Este documento proporciona información sobre un curso taller de gestión de reuniones. Incluye consejos sobre cómo planificar, llevar a cabo y evaluar reuniones de manera efectiva, así como ejercicios prácticos sobre diferentes aspectos de la gestión de reuniones como la convocatoria, identificación de conductas problemáticas y evaluación. El documento ofrece una guía general sobre las habilidades y conocimientos necesarios para mejorar la efectividad de las reuniones.

1. CURSO TALLER:
GESTIÓN DE REUNIONES
Dr. Raúl Suárez Álvarez
Médico - Administrador de Salud
suarezrp@yahoo.es
Mayo del 2009

2. Presentándonos

3. Algunos “Acuerdos de Conducta”
Respetar el En silencio Participación
tiempo o apagado activa

4. Conocimientos y Expectativas

5. Ejercicio Cerebral:
Las tres Enfermeras

6. Contenido general
1. Habilidades Directivas más valoradas.
2. Ejercicio de Brainstorming - Reuniones.
3. Aspectos básicos en Gestión de reuniones.
Ejercicio: Asistencia a reuniones
4. Antes de una reunión. Ejercicio
Convocatoria
5. Durante una reunión. Ejercicio
Identificando conductas difíciles.
6. Después de una reunión. Ejercicio
Evaluación de reuniones.

7. Habilidades Directivas más valoradas
Liderazgo y
estilos de
dirección
Manejo de Comunicación
estrés efectiva
Gestión Gestión
de reuniones del cambio
Uso eficaz Negociación
del tiempo y conflictos

8. Ejercicio - Brainstorming
“REUNIONES”

9. De nosotros depende cambiar esto:
Si usted, pudiera elegir:
¿ DÓNDE QUISIERA MORIR ?
Un escritor argentino contestó:
“Si fuera a morir, … quisiera que sea durante una reunión.
Allí, el paso entre la vida y la muerte, es casi imperceptible”
…………¿Usted, piensa lo mismo?

10. Investigando:
?
¿Qué siente cuando es
convocado a una
reunión de trabajo?
¿ Por qué convocaría o ¿Sabe cómo hacer
asistiría a una reunión? una reunión efectiva?
¿Es posible gerenciar
sin reuniones?

11. Las Reuniones
¿ QUÉ ES UNA REUNIÓN ?
¿ CÓMO SON LAS REUNIONES
EN SU INSTITUCIÓN ?

12. La Reunión
La reunión es la acción de
trabajar 3 o más personas frente a
frente.
Una reunión debería ser la forma
más efectiva de lograr la
interacción y compromiso de
personas hacia un objetivo
determinado.

13. Sin embargo, en la mayoría de reuniones ...
¿Ese punto no se
¿A que hora sirven agotó la Seguro que lo que va
¿Qué hago yo acá? las galletas? semana pasada? a decir es incorrecto
Si tengo
mucho trabajo

14. Importante
Si las reuniones funcionan bien,
son una fuente de energía,
motivación y realización tanto para
el grupo como para las personas
Si las reuniones funcionan mal
son una pérdida de energía,
tiempo y dinero.

15. Ejercicio Grupal:
Asistencia a Reuniones

16. Siendo Meser@s o Moz@s

17. Tipos de reuniones
1. De información
2. De solución de problemas.
3. Creativa
4. Instructiva o formación
5. Toma de decisiones
6. De recogida de información.
7. De negociación

18. Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni
Claves
Tipo de reunión Duración Finalidad
del éxito
Compartir No cancelarla
planes y aunque no
Noticiero actividades estén
Repaso diario 5 minutos
relámpago diarias disponibles
todos los
participantes
Analizar las Posponer los
Táctica Serie 45 a 90 actividades debates
semanal semanal minutos semanales y estratégicos
datos. Resolver

19. Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni
Claves
Tipo de reunión Duración Finalidad
del éxito
Debatir, analizar, Limitarse a uno o dos
realizar tormenta de temas.
Estrategia ideas, decidir Prepararse e investigar.
Película 2 a 4 horas cuestiones críticas
mensual Implicarse en conflictos
que inciden en el positivos
éxito a largo plazo.
Salir de la oficina
Analizar la estrategia,
Centrarse en trabajo y
las tendencias del
Repaso 6 horas o más limitar actividades
Miniserie sector, personal
Trimestral 1 a 2 días sociales.
clave, desarrollo de
equipo No cargar el horario en
exceso

20. Reuniones Efectivas
Para tener reuniones efectivas,
sólo hay dos opciones generales:
Eliminar todas las reuniones
1 innecesarias
2 Aumentar la efectividad de
las reuniones sobrevivientes

21. Eliminar todas las reuniones
1 innecesarias
5P 1. ¿Es necesaria esta reunión?
2. ¿Qué estoy intentando conseguir?
3. ¿Es esa razón suficiente para convocar
una reunión?
4. ¿Se puede eliminar la reunión mediante
el uso de otros medios?
5. ¿Puede eliminar su asistencia?

