PIBG

PENGURUSAN PERSATUAN IBU BAPA
DAN GURU

OLEH : E.M.SHANMUGARAJ
JABATAN PEN.ASAS & KOMUNITI
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
GENTING HIGHLANDS
PAHANG

Pengurusan PIBG

Peraturan-Peraturan Pendidikan

(Persatuan Ibu-Bapa Guru) 1998

Bengkel

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Pendekatan:
• Kuliah/Perbincangan
• Bengkel Pengurusan PIBG

3

Objektif:

Pada akhir sesi peserta dapat :
• Menjelaskan secara ringkas fungsi
PIBG
• Mejelaskan secara ringkas tatacara
penubuhan PIBG
• Menjelaskan isu-isu berkaitan
dengan pengurusan PIBG
• Merancang pelan tindakan PIBG 4

RASIONAL

Persatuan ibarat tubuh
Tubuh ibarat tunggak
Tanpa Tunggak
Tiang Tidak dapat berdiri
Mahukan berdiri……
Ibu bapa dan guru harus bersatu
Itu lah
PIBG 5

RASIONAL

 Pengurusan sekolah akan menjadi lebih
berkesan dengan penglibatan PIBG secara
terancang dan berfokus dan terancang.
 Jalinan kerjasama erat antara pentadbir sekolah
dan peneraju PIBG akan meyakinkan semua
warga sekolah dan waris pelajar bagi
membawa kejayaan gemilang kepada sekolah.
 Kesedaran terhadap tugas dan tanggungjawab
akan memberi impak yang memberangsangkan
ke atas kecemerlangan sekolah.

6

FALSAFAH

 PIBG adalah komponen penting dalam
membantu merealisasikan wawasan
sekolah.
 Peranan PIBG sebagai pemangkin
kepada usaha sekolah sabagai institusi
masyarakat hendaklah diterjemahkan
melalui program peningkatan sekolah.
 Program dan tindakan PIBG hendaklah
menjadi pelengkap kepada program
sekolah. 7

MATLAMAT

Menjadikan PIBG sebagai agen
pembantu kepada semua program
peningkatan sekolah disamping
menyediakan prasarana
perhubungan yang mantap antara
waris dan semua peringkat
pengurusan pendidikan.

8

OBJEKTIF

Membantu menggemilangkan sekolah
ke arah pencapaian matlamat dan
objektif Perancangan Strategik Sekolah
khususnya:
 Kurikulum
 Kokurikulum
 Disiplin
 Bina Insan / Moral
 Keceriaan 9

MATLAMAT

Menjadikan PIBG sebagai agen
pembantu kepada semua program
peningkatan sekolah disamping
menyediakan prasarana
perhubungan yang mantap antara
waris dan semua peringkat
pengurusan pendidikan.

10


AKTA PENDIDIKAN 1996
(AKTA 550) &
PERATURAN_PERATURAN
TERPILIH PIBG
11

Pada menjalankan kuasa yang
diberikan oleh perenggan 130(2)
(i) Akta Pendidikan 1996
…penubuhan-penyusunan, pengurusan , pengawalan
dan pembubaran persatuan murid, atau persatuan guru
dan ibu-bapa sama ada di dalam atau di luar institusi
pendidikan, dan peraturan yang dibuat dibawah
perenggan ini boleh membuat peruntukan supaya
persatuan guru dan ibu bapa sedemikian mengandungi
mana-mana orang selain daripada guru atau ibu-bapa
murid di institusi pendidikan yang berkenaan.

 Nama dan mula berkuatkuasa
(1) Dinamakan Peraturan-peraturan
Pendidikan (Persatuan Ibu Bapa Guru)
1998.
(2) Mula kuatkuasa 26 Mac 1998

2 . Pemakaian
Peraturan ini hendaklah
terpakai bagi sekolah
kerajaan dan sekolah
bantuan kerajaan

1 Tafsiran
“pemegang-pemegang jawatan ertinya-

(a) mana-mana orang yang telah dicalon dan
dipilih oleh anggota PIBG dalam
mesyuarat Agung tahunan atau
(b) mana-mana anggota yang dilantik oleh
Yang Dipertua untuk mengantikan JK
yang sebelum mesyuarat agung tahunan
akan datang telah meninggal dunia atau
meletak jawatan; atau

Sambung…….

(c) Pelantikan oleh PPD/PPG atau Pendaftar
(bagi negeri yang tiada PPD/PPG ) melalui
kuasa yang diperuntukkan di bawah
peraturan ini menjadi JK PIBG.

“Persatuan Ibu Bapa-Guru” ertinya
ditubuhkan di bawah peraturan 4;

“sekolah” ertinya sekolah kerajaan dan sekolah
bantuan kerajaan.

4. Penubuhan PIBG
(1) ..hendaklah ditubuhkan dalam tiap-tiap
sekolah suatu persatuan yang akan dinamakan
PIBG (disebut “persatuan”) terdiri daripada-

a) semua guru yang mengajar disekolah itu;
b) ibu bapa murid yang
belajar disekolah itu; c)
Guru Besar/Pengetua sekolah sebagai ex-
officio dan Penasihat Persatuaan.

4. Penubuhan PIBG
(2) Warganegara yang tidak mempunyai anak
atau yang belajar di sekolah boleh
memohon sama ada melalui PPD/PPG
atau Pendaftar untuk menjadi anggota.
(3) Ibu bapa dan guru hendaklah disifatkan
sebagai anggota.
(4) Persatuan bukanlah suatu persatuan dalam
erti kata mana-mana undang-undang
berhubung dengan pendaftaran pertubuhan.

