TR NG I H C AN GIANG
D ÁN PHE
Biên so n: Nguy n V! Thùy Chi
$ng Anh Tài
An Giang, tháng 01/2007
M'C L'C
PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN..............................................................1
1. Giá tr5 c...
PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN .......................................................................20
1. r th5 quQn ...
K n ng qu n lý th i gian
1
PH)N M*T
TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN
1. Giá tr5 c7a th9i gian
“N=u b?n muAn bi=t giá trW th i...
K n ng qu n lý th i gian
2
B N S D NG TH I GIAN C A MÌNH CÓ T!T KHÔNG?
TR. L I
CÂU H…I
Th' ng
xuyên
Thpnh
tho$ng
Ch'a
bao ...
K n ng qu n lý th i gian
3
ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG TH I GIAN CWA B N
• i m c a b n t 27 n 30 i m.
B?n rot giYi trong vi c s...
K n ng qu n lý th i gian
4
V!y làm th nào l!p &'c nh!t ký th i gian?
B?n s] l5p nh5t ký th i gian bjng cách chia ngày h1c ...
K n ng qu n lý th i gian
5
PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN
Công vi c phân tích th i gian bao g_m 2 b'4c:
• Phân lo?i các công ...
K n ng qu n lý th i gian
6
Vi c nh5n -Wnh -' c cách b?n -ã phân b( th i gian c&a mình có th -' c th c hi n thông
qua vi c ...
K n ng qu n lý th i gian
7
• Không có kh n ng nói “không”: N=u ng' i ta có th d_n công vi c ho+c von -C
lên vai b?n thì h1...
K n ng qu n lý th i gian
8
PH)N HAI
XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC
M c tiêu là -ích -=n c&a mIt công vi c hay mIt von -C c...
K n ng qu n lý th i gian
9
1.1 M c tiêu chính
M c tiêu chính là m c tiêu có tính quy=t -Wnh -Ai v4i s thành công c&a công ...
K n ng qu n lý th i gian
10
2. Nhng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu
Thông th' ng m c tiêu có nhZng -+c -i m sau -ây:
2.1. Rõ ràng
N=...
K n ng qu n lý th i gian
11
3. Phân lo i m>c tiêu
Khi b?n cLn -?t -' c mIt -iCu mong muAn trong t'ang lai,
b?n ph$i -+t ch...
K n ng qu n lý th i gian
12
Ví d 2:
XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N: “Ph$i -?t -' c lo?i khá trong
h1c k này”
M>c...
K n ng qu n lý th i gian
13
Thay -(i - thích )ng v4i nhZng bi=n -(i c&a môi tr' ng là rot quan tr1ng, nh'ng không vì
th= m...
K n ng qu n lý th i gian
14
-i n tho?i m4i. B?n ngh• rjng, b?n s] n( l c h1c t5p - có ca hIi nh5n -' c mIt lo?i h1c b(ng
t...
K n ng qu n lý th i gian
15
Ví d :
M c tiêu chính c&a b?n Thành là b?n muAn có -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi....
K n ng qu n lý th i gian
16
Vì v5y, khi ti=n hành phân chia m c tiêu thành nhiCu công vi c khác nhau, b?n cLn
l'u ý -=n mA...
K n ng qu n lý th i gian
17
NHIYM V' VÀ TH I GIAN5
M>c tiêu: Gi4i thi u mIt lo?t các chuyên -C -ào t?o nIi bI-ban -Lu là h...
K n ng qu n lý th i gian
18
Sau khi b?n chia m c tiêu thành nhiCu công vi c và '4c l' ng th i gian hoàn thành chúng,
b?n c...
K n ng qu n lý th i gian
19
TÓM TpT
- Xác -Wnh m c tiêu trong công vi c là mIt trong
nhZng y=u tA qu$n lý th i gian hi u q...
K n ng qu n lý th i gian
20
PH)N BA
CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN
1. r th5 quQn lý th9i gian
>_ thW qu$n lý th i gian là mIt c...
K n ng qu n lý th i gian
21
nghi p là rot quan tr1ng m+c dù ch'a khŒn cop, vi c lên k= ho?ch cho chuy=n dã ngo?i là ít qua...
K n ng qu n lý th i gian
22
chuŒn làm lu5n v%n tAt nghi p trong -ó có b?n -_ng th i chng có thông báo vC vi c các gi$ng
vi...
K n ng qu n lý th i gian
23
Ô phbn t@ Lo i công viLc Hi]m hda
Ô 0 -3 gi
Ô 'u tiên hàng -Lu
Công vi c vMa khŒn cop
vMa quan...
K n ng qu n lý th i gian
24
YEAR PLANNER - 2007
January February ……… December
1. Mon ........................ 1.Thur ……………...
K n ng qu n lý th i gian
25
Trong cIt Công viLc b?n s] ghi l?i tot c$ nhZng công vi c mà b?n muAn làm trong tuLn
t4i ho+c ...
K n ng qu n lý th i gian
26
QuyZt +-nh trình tb gi0i quyZt công viKc trong danh sách.
Vi c xác -Wnh trình t gi$i quy=t côn...
K n ng qu n lý th i gian
27
Sau khi k=t thúc b'4c 2, b?n -ã có th sBp x=p l?i danh sách công vi c cLn làm ban -Lu
theo mIt...
K n ng qu n lý th i gian
28
S?
thm t`
Công viLc
Th9i gian
@|c tính
Th9i gian d`
kiAn th`c hiLn
KAt quQ
5
G1i -i n cho giáo...
K n ng qu n lý th i gian
29
n%ng l' ng vào bu(i sáng – th i -i m mà b?n tpnh táo và d_i dào sinh l c nhot.
NhZng vi c linh...
K n ng qu n lý th i gian
30
PH)N BsN
LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.?
B?n th' ng qu$n lý th i gian c&a mình nh' t...
K n ng qu n lý th i gian
31
4. Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân
Thay vì th' ng xuyên kéo lê c$ -Ang vi c, cLn xác -Wnh h?...
K n ng qu n lý th i gian
32
Chng -Ai khi ng' i ta nhLm l{n giZa chZ “A” và chZ “R”. Tuy nhiên, -iCu “có th th c
hi n -' c”...
K n ng qu n lý th i gian
33
• khía c?nh nhân viên, - th i gian làm vi c -?t hi u qu$ cao nhot, nhân viên ph$i xác
-Wnh -' ...
K n ng qu n lý th i gian
34
Nhng viên g ch c• nh•10
NhZng nhi m v ít 'u tiên và các von - m4i có th -' c th c hi n vào giZ...
K n ng qu n lý th i gian
35
-ang cLn gop thì qu$ th c b?n -ang bW stress -oy. Vì v5y, b?n ph$i luôn tâm ni m, ng' i làm vi...
K n ng qu n lý th i gian
36
TÓM TpT
Ý t'dng vC qu$n lý th i gian -ã có tM cách nay han
100 n%m. Tuy nhiên thu5t ngZ “qu$n ...
TÀI LIYU THAM KH.O
Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu (Biên dWch). CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard
Business Essentia...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Ky nang quan ly thoi gian

283

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
283
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
31
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Ky nang quan ly thoi gian"

  1. 1. TR NG I H C AN GIANG D ÁN PHE Biên so n: Nguy n V! Thùy Chi $ng Anh Tài An Giang, tháng 01/2007
  2. 2. M'C L'C PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN..............................................................1 1. Giá tr5 c7a th9i gian.....................................................................................................................................1 2. B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? ...................................................................................1 3. Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian..............................................................................3 4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì?......................................................6 5. QuQn lý th9i gian...........................................................................................................................................7 PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC .........................................................8 1. Xác ;5nh m>c tiêu.........................................................................................................................................8 1.1 M c tiêu chính................................................................................................................. 9 1.2 M c tiêu h tr ................................................................................................................ 9 1.3 M c tiêu nên có ............................................................................................................... 9 2. Nhng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu................................................................................................................10 2.1. Rõ ràng .......................................................................................................................... 10 2.2. Phân chia th i gian th c hi n c th .............................................................................. 10 2.3. Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu....... 10 2.4. Quan tr1ng..................................................................................................................... 10 2.5. Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th ............................................................................. 10 2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi........................................................................... 10 3. Phân lo i m>c tiêu ......................................................................................................................................11 4. S` ;?i ngh5ch gia tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g).....................13 5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc ;n @u tiên ............................................................................................................................................14 6. TiAn hành công viLc ;] ; t ;@kc m>c tiêu........................................................................................18 TÓM TpT ....................................................................................................................................19
  3. 3. PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN .......................................................................20 1. r th5 quQn lý th9i gian............................................................................................................................20 2. L5ch công viLc...............................................................................................................................................23 PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.? 30 1. Làm viLc có ty chmc....................................................................................................................................30 2. Lzp kA ho ch tr@|c ....................................................................................................................................30 3. BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat...............................................................................................30 4. Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân.........................................................................................................31 5. Ghi l i nhng th•c m•c trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi..............................31 6. S< d>ng nguyên t•c SMART..................................................................................................................31 7. ViLc hôm nay không ;] ngày mai.........................................................................................................33 8. Ki]m soát ;@kc nhng s` lãng phí c7a b n: tránh “nhng k‚ ;ánh c•p th9i gian”.......33 8.1. Thay -(i th) t 'u tiên công vi c do ph$i gi$i quy=t r&i ro.......................................... 33 8.2. >i n tho?i ...................................................................................................................... 33 8.3. Thi=u m c tiêu và th) t 'u tiên ................................................................................... 33 8.4. CA gBng quá nhiCu? ....................................................................................................... 34 8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu ............................................................................................ 34 8.6. Phân quyCn không hi u qu$........................................................................................... 34 8.7. Bàn làm vi c lIn xIn..................................................................................................... 34 8.8. S chLn chM - gián -o?n ................................................................................................ 35 8.9. Không có kh$ n%ng “nói không” ................................................................................... 35 8.10. G+p gR - s lãng phí th i gian ....................................................................................... 35 9. Có th] l`c t?t.................................................................................................................................................35 TÓM TpT ....................................................................................................................................36
  4. 4. K n ng qu n lý th i gian 1 PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN 1. Giá tr5 c7a th9i gian “N=u b?n muAn bi=t giá trW th i gian c&a mIt n%m, hãy hYi nhZng sinh viên n%m cuAi còn n môn h1c ph$i d k thi tAt nghi p n%m sau.” Câu tr$ l i s] là …? “Giá mà h_i -ó mình dành th i gian nhiCu han cho vi c h1c”, “b4c gì lúc -ó có th i gian dài han”, “Giá mà có th i gian nhiCu han “, … Th i gian là mIt khái ni m trMu t' ng, vô hình và không th nBm bBt -' c nh'ng nó l?i có tác -Ing chi phAi và $nh h'dng -=n m1i khía c?nh trong cuIc sAng c&a m i chúng ta. Th i gian là th) tài s$n, là ngu_n vAn quý báu và -Ic -áo mà m i ng' i -Cu -' c h'dng nh' nhau Theo quy lu5t t nhiên th i gian s] t -=n và -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không bao gi quay trd l?i. Th i gian là ngu_n l c có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -' c và chng không th mua hay thuê m'4n -' c c&a ng' i khác. MIt ki s' -ã tính -' c rjng v4i mIt thanh sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -' c 10 USD, n=u làm kim may s] bán -' c 300 USD còn n=u dùng làm nhZng cái lò xo -_ng h_ s] -em l?i 25.000 USD. Nh' v5y, cùng mIt l' ng nguyên li u -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu ra khác nhau s] cho nhZng giá trW không giAng nhau. M i chúng ta -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, tuy nhiên vi c sn d ng “nguyên li u” th i gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm gì là tùy thuIc vào quy=t -Wnh c&a cá nhân m i ng' i. N=u b?n bi=t sn d ng th i gian tAt thì chBc chBn b?n s] -?t -' c nhiCu han nhZng gì mà b?n có th . 2. B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? B?n hãy hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghi m d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$ l i -úng nhot v4i vi c sn d ng th i gian c&a b?n, sau -ó hãy cIng các k=t qu$ l?i - có -' c mIt -áp án vC vi c sn d ng th i gian c&a cá nhân b?n.
