Wenn der Betriebsprüfer zweimal rechnet! Neue Methoden der Betriebsprüfung Neue Methoden der   Betriebsprüfung
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Vergleich Rohgewinn und Aufschlagsätze mit der Richtsatz-   sammlung </li></ul><...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Zeitintensiv (z.B. Kassenminusprüfung) </li></ul><ul><li>Die Beweiskraft der Buc...
Neue Methoden der Betriebsprüfung Bei Auffälligkeiten ist immer öfter der Trend zu verzeichnen,  dass der Betriebsprüfer v...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Die Beweiskraft der Buchführung kann der Betriebsprüfer  insbesondere durch die ...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Nichteinhaltung der Ordnungsvorschriften </li></ul><ul><li>Nichteinhaltung der A...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Nichterfassung von Einnahmen </li></ul><ul><li>Nichterfassung von Ausgaben </li>...
Neue Methoden der Betriebsprüfung Kassenbücher sind das buchmäßige Abbild der Geschäfts- kasse. Das Kassenbuch beinhaltet ...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Die zu erfüllenden Anforderungen an das Kassenbuch  </li></ul><ul><li>richten si...
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Neue Methoden der Betriebsprüfung Bei offenen Ladenkassen sind zwingend tägliche  Kassenberichte zu führen.  Gleiches dürf...
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Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>X-Abschlag </li></ul><ul><li>Zwischenabruf des jeweiligen Speichers (Finanzen, <...
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Neue Methoden der Betriebsprüfung Zeitliche Anwendung: Der Datenzugriff wurde erstmals zulässig für Außenprüfungen,  bei d...
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Neue Methoden der Betriebsprüfung Frage: Sind auch die digitalen Daten von Registrierkassen und PC-Kassen zu sichern  und ...
Neue Methoden der Betriebsprüfung Auf welche Daten kann die Finanzverwaltung beim Zugriff  auf die digitalen Daten von Reg...
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Neue Methoden der Betriebsprüfung Speicherprinzip einer Proprietären Kasse Z1-Speicher Z2-Speicher Tagesumsatz Z - Abschla...
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Neue Methoden der Betriebsprüfung PC-Kassen liefern damit auslese- und auswertbare digitale  Daten, die entsprechend aufzu...
Neue Methoden der Betriebsprüfung Die Finanzverwaltung kann die digitalen Daten mittels des  Programms „Idea“ auswerten. D...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA: </li></ul><ul><li>IDEA ist ein Programm, mit dessen Hilfe Wirtschaftsprüfe...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA – Wesentliche Programmfunktionen: </li></ul><ul><li>Dokumentation der Analy...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA – Wesentliche Programmfunktionen: </li></ul><ul><li>Vergleich verschiedener...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA –Import von verschiedenen Dateien </li></ul><ul><li>ASCII fixe Länge </li><...
Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA – zwei der wichtigsten Prüfverfahren </li></ul><ul><li>Benfords Law </li></...
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Neue Methoden der Betriebsprüfung Wird schon nicht so  schlimm werden, weil … Abschließende Bemerkungen:
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Neue Methoden der Betriebsprüfung Machen Sie doch die Nagelprobe, wie gut die „guten“  Argumente wirklich sind: Wenden Sie...
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Kassenbuchführung Betriebsprüfung IDEA

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Ein Vortrag der sich mit der modernen digitalen Betriebsprüfung mittels der IDEA-Software des Finanzamtes beschäftigt und insbesondere auf den Aspekt der Kassenbuchführung eingeht.