22. Aumentar la efectividad de
2 las reuniones sobrevivientes
TODA REUNIÓN TIENE:
ANTES DURANTE DESPUES

23. 1
ANTES DE LA REUNIÓN

24. La madre de Marcela

25. Planificación de la reunión
No existe una buena reunión
sin una buena planificación
El 97% de los fracasos de
las reuniones se deben a falta de
planificación y preparación. No
por la mala relación interpersonal
de los participantes

26. Ejercicio Grupal:
Convocatoria a una reunión

27. Planificando:
Aspectos claves a tener en cuenta:
2 3
CONTENIDO COLECTIVO
1 4
FINALIDAD MATERIAL
6 5
LUGAR, ORGANIZAR
FECHA Y HORA CONTENIDOS

28. Aspectos claves:
Preguntas Comentario
¿Por qué? Saber cuál es el objetivo de la
Finalidad reunión y que beneficios se
¿Para qué? obtendrán.
Se tiene que definir los temas a
tratar en función de los objetivos.
Contenido ¿Qué?
Saber que mensajes se han de
trasmitir.
¿A quién va Reflexionar sobre los asistentes.
Colectivo dirigida la Pensar en posibles objeciones.
reunión? Preparar en posibles respuestas.

29. Aspectos claves:
Preguntas Comentario
¿Qué documentación Reflexionar sobre la
Material se va a repartir a los logística de la reunión. Que
asistentes? material se distribuirá.
Pensar cómo se van a
Organización
¿Cómo se van a organizar los temas y que
de
organizar los temas? tiempo se asignará por
contenidos
cada uno de ellos.
¿Dónde? Pensar en lugar, día y
Lugar, fecha horario más adecuado.
¿Cuándo?
y hora
¿Horario?

30. Convocatoria a una reunión
1. Fecha de la reunión
2. Hora de inicio y hora de término
3. Lugar donde se realizará la reunión
4. ¿Quiénes además del convocado, participarán?
5. Objetivo de la reunión
6. Agenda de temas a tratar, con tiempo por tema
7. Envío de información previa
8. Sugerir llevar alguna información particular

31. Ejercicio Grupal:
Convocatoria a una reunión (2)

32. Debemos considerar la:
“LEY DE LA BANALIDAD” de Parkinson. En toda
reunión el tiempo dedicado a un asunto está en relación
inversa a su importancia
LEY DE LA EFECTIVIDAD. La efectividad de la
reunión es inversamente proporcional al número de las
personas que asisten

33. Actividades previas al desarrollo de la reunión
1. Selección de un local adecuado.
Verificación
2. Formación e integración de la mesa
principal
3. Ratificación de invitaciones a
personalidades
4. Designación de lugares a ocupar
5. Instalación de equipo de sonido y
prueba previa

34. ……Actividades previas
6. Instalación de grabadora
7. Colocación de proyector u otros
8. Verificación de material
audiovisual
9. Instalación del servicio de
cafetería
10. Preparación de servicio de
expositores

35. 2
DURANTE LA REUNIÓN

36. Estructura de una reunión
1. Introducción
2. Clarificación de expectativas
3. Normas o reglas de juego
4. Mecánica y metodología a utilizar
5. Iniciar el desarrollo de los puntos de agenda
6. Mantenimiento del proceso y chequeo de
procedimientos
7. Cierre formal y próximos pasos
8. Evaluación de la reunión

37. Recomendaciones durante la reunión (1)
A. Tomar medidas para evitar
interrupciones del exterior de la
sala.
B. Comenzar y terminar a la hora
establecida.
C. Permitir que un participante acuda
cuando se le necesite o se vaya al
terminar su aportación.

38. Recomendaciones durante la reunión (2)
D. Ceñirse a la agenda y evitar
pérdida de tiempo.
E. Disposición de la personas en el
lugar de la reunión.
F. Empleo de elementos
audiovisuales.