  5. 5. K n ng qu n lý th i gian 2 B N S D NG TH I GIAN C A MÌNH CÓ T!T KHÔNG? TR. L I CÂU H…I Th' ng xuyên Thpnh tho$ng Ch'a bao gi KuT QU. 1. M i ngày b?n -Cu bY ra mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh - lên k= ho?ch làm vi c cho ngày mai 3 2 1 2. B?n s] gi$i quy=t nhZng von -C l4n tr'4c tiên 3 2 1 3. B?n có th hoàn thành m1i vi c trong k= ho?ch hàng ngày 3 2 1 4. B?n có th ung dung hoàn thành công vi c -úng th i h?n 3 2 1 5. Góc h1c t5p c&a b?n luôn ng%n nBp, g1n gàng 3 2 1 6. B?n có th tìm thoy nhZng tài li u -ã -' c cot giZ lâu mIt cách nhanh chóng. 3 2 1 7. B?n có th' ng g+p khó kh%n trong vi c quy=t -Wnh xem s] làm vi c gì k= ti=p 3 2 1 8. B?n -ã bao gi không kWp nIp bài t5p theo -úng yêu cLu c&a giáo viên do có nhiCu gián -o?n 3 2 1 9. B?n có vMa %n vMa -1c sách, báo, … 3 2 1 10. B?n có th' ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay và -_ng h_ treo t' ng - th i gian -' c chính xác 3 2 1 Tyng s? ;i]m c7a b n
  6. 6. K n ng qu n lý th i gian 3 ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG TH I GIAN CWA B N • i m c a b n t 27 n 30 i m. B?n rot giYi trong vi c sBp x=p và sn d ng th i gian , hi u qu$ h1c t5p và công vi c c&a b?n s] cao n=u b?n ti=p t c duy trì tAt thói quen sBp x=p và sn d ng th i gian, thành công chBc chBn s] njm trong tLm tay b?n. • i m c a b n t 24 n 26 i m. N%ng l c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n là khá tAt, n=u nh' b?n dành thêm th i gian quan tâm -Lu t' vào vi c sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n h p lý han thì hi u qu$ h1c t5p và công vi c c&a b?n s] cao han. • i m c a b n t 10 n 23 i m. Kh$ n%ng sBp x=p và sn d ng th i gian c&a b?n hai kém. Hãy phân tích tp mp các nguyên nhân - có th sBp x=p và sn d ng th i gian h p lý han. 3. Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian N=u b?n là ng' i -ang sn d ng th i gian c&a mình ch'a tAt thì vi c -Lu tiên mà b?n nên làm là hãy cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t và chính xác “bmc tranh” vC cách sn d ng th i gian c&a b?n. Hi n t?i, b?n -ang dành bao nhiêu th i gian trong ngày cho vi c h1c t5p? Nghe -i n tho?i? G+p gR b?n bè? Truy c5p Internet? >i mua sBm? >1c sách, báo, t?p chí? v.v… Vi c phân tích cách b?n phân phAi và sn d ng th i gian là gi$i pháp duy nhot giúp b?n bi=t mình -ang lãng phí th i gian vào nhZng vi c gì - có th phân b( l?i mIt cách hi u qu$ han. NHvT KÝ THxI GIAN Nh5t ký th i gian là mIt công c mà b?n sn d ng - ghi l?i cách b?n sn d ng th i gian cho nhZng công vi c c th . Nh5t ký th i gian s] giúp b?n có -' c cái nhìn t(ng quan vC hi n tr?ng vi c sn d ng th i gian c&a b?n và thông qua -ó b?n có th hi u -' c b?n -ang sn d ng th i gian nh' th= nào. MIt vài sinh viên sau khi th c hi n ghi nh5t ký th i gian -ã nói:”Bây gi thì tôi có th hi u phLn nào lý do t?i sao ch'a bao gi tôi có th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng, th5t -an gi$n vì tôi -ã phung phí th i gian quá nhiCu.”
  7. 7. K n ng qu n lý th i gian 4 V!y làm th nào l!p &'c nh!t ký th i gian? B?n s] l5p nh5t ký th i gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n thành nhiCu phLn nhY kho$ng 30 phút. Có l] nên bBt -Lu tM th i -i m b?n bBt tay vào công vi c -Lu tiên và cho -=n khi b?n k=t thúc công vi c làm cuAi cùng trong ngày - nghp nghai. M{u nh5t ký th i gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn d ng -Lu tiên và có th chpnh sna cho phù h p v4i lWch trình làm vi c c&a b?n. B'4c quan tr1ng ti=p theo là b?n cLn ph$i ghi nh5n chính xác b?n -ã sn d ng th i gian nh' th= nào, tuLn t theo th i gian tot c$ m1i ho?t -Ing trong ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n. Không chp nhZng vi c l4n, chi=m nhiCu th i gian hay -ã -' c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p, h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm … mà c$ nhZng vi c nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi l' ng th i gian trong ngày làm vi c c&a chúng ta nh' -i ch , nou cam, -i mua -_ cùng b?n hay ng_i tán g{u v4i b?n bè … B n c+n ph i ghi nh!t ký th i gian bao lâu? > có th phân tích vi c sn d ng th i gian b?n ph$i ghi nh5t ký th i gian ít nhot là 3 ngày, k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký th i gian trong vòng 1 tuLn. Thm ……, ngày … tháng … n‡m ….. Th9i ;i]m Ho t ;nng Th9i gian s< d>ng KAt quQ ; t ;@kc 6.00 ……………………………………………… …………. …………………. 6.30 ……………………………………………… …………. ………………… 7.00 ……………………………………………… …………. ………………… 7.30 ……………………………………………… …………. ………………… 8.00 ……………………………………………… …………. ………………… 8.30 ……………………………………………… …………. ………………… …… ……………………………………………… …………. ………………… 11.30 ……………………………………………… …………. ………………… 12.00 ……………………………………………… …………. ………………… 13.00 ……………………………………………… …………. ………………… 13.30 ……………………………………………… …………. ………………… …….. ……………………………………………… …………. ………………… 19.30 ……………………………………………… …………. ………………… 20.00 ……………………………………………… …………. ………………… 20.30 ……………………………………………… …………. ………………… 21.00 ……………………………………………… …………. ………………… 21.30 ……………………………………………… …………. ………………… 22.00 ……………………………………………… …………. …………………
  8. 8. K n ng qu n lý th i gian 5 PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN Công vi c phân tích th i gian bao g_m 2 b'4c: • Phân lo?i các công vi c thành các nhóm công vi c • Nh5n -Wnh cách phân b( th i gian Vi c phân lo?i công vi c thành các nhóm công vi c d a theo b$n chot c&a công vi c. Thông th' ng b?n nên phân thành 3 nhóm công vi c nh' sau: • Nhóm 1: Bao g_m nhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân nh' v sinh cá nhân, %n uAng, gi+t quLn áo, &i -_ v.v …. • Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vi c liên quan, ph c v cho vi c h1c t5p, công tác • Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vi c b?n dành cho xã hIi, nhZng công vi c liên quan -=n gia -ình và sd thích c&a b?n. Sau khi hoàn thành vi c phân lo?i công vi c vào các nhóm 1 – 2 – 3, b?n s] tính t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c. S] là lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% th i gian cho nhóm công vi c sA 1, 50% cho nhóm công vi c sA 2 và 25% th i gian còn l?i cho nhóm công vi c sA 3. Còn b?n, sau khi phân nhóm công vi c thì t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c c&a cá nhân b?n là bao nhiêu ? Nhóm 1 – NhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân ………….. ……………….% Nhóm 2 – NhZng công vi c liên quan ph c v cho vi c h1c t5p, công tác ……….% Nhóm 3 – NhZng công vi c xã hIi, gia -ình và sd thích c&a b?n …………………% Hãy dành 1 phút - v] bi u -_ phân bA th i gian c&a b?n và so sánh nó v4i bi u -_ th i gian lý t'dng và ghi l?i nh5n xét c&a b?n ………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. Bi]u ;r phân b? th9i gian lý t@ˆng Nhóm công vi c s 2 50% Nhóm công vi c s 1 25% Nhóm công vi c s 3 25% Bi]u ;r phân b? th9i gian c7a b n Nhóm công vi c s 2 … … ...% Nhóm công vi c s 1 … … ...% Nhóm công vi c s 3 … … ...%
  9. 9. K n ng qu n lý th i gian 6 Vi c nh5n -Wnh -' c cách b?n -ã phân b( th i gian c&a mình có th -' c th c hi n thông qua vi c tr$ l i mIt sA câu hYi nh': • B?n -ang dành th i gian nhiCu nhot cho nhóm công vi c nào? • Bao nhiêu th i gian -' c b?n dành cho vi c h1c t5p? • B?n có -ang nh5n quá nhiCu công vi c so v4i kh$ n%ng c&a b?n? • Bao nhiêu % th i gian c&a b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vi c không ph$i là c&a b?n ho+c không th c s cLn -=n s có m+t c&a b?n? • Vi c sn d ng th i gian -ã phù h p v4i m c tiêu c&a b?n trong giai -o?n hi n t?i? >=n -ây thì b?n -ã có th -'a ra -' c k=t lu5n cho vi c phân tích cách sn d ng th i gian c&a chính mình. Hãy dành 5 phút - suy ngh• và ghi l?i nhZng k=t lu5n c&a b?n. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ 4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t là gì? Theo b?n, có nhZng nguyên nhân nào khi=n b?n -ang sn d ng th i gian ch'a tAt. Hãy suy ngh• và ghi l?i kho$ng 3 – 5 nguyên nhân chính. ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn d ng th i gian ch'a tAt, nh'ng ch& y=u có th k -=n nhZng nguyên nhân chính nh' • Thi u các &u tiên / m1c tiêu: >ây có l] là nguyên nhân gây lãng phí th i gian quan tr1ng nhot. Nó $nh h'dng -=n tot c$ chúng ta c$ vC ph'ang di n nghC nghi p l{n cá nhân. NhZng ng' i hoàn thành hLu h=t nhZng công vi c trong mIt ngày bi=t chính xác h1 muAn hoàn thành cái gì. Không may là quá nhiCu ng' i trong chúng ta ngh• rjng m c -ích và m c tiêu là von -C c&a n%m ch) không ph$i mAi quan tâm hàng ngày. Chúng ta dành quá nhiCu th i gian cho nhZng vi c nhY mà không t5p trung vào nhZng vi c quan tr1ng cho công vi c và cuIc sAng c&a mình. • Khách không m i: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i th i gian c&a b?n là “Có r$nh không”. Th& ph?m d -ây là ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, … • i4n tho i – Internet: >ây là ph'ang ti n thông tin tuy t v i nhot nh'ng chng có th là k‚ thù l4n nhot -Ai v4i s hi u qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vi c sn d ng nó.
  10. 10. K n ng qu n lý th i gian 7 • Không có kh n ng nói “không”: N=u ng' i ta có th d_n công vi c ho+c von -C lên vai b?n thì h1 s] làm -oy. MIt sA ng' i hay bW c%ng thƒng vì thi=u ki n%ng “nói không” do s làm ng' i khác ph5t ý. • Góc h=c t!p b a b>n: Hãy nhìn l?i bàn h1c c&a mình. N=u b?n nhìn thoy ít han 80% di n tích c&a nó thì có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thƒng bàn gioy”. Góc h1c t5p c&a nhZng sinh viên thành công luôn ng%n nBp, g1n gàng và s?ch s]. • Trì hoãn: >ây là k‚ cBp th i gian l4n nhot, không ph$i là ra quy=t -Wnh mà là tránh né ra quy=t -Wnh. B?n có th t%ng -áng k qui th i gian hi u qu$ bjng cách gi$m b4t chLn chM. • … … … 5. QuQn lý th9i gian NhZng ng' i thành công nhot th= gi4i có -i m gì chung? H1 -Cu là nhZng chuyên gia vC qu$n lý th i gian! B?n không th th c s thành công cho -=n khi b?n bi=t cách qu$n lý th i gian thích h p. B?n hi u “Qu$n lý th i gian” ngh•a là gì? Hãy dành mIt vài phút - suy ngh• và ghi l?i cách b?n hi u vC qu$n lý th i gian. ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... Có nhiCu cách hi u vC khái ni m “Qu$n lý th i gian” nh': • T5p trung dành nhiCu th i gian vào nhZng vi c quan tr1ng • Quy=t -Wnh sn d ng th i gian mIt cách tAt nhot • Làm -' c nhiCu vi c han trong mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh • Không lãng phí th i gian vào nhZng vi c không liên quan • Ki m soát th i gian -' c tAt han. • Tránh -' c vi c vIi vã hoàn thành công vi c vào phút cuAi. Tot c$ nhZng cách hi u trên vC qu$n lý th i gian -Cu -úng và chúng ta có th -'a ra mIt cách hi u chung cho khái ni m Qu$n lý th i gian nh' sau: QuQn lý th9i gian có ngh‰a ki]m soát t?t hŠn cách b n s< d>ng th9i gian và ;@a ra nhng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách b n s< d>ng nó.
  11. 11. K n ng qu n lý th i gian 8 PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC M c tiêu là -ích -=n c&a mIt công vi c hay mIt von -C cLn th c hi n. Vi c xác -Wnh m c tiêu trong công vi c s] giúp chúng ta xem xét và th c hi n công vi c c&a mình mIt cách logic, và -?t hi u qu$ cao. Vì v5y, chúng ta s] ti=t ki m th i gian trong quá trình th c hi n công vi c -ó. B?n không th quy=t -Wnh ph$i làm gì hôm nay n=u không bi=t mình muAn -?t -' c -iCu gì vào ngày mai. M1i k= ho?ch hoàn thi n vi c sn d ng th i gian -Cu ph thuIc vào vi c b?n hi u rõ các m c tiêu c&a chính mình.1 1. Xác ;5nh m>c tiêu Xác -Wnh m c tiêu trong công vi c là vi c xác -Wnh k=t qu$ cLn -?t -' c khi ti=n hành th c hi n mIt công vi c v4i mIt giá trW hay m)c ý ngh•a nào -ó. Xác -Wnh m c tiêu nhjm: T5p trung cho công vi c quan tr1ng nhot, xác -Wnh -' c ph'ang h'4ng làm vi c, ít tAn th i gian cho nhZng vi c không quan tr1ng, h?n ch= vi c lãng phí th i gian. Do v5y, b'4c -Lu tiên khi ti=n hành công vi c là chúng ta cLn ph$i xác -Wnh m c tiêu c th cLn -?t -' c khi hoàn tot công vi c -ó. Qua -ó s] giúp chúng ta: - T5p trung vào vi c gi$i quy=t von -C chính - Xác -Wnh -' c các b'4c th c hi n hay nhZng gi$i pháp c th khi ti=n hành th c thi công vi c - T5p trung gi$i quy=t nhZng công vi c quan tr1ng, h?n ch= bW phân tán vào nhZng công vi c không quan tr1ng - T?o -Ing l c phon -ou - Ti=t ki m th i gian - Gi$i quy=t -' c von -C, -?t -' c hi u qu$ cao, -?t -' c s hài lòng giZa các thành viên trong nhóm hay trong t( ch)c. M i công vi c khác nhau s] có các m c tiêu t'ang )ng khác nhau, nên giá trW mong - i -?t -' c chng s] khác nhau. Vi c th c hi n tMng m c tiêu c th -òi hYi cLn có kho$ng th i gian c th - -?t -' c. Vì v5y, m c tiêu có th -?t -' c trong kho$ng th i gian ngBn hay trong th i gian dài tùy thuIc vào tính chot và tLm quan tr1ng c&a công vi c cLn gi$i quy=t. Và trong quá trình th c hi n mIt công vi c, ng' i ta th' ng chia m c tiêu thành m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' (m c tiêu ph ) và m1c tiêu nên có. 1 Biên dWch Lê Tuyên. Qu n lý th i gian. 2004. TP. H_ Chí Minh: NXB Tr‚ Ch?y -ua v4i th i gian?
