CURSO TALLER:
GESTIÓN DE REUNIONES



                   Dr. Raúl Suárez Álvarez
                  Médico - Administrador ...
Presentándonos
Algunos “Acuerdos de Conducta”




Respetar el   En silencio   Participación
  tiempo      o apagado        activa
Conocimientos y Expectativas
Ejercicio Cerebral:
Las tres Enfermeras
Contenido general
1.   Habilidades Directivas más valoradas.
2.   Ejercicio de Brainstorming - Reuniones.
3.   Aspectos bá...
Habilidades Directivas más valoradas
                            Liderazgo y
                            estilos de
      ...
Ejercicio - Brainstorming
“REUNIONES”
De nosotros depende cambiar esto:

                                 Si usted, pudiera elegir:

                           ...
Investigando:
                                              ?
                ¿Qué siente cuando es
                  conv...
Las Reuniones

¿ QUÉ ES UNA REUNIÓN ?
¿ CÓMO SON LAS REUNIONES
EN SU INSTITUCIÓN ?
La Reunión

La reunión es la acción de
trabajar 3 o más personas frente a
frente.

Una reunión debería ser la forma
más ef...
Sin embargo, en la mayoría de reuniones ...

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Importante

 Si las reuniones funcionan bien,
     son una fuente de energía,
motivación y realización tanto para
 el grup...
Ejercicio Grupal:
Asistencia a Reuniones
Siendo Meser@s o Moz@s
Tipos de reuniones

       1.   De información
       2.   De solución de problemas.
       3.   Creativa
       4.   Inst...
Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni

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    Tipo de...
Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni

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Reuniones Efectivas

    Para tener reuniones efectivas,
    sólo hay dos opciones generales:

     Eliminar todas las reu...
Eliminar todas las reuniones
1            innecesarias


    5P      1.   ¿Es necesaria esta reunión?
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Aumentar la efectividad de
2           las reuniones sobrevivientes


      TODA REUNIÓN TIENE:


    ANTES       DURANTE ...
1
ANTES DE LA REUNIÓN
La madre de Marcela
Planificación de la reunión

         No existe una buena reunión
         sin una buena planificación


              El ...
Ejercicio Grupal:
Convocatoria a una reunión
Planificando:
Aspectos claves a tener en cuenta:

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Aspectos claves:

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Aspectos claves:

                     Preguntas                Comentario
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Convocatoria a una reunión

1.   Fecha de la reunión
2.   Hora de inicio y hora de término
3.   Lugar donde se realizará l...
Ejercicio Grupal:
Convocatoria a una reunión (2)
Debemos considerar la:

“LEY DE LA BANALIDAD” de Parkinson. En toda
reunión el tiempo dedicado a un asunto está en relació...
Actividades previas al desarrollo de la reunión

              1.   Selección de un local adecuado.
                   Ver...
……Actividades previas

6.  Instalación de grabadora
7. Colocación de proyector u otros
8. Verificación      de     materia...
2
DURANTE LA REUNIÓN
Estructura de una reunión

1.   Introducción
2.   Clarificación de expectativas
3.   Normas o reglas de juego
4.   Mecánic...
Recomendaciones durante la reunión (1)
           A.   Tomar medidas para evitar
                interrupciones del exteri...
Recomendaciones durante la reunión (2)
D.    Ceñirse a la agenda y evitar
      pérdida de tiempo.

E.    Disposición de l...
Recomendaciones durante la reunión (3)

           G.   Esté alerta de la interacción que se
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Recomendaciones durante la reunión (4)
J.    Confié a una secretaria (o) la
      anotación de acuerdos y tareas: el
     ...
Malas Prácticas en una reunión




 Celulares     PDA          Laptop




             Llegar tarde
Los roles en una reunión efectiva


            Moderador


    Líder               Participante



            Redactor
Conductas y situaciones difíciles

•    Los impuntuales            •   Los atacantes
•    Los que se van temprano    •   L...
Ejercicio Grupal:
Identificando conductas difíciles
Ideas para mejorar reuniones

    No de aquí a la          Reuniones de
      eternidad              “45 minutos”




    ...
Otras ideas para mejorar reuniones:

   Reuniones             Los              Uso de
   verticales       “Reuniómetros”  ...
Otras ideas para mejorar reuniones:

  Canicas o cartas
    en la mesa




                     Apagando a los
           ...
3
DESPUÉS DE LA REUNIÓN
Recomendaciones después de la reunión

           A. Revise cuidadosamente el acta:
              Concisa, tareas, respons...
Ejercicio Grupal:
Evaluación de una reunión de trabajo
Matriz de Evaluación de Reuniones (MER)
                            Hora inicio:
Fecha: …………                              ...
Algunos libros interesantes:

    Título del libro             Autor          Editorial

  Gestión de reuniones       Osca...
Un grupo de mentes que piensen juntas, con
respeto y consideración, logrará mejores
resultados que una persona que piense ...
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Aspectos básicos para la gestión de reuniones, concepto y tipos de reuniones, el antes, el durante y el después de una reunión, forma de evaluar reuniones, conductas dificiles.