5 .Tujuan-tujuan dan batasan-
batasan Persatuan ….
(1) Tujuan-tujuan Persatuan ialah-
(a) ...forum dan perkhidmatan bagi kebajikan
dan kemajuan murid dalam sekolah dalam
meningkatkan imej sekolah;
(c)…membantu usaha sekolah dalam memenuhi
kehendak keperluan kebendaan murid
dalam kegiatan mereka;
(d).....membolehkan ibu bapa dan guru bertukar
fikiran dan maklumat pendidikan;

5. sambungan…. Tujuan-tujuan
dan batasan- batasan Persatuan ….
(d)….ibu bapa dan guru berunding berkenaan
cara memperbaiki taraf pendidikan anak- anak
meraka;
(e)….ibu bapa dan guru menambah kewangan
sekolah dan meningkatkan kemudahan sekolah.

5. sambungan…. Tujuan-tujuan dan
batasan- batasan Persatuan ….
(2) Kegiatan Persatuan hendaklah diarahkan
kepada kebajikan dan kemajuaan murid..
(3) Persatuan boleh dengan kebenaran
Pengetua/Guru Besar menganjurkan aktiviti
kurikulum dan kokurikulum di dalam dan
luar sekolah dengan mengunakan tenaga
mahir/pakar daripada kalangan anggota
Persatuan bagi tujuan meningkatkan
akademik atau perkembangan murid

(6) Persatuan tidak boleh menjadi jentera bagi:
….menyelesaikan pertikaian atau perkara-
perkara lain berkaitan antara Persatuan
dengan Guru besar/Pengetua atau kakitangan
sekolah di mana Persatuan ditubuhkan atau
PPD/PPB/JPN/KPM/kerjaan negeri atau
persekutuan .

(3) Persatuan boleh dengan kebenaran
Pengetua/Guru Besar menganjurkan aktiviti
kurikulum dan kokurikulum di dalam dan
luar sekolah dengan mengunakan tenaga
mahir/pakar daripada kalangan anggota
Persatuan atu bukan anggota Persatuan bagi
tujuan meningkatkan akademik atau
perkembangan murid .

(4) Persatuan di benarkan mengutip apa-apa
sumbangan yang diputuskan dalam
mesyuarat agung tahunan daripada ahli dan
hendaklah dimaklumkan kepada pendaftar

(5) Persatuan tidak boleh memperluaskan kuasa
Persatuan kepada perkara-perkara:
….pentadbiran sekolah, pekerjaan dan
syarat-syarat pekerjaan dan syarat-syarat
perkhidmatan guru dan kakitangan yang lain
di sekolah.

6. ORGANISASI DAN PENGURUSAN
(1)…hendaklah ditubuhkan oleh Guru
besar/pengetua dalam setiap sekolah
(2)…hendaklah diuruskan oleh JK mengikut
perlembagaan Persatuan.
(3)…tanpa menjejaskan keluasan
subperaturan (2) PPD/PPB/Pendaftar
boleh melantik dua orang perseorangan
yang bukan anggota untuk menjadi JK

6. ORGANISASI DAN PENGURUSAN
(5) Orang perseorangan yang disebut (4)
hendaklah orang yang mempunyai
integriti dan terbukti boleh menyumbang
secara positif kepada kemajuan
pendidkan.
(6) PPD/PPB hendaklah mendapat kelulusan
daripada Pendaftar berkenaan dengan
perlantikan yang dibuat di bawah
subperaturan (4)

7. Pendaftaran Persatuan
(1)Apabila sesuatu Persatuan telah
ditubuhkan GB/Pengetua hendaklah
mengemukakan kepada Pendaftar
permohonan bagi pendaftaran
Persatuan ..Jadual Pertama
(2) GB/Pengetua hendaklah
mengemukakan beserta permohonan
itu salinan draf perlembagaan
Persatuan yang hendaklah
memperuntukan perkara …jadual
Kedua.

7. Samb…Pendaftaran Persatuan
(3) Pendaftar boleh ,apabila berpuas
hati bahawa permohonan bagi
pendaftaran dibuat dengan
sewajarnya , mendaftarkan
Persatuan dan mengeluarkan
perakuan pendaftaran sebagaimana
yang terkandung dalam Jadual
Ketiga.

8. Hak pendaftar untuk menghadiri
mesyuarat

Pendaftar atau wakil Pendaftar
berhak menghadiri semua mesyuarat
Persatuan.

9. Kuasa Persatuan untuk memiliki
harta, dsb

Persatuan mempunyai kuasa untuk
memiliki harta, mengguna dan
melupuskan apa-apa harta alih atau
tak alih Persatuan yang Persatuan
berpendapat akan memudahkan
Persatuan menjalankan kuasa dan
kewajipan Persatuan di bawah
Peraturan-peraturan ini.

10. Kumpulan wang dan audit

(1)Maka hendaklah ditubuhkan dan diuruskan
oleh Persatuan suatu Kumpulan wang yang
ke dalamnya hendaklah dibayar semua
derma atau sumbangan daripada mana-
mana anggota terhadap tujuan Persatuan
(2)Persatuan hendaklah menyimpan akaun
yang sepatutnya dan rekod lain berkenaan
dengan perjalanan Persatuan dan hendaklah
disediakan penyata kira-kira bagi tiap tahun
kewangan.

10. Samb…Kumpulan wang dan audit

(3) Akaun Persatuan hendaklah diaudit pada
tiap-tiap tahun oleh dua orang yang bukan
anggota JK dan mereka hendaklah dicalon
dan dipilih oleh anggota Persatuan.
(4) Persatuan dengan persetujuan mesyuarat
agung tahunan mendapatkan khidmat
juruaudit bertauliah bagi tujuan mengaudit
akaun Persatuan.
(5) GB/Pengetua dibenarkan memeriksa akaun
Persatuan.