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  1. 1. Wenn der Betriebsprüfer zweimal rechnet! Neue Methoden der Betriebsprüfung Neue Methoden der Betriebsprüfung
  2. 2. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Vergleich Rohgewinn und Aufschlagsätze mit der Richtsatz- sammlung </li></ul><ul><li>Interner Betriebsvergleich über mehrere Jahre (Kontrolle Verhältnis Umsatz – Rohgewinn - Gewinn) </li></ul><ul><li>Kontrolle der Kassenbuchhaltung (insbesondere Kassen- minusprüfung, Überprüfung der Privatentnahmen  und -einlagen ) </li></ul><ul><li>Stichprobenartige Kontrolle der Belege </li></ul><ul><li>Kontrolle der Privatanteile </li></ul>Bisherige Prüfungspraxis:
  3. 3. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Zeitintensiv (z.B. Kassenminusprüfung) </li></ul><ul><li>Die Beweiskraft der Buchführung wurde nur bei gravierenden Mängeln erschüttert. </li></ul><ul><li>Die Überprüfungsmöglichkeiten waren im Hinblick auf die zeitlichen und technischen Möglichkeiten beschränkt. </li></ul>Folgen der bisherigen Prüfungspraxis:
  4. 4. Neue Methoden der Betriebsprüfung Bei Auffälligkeiten ist immer öfter der Trend zu verzeichnen, dass der Betriebsprüfer versucht, die Beweiskraft der Buch- führung zu erschüttern. Folge: Wenn die Buchführung ihre Beweiskraft verliert, berechtigt dies zu Teil- oder Vollschätzungen. Neue Prüfungspraxis:
  5. 5. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Die Beweiskraft der Buchführung kann der Betriebsprüfer insbesondere durch die Feststellung von Mängeln bei der Erfüllung der </li></ul><ul><li>formellen und </li></ul><ul><li>materiellen Anforderungen </li></ul><ul><li>der Buchhaltung erschüttern. </li></ul>Neue Prüfungspraxis:
  6. 6. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Nichteinhaltung der Ordnungsvorschriften </li></ul><ul><li>Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten </li></ul><ul><li>Buchung der Tageseinnahmen ohne Beleg </li></ul><ul><li>Keine gesonderte Aufzeichnung von Schecks </li></ul><ul><li>Keine zeitnahe Eintragung ins Kassenbuch </li></ul><ul><li>Nicht zeitgerechte Buchung der Kasseneinlagen </li></ul><ul><li>und Entnahmen </li></ul><ul><li>End- und Anfangssaldo wird nicht überprüft </li></ul>Häufige formelle Fehler:
  7. 7. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Nichterfassung von Einnahmen </li></ul><ul><li>Nichterfassung von Ausgaben </li></ul><ul><li>Nicht chronologisch fortlaufend geführtes Kassenbuch </li></ul><ul><li>Nichtzählen des täglichen Kassenbestandes </li></ul><ul><li>(Führen einer rechnerischen Kasse) </li></ul><ul><li>Keine Erstellung von Eigenbelegen für Privatentnahmen </li></ul><ul><li>Nur summenmäßige tägliche Kassenbucheintragung </li></ul><ul><li>falsch ausgestellte Rechnungen (u.a. MwSt-Ausweis) </li></ul>Häufige materielle Fehler:
  8. 8. Neue Methoden der Betriebsprüfung Kassenbücher sind das buchmäßige Abbild der Geschäfts- kasse. Das Kassenbuch beinhaltet sämtliche Bargeld- bewegungen wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen. Zahlungen mit Scheck, Kreditkarte oder EC-Karte sind im Kassenbuch nicht zu erfassen, da diese Zahlungsarten unbar sind. Kassenbuch / Kassenbuchführung
  9. 9. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Die zu erfüllenden Anforderungen an das Kassenbuch </li></ul><ul><li>richten sich insbesondere an die tatsächliche geführte Kasse. </li></ul><ul><li>Grundsätzlich sind hier zwei Fälle zu unterscheiden: </li></ul><ul><li>Ladenkasse / PC-Kasse ohne Testat </li></ul><ul><li>Registrierkasse (mit fortlaufenden Z-Abschlägen)/ </li></ul><ul><li>PC-Kasse mit Testat </li></ul>Kassenbuch / Kassenbuchführung