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Gestión de Reuniones

  1. 1. CURSO TALLER: GESTIÓN DE REUNIONES Dr. Raúl Suárez Álvarez Médico - Administrador de Salud suarezrp@yahoo.es Mayo del 2009
  2. 2. Presentándonos
  3. 3. Algunos “Acuerdos de Conducta” Respetar el En silencio Participación tiempo o apagado activa
  4. 4. Conocimientos y Expectativas
  5. 5. Ejercicio Cerebral: Las tres Enfermeras
  6. 6. Contenido general 1. Habilidades Directivas más valoradas. 2. Ejercicio de Brainstorming - Reuniones. 3. Aspectos básicos en Gestión de reuniones. Ejercicio: Asistencia a reuniones 4. Antes de una reunión. Ejercicio Convocatoria 5. Durante una reunión. Ejercicio Identificando conductas difíciles. 6. Después de una reunión. Ejercicio Evaluación de reuniones.
  7. 7. Habilidades Directivas más valoradas Liderazgo y estilos de dirección Manejo de Comunicación estrés efectiva Gestión Gestión de reuniones del cambio Uso eficaz Negociación del tiempo y conflictos
  8. 8. Ejercicio - Brainstorming “REUNIONES”
  9. 9. De nosotros depende cambiar esto: Si usted, pudiera elegir: ¿ DÓNDE QUISIERA MORIR ? Un escritor argentino contestó: “Si fuera a morir, … quisiera que sea durante una reunión. Allí, el paso entre la vida y la muerte, es casi imperceptible” …………¿Usted, piensa lo mismo?
  10. 10. Investigando: ? ¿Qué siente cuando es convocado a una reunión de trabajo? ¿ Por qué convocaría o ¿Sabe cómo hacer asistiría a una reunión? una reunión efectiva? ¿Es posible gerenciar sin reuniones?
  11. 11. Las Reuniones ¿ QUÉ ES UNA REUNIÓN ? ¿ CÓMO SON LAS REUNIONES EN SU INSTITUCIÓN ?
  12. 12. La Reunión La reunión es la acción de trabajar 3 o más personas frente a frente. Una reunión debería ser la forma más efectiva de lograr la interacción y compromiso de personas hacia un objetivo determinado.
  13. 13. Sin embargo, en la mayoría de reuniones ... ¿Ese punto no se ¿A que hora sirven agotó la Seguro que lo que va ¿Qué hago yo acá? las galletas? semana pasada? a decir es incorrecto Si tengo mucho trabajo
  14. 14. Importante Si las reuniones funcionan bien, son una fuente de energía, motivación y realización tanto para el grupo como para las personas Si las reuniones funcionan mal son una pérdida de energía, tiempo y dinero.
  15. 15. Ejercicio Grupal: Asistencia a Reuniones
  16. 16. Siendo Meser@s o Moz@s
  17. 17. Tipos de reuniones 1. De información 2. De solución de problemas. 3. Creativa 4. Instructiva o formación 5. Toma de decisiones 6. De recogida de información. 7. De negociación
  18. 18. Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni Claves Tipo de reunión Duración Finalidad del éxito Compartir No cancelarla planes y aunque no Noticiero actividades estén Repaso diario 5 minutos relámpago diarias disponibles todos los participantes Analizar las Posponer los Táctica Serie 45 a 90 actividades debates semanal semanal minutos semanales y estratégicos datos. Resolver
  19. 19. Los cuatro tipos de reuniones de Lencioni Claves Tipo de reunión Duración Finalidad del éxito Debatir, analizar, Limitarse a uno o dos realizar tormenta de temas. Estrategia ideas, decidir Prepararse e investigar. Película 2 a 4 horas cuestiones críticas mensual Implicarse en conflictos que inciden en el positivos éxito a largo plazo. Salir de la oficina Analizar la estrategia, Centrarse en trabajo y las tendencias del Repaso 6 horas o más limitar actividades Miniserie sector, personal Trimestral 1 a 2 días sociales. clave, desarrollo de equipo No cargar el horario en exceso
  20. 20. Reuniones Efectivas Para tener reuniones efectivas, sólo hay dos opciones generales: Eliminar todas las reuniones 1 innecesarias 2 Aumentar la efectividad de las reuniones sobrevivientes
