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trabajando en real, permitiendo la accesibilidad de la información a todos losusuarios. Una vez desarrollado el gestor de ...
Fig. 2. Dossier de artista. Pablo Picasso-   Letras para el arte. En este apartado se documenta una de las actividades    ...
de la película, contexto cinematográfico, información sobre el director y los    actores y recursos documentales relativos...
digitalizado e incluido en una base de datos de imágenes, y nuestra intención      es poner esta información a disposición...
Se pretende que el catálogo sea capaz de integrar en una misma interfaz todos losrecursos documentales de la biblioteca y ...
   En los resultados de las búsquedas aparecen una serie de términos    relacionados que permitirán al usuario descubrir ...
   Posibilita el acceso a los contenidos digitales.                      Fig. 10. Consulta a contenidos digitales   El u...
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Características generales de la Intranet:      Incorpora un diseño funcional que refleja la imagen de la organización, en...
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Metamorfosis arquitectónica: nuevos usos culturales paraviejos edificios (30 octubre de 2009 – 20 de abril de 2010)       ...
La letra filmada: del libro a la gran pantalla (23 de abril – 17 de          septiembre de 2010)               Fig. 15. La...
La Biblioteca de ARTIUM celebra el Día Internacional del Libro a través de unprograma de actividades que persigue, por un ...
   bertso-rap-mix         Fig. 17. Día Internacional del Libro. Bertso-rap-mix    En 2010 la celebración del Día Internac...
El bookcrossing permite no sólo compartir e intercambiar             gratuitamente libros sino también seguir la pista de ...
7. BibliografíaABAD GARCÍA, Francisca. Evaluación de la calidad de los sistemas de información.Madrid: Síntesis, 2005ARROY...
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Ponencia artium v_encuentros

  1. 1. La gestión del patrimonio documental en ARTIUMElena Roseras CarcedoResponsable de Biblioteca y DocumentaciónARTIUM, Centro-Museo Vasco de Arte ContemporáneoC/ Francia, nº 2401002 Vitoria-Gasteiz Resumen: En estos V Encuentros se van a exponer los programas que hemos estado desarrollando en estos dos últimos años con el objetivo de compartirlos con diferentes profesionales de nuestro ámbito. Estamos actualizando el gestor de contenidos Drupal, hemos empezado a desarrollan un catálogo de acceso en línea adaptado a las exigencias de la web social, se ha puesto en marcha la Intranet de ARTIUM y se han incorporado nuevas actividades en nuestro programa de extensión cultural. Palabras clave: Gestión de contenidos, catálogo de acceso en línea, gestión del conocimiento, Intranet.1. IntroducciónCon la finalidad de promover la difusión del pensamiento y del arte y de la culturacontemporáneos, contribuyendo a la transformación de la información enconocimiento, y a la promoción de las tecnologías de la información ycomunicaciones, fomentando su uso por parte de la sociedad, el Centro deDocumentación de ARTIUM ha planteado un proyecto general de gestión delpatrimonio documental y comunicación digital que engloba una serie de programasespecíficos.2. DrupalEn 2008 empezamos a trabajar en el diseño de Drupal, un gestor de contenidos decódigo abierto que nos permitiese una gestión integral de los recursosdocumentales como parte fundamental de la planificación general de nuestrocentro. En estos dos años hemos desarrollado el producto introduciendomodificaciones y desarrollando nuevas funcionalidades. En estos momentos elgestor de contenidos se encuentra alojado en el servidor del museo y estamos 1
