Buku panduan rekod peribadi   pengurus sumber manusia
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Buku panduan rekod peribadi pengurus sumber manusia

on

  • 796 views

 

Statistics

Views

Total Views
796
Views on SlideShare
796
Embed Views
0

Actions

Likes
1
Downloads
6
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Buku panduan rekod peribadi   pengurus sumber manusia Buku panduan rekod peribadi pengurus sumber manusia Document Transcript

    • HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM BUKU PANDUAN LATIHAN (PENGURUSAN REKOD PERIBADI – REKOD PERIBADI) PENGURUS / PENTADBIR SUMBER MANUSIA Versi F1.0DOKUMEN PROJEK HRMIS KERAJAAN MALAYSIA - TERHAD
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 © Kerajaan Malaysia 2006 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (EG-HRMIS) sahaja. Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 2 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 KANDUNGANOBJEKTIF KURSUS ..................................................................................................................... 41.0 PENGENALAN..................................................................................................................... 5 1.1 OBJEKTIF MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ........................................... 6 1.2 CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ............................................. 7 1.3 FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ................................... 8 1.4 ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI .... 11 1.5 PERANAN HR ADMINISTRATOR (PERSONAL RECORD) .................................... 14 1.6 PERANAN RECORD VERIFIER - MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ..... 142.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI................. 15 2.1 CARA MENCAPAI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ............................. 16 2.1.1 RUANG NAVIGASI..................................................................................................... 19 2.1.2 RUANG KEPALA........................................................................................................ 22 2.1.3 RUANG KANDUNGAN............................................................................................... 23 2.2 LAPORAN - PROFIL PEMILIK KOMPETENSI ......................................................... 25 2.3 PENGESAHAN REKOD PERIBADI (VERIFY PERSONAL RECORD INFORMATION) ........................................................................................................ 29 2.3.1 PENGESAHAN MAKLUMAT DATA PERIBADI ......................................................... 30 2.4 TAMBAH REKOD PERIBADI (ADD PERSONAL RECORD) .................................... 36 2.5 HAPUS REKOD PERIBADI (DELETE PERSONAL RECORD) ................................ 41 2.6 CARIAN PEMILIK KOMPETENSI UNTUK KEMASKINI ........................................... 47 2.7 LAPORAN REKOD PERIBADI .................................................................................. 513 PENUTUP .......................................................................................................................... 55Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 3 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0OBJEKTIF KURSUSDi akhir modul ini, peserta akan dapat:• Menerangkan Objektif, Ciri-Ciri, Fungsi dan Kepentingan Modul Pengurusan Rekod Peribadi• Menyenaraikan Data dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi• Menjelaskan Peranan Pengurus/Pentadbir Sumber Manusia dalam Menguruskan Modul Pengurusan Rekod Peribadi• Menggunakan Aplikasi Modul ini iaitu: − Memaparkan rekod − Mengemaskini rekod − Mengesahkan rekod − Menambah rekod − Menghapus rekod − Mencetak laporanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 4 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.01.0 PENGENALAN Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah modul yang mengandungi semua maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja Perkhidmatan Awam seperti maklumat peribadi, maklumat keluarga, maklumat akademik, maklumat kecacatan, maklumat bahasa, maklumat pengalaman bekerja, maklumat persatuan dan lain-lain maklumat yang berkaitan. Maklumat dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah penting kerana ianya merupakan data asas yang akan digunakan oleh modul-modul EG- HRMIS yang lain. Hubungan Pengurusan Rekod Peribadi Faedah yang layak Pendidikan/pengalaman diterima oleh Pengurusan Saraan, PengurusanSaraan , Saraan, Faedah & Ganjaran bekerja yang berkaitan keluarga, individual Faedah & Ganjaran dengan prestasi kurang upaya dan K1 lain-lain Penilaian Pengurusan Pembangunan Pembangunan K2 Penilaian Kompetensi Pengurusan Kerjaya Kompetensi Kerjaya K3 Formulasi dan Formulasi dan Perolehan Sumber Pengurusan Penamatan Penilaian Perolehan Sumber Pengurusan Penamatan Penilaian Manusia Kerjaya Perkhidmatan Strategy Manusia Kerjaya Perkhidmatan Strategy K4 K7 K6 Pengurusan Pengurusan Rekod Rekod Peribadi Peribadi Waris yang Maklumat K5 terdekat jika Peribadi/Keluarga yang Pengurusan Komunikasi & individual memberi kesan terhadap Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja Tatatertib Pekerja tersebut penukaran tugas meninggal Dokumen Projek HRMIS Kerajaan Malaysia - TERHAD 58 Record Editor, Record Verifier dan HR Administrator (Personal Record) bersama-sama bertanggungjawab dalam memastikan maklumat yang terdapat dalam Rekod Peribadi adalah tepat dan terkini. Ianya penting bagi mengoptimakan proses membuat keputusan yang berkaitan dengan Pemilik Kompetensi seperti pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 5 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.01.1 OBJEKTIF MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi dibentuk berdasarkan objektif-objektif yang