Bonnes pratiques email pour gagner en productivitéSavoir-faire (maîtriser l’outil)Contrôle à l’entréeUtiliser un anti spam...
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Email attitude savoir faire et savoir etre par synergie informatique avril 2013

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Email attitude savoir faire et savoir etre par synergie informatique avril 2013

  1. 1. Bonnes pratiques email pour gagner en productivitéSavoir-faire (maîtriser l’outil)Contrôle à l’entréeUtiliser un anti spamGérer une liste noire…les fameux « indésirables »Aiguillage automatiqueUtiliser une règle de classement newsletters / certains expéditeursUtiliser une règle de messagerie de classement des mails en copie (CC ou CCI)Utiliser une règle de messagerie de classement des réponses d’entrées d’agendaPersonnaliserUtiliser des codes couleurs pour certains interlocuteurs / entreprisesUtiliser une signature automatique indiquant des informations importantes (mail, tél, site web, …)Utiliser un gestionnaire d’absence pendant une absence de longue durée (pas nécessaire de l’activer pour 1 ou2 jours). Indiquer qui contacter en cas d’urgence (prévenir cette personne)Boîte à outilsUtiliser les tags ou étiquettes plutôt que des dossiersUtiliser un suivi manuel (drapeaux / flags) pour les mails importants en cours de traitement ou la création detâchesUtiliser le système de délégation de votre boite mailUtiliser le moteur de recherche pour retrouver un mailUtiliser un outil tiers de stockage et de partage pour les pièces jointes volumineuses / transférées à beaucoupde personnes, gestion de projet, relation et suivi client, …Utiliser d’autres types d’outils que le mail
  2. 2. Savoir-être (comportement et organisation)Consulter sa boite mail à horaires fixes (en suivant un planning régulier)Fermer son logiciel de messagerie en dehors des phases d’utilisationPlanifiez une tranche horaire (hebdomadaire) pour consulter les newslettersSupprimer les mails inutilesSe désinscrire des newsletters inutilesRépondre aux mails qui vous sont adressés et qui nécessitent une réelle action de votrepartNe répondre dans l’instant que si cela est nécessaire (immédiateté / transfert du stress)Déléguer votre boite mail si nécessaireLaisser le temps aux autres de répondre à vos mails (un mail ne doit pas nécessairement être suivi d’un appel,c’est souvent l’un ou l’autre).Arrêter de classer systématiquement chaque mailNe répondre que lorsque cela est nécessaire (ne perdez pas de temps à envoyer des mailsinutiles : ex les mails de politesse)Ne pas utiliser le mail comme un outil de communication synchrone (préférez le chat ou letéléphone si besoinUn mail n’est pas une preuve écrite (parapluie)Attention aux forwards (syndrome de la patate chaude). Un mail ou une action qui vous semble importante nel’est peut-être pas pour les autres

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