Татьяна ИндинаСеминар-тренинг «Деловаяпереписка»
Деловое письмо — документ,применяемый для связи,передачи информации на расстояниемежду двумякорреспондентами, которые могу...
«E-mail не воробей, вылетит - не поймаешь!»
Принципы деловой переписки- Позитивность, Доброжелательность,Конструктивность- Доступность для понимания- Точность - подра...
2. Этика деловой перепискиГлавный принцип – корректность иуважение к партнеру.не рекомендуется:-начинать послание с конста...
Стиль письма- Подберите подходящее обращение- Избегайте использования интернет-языка,жаргонизмов и смайликов;- Начинайте с...
Стиль письма-Следите за актуальностью темы письма. Используйтене более 5 слов в теме.-Старайтесь оживить свой язык и сдела...
4. Структура делового письма-обращение,- преамбула,-основной текст,-подпись,-постскриптум,-приложения.
Обращение (в шапке письма, с большой буквы ипо центру листа)Правильно:«Уважаемый Иван Иванович»,«Уважаемый господин Иванов...
ПреамбулаСоставляет первый абзац письма,в котором изложена его цель,причина, побудившая Вас его написать.Прочтя преамбулу,...
Основной текст.В 2х – 4х абзацах должна бытьизложена ситуация,озвучена просьба о конкретныхдействиях,либо предложен Ваш ва...
Заключение краткое подведения итогови логичного завершения письма.Подпись «С уважением», «Искренне Ваш»,«С надеждой на про...
«Пиши такие письма, которые ты хотел бы получить»
Оформление писем на бланках• Бланк делового письма с эмблемойорганизации, ее полным названием, почтовымадресом, телефоном,...
• В правом верхнем углу деловогописьма под адресом организации-отправителя ставится дата, желательнополностью (например, 2...
• Заканчивается деловое письмо словамиблагодарности за сотрудничество ивыражением надежд на его продолжение;• Подпись став...
Специфика оформления электронных деловых писем«Кому» - в данном поле указываются данные получателя.«Копия» - олучатели явл...
Электронная подписьЕе наличие – обязательно.Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себяВашу фамилию ...
ВложенияНе вкладывайте в письма файлыформатов EXE, PIF, BAT, COM, CMD,SCR – многие почтовые клиенты илисервера блокируют т...
Рекомендации по оформлениюСтруктурируйте текст: выделяйте абзацы,используйте подзаголовки, нумерацию илимаркеры.Используйт...
Оформление официальных писем на бланках• Обязательны должны быть дата ирегистрационный номер,причем дата указывается та, к...
Некоторые виды писем, такие как гарантийные,пишутся на гербовом бланке и скрепляютсяпечатью.На обычное деловое письмо на б...
«Это письмо получилось такимдлинным потому, что у меня не было времени написать его короче».
Виды деловых писемИнформационное письмоКоммерческоепредложениеПисьмо-запрос, просьбаПисьмо-ответПисьмо-подтверждениеПисьмо...
Виды деловых писемПисьмо-ходатайствоПисьмо о намеренияхПисьмо-соглашениеПисьмо-разрешениеПисьмо-требованиеПисьмо-отказПись...
Сопроводительное письмоЛеонардо да Винчи• Высокочтимый синьор,вдоволь насмотревшись на творения рук тех несносных выскочек...
Ошибки писем- коммерческих предложений• Ошибка 1: Неправильный выбор целевой группы• Ошибка 2: Типичная реклама• Ошибка 3:...
Тайм-менеджмент деловой переписки• Рабочий день должен начинаться с проверки почты.• Следует проверять свой почтовый ящик ...
Полезные советы• Старайтесь оперативно отвечать на письма,• Подтверждайте получение информации. если не можете уделитьврем...
Ошибки деловых писем• "Мы выражаем свою благодарность и в соответствиис телефонной договоренностью просим оказатьпомощь и ...
: "За время длительного сотрудничества наши отношения поставщик-покупатель переросли в гораздо более доверительные и друже...
Ошибки деловых писемЗаголовок письма «Мы хотим вас нанять»:«Чувак, я создаю проект,могу с тобой сотрудничать ровно пол год...
