Utilização de um Wiki como
      suporte ao trabalho colaborativo
                Produzir e gerir informação de
         ...
Reforma, Modernização, Crise…

   O Estado e a Administração
   perante um novo contexto,
      com novos desafios.
São necessárias novas formas de
           trabalhar
Com maior coordenação, eficácia e
           eficiência




                        Photo credit: Bridgestone Corporation
Que permitam:

• Colaboração interministerial
• Colaboração multidisciplinar
• Colaboração entre entidades públicas
  e pr...
Intensa actividade legislativa

• A reforma da AP é acompanhada de
  um aumento de actividade legislativa
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Intensa actividade legislativa

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  gerir informação e conhecimento de
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O que é um Wiki
Wiki

• Website em que os
  utilizadores podem
  adicionar, remover
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Wiki

• Tão fácil de usar que estão a tornar-
  se na ferramenta de selecção para
  apoiar a realização de projectos que
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Future Melbourne – The city plan
that anyone can edit




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California's Best Practices Wiki




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California's Best Practices Wiki

• melhorar a eficácia do governo da
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E-learning INA
  http://elearning.ina.pt
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  Formação em e-learning e
  Comunicação
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Projecto e-learning do INA, I.P.

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Aumento de colaboradores na
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Desafios
Desafios a superar

• Grande rotatividade de
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Desafios a superar

• Grande fluxo de e-mails
• Crescente dificuldade em gerir o fluxo
  de informação
• Trabalho redundan...
Onde é que o Wiki nos ajudou

• Coordenação e sincronização do
  trabalho colaborativo
• Actualização constante da
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Onde é que o Wiki nos ajudou

• Acesso à informação e conhecimento
  organizados
• Criação de um repositório de
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Onde é que o Wiki nos ajudou

• Registo do contributo individual
• Empowerment dos colaboradores –
  todos têm a palavra
•...
A solução
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PBWORKS
http://pbworks.com/
Segurança
Controlo de acessos ao Wiki
Perfis de utilizadores
Acesso às páginas
Funcionalidades de colaboração
Edição colaborativa de páginas
Registo do histórico
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versões




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Gestão de directorias e
páginas
Gestão de documentos e
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           • Conteúdo ...
Facilidade de utilização
Editar páginas
Criar índices
Inserir plugins multimédia
Fácil de navegar e aceder
Templates customizáveis
Outras vantagens

• Versão gratuita
• Ausência de custos de manutenção
• Suporte técnico
• Independência do departamento d...
Obrigada!

Gabriela Hands de Azevedo
 Selma Vedor Fernandes


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Wiki - gerir o conhecimento e coordenar o trabalho colaborativo

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Os e-mails por ler não param de crescer? Está cansado de não encontrar os documentos de trabalho que tanto precisa? E em determinar qual a versão mais recente? Quer coordenar de forma mais eficaz, eficiente e produtiva o trabalho em equipa? Gerir a informação e o conhecimento no seu departamento ou organização?
Esta apresentação, onde se relata a experiência de utilização de um Wiki na equipa e-learning do INA, mostra-lhe como esta ferramenta o pode ajudar.
Comunicação realizado no 7.º COngresso da Administraçao Pública, realizado nos dias 10 e 11, em Lisboa.