  2. 2. trabajando en real, permitiendo la accesibilidad de la información a todos losusuarios. Una vez desarrollado el gestor de contenidos hemos empezado a incluirlos dossieres que teníamos elaborados, previamente actualizados y revisados.Cuando el histórico de dossiers esté incluido dentro del gestor de contenidosempezaremos a introducir nueva información.A medida que se incorporaban nuevos módulos se realizaba la evaluación de losmismos, lo que nos ha permitido introducir mejoras y realizar cambios constantes.Los contenidos se están estructurando del siguiente modo: Fig. 1. Estructura del sitio - Catálogo. Desde este apartado se accede al sistema de gestión bibliotecaria, en el que se recogen los registros bibliográficos y toda la información que se está digitalizando. - Artistas. Se ofrece acceso a toda la documentación que desde el centro se está generando sobre distintos artistas contemporáneos. Se puede consultar la biografía del artista, su obra, exposiciones, exposiciones en ARTIUM, bibliografía general, bibliografía presente en la biblioteca del museo y recursos electrónicos. 2
  3. 3. Fig. 2. Dossier de artista. Pablo Picasso- Letras para el arte. En este apartado se documenta una de las actividades que organiza la biblioteca y en la cual se intenta aunar arte y literatura, ofreciendo una nueva manera de acercarse y descubrir el arte. Desde esta sección se obtiene información sobre el escritor invitado y la obra de arte elegida. Fig. 3. Letras para el arte. Eduardo Mendicutti- En torno al cine. El museo organiza tertulias y diferentes ciclos de cine con objeto de profundizar y debatir sobre algunas de las películas más representativas de la historia del cine. En este apartado se incluyen los dossieres de las películas programadas, ofreciendo la ficha técnica y sinopsis 3
  4. 4. de la película, contexto cinematográfico, información sobre el director y los actores y recursos documentales relativos a la película. Fig. 4. En torno al cine. 2046- Exposiciones. Se ofrece información sobre las exposiciones que organiza el museo. Se incluye información sobre los artistas que participan en la exposición, los textos generados en torno a la misma y los artículos que en los medios de comunicación han aparecido sobre la exposición documentada. Fig. 5. Exposiciones. A través del graffiti- Programas de mano de cine. La biblioteca dispone de un millar de programas de mano de cine de los años 1930 a 1960 que se han documentado, 4
  5. 5. digitalizado e incluido en una base de datos de imágenes, y nuestra intención es poner esta información a disposición de todos los usuarios. - Fig. 6. Programas de mano de cine3. Catálogo en línea Fig. 7. Portada del catálogoEstamos trabajando en el desarrollo de un catálogo de acceso en línea adaptado alas exigencias de la web social, de los contenidos digitales y, en definitiva, a lasnuevas formas de interactuar de los usuarios con la gestión y búsqueda deinformación en la web.Para acometer este proyecto se ha seleccionado Vufind, una herramienta de códigoabierto desarrollada y mantenida por la Villanova University’s Falvey MemorialLibrary, que posibilite un interfaz de consulta eficiente y amigable para los usuarios. 5
  6. 6. Se pretende que el catálogo sea capaz de integrar en una misma interfaz todos losrecursos documentales de la biblioteca y ponerlos a disposición del usuario,adelantándose a sus necesidades. Así mismo, VuFind ofrece la posibilidad de que elusuario interactúe con la herramienta de búsqueda a través de las listas personalesde recursos y el etiquetado.Nuestro principal objetivo es que la integración de VuFind con nuestro programa degestión bibliotecaria AMICUS proporcione al catálogo el potencial de búsqueda, laflexibilidad y la usabilidad necesarios para poner a disposición de los usuarios loscontenidos que estamos procesando en el centro de documentación.Podemos mencionar algunas de las especificaciones de Vufind:  CSS, PHP, AJAX, XML/XSL, Javascript.  Búsqueda con resultados facetados.  Sugerencias de términos o recursos similares.  Listas para guardar recursos y organizarlos.  Etiquetado social.  Sindicación OAI.  Exportación a gestores de referencias bibliográficas.  ………….Características del catálogo:  Permite refinar los resultados de la búsqueda a través de diferentes criterios como formato, autor, idioma, materia, género o región. Fig. 8. Búsqueda en el catálogo 6
  7. 7.  En los resultados de las búsquedas aparecen una serie de términos relacionados que permitirán al usuario descubrir nueva información. Fig. 9. Referencia bibliográfica en el catálogo 7