Спасибо!До новых встреч!Татяна Индинаwww.indina.ru
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

деловая переписка татьяна индина

253 views
213 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
253
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

деловая переписка татьяна индина

  1. 1. Татьяна ИндинаСеминар-тренинг «Деловаяпереписка»
  2. 2. Деловое письмо — документ,применяемый для связи,передачи информации на расстояниемежду двумякорреспондентами, которые могутбыть как юридическими,так и физическими лицами.
  3. 3. «E-mail не воробей, вылетит - не поймаешь!»
  4. 4. Принципы деловой переписки- Позитивность, Доброжелательность,Конструктивность- Доступность для понимания- Точность - подразумевается четкоеуказание данных, на которые выссылаетесь (дата, место, время, и.т.д.).- Конкретность — получатель вашегописьма должен с первых же строкпонимать, что именно от него требуется.- Лаконичность. Если вы ясно мыслите, товы способны ясно изложить свои мысли. Иваш собеседник это сразу увидит и оценит.Пользуйтесь ключевыми словами.
  5. 5. 2. Этика деловой перепискиГлавный принцип – корректность иуважение к партнеру.не рекомендуется:-начинать послание с констатацииотказа. навязывать адресатуожидаемый исход вопроса.-побуждать адресата к спешке привынесении решения словами "срочно","незамедлительно",- намекать адресату на его мнимуюневнимательность, некомпетентность- Возвращать письма-запросы сразмещенной на них же ответнойинформацией
  6. 6. Стиль письма- Подберите подходящее обращение- Избегайте использования интернет-языка,жаргонизмов и смайликов;- Начинайте с самого важного. Если вы ставитезадачу или о чем-то просите, начните с этойзадачи или просьбы. Дальше излагайте суть.- Формулируйте кратко. Пишите короткимипредложениями.
  7. 7. Стиль письма-Следите за актуальностью темы письма. Используйтене более 5 слов в теме.-Старайтесь оживить свой язык и сделать письмоболее теплым и личным.-Не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость,уверенность, одобрение, признательность.-Всегда благодарите партнеров за своевременныйответ, внесенное предложение, участие в проекте;- В завершении письма используйте конструктивные,позитивные фразы.
  8. 8. 4. Структура делового письма-обращение,- преамбула,-основной текст,-подпись,-постскриптум,-приложения.
  9. 9. Обращение (в шапке письма, с большой буквы ипо центру листа)Правильно:«Уважаемый Иван Иванович»,«Уважаемый господин Иванов».Не правильно:«господин» до «г-н». «Уважаемый господин ИвановИ.И.», «Иван Иванович», «господин Иванов».
  10. 10. ПреамбулаСоставляет первый абзац письма,в котором изложена его цель,причина, побудившая Вас его написать.Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
  11. 11. Основной текст.В 2х – 4х абзацах должна бытьизложена ситуация,озвучена просьба о конкретныхдействиях,либо предложен Ваш вариантразрешения вопроса.
  12. 12. Заключение краткое подведения итогови логичного завершения письма.Подпись «С уважением», «Искренне Ваш»,«С надеждой на продуктивное сотрудничество»,«С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта.Постскриптум. Включает информацию,которая имеет косвенное отношение к теме письма.Приложения. дополнение к основному тексту письма,оформляются на отдельных листах.
  13. 13. «Пиши такие письма, которые ты хотел бы получить»
  14. 14. Оформление писем на бланках• Бланк делового письма с эмблемойорганизации, ее полным названием, почтовымадресом, телефоном, факсом, электроннымадресом и банковскими реквизитами;• Служебные деловые письма печатаются налицевой стороне листа, все страницы, кромепервой, нумеруются арабскими цифрами;• Ширина поля с левой стороны листане менее 2-х см, абзац начинается с краснойстроки с отступлением в пять интервалов отлевого края строки;• Текст печатается через полтора — дваинтервала; желательно избегать переноса слов;
  15. 15. • В правом верхнем углу деловогописьма под адресом организации-отправителя ставится дата, желательнополностью (например, 2 января 2007года); наименование организации или• Фамилия и адрес человека,куда отправляется деловое письмопроставляется на левой стороне листа;• Ниже, с края строки или в центрелиста пишется вежливое обращение;после обращения требуется запятая,но часто ставят восклицательный знак,чтобы следующую фразу начать скрасной строки и с заглавной буквы;
  16. 16. • Заканчивается деловое письмо словамиблагодарности за сотрудничество ивыражением надежд на его продолжение;• Подпись ставится в правой стороне листа,после заключительной фразывежливости,• Фамилия подписывающего печатается под егорукописной подписью;• Резолюции на всех видах входящейкорреспонденции должны делатьсякарандашом или на отдельных листах;• Деловое письмо складываетсятекстом внутрь, а наиболее важные деловыеписьма не сгибаются,• Для чего посылаются в больших плотныхконвертах.