11. Pentadbiran
(1) GB/Pengetua sekolah di mana
Persatuan ditubuhkan hendaklah
membantu keperluan perkeranian
dan alat tulis Persatuan.
(2) Semua keperluan lain Persatuan selain
yang disebut dalam subperaturan (1)
hendaklah menjadi tanggungjawab
Persatuan.

12. Kuasa Pendaftar berhubung dengan fungsi,
dsb
(1) Jika Pendaftar berpuashati sama ada atas
atau lain-lain bahawa sesuatu
Persatuan atau anggota Persatuan-
(a) bertindak atau bercadang untuk bertindak
secara munasabah berkenaan dengan
perjalanan apa-apa kuasa yang diberikan
atau penunaian apa-apa kewajipan yang
dikenakan oleh Peraturan-Peraturan ini atau
oleh perlembagaan Persatuan ; atau

12. Samb…Kuasa Pendaftar berhubung dengan
fungsi, dsb
(b) Telah tidak menunaikan mana-mana
kewajipan yang dikenakan ke atas Persatuan
atau anggota Persatuan oleh atau di bawah
Peraturan-Peraturan ini,
Pendaftar boleh-
(aa) memberikan apa-apa arahan secara bertulis tentang
perjalanan kuasa atau penunaian kewajipan
sebagaimana yang Pendaftar dapati suaimanfaat, dan
adalah menjadi kewajipan Persatuan atau anggota
Persatuan mematuhi arahan itu; atau

fungsi, dsb

Pendaftar boleh-
(bb) memgantung atau membuang semua atau mana-
mana pemegang jawatan Persatuan dan, walau apa-apa
pun peruntukan mana-mana peraturan-peraturan atau
perlembagaan Persatuan, melantik seorang atau
beberapa orang sebagaimana yang Pendaftar fikirkan
layak untuk mempunyai dan menjalankan semua fungsi
pemegang-pemegang jawatan Persatuan itu selama apa-
apa tempoh yang diarahkan oleh Pendaftar.

fungsi, dsb
(2) Jika pada bila-bila masa, bagi
sesuatu Persatuan dalam mana-
mana sekolah tiada pemegang
jawatan, Pendaftar boleh melantik
seorang atau beberapa orang yang
Pendaftar fikirkan layak untuk
menjalankan fungsi-fungsi
pemegang jawatan bagi Persatuan
itu selama apa-apa tempoh
yang diarahkan oleh Pendaftar.

13. Tidak boleh bergabung dengan badan-badan
di luar sekolah.
13. Persatuan tidak boleh bergabung
dengan mana-mana parti politik
atau kesatuan sekerja atau lain-lain
pertubuhan atau persatuan yang
didaftarkan atau diperbadankan di
bawah mana-mana undang-
undang bertulis yang berkuat kuasa
berhubungan dengannya.

13. Pembatalan

Kaedah-kaedah Persatuan Ibu Bapa –
Guru-Guru, 1973 dibatalkan.


Pengurusan:
Satu proses sosial untuk
mendapatkan kerjasama penyertaan
dan penglibatan ahli-ahli dalam
sesuatu matlamat atau objektif
yang paling berkesan
(Drucker,1972)

41


Peranan yang boleh diberikan oleh Guru Besar

sebagai Ex-Officio kepada PIBG
GURU BESAR HENDAKLAH MEMASTIKAN : -
PIBG boleh :
iii. Mengadakan perkhidmatan bagi kebajikan dan
kemajuan murid-murid
iv. Membantu keperluan kebendaan murid- murid
dalam kegiatan sekolah.
v. Membolehkan ibu bapa dan guru bertukar-tukar
fikiran dan maklumat.
42

(Sambungan…)

(Sambungan…)

i. Memberi peluang kepada ibu bapa dan guru
berunding memperbaiki taraf pendidikan.
ii. Mengadakan tabung PIBG untuk
meningkatkan kemudahan / fizikal sekolah.
iii. Kuasa untuk memiliki, menggunakan dan
melupuskan harta alih dan harta tidak alih.

43

(Sambungan…)

i. Akaun PIBG hendak diaudit pada setiap
tahun sebelum 31 Mei.
ii. Guru Besar dibenarkan memeriksa akaun
PIBG.
iii. Menerima ibu bapa yang tidak mempunyai
anak belajar di sekolah tetapi berminat dan
telah memohon serta diluluskan oleh PPD
untuk menjadi ahli PIBG.

44

Peranan Yang Tidak Boleh Diberikan Oleh

Guru Besar Kepada PIBG
Guru Besar hendak memastikan :-
PIBG tidak boleh:
iii. Memperluaskan bidang kuasa kepada
pentadbiran sekolah, syarat-syarat
perkhidmatan guru dan kakitangan.
iv. Menjadi jentera untuk menyelesaikan
pertikaian antara PIBG dengan GB /
kakitangan sekolah / PPD / JPN / KPM /
Kerajaan Negeri atau Persekutuan.

45

(Sambungan…)

• Bergabung dengan mana-mana parti
politik.

• Bertindak atau bercadang untuk
bertindak secara tidak munasabah
dengan apa-apa kewajipan.

iv. (Pendaftar boleh menggantung /
membuang semua atau mana-mana
jawatan PIBG.)
46


i. Untuk menjamin supaya segala sumbangan
PIBG dapat dijalankan dengan baik, licin
dan teratur, GB hendaklah memahami
perturan- peraturan PIBG.

iii. GB hendak menerangkan kepada semua
guru-guru dan ibu bapa supaya mereka
memahami peraturan-peraturan PIBG.

