Caso práctico de gestión de evento con herramientas 2.0 en Strelia

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Jornada en Euskadi+Innova Enpresa Digitala: Organización de eventos incorporando capacidades 2.0 social media y cloud (Low Cost Technology). Presentación de Strelia (www.strelia.es)

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Caso práctico de gestión de evento con herramientas 2.0 en Strelia

  1. 1. Organización de eventos incorporando capacidades 2.0, Social Media y Cloud (LowCostTecnology)<br />Iñaki Lazaro y J. Javier Agote<br />inakilazaro@gmail.com y josejavier.agote@strelia.es<br />http://www.flickr.com/photos/simon_and_you/1062318106<br />
  2. 2. Objetivos<br />(1) Explicar cómo se puede realizar la gestión / organización/realización de un evento utilizando las soluciones 2.0 Social Media y Cloud y gastar menos de 100€ en todas ellas.<br />(2) Conocer las soluciones 2.0, social media y cloud, que pueden emplearse en la promoción y realización de un evento<br />(3) Conocer las actividades que pueden desarrollarse y en que herramientas nos podemos apoyar en todas las fases requeridas de la organización de un evento<br />El tiempo necesario para lanzar un evento puede reducirse a días frente a las formas tradicionales.<br />
  3. 3. Todo empieza<br />He tenido una idea<br />Vamos hacer un evento promoción para presentar nuestras soluciones <br />Antes de fin de mes. 15 días. <br />Presupuesto? 100 €. <br />Mutualismo.org<br />
  4. 4. Todo empieza<br />Antes de fin de mes. 15 días. <br />Tiempo<br />Convocatoria<br />Publico Objetivo<br />Ponencias<br />Logística<br />Encuesta<br />Agenda<br />Seguimiento<br />Entorno operativo<br />Difusión<br />Asistentes<br />
  5. 5. Todo empieza<br />Antes de fin de mes. 15 días. <br />
  6. 6. Todo empieza<br />Antes de fin de mes. 15 días. <br />Puedo apoyarme en Social Media y Cloud Computing para realizar el evento en 15 días? <br />
  7. 7. Pongamos orden<br />Tareas a definir<br /> Especificar el Objetivo, formato del evento<br /> Publico objetivo, agenda y ponentes, fuentes de datos<br /> Difusión y seguimiento convocatoria<br /> Logística<br /> Seguimiento oportunidades<br />
  8. 8. Publico objetivo, agenda y ponentes<br /> Definir la estructura de la agenda <br /> Invitar y coordinar con los ponentes<br /> Recopilar el material que los ponentes van a exponer<br /> No olvidar de tener un plan B, para los ponentes<br />
  9. 9. Difusión y seguimiento convocatoria<br /> Segmentar el publico objetivo, fuente de datos y estructurar la convocatoria <br /> Difusión del evento, y al publico objetivo? Prensa, e-mail, radio, sms, telemarketing.<br /> Como realizar un seguimiento activo de la convocatoria, apuntados, confirmaciones, rechazados, no contestan?<br /> Material de recepción de los invitados, (ENCUESTA)<br />
  10. 10. Logística<br /> Coordinar, desplazamientos, alojamientos de los ponentes<br /> La sala y el material necesario para la ponencia: proyector, portátiles, videos, pizarra, micros, mesas. <br /> Control de bienvenida y agape o café de intermedio (Networking)<br /> Grabación en video del evento.(Streaming)<br /> Que no se nos olvide el agua del ponente<br />
  11. 11. Seguimiento de oportunidades<br /> Atentos a recoger la encuesta<br /> Controlar los asistentes<br /> Poner accesible el material de las ponencias al publico asistente<br /> Seguimiento a los asistentes<br /> Agradecimiento por la asistencia<br /> Re-contactar con los mismos para analizar interés<br />Gestionar visitas<br />
  12. 12. Caso práctico:<br />Gestión de evento incorporando capacidades 2.0 (Social Media, SaaS, Cloud Compunting)<br />Iñaki Lázaro Marketing online en Streliawww.strelia.es <br />
  13. 13. Desde el punto de vista del cliente:<br />Especificar el objetivo y formato del evento<br />Publico objetivo, agenda y ponentes, fuentes de datos <br />Difusión y seguimiento de la convocatoria<br />Logística<br />Seguimiento y oportunidades<br />Fases en producción y marketing:<br />1.1 Recogida de información<br />1.2 Análisis de recursos<br /> 2 Flexibilidad, plazos, publicación<br />3.1 Pruebas realistas (pre-producción)<br />3.2 Ejecución, puesta en marcha. Producción <br /> 4 Logística online<br />5.1 Valoración y seguimiento<br />5.2 Post producción<br />5.3 ¡Aquí no termina!<br />
  14. 14. 1.1 Recogida de información<br />En Noviembre de 2010 surge la oportunidad de organizar un evento para dar a conocer el mundo del Cloud Compunting de forma presencial.<br />El evento hay que difundirlo al mayor número de personas interesadas en este ámbito.<br />Hay que organizarlo TODO (comunicación, registro, programa, producción…) en menos de 15 días.<br />
  15. 15. 1.2. Análisis de recursos<br />
  16. 16. Y con los recursos disponibles…<br />
  17. 17. 2. Flexibilidad, plazos, publicación<br />Herramientas centralizadas, flexibles, económicas:<br />
  18. 18. 2.1 Colaboración en contenidos<br />
  19. 19. 2.1 Google Docs<br />
  20. 20. 2.2 El contenido y su publicación online<br />
  21. 21. 3.1 Pruebas realistas<br />(pre-producción)<br />Elaboración de landing page y campañas online<br />
  22. 22. 3.2 Ejecución, puesta en marcha<br />Con el plan y los recursos necesarios…<br />Creación programa (aviso ponentes y recogida de datos)<br />Presentación del programa y registro (landing page) <br />Comunicación del evento y envío de invitaciones <br />Apoyo en Social Media<br />Apoyo en Cloud Compunting <br />
  23. 23. 4. Logística online: Difusión en Social Media<br />
  24. 24. 4. Logística online: Evento en facebook<br />
  25. 25. 4. Logística online: Evento en LinkedIn<br />
  26. 26.
  27. 27. 5.1 Valoración y seguimiento<br />
  28. 28. 5.2 Post producción<br />Strelia Cloud Testing Center<br />Observatorio y laboratorio tecnológico para la identificación, de soluciones Low-costtechnologyque permitan:<br />Reducción de costes de operación<br />Predictibilidad del coste<br />Aumento de la flexibilidad<br />Incremento de la productividad<br />Mejora de la competitividad global<br />Continuidad del negocio<br />Sostenibilidad<br />
  29. 29. SaaS: Software as a Service<br />
  30. 30. Resultados<br />
  31. 31. Costes del marketing del evento<br />
  32. 32. Eskerrik asko<br />

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