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Formulación de proyectos
 

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    Formulación de proyectos Formulación de proyectos Document Transcript

    • GUÍA PARA LA FORMULACIÓN PROYECTOS Un PROYECTO es un PLAN DE TRABAJO; un conjunto ordenado de actividades conel fin de satisfacer necesidades o resolver problemas. Por lo general, cualquier tipo deproyecto, responde a las siguientes preguntas: Nombre del Proyecto: lo que se quiere • ¿Qué vamos a hacer? hacer. Fundamentación del proyecto: es el • Por qué lo vamos a hacer? diagnóstico y por qué elegimos ese problema para solucionar Objetivos del proyecto: qué lograría ese • ¿Para qué lo vamos a hacer? proyecto. • ¿Dónde lo vamos a hacer? Espacio físico. Listado de actividades para concretar el • ¿Cómo lo vamos a hacer? proyecto Los responsables de las distintas • ¿Quiénes lo vamos a hacer? actividades El tiempo que se tardará en hacer el • ¿Cuándo lo vamos a hacer? proyecto • ¿Qué necesitamos para hacer el Listado de recursos y cantidad necesaria proyecto? (materiales, humanos; financieros) Presupuesto: precios de los recursos, según • ¿Cuánto va a costar el proyecto? cantidad y tiempo de utilización.No siempre los proyectos tienen este orden, pero no hay que olvidar ninguno de estosdatos, son todos importantes; y también es importante diferenciar las etapas o ciclosdel proyecto y los pasos que hay que seguir para su formulación.Las etapas de un proyecto son: DIAGNÓSTICO PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN EVALUACIÓN 1
    • El diagnóstico y la programación se corresponden con la formulación del proyecto, luego selo ejecuta y finalmente se lo evalúa.1er. PASO : HACER UN DIAGNÓSTICOSegún el diccionario, Diagnóstico significa “Forma de ordenar los datos e información sobrecómo es y qué problemas tiene una determinada realidad”. O sea, que hacer un diagnósticoimplica CONOCER NUESTRA BIBLIOTECA, COMUNIDAD Y SUS NECESIDADES.ALTERNATIVAS DE ACCIÓNExisten muchas posibilidades y distintos caminos para llegar a un proyecto; Cada uno delos cuales tiene VENTAJAS Y DESVENTAJAS. Para elegir lo más conveniente hay que teneren cuenta:• Las ventajas y desventajas de cada alternativa.• Lo que esté más a nuestro alcance para resolver, actualmente, en forma adecuada. (Lasolución más viable)• Los recursos disponibles.Antes de elegir una alternativa hay que tener en cuenta todos los factores, positivos ynegativos que pueden influir en el proyecto; para lo cual debemos preguntarnos: ¿Qué recursos (ventajas) tenemos en la comunidad para esta solución? ¿Qué recursos nos están faltando? ¿Quiénes nos pueden ayudar?, los vecinos, otras organizaciones,instituciones, el Estado (municipal, provincial, nacional) ¿Cómo nos pueden ayudar? ¿Qué aportes pueden hacer? ¿Cómo es nuestra relación con ellos? ¿De qué manera conseguiremos los recursos que nos faltan? ¿De cuánto tiempo disponemos para el Proyecto? ¿Alcanza para llegar a estasolución?Una vez terminada la reflexión sobre las distintas alternativas de acción, hemos terminadocon el DIAGNÓSTICO y podemos pasar a los siguientes pasos para la formulación denuestro proyecto.2do. PASO : PROGRAMACIÓNLa Programación es el conjunto de procedimientos y técnicas que se usan para idear yordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto.Para que la idea o la solución elegida, al finalizar el diagnóstico, se transforme en unproyecto es necesario determinar:• qué objetivos deseamos alcanzar.• qué actividades tenemos que hacer para concretar esos objetivos.• cómo aprovechar y distribuir mejor los recursos humanos y materiales que tenemos.• cómo repartirnos mejor los trabajos a realizar. 2
    • La programación, a su vez, implica 5 pasos:1. Identificación de objetivos. Los objetivos son de dos tipos: Objetivo General: Es el resultado que buscamos al final de nuestroproyecto. Se logra a mediano y largo plazo. Objetivos Específicos: Son los que se irán concretando para llegar algeneral; son más concretos y se realizan a corto plazo.Además de decir QUÉ se quiere lograr, hay que decir para CUÁNTA gente se hace lo que sehace. Cuántas personas resultarán beneficiadas por el proyecto.Esto se llama “población destinataria”, identificar a quiénes y a cuántos se beneficia conel logro de los objetivos del proyecto.2. Detalle las actividades que se van a realizar .Aquí respondemos a la pregunta: ¿Cómo lo vamos a hacer?, es decir, las distintasactividades que vamos a realizar para lograr nuestros objetivos. Se puede realizar unlistado, ponerle números o letras, para recién utilizarlo en el cronograma. Si nos resultamás práctico, podemos elaborar una planilla, teniendo en cuenta también quiénes van ahacer cada actividad, es decir los responsables de cada una de ellas; por ejemplo: Actividades Responsables a- Hacer los planos del salón Arquitecto de la comunidad comunitario Responsables del proyecto / Tesorero b- comprar materiales del centro vecinal c- ………… …………………Conviene poner las actividades en orden: qué vamos a hacer primero, qué actividad lesigue, etc.3. Realización del CRONOGRAMA:Se llama así al “gráfico” que sirve para controlar las distintas actividades del proyecto,según alguna unidad de medición de tiempo (días, semanas, meses).Se tiene en cuenta entonces: Cuánto tiempo se va a tardar en el proyecto, calculando laduración de cada actividad. Pueden utilizarse diferentes gráficos.Por ejemplo; al que ya utilizamos le agregamos una columna: Actividades Responsables Fechas de comienzo y fin a. Hacer los planos del Arquitecto de la 17/07/03 al 27/07/03 salón comunitario municipalidad b. ……………….. …………………………. …………………………………. 3
