11 am accounting methods & periods


Published on

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

11 am accounting methods & periods

  1. 1. Accounting Method Issues  Within the Banking Industry November 15, 2013: 11:00 am – 12:30 pm Kate Abdoo: Manager, Washington National Tax – Accounting Methods & Periods – McGladrey LLP  Patrick Egan: Assistant Tax Director – New York Community Bancorp  Robert McCahill: National Tax Leader for Financial Services – McGladrey LLP  Natalie Tucker: Director, Washington National Tax – Accounting Methods & Periods – McGladrey LLP 
  2. 2. Accounting Methods: General  Overview and Considerations
  3. 3. • What is an accounting method? – Two basic characteristics • Timing • Consistency – Permissible methods of accounting • Must clearly reflect income – Method must be authorized and correctly applied • IRS has broad discretion to determine if taxpayer’s  method clearly reflects income
  4. 4. • Accounting method generally adopted for: – Each item – Within each trade or business (§ 446(d)) – Within each legal entity (Treas. Reg. § 1.1502‐17) • Accounting method generally adopted if: – Proper and used in a single return, or – Erroneous and consistently used in at least two  consecutive returns (Rev. Rul. 90‐38) • Foreign taxpayer adopts a new method for the first  taxable year in which the method is “significant” for  E&P purposes (Treas. Reg. § 1.964‐1(c)) 4
  5. 5. • What is NOT a change in method of  accounting? – Changes that do not affect timing • E.g., permanent differences between book and tax – Correction of mathematical or posting errors – Change in underlying facts – Change in character
  6. 6. • Change in accounting method – IRS consent generally required to change • Form 3115 – Section 481(a) adjustment generally required  • Generally cumulative catch‐up adjustment as of  beginning of year of change • Correction of error – Filed amended returns for open years • Statute of limitations runs (no § 481(a) adjustment)
  7. 7. • Types of accounting method changes – Voluntary changes – Statutorily mandated changes – Method changes due to § 381 transactions  (reorganizations) – Involuntary changes – Unauthorized changes
  8. 8. • Voluntary method changes – May be automatic or non‐automatic – More favorable terms and conditions generally received if  erroneous method is voluntarily corrected BEFORE issue is  raised on exam • Prospective year of change • Spread of taxpayer‐unfavorable § 481(a) adjustment over 4 tax  years and taxpayer‐favorable § 481(a) adjustment over 1 tax year – Cut‐off in certain circumstances (e.g., changes within LIFO) • No interest and penalties • Audit protection  – Generally prevents IRS from raising issue in prior year – Generally eliminates FIN 48 reserve and Sch. UTP disclosures
  9. 9. Voluntary changes Automatic Non‐automatic Rev. Proc. 2011-14, as modified by Rev. Proc. 2012-39 Rev. Proc. 97-27, as modified by Rev. Proc. 2011-14, as modified by Rev. Proc. 2012-39 Due with original timely-filed tax return (including extensions) Due by end of tax year of change No user fee $7,000 user fee (plus $150 for each additional entity) File original with return; duplicate copy with either IRS National Office or Ogden, UT Service Center* File original with IRS National Office §481(a) adjustment spread period – 1 year favorable or 4 years unfavorable** *Applicable appendix section will specify if duplicate or triplicate copy to be sent to Ogden, UT, or if an election statement is allowed in lieu of a Form 3115 **1 year if elect for adjustment < $25,000 or in case of cooperative
  10. 10. • Involuntary method changes – Changes made as part of an IRS exam • Taxpayer has established an impermissible method • Taxpayer made an unauthorized change in method  – Examiner may use “professional judgment” in  determining whether taxpayer’s accounting method is  “permissible”  – Change ordinarily made in earliest year under exam – May make § 481(a) adjustment or use cut‐off method  if required
  11. 11. • Involuntary method changes – Procedures – Rev. Proc. 2002‐18 • Guidance on accounting method changes initiated by  IRS while taxpayer is under exam, or before appeals or  federal court • Less favorable procedures for involuntary changes • Requirement to provide notice – Examiner must provide notice to taxpayer that issue is being  resolved as accounting method change
  12. 12. • Involuntary method changes – effect and  practical considerations – Required to use new method prospectively • Generally prohibited from changing method for same item  within 5 years – Potential for penalties and interest – Must meet terms of closing agreement to have audit  protection for subsequent years – Examiner authorized to consent to retroactive method  change, but taxpayer does not have right to such a  change even if from an impermissible method
  13. 13. Common method changes made by banks • Change to overall  cash/hybrid method by  small S corp banks • Deferral method of  accounting for advance  • payments • Accrual of interest on  • non‐performing loans • Bank bad debt conformity  election • • Change from § 585  reserve method to § 166  specific charge‐off  method by electing S  corp/Q Sub banks Proper timing of bonus  accruals Change to deduct de  minimis loan origination  costs Change to claim missed  bonus depreciation
