Este documento discute as responsabilidades e habilidades comunicativas importantes para secretários paroquiais. Ele destaca que secretários devem ser capazes de ouvir atentamente, comunicar informações claramente, e resolver problemas de maneira positiva. O documento fornece exemplos de situações comuns e como lidar com elas de forma construtiva.

1. A SECRETARIA PAROQUIAL E A
COMUNICAÇÃO VERBAL
Sumã Pedrosa

2. SECRETARIADO
 O Secretariado é uma profissão de longa
tradição, que desde há muito está conotada com
um cargo de confiança, de responsabilidade e
que exige discrição.
 O termo secretário deriva da palavra em latim
secernere, que significa distinguir ou destacar. Está
associado ao conceito de privado ou confidencial.
 Secretário - pessoa que supervisionava um negócio, a
mando de uma personalidade poderosa, como um Rei
ou um Papa.
 Atualmente: assegurar o atendimento, tomar notas,
digitar e arquivar; pró-ativos, versáteis, capazes de
evoluir e ... unir à sua profissão a missão de todo
batizado – Ide e anuncie a Boa Nova. Uma profissão
privilegiada que merece ser exercida com dignidade e
competência.

3. IMAGINEM A SEGUINTE SITUAÇÃO:
Dramatizar

4. COMUNICAÇÃO
 Verbal e não-verbal

5. QUESTÕES PARA REFLEXÃO
 Você é uma pessoa aberta ao diálogo?
( )sempre ( ) quase sempre ( ) raramente ( ) nunca
 Permite que o outro se expresse sem interrompê-
lo?
 Percebe aquilo que os outros querem dizer além
das palavras (as entrelinhas)?
 Esforça-se para desenvolver sua habilidade em
reter informações?
 É simpático com seus interlocutores?

6. QUESTÕES PARA REFLEXÃO
 Ao contar um acontecimento ou explicar uma
situação, você é claro e paciente para responder
as dúvidas que possam surgir?
 Ao rememorar um acontecimento qualquer, você
se preocupa em indicar e registrar os fatos mais
importantes?
 Você é claro e objetivo em suas explicações e
argumentações?

7. QUESTÕES PARA REFLEXÃO
 Ao perceber que está errado, costuma mudar de
opinião?
 Costuma repetir para o seu interlocutor os
detalhes essenciais de uma conversa, antes que
ela chegue ao fim, visando confirmar a intenção
da mensagem comunicada?
 Costuma tornar-se hostil ou irônico quando o
ponto de vista do seu interlocutor difere do seu?

8. QUESTÕES PARA REFLEXÃO
 Quando em grupo, costuma escutar com atenção
e interesse o que as outras pessoas têm a dizer?
 Você consegue manter uma conversação polêmica
sem enveredar para o bate-boca?
 Você expressa suas ideias com clareza e
objetividade?

9. ATITUDES QUE EMPERRAM A
COMUNICAÇÃO
 Bocejos  Ficar desenhando ou
 Olhar várias vezes rabiscando no papel
para o relógio de anotações
 Olhar desatento  Coçar os olhos
 Brincar com algo à  Andar enquanto o
sua volta interlocutor tenta
expor o assunto
 Distrair-se com
situação paralela à  Descortesia ou
conversa principal indelicadeza no
tratamento

10. SITUAÇÕES DIÁRIAS DE COMUNICAÇÃO NA
SECRETARIA PAROQUIAL

11. Dramas do dia a dia Atitudes negativas Atitudes positivas Sugestão de solução
O telefone toca e é Responder com desdém. Buscar um meio que facilite esse Secretária virtual que
sempre a mesma coisa: Ficar irritado ou chateado e fluxo de informação. forneça, por meio de um
A que horas será desligar o telefone. código esse tipo de
celebrada a missa das informação.
6h?
Os responsáveis pelas Ligar dezenas de vezes Sentar-se com todas as Informatizar as comunidades
comunidades nunca cobrando. Irritar-se e reclamar lideranças e explicar e/ou gerar planilhas
repassam os acertos com o padre. detalhadamente as implicações simplificadas.
contábeis do mês na data dos atrasos para a paróquia.
correta.
Os agentes de pastoral Agir como empregado. Determinar as regras da Desenvolver uma tabela de
pensam que sou Não dar atenção aos secretaria juntamente com o atividades com seus
empregado deles. coordenadores de pastoral, sacerdote e o CPP. Registrar por respectivos responsáveis.
Cada hora aparece um angariando desafetos. escrito e dar a conhecer as Afixá-la na secretaria.
querendo mandar. normas a todos. Distribuir tarefas como
digitação, tirar cópias, etc,
entre os agentes.

12. Dramas do dia a dia Atitudes Negativas Atitudes Positivas Sugestão de Solução
O padre vai para as Ficar calado(a) Diariamente ir ao A participação do
reuniões e não me esperando ser encontro do sacerdote secretário(a) nas reuniões
comunica os cobrado(a) de alguma para coordenar o é um facilitador. Se este for
resultados. coisa para então dizer: expediente do dia. responsável em organizar a
o senhor não me falou Perguntar e reunião melhor ainda.
nada. Por isso, anotar todas as
não fiz. A informações.
culpa é sua.
A secretaria parece Não se importar e fazer Tratar a todos com O espaço da secretaria
“casa da sogra”, todo parte da bagunça. cordialidade e respeito, pode ter um balcão que
mundo entra e se Depois reclamar com o porém impondo limites separe o ambiente de
sente no direito de padre e justificar suas no espaço de trabalho. trabalho do de fluxo de
usar computador, falhas nas pessoas. pessoas. Tenha um local de
pegar papéis, caneta. espera confortável com
E isso atrapalha água e revistas cristãs.
nosso trabalho.

13. QUE OUTRAS SITUAÇÕES SÃO COMUNS NO
DIA A DIA DA SECRETARIA PAROQUIAL?
 Atitudes negativas
 Atitudes positivas
 Sugestões de solução
Partilha

14. ALGUMAS DICAS
• Atenção à velocidade da sua fala
• Mantenha um sorriso na voz
• Tom de voz agradável
• Fique certo de que suas infomações foram
compreendidas
• Evite o uso ostensivo de palavras técnicas
• Gírias
• Expressões íntimas (querido, meu bem)
• Mascar chicletes

15. ALGUMAS DICAS
 Atenção à Postura
• Olhe para a pessoa enquanto fala com ela
• Transmita segurança, não arrogância
• Ouça atentamente e evite “cortar” o
interlocutor
• Seja educado e gentil
• Lembre-se que não há favoritismo

17. Meu filho, faze o que fazes com
doçura, e mais do que a estima
dos homens, ganharás o afeto
deles. (Eclo 3,19)
Fica firme em teu compromisso e
te concentra em atender bem a
pessoa que te procura, e persevera
no teu trabalho. (Eclo 11, 20)