berikut: Memudahkan perolehan dan pengemaskinian rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi. Perkongsian maklumat sesama fungsi serta antara organisasi. Membolehkan Pemilik Kompetensi mencapai dan memastikan ketepatan rekod peribadi mereka secara elektronik. Membolehkan Pemilik Kompetensi mengemaskinikan rekod-rekod peribadi mereka secara terus. Membolehkan organisasi mengumpulkan dan membuat analisis maklumat yang terkini dan tepat secara terus. Memudahkan perkongsian maklumat di antara agensi-agensi KerajaanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 6 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.01.2 CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai ciri-ciri yang berikut: Ruang Mandatori – Memastikan semua ruang mandatori telah diisi. Penduaan Kod – Memastikan tiada penduaan kod berlaku. Menggunakan Format Tarikh – Kalendar untuk mengawal kemasukan tarikh dengan mudah dan tepat. Pengesahan Keutuhan – Rekod dihubungkan secara aktif dengan rekod lain, ia tidak boleh dihapuskan sehingga hubungan telah diputuskan di antara rekod. Contoh; jika pengguna mahu menghapuskan data peribadi, maklumat-maklumat lain seperti Pendidikan, keluarga, dll akan dihapuskan secara automatik. Pengesahan Ruang Kemasukan Format – Format masuk adalah dalam keadaan tetap, contoh; Format kad pengenalan baru mesti mempunyai 12 angka. SENARIO SEKARANG SENARIO EG-HRMIS Rekod peribadi disimpan dalam Rekod Peribadi dikemaskini Buku Perkhidmatan. oleh Pemilik Kompetensi sendiri. Kemaskini data peribadi Pengesahan Rekod – untuk dilakukan oleh HR Administrator memastikan data yang betul (Personal Record) dari masa ke dimasukkan. semasa. Sesetengah rekod peribadi Rekod peribadi disimpan di disimpan dalam fail sulit peribadi, dalam Pangkalan Data HRMIS yang juga telah dikemaskini oleh dan dikemaskini oleh Pemilik HR System Administrator Kompetensi sendiri (Personal Record). Fungsi-fungsi lain mungkin Rekod Peribadi mengandungi menyimpan maklumat peribadi semua maklumat peribadi yang yang tidak terdapat dalam Buku diperlukan oleh fungsi-fungsi Perkhidmatan dan Fail peribadi, lain; seperti Lesen, Pasport, contohnya: Pengurusan Prestasi Permit Kerja dll. yang mana menyimpan maklumat bahasa kebiasaannya tidak disediakan. dan anugerah.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 7 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 SENARIO SEKARANG SENARIO EG-HRMIS Rekod Peribadi hanya digunakan sekali, bagi fungsi ini.1.3 FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai fungsi umum yang membolehkan Pentadbir Modul melaksanakan aktiviti-aktiviti berikut: Papar Rekod Peribadi – Paparan ciri-ciri terperinci dalam rekod sedia ada. (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi) Kemaskini Rekod Peribadi – Mengemaskini rekod sedia ada. (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi) Status Penghantaran Rekod – Menyemak status maklumat yang dihantar untuk pengesahan. (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi) Laporan – Profil Pemilik Kompetensi – Memapar keseluruhan maklumat Pemilik Kompetensi. Pengesahan Rekod Peribadi – Mengesahkan maklumat yang telah dikemaskini oleh Record Editor. Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini – Carian rekod sedia ada berdasarkan beberapa kriteria carian. Laporan Rekod Peribadi – Memaparkan senarai Pemilik Kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi Tambah Rekod Peribadi – Sekali sahaja untuk setiap Pemilik Kompetensi. Hapus Rekod Peribadi – Hapus keseluruhan rekod sedia ada atau elemen yang dipilih sahaja.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 8 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Rajah 1.3-1: Fungsi-Fungsi Utama Modul Pengurusan Rekod Peribadi Rajah 1.3-2: Fungsi-Fungsi bagi Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 9 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Rajah 1.3-3: Fungsi-Fungsi Bagi Selenggara Rekod Pengurusan Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 10 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.01.4 ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mengandungi paparan maklumat peribadi seperti berikut: Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori Data Kaitan dengan Lain-Lain No Elemen Perincian Elemen Fungsi 1 Data Peribadi Nama Semua Fungsi Sumber No Kad Pengenalan Manusia Tarikh Lahir Kewarganegaraan Status Perkahwinan No. Telefon Alamat Gambar, dll. 2 Pendidikan Nama Sijil Perolehan Sumber Tahap Pendidikan Manusia Nama Institusi Pembangunan Lokasi Institusi Penilaian Kompetensi Bidang Kursus Pengurusan Kerjaya Gred, dll. Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Prestasi 3 Persatuan / Nama Badan Profesional Perolehan Sumber Pertubuhan Jenis Keahlian Manusia Tarikh Sertai Pembangunan Yuran Penilaian Kompetensi Jawatan, dll. Pengurusan Kerjaya Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran Pengurusan Prestasi 4 Pengalaman Nama Organisasi Perolehan Sumber Bekerja Jenis Organisasi Manusia Jenis Badan Korporat Pembangunan Tarikh Mula / Tamat Pengurusan Kerjaya Jawatan Terdahulu, dll Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran 5 Keluarga Nama Pengurusan Saraan, Hubungan + Data Faedah dan Ganjaran Peribadi Penamatan Penerima Pencen PerkhidmatanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 11 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori Data Kaitan dengan Lain-Lain No Elemen Perincian Elemen Fungsi Status Waris Perolehan Sumber Status Kecacatan, dll Manusia 6 Anugerah Jenis Anugerah Pengurusan Prestasi Nama Anugerah Perolehan Sumber Gelaran Manusia Negeri Penganugerah, dll 7 Bahasa Nama Bahasa Pengurusan Prestasi Penguasaan Bahasa – Perolehan Sumber Lisan, Penulisan, dll Manusia Penilaian Kompetensi Pembangunan Pengurusan Kerjaya. 