  10. 10. Neue Methoden der Betriebsprüfung Offene Ladenkasse: Häufig in kleineren Gastronomiebetrieben sowie im Bereich des Tresenverkaufs anzutreffen. PC-Kasse ohne Testat: Bei vielen PC-Kassen ist die Stornierung von Buchungen ohne Hinterlassung einer offensichtlichen Spur möglich. Diese PC-Kassen genügen nicht den GoBS! (Achtung: Innerhalb der EDV sind die Stornobuchungen in vielen Fällen doch sichtbar!) Offene Ladenkasse / PC-Kasse
  11. 11. Neue Methoden der Betriebsprüfung Bei offenen Ladenkassen sind zwingend tägliche Kassenberichte zu führen. Gleiches dürfte auch für PC-Kassen ohne Testat gelten, da diese insoweit auch nicht den GoBS genügen und die Vollständigkeit der Einnahmen damit anderweitig nachzu- weisen ist. (Hierzu gibt es, so weit ersichtlich, noch keine Rechtsprechung, jedoch ist die Führung von Kassenberichten vermutlich die logische Konsequenz aus der Nichterfüllung der Anforderungen der GoBS der PC-Kassen.) Offene Ladenkasse / PC-Kasse
  12. 12. Neue Methoden der Betriebsprüfung Kassenberichte: Kassenberichte dienen der nachvollziehbaren, systematischen und insbesondere der rechnerischen Ermittlung der täg- lichen Bareinnahmen. Das Berechnungsschema von Kassenberichten beginnt zwin- gend immer mit dem ausgezählten Tageskassenendbestand und endet mit der rechnerisch ermittelten Summe der Tageseinnahmen. Offene Ladenkasse / PC-Kasse
  13. 13. Neue Methoden der Betriebsprüfung Kassenberichte: Ein Kassenbuch ersetzt auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spalte die Kassenbestände aus- gewiesen werden! Achtung: Im Handel sind auch systemwidrige Kassenberichtsmuster erhältlich, die die Anforderung der rechnerischen Ermittlung der Kasseneinnahmen nicht erfüllen. Offene Ladenkasse / PC-Kasse
  14. 14. Neue Methoden der Betriebsprüfung Kassenberichte: Die Kassenberichte müssen vollständig sein. Für jeden Tag muss ein Kassenbericht vorliegen. Nicht notwendig ist ein fester Einband oder eine durchgängige, nicht austauschbare Drucknummerierung. Die Summe aller Kassenberichte ergibt das Kassenbuch. Da die Auszählung des Tagesendbestandes Ausgangspunkt für den Kassenbericht ist, sollte ein Zählprotokoll geführt werden. Dieses Zählprotokoll ist nicht vorgeschrieben, dient aber der Beweissicherung. Offene Ladenkasse / PC-Kasse
  15. 15. Neue Methoden der Betriebsprüfung Kassenberichte: Ganz wichtig: Auch das Hartgeld ist zwingend zu zählen! Nur so ist eine korrekte Kassensturzfähigkeit gewährleistet! Offene Ladenkasse / PC-Kasse
  16. 16. Neue Methoden der Betriebsprüfung Offene Ladenkasse / PC-Kasse Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag 500 € 0 0,00 € 1,00 € 25 25,00 € 200 € 0 0,00 € 0,50 € 10 5,00 € 100 € 3 300,00 € 0,20 € 18 3,60 € 50 € 4 200,00 € 0,10 € 23 2,30 € 20 € 7 140,00 € 0,05 € 7 0,35 € 10 € 13 130,00 € 0,02 € 14 0,28 € 5 € 5 25,00 € 0,01 € 13 0,13 € 2 € 8 16,00 € Summe 847,66 €
  17. 17. Neue Methoden der Betriebsprüfung Registrierkasse: Wird eine Registrierkasse geführt, deren Tagesabschluss- bons die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09. Januar 1996 erfüllen, ist es ausreichend, wenn in einem Kassenbuch täglich die Tageseinnahmen in einer Summe (aber getrennt je Barkasse) sowie alle Ausgaben aufgezeich- net werden. Registrierkasse / PC-Kasse (Testat)
  18. 18. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Aufzuhebende Belege bei Registrierkassen: </li></ul><ul><li>(Gem. BMF-Schreiben vom 09. Januar 1996) </li></ul><ul><ul><li>Tagessummenendbons (Z-Abschläge), fortlaufend und vollständig </li></ul></ul><ul><ul><li>Alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen </li></ul></ul><ul><ul><li>Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (z.B. betriebswirtschaftliche Auswertung, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellerberichte (X-Abschläge), Spartenberichte) </li></ul></ul><ul><ul><li>Organisationsunterlagen der Kasse, insbesondere die Bedienungs-anleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (z.B. der Artikelpreise) </li></ul></ul><ul><ul><li>Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisung zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) </li></ul></ul><ul><ul><li>Mit Hilfe der Registrierkasse erstellte Rechnungen </li></ul></ul>Registrierkasse / PC-Kasse (Testat)