  12. 12. K n ng qu n lý th i gian 9 1.1 M c tiêu chính M c tiêu chính là m c tiêu có tính quy=t -Wnh -Ai v4i s thành công c&a công vi c mà chúng ta th c hi n. N=u m c tiêu này bW trì hoãn hay bW l ch h'4ng trong quá trình th c hi n thì công vi c c&a b?n không th -?t -' c giá trW mong muAn ho+c không -?t -' c hi u qu$ cao nh' -ã -C ra. Nên m c tiêu chính là m c tiêu ph$i -?t -' c trong quá trình th c thi công vi c c&a b?n. Ví d : - >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1c sau 4 n%m h1c. - >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n - M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot. - ….. 1.2 M c tiêu h tr M c tiêu h tr là các m c tiêu góp phLn h tr vi c th c hi n m tiêu chính. NhZng m c tiêu này chng quan tr1ng nh'ng th' ng -' c th c hi n trong dài h?n. Các m c tiêu h tr là cLu nAi - -?t -' c m c tiêu chính. Ví d : - >Ai v4i sinh viên nói chung, m c tiêu chính là ph$i -?t -' c v%n bjng tAt nghi p -?i h1c sau 4 n%m h1c. Các m c tiêu ph là ph$i hoàn thành tAt các k thi h1c k, n( l c han nZa trong h1c t5p,… - >Ai v4i các doanh nghi p nói chung, m c tiêu chính là tAi -a hóa l i nhu5n, các m c tiêu ph có th là n( l c ti=t ki m chi phí, n( l c các h1at -Ing xúc ti=n bán hàng,… - M c tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot, m c tiêu h tr có th là vi c tuy n -' c các Tr'dng phòng giYi, huon luy n nghi p v cho các nhân viên - góp phLn -?t -' c m c tiêu chính. - ……… 1.3 M c tiêu nên có M1c tiêu nên có là m c tiêu nhjm h tr cho vi n th c hi n m c tiêu chính tAt han. Do v5y, n=u có các m1c tiêu nên có thì nó s] h tr tAt han cho các m c tiêu chính m+c dù s] phát sinh thêm thêm chi phí. Tuy nhiên, n=u không có nhZng m c tiêu này thì chúng ta v{n th c hi n -' c m c tiêu chính. Ví d : - Trong các doanh nghi p thì m1c tiêu nên có th' ng là các trang thi=t bW hay v%n phòng làm vi c, vì n=u có -Ly -& các trang thi=t bW làm vi c hi n -?i s] giúp cho các nhân viên làm vi c v4i hi u suot cao han, và n=u v%n phòng làm vi c thông thoáng và tho$i mái s] t?o bLu không khí tAt cho nhân viên làm vi c - M1c tiêu nên có -Ai v4i sinh viên có th là h thAng th' vi n -Ly -& các lo?i sách và sA l' ng nhiCu, sinh viên có -iCu ki n ti=p c5n th c ti‰n và )ng d ng lý thuy=t vào th c ti‰n th' ng xuyên han - ………
  13. 13. K n ng qu n lý th i gian 10 2. Nhng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu Thông th' ng m c tiêu có nhZng -+c -i m sau -ây: 2.1. Rõ ràng N=u m c tiêu không rõ ràng s] làm b?n mot nhiCu th i gian. Vì v5y m c tiêu rõ ràng s] giúp b?n th c hi n tAt công vi c -' c giao. >+c bi t, khi b?n muAn ng' i khác giúp mình th c hi n mIt công vi c nào -ó, b?n ph$i cho h1 bi=t rõ m c tiêu chng nh' th i gian - hoàn thành công vi c -ó. 2.2. Phân chia th i gian th c hi n c th Khi nào s] hoàn thành -' c m c tiêu này? Vi c xác -Wnh -' c th i gian th c hi n mIt công vi c s] giúp b?n tránh -' c vi c mot th i gian -Lu t' cho công vi c khác nh'ng không góp phLn hoàn thành m c tiêu c&a mình. 2.3. Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu >iCu này s] khuy=n khích b?n n( l c th c hi n m c tiêu hay nhi m v -' c giao. N=u m c tiêu v' t ngoài kh$ n%ng c&a b?n s] khi=n cho b?n n$n chí trong vi c th c hi n m c tiêu -ã giao, t?o tâm lý không tAt trong khi th c hi n công vi c và gây nên s)c . 2.4. Quan tr1ng Vi c xác -Wnh m c tiêu -?t -' c cLn ph$i gBn liCn v4i mIt m)c ý ngh•a hay tLm quan tr1ng nào -ó. >iCu này s] giúp b?n thoy hãnh di n han khi hoàn thành m c tiêu này và nó s] t?o -Ing l c, kích thích b?n n( l c làm vi c tAt han trong th i gian t4i. Ng' c l?i, n=u m c tiêu b?n nêu ra không có ý ngh•a hay tLm quan tr1ng gì s] làm cho b?n chán n$n khi th c hi n và th' ng s] xuot hi n câu hYi: “Th c hi n vi c này - làm gì?” hay “T?i sao ph$i th c hi n vi c này, trong khi vi c làm này không có ý ngh•a gì c$?”,… nh' v5y k=t qu$ -?t -' c s] không cao ho+c b?n s] không bao gi -?t -' c m c tiêu -ã -C ra. 2.5. Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th Trong cuIc sAng b?n không th tách khYi cIng -_ng, t5p th hay mIt nhóm -ang sAng xung quanh b?n. Do v5y m c tiêu mà b?n xác -Wnh hay -C ra ph$i phù h p v4i nhZng -+c -i m chung c&a t5p th - có s &ng hI c( vh c&a t5p th , t?o -Ing l c cho b?n hoàn thành m c tiêu mIt cách tAt nhot. N=u m c tiêu c&a b?n tách r i ho+c -i ng' c l?i v4i l i ích c&a t5p th thì b?n s] bW cô l5p ho+c b?n s] -Ai m+t v4i làn sóng ph$n -Ai b?n mIt cách m?nh m] nên b?n khó có th -?t -' c m c tiêu -ã -C ra. 2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi Khi b?n -+t ra m c tiêu nào -ó thì nó luôn -òi hYi b?n ph$i n( l c nhiCu han - -?t -' c m c tiêu -ã -C ra. Tuy nhiên, nó ph$i phù h p th c ti‰n và kh$ n%ng c&a b?n (b?n có th th c hi n -' c). N=u m c tiêu quá xa r i th c ti‰n, v' t quá kh$ n%ng c&a b?n thì cho dù b?n có n( l c -=n -âu chng không th -?t -' c m c tiêu -ó. Nh' v5y, v4i nhZng -+c -i m trên s] giúp b?n -+t m c tiêu phù h p v4i b$n thân và có tính thách th)c, t?o -Ing l c - b?n phon -ou vu t qua khó kh%n - -=n -ích cuAi cùng.
  14. 14. K n ng qu n lý th i gian 11 3. Phân lo i m>c tiêu Khi b?n cLn -?t -' c mIt -iCu mong muAn trong t'ang lai, b?n ph$i -+t cho mình nhZng m c tiêu nhot -Wnh, xác -Wnh -âu là m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' và m1c tiêu nên có. Sau khi xác -Wnh -' c các m c tiêu, b?n cLn '4c l' ng th i gian th c hi n c&a tMng m c tiêu c th - xác -Wnh -' c th i gian hoàn thành tMng m c tiêu -ó. Bên c?nh -ó, b?n cLn xem xét l?i nhZng ho?t -Ing trong nhZng ngày tr'4c -ây - xác -Wnh -' c nhZng y=u tA nào chi phAi th i gian c&a b?n nhiCu nhot, tM -ó b?n s] có s -iCu chpnh phù h p - t5p trung gi$i quy=t nhZng von -C chính, quan tr1ng góp phLn hoàn thành m c tiêu. Ví d 1: XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N2 M>c tiêu Mmc @u tiên Di n giQi >?t -' c 500,000USD 'u tiên tài tr bên ngoài cho nhZng kho$n m c có th chop nh5n -' c Chính CLn thi=t - md rIng sang -Wa -i m th) hai. Cna hàng không th phát tri n mà không có -?i lý th) hai Doanh thu hàng n%m tM các ca sd ho?t -Ing là 6 tri u USD và l i nhu5n sau thu= là 700,000USD Chính Trong bAn n%m >ào t?o David - anh ta có th -$m trách các ho?t -Ing d cna hàng th) nhot H tr Trong n%m t4i. Tôi không th md cna hàng th) hai cho -=n khi David sŠn sàng -$m trách vi c qu$n lý cna hàng th) nhot Phát tri n dây chuyCn cung )ng có chi phí thop và -úng hgn H tr Có kh$ n%ng cBt gi$m chi phí hàng hóa và chi phí hàng t_n 600,000USD hàng n%m C$i thi n ch'ang trình l i ích s)c khYe mà không thêm nhiCu chi phí Nên có NhZng l i ích cho s)c khYe c&a chúng ta còn ít c?nh tranh so v4i nhZng nhà bán l‚ khu v c khác Nâng cop h thAng k= toán Nên có MIt h thAng tAt han s] ti=t ki m th i gian và cho nhiCu thông tin kWp th i - ra quy=t -Wnh và ki m soát Phát tri n website th'ang m?i -i n tn H tr Ph'ang án tAt nhot - t%ng doanh thu mà không cLn ph$i thêm di n tích sàn 2 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p Phân lo?i m c tiêu ra sao?