  8. 8.  Posibilita el acceso a los contenidos digitales. Fig. 10. Consulta a contenidos digitales El usuario puede ordenar los resultados por diferentes criterios, visualizar el registro en diferentes formatos, acceder a la sindicación de contenidos, crear de listas de suscripción, listas de novedades, enviar los resultados por e- mail, guardar búsquedas, agregar portadas, enlaces electrónicos, visualizar sus préstamos, …. Fig. 11. Personalización de la información en el catálogo 8
  9. 9. 4. Intranet de ARTIUM Fig. 12. Intranet de ARTIUMARTIUM está realizando una apuesta decidida por la sistematización y eficiencia desus procesos como clave para mejorar los productos y los servicios que ofrece a lasociedad.Dentro de este marco de actuación, la Intranet pretende constituirse en unelemento clave para el asentamiento en la organización de una cultura decomunicación, colaboración y compartición de conocimiento como pilares delaprendizaje y de la mejora continua.La implantación de la Intranet en ARTIUM ha sido un proceso modular y flexiblecuyos principales objetivos son resolver necesidades de información para elcorrecto desempeño de las tareas de los miembros de la organización, así comomejorar la comunicación y el intercambio de información a nivel interno. Con todoello se pretende lograr una eficaz gestión del conocimiento y una mejora delproceso de toma de decisiones en el ámbito de nuestra organización.ARTIUM está evolucionando hacia a un nuevo modelo de organización quedesarrolle las capacidades individuales y colectivas, hacia un modelo máshorizontal, más participativo, con gran importancia del trabajo en equipo. Ante éstereto, la intranet ofrece un espacio único de información, accesible para todos,puerta de acceso directa a los conocimientos del museo, a la vez que un medioideal para la colaboración entre equipos. Constituye, pues, el mejor marco posiblepara que el conocimiento fluya y se pueda sistematizar y compartir. 9
  10. 10. Con este enfoque, detallamos los objetivos principales que se pretendenalcanzar:  Proporcional a las personas un entorno de trabajo en el que se centralice el acceso a las herramientas e información necesaria para desempeñar su actividad diaria, actualmente dispersa y en gran medida soportada en papel. La Intranet debe ser la herramienta de gestión documental que utilicen todas las personas de la organización para crear, editar y almacenar de forma centralizada todos los documentos.  Aumentar la eficiencia en el trabajo promoviendo la colaboración y compartición del conocimiento, lo que supone mejorar la accesibilidad a la información y a la documentación necesaria que nos permita realizar las tareas habituales para la gestión por procesos.  Habilitar un canal de comunicación que facilite y promueva la gestión del conocimiento entre las personas de ARTIUM, generando el conocimiento clave, de forma colaborativa.  Facilitar la comunicación interna entre las personas de la organización.  Facilitar la implantación operativa del modelo de gestión por procesos y darle soporte al mismo.Para conseguir los objetivos, hemos establecido una serie de factores críticos deéxito que van a conformar el grueso de nuestra estrategia:  El apoyo de la dirección al proyecto.  Asegurar la satisfacción de las necesidades de información de los miembros del museo.  Asegurar contenidos de calidad en el sistema: información crítica para nuestra organización.  Asegurar una gestión de información que elimine duplicidades y carencias y que obtenga rendimientos en la gestión.  Asegurar la integración de procesos de trabajo en el sistema.  Asegurar la implantación de sistemas y canales de comunicación que mejoren el intercambio de información y ayuden a aflorar el conocimiento tácito de la organización.  Asegurar la ágil producción de documentación electrónica, materia prima del sistema.  Asegurar una eficaz distribución de los documentos electrónicos en el sistema.  Asegurar la amigabilidad, usabilidad y eficacia del sistema.  Asegurar la accesibilidad y una ágil recuperación o localización de información de calidad.El proyecto se ha desarrollado con la herramienta Microsoft SharePoint, queproporciona los requerimientos de solidez, flexibilidad y escalabilidad necesarios. 10
