Como elaborar y presentar una propuesta de servicios a clientes potenciales

1. Como Elaborar y
Presentar una
Propuesta
de Servicios
Presentado por:
Marcus Sullivan, MBA, CVA
Sullivan Consulting, Inc.
18 de octubre de 2013
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

2. ¿Qué son Propuestas?
˃ Presentación de servicios y soluciones de negocios a
clientes potenciales
˃ En su gran mayoría son propuestas business-tobusiness dirigidas algún área del negocio en particular
˃ Se solicitan cuando existe algún interés por parte del
cliente para hacer negocios
˃ Cuando son no-solicitadas, se genera por una iniciativa
para captar nuevos clientes
˃ Deben ser personalizadas y dirigidas a personas con
poder decisional dentro de la empresa
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3. ¿Por qué son Importantes
las Propuestas?
˃ Presentar nuestros servicios de forma integrada y
costo-efectiva
˃ Exponer soluciones a sus problemas y crear necesidad
˃ Demostrar experiencia, conocimiento y entendimiento
de la situación actual
˃ Poner por escrito el objetivo,
responsabilidades y expectativas
alcance,
costos,
˃ Aclarar cualquier duda antes de comenzar el proyecto
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4. Aspectos Tangibles
Documentos
Presentación
Entrega
Formato
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5. Aspectos Intangibles
Entendimiento
Interés
Solución
Expectativas
Seguimiento
Personalización
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6. ¿Qué queremos lograr?
˃ Tener visibilidad en la industria
˃ Presentar la información que sea
fácil de entender y que invite a
leer al cliente
˃ Alcanzar un equilibrio entre texto,
fotos y gráficas
˃ Promover una imagen seria
˃ Captar el interés de clientes
˃ Destacarnos y diferenciarnos de
la competencia
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7. ¿Qué debemos evitar?
˃ Presentar información errónea o incorrecta
˃ Hacer falsas representaciones
˃ Información incompleta
˃ Prometer cosas que no podemos cumplir
˃ Lucir desesperados o inseguros
˃ Demostrar falta de experiencia y conocimiento
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8. Elementos de las
Propuestas
Portada
Carta de presentación
Cuerpo de la propuesta
Conclusión
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9. Portada
˃ Deberá incluir:
Nombre del Negocio
Nombre del representante autorizado
Dirección de la Empresa/a
Número de teléfono, email y/o pagina web
Fecha
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10. Carta de Presentación
˃ Definir a quien va dirigido
˃ ¿Qué se pretende informar?
˃ ¿Qué acuerdos pretende establecer?
˃ ¿Qué información vamos a incluir?
˃ ¿Cuáles son las siguientes acciones a tomar?
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11. Ejemplo de Carta
(propuesta solicitada)
1 de octubre de 2013
Sr. Juan Pérez
Presidente
ABC Corp
Estimado Sr. Pérez:
Gracias por la oportunidad de considerar los servicios de nuestra empresa para el proyecto
XYZ. Según solicitado, adjunto la propuesta de consultoría para su análisis y consideración.
Como lideres de la industria con más de 20 años de experiencia y con un equipo de trabajo
dedicado y capacitado, podemos ser de valor para su empresas y contribuir al logro de sus
objetivos.
Estamos preparados para comenzar el proyecto el 1º de junio y tenemos los recursos
certificados y disponibles para iniciar el mismo.
En caso de tener alguna pregunta no dude en contactar al (787) 123-4567.
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Atentamente,
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12. Ejemplo de Carta
(propuesta no-solicitada)
7 de septiembre de 2013
Sr. Jose Otero
VP Finanzas
XYZ Corp.
Estimado Sr. Otero:
Somos una firma de consultoría que ofrece servicios de asesoría financiera al sector privado
en PR. Nos especializamos en ayudar a lograr financiamiento a empresas para que puedan
disponer de capital de trabajo. Tenemos más de 10 años de experiencia y con un equipo de
trabajo dedicado y capacitado, podemos ayudarle a ser .
Nos gustaría tener la oportunidad de reunirnos con Usted a su conveniencia para presentarle
nuestros servicios en detalle y ver de que forma le podemos agregar valor.
Gracias por su tiempo e interés.
Atentamente,
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13. Cuerpo de la Propuesta
˃ Representa la parte más importante y crítica de la
propuesta
˃ Es donde hay más sustancia, detalle y contenido
˃ Se detalla toda la información necesaria y relevante
para que el cliente pueda tomar la decisión de
contratación
˃ Representa información confidencial y privada que
debe de ser manejada con mucho cuidado
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14. ¿De qué se Compone el
Cuerpo de la Propuesta?
