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Presentatie ter gelegenheid van de "Dag van de Secretaresse"

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  • 1. Tag der Sekretärin19. April 2007Click to edit Master subtitle style
  • 2. Welkom UTN Universitair Taal- en communicatiecentrum Nijmegen Susanne Findenegg-Lackner
  • 3. Einige Hinweise zurKorrespondenznn 1. Das Datumn 2. Die Anreden 3. Der Briefbeginnn 4. Der Briefschlussn 5. Zwischen Briefbeginn und Briefschlussn 6. ASCII Kodes
  • 4. 1. Das DatumMehrere Möglichkeiten:n 07-04-19 19.04.07 19-04-07 Nijmegen, 19.4.2007 Nijmegen, 19. April 2007
  • 5. 2. Die AnredeName des Adressaten unbekannt: Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren, oder Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihr Schreiben vom 20. März 2007.
  • 6. 2. Die AnredeName des Adressaten ist bekannt: Sehr geehrter Herr Name, Sehr geehrte Frau Name,z.B. Ehepaare: Sehr geehrte Frau Name, sehr geehrter Herr Name, vielen Dank für Ihr Schreiben vom 20. März 2007.
  • 7. 2. Die AnredeAkademische Titel: Sehr geehrter Herr Dr. Name, Sehr geehrte Frau Dr. Name, vielen Dank für Ihr Schreiben vom 20. März 2007.
  • 8. 2A. Die Anrede imUniversitätsbereichQuelle: http://www.protokoll-inland.de
  • 9. Anrede imUniversitätsbereich:Präsidentin einer Universität/HochschuleAnschrift:Präsidentin der Universität/Hochschule...Frau Prof. (weitere akademische Grade) Vorname FamiliennameAnrede (schriftlich):Sehr geehrte Frau Präsidentin,Anrede (mündlich):Frau Präsidentin oder Frau Professorin
  • 10. Anrede imUniversitätsbereich:Präsident einer Universität/HochschuleAnschrift:Präsidenten der Universität/Hochschule …Herrn Professor (weitere akademisch Grade) Vorname FamiliennameAnrede (schriftlich):Sehr geehrter Herr Präsident,Anrede (mündlich):Herr Präsident oder Herr Professor
  • 11. Anrede imUniversitätsbereich: RektorinAnschrift:Rektorin der Universität/Hochschule …Frau Prof. (weitere akademische Grade) Vorname FamiliennameAnrede (schriftlich):Sehr geehrte Frau Rektorin,Magnifizenz (gelegentlich)Anrede (mündlich):Frau ProfessorinMagnifizenz (nur bei hochoffiziellen Anlässen oder Anredewunsch)
  • 12. Anrede im RektorAnschrift:Rektor der Universität/Hochschule ...Herrn Prof. (weitere akademisch Grade) Vorname FamiliennameAnrede (schriftlich):Sehr geehrter Herr Rektor,Magnifizenz (gelegentlich)Anrede (mündlich):Herr ProfessorMagnifizenz (nur bei hochoffiziellen Anlässen oder Anredewunsch)
  • 13. Anrede im DekaninAnschrift:Dekanin der Fakultät/des Fachbereichs … der Universität/Hochschule …Frau Prof. (weitere akademische Grade) Vorname FamiliennameAnrede (schriftlich):Sehr geehrte Frau ProfessorinSpektabilität (gelegentlich)Anrede (mündlich):Frau ProfessorinSpektabilität (nur bei hochoffiziellen Anlässen oderAnredewunsch)
  • 14. Anrede im Universitätsbereich: DekanAnschrift:Dekan der Fakultät/des Fachbereichs …der Universität/Hochschule …Herrn Prof. (weitere akademische Grade) Vorname FamiliennameAnrede (schriftlich):Sehr geehrter Herr ProfessorSpektabilität (gelegentlich)Anrede (mündlich):Herr ProfessorSpektabilität (nur bei hochoffziellen Anlässen oder Anredewunsch)
  • 15. Anrede im Universitätsbereich: DirektorinAnschrift:Direktorin des Instituts … der Universität/Hochschule …Direktorin der Fakultät … der Universität/Hochschule …Direktorin des Fachbereichs … der Universität/Hochschule …Frau Prof. (weitere akademische Grade) Vorname FamiliennameAnrede (schriftlich):Sehr geehrte Frau ProfessorinAnrede (mündlich):Frau Professorin
  • 16. Anrede im DirektorAnschrift:Direktor des Instituts … der Universität/Hochschule …Direktor der Fakultät … der Universität/Hochschule …Direktor des Fachbereichs … der Universität/Hochschule …Herrn Prof. (weitere akademische Grade) Vorname FamiliennameAnrede (schriftlich):Sehr geehrter Herr ProfessorAnrede (mündlich):Herr Professor
  • 17. 3. Der BriefbeginnNach dem Komma in der Anrede schreiben wir kleinweiter, z.B.:Sehr geehrter Herr Professor,vielen Dank für Ihr Schreiben vom 20. März 2007.