  11. 11. Características generales de la Intranet:  Incorpora un diseño funcional que refleja la imagen de la organización, en el que premia la agilidad y la facilidad de uso, priorizando un nivel alto de sencillez en la navegación y en la localización de información.  Dispone de contenidos, servicios y herramientas útiles, bien estructurados, personalizados y actualizados.  Es una ventanilla única de la organización, la herramienta de gestión que utilizan todas las personas de la organización tanto para la gestión documental, como para el acceso a otras aplicaciones, la gestión del conocimiento, la gestión de procesos, la gestión de reuniones y equipos y la provisión de otros servicios a las personas que trabajan en ARTIUM (comunicación, noticias, recursos compartidos…)  Es escalable, de modo que permite la incorporación a la estructura existente de nuevas funcionalidades según vayan surgiendo nuevas necesidades en la organización.  Posibilita la integración con otras aplicaciones informáticas utilizadas por el Centro-Museo.Funcionalidades básicas de la Intranet:  Gestión documental. o Acceso a los contenidos mediante un portal único y amigable. o Autoría descentralizada. o Circuitos de aprobación de documentos o Herramienta de búsqueda de información. • Herramientas de comunicación y otros servicios. o Plantillas para documentos y componentes. Disponibilidad de logos, plantillas estándar y de creación de éstas para la homogenización de la presentación de los documentos y otros componentes. o Gestión de recursos compartidos: reserva de recursos compartidos en la organización (equipos, salas, vehículos,…). o Acceso a links de interés. o Suscripciones. o Noticias, sugerencias, foros, encuestas, eventos. Disponibilidad de servicios de alimentación de noticias, eventos o encuestas que enriquezcan los contenidos y proporcionen el feedback necesario para el mantenimiento del sistema. o Otros servicios como tablón de anuncios, normativas, consulta de dossier de prensa, actividades lúdicas… • Entorno de colaboración para la gestión de equipos de trabajo. o Gestión de equipos y reuniones de trabajo. Posibilidad de que cada equipo de trabajo pueda compartir agendas, documentos, enlaces y del mismo modo puedan divulgar la información necesaria al resto de la organización. Gestión de órdenes del día, actas, tareas o compromisos generales al equipo de trabajo. o Bibliotecas de documentos, agendas, gestión de tareas y compromisos 11
  12. 12. o Foros/Blogs de discusión u otras herramientas 2.0 aplicadas al entorno de trabajo (wikis…). Disponibilidad de foros/blogs de discusión sobre todos los contenidos. • Soporte del sistema de gestión de procesos. • Soporte del sistema de mejora continua: planificación, seguimiento y control de indicadores y objetivos estratégicos, sugerencias, no-conformidades, …5. Actividades culturales: 2009-2010Desde la biblioteca estamos impulsando diferentes servicios y programandoactividades de extensión cultural con el propósito de difundir nuestros fondosbibliográficos, cooperar con otros centros y acercarnos a los usuarios, haciéndolespartícipes de nuestros proyectos. Entre las nuevas actividades que hemos puestoen marcha estos dos últimos años, podemos señalar: Exposiciones bibliográficas Se organizan diferentes exposiciones con el objetivo de difundir nuestros fondos documentales. A través del graffiti: de la pared a los libros (23 de abril – 20 de septiembre de 2009) Fig. 13. Exposición: A través del graffiti: de la pared a los libros La exposición permitía adentrarnos en el mundo del graffiti a través de nuestras publicaciones. La muestra reunió más de ciento cincuenta 12
  13. 13. libros relacionados con esta forma de arte callejero procedentes delos fondos de la biblioteca.Entre los libros expuestos podían verse volúmenes sobre el origen yla historia del graffiti y su incursión en museos y galerías de arte, asícomo monográficos sobre algunos de los graffiteros más destacadosinternacionalmente y estudios teóricos sobre el fenómeno. La íntimarelación que el graffiti tiene con otras disciplinas vinculadas a lacultura hip-hop tuvo también su reflejo en la exposición, en la que,además de poder consultar una selección de revistas especializadas,podían verse películas y vídeos y escuchar discos. 13