˃ Introducción
˃ Descripción general de nuestra firma
˃ Descripción de los servicios a ofrecer
˃ Objetivos y metas
˃ Necesidades del cliente
˃ Alcance de la propuesta (responsabilidades)
˃ Experiencia en proyectos similares
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15. ¿De qué se Compone el
Cuerpo de la Propuesta?
˃ Recursos
˃ Metodología
˃ Tiempo de ejecución
˃ Honorarios y forma de pago
˃ Confidencialidad y no divulgación
˃ Información de contacto
˃ Conclusiones
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16. Conclusiones
˃ Representa la parte final de la propuesta
˃ Es donde resumimos los puntos más importantes
˃ Demostramos al cliente que tenemos el interés, la
experiencia necesaria y capacidad para satisfacer
su necesidad
˃ Debe de existir un “click” de parte del cliente
˃ Debemos lograr que el cliente nos seleccione
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17. ¿Qué tipos de
Propuestas Existen?
Solicitadas
No
solicitadas
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18. Propuestas Solicitadas
˃ El cliente conoce de antemano el problema y busca
una solución inmediata
˃ Se describen las necesidades y lo que se logra atender
˃ Se define el presupuesto, tiempo, lugar y recursos
deseados (RFP)
˃ Se logra parear las necesidades del cliente con la
experiencia y los recursos de los proveedores
˃ Se determina un tiempo para someter la propuesta
˃ Se establecen los criterios de selección y la fecha de la
decisión final del comité
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19. Request for Proposal (RFP)
˃ Descripción exacta y por
escrito de las necesidades
actuales de un cliente
˃ Se utilizan mucho en el
sector público
˃ Garantizan igualdad de
oportunidades
y
participación para todos
˃ Los criterios de selección
varían según la industria
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20. Request for Proposal (RFP)
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21. Propuestas No-Solicitadas
˃ Representan una oportunidad para vender nuestros
servicios de manera productiva
˃ Se desconoce el presupuesto, las necesidades y el
problema (si alguno) que enfrenta el cliente
˃ Deben de ir dirigidas a alguna persona/departamento
en particular
˃ Conviene no abusar porque podemos dañar nuestra
imagen y crear una mala imagen
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22. Propuesta de Negocios
Introducción
Descripción
de la firma
Alcance y
objetivos
Metodología
Proyectos
similares
Descripción
del servicio
Recursos
“Timeline”
Honorarios
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23. Introducción
˃ ¿Cuántos años lleva ofreciendo el servicio?
˃ ¿Cómo surge la necesidad?
˃ ¿Cuáles son sus principales ventajas competitivas?
˃ ¿Qué industria sirve?
˃ ¿Qué logros ha obtenido?
˃ ¿Cuáles son las razones de éxito?
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24. Descripción de la Firma
˃ ¿Qué servicios ofrecen?
˃ ¿Dónde están ubicados y cuántos empleados tienen?
˃ ¿Cómo se diferencian de la competencia?
˃ ¿Con qué clientes han trabajado o trabajan?
˃ ¿Por qué es la empresa más cualificada para realizar
el trabajo?
˃ ¿Qué logros y/o historias de éxito han tenido?
˃ ¿Qué beneficios o ventajas obtendrá el cliente?
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25. Análisis de la
Situación Actual
 Realizar un diagnóstico del cliente
 Identificar problemas actuales
 Detectar oportunidades y retos
 Establecer los servicios que podemos ofrecer
y como podemos ayudar al cliente
 Definir el plan y metodología de trabajo
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26. Alcance y Objetivos
Estratégicos
˃ Definir alcance del proyecto
(que incluye y que no incluye?)
˃ Establecer objetivos medibles
según las expectativas del
cliente
˃ Establecer responsabilidades
˃ Presentar un plan de acción
˃ Discutir el tiempo de ejecución
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27. Descripción de los
Servicios
˃ ¿Dónde se van a ofrecer?
˃ ¿Cuáles son las ventajas o beneficios para el cliente?
˃ ¿De qué forma satisfacen sus necesidades?
˃ ¿Cómo se van a implementar?
˃ ¿Qué recursos ofrecerán el servicio?
˃ ¿Qué costos tienen?
˃ ¿Qué expectativas tiene el cliente?
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28. Proyectos Similares
˃ ¿En qué proyectos similares
anteriormente y cuando/donde?
hemos
participado
˃ ¿Cuáles fueron los resultados?