  19. 19. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>X-Abschlag </li></ul><ul><li>Zwischenabruf des jeweiligen Speichers (Finanzen, </li></ul><ul><li>Artikel, ...) ohne Daten zu löschen </li></ul><ul><li>Keine Nummer </li></ul><ul><li>Ersetzt nicht den Z-Bericht </li></ul><ul><li>Z-Abschlag </li></ul><ul><li>Abfrage der gespeicherten Daten (Umsätze, WG, ... ) </li></ul><ul><li>mit anschließender Löschung des jeweiligen Speichers </li></ul><ul><li>Enthält fortlaufende Nummer </li></ul><ul><li>Enthält: Name, Brutto-, Nettoumsatz, Z-Zähler, Datum/Zeit, </li></ul><ul><li>Zahlwege und Storno-, Retourebuchungen </li></ul><ul><li>>>> Der Z-Abschlag ist zwingend aufzubewahren! </li></ul>Begriffsdefinition Y- & Z-Abschlag
  20. 20. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Aufzubewahrende Belege bei Registrierkassen: </li></ul><ul><li>Fraglich ist, ob auch der Kontrollstreifen (Permanentrolle) </li></ul><ul><li>aufzuheben ist. Dafür sprechen: </li></ul><ul><ul><li>Wortlaut des § 147 Abs. 1 AO </li></ul></ul><ul><ul><li>BMF-Schreiben vom 09. Januar 1996 erwähnt den Kontrollstreifen </li></ul></ul><ul><ul><li>nicht als Beleg, der bei Gewähr der Vollständigkeit der vorgelegten </li></ul></ul><ul><ul><li>Unterlagen nicht aufbewahrt werden muss. Insoweit ist von einer </li></ul></ul><ul><ul><li>Aufbewahrungspflicht auszugehen. </li></ul></ul><ul><ul><li>Aufbewahrungspflicht gleichfalls bejahend Assmann/Burhoff (Vors. </li></ul></ul><ul><ul><li>Richter am FG a.D.) in Besteuerung des Hotel- und Gaststätten- </li></ul></ul><ul><ul><li>gewerbes, NWB-Verlag mit Bezug auf RFH v. 13.11.1925, RStBl. </li></ul></ul><ul><ul><li>29 Seite 641) Tendenziell auch BFH I-199/60, Urteil vom 30.05.1962 </li></ul></ul><ul><ul><li>(war jedoch nicht entscheidungserheblich) </li></ul></ul><ul><ul><li>Es gibt keine anders lautende Verlautbarung der Finanzbehörden. </li></ul></ul>Registrierkasse / PC-Kasse (Testat)
  21. 21. Neue Methoden der Betriebsprüfung Liegen die vorgenannten Belege vollständig vor und werden sie entsprechend der Aufbewahrungsfristen auch aufbewahrt, reicht die Führung eines Kassenbuches aus. Auf die Führung von täglichen Kassenberichten kann dann verzichtet werden. Registrierkasse / PC-Kasse (Testat)
  22. 22. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Mit dem Steuersenkungsgesetz (StSenkG) vom 23.10.2000 </li></ul><ul><li>(BStBl. Teil I Seite 1428, 1455) wurde der Datenzugriff für </li></ul><ul><li>alle Außenprüfungen, die nach dem 1.1.2002 beginnen </li></ul><ul><li>(§ 19 b EGAO) eingeführt. </li></ul><ul><li>Im Hinblick auf eine effiziente Prüfung wird damit der </li></ul><ul><li>Finanzverwaltung das Recht eingeräumt, für alle ab dem </li></ul><ul><li>Januar 2002 beginnenden Außenprüfungen auf die Daten- </li></ul><ul><li>bestände buchführungspflichtiger Unternehmen digital </li></ul><ul><li>zuzugreifen. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  23. 23. Neue Methoden der Betriebsprüfung §147 Abs. 6 AO (Ordnungsvorschrift für Buchführung und Aufzeichnung) (1) Sind Unterlagen nach Abs. 1 mit Hilfe eines Datenver- arbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungs- system zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (Z1). (2) Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet (Z2) oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeich- nungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (Z3) zur Verfügung gestellt werden. (3) Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Digitale Betriebsprüfung