  14. 14. Conclusive Presumption of  Worthlessness Under Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1) or (d)(3)
  15. 15. • Two conclusive presumptions in regulations: – Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1) • For banks that do not have a valid conformity election – Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(3) • For banks that have made/make a conformity election
  16. 16. • Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1) – Applies to banks that do not make or do not have  a valid conformity election – Tax bad debt deductions do not conform to  regulatory charge‐offs – Typically defers tax bad debt deduction until later  years • Desirable if have: – Expiring NOL or tax credit carryforwards – Section 382 limitation on built‐in losses related to loans
  17. 17. • Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1) (cont.) – Conclusively presume debt is worthless/partially  worthless for tax purposes if able to show debt  was charged off in whole or part • Either pursuant to specific orders or established policies  of banking regulators • Requires written confirmation as proof
  18. 18. • Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1) (cont.) – Issues with proof • Banks generally receive examination report at end of  regulatory exam – Includes list of ordered charge‐offs – Confidential document – IRS exam agents not permitted user • IRS exam agents typically require separate confirmation  letter documenting ordered charge‐offs unless  regulator provides written permission for IRS exam  agent to review pages from the report that show the  charge‐offs were ordered by the regulatory examiner
  19. 19. • Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(3) – Conformity election • Bank safe harbor for deducting worthless loans • If elected, bank must conform its bad debt deduction to  loans classified as loss assets for regulatory purposes • Must secure “Express Determination Letter” from  primary federal regulator for each examination cycle
  20. 20. • Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(3) (cont.) – Conformity election (cont.) • Under GAAP and regulatory accounting requirements, the  charge‐off related to a secured loan equals amount by which  the loan balance exceeds the FMV of the underlying  collateral, net of estimated selling costs • Banks who made the conformity election typically take a tax  deduction at the time and in the same amount of a book  charge off  • IRS exam issue – adjustments proposed to reduce amount of  book charge off by selling expenses reflected in FMV  calculation of the collateral
  21. 21. • Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(3) (cont.) – Conformity election (cont.) • Only applies to banks as defined under section 581 and  other regulated corporations • Many banks have non‐bank operating subsidiaries – For example: mortgage operations – Cannot make conformity election even though subject to  same supervision and oversight by Federal/State authorities
  22. 22. • Notice 2013‐35 – IRS request for comments on the “conclusive  presumption regulations” for worthless debts under  Treas. Reg. §§ 1.166‐2(d)(1) and (3) – Identified issues include:  • Whether changes in bank regulatory standards and  processes since adoption of “conclusive presumption  regulations” necessitate changes to the regulations  • Whether application of “conclusive presumption  regulations” continues to be consistent with principles of § 166  • What types of entities are permitted, or should be  permitted, to apply a conclusive presumption of  worthlessness of debts
  23. 23. Application of § 263A to  Foreclosure Property
  24. 24. • Treatment of expenses related to foreclosure  property – Section 263A applies to real or personal property  described in § 1221(a)(1) acquired for resale • Query whether property “acquired” for resale • Rev. Rul. 74‐159 holds that foreclosure property is  property described in § 1221(a)(1) – If § 263A applies, the direct costs and allocable  share of indirect costs of such property are  capitalized
  25. 25. • On audit, many IRS exam teams have been  requiring banks to capitalize the direct and  indirect costs of carrying foreclosure property – For example: property taxes, general maintenance,  utility expenses, etc. • In response, many banks have either acquiesced  to the issue on audit (on a method change or  non‐method change basis), or voluntarily  changed their method to capitalization 
  26. 26. • FAA 20123201F  – Field Attorney Advice issued by LB&I on June 18,  2012 concluding that § 263A requires  capitalization of direct costs and an allocable  share of indirect costs associated with a bank’s  foreclosure property (OREO) – However, the FAA notes that properties held for  the production of rental or investment income are  not subject to § 263A 
  27. 27. • GLAM2013‐001 (Released March 1, 2013) – Discusses the application of § 263A to property  acquired by a bank through foreclosure proceedings  or by a deed‐in‐lieu of foreclosure – Facts of the GLAM are limited to situations where the  bank originated the loan upon which it foreclosed – The GLAM states that the bank is not a traditional  reseller of property • The bank acquires the OREO “in its capacity as a lender and  not as a traditional reseller of property” – The bank is economically compelled to acquire the property to  recover the funds that it originally loaned