  17. 17. Специфика оформления электронных деловых писем«Кому» - в данном поле указываются данные получателя.«Копия» - олучатели являются как бы «приглашенными очевидцами».«Скрытая копия» - при массовой рассылке почты.Функция «ответить всем» поможет вам не пропустить ни одногополучателя.Поле «тема» следует заполнять всегда.Тема письма должна кратко и информативно отображать егосодержание.«Важность письма». В особых случаях. Не злоупотребляйтенапрасно этой функцией.
  18. 18. Электронная подписьЕе наличие – обязательно.Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себяВашу фамилию и имя. номер вашего телефона, адрес электронной почты,название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных(собственных) писем с полной подписью и для ответных – с короткой.
  19. 19. ВложенияНе вкладывайте в письма файлыформатов EXE, PIF, BAT, COM, CMD,SCR – многие почтовые клиенты илисервера блокируют такие вложения.Упаковывайте такие файлф в архив (zip,rar) перед вложением.Приемлемым считается высылать безпредупреждения вложения до 2-3мегабайт.Если Вы хотите выслать вложениебольшего размера, уточните укорреспондента, пройдет ли такой файлчерез его сервер.
  20. 20. Рекомендации по оформлениюСтруктурируйте текст: выделяйте абзацы,используйте подзаголовки, нумерацию илимаркеры.Используйте удобный читаемый шрифт (стандартTimes New Roman 12 кегль, цвет черный или темно-синий).Следите за интервалами, пробелами, сокращениями.Обращайте внимание на то, чтобы терминологиябыла понятна деловому партнеру.Следите за объемом. Постарайтесь, чтобыэлектронное письмо уместилось на экране ноутбука.Если письмо длинное, в конце еще раз напишите,чего вы ждете от адресата.Убедитесь, что в Вашей подписи всегда естьконтакты, по которым с вами можно связаться.Всегда вычитывайте свои письма передотправлением.
  21. 21. Оформление официальных писем на бланках• Обязательны должны быть дата ирегистрационный номер,причем дата указывается та, когдадокумент был подписан руководителем.• Должен быть обозначен адресат – тот,кому это письмо отправлено.А также личная подпись, еерасшифровка и должность лица,подписавшего документ.• Может также быть ссылка на номер идату документа, на который отвечают.
  22. 22. Некоторые виды писем, такие как гарантийные,пишутся на гербовом бланке и скрепляютсяпечатью.На обычное деловое письмо на бланке печатьставить не нужно.Особые отметки могут быть как почтовыми(авиа, ценное, заказное,наложенный платеж, экспресс-почта), так ипроставляться отправителем("лично" или гриф ограничения доступа кдокументу).Конверты, на которых есть пометка"коммерческая тайна",имеет право вскрывать только сотрудник,получивший разрешение от директора наработу с такой перепиской.А конверт с пометкой "лично" или "приватно" неимеет права вскрывать никто,кроме лица, которому он адресован.
  23. 23. «Это письмо получилось такимдлинным потому, что у меня не было времени написать его короче».
  24. 24. Виды деловых писемИнформационное письмоКоммерческоепредложениеПисьмо-запрос, просьбаПисьмо-ответПисьмо-подтверждениеПисьмо-претензияГарантийное письмоРезюмеРекомендательное письмоПресс-релизПисьмо-поздравлениеПисьмо-благодарностьПисьмо-приглашение
  25. 25. Виды деловых писемПисьмо-ходатайствоПисьмо о намеренияхПисьмо-соглашениеПисьмо-разрешениеПисьмо-требованиеПисьмо-отказПисьмо- отзывПисьмо-заявлениеПисьмо-подтверждение
  26. 26. Сопроводительное письмоЛеонардо да Винчи• Высокочтимый синьор,вдоволь насмотревшись на творения рук тех несносных выскочек,которые воображают себя подлинными мастерами иизобретателями орудий войны, и окончательно убедившись в том,что устройство и применение оных орудий ни в каком отношениине отличается от тех, которые повсеместно используются наполях сражений, я взял на себя смелость без малейшего ущерба длятретьих лиц предложить Вашему Высочеству свои услуги с тем,чтобы ознакомить Вас с моими секретами; после чего я мог бы влюбой удобный для Вас момент всецело предоставить себя самогов милостивое Ваше распоряжение и продемонстрировать Вам всете приспособления, какие я тут кратко перечисляю.
