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Christian Dama, The time management
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Time Management as a critical skill for a Manager.Which are the most time consuming habits, how to change the ineffective behaviours. Theatre, Neurophisiology, Self-Management

Time Management as a critical skill for a Manager.Which are the most time consuming habits, how to change the ineffective behaviours. Theatre, Neurophisiology, Self-Management

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  • 1. MASTER INTERNAZIONALI The courage to have a dream. The skills to fulfil it Workshop: (M1) Management I, Roma – 13 Luglio 2013, sede ASVI Polo didattico Titolo Unità: Il Time Management: tra perdite di tempo e strumenti per ritrovarlo Autore: Christian Dama – ASVI Numero Pagine: 47
  • 2. Come uso il mio tempo…
  • 3. Herrmann nel lavoro GIALLO BLU Cerebrale Sinistro VERDE • • • • • • • • Being Challenged Analyzing & Diagnosing Logical Processing Finance & Numbers Making Things Work Solving Tough Problems Clarifying Issues Explaining Things • • • • • • • • Dealing with the Future Seeing the Big Picture Inventing Solutions Developing New Things Providing Vision Taking Risks Integrating Ideas Bringing About Change • • • • • • • • Administering Attending to Detail Being in Control Building Things Establishing Order Timely Implementation Planning Things Out Providing Support • • • • • • • • Coaching Working with People Communicating Building Relationships Expressing Ideas Teaching/Training Persuading People Being part of a Team Cerebrale Destro ROSSO Limbico Limbico Sinistro Destro
  • 4. I colori del tempo PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’ •Decide sui fatti •Affamato di obiettivi raggiunti •Descrive in modo puntuale gli obiettivi •Multitasking •Efficienza •Delega •Lavorare con obiettivi poco chiari e/o scarse informazioni •Sovraccarico di lavoro
  • 5. I colori del tempo PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’ •Qualità dei processi: studio e miglioramento •Dettaglio estremo •Affidabilità, rispetto scadenze •Efficacia •Ordine degli spazi di lavoro, dei documenti •Inefficienza, troppo tempo •Perde di vista le priorità •Gestione imprevisti •Stress quando manca il tempo per pianificare •Procrastinazione finchè non perfetto come dice lui
  • 6. I colori del tempo PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’ •Strategia •Vedono l’insieme, non si perdono in dettagli •Visualizzano obiettivo •Lavorano bene sotto stress •Soluzioni innovative, fuori dagli schemi •Procrastinatori •Rispetto scadenze •Lavorano spesso in autonomia •Sottostima dei tempi •No pianificazione di gruppo •Tanti progetti aperti insieme, cambiano sempre!
  • 7. I colori del tempo PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’ •Aiutano il brainstorming •Sensibili ai problemi di team management •Decidono in base a come gli altro si sentono •Empatia •Si perdono in chiacchere •Dimenticano il compito •Mischiano lavoro/vita privata •Dicono sempre SI ad una richiesta di aiuto •Non delegano
  • 8. Come usa il tempo il non profit?....
  • 9. Una riunione... utile e divertente
  • 10. So fico perché lavoro tanto…
  • 11. Faccio tutto io, faccio prima
  • 12. C’è chi dice SI
  • 13. Dai…facciamo domani
  • 14. CAMBIARE LE ABITUDINI La dinamica corteccia - sottocorteccia Un’azione ripetuta nel tempo tanto da diventare automatica, naturale. COSCIENZA INCONSCIO Corteccia motoria Lobo frontale Sotto-Corteccia motoria Ganglia della base Anche il BLOCCO è un’abitudine Sistema limbico Emozioni
  • 15. TEMPO PER ME
  • 16. ESERCIZIO 2: CAMBIARE LE ABITUDINI Difficoltà per tutti i colori…. -Come Dire NO -Come Delegare -Come evitare di Procrastinare
  • 17. COME DIRE “NO” • Attieniti al tuo piano di obiettivi •Chiediti a cosa puoi rinunciare per fare il compito richiesto • Quando qualcuno persiste, ripeti la tua posizione •Dai risposte secche, assertive, lunghe quanto basta secondo la situazione • Assicurati di aver capito cosa ti viene chiesto esattamente •Dai al tuo capo delle alternative o suggerimenti (un altro momento/persona) • Eccelli in un paio di cose, non fare tutto •In dubbio, evita il compito ora, preparandoti per un SI in seguito. Prendi tempo. • Hai il diritto a dire NO, fai capire agli altri che la tua disponibilità non è scontata •Proteggi il tuo tempo rispetto a richieste inaspettate o dell’ultimo momento • Ricorda al capo che stai lavorando su progetti che lui ha già reputato prioritari •Puntualizza che puoi fare ogni cosa, diverso è lavorare sempre sull’emergenza • Chiedi al capo come il nuovo compito può inserirsi nella tua lista di priorità
  • 18. 1- Delega sul metodo/ tempi “corretti”. MicroManagement 2- Delega sulle responsabilità. RBM Cosa delegare Obiettivo macro, scopo di un’attività. E’ indelegabile Piano delle azioni concrete IL FINE Pianificazione a lungo termine LA STRATEGIA LA TATTICA L’AZIONE Le singole attività
  • 19. PROCRASTINARE…PERCHE’? DIFFICOLTÀ • Compito giudicato complesso • Processo poco chiaro • Obiettivo poco chiaro • Tendenza a sovra-impegnarsi • Tendenza a fare tutto all’ultimo, studiare i dettagli etc. • Paura di sbagliare • Paura del cambiamento • Compiti spiacevoli, noiosi, etc.