  15. 15. K n ng qu n lý th i gian 12 Ví d 2: XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N: “Ph$i -?t -' c lo?i khá trong h1c k này” M>c tiêu Mmc @u tiên Di n giQi Xác -Wnh ph'ang pháp h1c t5p -úng -Bn (tham gia h1c nhóm, th' ng xuyên -+t câu hYi -Ai v4i thLy cô và b?n bè n=u tôi ch'a hi u rõ von -C,…) Chính Nh4 lâu, có ki=n th)c chuyên môn sâu (có nhZng bài t5p hay tình huAng khó, tôi cLn có s giúp -R ho+c trao -(i v4i b?n bè - hi u von -C rõ han, không t?o các l h(ng tri th)c,…) CLn cù, siêng n%ng Chính Dành nhiCu th i gian - h1c t5p, nghiên c)u chuyên môn và các l•nh v c khác Có trang thi=t bW, ph'ang ti n ph c v vi c h1c t5p (th' vi n, d ng c thí nghi m, sách, báo, internet, TV, máy tính,… H tr Nâng cao tri th)c, ti=p c5n th c ti‰n và thu th5p -' c nhiCu dZ li u ho+c s ki=n - d{n ch)ng, ch)ng minh cho nhZng phát bi u ho+c bài vi=t c&a tôi Tham gia các ho?t -Ing th thao Nên có M i ngày dành 60 phút vào bu(i chiCu, tM 16h30 -=n 17h30 ho+c 17h00 -=n 18h00 Tham gia các hình th)c gi$i trí khác Nên có Thpnh tho$ng tham gia các ho?t -Ing ngoài tr i: picnic, dã ngo?i, hay xem bi u di‰n v%n ngh ,… Qua -ó cho thoy, vi c phân lo?i -úng các lo?i m c tiêu s] giúp b?n -?t -' c -iCu mong muAn v4i k=t qu$ tAt và ti=t ki m -' c th i gian. Tuy nhiên, m c tiêu th' ng là nhZng công vi c hay von -C mà b?n s] -?t -' c trong t'ang lai (ngBn h?n ho+c dài h?n), và trong t'ang lai có th s] có nhZng thay -(i nhot -Wnh d chính b$n thân b?n ho+c nhZng thay -(i do các y=u tA bên ngoài gây ra. Nên b?n cLn ph$i th' ng xuyên xem xét (c5p nh5t) l?i các m c tiêu c&a mình sao cho phù h p v4i xu th= phát tri n c&a th i -?i chng nh' phù h p v4i b$n thân b?n trong tMng th i k nhot -Wnh. 5nh kŒ xem xét các m>c tiêu c7a b n b•ng cách ;$t câu h•i:3 Các m c tiêu này có còn th c t= không? Các m c tiêu này có còn phù h p không? Các m c tiêu này có còn liên quan không? N=u bY m c tiêu này thì có $nh h'dng -=n ng' i khác không (tr' ng h p trong t5p th )? 3 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p
  16. 16. K n ng qu n lý th i gian 13 Thay -(i - thích )ng v4i nhZng bi=n -(i c&a môi tr' ng là rot quan tr1ng, nh'ng không vì th= mà b?n th' ng xuyên thay -(i m c tiêu c&a mình chp vì nhZng khó kh%n nhot th i. Khi thay -(i m c tiêu, b?n ph$i chú ý -=n nhZng -i m sau: NhZng thay -(i -ó s]: • Không nên $nh h'dng l4n -=n t5p th hay thi u sA nào -ó có liên quan -=n m c tiêu c&a b?n tM tr'4c -ó • Không nên l ch h'4ng so v4i m c tiêu ban -Lu • Không nên chuy n b?n sang mIt m c tiêu m4i hoàn toàn • Không trái v4i -?o -)c, truyCn thAng v%n hóa xã hIi -' c sA -ông công chúng chop nh5n 4. S` ;?i ngh5ch gia tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g) Trong cuIc sAng hàng ngày b?n dành nhiCu th i gian - gi$i quy=t nhiCu công vi c hay von -C khác nhau, trong -ó có mIt von -C mà các b?n th' ng hay -Ai m+t, -ó là tính cop bách c&a công vi c. Công vi c cop bách là công vi c -òi hYi cLn -' c gi$i quy=t ngay. Tuy nhiên, m1i công vi c cop bách ch'a hƒn ph c v hay h tr cho vi c th c hi n m c tiêu hay s thành công c&a b?n trong t'ang lai. Thông th' ng m c tiêu chính -' c hoàn thành trong t'ang lai, vì v5y tính cop thi=t c&a các m c tiêu chính không mang tính t)c th i. Ví d : M c tiêu chính c&a b?n là -?t -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi sau khi tAt nghi p. M c tiêu chính c&a b?n là h1c k này ph$i thi qua h=t các môn (không thi l?i môn nào) M c tiêu chính c&a b?n là s] làm vi c cho công ty liên doanh sau khi tAt nghi p M c tiêu chính c&a b?n là sau 03 n%m công tác, b?n s] làm Tr'dng phòng nhân s c&a mIt công ty, 02 n%m ti=p theo s] là Phó Giám -Ac,… M c tiêu chính c&a b?n là trd thành gi$ng viên sau khi tAt nghi p, sau 02 n%m h1c xong Master và trd thành gi$ng viên giYi, 03 n%m ti=p theo -i h1c nghiên c)u sinh ti=n si,… Tot c$ m c tiêu trên ph$i -' c th c hi n trong t'ang lai, không ph$i th c hi n ngay l5p t)c. Tuy nhiên, trong th c t= b?n l?i luôn bW mot th i gian và công s)c cho nhZng công vi c cop bách nh'ng không ph$i là các m c tiêu chính c&a b?n. Th' ng các m c tiêu dài h?n hay g+p ph$i von -C này, vì b?n ngh• rjng còn nhiCu th i gian - th c hi n m c tiêu c&a mình nên không cLn ti=n hành th c hi n m c tiêu ngay l5p t)c. Ví d : Hàng tháng b?n -' c gia -ình cho b?n 400.000-_ng, b?n d ki=n s] ti=t ki m - dành 100.000-_ng/tháng, qua h1c k này b?n s] mua 2 bI quLn áo tM sA tiCn tích lhy -ó. Tuy nhiên, sau 3 tháng xe -?p c&a b?n bW h' hYng n+ng và ph$i thay th= s' n xe m4i và mIt sA bI ph5n khác, -iCu này làm b?n mot 250.000-_ng. Và b?n s] cA gBng ti=p t c - dành trong th i gian t4i - mua quLn áo. B?n vMa nh5n -' c h1c b(ng trW giá 5 tri u -_ng, b?n d ki=n tuLn t4i s] mua mIt máy vi tính giá kho$ng 4,5 tri u -_ng và 0,5 tri u còn l?i s] chi tiêu vào vi c khác. Tuy nhiên, 4 ngày sau khi b?n nh5n -' c h1c b(ng, b?n bW mot -i n tho?i di -Ing, vì v5y b?n -ã l5p t)c chi 2 tri u - mua
  17. 17. K n ng qu n lý th i gian 14 -i n tho?i m4i. B?n ngh• rjng, b?n s] n( l c h1c t5p - có ca hIi nh5n -' c mIt lo?i h1c b(ng t'ang t - r_i sau -ó s] mua ngay máy vi tính. Lúc 9h00 b?n -ang làm bài t5p - -Lu gi chiCu nIp bài cho thLy d?y môn toán, kho$ng 9h15 b?n c&a b?n -=n m i b?n -i uAng café - trao -(i mIt sA von -C. B?n ngh•: b?n muAn bi=t von -C -ó là gì nên b?n -ã t?m ng'ng làm bài t5p và -i uAng café. B?n -ang làm bài t5p trên máy vi tính (d tLng tr t) -' c kho$ng 20 phút, mIt ng' i b?n khác -=n nh b?n lên tLng 1 (phòng -1c sách c&a th' vi n) - gi$i thích cho b?n oy mIt von -C mà b?n oy không hi u khi -ang -1c sách. B?n t?m dMng làm bài t5p c&a mình và lên tLng 1 giúp b?n mình. Qua các ví d trên cho thoy, m1i von -C mà b?n gi$i quy=t -Cu không liên quan gì -=n m c tiêu chính c&a b?n, m+c dù b?n c$m thoy rjng nhZng vi c này -'ang nhiên ph$i làm, nh'ng nó l?i lãng phí th i gian c&a b?n. Chƒng nhZng th=, mà nó còn h'4ng b?n ngày càng xa r i m c tiêu c&a mình, nh'ng th5t s b?n chƒng có l a ch1n khác; -iCu này chng -úng vì b?n giúp b?n bè hay ng' i khác là l] -'ang nhiên vì -ó là tinh thLn t'ang tr l{n nhau trong cuIc sAng, là truyCn thAng--?o -)c xã hIi. > gi$i quy=t nhZng von -C này, b?n cLn l5p k= ho?ch làm vi c c th , vi=t lWch làm vi c rõ ràng. Hàng tuLn, b?n s] xem xét l?i nhZng công vi c mà b?n -ang -Ai m+t hàng ngày. Qua -ó, b?n s] thoy -' c nhZng công vi c nào liên quan -=n các m c tiêu chính và m c tiêu h tr c&a b?n, công vi c nào mang tính cop bách nh'ng l?i không liên quan -=n các m c tiêu c&a b?n. Vì v5y n=u trong cuIc sAng, b?n không có nhZng nguyên tBc nhot -Wnh -Ai v4i b$n thân thì rot khó qu$n lý -' c th i gian c&a b?n và b?n s] luôn c$m thoy công vi c (không quan tr1ng) c&a b?n ngày càng nhiCu, không th gi$i quy=t kWp th i m+c dù b?n -ã n( l c h=t kh$ n%ng và t5p trung công s)c - gi$i quy=t chúng. >iCu quan tr1ng là b?n ph$i phân bi t -' c -âu là công vi c cop bách và quan tr1ng (?), -âu là công vi c chp -an thuLn là cop bách (?). > làm -' c -iCu này, b?n ph$i th' ng xuyên luy n t5p và th c hi n công vi c theo mIt k= ho?ch và lWch trình c th . MIt khi b?n phân bi t -' c hai lo?i công vi c trên, b?n s] có cách bA trí th i gian mIt cách h p lý nhot chng nh' khi nào nên tM chAi nhZng công vi c cop bách nh'ng không quan tr1ng. Và nh' v5y b?n -ã gi$i quy=t -' c von -C -Ai nghWch giZa tính cop bách và tLm quan tr1ng c&a công vi c. 5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc ;n @u tiên Nh5n bi=t và x=p lo?i m c tiêu là -iCu cLn thi=t n=u b?n có ý -Wnh nghiêm túc vC vi c t5n d ng hLu h=t th i gian c&a b?n4 . Tuy v5y, có mIt sA m c tiêu chính quá l4n và -òi hYi th i gian dài - hoàn thành chúng nên b?n không th tr c ti=p gi$i quy=t -' c chúng ngay, mà b?n cLn ph$i chia chúng thành nhZng công vi c c th - thu5n ti n trong qu$n lý và th c hi n tMng vi c mIt theo trình t logic. 4 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c, Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p L4n-nhY hay quan tr1ng-khŒn cop?
  18. 18. K n ng qu n lý th i gian 15 Ví d : M c tiêu chính c&a b?n Thành là b?n muAn có -' c tom bjng tAt nghi p -?i h1c lo?i giYi. M c tiêu chính c&a chW Tuy=t là b?n sau 10 n%m làm vi c, chW s] xây -' c c%n nhà khang trang trong nIi ô TP. Long Xuyên. M c tiêu chính c&a b?n Nguyên là sau 2 n%m d?y h1c s] trd thành giáo viên giYi. M c tiêu chính c&a b?n C' ng là sau 3 n%m làm vi c s] trd thành ki s' giYi. Các m c tiêu trên không th th c hi n -' c ngay mà cLn ph$i -' c chia ra thành nhZng nhi m v c th ph$i -?t -' c hàng tuLn, hàng tháng, hàng quý, hàng n%m,… Nhìn chung, vi c dùng m c tiêu - qu$n lý th i gian c&a b?n s] vô cùng quan tr1ng, vì v5y b?n có th v5n d ng các b'4c sau -ây - qu$n lý th i gian hi u qu$ han: • Chia nhY m c tiêu thành nhiCu công vi c (nhi m v ) c th và kh$ thi • Xác -Wnh m)c -I 'u tiên: sau khi chia m c tiêu thành nhiCu công vi c c th b?n hãy ti=n hành phân lo?i nhZng công vi c -ó theo m)c -I 'u tiên theo th) t I, II và III. M)c 'u tiên I: nhZng công vi c dành cho m c tiêu chính c&a b?n, -ó là nhZng công vi c mang tính cop bách và quan tr1ng M)c 'u tiên II: nhZng công vi c dành cho m c tiêu h tr , -ó là nhZng công vi c mang tính cop bách và tLm quan tr1ng chp d m)c trung bình ho+c chp là cop bách ho+c tLm quan tr1ng cao (chp mIt y=u tA duy nhot) và ng' c l?i, M)c 'u tiên III: nhZng công vi c cop bách ho+c không cop bách nh'ng không quan tr1ng lBm. • SBp x=p vi c th c hi n công vi c th5t logic, phù h p: Vi c th c hi n các công vi c theo mIt th) t tr'4c sau s] giúp b?n hoàn thành các công vi c mIt cách nhWp nhàng, công vi c -' c hoàn thành tr'4c h tr công vi c sau. Ví d : Nhóm c&a b?n (03 b?n) chuŒn bW báo cáo vC mIt ch& -C c&a mIt môn h1c, quy trình th c hi n có th nh' sau: Thu th5p dZ li u • L5p dàn ý (outline) • L a ch1n các ý chính • SBp x=p các ý cho m?ch l?c • Báo cáo thn (di‰n t5p) • Hi u chpnh • Báo cáo chính th)c Nh' v5y mAi quan h giZa các công vi c là ph thuIc l{n nhau, công vi c sau ph$i ch s khdi -Lu và k=t thúc c&a công vi c tr'4c -ó (nh' ví d trên). Tuy nhiên, không ph$i tot c$ các công vi c -Cu theo tuân th& quy lu5t nh' th=, công vi c sau s] -' c ti=n hành sau công vi c tr'4c -ó mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh ch) không nhot thi=t ph$i ch công vi c tr'4c -ó k=t thúc m4i bBt -Lu ho+c có th th c hi n các công vi c song song v4i nhau. Ví d : Vi c các b?n th c hi n v sinh làm -gp toàn bI khuôn viên tr' ng, do toàn bI khuôn viên tr' ng quá l4n nên ph$i -' c chia thành nhiCu khu v c khác nhau, m i l4p hay m i khoa s] th c hi n mIt khu v c nhot -Wnh. Nh' v5y, các l4p hay khoa có th th c hi n phLn vi c c&a mình song song v4i nhau hay chp tr'4c sau mIt kho$ng th i gian ngBn. Không nhot thi=t ph$i ch mIt l4p hay khoa nào -ó khdi -Lu và k=t thúc thì l4p hay khoa khác m4i ti=p t c phLn vi c c&a mình.
  19. 19. K n ng qu n lý th i gian 16 Vì v5y, khi ti=n hành phân chia m c tiêu thành nhiCu công vi c khác nhau, b?n cLn l'u ý -=n mAi quan h giZa các công vi c - xác -Wnh th i -i m bBt -Lu c&a m i công vi c cho phù h p nhjm ti=t ki m th i gian. • b4c l' ng th i gian hoàn thành m i nhi m v : >ây không ph$i là mIt công vi c d‰ dàng cho các b?n, có nhZng công l+p -i l+p d m)c -I th' ng xuyên thì b?n d‰ dàng '4c l' ng th i gian - th c hi n chúng. Ví d : B?n s] rot d‰ dàng '4c l' ng kho$ng th i gian cLn có - -i tM nai b?n d -=n tr' ng h1c, vì nó di‰n ra hàng ngày, th5m chí nhiCu lLn trong mIt ngày.