39. Recomendaciones durante la reunión (3)
G. Esté alerta de la interacción que se
está llevando a cabo.
H. Mantener el ritmo.
I. Saque conclusiones, tome
decisiones; no vuelva atrás.

40. Recomendaciones durante la reunión (4)
J. Confié a una secretaria (o) la
anotación de acuerdos y tareas: el
acta de la reunión.
K. Lea los acuerdos adoptados:
Aprobación informal del acta.
L. Cierre la reunión con un
comentario positivo.

41. Malas Prácticas en una reunión
Celulares PDA Laptop
Llegar tarde

42. Los roles en una reunión efectiva
Moderador
Líder Participante
Redactor

43. Conductas y situaciones difíciles
• Los impuntuales • Los atacantes
• Los que se van temprano • Los intérpretes
• Los desmemoriados • Los chismosos
• Los dudosos • Los sabelotodo
• Los que mueven la cabeza • Los apuntadores
• Los desertores • Los ocupados
• Los susurradores • Los que interrumpen
• Los conversadores • Los chistosos

44. Ejercicio Grupal:
Identificando conductas difíciles

45. Ideas para mejorar reuniones
No de aquí a la Reuniones de
eternidad “45 minutos”
PepsiCo Robert Kriegel
“No siempre es consenso”

46. Otras ideas para mejorar reuniones:
Reuniones Los Uso de
verticales “Reuniómetros” Tecnógrafo
IBM, Instituto Bernie
Johnson & Johnson DeKoven

47. Otras ideas para mejorar reuniones:
Canicas o cartas
en la mesa
Apagando a los
“apaga ideas”

48. 3
DESPUÉS DE LA REUNIÓN

49. Recomendaciones después de la reunión
A. Revise cuidadosamente el acta:
Concisa, tareas, responsabilidades,
fechas límites, acuerdos.
B. Difundir el acta lo antes posible;
mejor en 24 que en 48 horas.
C. Evaluar la reunión. Difundir
resultados.
D. Seguimiento de acuerdos.

50. Ejercicio Grupal:
Evaluación de una reunión de trabajo

51. Matriz de Evaluación de Reuniones (MER)
Hora inicio:
Fecha: ………… Duración: ……… minutos Citada por: Nº de asistentes:
Hora fin:
TIPO DE REUNIÓN
Informativa ____ Instructiva_____ Creativa ____ Decisoria____ Consulta ____
MEDICIÓN DE EFECTIVIDAD DE LA REUNIÓN
BAJA EFECTIVIDAD BAJA NEUTRO ALTA ALTA EFECTIVIDAD
Falta de objetivos 1 2 3 4 5 Objetivos claros y específicos
Falta de agenda 1 2 3 4 5 Agenda completa
Inicio y fin a destiempo 1 2 3 4 5 Inicio y fin a tiempo
Interrupciones constantes 1 2 3 4 5 Sin interrupciones
Salirse de los puntos de agenda 1 2 3 4 5 Todo el tiempo se dedica a la agenda
No hacer resumen o conclusiones 1 2 3 4 5 Resumen de cada punto tratado
Falta de Acta 1 2 3 4 5 Actas completas
Poca participación de los asistentes y sin creatividad 1 2 3 4 5 Alta participación de los asistentes con creatividad
Poca satisfacción personal de participar en reunión 1 2 3 4 5 Alta satisfacción personal de haber asistido
No se cumplen los objetivos de la reunión 1 2 3 4 5 Cumplimiento de los objetivos de la reunión
Carta, memo,
SI Teléf Tomando la decisión sin reunión Juntándola con otra
email
SE HUBIERA PODIDO ELIMINAR LA REUNION:
NO
SE HUBIERA PODIDO EVITAR MI ASISTENCIA: SI Leyendo la agenda y el acta Enviando un representante o un informe
NO
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52. Algunos libros interesantes:
Título del libro Autor Editorial
Gestión de reuniones Oscar Elvira Gestión 2002
Empresa
Reuniones que matan Patrick Lencioni
Activa
De las vacas sagradas se
Editorial
hacen las mejores Robert Kriegel
Norma
hamburguesas
Uso eficaz del tiempo José María Acosta Deusto

53. Un grupo de mentes que piensen juntas, con
respeto y consideración, logrará mejores
resultados que una persona que piense sola,
se trate de quien se trate.
Dr. Raúl Suárez Álvarez
suarezrp@yahoo.es Cel. 998885369