8 Akaun Nama Akaun Pengurusan Saraan, Jenis Akaun Faedah dan Ganjaran Fungsi Akaun Senarai Gaji Nombor Akaun, dll Penamatan Perkhidmatan 9 Sejarah Perubatan Penyakit Pengurusan Saraan, Rawatan Perubatan Faedah dan Ganjaran Tarikh Mula Rawatan Perolehan Sumber Tarikh Tamat Rawatan dll Manusia 10 Maklumat Jenis Kecacatan Pengurusan Saraan, Kecacatan Sebab Kecacatan Faedah dan Ganjaran Tarikh Kecacatan Perolehan Sumber Alat Bantuan yang Manusia diberikan Tarikh Alat Bantuan diberikan 11 Lesen Jenis Lesen Pengurusan Saraan, Kelas Faedah dan Ganjaran Tarikh Luput Perolehan Sumber Yuran Pembaharuan Manusia 12 Pasport Jenis Pasport Pengurusan Saraan, Tarikh Dikeluarkan Faedah dan Ganjaran Tarikh Luput Perolehan Sumber Negeri Dikeluarkan, dll ManusiaPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 12 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori Data Kaitan dengan Lain-Lain No Elemen Perincian Elemen Fungsi 13 Permit Kerja Nombor Permit Kerja Pengurusan Saraan, Tarikh Dikeluarkan Faedah dan Ganjaran Tarikh Luput Perolehan Sumber Nombor Rujukan Manusia Imigresen, dllPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 13 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.01.5 PERANAN HR ADMINISTRATOR (PERSONAL RECORD) HR Administrator (Personal Record) berperanan untuk: Memastikan Modul Pengurusan Rekod Peribadi diuruskan dengan baik. Memaklumkan kepada Warga Perkhidmatan Awam tentang keperluan untuk mengemaskini maklumat peribadi dari masa ke semasa dan implikasi sekiranya maklumat tidak lengkap/tepat/terkini. Berurusan dengan Bahagian Teknologi Maklumat dalam mendapatkan sokongan teknikal untuk memastikan perjalanan sistem adalah lancar. Menambah Pemilik Kompetensi baru dan menghapus rekod bagi elemen-elemen Data Peribadi yang salah dimasukkan1.6 PERANAN RECORD VERIFIER - MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Record Verifier berperanan untuk: Memastikan semua maklumat yang dikemaskini adalah tepat. Membantu Pemilik Kompetensi mengemaskini rekod mereka.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 14 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.02.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Pengguna Modul Pengurusan Rekod Peribadi boleh melaksanakan fungsi- fungsi seperti berikut: Paparan – Fungsi yang membolehkan Pengguna melihat maklumat peribadi masing-masing dan bagi Pemilik Kompetensi dibawah kawalannya. (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi) Mengemaskini – Fungsi yang membolehkan Pengguna mengemaskini maklumat peribadi masing-masing dan maklumat peribadi kakitangan bawahan (jika berkenaan). (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi) Menyemak Status Penghantaran Rekod – Fungsi yang membolehkan Pengguna menyemak semula rekod yang telah dikemaskini/ditambah, sebelum disahkan oleh Record Verifier. (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi) Laporan - Profil Pemilik Kompetensi – Fungsi yang membolehkan pengguna memapar laporan profil masing-masing atau mencari dan memapar laporan Profil kakitangan bawahan. Mengesahkan – Fungsi yang membolehkan Pengguna mengesahkan semua maklumat peribadi yang ditambah atau dikemaskini oleh kakitangan bawahan. Carian – Fungsi yang membolehkan Pengguna mencari dan mengemaskini rekod peribadi yang dikehendaki berdasarkan beberapa kriteria carian. Laporan – Fungsi yang membolehkan Pengguna memaparkan laporan Pemilik Kompetensi yang belum / telah mempunyai maklumat rekod peribadi Menambah – Fungsi yang membolehkan Pengguna menambah rekod baru seseorang Pemilik Kompetensi apabila rekod tersebut tidak terdapat di dalam sistem.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 15 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Menghapus – Fungsi yang membolehkan Pengguna menghapus keseluruhan rekod peribadi sedia ada yang tidak lagi aktif/Pemilik Kompetensi menamatkan perkhidmatan atau menghapus mana-mana rekod yang dipilih dari senarai rekod peribadi Pemilik Kompetensi.2.1 CARA MENCAPAI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Di bawah adalah langkah-langkah untuk melaksanakan operasi-operasi yang disebutkan di atas.LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik “Microsoft Internet Paparan skrin Internet Explorer” Explorer 02. Pada ruang “Address” taipkan http://www.eghrmis.gov Paparan Skrin EG- alamat web .my HRMIS – Sila rujuk Rajah 2.1-1 03. Klik pada pautan HRMIS Tiada Paparan skrin Log-On ke Sistem HRMIS – Sila rujuk Rajah 2.1-2 04. Pilih Bahasa dari senarai drop- Bahasa Malaysia down 05. Masukkan ID Pengguna dan − ID Pengguna Kata Laluan dalam ruang − Kata Laluan berkenaan 06. Klik Hantar untuk memasuki Paparan Skrin Laman Laman Utama Sistem Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Pengurusan Maklumat Manusia Sumber Manusia (HRMIS) – Sila rujuk Rajah 2.1-3. 07. Jika klik Set Semula, − ID Pengguna masukkan semula ID − Kata Laluan Pengguna dan Kata Laluan dalam ruang berkenaan 08. Jika klik Keluar, pengguna akan keluar dari sistem 09. Klik Pengurusan Rekod Paparan Skrin Laman Peribadi dari Laman Utama Utama Pengurusan Sistem Pengurusan Maklumat Rekod Peribadi – Sila Sumber Manusia (HRMIS) rujuk Rajah 2.1-4.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 16 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Klik pada pautan HRMIS Rajah 2.1-1: Paparan Skrin EG-HRMIS Rajah 2.1-2: Paparan Skrin Log-on Ke Sistem HRMISPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 17 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Modul Pengurusan Rekod Peribadi Rajah 2.1-3: Laman Utama Pengurusan Rekod Peribadi 2 1 3 Rajah 2.1-4: Laman Utama Pengurusan Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 18 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Secara amnya, laman-laman dalam modul ini dibahagikan kepada tiga bingkai (frame) (lihat Rajah 2.1-1 dan keterangan di Jadual 2.1-1). Jadual 2.1-1: Keterangan Nama Bingkai No. Bingkai Nama Bingkai 1 Ruang Navigasi 2 Ruang Kepala 3 Ruang Kandungan 2.1.1 RUANG NAVIGASI Ruang Navigasi mempunyai pilihan-pilihan pautan (link) utama yang dibahagikan kepada lima bahagian (lihat Rajah 2.1.1-1 dan keterangan di Jadual 2.1.1-1).Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 19 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 1 2 Nota: Rujuk Buku Kerja Perisytiharan Harta . Rajah 2.1.1-1: Ruang NavigasiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 20 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.1.1-1: Keterangan Ruang Navigasi No. Tajuk Keterangan Item 1. Logo HRMIS Animasi logo Kerajaan Malaysia /Kerajaan dan logo projek HRMIS. Malaysia 2. Menu Menu mempunyai butang-butang pautan berikut: • Papar Rekod Peribadi (View Personal Record) • Kemaskini Rekod Peribadi (Update Personal Record) • Status Penghantaran Rekod (Record Submission Status) • Laporan – Profil Pemilik Kompetensi (Report – Competency Owner Profile) • Laporan Rekod Peribadi (Personal Record Report) • Pengesahan Record Peribadi (Verify Personal Record) • Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini (Search Competency Owner For Update) • Laporan Pemilik Kompetensi (Competency Owner Records) • Perisytiharan Harta (Asset Declaration) – Rujuk Buku Kerja Perisytiharan Harta • Bantuan (Help) • Laman Utama (Main Page)Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 21 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.1.2 RUANG KEPALA Ruang Kepala terletak di bahagian atas laman modul ini. Ruangan ini terbahagi kepada lima bahagian (Lihat Rajah 2.1.2-1 dan keterangan di Jadual 2.1.2-1) 1 2 3 4 5 Rajah 2.1.2-1: Ruang Kepala Jadual 2.1.2-1: Keterangan Ruang Kepala No. Tajuk Keterangan Item 1. Logo Aplikasi Membezakan sesuatu aplikasi 2. Tarikh Tarikh semasa menunjukkan Hari, Haribulan / Bulan / Tahun 3. Masa Masa semasa dan akan berubah setiap kali laman ini dicapai (jam:minit:saat AM/PM) 4. Kata-kata Aluan Memaparkan animasi kata- kata aluan “Selamat Datang ke Halaman Pengurusan Rekod Peribadi” 5. Tajuk Aplikasi Tajuk modul yang dipaparkanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 22 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.1.3 RUANG KANDUNGAN Ruang Kandungan terletak di bahagian tengah laman modul ini. Ruangan ini terbahagi kepada tiga bahagian (lihat Rajah 2.1.3-1 dan keterangan di Jadual 2.1.3-1). 1 2 3 Rajah 2.1.3-1: Ruang KandunganPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 23 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.1.3-1: Keterangan Ruang Kandungan No. Tajuk Keterangan Item 1. Kata-kata Aluan Memaparkan kata-kata aluan “Selamat Datang ke Pengurusan Rekod Peribadi HRMIS”. 2. Logo HRMIS Logo HRMIS. 3. Kenyataan Paparan Memaparkan resolusi yang Sesuai sesuai bagi melayari Laman ini. Seksyen-seksyen berikut menerangkan lebih lanjut langkah-langkah untuk menggunakan semua fungsi-fungsi yang terdapat di dalam modul ini.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 24 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.02.2 LAPORAN - PROFIL PEMILIK KOMPETENSI AKTIVITI Laporan Profil Pemilik Kompetensi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mencari, mencetak dan memapar laporan profil Pemilik Kompetensi lain. Pemilik Kompetensi juga boleh melihat profil diri masing-masing. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier (Pemilik Kompetensi). KEPERLUAN Laporan Profil Pemilik Kompetensi adalah aktiviti paparan yang perlu dilaksanakan oleh Record Verifier (Pemilik Kompetensi) apabila ingin melihat dan menyemak Laporan Profil Pemilik Kompetensi. ‘INPUT’ PROSES ‘OUTPUT’ ID Pemilik Laporan Profil Kompetensi/ Carian Rekod Pemilik Pemilik Kompetensi NO KP/ Nama Kompetensi Dipaparkan Rajah 2.2-1: Carta Aliran Aktiviti Carian Laporan Profil Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 25 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.2-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Paparan Laporan Profil Pemilik KompetensiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik butang Laporan – Profil Tiada Paparan skrin Mencari Pemilik Kompetensi dari Rekod Pemilik senarai menu di ruang navigasi Kompetensi (rujuk Rajah 2.2-2) 02. Masukkan ID Pemilik ID Pemilik Kompetensi Kompetensi / No Kad / No Kad Pengenalan / Pengenalan / Nama Pemilik Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan Kompetensi atau terus ke Langkah 3. Jika pengguna ingin melihat laporan Cth: Masukkan ‘No Kad bagi dirinya sendiri, klik pada Pengenalan’ = pautan di sini. 771124065582 03. Klik butang Teruskan untuk Tiada Paparan skrin Hasil mencari rekod Pemilik Carian Laporan - Profil Kompetensi yang berkenaan. Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.2-3) 04. Klik pada mana-mana pautan Tiada Paparan skrin Laporan di ruangan Nama Pemilik Profil Pemilik Kompetensi yang berkenaan Kompetensi (rujuk Rajah 2.2-4) 05. Klik butang Set Semula untuk Tiada Paparan Mesej Gesaan mengosongkan ruangan yang Adakah anda pasti telah diisi untuk set semula? 06. Klik Yes untuk set semula, atau Tiada Maklumat pada skrin klik No untuk membatalkan Mencari Rekod Pemilik proses set semula Kompetensi akan dikosongkan 07. Klik butang Batal, untuk keluar Tiada Paparan Mesej Gesaan daripada skrin Adakah anda pasti untuk keluar? 