  14. 14. Metamorfosis arquitectónica: nuevos usos culturales paraviejos edificios (30 octubre de 2009 – 20 de abril de 2010) Fig. 14. Metamorfosis arquitectónicaEsta muestra pretendía dar a conocer los fondos bibliográficos de labiblioteca que guardan relación con la arquitectura y los nuevos usoscon los que se dotan a edificios antiguos como fábricas, cárceles uhospitales militares, entre otros. Libros, revistas, planos, mapas ofotografías de los proyectos desarrollados formaban parte de estaselección, que perfila la situación actual de los museos y centrosculturales en el ámbito español.En esta exposición bibliográfica se analizó el fenómeno arquitectónicode la reutilización de antiguos edificios para museos, centrándonos,por afinidad, en aquéllos que dedican su actividad o parte de ella alarte contemporáneo dentro del territorio español. Se realizó unrecorrido por los clásicos museos de Bellas Artes que, desdemediados del siglo XIX hasta los años 70 se ubicaron en monasterios,hospitales o palacios, hasta llegar a los centros de artecontemporáneo de los siglos XX y XXI que ocupan todo tipo deconstrucciones como viejas naves industriales de fábricasabandonadas. 14
  15. 15. La letra filmada: del libro a la gran pantalla (23 de abril – 17 de septiembre de 2010) Fig. 15. La letra filmada: del libro a la gran pantalla Esta exposición nos introduce en el apasionante mundo del cine a través de una selección de las mejores adaptaciones cinematográficas de la literatura universal. A través de los siglos la literatura ha sido fuente de inspiración para todo tipo de manifestaciones artísticas y culturales. La obra literaria se transforma en obra de teatro, ópera, pintura o escultura, dando lugar en muchos casos, a obras excepcionales con un lenguaje propio. Del mismo modo, novelas y obras de teatro inspiran argumentos de películas. La muestra presenta más de 150 películas con las respectivas novelas o relatos de las que proceden sus guiones. Además, la exposición se completa con bandas sonoras, biografías de grandes directores, escritos sobre teoría del cine y la adaptación, todo ello procedente de los fondos de nuestro centro. Fábrica de letras Programa que pretende el acercamiento formativo al mundo de la literatura en todos sus géneros. Se trata de una actividad para iniciarse, avanzar y profundizar en la reflexión y la experiencia creativa. Mediante orientaciones teóricas y ejercicios prácticos de lectura y escritura, se analizan las posibilidades de creación y expresión narrativa. Día Internacional del Libro 15
  16. 16. La Biblioteca de ARTIUM celebra el Día Internacional del Libro a través de unprograma de actividades que persigue, por un lado, sumarse a lasactividades generales de fomento de la lectura y, por otro, difundir lariqueza y diversidad de los fondos documentales disponibles para cualquierusuario en la biblioteca del centro-museo vitoriano.  Lectura pública Fig. 16. Día Internacional del Libro. Lectura pública Durante dos años consecutivos se ha venido convocando una lectura pública y continuada de textos relacionados con el arte y la cultura contemporáneos. La lectura de los textos seleccionados tuvo lugar entre las 12:00 y 19:00 horas. Además de invitar a profesionales del ámbito de la cultura, esta actividad pretende constituirse en un punto de encuentro de todos aquellos que deseen compartir la experiencia de la lectura. Habría que destacar la buena acogida de esta actividad que ha contado con una gran participación y dónde todos pudimos disfrutar del placer de compartir la lectura de diferentes textos relacionados con el arte y la cultura. 16