  20. 20. K n ng qu n lý th i gian 17 NHIYM V' VÀ TH I GIAN5 M>c tiêu: Gi4i thi u mIt lo?t các chuyên -C -ào t?o nIi bI-ban -Lu là hai lLn mIt tháng trong th i gian ba tháng (t(ng cIng sáu lLn). N=u -' c quan tâm nhiCu và có hi u qu$, nhZng lo?t chuyên -C này s] -' c ti=p t c NhiLm v> Ho t ;nng |c l@kng th9i gian (phút) Ghi chú 1 H1p lLn -Lu tiên - phân tích chi=n l' c 60 G_m Ramon, Harriet, Julie, và Peter 2 H1p lLn hai: Xác -Wnh -C tài và ng' i thuy=t trình 75 G_m tot c$ nhZng ng' i trên cIng thêm Fred 3 Suy tính -Wa -i m t( ch)c chuyên -C, vi c giao ti=p và thúc -Œy nIi bI 120 4 H1p riêng tMng ng' i thuy=t trình 240 5 Tri n khai chuyên -C giao ti=p 180 Liên quan -=n ti=p thW 6 Giám sát th c hi n 180 7 >ánh giá h5u chuyên -C 60 NhZng gì -4 làm -' c và ch'a làm -' c 8 Gdi th' c$m an và món quà nhY cho tMng ng' i thuy=t trình 60 Tyng th9i gian 975 S? gi9: 16,25 Tuy nhiên, trong cuIc sAng nhZng von -C m4i luôn phát sinh và rot khó - b?n '4c l' ng -' c th i gian cLn thi=t - hoàn thành chúng. Trong tr' ng h p này, b?n cLn thi=t tham kh$o ý ki=n c&a b?n bè, thLy cô hay ng' i thân c&a mình,… - '4c l' ng kho$ng th i gian t'ang -Ai h p lý cho công vi c -ó. Và b?n cLn xác -Wnh thêm kho$ng chênh l ch tM ±10% -=n ±20% - d trù nhZng phát sinh không trông - i có th x$y ra. 5 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p
  21. 21. K n ng qu n lý th i gian 18 Sau khi b?n chia m c tiêu thành nhiCu công vi c và '4c l' ng th i gian hoàn thành chúng, b?n cLn ph$i xem xét l?i lLn nZa, -iCu chpnh kWp th i th) t 'u tiên c&a tMng công vi c cho phù h p v4i nhZng thay -(i c&a xã hIi. Và n=u có th , hãy -+t niCm tin và giao vi c cho ng' i khác - b?n có nhiCu th i gian gi$i quy=t nhZng công vi c chính và quan tr1ng. Bên c?nh -ó, mIt trong nhZng von -C không kém phLn quan tr1ng - -?t -' c m c tiêu, -ó là b?n cLn ph$i sBp x=p các công vi c trong s( nh5t ký c&a b?n theo m)c -I quan tr1ng ho+c theo th) t 'u tiên - thu5n ti n cho b?n trong quá trình th c hi n các công vi c (có th -iCu phAi v4i các b?n khác hay -_ng nghi p). Ví d : Trd l?i v4i ví d vC nhóm b?n báo cáo chuyên -C môn h1c, b?n có th phân công b?n A giYi vC sn d ng máy tính tìm ki=m dZ li u trên m?ng, b?n B thích -1c sách s] tìm dZ li u trong sách, báo,… và b?n giYi vC vi c l•nh v c vi=t thì b?n s] vi=t dàn ý (outline),… 6. TiAn hành công viLc ;] ; t ;@kc m>c tiêu Tr'4c khi ti=n hành công vi c, b?n hãy xác -Wnh von -C sau theo nguyên tBc 5W-2H nh' sau: T?i sao ph$i th c hi n công vi c này (Why)? NIi dung là gì (What)? Khi nào s] th c hi n (When)? Th c hi n nh' th= nào (How)? Th c hi n trong bao lâu (How long)? V4i ai (Who)? • -âu (Where)? Tr$ l i cho các câu hYi trên s] giúp b?n hoàn thành công vi c c&a mình mIt cách tAt nhot, bdi vì -ó là nhZng -Wnh h'4ng chung cho b?n trong vi c th c thi hay gi$i quy=t mIt von -C.
  22. 22. K n ng qu n lý th i gian 19 TÓM TpT - Xác -Wnh m c tiêu trong công vi c là mIt trong nhZng y=u tA qu$n lý th i gian hi u qu$. N=u b?n ch'a xác -Wnh -' c m c tiêu trong công vi c thì khó có th qu$n lý tAt th i gian c&a b?n. - Thông th' ng, m c tiêu -' c chia làm ba lo?i: M c tiêu chính, m c tiêu h tr và m c tiên nên có. - NhZng -+c -i m c&a m c tiêu là ph$i rõ ràng, phân b( -' c th i gian, phù h p kh$ n%ng c&a b?n, quan tr1ng, phù h p m c tiêu chung c&a t5p th và có tính thn thách nh'ng khà thi. - Có th b?n s] mot nhiCu th i gian và công s)c cho nhZng vi c cop bách nh'ng không quan tr1ng. Hãy cA gBng ki m soát von -C này. - Các m c tiêu th' ng -?t -' c trong t'ang lai và t'ang -Ai l4n, vì v5y b?n cLn chia m c tiêu thành nhiCu công vi c c th , kh$ thi và xác -Wnh m)c 'u tiên th c hi n các công vi c -ó. PhAi h p th c hi n công vi c cùng v4i các cá nhân ho+c t( ch)c. - Tr'4c khi ti=n hành th c hi n công vi c b?n nên áp d ng nguyên tBc “5W-2H” - th c hi n công vi c -?t -' c hi u qu$ cao.
  23. 23. K n ng qu n lý th i gian 20 PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN 1. r th5 quQn lý th9i gian >_ thW qu$n lý th i gian là mIt công c thông minh giúp b?n quy=t -Wnh tính khŒn cop và tLm quan tr1ng c&a mIt công vi c c th nào -ó. TÍNH KHJN CLP MIt vi c -' c coi là khŒn cop khi nó -òi hYi s chú ý ngay l5p t)c. Khi mIt vi c ph$i hoàn thành vào mIt th i -i m nhot -Wnh, khi th i h?n cuAi cùng -=n gLn nó s] trd nên khŒn cop han. Gi$ sn b?n có ba công vi c sau: 1. Lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p sau khi tAt nghi p. 2. Tìm ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt nghi p 3. Hoàn thành bài t5p cá nhân - nIp cho gi$ng viên vào sáng th) hai tuLn t4i Xét theo tính khŒn cop thì vi c hoàn thành bài t5p khŒn cop han vì th i h?n cuAi cùng gLn kC han. Chuy=n dã ngo?i s] -' c t( ch)c sau khi các thành viên trong l4p -ã hòan thành -C tài tAt nghi p nên vi c tìm ý t'dng cho -C tài th c t5p thì khŒn cop han. B?n có th bi u di‰n 2 công vi c này trên mIt tr c thƒng -)ng nh' sau: + KhŒn cop - Bài t5p cá nhân - Ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt nghi p - K= ho?ch dã ngo?i cho l4p tháng t4i — KhŒn cop Khi th i gian trôi -i, c$ ba công vi c s] có xu h'4ng chuy n dLn lên phía trên c&a tr c thƒng -)ng, công vi c ngày càng khŒn cop han. TNM QUAN TRRNG MIt vi c -' c coi là quan tr1ng khi nó có mIt ý ngh•a l4n ho+c s] gây ra mIt k=t qu$/h5u qu$ -áng k . M)c -I quan tr1ng c&a công vi c không bW $nh h'dng bdi th i gian trôi -i. Trd l?i ví d nêu trên, xét vC tLm quan tr1ng c&a công vi c thì vi c hoàn thành bài t5p cá nhân t'ang -Ai không quan tr1ng dù khŒn cop han, vi c tìm ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt
  24. 24. K n ng qu n lý th i gian 21 nghi p là rot quan tr1ng m+c dù ch'a khŒn cop, vi c lên k= ho?ch cho chuy=n dã ngo?i là ít quan tr1ng nhot so v4i hai vi c còn l?i vào th i -i m hi n t?i. Chúng ta có th sn d ng mIt tr c ngang - th hi n hai -iCu này nh' sau: ’ Quan trdng + Quan trdng B?n có nh5n xét gì vC th) t 3 công vi c trong ví d trên theo m)c -I khŒn cop và quan tr1ng? >an gi$n là th) t các công vi c theo m)c -I quan tr1ng -ã thay -(i so v4i th) t theo tính khŒn cop. Thông th' ng, th) t s] khác nhau khi sBp x=p theo m)c -I quan tr1ng và khŒn cop. S THT QUUN LÝ THXI GIAN K=t h p hai tr c quan tr1ng và khŒn cop, chúng ta s] có -_ thW qu$n lý th i gian nh' sau: + KhŒn cop - Quan tr1ng + Quan tr1ng - KhŒn cop Khi k=t h p m)c -I quan tr1ng và khŒn cop c&a ba công vi c trên -_ thW qu$n lý th i gian ta có th bi=t -' c rjng: • Vi c hoàn thành bài t5p cá nhân thì khŒn cop han là vi c tìm ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt nghi p, vì th= nó cLn -' c hoàn tot s4m han. • Vi c tìm ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt nghi p quan tr1ng han vi c lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p, vì v5y công vi c này cLn -' c dành s quan tâm suy ngh•, -Lu t' th i gian nhiCu han. • Vi c lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p vào tháng t4i xét vC m)c -I quan tr1ng và khŒn cop so v4i 2 vi c tr'4c -Cu thop han nên có th gi$i quy=t sau cùng. S( d*ng +, th- qu0n lý th3i gian là m6t cách h8u ích +: xem xét nh8ng +òi h?i +@Ac +Bt ra cho th3i gian cEa bGn, nó giúp b?n -'a ra quy=t -Wnh vC trình t gi$i quy=t các công vi c mIt cách nhanh chóng và -$m b$o -?t -' c nhZng m c tiêu -ã -C ra. Nhìn l?i công vi c ý t'dng cho -C tài th c t5p tAt nghi p, b?n -ã l' ng tr'4c -' c m)c -I quan tr1ng nh'ng do có quá nhiCu vi c cLn ph$i gi$i quy=t gop nên công vi c -ó v{n ch'a th c hi n -' c. >=n giZa tuLn v%n phòng Khoa có thông báo danh sách các sinh viên -& tiêu
  25. 25. K n ng qu n lý th i gian 22 chuŒn làm lu5n v%n tAt nghi p trong -ó có b?n -_ng th i chng có thông báo vC vi c các gi$ng viên trong khoa s] t' von cho sinh viên vC vi c ch1n -C tài tAt nghi p vào ngày th) ba tuLn t4i, - tham gia bu(i t' von này sinh viên cLn ph$i chuŒn bW sa bI mIt sA thông tin liên quan -=n -C tài -Wnh ch1n. >=n -ây thì công vi c này có s di chuy n trên -_ thW th i gian. + KhŒn cop - Quan tr1ng + Quan tr1ng - KhŒn cop Khi th3i gian trôi +i thì m6t công viKc khMn cNp sQ trR nên khMn cNp hTn. M6t công viKc sQ thay +Wi mXc +6 quan trYng nZu nh@ các 0nh h@Rng hoBc kZt qu0 cEa nó thay +Wi. BYN Ô PHNN T[ CA S THT QUUN LÝ THXI GIAN >_ thW qu$n lý th i gian -' c t?o nên bdi 4 ô vuông hay g1i là các ô phLn t'. Bjng vi c th hi n các công vi c vào các ô phLn t' t'ang )ng, chúng ta s] phân lo?i công vi c. Vi c này s] giúp chúng ta làm rõ nhZng mAi nguy hi m hay r&i ro nhot -Wnh n=u mIt công vi c nào -ó không -' c th c hi n B?n hãy liên t'dng -_ thW trên m+t phƒng c&a -_ng h_, bAn ô phLn t' lúc này có th -' c g1i tên thành: Ô 0 – 3 gi , Ô 3 – 6 gi , Ô 6 – 9 gi , Ô 9 – 12 gi . + KhŒn cop Ô 9 -12 gi9 Ô 0 – 3 gi9 Ô nhanh và ;Šn giQn Ô @u tiên hàng ;bu - Quan tr1ng + Quan tr1ng Ô 6 -9 gi9 Ô 3 – 6 gi9 Ô lãng phí Ô lzp kA ho ch - KhŒn cop Vi c phân lo?i các công vi c vào các ô t'ang )ng và hi m h1a có th x$y ra -' c tóm tBt trong b$ng d'4i -ây.
  26. 26. K n ng qu n lý th i gian 23 Ô phbn t@ Lo i công viLc Hi]m hda Ô 0 -3 gi Ô 'u tiên hàng -Lu Công vi c vMa khŒn cop vMa quan tr1ng Công vi c có th không -' c th c hi n tAt Ô 3 – 6 gi Ô l5p k= ho?ch Công vi c không khŒn cop nh'ng quan tr1ng Công vi c có th s] không bao gi -' c th c hi n Ô 6 – 9 gi Ô lãng phí Công vi c khŒn cop nh'ng t'ang -Ai kém quan tr1ng Chúng ta th' ng bY th i gian - làm nhZng vi c này. Ô 9 – 12 gi Ô nhanh và -an gi$n Công vi c vMa không khŒn cop chng chƒng quan tr1ng Quá nhiCu th i gian có th -' c bY ra cho vi c tuy khŒn cop nh'ng không quan tr1ng Bây gi sau khi hi u rõ vC -_ thW qu$n lý th i gian, b?n hãy th c hành bjng cách ghi l?i nhZng công vi c mà b?n -ã làm trong ngày hôm qua, th hi n chúng vào -_ thW qu$n lý th i gian và xác -Wnh th) t các công vi c theo -_ thW qu$n lý th i gian. Sau cùng hãy so sánh s khác bi t v4i th c t= b?n -ã th c hi n. Hãy ghi l?i mIt vài nh5n xét c&a b?n. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 2. L5ch công viLc > có th ki m soát và sn d ng th i gian c&a mình mIt cách hi u qu$ b?n cLn ph$i trù tính và l5p k= ho?ch tr'4c cho th i gian c&a mình. Hai trong sA nhZng công c cLn thi=t mà mIt ng' i qu$n lý th i gian giYi th' ng có -ó là : Cu?n nhzt ký và L5ch công viLc Cu?n nhzt ký dành cho vi c l5p k= ho?ch dài h?n, - ghi l?i nhZng cuIc hgn, s ki n và nhZng cam k=t cho mIt th i -i m nào -ó trong t'ang lai (các tháng trong n%m và n%m k= ti=p) do -ó b?n nên có sŠn nh5t ký c&a n%m hi n t?i và n%m k= ti=p. M{u nh5t ký d'4i -ây -' c gi4i thi u mang tính chot g i ý - các b?n tham kh$o, b?n có th t t?o nh5t ký riêng phù h p v4i tính chot công vi c c&a chính b?n, -iCu này hoàn toàn rot tAt.
