Présentation des outils collaboratifs en ligne par Emmanuel de Saint Steban pour la rencontre des Tisserands 2012 à la Conférence des Evêques de France.

1. Les outils
collaboratifs en ligne
Connaître la palette des outils permettant de
gérer des projets en collaboration : agenda
partagé, fichiers partagés….
Emmanuel DE SAINT STEBAN
Dimanche 18 Mars

2. Technologiæ
 Un groupe de travail sur l’Église et les NTIC
 14 membres
 Des compétences diversifiées :
 stratégie, organisation, management
 communication, marketing, médias sociaux
 informatique, systèmes d’information
 un site internet : www.technologiae.org
 Des actions au service de l’Église
 Veille
 Conseil
 Formation
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3. Emmanuel DE SAINT STEBAN
 Ingénieur etudes et développement
 Ingénieur EFREI
 Actuellement en mission chez TF1
 Développement WEB
 veille permanente sur les nouvelles technologies
 Membres d’association Etudiante
 Usage personnel et quotidien d’outils collaboratifs en ligne
facebook.com/emmanueldesaintsteban
@manudss
facebook : nouveautés et changements 3

4. Sommaire: Les outils collaboratifs en ligne
Qu’est-ce qu’un
outil collaboratif
? Démonstrations
Quels outils, Questions /
pour quels réponses
usages
Les outils collaboratifs en ligne 4

5. Travail et collaboration
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6. Travail et collaboration :
Comprendre le travail réel
• Ce que l’on • Ce que l’on fait
doit faire « vraiment »
Travail Travail
prescrit réel
Travail Travail
vécu réalisé
• Ce que l’on • Ce que l’on fait
donne (ou peut « finalement »
pas donner)
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7. Les Outils collaboratifs ? C’est quoi ?
(idées reçues)
 Des outils faits pour collaborer
 Un truc à la mode
 C’est pour les geeks
 Une lubie des chefs
 Une perte de temps
 Inutile, on collabore déjà efficacement …
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8. Allez, reprenons…
 Un outil collaboratif, c’est un outil qui facilite le
travail collaboratif, que l’on peut définir comme la
conjugaison de 3 processus
(définitions de Serge K. Levan)
 La communication
 La coopération
 La coordination
 En gros, cela permet donc :
 De partager des informations, des données
 De travailler ensemble sur un projet commun
 De répartir les actions, coordonner l’ensemble
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9. En gros, ça ne sert à rien …
 Ben oui, quoi :
 Je communique par
mail
 Je coopère par les
tâches qu’on me dit
de faire
 On se coordonne en
réunion
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10. Sauf que ..
 Nulle part il n’y a de conservation de l’ensemble des mails
échangés, ou des discutions.
 Ce n’est pas facile de trouver quelque chose dans ses mails
 On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document
 C’est la galère pour trouver une date commune
 On n’a jamais accès à la bonne information quand on en a
besoin
 On croule sous le nombre de mails
 On oublie toujours quelque chose
 On refait trois fois la même chose
 …
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11. Et si on faisait autrement ?
 Ouais… on pourrait collaborer ?
Modèle de présentation Technologiae 11

12. D’abord, quelques règles
 Il ne suffit pas de dire qu’on va collaborer, encore faut-il être
prêt à le faire
 Cela marche mieux dans le cadre d’un projet, avec un but
précis
 Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien … Il y
aura forcément des hauts et des bas
 Cela implique un changement dans les habitudes, ce n’est pas
simple à gérer et doit être prévu
 Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en
compte
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13. Ensuite, rester modeste
 Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c’est voué à
l’échec
 Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons
là où cela semble le plus facile, avec le moins d’opposition
 En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut choisir
les techniques et les outils que l’on souhaite mettre en œuvre
 Il ne faut surtout pas oublier d’animer les échanges….
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14. Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif en ligne ?
 Un logiciel collaboratif en ligne permet de partager des
fichiers de travail entre les membres. Les supports partagés
peuvent servir à différentes tâches :
 Organisation et suivi d’un planning (agenda partagé)
 Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel)
 Création de formulaires (enquêtes, études de marché)
 Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word)
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15. Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ?
 Les avantages sont multiples :
 Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont
consultables et modifiables à tout moment
 Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier
simultanément
 Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel
poste internet (ex: à la maison)
 On peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex:
Iphone, Smarphone)
 Simple d’utilisation
 Partage efficace d’information
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16. Assez philosophé…
 D’abord,
voici quelques exemples …
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17. Les forums
 Il y a des questions et des réponses
 Discussions par thèmes
 Moteur de recherche
 Garde tout l’historique
 Ex: phpBB,
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18. Groupe de discussion
 Tout le monde est au courant
 Les réponses sont visibles par tous
 On oublie personne
 Un historique
 Facebook groupe, google groupe, listes de diffusion
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19. Partage de documents
 Eviter d’envoyer le même document 50 fois par mail
 Les documents sont tous au même endroit
 Avoir toujours la dernière version
 Collaborer
 Google docs, dropbox
Modèle de présentation Technologiae 19

20. Collaboration sur un document
 Google Docs :
 Word, Excel, Powerpoint
 Travail à plusieurs
 Collaboration en temps réel
 Accessible partout
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21. Les moyens de communication
 Téléphones et contact en face à face ne sont pas suffisants
 Besoins de réunions à distance.
 Netmeeting devient facile et abordable
 Google Hang Out
sur Google +
 Skype
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22. Trouver une date, ou voter une idée
 Doodle :
 Trouver la meilleure
date
 Simple
 Facebook sondage :
 permet de poser une
seule question
 Et laisser chacun y
répondre.
 Viralité, buzz
 Formulaire Google
docs :
 si besoin de sondages
plus complets
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23. Inscription en ligne :
 Google docs :
 Formulaire personnalisé
 Envoi direct par mail
 Enregistrement dans un Excel
 Permet un accès à plusieurs
 Automatique
 Evénement Facebook :
 Visibilité
 Viralité, buzz
 Permet de répondre brièvement
(oui, non, peut-être)
 Partage d’infos sur l’événement
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24. Mais n’oublions pas …
 Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les
temps d’apprentissage ne sont pas à négliger.
 Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de
communication, et de collaboration…
 Nous ne savons pas forcément avec qui converser et
collaborer (qui est la bonne personne).
 L’apprentissage collectif n’est pas une règle… Nous avons
plutôt appris à être individualiste !
 Autant de comportement à changer… qui n’ont rien à voir
avec les outils !
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25. Démo
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26. Merci !
Emmanuel DE SAINT STEBAN
photo
Technologiæ
emmanuel@desaintsteban.fr
www.technologiae.org
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