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  1. 1. Utilização de um Wiki como suporte ao trabalho colaborativo Produzir e gerir informação de forma mais rápida e eficiente Gabriela Hands de Azevedo 7.º Congresso Nacional da Administração Pública Selma Vedor Fernandes 11 de Novembro de 2009 - Lisboa
  2. 2. Porquê um Wiki
  3. 3. Reforma, Modernização, Crise… O Estado e a Administração perante um novo contexto, com novos desafios.
  4. 4. São necessárias novas formas de trabalhar
  5. 5. Com maior coordenação, eficácia e eficiência Photo credit: Bridgestone Corporation
  6. 6. Que permitam: • Colaboração interministerial • Colaboração multidisciplinar • Colaboração entre entidades públicas e privadas • Colaboração entre entidades nacionais e estrangeiras • Trabalho em equipa
  7. 7. Intensa actividade legislativa • A reforma da AP é acompanhada de um aumento de actividade legislativa e regulamentadora • A redacção de documentos administrativos e jurídicos beneficia da adopção de modelos de trabalho que envolvam vários colaboradores, com árias competências e permissões diferenciadas.
  8. 8. Intensa actividade legislativa • Gera a necessidade de produzir e gerir informação e conhecimento de forma mais transparente, rigorosa, consistente, rápida e com menores custos.
  9. 9. O que é um Wiki
  10. 10. Wiki • Website em que os utilizadores podem adicionar, remover e editar qualquer página usando um browser.
  11. 11. Wiki • Tão fácil de usar que estão a tornar- se na ferramenta de selecção para apoiar a realização de projectos que incluam vários participantes, inclusive na Administração Pública.
  12. 12. Future Melbourne – The city plan that anyone can edit http://www.futuremelbourne.com.au/wiki/view/FMPlan
  13. 13. Future Melbourne-The city plan that anyone can edit • para planear com a população o futuro da cidade de Melbourne, Austrália, para 2020. • 30 mil visitas, 7 mil participantes activos, 200 edições
  14. 14. California's Best Practices Wiki http://www.bestpractices.ca.gov/MainPage.ashx
  15. 15. California's Best Practices Wiki • melhorar a eficácia do governo da Califórnia através da partilha de boas práticas. • funcionários podem apresentar as boas práticas no Wiki, e ver e pesquisar demais práticas do governo do Estado.
  16. 16. E-learning INA http://elearning.ina.pt
  17. 17. FELC • FELC - Equipa Multidisciplinar de Formação em e-learning e Comunicação • Duas áreas de actuação: 1. o e-learning 2. formação em comunicação, línguas e pedagogia
  18. 18. Projecto e-learning do INA, I.P. • nasce em 2002 com dois colaboradores • Actualmente integra 7 elementos (1 dirigente, 5 técnicos superiores, 1 informático).
  19. 19. O que faz o e-learning do INA • gere ferramentas tecnológicas • concebe e desenha cursos elearning • concebe e produz recursos pedagógicos • realiza formação em e-learning • apoia e forma utilizadores (helpdesk tecnológico) • promove a cooperação internacional na área do e-learning • divulga o e-learning na Administração Pública
  20. 20. O contexto
  21. 21. A IN do ng r ni -lea e do to en im sc Cre
  22. 22. Aumento e diversificação do trabalho
  23. 23. questionários helpdesk eventos conteúdos formandos fóruns comunidades MAIS… cursos plataforma reuniões podcasts emails formadores audioconferências vídeos
  24. 24. Aumento de colaboradores na equipa
  25. 25. As ferramentas que usávamos
  26. 26. Directoria partilhada e e-mail
  27. 27. Onde estará aquele ficheiro? *#&!*#
  28. 28. Qual será a versão?
  29. 29. Encontrei o documento, mas qual é a versão? Enviaste por email? Mas já apaguei esse email!
  30. 30. Tem de haver uma forma melhor!
  31. 31. A solução WIKI
  32. 32. Desafios
  33. 33. Desafios a superar • Grande rotatividade de colaboradores – perda de conhecimento e integração de novos membros • Dificuldade em transmitir procedimentos e incorporar melhorias • Descoordenação do trabalho colaborativo
  34. 34. Desafios a superar • Grande fluxo de e-mails • Crescente dificuldade em gerir o fluxo de informação • Trabalho redundante
  35. 35. Onde é que o Wiki nos ajudou • Coordenação e sincronização do trabalho colaborativo • Actualização constante da informação pertinente ao desenvolvimento das actividades Uniformização das regras e procedimentos - aumento da qualidade do serviço prestado aos clientes internos e externos
  36. 36. Onde é que o Wiki nos ajudou • Acesso à informação e conhecimento organizados • Criação de um repositório de informação e conhecimento • Preservação da memória organizacional • Redução dos recursos para a integração e formação de novos colaboradores
  37. 37. Onde é que o Wiki nos ajudou • Registo do contributo individual • Empowerment dos colaboradores – todos têm a palavra • Redução do volume de e-mails • Gestão do conhecimento, facilitando a sua localização/criação, organização, partilha e (re)utilização
  38. 38. A solução adoptada PBWORKS http://pbworks.com/
  39. 39. Segurança
  40. 40. Controlo de acessos ao Wiki
  41. 41. Perfis de utilizadores
  42. 42. Acesso às páginas
  43. 43. Funcionalidades de colaboração
  44. 44. Edição colaborativa de páginas
  45. 45. Registo do histórico
  46. 46. Comparar alterações e repor versões Adicionado Eliminado
  47. 47. Comentários
  48. 48. Notificações via RSS ou email
  49. 49. Gestão de directorias e páginas
  50. 50. Gestão de documentos e ficheiros Diferentes formatos suportados
  51. 51. Adicionar anexos
  52. 52. Pesquisa Pesquisa em: • Páginas • Directorias • Anexos • Conteúdo de páginas • Conteúdo de anexos
  53. 53. Facilidade de utilização
  54. 54. Editar páginas
  55. 55. Criar índices
  56. 56. Inserir plugins multimédia
  57. 57. Fácil de navegar e aceder
  58. 58. Templates customizáveis
  59. 59. Outras vantagens • Versão gratuita • Ausência de custos de manutenção • Suporte técnico • Independência do departamento de TI
  60. 60. Obrigada! Gabriela Hands de Azevedo Selma Vedor Fernandes http://elearning.ina.pt

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