  17. 17.  bertso-rap-mix Fig. 17. Día Internacional del Libro. Bertso-rap-mix En 2010 la celebración del Día Internacional del Libro concluyó con un homenaje a la literatura oral, que forma parte tanto de la tradición cultural de Euskal Herria, el bertsolarismo, como de formas culturales emergentes, el rap, entre otras manifestaciones. Para ello se organizó una sesión de bertso-rap-mix en la que participaron los bertsolaris Jexux Mari Irazu y Jon Maia junto con los raperos vitorianos Javicio (Javier Ibarra) y Sasa (Fernando Méndez). Los cuatro desplegaron sus habilidades en sendas sesiones de bertsos y rap para concluir con un intercambio entre ambas géneros. Centros y museos se unen en una experiencia de bookcrossing Un total de 26 museos y centros de arte contemporáneo españoles compartieron, con motivo del Día Internacional del Libro, una experiencia de bookcrossing o campaña de liberación de libros, con la pretensión de “inundar” las ciudades con volúmenes sobre las diferentes disciplinas artísticas procedentes de la bolsa de duplicados de sus respectivas bibliotecas. Los participantes pusieron en circulación más de 2.000 “libros libres” con la intención de que quienes los recogiesen, pudiesen disfrutar de su lectura y volviesen a liberarlos en otro punto distinto del mundo. Todos los libros liberados estaban acreditados con sus correspondientes etiquetas, contenían las instrucciones necesarias para facilitar al lector su participación en la campaña y estaban registrados en la página web www.bookcrossing-spain.com donde los lectores podían indicar el lugar donde encontraron cada ejemplar y el lugar donde lo liberaron. El objetivo de esta iniciativa era sumar a las bibliotecas de los museos de arte en el esfuerzo para el fomento de la lectura y, más en concreto, en la difusión del conocimiento de las distintas disciplinas artísticas. 17
  18. 18. El bookcrossing permite no sólo compartir e intercambiar gratuitamente libros sino también seguir la pista de cualquiera de ellos una vez que ha sido “liberado”, así como saber quién lo ha leído y en que lugar. Para ello basta con seguir la llamada norma de “las tres erres”, referidas a los términos ingleses para leer (Read), registrar (Register) y liberar (Release). Cualquier persona puede participar en esta experiencia, no sólo recogiendo libros sino también poniendo en circulación otros de su propiedad, registrándolos en la página web de bookcrossing y liberándolos después en un lugar público.6. ConclusiónCon los programas que hemos expuestos pretendemos mejorar los procesos,productos y servicios que se ofrecen en nuestro centro, con el fin de hacerlos másparticipativos y orientados al usuario.Uno de los objetivos que nos hemos marcado dentro del proyecto hace referencia ala capacitación para transformar la información en conocimiento y hacer de éste unelemento de colaboración y transformación de la sociedad. Más allá del papelinnovador que ha supuesto la utilización cada vez más importante de plataformas ydispositivos digitales, intentamos que la cultura digital irrumpa con fuerza en laconfiguración de los lenguajes utilizados para la construcción de los discursos. 18
  19. 19. 7. BibliografíaABAD GARCÍA, Francisca. Evaluación de la calidad de los sistemas de información.Madrid: Síntesis, 2005ARROYO VÁZQUEZ, Natalia. “El uso profesional de las redes sociales”. En: AnuarioThinkEPI, nº 1, 2009, pp. 145-152ARROYO VÁZQUEZ, Natalia. “¿Web 2.0? ¿web social? ¿qué es eso?”. En: Educacióny Biblioteca, año19, nº 161, 2007, pp. 69-74GARCÍA JIMÉNEZ, Antonio. Organización y gestión del conocimiento en lacomunicación. Gijón: Ediciones Trea, 2002GARRIDO, P., Tramullas, J., Romero, J. 2005. Gesdoc un prototipo de software para repositorios de información digital. V Jornadas de Bibliotecas Digitales JBIDI 2005 55-62.MERLO VEGA, José Antonio. “Las tecnologías de la participación en las bibliotecas”.En: Educación y Biblioteca, año 19, nº 161, 2007, pp. 6963-6968MUNILLA, G. “Nuevas Tecnologías i Patrimonio Cultural. Evaluación de la efectividadde las Nuevas Tecnologías en la difusión y la documentación del PatrimonioCultural: el proyecto Òliba”. Los Museos ante el Siglo XXI: ¿Crisis o Desafío?Asociación Española de Museólogos, MEC y Museo de América. Madrid, 2001ORTÍZ DE URBINA CRIADO, Marta. 2003. Medición y auditoria del capital intelectual. El Profesional de la Información. 12(4):282-289.ROBERTSON, J. 2006. It is document management or content management?. Cmb Briefing. Step Two Desins 1.TRAMULLAS, J. 2006. Software libre para gestión de recursos de información digital. Encuentro Internacional sobre Conocimiento Libre 346-356.TRAMULLAS, J., Picazo P. (coords.). 2006. Software libre para servicios de información digital. Madrid: Pearson Prentice Hall. 19

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