    • Etc.4. Hacer el PRESUPUESTOPara armar un presupuesto, siempre nos preguntamos por dónde empezar, porque parecemucho trabajo, pero todo es cuestión de dedicarle tiempo…Según el diccionario, presupuesto es la “estimación de los ingresos y gastos posibles, enuna organización, empresa, etc.”, el “cálculo de gastos que se hace por un tiempodeterminado”. En este caso, el presupuesto nos permite calcular cuánto cuesta el proyectoque queremos llevar a cabo, para lo cual debemos considerar: La suma de los costos de cada uno dea) Recursos materiales los recursos, nos dará el:b) Recursos Humanosc) Recursos Institucionales  Valor total del Proyecto ó PresupuestoTodos los aportes tienen valor, aunque los gestionemos en la provincia o en el municipio ya la comunidad no le cueste dinero.a) Recursos materialesLo primero es realizar la lista de recursos materiales. Para esto hay que pensar quécosas necesitamos para cada una de las actividades que vamos a realizarPara ello, vamos escribiendo: Recursos materiales Cantidad Precios unitarios Precio total -ladrillos 2000 $ 0.50 $ 1000 -bolsas de cemento 40 $ 5.00 $ 200 -cable 10 mts $ 1.00 $ 10 -canillas 15 mts $ 0.50 $ 7.5 2 $ 50.- $ 100 TOTAL $ 1317,5Sumando los importes de la última columna, nos quedará el monto total que necesitamospara comprar estos materiales.b) Recursos HumanosAquí, en lugar de “materiales” tenemos que pensar en las personas que se van a ocupar decada una de las actividades. ¿Cómo “le ponemos el precio” a estos recursos? Teniendo en cuenta el CRONOGRAMA DETRABAJO, debemos sacar el cálculo de cuánto tiempo llevará el proyecto (medido en horaso jornadas según queramos) y cuántas personas se necesitarán para llevarlo a cabo.Teniendo estipulado el valor de la hora ó jornada lo multiplicamos por la cantidad depersonas y luego por la cantidad de horas o jornadas que se trabajarán. Así nos queda elvalor total de los recursos humanos.c) Recursos institucionales.Por ejemplo: 4
    • • valuar una construcción que ya tenemos• valuar el precio del terreno que ya tenemos• los aportes que salen de nuestra comunidad u organización, el teléfono, la computadora,la papelería, etc.d) Valor total del proyectoAquí se suman los totales que obtuvimos en cada tipo de recursos que necesitamos para elproyecto. Tenemos que “poner precio” a todo, incluso a las donaciones que nos hagan ó ala mano de obra comunitaria. Tipo de Recurso Precio Total Materiales Humanos Institucionales Valor Total del ProyectoEl monto solicitado puede ser sólo una parte del valor total. La organización que presenta elproyecto puede “aportar” los gastos institucionales, otra institución puede “aportar” partede los recursos humanos. Así, finalmente, quien presenta el proyecto sólo solicita el montoequivalente al costo de los “recursos materiales”. Los otros aportes, se denominan“APORTE LOCAL” ESPECIFICAIÓN DE APORTES Aportes propios de la institución $ Solicitante Aporte solicitado (*) $ Otros aportes $ TOTAL (debe coincidir con el Valor $ Total del Proyecto)(*) En el caso de los aportes solicitados a CONABIP, el monto del subsidio no puede superar el 75%del monto total del proyecto y de ese 75% solo se puede utilizar un 50% para el pago de honorarios.5. Programar la EVALUACIÓN del ProyectoLa Evaluación de todo Proyecto debe ser definida en la fase de planificación, precisando lametodología y las herramientas (encuestas, entrevistas, observaciones, registros, etc.) quevan a ser utilizadas para recabar la información adecuada.Todo Proyecto puede ser evaluado en forma continua antes, durante y con posterioridad asu ejecución. Los Informes Parciales de evaluación pueden funcionar como insumos para elInforme Final y deben apuntar a introducir los ajustes necesarios, tomando en cuentaefectos o resultados no previstos en la formulación inicial.Toda evaluación (Al momento de realizar la evaluación, pueden consultar el Instructivopara la Evaluación de Proyectos en la página web de CONABIP) debe tener en cuenta tantolos procesos como los resultados obtenidos. Se trata de valorar el impacto y la pertinencia 5