  21. 21. Eliminar todas las reuniones 1 innecesarias 5P 1. ¿Es necesaria esta reunión? 2. ¿Qué estoy intentando conseguir? 3. ¿Es esa razón suficiente para convocar una reunión? 4. ¿Se puede eliminar la reunión mediante el uso de otros medios? 5. ¿Puede eliminar su asistencia?
  22. 22. Aumentar la efectividad de 2 las reuniones sobrevivientes TODA REUNIÓN TIENE: ANTES DURANTE DESPUES
  23. 23. 1 ANTES DE LA REUNIÓN
  24. 24. La madre de Marcela
  25. 25. Planificación de la reunión No existe una buena reunión sin una buena planificación El 97% de los fracasos de las reuniones se deben a falta de planificación y preparación. No por la mala relación interpersonal de los participantes
  26. 26. Ejercicio Grupal: Convocatoria a una reunión
  27. 27. Planificando: Aspectos claves a tener en cuenta: 2 3 CONTENIDO COLECTIVO 1 4 FINALIDAD MATERIAL 6 5 LUGAR, ORGANIZAR FECHA Y HORA CONTENIDOS
  28. 28. Aspectos claves: Preguntas Comentario ¿Por qué? Saber cuál es el objetivo de la Finalidad reunión y que beneficios se ¿Para qué? obtendrán. Se tiene que definir los temas a tratar en función de los objetivos. Contenido ¿Qué? Saber que mensajes se han de trasmitir. ¿A quién va Reflexionar sobre los asistentes. Colectivo dirigida la Pensar en posibles objeciones. reunión? Preparar en posibles respuestas.
  29. 29. Aspectos claves: Preguntas Comentario ¿Qué documentación Reflexionar sobre la Material se va a repartir a los logística de la reunión. Que asistentes? material se distribuirá. Pensar cómo se van a Organización ¿Cómo se van a organizar los temas y que de organizar los temas? tiempo se asignará por contenidos cada uno de ellos. ¿Dónde? Pensar en lugar, día y Lugar, fecha horario más adecuado. ¿Cuándo? y hora ¿Horario?
  30. 30. Convocatoria a una reunión 1. Fecha de la reunión 2. Hora de inicio y hora de término 3. Lugar donde se realizará la reunión 4. ¿Quiénes además del convocado, participarán? 5. Objetivo de la reunión 6. Agenda de temas a tratar, con tiempo por tema 7. Envío de información previa 8. Sugerir llevar alguna información particular
  31. 31. Ejercicio Grupal: Convocatoria a una reunión (2)
  32. 32. Debemos considerar la: “LEY DE LA BANALIDAD” de Parkinson. En toda reunión el tiempo dedicado a un asunto está en relación inversa a su importancia LEY DE LA EFECTIVIDAD. La efectividad de la reunión es inversamente proporcional al número de las personas que asisten
  33. 33. Actividades previas al desarrollo de la reunión 1. Selección de un local adecuado. Verificación 2. Formación e integración de la mesa principal 3. Ratificación de invitaciones a personalidades 4. Designación de lugares a ocupar 5. Instalación de equipo de sonido y prueba previa
  34. 34. ……Actividades previas 6. Instalación de grabadora 7. Colocación de proyector u otros 8. Verificación de material audiovisual 9. Instalación del servicio de cafetería 10. Preparación de servicio de expositores
  35. 35. 2 DURANTE LA REUNIÓN
  36. 36. Estructura de una reunión 1. Introducción 2. Clarificación de expectativas 3. Normas o reglas de juego 4. Mecánica y metodología a utilizar 5. Iniciar el desarrollo de los puntos de agenda 6. Mantenimiento del proceso y chequeo de procedimientos 7. Cierre formal y próximos pasos 8. Evaluación de la reunión
  37. 37. Recomendaciones durante la reunión (1) A. Tomar medidas para evitar interrupciones del exterior de la sala. B. Comenzar y terminar a la hora establecida. C. Permitir que un participante acuda cuando se le necesite o se vaya al terminar su aportación.
  38. 38. Recomendaciones durante la reunión (2) D. Ceñirse a la agenda y evitar pérdida de tiempo. E. Disposición de la personas en el lugar de la reunión. F. Empleo de elementos audiovisuales.