08. Klik Yes untuk keluar daripada Tiada Keluar dari paparan sedia skrin, jika klik No proses carian ada boleh diteruskanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 26 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 2: Klik pada pautan di sini untuk melihat laporan bagi dirinya sendiri . Langkah 3: Langkah 1: Isikan maklumat- maklumat ID Pemilik Klik pada Status Kompetensi / No Penghantaran Rekod Kad Pengenalan / Nama Pemilik Kompetensi atau klik butang Teruskan Rajah 2.2-2: Paparan skrin Mencari Rekod Pemilik Kompetensi Langkah 4: Klik pada pautan Nama yang dikehendaki Rajah 2.2-3: Paparan skrin Hasil Carian Laporan – Profil Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 27 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Klik pada butang Klik pada butang yang untuk keluar berkenaan untuk melihat daripada maklumat-maklumat lain skrin Pemilik Kompetensi Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin Rajah 2.2-4: Paparan skrin Laporan Profil Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 28 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.02.3 PENGESAHAN REKOD PERIBADI (VERIFY PERSONAL RECORD INFORMATION) AKTIVITI Mengesahkan Maklumat Dalam Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mengesahkan maklumat yang telah dikemaskini atau ditambah oleh Record Editor dalam rekod peribadi masing- masing. Contohnya maklumat data peribadi, maklumat pendidikan dan lain- lain. Record Verifier akan meneliti maklumat yang telah dimasukkan dan menyemak dokumen sokongan yang disertakan, seterusnya mempertimbangkan untuk mengesahkan maklumat berkenaan. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier. KEPERLUAN Pengesahan maklumat dalam rekod peribadi perlu dilakukan apabila rekod peribadi Pemilik Kompetensi telah dikemaskini atau maklumat baru telah dimasukkan. ‘INPUT’ PROSES ‘OUTPUT’ Kemasukan Penyemakan Rekod Baru / Rekod Telah Dokumen Kemaskini Disahkan Sokongan Rekod Sedia Dokumen Sokongan Pengesahan Rajah 2.3-1: Carta Aliran Aktiviti Pengesahan Maklumat Dalam Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 29 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 2.3.1 PENGESAHAN MAKLUMAT DATA PERIBADI (VERIFY PERSONAL DATA INFORMATION) Dalam fungsi ini Record Verifier boleh mengesahkan maklumat seperti yang terpapar di skrin. Sebagai contoh, Data Peribadi: • Nama (Baru / Lama) (Name) (New / Old) • Gelaran (Baru / Lama) (Title) (New / Old) • Tarikh Lahir (Baru / Lama) (Birth Date) (New / Old) • Umur (Baru / Lama) (Age) (New / Old) • Negeri Kelahiran (Baru / Lama) (State Of Birth) (New / Old) • Negara Kelahiran (Baru / Lama) (Country of Birth) (New / Old) • Nombor Surat Beranak (Baru / Lama) (Birth Certificate Number) (New / Old) • Jantina (Baru / Lama) (Gender) (New / Old) • Status Warganegara (Baru / Lama) (Nationality Status) (New / Old) • Kewarganegaraan (Baru / Lama) (Nationality) (New / Old) • Bangsa (Baru / Lama) (Race) (New / Old) • Etnik (Baru / Lama) (Ethnic) (New / Old) • Status Bumiputera (Baru / Lama) (Bumiputera Status) (New / Old) • Agama (Baru / Lama) (Religion) (New / Old) • Kumpulan Darah (Baru / Lama) (Blood Group) (New / Old) • Status Perkahwinan (Baru / Lama) (Marital Status) (New / Old) • Status Uniform (Baru / Lama) (Uniform Status) (New / Old) • Nombor Telefon Bimbit (Baru / Lama) (Handphone Number) (New / Old) • Nombor Telefon Pejabat (Baru / Lama) (Office Telephone Number) (New / Old) • Sambungan (Baru / Lama) (Extension) (New / Old) • Status Telefon Bimbit (Baru / Lama) (Handphone Status) (New / Old) • Emel (Baru / Lama) (E-mail) (New / Old) • Sebab Kemaskini / Catatan (Update Reason / Remarks)Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 30 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.3.1-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Pengesahan Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik butang Pengesahan Tiada Paparan skrin Carian Rekod Peribadi dari senarai Senarai Pemilik menu di ruang navigasi Kompetensi (rujuk Rajah 2.3.1-2) 02. Masukkan ID pemilik COID / No Kompetensi / No KP/Polis/Tentera / No KP/Polis/Tentera / No Paspot/ Nama Pemilik Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi Kompetensi yang berkenaan atau klik butang Teruskan 03. Klik butang Teruskan untuk Tiada Paparan skrin Senarai mencari rekod Pemilik Pemilik Kompetensi Kompetensi yang berkenaan. (rujuk Rajah 2.3.1-3) Jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan 04. Klik pada pautan di bawah Tiada Paparan skrin Maklumat ruangan No Pemilik Rekod – KP/Polis/Tentera/Pasport Senarai Penghantaran bagi Pemilik Kompetensi yang Rekod Peribadi (rujuk berkenaan Rajah 2.3.1-4) 05. Klik pada mana-mana pautan Tiada Paparan skrin Maklumat di bawah ruangan Jenis Pengesahan (rujuk Penghantaran Rekod Rajah 2.3.1-5) Contoh: Penghantaran Pengemaskinian Rekod Peribadi Untuk Pengesahan: Kemaskini Maklumat Alamat - Tetap 06. Semak butir-butir data peribadi Tiada yang telah dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi 07. Pilih Status Pengesahan Sah / Tidak Sah dan daripada senarai drop-down Sebab-sebab untuk mengesahkan rekod Pengesahan yang telah disemak 08. Klik butang Hantar untuk Sah Tiada Paparan Mesej Gesaan / Tidak Sah rekod Anda pasti untuk menghantar rekod ini? 09. Klik Yes untuk mengesahkan Tiada Paparan Mesej rekod berkenaan atau klik No Makluman HRMIS – untuk menyemak semula Pemberitahuan rekod berkenaan pengesahan kepada CO melalui HRMIS Inbox 10. Klik OK TiadaPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 31 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.3.1-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Pengesahan Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 11. Klik butang Set Semula untuk Tiada mengosongkan maklumat yang telah diisi 12. Klik Yes untuk mengosongkan Tiada Ruangan maklumat akan maklumat yang telah diisi atau dikosongkan klik No untuk membatalkan operasi Set Semula 13. Klik butang Batal, proses Tiada Paparan Mesej Gesaan pengesahan akan dibatalkan Adakah anda pasti untuk batal? 