ventas, producción y financiamiento.Un pronóstico de ventas se convierte en plan de ventas cuando la administraciónha tomado en consideración su propio juicio, las estrategias planificadas, losrecursos comprometidos, y el acuerdo de la administración de emprenderacciones agresivas para alcanzar las metas de ventas. La pronosticación de lasventas, por otra parte, es una función técnica del personal de "Staff".Es importante hacer una distinción entre él pronostico de ventas y el plan deventas, principalmente porque no debe esperarse-ni permitirse-que el personaltécnico interno tome decisiones y exprese los juicios fundamentales de laadministración, implícitos en todo plan de ventas. 8
  • 9. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.Aún más, es difícil de cuantificar la influencia de los actos de la administraciónsobre los potenciales de ventas, para los efectos de pronosticación de las futurasventas. Por lo tanto, los elementos experiencia y juicio de la administración debemoldear el plan de ventas. Otra razón para identificar al pronostico de las ventassólo como uno de los pasos en la planificación de las mismas es que lospronósticos de ventas son condicionales, pues normalmente deben prepararseantes de cualquier decisión o plan de la administración en terrenos tales como:ampliación de la planta, cambios de precios, programas promocionales,programación de la producción, expansión o contracción de las actividades demercadeo y otros componentes de recursos. La diferenciación entre el pronósticoy la planificación, fue resaltada por un autor como sigue:"Cuando el líder de una organización manifiesta que le gustaría tener unpronóstico, lo que a menudo quiere decir es que desea un plan. Desea hacer quealgo ocurra y utiliza este plan como un objetivo para la gente dentro de suorganización."8) ¿Qué es el Presupuesto de Producción?El término se relaciona con ese proceso de transformación de un objeto de trabajoen producto terminado. Como presupuesto hace referencia:La cantidad que se debe producir para satisfacer las ventas planeadas dejando unmargen o Stock razonable para satisfacer futuras ventas o ventas no previstas y alcosto de esa producción haciendo referencia a los materiales, mano de obra y Cifque serán indispensables para costear esa producción.Aunque ambos son temas de presupuestación, enfocaremos en primer lugar ladeterminación de esa cantidad a producir. En el cálculo intervienen tres variables:- las ventas esperadas según el pronóstico de ventas- el inventario final esperado el cual se fija teniendo en cuenta principalmente laspolíticas de inventario (decisión de gerencia o de producción)- el inventario inicial que se haya estimado y con el cual deseamos iniciar elproceso presupuestario8.1) Control del Presupuesto de Producción:Como se planteó inicialmente el presupuesto de producción sirve de base paraplanificar las necesidades de materias primas, la mano de obra, el efectivo, lasadiciones a activos fijos y los costos indirectos de fabricación.Un sistema de control adecuado es esencial para efectuar control sobre loscostos, la calidad del producto y las cantidades producidas. Los principalesaspectos relacionados con el control de la producción, según algunos autores son:Control de materiales.- análisis de procesos de elaboración- preparación de las rutas de producción- programación de la producción- despacho de la producciónVigilancia continuada en todas y cada una de las etapas del proceso productivo.Un esquema sencillo del control de la producción podría incluir: 9
  • 10. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.Se da por entendido que no sólo se deben verificar los resultados reales frente a loprogramado sino que deben evaluarse y analizarse estos resultados paraaprovechar las experiencias en períodos futuros.Además de los controles diarios y semanales de producción y los niveles deinventarios de productos terminados, debe comunicarse la situación de estos dosconceptos en el informe mensual en que los resultados reales se comparan conlos planes y normas.9) ¿Qué es el Presupuesto de Compras?Implica determinar el número de unidades que se debe adquirir para hacer frenteal consumo, de manera que haya una producción normal y para tener unacantidad razonable como inventario, de manera que no implique mayores costospor almacenaje ni riesgos por pérdida o deterioro.En las empresas manufactureras serían muchos los elementos que se incluiríanen el concepto de compras pues como es bien sabido se adquieren materiales quevan a ser empleados directamente en los productos, materiales indirectos,suministros de fábrica y repuestos. Aquí se habla de compra de aquellas materiasprimas que van a quedar incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo esidentificable con el mismo. Si hay variación de precios, se debe contemplar estaposibilidad y presentarla en el presupuesto.9.1) Presupuesto de compra de materiales:Un presupuesto de compras específica tanto las unidades a comprar como el