  28. 28. • GLAM2013‐001 (cont.) – The GLAM reasons: • When a bank originates loans, those loans are not treated as  the “acquisition of property for resale” for purposes of § 263A • Acquisition of the property securing the loan should not  convert the bank into a reseller – Acquisition of the OREO is an extension of the bank’s loan  origination activity – Section 263A does not require capitalization of the  direct or indirect costs to carry foreclosure property  where the bank originated the loan upon which it  foreclosed
  29. 29. • What does this mean for banks? – Banks that currently deducts direct and indirect  costs – Banks currently under exam with a method of  capitalizing the costs associated with OREO – Banks not under exam with a method of  capitalizing the costs associated with OREO
  30. 30. Prepaid FDIC Assessments
  31. 31. • In Dec. 2009 each insured depository institution  prepaid an assessment equal to its estimated  quarterly risk‐based assessments for the fourth  quarter of 2009, and for all of 2010, 2011, and  2012 (“prepaid FDIC assessment”) • CCA 201311021 – issued March 15, 2013 – Prepaid FDIC assessments (covering the estimated  FDIC assessments for 4th quarter 2009 – 4th quarter  2012) cannot be bifurcated and deducted under the  12‐month rule of Treas. Reg. § 1.263(a)‐4(f) 
  32. 32. • Bank argued that the prepaid FDIC assessment  should be treated as 13 separate and distinct  quarterly payments, i.e., the payments relating to  each year should be deductible in the preceding  year under the 12‐month rule • IRS rejected this argument as the prepaid FDIC  assessment was not segregated by quarter   – Entire prepaid FDIC assessment was a unitary amount  that was available to the bank to satisfy the  assessment for any quarter through the fourth quarter  of 2012
  33. 33. • The CCA notes that even if the prepaid FDIC assessment  were treated as 13 separate advance payments, the  amounts in question would still not be deductible under  the 12‐month rule due to the renewal period provisions  of Treas. Reg. § 1.263(a)‐4(f)(5)  – There was a “reasonable expectancy of renewal” because the  FDIC required the Taxpayer to prepay an amount equal to the  aggregate of the Taxpayer’s estimated assessments through  the fourth quarter of 2012   – Renewal was “automatic” and would occur unless the bank  ceased being an insured institution   – Benefit period for each prepayment would include all 13  quarters, thereby precluding each prepayment from  qualifying for the 12‐month rule
  34. 34. • Renewal period provisions – For purposes of the 12‐month rule, the duration of a  right includes any renewal period if all of the facts and  circumstances in existence during the taxable year in  which the right is created indicate a reasonable  expectancy of renewal – Significant factors include: • • • • • Renewal history Economics of the transaction Likelihood of renewal by other party Terms of renewal Terminations
  35. 35. • Example taken from Treas. Reg. § 1.263(a)‐4(f)(8), Ex 5  (license payments) – On July 1, 2005, R corp pays $10,000 to state X for a 5‐year  business license   • $10,000 payment required to be capitalized as an amount paid to  a governmental agency for a license granted by that agency • The 12‐month rule does not apply because the payment covers a  5‐year license period  – The license also requires R to pay state X an annual fee of  $500 due on July 1 of each year under the license  agreement – R pays the $500 fee on July 1 as required by the license  • R’s payment of each $500 annual fee is eligible for deduction  under the 12‐month rule
  36. 36. Impact of Tangible Asset and Repair  Regulations on the Banking Industry
  37. 37. • Final and proposed regulations issued in Sept. 2013  (sections 162, 168, and 263(a)) – Generally effective for tax years (or amounts paid or  incurred in tax years) beginning on or after Jan. 1, 2014 – Govern treatment of: • • • • • Materials and supplies De minimis amounts Costs of acquiring tangible property Costs of repairing versus improving tangible property Dispositions of tangible property and components thereof – Could affect costs of maintaining/improving: • Banking headquarters/administrative office buildings • Bank branches and ATMs
  38. 38. • Materials and supplies – Includes: • Components acquired to maintain, repair, or improve UOP , including rotable or  temporary spare parts (rotables) and standby emergency spare parts • Fuel, lubricants, water, etc. reasonably expected to be consumed in ≤12 months,  beginning when first used • UOP with economic useful life of ≤12 months, beginning when first used or  consumed • UOP with acquisition or production cost of ≤ $200 • Identified in published guidance as materials and supplies – Timing of recognizing amounts paid or incurred for materials  and supplies • Incidental ‐ in the year paid or incurred • Non‐incidental – in the year first used or consumed in operations – If de minimis safe harbor elected, must be applied to all eligible  materials and supplies except as otherwise provided