14. Klik Yes untuk membatalkan Tiada Keluar dari paparan sedia proses pengesahan atau klik ada No untuk meneruskan proses pengesahanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 32 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 1: Klik pada Pengesahan Rekod Peribadi Rajah 2.3.1-1: Paparan skrin Menu Pengurusan Rekod Peribadi Langkah 2: Masukkan ID pemilik Kompetensi / No KP/Polis/Tentera / No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau klik butang Teruskan Rajah 2.3.1-2: Paparan skrin Carian Senarai Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 33 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 4: Klik pada pautan di ruangan No KP/Polis/Tentera/Pasport yang dikehendaki. Rajah 2.3.1-3: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi Langkah 5: Klik pada mana-mana pautan di bawah ruangan Jenis Penghantaran Rekod Rajah 2.3.1-4: Paparan Maklumat Pemilik Rekod – Senarai Penghantaran Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 34 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Gunakan Bar Tatal untuk melihat keseluruhan skrin Langkah 7: Pilih Status Langkah 8: Pengesahan Klik butang Hantar Rajah 2.3.1-5: Paparan skrin Maklumat Pemilik Rekod – Maklumat PengesahanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 35 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.02.4 TAMBAH REKOD PERIBADI (ADD PERSONAL RECORD) AKTIVITI Tambah Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) memasukkan maklumat peribadi seseorang Pemilik Kompetensi ke dalam sistem dan sistem seterusnya akan menetapkan ID bagi Pemilik Kompetensi tersebut. Maklumat yang perlu dimasukkan dalam penambahan data baru adalah maklumat peribadi. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Tambah Rekod Peribadi perlu dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi tidak terdapat di dalam sistem. ‘INPUT’ PROSES ‘OUTPUT’ Kemasukan Rekod Baru Rekod Baru dan Rekod Baru Penentuan ID Wujud Pemilik Kompetensi Rajah 2.4-1: Carta Aliran Aktiviti Tambah Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 36 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.4-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Tambah Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Pada paparan Laman Utama Tiada Paparan skrin Laman Sistem Pengurusan Utama Pentadbiran Maklumat Sumber Manusia Sistem HRMIS (HRMIS), klik menu Pentadbiran Sistem 02. Klik Penyelenggaraan Rekod Tiada Paparan skrin dari senarai menu di ruang Penyelengaraan Rekod navigasi HRMIS 03. Klik Pengurusan Rekod Tiada Paparan skrin Peribadi dari senarai menu di Pengurusan Rekod ruang navigasi Peribadi HRMIS (Penyelenggaraan Rekod) 04. Klik Tambah Rekod Peribadi Tiada Paparan skrin Kriteria dari senarai menu di ruang Carian Pemilik navigasi Kompetensi Baru dan Lama (rujuk Rajah 2.4-3) 05. Masukkan No KP Lama/ No No KP Lama/ No KP KP Baru/ No Pasport/ Nama Baru/ No Pasport/ Pemilik Kompetensi yang Nama Pemilik berkenaan Kompetensi Cth: 771124065582 06. Klik butang Teruskan untuk Tiada Jika rekod Pemilik meneruskan carian, jika klik Kompetensi wujud di butang Batal, proses carian dalam Pangkalan Data / akan dibatalkan maklumat tepat, pengguna akan melihat paparan skrin Hasil Carian (rujuk Rajah 2.4- 4), jika tidak Mesej Makluman Maaf. Tiada rekod dijumpai dan Mesej Gesaan Adakah Andakah anda pasti maklumat ini tepat? Ya atau Tidak (rujuk Rajah 2.4-5) 07. Klik Tidak jika maklumat yang Tiada Paparan Mesej Gesaan dimasukkan tidak tepat. Adakah anda mahu mencari semula? 08. Klik Yes untuk meneruskan Tiada Paparan skrin Kriteria carian. Jika klik No, proses Carian Pemilik carian akan dibatalkan Kompetensi Baru dan LamaPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 37 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.4-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Tambah Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 09. Dari langkah 06, klik Ya jika Tiada Paparan Mesej Gesaan maklumat yang dimasukkan Adakah anda mahu tepat. menambah rekod baru CO? 10. Klik Yes untuk menambah Tiada Paparan skrin Tambah rekod baru. Jika klik No, tiada Maklumat Peribadi rekod baru yang akan ditambah (rujuk Rajah 2.4-6) 11. Masukkan rekod baru dengan Maklumat-maklumat mengisi ruang-ruang yang data peribadi disediakan 12. Klik butang Hantar untuk Tiada Paparan mesej gesaan menghantar data peribadi yang Adakah anda pasti baru dimasukkan untuk menghantar rekod ini? 13. Klik Yes untuk meneruskan Tiada Paparan mesej penghantaran, jika klik No, makluman Berjaya proses penghantaran akan Dihantar. dibatalkan 14. Klik OK Tiada 15. Jika klik butang Set Semula, Tiada Paparan Mesej Gesaan tambah semula rekod baru Adakah anda pasti untuk set semula? 16. Klik Yes untuk tambah semula Tiada Paparan skrin Tambah rekod baru, jika klik No proses Rekod Peribadi set semula akan dibatalkan 17. Jika klik butang Batal, proses Tiada Paparan Mesej Gesaan tambah akan dibatalkan Adakah anda pasti untuk batal? 18. Klik Yes untuk membatalkan Tiada Keluar dari paparan sedia proses tambah, jika klik No ada proses tambah boleh diteruskanPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 38 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 4: Klik menu Tambah Rekod Peribadi Rajah 2.4-2: Menu Penyelenggaraan Rekod – Pengurusan Rekod Peribadi – Tambah Rekod Peribadi Langkah 6: Klik pada butang Teruskan Rajah 2.4-3: Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi Baru dan Lama Klik pada pautan untuk melihat Paparan Rekod Peribadi Pemilik Kompetensi yang berkenaan. (Rujuk pada Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi – 2.2 Papar Rekod Peribadi untuk langkah-langkah seterusnya) Rajah 2.4-4: Paparan skrin Hasil CarianPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 39 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 9: Langkah 7: Klik Ya jika Klik Tidak jika maklumat yang maklumat yang dimasukkan dimasukkan tidak tepat. tepat Rajah 2.4-5: Paparan Mesej Makluman Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin Langkah 12: Klik butang Hantar Rajah 2.4-6: Paparan skrin Tambah Maklumat PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 40 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.02.5 HAPUS REKOD PERIBADI (DELETE PERSONAL RECORD) AKTIVITI Hapus Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) menghapus maklumat yang dipilih dari rekod peribadi Pemilik Kompetensi seperti Data Peribadi, Bahasa, Latarbelakang Pendidikan, Pekerjaan Dahulu, Jawatan Dahulu untuk Pekerjaan Dahulu, Perubatan Dahulu, Perincian Keluarga, Maklumat Alamat, Maklumat Kecacatan, Bantuan Kecacatan, Maklumat Kecacatan Keluarga, Bantuan Kecacatan Keluarga, Anugerah, Pertubuhan Profesional, Permit Kerja, Lesen, Perincian Pasport dan Maklumat Akaun. Penghapusan rekod peribadi juga perlu dilakukan apabila terdapat rekod sedia ada yang tidak lagi aktif atau Pemilik Kompetensi menamatkan perkhidmatan. Rekod peribadi Pemilik Kompetensi berkenaan seterusnya akan diarkibkan. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Hapus rekod peribadi perlu dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila terdapat kesilapan maklumat yang tidak sepatutnya dimasukkan ke dalam sistem.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 41 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 ‘INPUT’ PROSES ‘OUTPUT’ Kategori Unit Rekod telah Organisasi / Nama Unit Organisasi / Skim dihapuskan Perkhidmatan / ID Pemilik Kompetensi / No. KP Baru / Nama Pemilik Kompetensi Menghapus Pencarian Maklumat Rekod Rajah 2.5-1: Carta Aliran Aktiviti Hapus Rekod Peribadi Jadual 2.5-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Hapus Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Pada paparan Laman Utama Tiada Paparan skrin Laman Sistem Pengurusan Utama Pentadbiran Maklumat Sumber Manusia Sistem HRMIS (HRMIS), klik menu Pentadbiran Sistem 02. Klik butang Penyelenggaraan Tiada Paparan skrin Rekod dari senarai menu di Penyelengaraan Rekod ruang navigasi HRMIS 03. Klik butang Pengurusan Tiada Paparan skrin Rekod Peribadi dari senarai Pengurusan Rekod menu di ruang navigasi Peribadi HRMIS (Penyelenggaraan Rekod) 04. Klik Hapus Rekod Peribadi Tiada Paparan skrin Kriteria dari senarai menu di ruang Carian Pemilik navigasi Kompetensi (rujuk Rajah 2.5-3) 05. Masukkan Kategori Unit Kategori Unit Organisasi / Nama Unit Organisasi / Nama Organisasi / Skim Unit Organisasi / Skim Perkhidmatan / ID Pemilik Perkhidmatan / ID Kompetensi / No. KP Baru / Pemilik Kompetensi / Nama Pemilik Kompetensi No. KP Baru / Nama yang berkenaan, jika perlu. Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 42 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.5-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Hapus Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP Cth: Masukkan 771124065582 diruangan No. KP Baru 06. Klik butang Teruskan untuk Tiada Paparan skrin Senarai meneruskan carian, jika klik Pemilik Kompetensi butang Batal, proses carian (rujuk Rajah 2.5-4) akan dibatalkan 07. Semak Nama, COID dan No. Tiada KP Baru Pemilik Kompetensi untuk memastikan rekod yang hendak dihapuskan adalah rekod yang betul 08. Klik pada pautan di ruangan Tiada Paparan skrin Hapus Nama untuk melihat maklumat Rekod Peribadi (rujuk yang ingin dihapuskan Rajah 2.5-5) 09. Pilih maklumat untuk Tiada Paparan skrin Papar dihapuskan. Sebagai contoh: Data Peribadi – Klik pada Data Peribadi --> Maklumat Kad Maklumat Alamat Pengenalan – Maklumat Alamat (rujuk Rajah 2.5- 6 dan Rajah 2.5-7) 10. Pilih alamat yang hendak Tiada Paparan Mesej Gesaan dihapuskan dan klik butang Anda pasti untuk Hapus menghapus rekod ini? 11. Klik Yes untuk menghapuskan Tiada Paparan Mesej rekod berkenaan. Jika klik No, Makluman Berjaya operasi hapus akan dibatalkan dihapus. 12. Klik OK Tiada Rekod yang dipilih telah dihapuskan dan dikeluarkan dari senaraiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 43 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 4: Klik menu Hapus Rekod Peribadi Rajah 2.5-2: Menu Penyelenggaraan Rekod – Pengurusan Rekod Peribadi – Hapus Rekod Peribadi Langkah 6: Klik butang Teruskan Rajah 2.5-3: Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 44 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 8: Klik pada pautan di ruangan Nama Rajah 2.5-4: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi Langkah 9: Klik Data Peribadi Rajah 2.5-5: Paparan skrin Hapus Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 45 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin Rajah 2.5-6: Paparan skrin Papar Data Peribadi Langkah 10: Pilih alamat yang hendak dihapuskan dan klik butang Hapus Rajah 2.5-7: Sambungan paparan skrin Papar Data PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 46 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.02.6 CARIAN PEMILIK KOMPETENSI UNTUK KEMASKINI AKTIVITI Mencari Rekod Pemilik Kompetensi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mencari dan mengemaskini rekod peribadi Pemilik Kompetensi lain. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier. KEPERLUAN Mencari Rekod Pemilik Kompetensi perlu dilaksanakan apabila terdapat rekod yang perlu dikemaskini, disahkan, ditambah atau dihapus. ‘INPUT’ PROSES ‘OUTPUT’ Jawatan Sebenar Carian Rekod Rekod Pemilik (Kod, Tajuk) / Unit Pemilik Kompetensi Organisasi (Kod, Kompetensi Dihantar Untuk Tajuk) / Jawatan Pengesahan Standard (Kod, Tajuk) / No KP / No Passport / ID Pemilik Kompetensi Tambah / Kemaskini Rekod Pemilik Kompetensi Rajah 2.6-1: Carta Aliran Aktiviti Carian Rekod Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 47 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Jadual 2.6-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Carian Rekod Pemilik Kompetensi Untuk kemaskiniLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik Carian Pemilik Tiada Paparan skrin Carian Kompetensi Untuk Kemaskini Pemilik Kompetensi dari senarai menu di ruang Untuk Kemaskini (rujuk navigasi (rujuk Rajah 2.6-2) Rajah 2.6-3) 02. Masukkan Jawatan Sebenar Jawatan Sebenar (Kod, (Kod, Tajuk) / Unit Organisasi Tajuk) / Unit Organisasi (Kod, Tajuk) / Jawatan (Kod, Tajuk) / Jawatan Standard (Kod, Tajuk) / No KP / Standard (Kod, Tajuk) / No Passport / ID Pemilik No KP / No Passport / Kompetensi yang berkenaan ID Pemilik