valorpresupuestado de cada materia prima y las fechas de entrega requerida.Su importancia es fundamental porque sirve:Para determinar los Stock de materias primas que se deben tener en un período.Para determinar las necesidades de efectivo.Para tener una visión más clara sobre las fluctuaciones de precio de las materiasprimas en el mercado y para prever las fechas de adquisición en las épocas demenor costo. El jefe de compras al elaborar el presupuesto de compras debe:Formular políticas con respecto a niveles de inventario, determinar las cantidadesde materias primas a comprar, estimar el costo por unidad de cada materia prima.10) ¿Qué es el Presupuesto de Flujo de efectivo?El ejecutivo financiero de la empresa es directamente responsable de la situaciónde efectivo. Los cobros y los pagos reales serán algo diferentes de los previstosen el plan anual de utilidades. Esta diferencia puede ser el resultado de:- Una variación en los factores que afectan el efectivo.- Circunstancias repentinas e inesperadas que influyen en las operaciones.- Falta de control del efectivo.Es imprescindible que la dirección esté plenamente informada de la probablesituación de efectivo con tanta anticipación como sea posible. Suministrando unaplanificación adecuada, el control continuado de la situación de efectivo debebasarse en términos generales en este procedimiento: hacer una adecuada y 10
  • 11. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.continua evaluación de la situación de efectivo tanto presente como probable.Este procedimiento incluye la evaluación y comunicación periódicas, digamosmensualmente, de la situación real de efectivo hasta la fecha. Esto se acopla auna nueva proyección de la probable corriente de efectivo futura que tomeconsiderando que las condiciones presupuestadas son afectadas poracontecimientos inusitados que no se previnieron al desarrollar el presupuestooriginal efectivo.El control de efectivo incluye procedimientos para mantener datos al día de lasituación de efectivo. Para lograr un control eficaz de efectivo a través de unprograma general de presupuestos se debe incluir:- La proyección sistemática de las corrientes de efectivo tanto a corto como a largoplazo.- La proyección mensual de la situación de efectivo.- La evaluación diaria de la situación de efectivo.11) ¿Qué es el Presupuesto Financiero o de Finanzas?Las Finanzas: Permiten el análisis global o por partes del sistema y sirven defundamento a la elección de las mejores alternativas para tomar la decisióndefinitiva.El Presupuesto financiero incluye el cálculo de partidas y/o rubros que incidenfundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja otesorería y el de capital, también conocido como erogaciones capitalizables.11.1) Presupuesto de tesorería:Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos yvalores de fácil realización. También recibe el nombre de presupuesto de caja omovimiento de fondos porque en él se trata de hacer una posible previsión de losrecursos que entrarían a aumentar el efectivo de la empresa (ya sea por venta deactivos, por aumento de pasivos y/o aumento de capital) y la posible aplicaciónque se piense darles.Se formula por períodos cortos, ya sea meses o trimestres. Es importante porquemediante él se tratan de prever las necesidades financieras de la empresa y laforma como se van a prever los recursos, lo cual ayuda a la administración aseguir sanas políticas de financiación.11.2) Presupuesto de erogaciones capitalizables:Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá más o menos elimporte de las construcciones de nuevos edificios, ampliación de departamentosproductivos. Sirve como medio de evaluación de las posibles alternativas deinversión así como para conocer el monto de los fondos que se requieren y sudisponibilidad en el tiempo.Una vez terminadas las obras será necesario comparar las estimaciones con susvalores reales. Los altos porcentajes de crecimiento en el nivel de precios afectan 11
  • 12. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.en gran medida todo tipo de inversiones futuras a largo plazo. Por eso inversionesque se proyectan inicialmente a un año con pocos miles de pesos, pueden salircon costos de millones de pesos en poco tiempo. Entonces se debe sercuidadoso al presupuestarlos y emplear métodos adecuados para su correctaevaluación.12) ¿Qué es el Presupuesto de Operación?Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente alcual se labora y cuyo contenido se resume generalmente en un estado depérdidas y ganancias proyectadas. Entre éstos podríamos incluir:- Ventas.- Producción.- Compras.- Uso de Materiales.