  • 20. PROCRASTINARE…PERCHE’? DIFFICOLTÀ SOLUZIONE • Compito giudicato complesso •Lo rendo più semplice scomponendolo in attività più facili da scolgere • Processo poco chiaro •Chiedo specifiche • Obiettivo poco chiaro •Rinegozio/riformulo obiettivo, cosa dello SMARTER è poco chiaro? • Tendenza a sovra-impegnarsi •Verifico il bisogno interiore da soddisfare o la pianificazione fatta • Tendenza a fare tutto all’ultimo, studiare i dettagli etc. •Programmare per tempo obiettivi e attività • Paura di sbagliare •Che succede se sbaglio? Gestione dell’errore, indicatori di risultato chiari, programmazione • Paura del cambiamento •Che rapporto ho col cambiamento? Se cambio che succede? Focus su effetti positivi del cambiamento • Compiti spiacevoli, noiosi, etc. •Il compito è strategico od operativo? Posso chiedere un
  • 21. TEMPO PER ME
  • 22. I CONCETTI CHIAVE L’OBIETTIVO S.M.A.R.T. NO S.M.A.R.T.!!! NO PLANNING!!
  • 23. S.M.A.R.T. CARATTERISTICA DOMANDA AZIONE S.PECIFIC Che cosa voglio fare? Definire chi, cosa, quando. M.EASURABLE Come misuro i progressi in corso? Indicatori A.CHIEVABLE Sono in grado di farlo? Analizzare le risorse disponibili R.EALISTIC È realistico dati i tempi e le risorse disponibili? Analizzare rapporto tra risorse disponibili e tempi. T.IME – BOUND Entro quando? Tempi certi, fasi intermedie
  • 24. S.M.A.R.T. CARATTERISTICA DOMANDA AZIONE E.XTENDING L’obiettivo prevede un miglioramento delle competenze? È sfidante? Analizzare le competenze richieste dall’obiettivo R.EWARDING È premiante? Capire quali sono i vantaggi dell’obiettivo raggiunto
  • 25. ESEMPI SMARTER Garantire ad ognuna delle 10 Migliorata condizione abitativa famiglie ambulanti di P. degli ambulanti bangladeshi di VittorioVittorio (Roma) entro 1 Piazza (Roma), 1 casa popolare entro 1 anno. anno Aumentare del 40% la quota La quota di fondi da di fondi da multinazionali della multinazionali della Provincia Provincia aumenta del 30% di Trento X nel triennio 20122015 nel triennio 2010-2013 Trovarecompetenze di PMC Le mie lavoro come Project manager richieste dalle ONG sono più in una ONG inglese entro 1ad un anno fine del inglesi anno dalla dalla fine Master. del Master Ridurredi livelli di cortisolo I livelli i cortisolo nelle ore nelle ore del giorno sotto la del giorno sono sotto la soglia soglia critica 1 anno anno. critica entro entro 1 NO-SMARTER Gli ambulanti a Roma vivono meglio Ottenere maggiori fondi da aziende Trovare un lavoro nelle ONG inglesi dopo il Master Aumentare l’esercizio fisico appena possibile
  • 26. I CONCETTI CHIAVE ESERCIZIO, SCRIVI IL TUO OBIETTIVO
  • 27. MA ALLORA…… Perché lavorare per obiettivi? 1. Dare una direzione al nostro lavoro, per conoscere le conseguenza delle nostre azioni 2. Chiarirci le nostre aspettative: quanto siamo interessati al nostro obiettivo? 3. Aumentare il nostro livello di prestazioni, più alto è l’obiettivo più mi dovrò impegnare 4. Migliorare efficienza ed efficacia 5. Valutare e misurare: i rischi, le nostre capacità
  • 28. I CONCETTI CHIAVE LE PRIORITÀ ? ?