  39. 39. • De minimis safe harbors – Taxpayers with Applicable Financial Statement (AFS) • Follow written book capitalization policy up to $5,000 per  item or invoice, as applicable, if policy in effect and followed  in AFS since beginning of tax year – Taxpayers without AFS • Follow accounting procedures up to $500 per item or  invoice, as applicable, if accounting procedures in effect and  followed in books and records since beginning of tax year – Annual election – Anti‐abuse rule
  40. 40. • Costs to acquire or produce UOP – Capitalize amounts paid to: • Acquire or produce UOP • Defend or perfect title to UOP • Facilitate acquisition of UOP – Special rules for real property investigatory costs – Simplifying convention for employee costs and overhead – 11 inherently facilitative costs » May generally be allocated between property not acquired and  property acquired » Special rule for contingency fees  – Acquisition costs of property included in de minimis safe  harbor election are not capitalizable acquisition costs
  41. 41. • Unit of property – General rule—functional interdependence  standard – Special rules • Buildings • Leased property – Leasehold improvements made by lessee are not treated as  UOP separate from the leased property • Plant property (industrial processes) • Network assets
  42. 42. • Improvement standards – General framework • Betterment • Adaptation to new or different use • Restoration – Small taxpayer safe harbor – Routine maintenance safe harbor – Election to capitalize repair and maintenance costs
  43. 43. • Betterments – Corrects a material defect – Is for material addition or addition of major  component to UOP or a material increase in  capacity of the UOP – Is “reasonably expected to” materially increase  the productivity, efficiency, strength, quality, or  output of the UOP • Example ‐ Refresh of bank branch
  44. 44. • Restorations – Replaces a component deducted as loss • Salvage value exception – Replaces a component and basis adjusted for sale or exchange • Salvage value exception – Repair after casualty if basis adjusted • Special limitation – Returns to operating condition if in state of nonfunctional disrepair – Rebuilds to like‐new condition after end of class life – Replaces a major component or substantial structural part • Definitions of major component (function) and substantial structural part (size) • Special rule for buildings – significant portion of a major component • Example – damage to bank branch for which casualty loss was  reimbursed by insurance
  45. 45. • Adaptation to a new or different use – Adaptation is not consistent with the taxpayer’s  ordinary use of the UOP at the time originally  placed in service by the taxpayer – Building property – applied on building system or  structure basis • Example  – Retail establishment converted into bank branch
  46. 46. • Small taxpayer safe harbor – Qualifying taxpayer may elect not to apply improvement rules to  costs for the improvement of eligible building property • Qualifying taxpayer ‐ average annual gross receipts for three prior  taxable years ≤ $10m • Eligible building – Building UOP with an unadjusted basis $1m or less – Total amounts paid/incurred during the tax year for “repair,  maintenance, improvements, and similar activities” must not  exceed: • 2% of unadjusted basis of eligible building; OR • $10,000 – Election made annually • Eligible building by eligible building basis – Special transition rule for calendar 2012 and certain FY13 tax  years
  47. 47. • Routine maintenance safe harbor – Routine and recurring amounts paid to keep UOP in  ordinary efficient working condition do not improve UOP • Can be used for non‐building and building property – Non‐building property • Must reasonably expect to perform routine maintenance activities  more than once during ADS class life – Building property • Must reasonably expect to perform routine maintenance activities  more than once within 10 years of placed in service date – Building system – Building structure – Use of safe harbor is a method of accounting
  48. 48. • Election to capitalize repair and maintenance  costs – Annual election to capitalize repair and maintenance  costs if: • Incurred in carrying on a trade or business • Treated as capital expenditures in books and records – If elected, applies to all repair/maintenance costs that  are capitalized for books and records • Costs treated as improvements to tangible property – Depreciation begins when improvements placed in service – Special transition rule for calendar 2012 and certain  FY13 tax years
  49. 49. • Proposed disposition rules – May be applied to taxable years beginning on or after Jan. 1,  2012, and before applicability date of final regulations • Certain elections may be made for years in which the timely filed tax  return has already been filed  – Building (including structural components) is the asset  • No GAA election necessary to forego disposition loss – Dispositions generally only include structural components if  make annual partial disposition election • Required for specified transactions (sale or sections 165, 168(i)(7),  1031 or 1033 transaction) – Annual GAA election • Narrow definition of qualifying disposition  – Special rule for IRS adjustments to repairs
  50. 50. • Pending transition guidance – Expected in early November – Two automatic method change consent  procedures