47

i. Segala konflik atau perselisihan antara ibu

bapa dengan pihak sekolah akan
dikurangkan.

iii. Kerjasama dan kemesraan antara ibu bapa
dan guru-guru dapat dipelihara dan
dipupuk.

v. Segala program kebajikan dan kemajuan
murid-murid dapat dijalankan dan
dipertingkatkan dengan baik dan sempurna.


PENUBUHAN PIBG

49

PENUBUHAN PIBG

Tiap-tiap sekolah dan institusi
pelajaran bantuan penuh
dikehendaki menubuhkan
Persatuan Ibubapa Guru seperti
yang termaktub dalam Akta
Pendidikan 1996 perenggan
130(2) (i)
50

PROSEDUR PENUBUHAN

a. Proses
Tugas Pengetua:
 Melantik beberapa orang ibu-bapa
yang difikirkan sesuai / berkebolehan /
berminat sebagai AJK penaja.

 Memangil mesyuarat AJK Penaja dan
turut hadir sebagai Penasihat (Ahli Ex-
Officio) Pemilihan Pengerusi dan
Setiausaha Penaja dibuat dalam
mesyuarat ini . 51

PROSEDUR PENUBUHAN

Tugas Setiausaha Penaja:
1. Mengedarkan surat panggilan Mesyuarat
Agung Penubuhan kepada ibubapa dan
guru sekolah berkenaan sekurang-
kurangnya 14 hari sebelum diadakan

52

PROSEDUR PENUBUHAN

Tugas Pengerusi Penaja
1. Mempengerusikan Mesyuarat Agung
penubuhan serta menguruskan
pengesahan cadangan perlembagaan
Persatuaan dan pemilihan JK PIBG.

53

PROSEDUR PENUBUHAN

Tugas Setiuasaha Kehormat:
5. Menyediakan surat Permohonan
Pendaftaran dengan menggunakan
Jadual Pertama 7(1) dan menghantar
kepada Pendaftar Sekolah-Sekolah
sertakan bersama 2 salinan Minit
Mesyuarat Agung penubuhan serta
Perlembagaan yang telah diluluskan.
6. Menguruskan pengiriman / failkan
54

CARTA ALIRAN

b. Carta Aliran Kerja
Melantik AJK Penaja

Mengadakan Mesyuarat AJK Penaja

Mengedarkan jemputan ke Mesyuarat Agong
Penubuhan

Mengadakan Mesyuarat Agung Penubuhan
Menyediakan Surat Permohonan Pendaftaran dan
dokumen

Menguruskan pendaftaran
55
Mengepos/Failkan


PERMOHONAN

56


57
SAMBUNGAN…..PERMOHONAN


58
2. SENARAI TUGAS AJK/BIRO

2. SENARAI TUGAS AJK/BIRO

2.1 Pengetua/Guru Besar Selaku Ahli Ex-
Officio
 Mewakili pihak jabatan dan kementerian bagi
mengawal dan menasihati PIBG supaya segala
kegiatan dan keputusan yang dibuat tidak
bercanggah dengan kepentingan perkhidmatan,
dasar-dasar negara dan dasar-dasar mengenai
pelajaran serta hal-hal berkaitan dengan
pentadbiran sekolah dan jabatan.
 Secara otomatis menjadi ahli PIBG dan
menduduki Jawatankuasa tanpa dipilih atau
dilantik dalam Mesyuarat Agung tetapi tidak
59

(Sambung..) SENARAI TUGAS AJK/BIRO
2.1 PENGETUA/GURU BESAR SELAKU AHLI

EX-OFFICIO
3. Mengambil tahu semua aktiviti PIBG dan
melaporkan kepada Pendaftar sekolah-sekolah
sekiranya terdapat sebarang perbincangan atau
keputusan yang bertentangan dengan Kaedah
penubuhan.
4. Menguruskan semua undangan tokoh-tokoh
untuk perasmian majlis anjuran PIBG mengikut
prosedur pekeliling semasa.
5. Melaksanakan arahan-arahan yang dikeluarkan
dari masa ke semasa oleh pendaftar sekolah
berhubung dengan pengurusan PIBG di sekolah
60

2.1 PENGETUA/GURU BESAR SELAKU AHLI

EX-OFFICIO
6. Hadir mesyuarat JK, mesyuarat
Agung,mesyuarat Agung Tergempar, tetapi tidak
mengundi.
7. Berhak untuk mengenti dan menangguhkan
mesyuarat persatuan.
8. Meluluskan semua agenda mesyuarat dan
perkara yang akan dibincangkan dalam
mesyuarat JK
9. Memberi penjelasan isu pengurusan dan
perjalanan sekolah serta isu-isu berkaitan 61
akademik dalam mesyuarat Persatuan

SENARAI TUGAS AJK/BIRO
2.2 YANG DIPERTUA

2. Menjalankan tugas berdasarkan perlembagaan
PIBG.
3. Mempengerusikan mesyuarat agung dan
mesyuarat-mesyuarat JK.
4. Memastikan mesyuarat Agung dan mesyuarat
JK diadakan mengikut kehendak-kehendak
PIBG
5. Menandatangani minit-minit mesyuarat yang
diluluskan
6. Menandatangani cek-cek PIBG sebagai
penandatangani utama. 62

2.2 YANG DIPERTUA

4. Memastikan segala program PIBG induk dan
Biro-Biro dilaksanakan seperti dijadualkan.
5. Mendapatkan nasihat mengenai pengurusan
PIBG dari masa ke semasa daripada
pengetua/Guru Besar selaku Ex-Officio.
6. Mempunyai undi pemutus dan hendaklah
mendandatangani minit-minit mesyuarat
7. Boleh memanggil mesyuarat JK pada bila-bila
masa difikirkan perlu.
8. Mendapatkan nasihat daripada GB/Pengetua
63

2.2 NAIB YANG DIPERTUA

2. Membantu Yang DiPertua dalam segala aspek
perancangan pelaksanaan dan pengurusan.
3. Menjalankan tugas Yang Dipertua semasa
ketiadaannya.
4. Menjadi pengerusi mana-mana Biro jika dilantik.
5. Menjalankan tugas yang ditentukan oleh Yang
DiPertua dari masa ke semasa.