  • 18. 3. Der BriefbeginnUmständlichen Briefbeginn vermeiden:Nicht:haben Sie vielen Dank für Ihr oben erwähntes Schreiben, dessenEingang wir hiermit bestätigen.Besser:vielen Dank für Ihr Schreiben, das wir mit großem Interesse gelesenhaben.
  • 19. 3. Der BriefbeginnNicht:Sehr geehrte Frau Fischer,die Beantwortung Ihres Schreibens vom xx.xx.2003beanspruchte mehr Zeit als geplant. Vielen Dank für IhreGeduld.Besser:Sehr geehrte Frau Fischer,bitte entschuldigen Sie, dass Sie erst heute unsere Antworterhalten.
  • 20. 3. Der BriefbeginnNicht:Sehr geehrter Herr Maier,wir bitten um Übersendung der benötigten Unterlagen.Besser:Sehr geehrter Herr Maier,Bitte senden Sie uns die erforderlichen Unterlagen. [Vielen Dank.]
  • 21. 4. Der Briefschluss Ein guter Schluss: ein MUSS!
  • 22. 4. Der BriefschlussNicht:Wir hoffen, Sie hiermit ausreichend informiert zu haben.Besser:Wenn Sie dazu noch Fragen haben, dann rufen Sie uns bitte an.Wir geben Ihnen gern Auskunft.Haben Sie [dazu] weitere Fragen? Dann rufen Sie bitte HerrnFreundlich an. Sie erreichen ihn unter der Nummer 08 15 47 11.
  • 23. 4. Der BriefschlussNicht:Gerne stehen wir Ihnen jederzeit für weitere Fragen zur Verfügungund verbleiben mit freundlichen GrüßenBesser:Wir beantworten gerne Ihre weiteren Fragen.Mit freundlichen Grüßen (kein Komma!)
  • 24. 4. Der BriefschlussVermeiden:Grußformeln wie „Hochachtungsvoll“ und Schlussformeln wie„In Erwartung einer baldigen Antwort verbleiben wir…“Besser:Mit freundlichen GrüßenMit vorzüglicher Hochachtung
  • 25. 4. Der BriefschlussSchreiben Sie Ihren Vornamen und Familiennamen in derUnterschrift vollständig aus!Nicht:Mit freundlichen GrüßenM. Boers(Sekretärin)Besser:Mit freundlichen GrüßenMarijke Boers(Sekretärin)
  • 26. 5. Zwischen Briefbeginn undBriefschluss „Weniger ist mehr“ kurze Sätze (10-15 Wörter) kurze Absätze vermeiden: Abkürzungen, Fremdwörter; steife Formulierungen kein „Papierdeutsch“ Brief „ruhen“, dann durchlesen (lassen) zur Sicherheit: UTN
  • 27. 6. ASCII KodesPraktisch zum Einfügen von Umlauten etc. in Briefe:Alt-Taste eingedrückt halten und Ziffernfolge eingeben! Alt 132 : ä Alt 142 : Ä Alt 129 : ü Alt 154 : Ü Alt 148 : ö Alt 153 : Ö Alt 225 : ß

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