Kompetensi atau terus ke Langkah 3 Cth: 771124065582 03. Klik butang Teruskan untuk Tiada Paparan skrin Senarai mencari rekod Pemilik Pemilik kompetensi Kompetensi yang berkenaan. (rujuk Rajah 2.6-4) Jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan 04. Klik pada pautan di ruangan No Tiada Paparan skrin Menu - KP / Polis / Tentera / Pasport Kemaskini Rekod bagi Pemilik Kompetensi yang Peribadi (rujuk Buku berkenaan Kerja - Pemilik Kompetensi) 05. Semak rekod peribadi Pemilik Tiada Kompetensi yang berkenaan. Jika rekod berkenaan ingin disahkan, sila rujuk Seksyen 2.3 pada Buku Kerja – Pemilik Kompetensi untuk mengemaskini rekodPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 48 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 1: Klik Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini Rajah 2.6-2: Menu Pengurusan Rekod Peribadi Langkah 3: Isi kriteria carian yang dikehendaki dan klik butang Teruskan Rajah 2.6-3: Paparan skrin Carian Pemilik Kompetensi Untuk KemaskiniPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 49 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 4: Klik pada pautan di ruangan No KP / Polis / Tentera / Pasport. (Rujuk pada Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi – 2.3 Kemaskini Rekod Peribadi untuk langkah-langkah seterusnya) Rajah 2.6-4: Paparan skrin Senarai Pemilik KompetensiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 50 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.02.7 LAPORAN REKOD PERIBADI AKTIVITI Laporan Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) mencari, memapar dan mencetak laporan senarai pemilik kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat yang dikehendaki. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Laporan Rekod Peribadi adalah aktiviti paparan yang perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila ingin melihat dan menyemak pemilik kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat yang dikehendaki untuk tindakan selanjutnya. ‘INPUT’ PROSES ‘OUTPUT’ Jenis Maklumat Carian Pemilik Laporan dan Kompetensi yang Senarai Pemilik Unit Organisasi (Belum / Telah) Kompetensi mempunyai yang (Belum / rekod peribadi Telah) mengikut jenis mempunyai maklumat rekod peribadi mengikut jenis maklumat Rajah 2.7-1: Carta Aliran Aktiviti Papar Laporan Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 51 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0Jadual 2.7-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Paparan Laporan Rekod PeribadiLANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP 01. Klik Laporan Rekod Peribadi Tiada Paparan skrin Menu daripada senarai menu di Laporan Rekod Peribadi ruang navigasi (Pengurusan (rujuk Rajah 2.7-3) Rekod Peribadi) 02. Klik Senarai Pemilik Tiada Paparan skrin Kriteria Kompetensi Yang Belum Carian Laporan (rujuk Mempunyai Rekod Peribadi Rajah 2.7-4) (Mengikut Jenis Maklumat) atau Klik Senarai Pemilik Kompetensi Yang Telah Mempunyai Rekod Peribadi (Mengikut Jenis Maklumat) dari senarai menu di ruang navigasi 03. Pilih Jenis Maklumat dari Sebagai contoh: Alat senarai drop-down Bantuan Kecacatan 04. Klik butang Cari untuk mencari Tiada Paparan skrin Pilih Unit Unit Organisasi yang Organisasi berkenaan, jika perlu. Jika tidak, terus ke Langkah 5 05. Klik butang Teruskan Tiada Paparan skrin Laporan Senarai Pemilik Kompetensi Yang (Telah / Belum) Mempunyai Rekod Peribadi Mengikut Jenis Maklumat <<Jenis Maklumat yang dipilih dari Langkah 3>> (rujuk Rajah 2.7-5) 06. Klik butang Keluar untuk keluar Tiada Paparan skrin Kriteria daripada skrin Carian Laporan (rujuk Rajah 2.7-4)Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 52 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 1: Klik Laporan Rekod Peribadi Rajah 2.7-2: Menu Pengurusan Rekod Peribadi Langkah 2: Klik Senarai Pemilik Kompetensi Yang (Belum / Telah) Mempunyai Rekod Peribadi (Mengikut Jenis Maklumat) Rajah 2.7-3: Paparan Menu Laporan Rekod PeribadiPengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 53 dari 55
    • BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0 Langkah 3: Langkah 4: Klik butang Cari Pilih Jenis Maklumat untuk mencari dari senarai drop-down Unit Organisasi yang berkenaan, jika perlu. Langkah 5: Klik butang Teruskan Rajah 2.7-4: Paparan skrin Kriteria Carian Laporan Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin Langkah 6: Klik butang Keluar keluar daripada skrin Rajah 2.7-5: Paparan skrin Laporan Senarai Pemilik Kompetensi Yang Mempunyai Rekod Peribadi Mengikut Jenis Maklumat <<Jenis Maklumat yang dipilih>>Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 54 dari 55
    • BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.03 PENUTUP Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah amat penting bagi memastikan rekod peribadi setiap Pemilik Kompetensi sentiasa kemaskini dan tepat. Ini kerana modul ini membolehkan Pemilik Kompetensi sendiri mengemaskini rekod peribadi masing-masing, dan seterusnya disahkan oleh Record Verifier bagi memastikan rekod tersebut sentiasa tepat. Data-data yang terdapat di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi juga sangat penting dimana ianya akan digunakan kelak dalam modul-modul aplikasi HRMIS yang lain. Ianya turut membantu mengoptimakan proses pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain. Pemilik Kompetensi dan Record Verifier berperanan penting bagi memastikan data-data yang terdapat di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi sentiasa tepat dan kemaskini. Manakala HR Administrator (Personal Record) pula berperanan untuk memastikan modul ini diselenggara dengan sebaik mungkin. Diharapkan panduan-panduan yang telah diberikan melalui modul latihan ini sedikit sebanyak membantu mereka untuk menyempurnakan tugas tersebut dengan lebih cekap dan berkesan.Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 55 dari 55