64

2.4 SETIAUSAHA

 Bertanggungjawab sepenuhnya diatas semua
urusan pentadbiran PIBG serta hal surat
menyurat biasa dan panggilan mesyuarat,
mengadakan sistem fail yang dikemaskini
berhubung dengan pengurusan segala
dokumen,risalah serta rekod-rekod PIBG.
 Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat bersama Yang DiPertua dan
Pengetua/Guru Besar selaku Ex-Officio serta
menyediakan edaran untuk dibentangkan.

65

2.4 SETIAUSAHA

3. Menyediakan minit Mesyuarat Agung dan
Mesyuarat JK dan mengedarkan kepada ahli jika
diperlukan.
5. Menghantar makluman/dokumen tertentu dari
masa kesemasa kepada pendaftar Sekolah-
Sekolah misalnya senarai AJK PIBG dan lain-lain.
6. Menjadi salah seorang penandatangani cek
PIBG.
7. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan
oleh YDP dan Pengetua/GB dari masa kesemasa.
66

2.5 BENDAHARI

1. Bertanggungjawab sepenuhnya mengurus
mengawal hal ehwal kewangan persatuan dengan
menyediakan kira-kira kewangan yang kemaskini.
Penyata kira-kira kewangan (1 Jan- 31 Disember)
hendaklah disiapkan sebelum 1 Feb tahun
berikutnya untuk diaudit. Penyata telah diaudit
dibawa ke Mesyuarat Agung untuk diluluskan.
2. Menguruskan perbelanjaan wang persatuan seperti
yang diputuskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan
atau Mesyuarat JK. Perbelanjaan perkara yang
befaedah bagi menjalankan tugas persatuan atau
lain-lain perkara yang diputuskan
67

2.5 BENDAHARI

3. Menyimpan wang runcit tidak melebihi suatu
jumlah pada sesuatu masa, seperti yang
ditetapkan oleh persatuan.
4. Menerima bagi pihak PIBG, semua derma atau
sumbangan daripada mana-mana ahli atau lain-
lain sumber, mengeluarkan resit akuan terima
dan dibankan pada hari yang sama.
6. Menandatangani bersama YDP atau SU
kehormat semua cek pengeluaran wang
Persatuan.
7. Menganggotai Biro Kewangan PIBG sebagai SU.
68

2.6 AJK

 Menghadiri semua Mesyuarat AJK PIBG atau
mesyuarat Biro.
 Membantu merancang segala aktiviti persatuan
samada di peringkat jawatankuasa atau biro-
biro.
 Membantu menyelaras dan melaksanakan
segala aktiviti persatuan dan berusaha
melibatkan seberapa ramai ahli untuk
menjayakan.
 Menjalankan tugas-tugas yang ditentukan JK.
69

2.7 PENGERUSI BIRO

2. Mengenalpasti dan melantik ahli-ahli.
3. Bertanggungjawab kepada program dan aktiviti
Biro dan pelaksanaannya.
4. Mempengerusikan semua mesyuarat JK Biro.
5. Melapor program Biro kepada JK PIBG.
6. Menandatangani mini mesyuarat JK Biro yang
diluluskan.
7. Mengadakan mesyuarat JK Biro sekurang-
kurangnya empat kali setahun.
8. Mendapatkan nasihat YDP Pengetua/GB masa
70
ke semasa.

2.8 setiausaha biro

 Menjalankan tugas Pengerusi Biro semasa
ketiadaanya.
 Menguruskan hal surat menyurat Biro serta
menyediakan minit mesyuarat JK Biro.
 Menguruskan sistem fail yang kemaskini untuk
biro berkenaan.
 Menyediakan Plan Bertindak Biro seperti yang
diputuskan.
 Mengemukakan laporan dan tindakan aktiviti
Biro kepada SU Kehormat PIBG dari masa ke
semasa untuk tindakan selanjutnya. 71

2.9 AJK Biro

2. Membantu merancang menyelaras dan
melaksanakan segala aktiviti biro
3. Melaksanakan tugas yang ditentukan oleh
Pengerusi Biro dari masa ke semasa.

72

2.10 Ahli PIBG

 Menghadiri Mesyuarat Agung PIBG.
 Memberi kerjasama yang erat kepada JK PIBG
serta JK Biro-Biro yang ditubuhkan.
 Berusaha memberi sumbangan idea dan
tenaga juga menterial dalam segala aktiviti
PIBG.
 Menghadiri semua aktiviti sekolah.