    • del proyecto con respecto a sus objetivos, grupos destinatarios, plazos y recursos utilizadospara la ejecución (presupuesto, personal y recursos materiales).Con esto concluye la FORMULACIÓN DEL PROYECTO;a continuación veremos cómo presentarlo.PRESENTACIÓN DEL PROYECTO¿De qué debe constar la CARPETA DE PRESENTACIÓN DEL PROYECTO?1. Carátula2. Nota de presentación3. Fundamentación del proyecto4. Proyecto1. En la Carátula deben volcarse los siguientes datos:• Nombre del proyecto (Puede ser uno formal “Construcción de letrinas”, ouno de fantasía “Un futuro mejor” con la aclaración de qué tipo de proyecto es).• Nombre de la Biblioteca• Nº de Personería Jurídica• Nº de reconocimiento de la BP• Domicilio Postal• Contacto (correo electrónico y/o teléfono)•• Presupuesto (Pueden ser los distintos aportes o solamente el monto total)• Nombres y Nº de documentos de los responsables del proyecto:2. Nota de presentación: Una nota, dirigida a la autoridad correspondiente, donde se describe en qué consiste elproyecto, se especifica el monto total del presupuesto y cuánto se solicita, sicorrespondiere. El formato de la nota es parecido al siguiente:Lugar y fechaSr./Sra. (Autoridad a la que se dirige)Nos dirigimos a Ud. con el objeto de ………………………………..…………………………… 6
    • para la realización de (nombre del proyecto)…………………………………….……….queconsiste en…………………………………………………………………………………………………………..El monto solicitado es ……………………………………………………………..……………………….. Sin otro motivo, saludamos a Ud. con atenta consideración. Firma de los responsables y aclaraciónSi el proyecto formulado requiere la solicitud de un Subsidio a CONABIP, se recomiendaconsultar la Guía para la solicitud de Subsidios para Proyectos de las Bibliotecas Populares3. Fundamentación de la idea de proyecto: Tenemos que CONVENCER de lanecesidad de hacer este proyecto…4. Proyecto: Objetivos, Actividades, Cronograma, Presupuesto y Evaluación, o sea,todo lo que hemos visto en el Paso “PROGRAMACIÓN”.Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicioy una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un finpreestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizardiagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribirmanuales de procedimiento, etc. (ver 6.1. metodología para el desarrollo de sistemas)Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades.Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, eltiempo y el costo de cada operación.LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada unade las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos),programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones decapital, personal, información, dinero y tiempo (ver 2.3 consideraciones en un planestratégico informático).Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programacalendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de lasactividades en forma económicamente óptima.Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas,por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposicionespresupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo derecursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos laslimitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cadaactividad.En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareasni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiplesactividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne lamayoría de los siguientes criterios:1. Tener un principio y un fin2. Tener un calendario definido de ejecución3. Plantearse de una sola vez4. Constar de una sucesión de actividades o de fases5. Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad 7
    • 6. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividadesAhora piense por un instante en cada uno de los proyectos que se desarrollan en lasorganizaciones, y verá que todos ellos tienen cometidos que deben cumplirse en un ciertoplazo de tiempo y que además requieren de la concurrencia de otras personas.Y es aquí donde empieza a tener relevancia la figura del administrador, en los proyectos arealizarse en las organizaciones; incluidos los proyectos informáticos.Creo importante traer el pensamiento de Deming, quien señala y remarca muy claramente,al presentar su teoría de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar lasactividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elementoesencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debidaorientación basada en principios administrativos, éstos esfuerzos pueden causar profundosdaños.La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tieneque hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sería la dispersión delconocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo enequipo y a los buenos líderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y elconocimiento necesario.Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buentrabajo en la gestión del proyecto, su éxito podrá ser visto y verificado por los demás; encaso contrario, naturalmente, el fracaso también estará a la vista de todo el mundo. Laresponsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar lacapacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasa por alto.Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute atiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas. 8