- Mano de Obra y- Gastos Operacionales.12.1) Presupuesto de gastos de operación:La información final que sirve como complemento al plan de utilidades es elpresupuesto de gastos operacionales tradicionalmente conocido como gastos deadministración, ventas y financieros. Como es bien conocido, los gastos de ventasdeben presentarse conjuntamente con el plan de ventas. De ellos ya se hizoalusión al tratar de planificar las ventas y debido a su consideración especial sepresentaron en esa parte. Los denominados gastos administrativos incluyen todauna serie de erogaciones que sin ser producción ni distribución son esencialespara el buen funcionamiento de la empresa.Debido a que la mayoría de los gastos administrativos son fijos persiste lainclinación a no controlarlos a excepción de los sueldos de ciertos funcionariosque en muchos casos los fija el consejo de administración; los demás tienen una"influencia bastante significativa" de las políticas y decisiones de la gerencia.Debido a la influencia que ejerce la dirección sobre los mismos, existe la tendenciaa no considerar ni su magnitud ni su efecto sobre las utilidades de la empresa;como inciden gradualmente en las utilidades, deberán ser cuidadosamenteplanificados, controlados y evaluados. Cada erogación hecha en la direcciónsobre los mismos, deberá identificarse plenamente con algún ejecutivo, quien porconsiguiente será el encargado de planearlo y controlarlo. Ello es convenienteporque hay una fuerte tendencia a no concretar la responsabilidad a los costos deíndole general o de aquellos gastos causados en gran parte por los directivos. Poreso acostumbran algunos a clasificarlos como fijos y como variables, los variablesse relacionan en tales casos con las ventas; por tanto si las ventas bajan; tambiéndeberán bajar estos gastos, si no se hace así se afecta significativamente elpotencial de utilidades de la empresa. En otros casos y con el objeto de efectuarun control efectivo sobre los mismos, se acostumbra a departamentalizarlos: así,al director de cada uno de éstos debe asignársele la responsabilidad de planear ycontrolar sus operaciones incluyendo los gastos que se pueden generar en su 12
  • 13. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.departamento y a la vez deberá controlarlos.El director de cada departamento puede preparar el presupuesto de la sección aél encomendada, luego se someten a la aprobación del comité de presupuestos ode otros ejecutivos de la organización. El enfoque más efectivo para planificar losgastos administrativos es basarlos en los planes y programas específicos. Laexperiencia pasada sometida a ajustes por cambios previstos en la políticadirectiva y las condiciones económicas puede servir para planificar estos gastos.Por sus características mismas y porque en su gran mayoría son fijos, el estudiode datos históricos puede servir de pauta fundamental para una planificación máscorrecta.13) Control del presupuesto y de materias primasLa planificación y el control de las materias primas son a menudo decisivos,porque el costo de producción y la eficiencia con que las operaciones puedenrealizarse dependen en gran medida de la afluencia de las materias primas a losdiversos departamentos productivos de la fábrica cuando sean solicitados.El presupuesto de compras al tener la aprobación de la dirección constituye elcumplimiento de políticas de compras en cuanto a calidades y cantidades dematerias primas y un costo preestablecido. "Teniendo en cuenta las variacionessignificativas de las necesidades reales de producción respecto de lasnecesidades presupuestadas, el jefe de compras debe estar en libertad de cumplirsu responsabilidad primordial de compras de materias primas de acuerdo a loplaneado".Los informes internos de resultados mensualmente deben mostrar por lo menos:La cantidad de materiales adquiridos.Las variaciones de precio de los materiales.Las variaciones en el uso de los materiales.Las variaciones con respecto a los Stock de inventario.Los puntos de reposición de cada materia prima.La cantidad económica de pedidos, etc.Uso de Materiales: Comprende la determinación del número de unidades demateriales directos que serían necesarios para la elaboración de una cantidad deproducción requerida. En su proceso de elaboración deberá tenerse en cuenta:a) La determinación del número de unidades a producir.b) El número de unidades de cada tipo de material que deben ser usados porcada unidad de producto terminado.En ocasiones acostumbran a presentar conjuntamente con el presupuesto de usode materiales el de costo, ya que tienen íntima relación. Lo difícil es ladeterminación del precio de adquisición (compra) de cada materia prima, pues elcontinuo incremento en los precios únicamente permitirá el cálculo de costo demateriales usados para períodos cortos ya sea bimestral o trimestralmente. Claro 13