˃ ¿Qué logros obtuvimos?
˃ ¿Cómo se benefició el cliente y cuál fue su “feedback”?
˃ ¿Con qué tipo de empresas/industrias hemos trabajado?
˃ ¿A quién conocemos que nos puedan servir de
referencia?
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29. Metodología
˃ ¿Cómo se va a desarrollar e implementar el proyecto?
˃ ¿Cuáles serán las fuentes de información?
˃ ¿Qué indicadores se utilizaran?
˃ ¿Qué pruebas se realizaran?
˃ ¿Qué procedimientos se usaran y por qué?
˃ ¿Cuáles van a ser las métricas a utilizar?
˃ ¿Cómo medimos los resultados?
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30. Metodología (Ejemplo)
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31. Recursos
˃ ¿Qué recursos tiene la empresa disponibles?
˃ ¿In-house o subcontratados?
˃ ¿Cuáles son sus habilidades y destrezas?
˃ ¿Por qué han sido seleccionados para el proyecto?
˃ ¿De qué forma su perfil se adapta a las necesidades
del cliente?
˃ ¿Qué experiencia relevante tienen y qué aportan?
˃ ¿Qué tareas y responsabilidades tendrán?
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32. Timeline
˃ Fijar una fecha de comienzo y
definir una fecha de finalización
˃ Establecer duración estimada del
proyecto y ser realista
˃ Desglosar las distintas fases del
proyecto y duración de cada una
˃ Identificar las fases claves que
pueden afectar el desarrollo del
proyecto
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33. Timeline (ejemplo)
DESCRIPCION DE TAREAS Y TIEMPO ESTIIMADO
Area
Tareas
Wk 1
Wk 2
Wk 3
Wk 4
Wk 5
Wk 6
Wk 7
Wk 8
Wk 9
Wk 10
Análisis de
Necesidades
Definición Objetivos
Estratégicos
Recopilación /
Revisión
Recopilación de
Información
Revisión / Informes
de Progreso
Validación
Análisis /
Validación
Análisis de
Información
Redacción de
Informe
Ultimas Revisiones
Presentación
Final
Presentación de
Resultados /
Entrega de Informe
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34. Honorarios
˃ Fijar precios, márgenes y costos
˃ Definir si será por hora o por proyecto terminado
˃ Determinar si es viable incluir un retainer para
cubrir los desembolsos/costos iniciales
˃ Evaluar si aplican los “out-of-pocket expenses”
˃ Costear gastos indirectos (professional liability)
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35. Factores a tener en
cuenta en los honorarios
Cliente
Consultor
Preferencia: fijo
 La preferencia del cliente es
presupuestar
el
proyecto
desde el inicio y pagar contra
trabajo realizado
 Fijar un techo que no exceda
el costo global del proyecto
 No pagar por exceso de horas
injustificadas o fuera del
alcance

Preferencia: variable
 No comprometerse a fijar
un precio fijo sin conocer el
proyecto
 Hay eventos que suceden
que no están en nuestro
control
y
afectan
el
desarrollo del proyecto
 Debe asegurarse que las
horas del proyecto no se
exceden

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36. Forma de Pago
˃ ¿Como se llevará a cabo la facturación?
˃ ¿Como se realizaran los pagos? (por adelantado, al
finalizar el proyecto, por etapas, etc…)
˃ ¿Qué tipo de pagos serán aceptados además de
cheques y cash? (PayPal, VISA, etc.)
˃ ¿Que pasa cuando es un proyecto en moneda
extranjera? ¿Comisiones? ¿Tipo de cambio?
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37. Aspectos Claves
˃ “Timing” para entregar la propuesta
˃ “Confidentiality & Non-disclosure” (NDA)
˃ Incluir un “non-compete” (si aplica)
˃ Retenciones y aspectos contributivos
˃ Vigencia de la propuesta
˃ Si es mediante alianza estrategic o joint-venture
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38. Conclusiones
˃ Las propuestas son una herramienta indispensable para
captar clientes nuevos
˃ Mientras más personalizadas, precisas y claras, mejor
˃ Una propuesta bien hecha nos da una buena imagen y
nos hace lucir más competitivos
˃ Ofrecer precios y forma de pago que sean competitivos
˃ Manejar los tiempos y costos con los recursos
˃ Evitar errores ortográficos e información incompleta o
errónea
˃ Dejar siempre las puertas abiertas
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39. Final
GRACIAS POR SU
PARTICIPACIÓN
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