  24. 24. Neue Methoden der Betriebsprüfung Zeitliche Anwendung: Der Datenzugriff wurde erstmals zulässig für Außenprüfungen, bei denen nach dem 31.12.2001 mit der Prüfung begonnen wurde. Für alle Daten, die nach dem 31.12.2001 archiviert werden, muss die maschinelle Auswertung für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht (bis 10 Jahre) sicherge- stellt sein, auch bei einem Wechsel der Hard- oder Software. Dies gilt für Daten des PZ 2001, ggf. auch Daten des PZ 2000. Ab dem Prüfungszeitraum 2001 ist es nicht mehr zulässig, nur noch ausgedruckte Daten vorzulegen, wenn Daten digital er- fasst wurden und diese Daten zum 1.1.2002 noch nicht archi- viert waren. Digitale Betriebsprüfung
  25. 25. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung </li></ul><ul><li>Formen des Datenzugriffs: </li></ul><ul><li>Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) </li></ul><ul><li>Mittelbarer Datenzugriff (Z2) </li></ul><ul><li>Datenträgerüberlassung (Z3) </li></ul><ul><li>Alle 3 Zugriffsarten müssen über 10 Jahre gewährleistet werden. </li></ul><ul><li>Der unmittelbare Zugriff am System des Steuerpflichtigen kann nur </li></ul><ul><li>umgangen werden, wenn ein Archivsystem vorliegt, das die gleichen </li></ul><ul><li>Auswertungsmöglichkeiten bietet wie das Produktivsystem. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  26. 26. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Umsetzung des Datenzugriffs seitens der Finanzverwaltung </li></ul><ul><li>Die Ausgestaltung des Datenzugriffs weicht in den Ländern stark ab. </li></ul><ul><li>Einheitlich sind die Bestrebungen aller Ministerien und OFD, den Daten- </li></ul><ul><li>zugriff umzusetzen (Anwendung des Gesetzes). </li></ul><ul><li>Der Umsetzungsstand in den Ländern beträgt in Abhängigkeit der </li></ul><ul><li>Größenklasse zwischen 30 - 80% der abgeschlossenen Prüfungsfälle. </li></ul><ul><li>Bei sehr kleinen Betrieben ist die Umsetzung relativ gering. </li></ul><ul><li>Im Bereich der Konzernprüfung wird in nahezu allen Fällen ein Daten- </li></ul><ul><li>zugriff, in der Regel Z1, realisiert. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  27. 27. Neue Methoden der Betriebsprüfung Frage: Sind auch die digitalen Daten von Registrierkassen und PC-Kassen zu sichern und aufzubewahren? Antwort: Bis jetzt gibt es hierzu keine Stellungnahme der Finanzverwaltung. Auch in der Fachliteratur, soweit ersichtlich, wurde hierzu konkret noch keine Stellung genommen. Aber: Der Wortlaut des § 147 Abs. 6 AO in Verbindung mit § 147 Abs. 1 AO spre- chen sehr deutlich dafür. Da bisher keine Verneinung seitens der Finanz- behörden und der Finanzgerichte erfolgte, ist zur Sicherheit davon auszu- gehen, dass die Daten von PC-Kassen für den digitalen Zugriff vorgehalten werden müssen. Digitale Betriebsprüfung
  28. 28. Neue Methoden der Betriebsprüfung Auf welche Daten kann die Finanzverwaltung beim Zugriff auf die digitalen Daten von Registrier- und PC-Kassen technisch zugreifen? Digitale Betriebsprüfung
  29. 29. Neue Methoden der Betriebsprüfung Was und wie lange gespeichert wird, hängt vom Kassentyp ab. Im Wesentlichen sind zwei Typen zu unterscheiden. Digitale Betriebsprüfung Proprietäres Kassensystem (E-Prom-Kassen) EDV-Kassensystem (Festplatte)
  30. 30. Neue Methoden der Betriebsprüfung Speicherprinzip einer Proprietären Kasse Z1-Speicher Z2-Speicher Tagesumsatz Z - Abschlag Monatsbericht Nirwana El.-Journal Überschreibt sich Gilt für alle Speicher: Umsatz, Artikel, Bediener, WG, Stunden, ...