  27. 27. K n ng qu n lý th i gian 24 YEAR PLANNER - 2007 January February ……… December 1. Mon ........................ 1.Thur ……………….. ……………… 1. Sat…………………. 2. Tues ........................ 2.Fri …………………. ……………… 2. Sun .......................... … … ......................... ……………………….. ……………… ……………………….. … … ......................... ……………………….. ……………… ……………………….. 28. Sun ....................... 28.Wed ................... … ……………… 28. Fri........................... 29. Mon ...................... ……………… 29. Sat.......................... 30. Tues ...................... ……………… 30. Sun………………. 31. Wed …………….. ……………… 31. Mon …………….. L5ch làm viLc dành cho vi c l5p k= ho?ch ngBn h?n (cho mIt tuLn ho+c mIt ngày). Vi c lên lWch làm vi c s] giúp b?n theo dõi -' c s ti=n tri n nhiCu vi c cùng lúc và l5p k= ho?ch cho b'4c ti=p theo trong chu i các công vi c. LÀM TH^ NÀO ` LaP [bC LTCH LÀM VIcC? Vi c l5p lWch làm vi c ph$i tr$i qua 3 b'4c theo trình t nh' sau: L]p danh sách ( LiKt kê danh sách nh8ng công viKc mu_n làm) B?n hãy ghi l?i tot c$ nhZng vi c b?n muAn làm trong mIt kho$ng th i gian c th (mIt tuLn, mIt ngày). MIt sA công vi c có tính chot l+p -i l+p l?i th' ng xuyên do -+c -i m vi c h1c t5p, công vi c c&a b?n nh' -i h1c chính khóa, -i h1c thêm, v.v…nh'ng khi l5p lWch làm vi c b?n v{n ph$i tính -=n nhZng vi c này vì th= cách tAt nhot là b?n hãy ghi luôn chúng vào danh sách. > l5p -' c danh sách nhZng công vi c muAn làm b?n cLn sn d ng mIt t gioy riêng và sn d ng mIt sA tiêu -C theo m{u g i ý d'4i -ây: S? thm t` Công viLc Nhzn xét Th9i gian @|c tính ………… …………………………… ……………………….. ………………………. ………… …………………………… ……………………….. ………………………. ………… …………………………… ……………………….. ………………………. Trong cIt S? thm t` b?n hãy -iCn sA th) t liên t c tM 1 cho -=n công vi c cuAi cùng mà b?n li t kê ra. Lzp danh sách các công viLc mu?n làm QuyAt ;5nh trình t` giQi quyAt các công viLc mu?n làm Phân by th9i gian cho các công viLc
  28. 28. K n ng qu n lý th i gian 25 Trong cIt Công viLc b?n s] ghi l?i tot c$ nhZng công vi c mà b?n muAn làm trong tuLn t4i ho+c ngày mai, k c$ nhZng công vi c th' ng xuyên, cA -Wnh l+p l?i. Trong cIt Nhzn xét b?n nên ghi th i h?n ph$i hoàn thành công vi c. MIt sA công vi c có th xác -Wnh sŠn th i h?n ph$i hoàn thành, mIt sA công vi c khác thì có th i h?n ph$i hoàn thành tr'4c khi mIt s vi c khác có th bBt -Lu. Trong cIt Th9i gian @|c tính b?n s] ghi l?i l' ng th i gian (sA phút) cLn thi=t - th c hi n công vi c. Chúng ta hãy cùng nhau xem xét ví d1 d&ji ây có th hi u rõ hln vm quá trình l!p lnch làm vi4c c a cá nhân. Lan Ph'ang là sinh viên n%m 3 ngành K= toán doanh nghi p, cô -' c các b?n trong l4p tín nhi m bLu làm l4p tr'dng c&a l4p. Cô -ã li t kê 1 danh sách các công vi c mà cô muAn làm vào ngày mai (th) hai) nh' sau: STT Công viLc Ghi Chú Th9i gian @|c tính 1. >1c 2 cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ - tr$ cho Loan vào sáng mAt. 30’ 2. Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p câu l?c bI Ti=ng Anh cho l4p. 60’ 3. H1c 3 ti=t môn Lu5t doanh nghi p. TM 13.00 -=n 15.30 150’ 4. Tìm tài li u trên Internet chuŒn bW cho h1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p. Ph$i xong tr'4c 10.00 90’ 5. G1i -i n cho giáo viên d?y ThW tr' ng Ch)ng khoán vC -Wa -i m h1c bù sáng th) t'. 15’ 6. H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p. Hgn lúc 10.00 90’ 7. Vi=t báo cáo tháng. 30’ 8 a >i th%m Mai Am ph$i nh5p vi n. 60’ 9. H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm ngo?i ngZ. TM 19.00 -=n 20.30 90’ 10. >ánh cLu lông v4i Linh. >ã hgn lúc 17.00 60’
  29. 29. K n ng qu n lý th i gian 26 QuyZt +-nh trình tb gi0i quyZt công viKc trong danh sách. Vi c xác -Wnh trình t gi$i quy=t công vi c trong danh m c ph$i tr$i qua 2 b'4c nhY: • B'4c th) nhot: Xác -Wnh các công vi c có th i h?n ph$i hoàn thành và sBp x=p chúng theo th i gian Loan -ã tách nhZng công vi c -ã xác -Wnh th i h?n hoàn thành trong danh sách bao g_m các công vi c sA 3 – 4 – 6 – 9 – 10. C%n c) vào th i h?n xác -Wnh c&a các công vi c và th i gian '4c tính, Loan -ã sBp x=p th) t gi$i quy=t các công vi c này nh' sau: STT Công viLc Ghi Chú Th9i gian @|c tính 4. Tìm tài li u trên Internet chuŒn bW cho h1p nhóm báo cáo môn QTDN Ph$i xong tr'4c 10.00 90’ 6. H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p Hgn lúc 10.00 90’ 3. H1c 3 ti=t môn Lu5t doanh nghi p TM 13.00 -=n 15.30 150’ 10. >ánh cLu lông v4i Linh >ã hgn lúc 17.00 60’ 9. H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm ngo?i ngZ TM 19.00 -=n 20.30 90’ • B'4c th) hai: Th hi n nhZng vi c còn l?i trong danh m c vào -_ thW qu$n lý th i gian. B'4c này s] giúp b?n -'a ra -' c quy=t -Wnh -' c trình t gi$i quy=t các công vi c d a trên m)c -I quan tr1ng và tính khŒn cop c&a công vi c. >ây là mIt b'4c quan tr1ng mà b?n không nên bY qua vì n=u không b?n s] có khuynh h'4ng gi$i quy=t các công vi c d‰ dàng, thú vW tr'4c r_i m4i -=n các công vi c khó kh%n và ph)c t?p. V4i ví d c&a Loan, trong danh sách s] còn l?i các công vi c sA 1 – 2 – 5 – 7 – 8, các công vi c này không có th i h?n xác -Wnh nên vi c sBp x=p trình t gi$i quy=t các công vi c này Loan -ã sn d ng -_ thW qu$n lý th i gian nh' sau: + KhŒn cop - Quan tr1ng + Quan tr1ng - KhŒn cop K=t qu$ c&a vi c bi u di‰n các công vi c lên -_ thW qu$n lý th i gian cho phép Loan có -' c th) t gi$i quy=t các công vi c còn l?i nh' sau : 5 7 2 8 1 Phân bW th3i gian (Quy=t -Wnh kho$ng th i gian s] dành cho m i công vi c)
  30. 30. K n ng qu n lý th i gian 27 Sau khi k=t thúc b'4c 2, b?n -ã có th sBp x=p l?i danh sách công vi c cLn làm ban -Lu theo mIt trình t m4i. B?n có th sn d ng m{u g i ý d'4i -ây - lên danh sách trình t gi$i quy=t công vi c SA th) t Công vi c Th i gian '4c tính Th i gian d ki=n K=t qu$ ……….. …………………… ………………….. ……………………… ………… ……….. …………………… ………………….. ……………………… ………… ……….. …………………… ………………….. ……………………… ………… SA th) t -' c ghi nh5n trong cIt S? thm t` là sA th) t ban -Lu, s] không có gì ng?c nhiên n=u sA th) t có th s] không bBt -Lu tM con sA 1 và chng không liên t c. Trong cIt Công viLc b?n nên ghi nIi dung ngBn g1n và nhZng -iCu cLn l'u ý - tính th i gian th c hi n công vi c. BoN Sq IrN CÔNG VIcC VÀO DANH SÁCH THEO TRÌNH Tw NÀO? Sau khi k=t thúc b'4c 2, trong tay b?n có 2 danh m c th) t công vi c: • Danh m c th) t các công vi c -ã xác -Wnh chính xác th i h?n ph$i hoàn thành: B?n nên sBp nhZng công vi c trong danh m c này vào danh sách tr'4c theo mAc th i gian • Danh m c th) t các công vi c còn l?i: SBp x=p công vi c vào các kho$ng th i gian còn trAng trong danh sách theo th) t . Trong cIt Th9i gian d` kiAn b?n s] -iCn vào th i gian d ki=n bBt -Lu và k=t thúc công vi c d a trên l' ng th i gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành công vi c. Quay trd l?i ví d vC lWch làm vi c c&a Loan, bjng vi c -iCn các công vi c theo th) t -ã có d b'4c 2 cIng v4i th i gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành m i công vi c, Loan -ã phân b( th i gian cho các công vi c ngày mai nh' sau:
  31. 31. K n ng qu n lý th i gian 28 S? thm t` Công viLc Th9i gian @|c tính Th9i gian d` kiAn th`c hiLn KAt quQ 5 G1i -i n cho giáo viên d?y ThW tr' ng Ch)ng khoán vC -Wa -i m h1c bù sáng th) t'. 15’ 7.00 – 7.15 7 Vi=t báo cáo tháng 30’ 7.15 – 7.45 4 Tìm tài li u trên Internet chuŒn bW cho h1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p 75’ 7.45 – 9.00 2 Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p câu l?c bI Ti=ng Anh cho l4p. 60’ 9.00 – 10.00 6 H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p 90’ 10.00 – 11.30 Nghp tr'a – ChuŒn bW -i h1c 75’ 11.30 – 12.45 3 H1c 3 ti=t môn Lu5t doanh nghi p 150’ 13.00 – 15.30 8 >i th%m Mai Am ph$i nh5p vi n 60’ 15.30 – 16.30 10 >ánh cLu lông v4i Linh 60’ 17.00 – 18.00 V sinh cá nhân – šn tAi 45’ 18.00 – 18.45 9 H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm ngo?i ngZ 90’ 19.00 – 20.30 1 >1c 2 cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ - tr$ cho Loan vào sáng mAt. 30’ 21.00 – 21.30 Lên k= ho?ch làm vi c cho ngày mai 30’ 21.30 – 22.00 B?n hãy dành kho$ng 2 phút và ghi l?i mIt vài nh5n xét c&a b?n sau khi -1c xong lWch làm vi c ngày mai c&a Loan. …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… Trong th c t= khi xây d ng và th c hi n lWch làm vi c b?n cLn l'u ý mIt sA -i m d'4i -ây: • Hãy nh4 rjng các ngày làm vi c c&a b?n chBc chBn có nhZng th i -i m sinh l c cao ho+c thop, chƒng h?n nh' bu(i chiCu là th i -i m mà nhiCu ng' i gi$m sinh l c. Nên x=p lWch cho nhZng vi c và ho?t -Ing quan tr1ng -òi hYi tính sáng t?o và
  32. 32. K n ng qu n lý th i gian 29 n%ng l' ng vào bu(i sáng – th i -i m mà b?n tpnh táo và d_i dào sinh l c nhot. NhZng vi c linh tinh hàng ngày nên x=p vào nhZng th i -i m sinh l c thop • Khi sBp lWch làm vi c nên t?o ra mIt sA kho$ng trAng th i gian - gi$i quy=t kh&ng ho$ng và nhZng -iCu ngoài mong - i • Hãy cA gBng k=t h p các công vi c có th - ti=t ki m th i gian. • Khi lWch h1c t5p, làm vi c c&a b?n có s thay -(i, hãy ghi l?i nhZng gì -ã th c s x$y ra - có bi n pháp -iCu chpnh kWp th i cho phù h p v4i s thay -(i mà v{n -$m b$o -' c m c tiêu -ã -+t ra ban -Lu. • CuAi m i chu k (tuLn, ngày) cLn ghi l?i k=t qu$ vi c th c hi n công vi c, hãy chuy n nhZng công vi c. >=n -ây thì b?n -ã hoàn tòan có th sn d ng công c -_ thW qu$n lý th i gian, s( nh5t ký và lWch làm vi c - lên k= ho?ch qu$n lý th i gian vàng ng1c c&a chính b$n thân mình.