73


PERANCANGAN PIBG
3. BIRO PELAKSANAAN

74

3. BIRO PELAKSANAAN
PERANCANGAN PIBG

3.1 JK PIBG hendaklah berusaha mempelbagai
kegiatannya menerusi penubuhan biro-biro
tertentu.
3.2 Biro-biro yang perlu ditubuhkan
i. Kurikulum
ii. Kokurikulum
iii. Disiplin
iv. Bina Insan / Moral
v. Keceriaan

75

Sambungan….3. BIRO PELAKSANAAN
PERANCANGAN PIBG

3.3. Biro-biro terdiri daripada
i. Pengerusi (ibu bapa)
ii. Setiausaha (Ibu bapa / Guru )
iii. Ahli JK (15 orang)
a) 7 guru
b) 8 Ibu bapa
3.4 Tugas Biro
i. Membentuk AJK
ii. Mengikuti dan mengambil tahu
program yang dirancang oleh pihak
sekolah.
ii. Membantu pelaksanaan proram.
76

Samb….3. BIRO PELAKSANAAN
PERANCANGAN PIBG

iv. Melaporkan perkembangan tindakan
BIRO kepada JK Induk PIBG
v. Menyediakan PELAN TINDAKAN
bagi setiap program.

77


78
4. PANDUAN PENGURUSAN AM

4.1 Pengurusan Mesyuarat

i) Sebuah urusetia persatuan hendaklah
dilantik dari kalangan AJK membantu
keberkesanan fungsi JK mereka ialah:
Setiausaha
Bendahari
2 orang dari AJK
ii) Urusetia berperanan:
a) Merancang dan mengatur mesyuarat
bersama YDP.
79

b) Menghantar surat jemputan mesyuarat

c) Mewujudkan sistem pengesanan menentukan
“follow up” dan follow through” ke atas
keputusan mesyuarat JK
d) Memastikan persediaan kemudahan-
kemudahan bilik mesyuarat.
e) Menentukan kehadiran dalam mesyuarat.
f) Menguruskan minuman ringan yang
diperlukan.
g) Menyediakan minit mesyuarat 3 hari selepas
mesyuarat bagi semakan YDP dan diedarkan
kepada ahli-ahli JK selewat-lewatnya
80

selepas 7 hari.

iii) Perkara-perkara penting dalam pengurusan
mesyuarat ialah:

a) Tentukan tarikh, agenda dan tempat
mesyuarat sekurang-kurangnya 14 hari
sebelum satu-satu mesyuarat JK atau
mesyuarat Agung dengan notis bertulis
kepada semua ahli. Bagi mesyuarat Agung
tergempar notis mesyuarat ialah sekurang-
kurangnya 7 hari.
b) Pastikan minit mesyuarat yang lalu telah
disiapkan untuk diedar dalam mesyuarat.
c) Pastikan laporan kewangan dikemaskinikan.
81


d) Koram mesyuarat JK ialah 2/3 daripada
bilangan ahli. Bagi mesyuarat Agung tahunan
koram ialah tidak kurang daripada 3 kali
bilangan AJK persatuan. Bilangan korum bagi
mesyuarat agung tergempar bergantung
kepada perlembagaan PIBG masing-masing.

82

4.1.1 Prosedur Mesyuarat JK

Jawatan Proses
YDP/ SU 1. Menetapkan tarikh, masa dan
Kehormat
tempat mesyuarat.
2. Menetapkan agenda mesyuarat
2.1 Ucapan YDP
2.2 Pengesahan minit lalu
2.3 Perkara berbangkit
2.4 Laporan Biro-Biro
2.5 Laporan Kewangan
2.6 Hal-hal lain
83

Sambung…..4.1.1 Prosedur Mesyuarat JK

Su Kehormat 3. Memberitahu semua AJK
melalui surat
SU Biro/ 4. Menyediakan laporan
Bendahari mesyuarat
yang lalu
Kehormat/
SU Kehormat
YDP 5. Menjalankan mesyuarat
SU Kehormat 6. Mencatat minit mesyuarat
7. Menyediakan minit yg lengkap
8. Mengedarkan minit kepada 84
AJK

CARTA ALIRAN

Menetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat

Menghantar notis mesyuarat

Menyediakan laporan serta minit mesyuarat yang lalu

Menjalankan mesyuarat

Menyediakan minit yang lengkap

Mengedarkan minit kepada semua AJK untuk tindakan/fail

85

4.1.2 Prosedur Mesyuarat Agung Tahunan
Yang DiPertua

2. Mengarahkan SU Kehormat memanggil
mesyuarat Jawatankuasa terakhir, empat
minggu sebelum tarikh mesyuarat agung PIBG.
3. Membentuk JK penyemak Usul terdiri daripada
3 orang ahli, dipengerusi oleh YDP, ahlinya SU
Kehormat dan seorang lagi yang ditentukan oleh
YDP.
SU Kehormat:

3. Memberi notis mesyuarat secara bertulis kepada
ahli-ahli dan meminta usul-usul.
4. Menulis surat jemputan kepada tokoh perasmian
86
t.tangan pengetua/GB

N. Yang Dipertua

5. Mengadakan mesyuarat JK penyemak Usul
SU Kehormat/SU Biro/Bendahari kehormat
4. Menyediakan kertas mesyuarat mengandungi.
6.1 Agenda Mesyuarat
6.1.1 Membentang / menerima minit
6.1.2 Membentang / menerima laporan
6.1.3 Membentang / menerima Penyata
Kewangan yang telah diaudit
6.1.4 Memilih AJK yang
baru 6.1.5 Membahas
dan menerima usul 6.1.6
Ucapan penaguhan 87

SU Kehormat/SU Biro/Bendahari kehormat

6.3 Laporan tahunan JK
6.4 Penyata kewangan beraudit
6.5 Laporan Biro-biro
6.6 Usul-usul yang telah
disemak
Pengetua/GB

7. Menasihati JK dan menentukan semua
prosedur / aturan protokol dipatuhi dan
persiapan majlis dibuat mengikut kesesuaian
YDP
88
8. Menjalankan mesyuarat/menangguhkannya