  39. 39. Recomendaciones durante la reunión (3) G. Esté alerta de la interacción que se está llevando a cabo. H. Mantener el ritmo. I. Saque conclusiones, tome decisiones; no vuelva atrás.
  40. 40. Recomendaciones durante la reunión (4) J. Confié a una secretaria (o) la anotación de acuerdos y tareas: el acta de la reunión. K. Lea los acuerdos adoptados: Aprobación informal del acta. L. Cierre la reunión con un comentario positivo.
  41. 41. Malas Prácticas en una reunión Celulares PDA Laptop Llegar tarde
  42. 42. Los roles en una reunión efectiva Moderador Líder Participante Redactor
  43. 43. Conductas y situaciones difíciles • Los impuntuales • Los atacantes • Los que se van temprano • Los intérpretes • Los desmemoriados • Los chismosos • Los dudosos • Los sabelotodo • Los que mueven la cabeza • Los apuntadores • Los desertores • Los ocupados • Los susurradores • Los que interrumpen • Los conversadores • Los chistosos
  44. 44. Ejercicio Grupal: Identificando conductas difíciles
  45. 45. Ideas para mejorar reuniones No de aquí a la Reuniones de eternidad “45 minutos” PepsiCo Robert Kriegel “No siempre es consenso”
  46. 46. Otras ideas para mejorar reuniones: Reuniones Los Uso de verticales “Reuniómetros” Tecnógrafo IBM, Instituto Bernie Johnson & Johnson DeKoven
  47. 47. Otras ideas para mejorar reuniones: Canicas o cartas en la mesa Apagando a los “apaga ideas”
  48. 48. 3 DESPUÉS DE LA REUNIÓN
  49. 49. Recomendaciones después de la reunión A. Revise cuidadosamente el acta: Concisa, tareas, responsabilidades, fechas límites, acuerdos. B. Difundir el acta lo antes posible; mejor en 24 que en 48 horas. C. Evaluar la reunión. Difundir resultados. D. Seguimiento de acuerdos.
  50. 50. Ejercicio Grupal: Evaluación de una reunión de trabajo
  51. 51. Matriz de Evaluación de Reuniones (MER) Hora inicio: Fecha: ………… Duración: ……… minutos Citada por: Nº de asistentes: Hora fin: TIPO DE REUNIÓN Informativa ____ Instructiva_____ Creativa ____ Decisoria____ Consulta ____ MEDICIÓN DE EFECTIVIDAD DE LA REUNIÓN BAJA EFECTIVIDAD BAJA NEUTRO ALTA ALTA EFECTIVIDAD Falta de objetivos 1 2 3 4 5 Objetivos claros y específicos Falta de agenda 1 2 3 4 5 Agenda completa Inicio y fin a destiempo 1 2 3 4 5 Inicio y fin a tiempo Interrupciones constantes 1 2 3 4 5 Sin interrupciones Salirse de los puntos de agenda 1 2 3 4 5 Todo el tiempo se dedica a la agenda No hacer resumen o conclusiones 1 2 3 4 5 Resumen de cada punto tratado Falta de Acta 1 2 3 4 5 Actas completas Poca participación de los asistentes y sin creatividad 1 2 3 4 5 Alta participación de los asistentes con creatividad Poca satisfacción personal de participar en reunión 1 2 3 4 5 Alta satisfacción personal de haber asistido No se cumplen los objetivos de la reunión 1 2 3 4 5 Cumplimiento de los objetivos de la reunión Carta, memo, SI Teléf Tomando la decisión sin reunión Juntándola con otra email SE HUBIERA PODIDO ELIMINAR LA REUNION: NO SE HUBIERA PODIDO EVITAR MI ASISTENCIA: SI Leyendo la agenda y el acta Enviando un representante o un informe NO COMENTARIOS:
  52. 52. Algunos libros interesantes: Título del libro Autor Editorial Gestión de reuniones Oscar Elvira Gestión 2002 Empresa Reuniones que matan Patrick Lencioni Activa De las vacas sagradas se Editorial hacen las mejores Robert Kriegel Norma hamburguesas Uso eficaz del tiempo José María Acosta Deusto
  53. 53. Un grupo de mentes que piensen juntas, con respeto y consideración, logrará mejores resultados que una persona que piense sola, se trate de quien se trate. Dr. Raúl Suárez Álvarez suarezrp@yahoo.es Cel. 998885369
  1. ¿Le ha llamado la atención una diapositiva en particular?

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