  33. 33. K n ng qu n lý th i gian 30 PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.? B?n th' ng qu$n lý th i gian c&a mình nh' th= nào? B?n có bao gi c$m thoy mình không -& th i gian - làm công vi c trong ngày? B?n có khi nào thoy mình -ã ki t s)c nh'ng v{n không hoàn tot -' c m1i vi c6 . Có nhZng ngày b?n chƒng có vi c gì - làm, chng có hôm b?n ph$i ch?y -ua h=t tAc l c v4i th i gian mà v{n còn hàng -Ang vi c ch'a gi$i quy=t h=t. Có th do công vi c c&a b?n ch'a (n -Wnh nh'ng nguyên nhân chính là vì b?n ch'a bi=t cách sBp x=p th i gian7 . 1. Làm viLc có ty chmc SBp -+t bàn làm vi c g1n gàng, ng%n nBp, khoa h1c v4i h thAng h_ sa, tài li u riêng, có lWch công tác chính cho c$ kho$ng th i gian dài v4i các công vi c c th hàng ngày, và -Mng quên mIt cái... s1t rác d bên c?nh. SBp x=p bàn làm vi c, nhZng t5p tin trên máy vi tính, email - b?n có th tìm thoy d‰ dàng. Quá nhiCu th i gian -ã bW lãng phí cho vi c tìm thông tin mà b?n bi=t rjng -áng lý ra b?n có th thu x=p tAt han. Benjamin Franklin -ã tMng nói tAt nhot là: "MIt nai cho m1i th), m1i th) trong mIt nai c&a nó". Có th sn d ng mIt sA ch'ang trình trong máy tính - qu$n lý công vi c, sành -i u mIt tý thì chai PDA gBn theo ng' i (-i n tho?i di -Ing thì không ghi -&), ghi l?i các nhi m v ph$i làm sBp t4i (cùng các thông tin quan tr1ng) vào lWch bi u trong máy tính. >ánh dou nhZng công vi c 'u tiên ho+c v)t bY nhZng gioy t không cLn dùng. Có th ghi chú thêm thông tin trên nhZng t gioy note (sticker) nhY dán tr'4c m+t nh'ng nh4 là các mŒu gioy này ngoài vi c khi=n cho bàn làm vi c trông không -gp mBt còn có th bW bay -i mot. 2. Lzp kA ho ch tr@|c > -=n -Lu gi sáng m4i lên k= ho?ch trong ngày là quá muIn. Hãy sBp x=p vi c th5t c th tM chiCu hôm tr'4c. Hãy tách riêng các công vi c và xác -Wnh rõ vi c nào nên làm ngay hôm sau, vi c nào nên làm tr'4c trong tuLn này, vi c nào có th - l?i. >'ang nhiên, danh sách các công vi c có th thay -(i hàng ngày vì phát sinh thêm vi c m4i. 3. BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat N=u thoy mình làm vi c vào bu(i sáng là hi u qu$ nhot, t?i sao l?i không -'a nhZng công vi c quan tr1ng vào bu(i sáng? NhZng th i gian không ph$i là “-pnh” thì dành - làm nhZng công vi c mang tính chot th' ng nh5t, kém hop d{n han. Chng có ng' i thoy h1 chp vi=t lách hi u qu$ trong không gian yên t•nh vào lúc... nna -êm. Chng không ph$i thói quen xou nh'ng s] bot l i vì n=u muAn hYi han, -i n tho?i thì chp có cách ch -=n sáng hôm sau. 6 14.06.2006, Qu$n lý th i gian hi u qu$ (tr c tuy=n). Theo Career. >1c tM: http://www.dddn.com.vn/Desktop.aspx/TinTuc/Viec-Lam/Quan_ly_thoi_gian_hieu_qua/ (-1c ngày 05.12.2006) 7 Ph'ang Hoa. ngày 16.09.2006. Qu$n lý th i gian - làm vi c tAt han (tr c tuy=n). Theo BBC. >1c tM: http://www19.dantri.com.vn/vieclam/2006/9/141399.vip (-1c ngày 05.12.2006)
  34. 34. K n ng qu n lý th i gian 31 4. Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân Thay vì th' ng xuyên kéo lê c$ -Ang vi c, cLn xác -Wnh h?n chót - hoàn thành tMng công vi c. MIt mgo nhY là n=u cLn hoàn tot mIt vi c vào 17h chiCu th) N%m thì hãy bBt mình k=t thúc vào lúc 12h tr'a. Nên gi$i quy=t các vi c khó tr'4c, sau -ó tha h_... d?o chai. 5. Ghi l i nhng th•c m•c trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi Nên có mIt cuAn s( nhY trong túi. Khi ngh• ra -iCu gì thì ghi l?i ngay. Phát tri n mIt chi=n l' c rõ ràng v4i nhZng câu hYi quan tr1ng: Tin t)c d -ây là gì? BAi c$nh ra sao? žnh h'dng th= nào và khía c?nh con ng' i c&a câu chuy n là gì? Hãy trao -(i vC cách th)c làm vi c c&a mình v4i mIt ng' i có kinh nghi m. H1 có th giúp b?n -i -úng h'4ng, -R mot th i gian tìm hi u. 6. S< d>ng nguyên t•c SMART8 - CuIc sAng ngày nay v4i s -òi hYi ngày càng cao trong công vi c bBt buIc chúng ta ph$i có ki n%ng làm vi c tAt - có th thích nghi -' c v4i nó, -?t -' c k=t qu$ cao trong công vi c chng nh' cân bjng -' c cuIc sAng cá nhân và gia -ình. Tuy nhiên, v4i qui th i gian bot bi=n thì không ph$i lúc nào chúng ta chng có th gi$i quy=t hài hoà -' c vi c này. M i ngày có 24 ti=ng, mIt tuLn có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và mIt n%m qua -i chp sau 365 ngày. V5y thì t?i sao trong mIt chMng m c th i gian nhot -Wnh, có ng' i chƒng làm nên trò trAng gì trong khi mIt sA ng' i làm -' c vô khAi vi c l4n lao to tát? Ph$i ch%ng h1 có mIt kh$ n%ng siêu phàm và qui th i gian nhiCu han so v4i nhZng ng' i bình th' ng khác? Qui th i gian c&a m1i ng' i là nh' nhau, vì th=, câu tr$ l i không njm d ch chúng ta có bao nhiêu th i gian - làm các công vi c -ó nh' th= nào cho hi u qu$. >a sA các chuyên gia vC qu$n lý nhân s cho rjng - sn d ng th i gian c&a mình mIt cách tAt nhot, tr'4c h=t, m i cá nhân ph$i nh5n -Wnh n%ng l c làm vi c c&a b$n thân d a trên phân tích nhZng -i m m?nh, -i m y=u -Ai v4i công vi c mình -ang -$m nhi m, tM -ó mà bi=t mình mong muAn -iCu gì trong s nghi p d th i -i m hi n t?i chng nh' trong t'ang lai. >ây chính là công vi c -+t cho b$n thân mình mIt m c tiêu - h'4ng t4i. Làm th= nào - xác -Wnh -' c m c tiêu chính xác? Trong kinh doanh hi n -?i chng nh' trong cuIc sAng hàng ngày, ng' i ta th' ng -C c5p -=n nguyên tBc SMART, t)c là m c tiêu -' c xây d ng d a trên nhZng tiêu chí sau: • S-Specific: C th , rõ ràng và d‰ hi u; • M-Measurable: >o -=m -' c; • A-Achievable: Có th -?t -' c bjng chính kh$ n%ng c&a mình; • R-Realistic: Th c t=, không vi‰n vông; • Time bound: Th i h?n - -?t -' c m c tiêu -ã v?ch ra. Trong -ó, tiêu chí “-o -=m -' c” gBn v4i nhZng con sA c th . Ví d , m c tiêu c&a tôi là trd thành ng' i giàu, v5y giàu th= nào? Ngh•a là cLn ph$i có con sA c th - -o -=m -' c. Ví d mIt tp hay m' i tp... Han th= nZa, chZ “M” còn mang tính -Ing viên (Motivation), -iCu này s] luôn thôi thúc, t?o ra niCm mong muAn cháy bYng - t5p trung m1i ho?t -Ing nhjm h'4ng t4i m c tiêu n l c phon -ou - -?t -' c. 8 07.07.2005. Nguyên tBc SMART trong ngh thu5t qu$n lý th i gian hi u qu$ (tr c tuy=n). >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/PT-KyNang- SuNghiep/Lam/Nguyen_tac_SMART_trong_quan_ly_thoi_gian/ (-1c ngày 15.12.2006)
  35. 35. K n ng qu n lý th i gian 32 Chng -Ai khi ng' i ta nhLm l{n giZa chZ “A” và chZ “R”. Tuy nhiên, -iCu “có th th c hi n -' c” không -_ng nhot v4i “th c t=”. MIt ng' i -' c m i vC làm giám >Ac tài chính ngân hàng th'ang m?i c( phLn, bjng cop chuyên môn và kinh nghi m -iCu hành -Cu siêu h?ng (A) mà không có “Chân” trong hIi -_ng qu$n trW (R) thì không th có ca hIi trd thành T(ng Giám -Ac c&a ngân hàng -ó -' c. TM ví d này có th hi u, n=u có -Ly -& -iCu ki n thuIc tiêu chí A mà thi=u -i tiêu chí R thì không th -?t -' c m c tiêu. >iCu này còn -úng han trong - i sAng chính trW. B'4c ti=p theo sau khi xác -Wnh -' c M1c tiêu SMART là hãy vi=t m c tiêu -ó ra gioy, -+t trên bàn làm vi c hay bot c) ch nào mà b?n có th nhìn thoy hàng ngày. Cách này giúp b?n luôn ngh• -=n nó và thúc -Œy b?n hành -Ing h'4ng t4i m c tiêu -C ra. Sau -ó, hãy l5p k= ho?ch chi ti=t - th c hi n. Nh' v5y, khi b?n ra tr' ng và -i làm vi c, b?n s] tính -' c m i tuLn, m i tháng, m i n%m b?n s] ph$i ki=m -' c bao nhiêu và r_i lên k= ho?ch c th - -?t m c tiêu -ó, m i n%m ph$i ti=t ki m moy ch c tri u, khi nào mua -ot,cot nhà. Trong khi l5p k= ho?ch, cLn thi=t ph$i chia nhY m c tiêu ra - bi=t con -' ng b?n -i bao xa, b?n -ã -i -' c chMng nào (-?t -' c bao nhiêu % k= ho?ch) và ti=p t c bao lâu nZa - vC -ích. >iCu này chng giAng nh' tLm quan tr1ng c&a nhZng cIt cây sA khi -i trên -' ng v5y. Khi -ó b?n s] bi=t hôm nay, ngày mai r_i tháng này và n%m này ph$i làm gì. TAt nhot, nên vi=t sa -_ phân tích công vi c hàng ngày - bi=t vi c gì cLn làm tr'4c, vi c gì làm sau, vi c gì là quan tr1ng (important) và vi c gì gop, cLn làm ngay (urgent). Tâm lý chung c&a chúng ta là vi c gì d‰ và thích thì làm tr'4c, vi c khó và không thích thì - l?i làm sau. Th5t t h?i là vi c khó càng - lâu, càng khó th c hi n và -ôi khi vi c gop l?i không hC quan tr1ng. Hãy liên t'dng t4i câu chuy n vC chi=c bình và nhZng viên sYi, n=u ngay tM -Lu b?n cho vào chi=c bình -Ly cát thì s] không có cách nào - x=p nhZng viên -á ho+c sYi vào -ó nZa nh'ng khi b?n x=p lLn l' t -á-sYi-cát, b?n còn ch)a -' c c$ n'4c cùng trong mIt chi=c bình. Von -C quan tr1ng không ph$i chi=c bình ch)a -' c bao nhiêu th) mà quan tr1ng là b?n ph$i bi=t phân bi t -' c công vi c nào là khó “-á hIc” và -âu là nhZng viên sYi hay cát trong cuIc - i, bi=t cách qu$n lý th i gian hi u qu$ - cân bjng cuIc sAng. - Trong kinh doanh: Cách qu$n lý th i gian hi u qu$ th' ng -' c nhìn nh5n tM 2 khía c?nh, ng' i qu$n lý và nhân viên. T?i sao ng' i ch& doanh nghi p luôn c$m thoy thi=u th i gian và quá t$i vC công vi c? Th' ng thì m)c -I quá t$i công vi c c&a ng' i qu$n lý tu thuIc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghi p, ngành nghC kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung c&a ng' i lãnh -?o là luôn không h=t vi c. NhZng ng' i tham công ti=c vi c, làm vi c -=n 18 ti=ng mIt ngày h1 v{n c$m thoy ch'a -&, -ôi khi h1 ao '4c “ph$i chi 1 ngày có 25 ti=ng, 1 tuLn có 8 ngày và 1 n%m có 366 ngày...” và h1 luôn ph?m ph$i mIt tIi là “loy cBp th i gian c&a gia -ình”. V5y có ph'ang pháp nào - cân bjng th i gian cho công vi c, nghp ngai gi$i trí và cho gia -ình? V4i mIt doanh nghi p m4i ra - i thì hoàn toàn có th chop nh5n -' c v4i s quá t$i vC công vi c và luôn ph$i làm thêm rot nhiCu ti=ng trong mIt ngày -Ai v4i ng' i lãnh -?o. Nh'ng tình tr?ng -ó không th kéo dài mãi, mou chAt -Lu tiên là ng' i ch& doanh nghi p ph$i bi=t cách xây d ng h thAng, qui trình làm vi c, ti=p theo là xây d ng ngay -Ii ngh k= c5n. Ti=p -=n là phân quyCn cho nhân viên thì -òi hYi ph$i th5t rõ ràng c th , ph$i -+t niCm tin vào ng' i -' c giao vi c và hãy lùi l?i phía sau - nhân vi n có s ch& -Ing trong gi$i quy=t công vi c. N=u các cop qu$n lý bên d'4i gi$i quy=t các s v tAt thì ng' i lãnh -?o s] yên tâm làm nhZng vi c “khó” -úng vai trò c&a mình. Vì th=, -iCu quy=t -Wnh hi u qu$ qu$n lý th i gian c&a ng' i lãnh -?o chính là hi u qu$ làm vi c c&a -Ii ngh nhân viên.