  • 29. Tutti gli obiettivi sono uguali? La legge di Pareto Il 20% delle cause determina l’80% dei problemi. L’80% delle cause determina il 20% dei problemi. Lezioni per il TM?
  • 30. I CONCETTI CHIAVE LE PRIORITÀ: UNA PROPOSTA Definizione possibile di Obiettivo prioritario CARATTERISTICA CHE SUCCEDE? COSA CONTROLLARE Urgenza Scadenza immediata Tempo Importanza Valore: Conseguenze • Soggettivo drammatiche se (famiglia, personale) non raggiunto • Aziendale (progetto, team)
  • 31. LA GUERRA DEL SECOLO Contro i Ladri del Tempo Le nostre armi ……..”pacifiche” 1. 2. 3. 4. La matrice di Eisenhower Il 5W+H Il diagramma di Gantt L’agenda
  • 32. LE ARMI PACIFICHE 1. 2. 3. 4. 1. La matrice di Eisenhower, il 5W + H IMPORTANTE NON IMPORTANTE URGENTE NON URGENTE Lamatrice diEisenhower Il5W+H L’agenda Il diagramma di Gantt
  • 33. La matrice di Eisenhower: la vostra esperienza COSA CARATTERE QUANDO COME VALORE % OTTIMALE IU INU NIU NINU • • • • CARATTERE: per cosa si caratterizza, cosa la distingue dalle altre attività QUANDO: in che momento della giornata deve essere svolta COME: per affrontare questo tipo di attività, quale comportamento VALORE OTTIMALE: quale % della mia giornata tale attività occupa
  • 34. I CONCETTI CHIAVE LE PRIORITÀ: UNA PROPOSTA La matrice di Eisenhower COSA CARATTERE QUANDO COME VALORE % OTTIMALE IU Operativo Immediato Breve termine Reattività Metodo 70-80% tempo INU Strategico Lungo termine Proattività Pianificazione 10% del Tempo NIU Esterno, Rumorosità Costante Delega Negoziazione 5-10% del Tempo NINU Banalità Inutilità Fascino Costante? Distrazioni Standby Dire NO Delegare Agenda Meno possibile
  • 35. TEMPO PER ME
  • 36. LE ARMI PACIFICHE 1. 2. 3. 4. Lamatrice di Eisenhower Il 5W+H L’agenda Il diagramma di Gantt 4. L’agenda cartacea od elettronica? Un’agenda deve garantire:      Avvisi anticipati delle scadenze Messaggi relativi agli impegni presi Facilità e flessibilità di spostamento e integrazione con strumenti di posta e cellulare Possibilità di moltiplicare gli appuntamenti cui dare attenzione (anche quelli NINU ) Tracciare le relazioni fra i dati inseriti   Incontro con Mario Rossi alle 11.00 – Chi è lui? Dove l’ho conosciuto? Strumenti di Time Management: Calendario, Rubrica
  • 37. LE ARMI PACIFICHE L’AGENDA 2.0 Microsoft Outlook Microsoft Excel Mozilla Sunbird Google Calendar – Google Doc • • • • Il Calendario – Time sheet di Gruppo Inviti per le riunioni To-Do list Sincronizzazione con dispositivi mobili   Microsoft Active Sync Palm Os, Mac, Linux: HotSync, Intellisync
  • 38. LE ARMI PACIFICHE 4.3 Altri strumenti di TM • http://www.csoftlab.com/ • http://www.danea.it/software/REMINDER/ • http://www25.brinkster.com/ezio2000/autopostit/autopostit.htm • http://sms.interworld.it/ • http://www.3m.com/us/office/postit/
  • 39. LE ARMI PACIFICHE 1. 2. 3. 4. Lamatrice di Eisenhower Il 5W+H L’agenda Il diagramma di Gantt 3. Il Diagramma di Gantt a) Esempi: Stroppiana, ASVI b) Software: Excel, Gantt Project c) Cosa serve per Ganttare? i. ii. Saper scomporre le attività in singoli compiti Sapere quali sono le risorse a disposizione:    Fisiche (materie prime, strutture, etc..) Monetarie (budget, cash) Umane (colleghi, volontari, soci, etc..) iii. Sapere tempificare le attività/compiti iv. Saper definire delle milestones
  • 40. Work Breakdown Structure (WBS) Elenco grezzo delle attività di un progetto. È orientato al prodotto. Ad es. una bicicletta… La regola del 100% del punteggio.
  • 41. LE ARMI PACIFICHE ESERCIZIO 4 Gantt……..Che ti passa
  • 42. LA GUERRA DEL SECOLO IO SONO STATO BENE, E VOI?

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