  27. 27. Ошибки писем- коммерческих предложений• Ошибка 1: Неправильный выбор целевой группы• Ошибка 2: Типичная реклама• Ошибка 3: Безличное обращение• Ошибка 4: Отсутствие аргументов• Ошибка 5: А почему именно вы?• Ошибка 7: Избыточное описание• Ошибка 8: Абстрактность
  28. 28. Тайм-менеджмент деловой переписки• Рабочий день должен начинаться с проверки почты.• Следует проверять свой почтовый ящик несколько разв течение рабочего дня.• Чтобы не отвлекаться во время работы -рекомендуется настроить проверку почты вручную (неавтоматически).• Пользуйтесь функцией сортировки писем.• Отвечайте на письмо не позже чем через 24 часа послеего получения.• При невозможности ответить оперативно уведомитеотправителя о сроке своего ответа.• В случае задержки ответа извинитесь, кратко объяснивпричину.
  29. 29. Полезные советы• Старайтесь оперативно отвечать на письма,• Подтверждайте получение информации. если не можете уделитьвремя написанию подробного письма обозначьте время ответа• В отсутствие пользуйтесь автоответчиком• Обозначайте тему письма и следите за ее актуальностью• Следите за стилем и формулировками письма• Всегда перечитывайте прежде чем отправить• Подберите правильное обращение, используйте побудительныйстиль• Разработайте и используйте оригинальную подпись.• Структурируйте письма, чтобы их было легче читать.
  30. 30. Ошибки деловых писем• "Мы выражаем свою благодарность и в соответствиис телефонной договоренностью просим оказатьпомощь и поддержку по следующей деловойпозиции. Мы объединяем группу заводов попроизводству товара (наименование), и на данныймомент для нас очень важно иметь мировые цены наряд продуктов (перечисление). Будем признательныВам, если Вы подскажете нам пути получения цен сбиржи города N. Готовы получать это удобным дляВас способом: по факсу, периодические издания,подписка и т. д. Будем рады рассмотреть Вашивстречные идеи и предложения".
  31. 31. : "За время длительного сотрудничества наши отношения поставщик-покупатель переросли в гораздо более доверительные и дружескиепартнерские отношения. И все это время наша компания показывала себякак достойный стратегический партнер. В то же время мы хотели быполучить ответ на вопрос: являемся ли мы сегодня для Вас действительностратегическим партнером? Этот вопрос мы задаем Вам в связи с тем, чтоинтерес к нам с Вашей стороны проявляется только в сезонные месяцы, азимой полностью угасает. Учитывая наши длительные сложившиесяотношения, мы формируем определенные планы продаж в целяхобеспечения бесперебойности поставок на Ваше предприятие, постояннодержим на складе необходимое количество продукции и, не получая от Васникаких заказов, вследствие непрерывности производства несемсущественные убытки в результате замораживания оборотных средствтоварных заказов. В подобной ситуации мы не можем планироватьпроизводство и сбыт, нарушается сложившийся алгоритм работы нашейкомпании, и это не позволяет четко и своевременно выполнять заявкинаших партнеров. В связи с этим просим Вас описать стратегические целиВашей компании по отношению к нам для лучшегопонимания потребности Вашей компании".
  32. 32. Ошибки деловых писемЗаголовок письма «Мы хотим вас нанять»:«Чувак, я создаю проект,могу с тобой сотрудничать ровно пол года,ты получаешь % (договоримся) от заработка компании, на этом проекте.У меня вопрос — имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypalИ ещѐ чем ты можешь помочь из перечисленного*Создание видеоролика о компании*Реконструкция сайта на CMS*Веб дизайнЧто то другоеP.S. Успех проекта не обеспечен, но если вы согласныто можно на этом заработать, и мне и вам.»
  33. 33. Спасибо!До новых встреч!Татяна Индинаwww.indina.ru

×