  • 14. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.está que en ciertas empresas, emplean los estudios que se han hecho para fijarprecios estándar pero a pesar de ello siempre se presentarán variaciones en losprecios.Inventario de Materiales: Los inventarios juegan papel importantísimo en lapresupuestación general de la empresa. De acuerdo a la capacidad dealmacenaje, durabilidad y requerimientos, cada empresa fija sus propias políticas ydecide cual es la cantidad que desea tener tanto al finalizar como al comenzar elperíodo presupuestario.14) Presupuesto de mano de obraIntroducción:Mano de obra: Comprende la determinación de requerimientos de personal, delnúmero de horas que son necesarias para hacer frente a una cantidad deproductos por elaborar, el cálculo de la tarifa por hora y el costo de la mano deobra. Como la empresa ha tratado de estandarizar tanto la cantidad de tiempoque normalmente debe gastarse en la elaboración de cada cantidad de producto,así como la tarifa por hora, entonces se usarán estos datos.En Colombia hay factores que inciden en gran medida en la determinación delcosto de la mano de obra, los cuales están conformados por el porcentaje de lasprestaciones sociales básicas (cesantías 8.33%, primas 8.33%, vacaciones4.16%, intereses 1% mensual) y por otros valores que tiene que aportar elempresario (ISS, Sena, ICBF, dominicales y festivos), los cuales inciden en elmonto de la nómina.- Presupuesto de Mano de Obra:Se desarrolla en forma similar al presupuesto de uso de materiales y al decompras, teniendo en cuenta que la mano de obra no se puede almacenar comose hace con las materias primas.La mano de obra directa se emplea en el momento mismo de la compra (seincurre en el momento de producción), por lo tanto para desarrollar su entrada esnecesario saber únicamente la cantidad de tiempo requerido por losdepartamentos productivos y las tarifas de salarios que prevalecen en cadadepartamento.Respecto a su importancia se puede anotar que representa buena parte del costode producción en algunas empresas en donde la producción es esencialmentemanual.En relación al recurso humano debe considerarse:En cuanto al personal de trabajo: incluye cuántos obreros se necesitan, cómo secontratan, cómo se adiestran los mismos, y cuál es la manera de evaluarlos.En cuanto al puesto de trabajo debe considerarse:Evaluación del trabajo.Especificación del sitio en dónde se va a trabajar.Relaciones con el sindicato y la negociación que se puede establecer con elmismo. 14
  • 15. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V.La administración de sueldos y salarios.Las prestaciones sociales.¿Qué comprende el presupuesto de mano de obra?Horas de mano de obra directa empleada en producción.Costo de esa mano de obra.La forma de elaborar y presentar este presupuesto de mano de obra directa seencuentra a continuación así como el programa de computador que podráadaptarse a los requerimientos del ejercicio.Estándares de mano de obra:Para determinar el estándar por costo de mano de obra deberá considerarse:La eficiencia de esa mano de obra.La tarifa a pagar por unidad de tiempo empleado en la producción de un artículo.(Debería incluir al menos el salario básico más las prestaciones sociales).Estándar de cantidad o eficiencia de mano de obra:Denomínese así un tiempo normalmente requerido para la elaboración de unproducto, considerando un margen razonable por tiempo perdido.Se denomina fijando la cantidad de horas- hombre u horas- máquina que senecesita para cada operación de la producción de cada artículo, para determinar eltotal de horas- hombre u horas- máquina que requiera el programa de producción.Control del presupuesto de mano de obra:El control de los costos de mano de obra directa puede ser uno de los principalesproblemas con que se enfrenta la dirección de una compañía debidofundamentalmente a que las personas no le gustan los controles.Se debe ser cauto con una supervisión uniforme y competente como clave de estecontrol.Hay necesidades de estándares por medio de los cuales el supervisor puedacalificar los resultados. La planificación del movimiento, del trabajo y ladisposición de los suministros, equipo, etc., pueden tener un efecto definitivosobre los costos de la mano de obra directa. Algún autor consideró que hay dosaspectos primarios del control de los costos de mano de obra directa:"La preocupación cotidiana por esos costos""La comunicación y evaluación a largo plazo de los resultados""Con respecto a la comunicación y evaluación mensuales de la mano de obradirecta, el informe mensual de resultados debe incluir datos de control porresponsabilidades cobre la mano de obra directa comparada con los estándares".Con estos informes se evalúa el desempeño de las personas. Para un controlefectivo, los informes deben mostrar al menos:Horas realmente trabajadas.Horas estándares.Las variaciones del tiempo.El ausentismo, y Rotación del personal. 15
  • 16. TIPOS DE PRESUPUESTOS Por Gustavo Rodríguez V. BIBLIOGRAFÍAhttp://home.ba.net/marcelo/tema1.html, Abril 2002.Armenteros Díaz, Martha. Obsoletos los sistemas de costos tradicionales. Cifras.(La Habana), (2) 5 – 10, Octubre 2000.Baker, Morton. Contabilidad de Costos. Un enfoque administrativo para la toma dedecisiones. / Morton Baker, Lyle Jacobsen, David Noel Ramírez Padilla. - - 2ed. --México: Editorial Mc Graw – Hill, Interamericana S.A., 1992. - - 743p.Brimson, James. Contabilidad por actividades. / James Brimson. -- [s.l.]: EditorialAlfaomega Grupo Editor S.A., 1997. - -300p. 16