El documento describe los sistemas de inventario periódico e inventario permanente para registrar y controlar las existencias de mercancías de una empresa. También explica cómo se usa un kárdex o auxiliar de mercancías para llevar un registro detallado de los movimientos de cada artículo en el sistema de inventario permanente.

1. INVENTARIO DE MERCANCIAS EN COLOMBIA

2. Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales. El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. Se incluye en el inventario todas las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentra en almacén, bodega, en transito o entregadas en consignación; así mismo se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han entregado a sus clientes. En las empresas comerciales, cuyo objetivo es comprar y vender mercancías, esta cuenta es el centro generador de utilidades; por lo tanto, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente.

3. INVENTARIO PERIÓDICO E INVENTARIO PERMANENTE

4. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a su necesidad. Los sistemas más utilizados son:

5. SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO: Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual puede denominarse: INVENTARIO INICIAL: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despues de hacer un conteo físico. INVENTARIO FINAL: es la relación de existencias al finalizar un período contable.

6. REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCÍAS EN EL SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO: Cuando se utiliza este sistema, la cuenta mercancías no Fabricadas por la Empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas Compras y Comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo las devoluciones, rebajas y descuentos, se registran

7. SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE: mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar inventario físico, porque los movimientos de compra-venta de mercancías se registran directamente en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, a precio de costo. La empresa que usa este método, requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado KARDEX, en el cual se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta de mercancías, por este motivo este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías. Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con distintas referencias, para controlar las mercancías es conveniente llevar un kárdex sistematizado. Las empresas obligadas a presentar su declaración tributaria firmada por revisor fiscal o contador público, deberán utilizar el sistema de inventario permanente.

8. Ejemplo:SistecomLtda: gran contribuyente, compra mercancías al contado por $670.000; IVA 16% retención en la fuente 3% paga con cheque. Vendedor régimen común.

9. REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCIAS EN EL SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE. En este sistema se registran al costo, en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, todas las operaciones de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas. Así: Compras: la adquisición de mercancías se contabiliza con un débito en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa y un crédito en Bancos o Proveedores, según el caso. Ejemplo:SistecomLtda: gran contribuyente, compra mercancías al contado por $670.000; IVA 16% retención en la fuente 3% paga con cheque. Vendedor régimen común.

10. METODOS PARA LA VALORACIÓN DE INVENTARIOS DE MERCANCÍA

11. Las empresas deben valorar sus mercancías para determinar el valor de sus inventarios, el costo y la utilidad en ventas en cada período contable. Valoración por identificación específica: en las empresas cuyo inventario consta de mercancías idénticas, cada artículo en existencia se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y tiene un costo determinado. Ejem: 2 radioteléfonos marca Motorola de la serie PRO 3150, el uno con serie PHUI35963, y el otro serie PHUI35985 tienen un costo de $780.000. cada uno. En el inventario se deben relacionar, por separado, cada uno con sus datos y el valor correspondiente a la factura de compra. Valoración a precio estándar: este método facilita el manejo de auxiliar de mercancías (kárdex), por cuanto solo requiere llevarse en cantidades, por unidades homogéneas. Valoración al precio de costo. Significa que la empresa relaciona las mercancías al costo de adquisición

12. FIJACIÓN DE COSTO DE MERCANCÍAS Al adquirir mercancías, todas las empresas deben liquidar las facturas de compra y determinar el método para fijar el costo de sus inventarios. Factor de costo: las facturas de compra de mercancías se liquidan aplicando un factor de costo, el cual se obtiene tomando el valor total de la factura antes de IVA y dividiéndolo por el valor de la mercancía a precio de lista. El factor se aplica a cada artículo comprado para determinar su costo real de adquisición. El valor del costo de cada artículo comprado después de aplicarle el factor de costo, se traslada a la columna de entradas de cada tarjeta kárdex. Métodos para fijar el costo de mercancías: Método de promedio ponderado: este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando dichas unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el costo de la mercancía por este método, se efectúa la siguiente operación: valor total de la mercancía del inventario inicial más las compras del período, dividiendo por la cantidad total de unidades del inventario inicial más las compras del mismo período. Método PEPS o FIFO: PEPS aplicando a la mercancía significa primera en entrar, primera en salir: o FIFO en inglés, first-in, first-out. Este método se basa en la hipótesis de que la primera mercancía que se compra es la primera mercancía que se vende. Método UEPS o LIFO: UEPS significa última mercancía en entrar, primera en salir; o LIFO en inglés, last-in, first-out. Este método tiene como fundamento el supuesto de que los últimos artículos adquiridos son los primeros que se venden. Comparación entre los métodos para fijación de costos: el valor de un inventario depende del método utilizado para la fijación de costos.

13. Costo Promedio Ponderado:El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles. Calcule el inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el número de unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000).

14. Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes. Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS):El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final. La valoración más alta se obtiene con el PEPS, la valoración más baja con el UEPS y una valoración intermedia con el promedio ponderado.

15. KÁRDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar procedimientos de rutina que permitan controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un Kárdex. El kárdex está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico. Cada tarjeta kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías no fabricadas por la empresa, donde la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo. DESCRIPCIÓN DE UNA TARJETA DE KÁRDEX ENCABEZAMIENTO: la empresa puede consignar los siguientes datos: Razón social, nombre de la cuenta principal “inventario de mercancías”, el método seleccionado para fijar el costo, nombre del artículo (subcuenta) con la referencia y el código. FECHA: día, mes y año en que se efectúa la transacción por registrar. DETALLE: descripción del movimiento que se registra de acuerdo con el soporte de compra, venta, devolución en compra o devolución en venta. COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD (C.D.): número del comprobante del cual se traslada los movimientos. ENTRADAS: En esta columna se registran las compras y las devoluciones en compras de mercancías y se divide en dos columnas para registrar la cantidad y costo total de los artículos comprados. Las entradas se registran con los datos tomados de las facturas de compra liquidadas con el factor de costo. Las devoluciones en compras se registran entre paréntesis, porque representan disminución de la compra o entrada. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo, este es: INVENTARIO INICIAL + COMPRAS - DEVOLUCIONES EN COMPRAS

16. SALIDAS: sta columna está igualmente dividida en dos columnas para registrar la cantidad y costo de la mercancía vendida. Las devoluciones en ventas se registraran a precio de costo, entre paréntesis, porque representan una disminución de las ventas o salidas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de mercancía vendida. SALDOS: en esta columna se registra la cantidad y costo de las mercancías en existencia. Los saldes se determinan así: Las compras se suman al saldo anterior, las ventas se restan del saldo anterior, las devoluciones en compras se restan del saldo anterior y las devoluciones en ventas se suman al saldo anterior. COSTO UNITARIO: Como su nombre lo dice, en esta columna se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Para calcular el costo unitario, en cada renglón, después de registrar las entradas o las salidas y los saldos, se divide el costo total por la cantidad total de la columna de los saldos, El costo unitario se utiliza para registrar el costo de ventas en la columna de salidas, multiplicando la cantidad vendida por el costo unitario de las mercancías en existencia . al final de cada período, se utiliza también para liquidar el inventario final de mercancías. LOCALIZACIÓN: al pie de cada tarjeta se registra la ubicación de la mercancía en el almacén o en la bodega, con la cantidad mínima y máxima requerida. PROVEEDOR: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a quien se le compra el artículo.