YDP

8. Menjalankan mesyuarat/menangguhkannya
SU kehormat

9. Mencatat minit/keputusan mesyuarat
10.Menghantar laporan Mesyuarat Agung
Tahunan, mengandungi minit mesyuarat senarai
JK yang dipilih serta laporan kewangan beraudit
yang telah diluluskan kepada Pendaftar Sekolah-
sekolah

89

CARTA ALIRAN

Memanggil Mesyuarat JK terakhir /Bentuk JK penyemak
usul
Memberi notis mesyuarat kepada ahli serta
minta usul /Tulis surat jemputan perasmiaan

Menasihati JK dalam semua aspek persediaan
mesyuarat. Tandatangan surat jemputan perasmian
oleh pengetua/GB

Menyediakan minit yang lengkap

Mengumpul dokumen-dokumen mesyuarat untuk 90
dihantar kepada Pendaftar sekolah-sekolah


Mengepos/Failkan
CARTA ALIRAN

91

4.1.2 Prosedur Mesyuarat
AgungTergempar
Yang DiPertua/SU Kehormat

2. Menerima permintaan bertulis daripada ahli
SU Kehormat:

 Memanggil Mesyuarat JK untuk menetapkan
tarikh, masa, tempat dan agenda.(Agenda
terhad kepada membincang maksud mesyuarat
itu diadakan)
 Menyediakan kertas Mesyuarat
 Memberi notis mesyuarat kepada ahli-ahli
Yang DiPertua
5. Menjalankan mesyuarat 92

4.1.2 Prosedur Mesyuarat Agung
Tergempar
SU Kehormat:

6. Menyediakan minit mesyuarat
7. Menghantar minit mesyuarat kepada Pendaftar
sekolah-sekolah

93

CARTA ALIRAN

Menerima bermintaan bertulis daripada ahli-ahli (bilangan
mengikut perlembagaan)
Memanggil Mesyuarat JK. Tetapkan Tarikh,
masa, tempat dan agenda)

Memberi notis Mesyuarat kepada ahli-
ahli/Menyediakan Kertas Mesyuarat


Menyediakan minit yang lengkap untuk hantar kepada
Pendaftar sekola-sekolah
Mengepos/Failkan 94

4.2 Pengurusan Sistem Fail
Pengkelasan Fail

4.2.1 Fail hendaklah diberi tajuk ringkas

bersesuaian dengan kandungan surat.
Sesuaikan dengan sistem fail sekolah.
4.2.2 Tajuk fail diberikan 3 level seperti berikut:
01/01/001
Level 1 : 01 – Tajuk Besar
Level 11 : 01 – 09 Tajuk Perkara
Contoh : 01 - Surat Pekeliling
02 - Mesyuarat
03 - Pelan Bertindak
Level 111 : 001-009 Aktiviti

95

Pengkelasan Fail

Contoh :

1 11 111
01 / 01/ 001 ( )
Tajuk Besar / Kurikulum / Kelas Bimbingan Bil
4.2.3 Tiap-tiap fail hendaklah ada kertas minit yang yang
diletakkan disebelah kiri dan surat-surat disebelah
kanan.
2.3.1 Semua surat di dalam fail hendaklah direkodkan
pada kertas minit mengikut urutan:
Surat Keluar : Dakwat Biru
Surat Masuk : Dakwat Merah
2.3.2 Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100
kandungan tersenarai pada minit atau bila fail96
tebal.

Pengkelasan Fail

4.2.3 Setelah fail penuh catatkan jilid 1 pada nombor rujukan

Buka fail menggunakan jilid 11 dan nombor rujukan yang
sama.
Contoh: 01/01/001 Jld. 2
4.3 Pengurusan Surat-Menyurat:
4.3.1 Dalam pengurusan surat menyurat adalah penting
bagi merekodkan satu-satu urusan. Semua surat
hendaklah dibuat secara rasmi dan mengikut
peraturan yang betul.
4.1.1 Dicatatkan nombor siri rujukan fail dan tarikh
4.1.2 Diberikan tajuk yang bersesuaian dengan
kandungan
4.1.3 Menggunakan tajuk yang sama jika
menjawab 97

4.3.2 Surat menyurat kepada jabatan hendaklah atas
nama jawatan ketua jabatan Walaubagaimanapun

sekiranya ia tindakan pegawai yang tertentu ditulis
‘untuk perhatian’ (u.p)
Contoh: Pengarah Pendidikan Pahang
Jabatan Pendidikan Pahang
Alor Akar
25604 KUANTAN
4.3.3 Tatacara penulisan surat.
i) Pembukaan surat menggunakan penghormatan yang
bersesuaian dengan kedudukan.
ii) Jarak 2 spacing di bawah, taipkan tajuk surat berkenaan
gariskan.
iii)Mulakan rencana dua jarak ‘spacing’ lagi tepi sebelah
kiri. Semua melainkan perenggan pertama hendaklah 98
diberi nombor berturut.

a) Gunakan huruf abjad atau huruf roman bagi peringkat
rencana.

b) Perenggan yang mempunyai pecahan gunakan
peringkat pecahan. 2.1 , 2.2
c) Taipkan tiga titik…ditepi sebelah kiri, jika ada lampiran,
bersententangan dengan perkataan( bersama-sama ini)
Iv Akhir surat dengan perjkataan “BERKHIDMAT UNTUK
NEGARA”
Saya yang menurut perintah, masing-masing dalam jarak
2 ‘spacing’
v) Tinggalkan empat jarak ‘sapcing’ taip nama yang
menandatangani surat (Huruf Besar) dan gelaran jawatan
(Setiausaha/ Yang di Pertua/ )
vi. Taipkan perkataan s.k untuk surat salinan. Jika lebih
99
daripada 1 s.k nombor turutan tidak diperlukan.

