Word Avanzado

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Presentación :Elaborar …

Presentación :Elaborar
Tabla de Contenidos,
Indice analítico
Bibliografía
Referencias Cruzadas
Combinación Correspondencia (exel)

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  • 1. Posgrado UNID Guadalajara Mary, Malena, Susana
  • 2. .
    • Selecciona el t í tulo al que desea aplicar un estilo de t í tulo.
    • En la ficha Inicio , en el grupo Estilos , haz clic en el estilo que deseas.
    Marcar elementos utilizando los estilos de título integrados: Trabajaremos en Word, pestaña , “Referencias ”
  • 3.
    • Marcar elementos de texto concretos:
    • Selecciona el texto que desea incluir en la tabla de contenido.
    • En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haz clic en Agregar texto.
    • Crear una tabla de contenido a partir de los estilos de título integrados :
    • Haz clic en el lugar donde deseas insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento.
    • En la ficha Referencias , en el grupo Tabla de contenido , haz clic en Tabla de contenido y, después, haz clic en el estilo de la tabla de contenido que deseas.
  • 4.
    • Actualizar la tabla de contenido
    • En la ficha Referencias , en el grupo Tabla de contenido , haz clic en Actualizar tabla .
    • Haz clic en Actualizar sólo los números de página o en Actualizar toda la tabla .
    • Eliminar una tabla de contenido
    • En la ficha Referencias del grupo Tabla de contenido , haz clic en Tabla de contenido .
    • Haz clic en Quitar tabla de contenido .
  • 5. A C T I V I D A D # 1 Visita el Blog creado para esta sesión http :// dispositivosdesalida.wordpress.com / Y contesta la Trivia que ahí se encuentra.
  • 6.
    • El índice analítico se refiere a los temas y conceptos que aparecen en el libro.
  • 7.
    • Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen. Para crear un índice, se marcan las entradas de índice especificando el nombre de la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento y, a continuación, se genera el índice.
  • 8. Elige el primero de ellos (SELECCIONANDOLO) y te vas a la pestaña que dice Referencias, da clic en MARCAR ENTRADA, (CERRAR) Para crear un texto donde tengas varios subtítulos: Y así con cada uno de los títulos o subtítulos Al final ya que estén todos seleccionados, pulsa Insertar índice (flecha roja Y automáticamente te crea el ÍNDICE ANALÌTICO.
  • 9.
    • Genera un índice analítico con el manual de Recetas Vegetarianas que encontraras en nuestro Blog:
    • http :// dispositivosdesalida.wordpress.com /
    • Con una extensión de 10 a 12 renglones. 
  • 10.
    • En la pestaña Referencias , en el grupo Citas y bibliografía , haz clic en la flecha situada junto a Estilo .
    • Haz clic en el estilo que deseas utilizar para la cita y la fuente de información.
    • Haz clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar.
    • En la ficha Referencias , en el grupo Citas y bibliografía , haz clic en Insertar cita .
    Citas y Bibliografia
  • 11.
    • Sigue uno de estos procedimientos:
      • Para agregar la información de origen, haz clic en Agregar nueva fuente .
      • Para agregar un marcador de posición, de manera que puedas crear una cita y completar más adelante la información de origen, haz clic en Agregar nuevo marcador de posición . Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Administrador de fuentes.
      • Completa la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica. Haz clic en el estilo que deseas utilizar para la cita y la fuente de información.
  • 12.
    • Completa la información bibliográfica referente a la fuente de información.
    • Para agregar más información acerca de una fuente de información, activa la casilla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos
    • Buscar una fuente de información:
    • En la ficha Referencias , en el grupo Citas y bibliografía , haz clic en Administrar fuentes .
    • Si abres un documento que todavía no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las fuentes de información usadas en documentos anteriores.
  • 13.
    • Modificar un marcador de posición de cita
    • En la ficha Referencias , en el grupo Citas y bibliografía , haz clic en Administrar fuentes .
    • Bajo Lista actual , haga clic en el marcador de posición que desea modificar, haz clic en Editar .
    • Completa la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica . )la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web).
    • Completa la información bibliográfica referente a la fuente de información. Utiliza el botón Editar para rellenar los campos en vez de tener que escribir los campos con el formato adecuado.
  • 14.
    • Crear una bibliografía
    • Haz clic en el lugar donde desee insertar la bibliografía, normalmente al final del documento.
    • En la ficha Referencias , en el grupo Citas y bibliografía , haz clic en Bibliografía .
    • Haz clic en un formato bibliográfico prediseñado para insertar la bibliografía en el documento.
    •  
  • 15. ACTIVIDAD # 3 Como acabamos de ver, la bibliografía puede ser citada desde varios estilos: Completa la tabla que se encuentra en el Blog de esta presentación : http :// dispositivosdesalida.wordpress.com / en la categoría de Tablas y cuadros sinópticos
  • 16.
    • Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece en otro lugar de un documento
    Sólo puede crear una referencia cruzada para un elemento que se encuentre en el mismo documento que la referencia cruzada.
  • 17. Las referencias cruzadas se insertan como campos (campo: conjunto de códigos que indican a Microsoft Word que inserte texto, gráficos, números de página y otro material en un documento automáticamente. Por ejemplo, el campo DATE inserta la fecha actual.) ALT + F9 Para hacer referencia a alguna imagen, tabla o gráfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automáticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no está en la página 3 sino en la página 4, la referencia se actualiza sola. Utiliza este procedimiento si mueves una referencia cruzada de una página a otra. Haz clic en actualizar campos o F9
  • 18. En el menú Insertar , elija Referencia y, a continuación, haga clic en Referencia cruzada . En el cuadro Tipo , haga clic en el tipo de elemento al que desee hacer referencia, por ejemplo, un título. En el cuadro Referencia a , haga clic en la información que desee insertar en el documento, por ejemplo, el texto del título. En el cuadro Para qué elemento numerado , haga clic en el elemento específico al que desee hacer referencia, por ejemplo, el título del capítulo 6. Para que los usuarios puedan pasar al elemento al que se hace referencia, active la casilla de verificación Insertar como hipervínculo . Si está disponible la casilla de verificación Incluir más adelante o más atrás , puede activarla para incluir información acerca de la posición relativa del elemento al que se hace referencia. Haga clic en Insertar . Para ver los resultados de los campos, presione ALT+F9 o haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el código de campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo PASOS
  • 19.
    • Actualizar las referencias cruzadas a números de página
    • Utilice este procedimiento si mueve una referencia cruzada de una página a otra.
    • Seleccione la(s) referencia(s) cruzada(s) que desee actualizar. Siga uno de estos procedimientos:
      • Para actualizar una referencia cruzada específica, selecciónela.
      • Para actualizar todas las referencias cruzadas, seleccione el documento completo.
    • Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la selección y, a continuación, haga clic en Actualizar campos en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).
    • Nota   También puede actualizar las referencias cruzadas seleccionando una referencia cruzada específica o el documento completo y, a continuación, presionando F9
  • 20. A C T I V I D A D # 4 Eres alumno de 5to de primaria, tienes que hacer un resumen, el tema es Dispositivos de Salida: Monitor de la Computadora. Busca la información en el blog creado para esta sesión: http :// dispositivosdesalida.wordpress.com / El cual deberá tener los siguientes elementos. 1.- Agregar una referencia cruzada. 2.-Escribir el campo de la referencia. 3.-Colocar una referencia a la imagen.
  • 21.
    • Nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
    • De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
  • 22. Conceptos Previos Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. Documento principal. Origen de datos .
  • 23. Por ejemplo si el origen es una tabla, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. REGISTRO CAMPOS CAMPOS NOMBRE DIRECCION ELECTRONICA Malena Contreras [email_address] Maria E. Garcia marygs2830 @gmail.com Simon Gonzales [email_address] Susana Loustalot [email_address]
  • 24. Configurar el documento principal . El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo. Conectar el documento a un origen de datos . Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. Acotar la lista de destinatarios o de elementos . Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento . Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla . Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. PASOS
  • 25.
    • de la ficha Correspondencia
    • Iniciar Combinar correspondencia
    • , haga clic en Iniciar Combinar correspondencia
    • Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia .
  • 26.
    • Configurar el documento principal
    • Inicie Word.
    • De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.
    • En la ficha Correspondencia , en el grupo Iniciar Combinar correspondencia , haga clic en Iniciar Combinar correspondencia .
  • 27.
    • Haga clic en el tipo de documento que desea crear.
    • Por ejemplo, puede crear:
    • Un conjunto de sobres    El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre .
    • Un conjunto de etiquetas de dirección   Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas .
    • Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico    El contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrónico para crear esos tipos de documentos.
  • 28.
    • Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia , Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.
    • Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.
    • Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.
    • Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en Sí . Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.
    • Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.
    • Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo
    Reanudar una combinación de correspondencia
  • 29. Conectar el documento a un origen de datos
    • Elegir un archivo de datos
    • En la ficha Correspondencia , en el grupo Iniciar Combinar correspondencia , haga clic en Seleccionar destinatarios .
  • 30. Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel
    • Antes de conectar con la hoja de cálculo, siga estos pasos en Word:
        • Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word .
        • Haga clic en Avanzadas .
        • Desplácese hasta la sección General y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir .
        • Haga clic en Aceptar .
        • Con el documento principal de la combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia , haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente .
        • Busque la hoja de cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella.
        • En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos , haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar .
  • 31.
        • En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel , seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y haga clic en Aceptar .
    •   Nota    Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la opción Confirmar conversiones al abrir después de haber establecido la conexión con la hoja de cálculo.
      • Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
  • 32. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la información única en cada copia del documento. Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.   Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posición para estas categorías.   Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro. Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.
  • 33.   Nota    Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.
  • 34. Qué ocurre al realizar la combinación
  • 35. Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos
    • Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia .
  • 36.
    • Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información
      • Haga clic en Bloque de direcciones .
      • En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones , seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar .
      • Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos , es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
  • 37.
    • Línea de saludo
      • Haga clic en Línea de saludo .
      • Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación.
      • Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.
      • Haga clic en Aceptar .
      • Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos , es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
  • 38.
    • Campos individuales
    • Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde su archivo de datos al documento principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y haga clic en el nombre del campo.
    • Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento:
      • En la ficha Correspondencia , en el grupo Escribir e insertar campos , clic haga clic en Insertar campo de combinación .
      • En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación , siga uno de estos procedimientos:
        • Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección .
        • Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos .
  • 39.
      • En el cuadro Campos , haga clic en el campo que desee.
      • Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar .
      • Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos , es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.
    •   Nota    Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.
    • Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro.
  • 40.
    • Finalizar la combinación
    • Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de ellos.
    • Imprimir los documentos combinados.
    • En la ficha Correspondencia , en el grupo Finalizar , haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Imprimir documentos .
  • 41.
    • http://dispositivosdesalida.wordpress.com/
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