  36. 36. K n ng qu n lý th i gian 33 • khía c?nh nhân viên, - th i gian làm vi c -?t hi u qu$ cao nhot, nhân viên ph$i xác -Wnh -' c m c tiêu c&a mình, bi=t l_ng ghép m c tiêu cá nhân v4i m c tiêu c&a doanh nghi p - lên k= ho?ch công vi c c&a b$n thân. Ng' i qu$n lý nên h'4ng d{n nhân viên xây d ng mIt m c tiêu Smart, sau -ó cùng thAng nhot nhau vC m c tiêu -ó. Khi -ã có -' c s -_ng thu5n giZa nhân viên và cop qu$n lý thì vi c còn l?i chp là lên k= ho?ch c th - -?t m c tiêu -C ra. Vi c phân bi t cái quan tr1ng và cái cLn làm ngay -Ai v4i nhân viên không quan tr1ng nh' v4i ng' i qu$n lý vì công vi c c&a nhân viên th' ng theo chuyên môn c th và ít nhZng von -C phát sinh. Thay vào -ó, tính k• lu5t vC th i gian v4i b$n thân là th) c c k quan tr1ng. Vì v5y, khi -ã thAng nhot vC m c tiêu giZa cop qu$n lý và nhân viên -ó s] có -Ing l c làm vi c và h1 s] t5n d ng tAi -a th i gian làm vi c - -?t m c tiêu. Làm vi c có t( ch)c 7. ViLc hôm nay không ;] ngày mai B?n nên cA gBng làm xong phLn vi c -ã có trong k= ho?ch c&a tMng ngày. >iCu -ó s] -em l?i cho b?n c$m giác tho$i mái, -Ly h)ng khdi - b'4c sang mIt ngày m4i. N=u trong ngày m1i vi c không -' c gi$i quy=t xong, s] gây ùn tBc. NhZng vi c -ó, n=u làm vC sau s] khó han ho+c không th th c hi n -' c. NhZng ng' i thành -?t luôn tuân th& nguyên tBc này mIt cách tri t - . 8. Ki]m soát ;@kc nhng s` lãng phí c7a b n: tránh “nhng k‚ ;ánh c•p th9i gian”9 > qu$n lý tAt th i gian, tr'4c h=t b?n cLn ph$i xác -Wnh -' c nhZng th i gian th' ng bW lãng phí. Qua -ó xác -Wnh -' c các yêu tA nào cLn ph$i -' c c$i thi n. D'4i -ây chúng tôi xin nêu ra mIt sA nguyên nhân th' ng g+p làm gi$m hi u qu$ công vi c và xin t?m g1i nhZng nguyên nhân -ó là lnhZng k‚ -ánh cBp th i gian: 8.1. Thay -(i th) t 'u tiên công vi c do ph$i gi$i quy=t r&i ro Rni ro là -iCu không ai muAn, nh'ng n=u nó x$y ra, b?n luôn ph$i 'u tiên gi$i quy=t tr'4c bjng bot c) giá nào. 8.2. >i n tho?i B?n -ã tMng bao gi -iên -Lu vì mIt ngày có quá nhiêu cuIc g1i mà không liên quan -=n công vi c? ChBc là có! Công c hZu hi u nhot trong giao ti=p c&a chúng ta là -i n tho?i chng s] có th là k‚ thù nguy hi m n=u b?n không bi=t làm th= nào - ki m soát. 8.3. Thi=u m c tiêu và th) t 'u tiên >ây có th là nguyên do l4n nhot và quan tr1ng nhot gây ra s lãng phí th i gian. MIt nhà quán lý giYi luôn bi=t chính xác vi c h1 cLn làm và th) t 'u tiên c&a tMng vi c. B?n hãy sBp x=p th i gian m i ngày - gi$i quy=t các công vi c 'u tiên và chng cLn linh ho?t dành -& th i gian cho nhZng vi c bot ng x$y ra. Hãy h1c cách nói “không” v4i nhZng vi c không ph$i là 'u tiên. 9 Nguy‰n Bình. 21.10.2005. NhZng k‚ -ánh cBp th i gian (tr c tuy=n). Theo Nhà qu n lý . >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_ke_danh_cap_thoi_gian/ (-1c ngày 12.12.2006)
  37. 37. K n ng qu n lý th i gian 34 Nhng viên g ch c• nh•10 NhZng nhi m v ít 'u tiên và các von - m4i có th -' c th c hi n vào giZa các khAi th i gian khác trong c$ ngày. >ó có th là giúp -R các nhân viên, tr$ l i nhanh các câu hYi, và nhZng công vi c khác không thích h p v4i các khAi th i gian quan tr1ng nh'ng v{n cLn thi=t ph$i th c hi n. Vi c cou trúc th i gian m i ngày làm vi c c&a b?n nên bBt -Lu v4i s phân b( kho$ng trAng cho mIt viên g?ch th i gian l4n, sau -ó là các viên g?ch cR trung bình cho mIt vài nhóm ho?t -Ing khác nhau. Các viên g?ch th i gian cR nhY sau -ó s] lop -Ly kho$ng trAng còn l?i. N=u b?n làm m1i th) ng' c l?i và th c thi h=t tot c$ các nhi m v nhY tr'4c khi sBp x=p th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng nhot c&a b?n, b?n có th k=t thúc mIt ngày làm vi c mà ch'a th gi$i quy=t -' c các nhi m v 'u tiên hàng -Lu. Sau cùng, n=u b?n muAn sBp x=p th i gian mIt cách hi u qu$, l i khuyên -+t ra là b?n nên: “Suy ngh• tr'4c khi bBt tay vào mIt vi c gì -ó”. B?n có bi=t rjng mIt nghiên c)u c&a các nhà khoa h1c châu Âu cho thoy m1i ng' i th' ng rot vIi vàng tr'4c bZa %n tr'a. Do -ó, - tránh nhZng nhLm l{n, sai sót, b?n không nên th c hi n nhZng công vi c quan tr1ng vào tr'4c bZa %n tr'a. 8.4. CA gBng quá nhiCu? Ngày nay, có nhiCu b?n hàng ngày ph$i hoàn thành công vi c c&a ngày… hôm qua và công vi c c&a ngày hôm nay thì còn -ang chot -Ang lên và các b?n luôn d trong tr?ng thái c%ng thƒng. 8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu Có nhiCu khách -=n g+p là -iCu rot bình th' ng, tuy nhiên n=u chp là nhZng ng' i b?n, -_ng nghi p -=n - trao -(i d%m ba câu chuy n chƒng liên quan gì -=n công vi c thì qu$ là rBc rAi. 8.6. Phân quyCn không hi u qu$ Phân quyCn tAt là mIt y=u tA then chAt cho c$ nhZng nhà qu$n lý và lãnh -?o. MIt nhà qu$n lý tuy t v i ph$i có kh$ n%ng giao vi c, phân quyCn cho nhân viên và ph$i -$m b$o m1i vi c -' c th c hi n -úng yêu cLu. >ây là cách tAt nhot - xây d ng mIt nhóm làm vi c hi u qu$ và gi$m s)c ép công vi c c&a chính b$n thân nhà qu$n lý. Nguyên tBc ph( bi=n -Ai v4i von -C này là n=u nhân viên có th làm mIt vi c bjng 80% so v4i b?n thì hãy giao vi c -ó cho nhân viên. T'ang t nh' th=, khi làm các bài t5p nhóm các b?n không phân công nhi m v -úng kh$ n%ng c&a m i ng' i, th5m chí s b?n mình không hoàn thành nhi m v nên b?n làm tot c$ m1i vi c. >iCu này làm b?n c$m thoy m t mYi, nhiCu vi c làm không th kWp và d{n -=n -iCu t h?i han là làm cho có, ch) không quan tâm -=n chot l' ng c&a công vi c. 8.7. Bàn làm vi c lIn xIn Khi b?n -1c xong bài vi=t này, b?n hãy nhìn l?i bàn làm vi c c&a mình nhé. N=u b?n thoy bàn mình nó lIn xIn, nhiCu khi b?n ph$i mot rot nhiCu công s)c m4i tìm -' c t5p tài li u mà s=p 10 TrLn Ph'ang Minh (DWch tM Entrepreneur). 08.10.2006. NhZng “viên g?ch” th i gian (tr c tuy=n). Theo Bwportal. >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_vien_gach_thoi_gian/ (-1c ngày 16.12.2006)
  38. 38. K n ng qu n lý th i gian 35 -ang cLn gop thì qu$ th c b?n -ang bW stress -oy. Vì v5y, b?n ph$i luôn tâm ni m, ng' i làm vi c hi u qu$ nhot th' ng có bàn làm vi c rot ng%n nBp. 8.8. S chLn chM - gián -o?n “K‚ trIm" th i gian l4n nhot không ph$i là ra quy=t -Wnh mà chính là né tránh quy=t -Wnh. Bjng vi c gi$m b4t s chLn chM, b?n s] có nhiCu th i gian - làm các vi c khác có hi u qu$ han. Tránh s gián -o?n: B?n có th -óng cna phòng làm vi c l?i th' ng xuyên n=u chp có mIt mình. N=u mIt -_ng nghi p -=n bàn làm vi c c&a b?n - tán g{u mà b?n không có th i gian thì b?n hãy lWch s gi$i thích rjng b?n quá b5n và -C nghW s] g+p sau. 8.9. Không có kh$ n%ng “nói không” Nguyên tBc chung là n=u mIt ng' i có th trút công vi c ho+c von -C c&a h1 lên vai mIt ng' i khác thì h1 s] làm. MIt trong nhZng -iCu phiCn toái nhot c&a mIt ng' i là thi=u ki n%ng nói “không" do s làm ng' i khác mot lòng. 8.10. G+p gR - s lãng phí th i gian NhZng nghiên c)u cho thoy trung bình các nhà qu$n lý ph$i “chi” t4i 17 gi mIt tuLn cho các cuIc gR và 6 gi - lên lWch làm vi c và nhiCu th i gian kéo theo mà rot khó ki m soát. NhiCu nhà qu$n lý có kinh nghi m -ã thMa nh5n rjng, có t4i 1/3 th i gian -' c sn d ng mIt cách lãng phí cho các cuIc g+p vô vW và không có trong k= ho?ch. B?n luôn “t%ng c' ng" qu$n lý chính mình là cách tAt nhot - h?n ch= tAi -a s lãng phí th i gian. Sn d ng th i gian mIt cách “rIng rãi”: Tránh vi c sn d ng th i gian cho nhZng chuy n không cLn thi=t ho+c trong lúc b?n -ang t5p trung th c hi n công vi c -C ra. Ví d nh', n=u b?n -ang làm vi c, b?n chp nên md email khi nào b?n có -& th i gian - -1c nó và tr$ l i nó, ho+c xóa nó… 9. Có th] l`c t?t MuAn làm vi c có hi u qu$, tr'4c tiên b?n ph$i có mIt th l c tAt. B?n cLn t5p th d c, %n ng& -iCu -I, tránh làm vi c quá s)c. Có s)c khYe tAt b?n m4i có th làm vi c -' c lâu dài và bCn bp. Không chp công vi c ph( thông sn d ng ca bBp, mà công vi c -òi hYi nhiCu chot xám chng cLn b?n có mIt th l c tAt. >iCu này càng cLn khi nhWp sAng công nghi p hi n nay -òi hYi ng' i lao -Ing ph$i làm vi c v4i mIt c' ng -I cao.
  39. 39. K n ng qu n lý th i gian 36 TÓM TpT Ý t'dng vC qu$n lý th i gian -ã có tM cách nay han 100 n%m. Tuy nhiên thu5t ngZ “qu$n lý th i gian“ -ã t?o cho ta hi u sai vC vi c mà mIt ng' i có th làm -' c. Th i gian là không th qu$n lý -' c, chúng ta chp có th qu$n lý b$n thân và th i gian ta sn d ng. Nh' v5y qu$n lý th i gian và th c chot là qu$n lý b$n thân chúng ta.11 Nh' v5y, l i gi$i cho bài toán th i gian njm trong tay b?n, tot c$ chp còn là vi c b?n suy ngh• và th c hi n các nhi m v -+t ra nh' th= nào mà thôi. B?n cLn phân tích nhZng gì b?n làm vào ngày mai, tuLn t4i, tháng t4i, -_ng th i b?n chng nên cBt b4t nhZng chi ti=t v n v+t - phát huy tAi -a kh$ n%ng c&a b?n. Và b?n nên nh4 rjng, s quy=t tâm và kiên trì là h=t s)c cLn thi=t. Không có quy=t tâm nào là ng4 ngŒn mà chp có nhZng ng' i không quy=t tâm m4i là nhZng ng' i ng4 ngŒn. Và m i ngày, m i ng' i -Cu có th i gian bjng nhau, 24 gi . Nên vi c sn d ng th i gian h p lý s] góp phLn giúp b?n -?t -' c các m c tiêu -ã -C ra, gi$m áp l c th i gian trong gi$i quy=t công vi c, trong mIt chMng m c nào -ó -iCu này còn giúp b?n ti=t ki m -' c chi phí và thành công trong công tác chng nh' trong cuIc sAng. 11 Nguy‰n Bình. 21.10.2005. NhZng k‚ -ánh cBp th i gian (tr c tuy=n). Theo Nhà qu$n lý. >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_ke_danh_cap_thoi_gian/ (-1c ngày 19.12.2006) Hãy là ng' i làm ch& th i gian
  40. 40. TÀI LIYU THAM KH.O Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu (Biên dWch). CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng H p Brian, Poser. 2003. Time management for students. Toronto (Ontario, Canada): Counselling and Development Centre Lê Tuyên (Biên dWch). Qu$n lý th i gian. 2004. TP. H_ Chí Minh: NXB Tr‚ MIt sA Website: www.chungta.com, www.dddn.com.vn, www19.dantri.com.vn/vieclam

×