5. PENGURUSAN KEWANGAN
Bendahari Kehormat

1. Menerima perlantikan
2. a) Menerima daripada bendahari kehormat dalam JK
lalu / menyediakan dokumen – dokumen akaun
baru:
2.1 Buku Tunai
2.2 Buku daftar Ahli
2.3 Buku Resit Terimaan Wang
2.4 Baucer-baucer pembayaran
2.5 Fail-fail Kewangan
2.6 Buku cek
b) Membuka Akaun Kira-kira di bank
3. Menyediakan dokumen kutipan

100

Guru Darjah

4. Melaksanakan kutipan dan mengeluarkan resit rasmi
terimaan wang
5. Menyerahkan wang kepada Bendahari kehormat dan
menerima resit kawalan.
Bendahari Kehormat
6. Menyimpan wang di Bank
7. Mencatat kutipan di Buku Tunai
Bendahari/YDP
8. Menyelenggara Buku Tunai
Bendahari/YDP/SU Kehormat
9. Menguruskan bayaran bil-bil
101

10. Menyediakan Laporan Kewangan Semasa untuk
mesyuarat JK.

11. Menyediakan Penyata Akaun Beraudit untuk
mesyuarat Agung Tahunan.
Bendahari Kehormat
12. Membentang Penyata Akaun Beraudit
13. Menyerahkan sesalinan Penyata Kewangan Beraudit
yang telah diluluskan oleh mesyuarat Agung Tahunan
kepada SU Kehormat untuk dihantar kepada
Pendaftar Sekolah-Sekolah

102

5. 2 PENGURUSAN KEWANGAN
1. Prosedur Membuka Dan Menutup Akaun di Bank

Bendahari kehormat
1. Mendapatkan kad permohonan membuka Akaun
Semasa di Bank yang diluluskan oleh Persatuan
2. Mengisi/melengkapkan Kad Permohonan dalam 4
salinan serta mendaptkan contoh tandatangan YDP,
Bendahari Kehormat, dan SU Kehormat seperti yang
ditetapkan oleh Perlembagaan Persatuan sebagai
pegawai-pegawai yang bertanggungjawab.
3. Mengemukakan kad permonan kepada Pengurus Bank
beserta 2 salinan minit mesyuarat JK
4. Menerima semua dokumen akaun seperti No. Akaun,
Buku Cek, Slip Wang Masuk .
5. Berurusan dengan bank dari masa kesemasa.
103

5. 2 PENGURUSAN KEWANGAN
1. Prosedur Penyelengaraan Buku Tunai

Bendahari kehormat
1. Mencatat / merekod mengikut susunan segala
penerimaan tunai/cek yang dibankkan serta
pembayaran yang buat satu-satu bulan.
2. Menerima Penyata Bank
3. Menyemak urusan yang terdapat dalam buku Tunai
dengan penyata Bank
YDP
4. Menyemak Buku Tunai pada tiap-tiap akhir bulan dan
mengesahkan penutupannya.

104

5.4. Prosedur Pembayaran Bil-Bil
Bendahari kehormat
1. Menerima invois/bil pembeliaan satu-satu barang atau

perkhidmatan yang dipesan oleh PIBG
2. Mencatat/merekod butir-butir pembeliaan/perkhidmatan
ke dalam Buku Stok.
3. Menyediakan dokumen pembayaran:
3.1 Dua salinan baucer pembayaran
3.2 Cek berpalang , ditulis atas nama pembekal
YDP/Bendahari kehormat/SU Kehormat
4. Menandatangani cek seperti yang disyaratkan oleh JK
5. Mengirim cek pembayaran berserta satu salinan baucer
pembayaran.
6. Menerima balik baucer pembayaran yang telah ditanda
tangani akaun penerima beserta resit rasmi. 105


PELAN BERTINDAK

106

Definisi

Pelan tindakan adalah langkah
jangka pendek yang dirancang bagi
dilaksanakan dalam sesebuah
organisasi sebagai satu strategi
untuk menjayakan misi atau
menyelesaikan masalah yang wujud
dalam organisasi itu.

107


1.0 Visi Sekolah :
SEKOLAH KEBANGSAAN SERI
KOTA MENJADI SEKOLAH CONTOH
DAERAH MARAN PADA TAHUN
2010

108

2.0 Misi Sekolah

 Mencapai 100% menguasai
kemahiran 3M bagi semua murid
tahap 2.
 Mencapai kelulusan 90% dalam
peperiksaan UPSR.
 Mencapai Sifar masalah disiplin

 Cemerlang dalam Kokurikulm

109


Program Gemilang Akademik

4.0 Sasaran
 Semua 500 orang murid-murid
SK Seri Kota boleh
menulis/membaca/mengira.

110


5.0 Objektif Khusus Program

Menjelang akhir tahun 2006;
 Purata kelulusan bagi tahun 1 hingga 6
dalam semua subjek teras meningkat dari
75% kepada 90%.
 Peratus penguasaan kemahiran
membaca, menulis dan mengira untuk
tahap 2 meningkat dari 95% kepada
100%.
 Peratus kelulusan UPSR meningkat dari
76% kepada 90%.
111

6.0 Tarikh dan tempoh

Pelaksanaan
 Januari 2006 hingga September 2006
 Tempoh pelaksanaan adalah selama 9
bulan.

112

PIBG

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to PIBG

Similar to PIBG (20)

PIBG