  31. 31. Neue Methoden der Betriebsprüfung Speicherprinzip einer EDV-Kasse Festplatte Jede Buchung Journaldatei endlos 18.02.07 21.02.07 20.02.07 19.02.07 Period. Berichte Z-Abschlag Daten bleiben gespeichert und können vom FA ver – langt werden Stornos, Retoure, Abschläge
  32. 32. Neue Methoden der Betriebsprüfung PC-Kassen liefern damit auslese- und auswertbare digitale Daten, die entsprechend aufzubewahren sind. Und dies regelmäßig über einen Zeitraum von 10 Jahren. Digitale Betriebsprüfung
  33. 33. Neue Methoden der Betriebsprüfung Die Finanzverwaltung kann die digitalen Daten mittels des Programms „Idea“ auswerten. Digitale Betriebsprüfung
  34. 34. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA: </li></ul><ul><li>IDEA ist ein Programm, mit dessen Hilfe Wirtschaftsprüfer, </li></ul><ul><li>Revisoren und Controller Datensätze unterschiedlichster Art </li></ul><ul><li>und Herkunft einfach und konsistent selektieren, analysieren </li></ul><ul><li>und aufbereiten können. </li></ul><ul><li>Es sind komplexe Analysen von Daten, Analysen spezieller </li></ul><ul><li>Bereiche und viele weitere Funktionen unter Windows aus- </li></ul><ul><li>zuführen. </li></ul><ul><li>Das Programm wurde für die kanadische Regierung ent- </li></ul><ul><li>wickelt, später von Wirtschaftsprüfern und der kanadischen </li></ul><ul><li>Verwaltung eingesetzt. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  35. 35. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA – Wesentliche Programmfunktionen: </li></ul><ul><li>Dokumentation der Analyseplanungen und der einzelnen </li></ul><ul><li>Fortschritte in einer Liste (To-Do-Liste) </li></ul><ul><li>Import (einer breiten Auswahl) von Dateitypen </li></ul><ul><li>Analyse von Daten (vergleichende Statistiken, Profile, </li></ul><ul><li>Analyse von Mehrfachbelegungen, Summierungen, </li></ul><ul><li>Altersstrukturanalyse usw.) </li></ul><ul><li>Suchen von Ausnahmen und Auffälligkeiten (mit Hilfe von </li></ul><ul><li>ca. 80 Funktionen, arithmetischen Operatoren, Text- und </li></ul><ul><li>Datumskriterien) </li></ul><ul><li>Lückenanalysen eines Bereichs (z.B. Suche nach doppelten </li></ul><ul><li>Einträgen) </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  36. 36. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA – Wesentliche Programmfunktionen: </li></ul><ul><li>Vergleich verschiedener Dateien (mit Hilfe des systema- </li></ul><ul><li>tischen, des Zufalls- oder des Monetary-Untis-Verfahrens) </li></ul><ul><li>Unterschiedliche Schichtungsverfahren </li></ul><ul><li>Erstellen von Pivot-Tabellen oder von multidimensionalen </li></ul><ul><li>Analysen </li></ul><ul><li>Automatische Generierung von komplett dokumentierten </li></ul><ul><li>Historien der Analysen </li></ul><ul><li>Aufzeichnen oder Erstellen von Makros (mit IDEA-Script) </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  37. 37. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA –Import von verschiedenen Dateien </li></ul><ul><li>ASCII fixe Länge </li></ul><ul><li>ASCII delimited (=Comma Separated Value) </li></ul><ul><li>EBCDIC fixe Länge </li></ul><ul><li>dBase, </li></ul><ul><li>Excel, Access, Lotus </li></ul><ul><li>SAP/AIS Importdatei Format </li></ul><ul><li>Sonstige Datenbankformate </li></ul><ul><li>Druckdateien </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  38. 38. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>IDEA – zwei der wichtigsten Prüfverfahren </li></ul><ul><li>Benfords Law </li></ul><ul><li>Chi-Quadrat-Test </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  39. 39. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Benfords Law: </li></ul><ul><li>Der Physiker Frank Benford stellte 1920 die Hypothese auf, dass es in der Welt mehr Zahlen mit niedriger Anfangsziffer gibt als solche mit einer hohen ersten Ziffer (Betrachtung der relativen Häufigkeit be- </li></ul><ul><li>stimmter Anfangsziffern). </li></ul><ul><li>Benford war in Diensten der General Electric Company, wo er seine </li></ul><ul><li>logarithmische Formel (Benfords Law) entwarf: </li></ul><ul><li>Die Wahrscheinlichkeit p(d) dafür, dass eine Zahl mit derZiffer d beginnt, </li></ul><ul><li>ist gegeben durch p(d) = ln(1+1/d)/ln(d). </li></ul><ul><li>Hierin ist d die Basis des Stellenwertsystems für die Zahlendarstellung. </li></ul><ul><li>Im Dezimalsystem ist d = 10 und das Benfordsche Gesetz vereinfacht </li></ul><ul><li>sich zu: </li></ul><ul><li>p(d)=log(1+1/d) . </li></ul><ul><li>Darin bezeichnet log den dekadischen Logarithmus. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  40. 40. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Benfords Law: </li></ul><ul><li>Benford stürzte sich dabei auf alles, was die Statistik hergab: </li></ul><ul><li>Luftdruckmessungen </li></ul><ul><li>Ergebnisse der amerikanische Baseball-Liga </li></ul><ul><li>Atomgewichte </li></ul><ul><li>Bevölkerungszahlen </li></ul><ul><li>die Höhe der Stromrechnungen auf den Solomon Islands </li></ul><ul><li>Artikel aus der Zeitschrift „Reader's Digest“ </li></ul><ul><li>Buchführungen verschiedener Unternehmen usw. </li></ul><ul><li>Mit über 20.000 Einzelbeobachtungen, die alle dasselbe </li></ul><ul><li>ergaben: die '1' lag immer vorn, die '9' immer hinten. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  41. 41. Neue Methoden der Betriebsprüfung Benfords Law: Ziffer Häufigkeit 1 30,10 % 2 17,60 % 3 12,49 % 4 9,69 % 5 7,91 % 6 6,69 % 7 5,79 % 8 5,11 % 9 4,57 % Digitale Betriebsprüfung
  42. 42. Neue Methoden der Betriebsprüfung Digitale Betriebsprüfung Erwartete relative Ziffernhäufigkeiten in einem Benford-Set Z1 Z2 Z3 Z4 Z5 Z6 0 0,1197 0,1018 0,1002 0,1000 0,1000 1 0,3010 0,1139 0,1014 0,1001 0,1000 0,1000 2 0,1761 0,1088 0,1010 0,1001 0,1000 0,1000 3 0,1249 0,1043 0,1006 0,1001 0,1000 0,1000 4 0,0969 0,1003 0,1002 0,1000 0,1000 0,1000 5 0,0792 0,0967 0,0998 0,1000 0,1000 0,1000 6 0,0669 0,0934 0,0994 0,0999 0,1000 0,1000 7 0,0580 0,0904 0,0990 0,0999 0,1000 0,1000 8 0,0512 0,0876 0,0986 0,0999 0,1000 0,1000 9 0,0458 0,0850 0,0983 0,0998 0,1000 0,1000
  43. 43. Neue Methoden der Betriebsprüfung Benfords Law – Ein Beispiel zur Verdeutlichung 10.000,- € wurden zu einem Zinssatz von 5% p.a. angelegt. Mit Zinseszins sind dies in 15 Jahren 20.789 €. Solange brauchte das Kapital, um sich zu verdoppeln und um die Anfangsziffer '1' in eine '2' zu verwandeln. Um von der '2' auf die führende '3' zu wechseln, ist jedoch keine Verdoppelung mehr notwendig, sondern lediglich ein Wachstum um 50 %. Das wird schon nach 8 weiteren Jahren erreicht. So sinkt die für eine Änderung der Anfangsziffer erforderliche prozentuale Steigerung konti- nuierlich. Bei einer führenden '9' sind maximal noch 11,1 % Steigerung notwendig, um wieder eine Anfangs-Eins zu erhalten. Danach beginnt diese Gesetzmäßigkeit von vorne. Digitale Betriebsprüfung
  44. 44. Neue Methoden der Betriebsprüfung Benfords Law in der Praxis: Das Wissenschaftsmagazin des WDR‚ QUARKS & Co lud aus dem WDR-System aus der Revisionsabteilung im November 2002 die Rechnungen der letzten beiden Vormonate herunter: 12.372 Posten. Eine Überprüfung nach Benford ergab, dass die Zahlen nicht auffällig waren. Die Daten wurden in 2 Varianten verändert und Wirtschafts- prüfern zur Untersuchung vorgelegt. Digitale Betriebsprüfung
  45. 45. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Benford Analyse: </li></ul><ul><li>1. unterstellter Sachverhalt </li></ul><ul><li>Ein Mitarbeiter bevorzugt im Einkauf einen bestimmten </li></ul><ul><li>Lieferanten, obwohl dieser nicht der günstigste ist. </li></ul><ul><li>Solange die Bestellungen unter 5.000 Euro liegen, merkt </li></ul><ul><li>dies niemand, da erst bei größeren Anschaffungen der </li></ul><ul><li>Vorgesetzte informiert werden muss. </li></ul><ul><li>Die Lieferfirma spendiert diesem Mitarbeiter hin und wieder </li></ul><ul><li>einen Kurzurlaub. </li></ul><ul><li>Für diesen Fall wurden 63 Rechnungen des Lieferanten auf </li></ul><ul><li>knapp unter 5.000 Euro verändert. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  46. 46. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Benford Analyse - 1. Unterstellter Sachverhalt </li></ul><ul><li>Ergebnis der Analyse durch Experten von Ernst & Young </li></ul><ul><li>Bei der Untersuchung dieser Daten haben wir beim Erste- </li></ul><ul><li>Ziffer-Test Auffälligkeiten bei der 4 gefunden. </li></ul><ul><li>Daraufhin sind wir auf einen Lieferanten gekommen, der </li></ul><ul><li>eine vermehrte Häufigkeit bei dieser Ziffer 4 aufweist. </li></ul><ul><li>Bei genauerem Hinsehen erkannten wir, dass diese Beträge </li></ul><ul><li>mit der 4 als erste Ziffer alle knapp unter 5.000 Euro liegen. </li></ul><ul><li>Dafür kann es mehrere Gründe geben: zum Beispiel eine </li></ul><ul><li>Unterschriftenregelung oder Ähnliches in einem Unter- </li></ul><ul><li>nehmen. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  47. 47. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Benford Analyse </li></ul><ul><li>2. Unterstellter Sachverhalt </li></ul><ul><li>Jeden Tag überweist ein Mitarbeiter Geld auf sein eigenes </li></ul><ul><li>Konto. Dies ist unauffällig, weil es in der Firma eine Baga- </li></ul><ul><li>tellgrenze für Kleinbeträge gibt, die nicht weiter überprüft </li></ul><ul><li>werden. </li></ul><ul><li>Bei der Datei mit den ungefälschten Daten wurde ein neuer </li></ul><ul><li>Lieferant erfunden und je Woche 5 Überweisungen einge- </li></ul><ul><li>fügt. Alle Beträge lagen zwischen 70 und 80 Euro. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  48. 48. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>BenfordAnalyse – 2. Unterstellter Sachverhalt </li></ul><ul><li>Obwohl dieses Mal noch weniger Zahlen als im vorigen </li></ul><ul><li>Beispiel manipuliert wurden, ergab sich folgendes: </li></ul><ul><li>Bei der Ziffer 7 haben wir eine Auffälligkeit festgestellt. </li></ul><ul><li>Wir haben uns diese Beträge näher angeschaut und sind </li></ul><ul><li>auf einen Lieferanten aufmerksam geworden, der bestimmte </li></ul><ul><li>Rechnungsbeträge zwischen 70 und 80 Euro hatte. </li></ul><ul><li>Es könnte sein, dass es in diesem Unternehmen eine Baga- </li></ul><ul><li>tellgrenze gibt, unter der diese Beträge liegen. </li></ul><ul><li>Es könnte aber auch ein Systemfehler sein, weil die Beträge </li></ul><ul><li>immer werktags gebucht wurden. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  49. 49. Neue Methoden der Betriebsprüfung CHI-QUADRAT-TEST Karl Pearson (1857 –1936) entwickelte im Jahr 1900 den Chi-Quadrat-Anpassungstest. Er gehört zu den Signifikanztests und wird zur Überprüfung einer statistischen Hypothese über eine unbekannte Häufig- keitsverteilung eingesetzt. Im Gegensatz zu Benfords Law untersucht der Chi-Quadrat- Test nicht die Erstziffernverteilung, sondern – soweit auswert- bar und sinnvoll – die Verteilung der letzten und vorletzten Ziffern vor dem Komma sowie die Verteilung der ersten und zweiten Nachkommastellen. Digitale Betriebsprüfung
  50. 50. Neue Methoden der Betriebsprüfung CHI-QUADRAT-TEST Der Chi-Quadrat-Test stellt eine mathematische Überprüfung von Häufigkeitsverteilungen von Einnahmen dar. Er beruht auf dem Gedanken, dass derjenige, der bei seinen Einnahmen unzutreffende Werte erfasst, unbewusst eine Vor- liebe für bestimmte Lieblingszahlen hat und diese dem ent- sprechend häufiger verwendet. Der Chi-Quadrat-Test untersucht die Verteilung bestimmter Ziffern und vergleicht, wie oft jede Ziffer in der Gesamtheit nach ihrer statistischen Wahrscheinlichkeit auftauchen sollte und wie oft sie tatsächlich verzeichnet ist. Digitale Betriebsprüfung
  51. 51. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>CHI-QUADRAT-TEST </li></ul><ul><li>In einer endlichen Zahlenmenge mit tatsächlich unbekannter </li></ul><ul><li>Verteilung (Grundgesamtheit) wird angenommen, dass die </li></ul><ul><li>Endziffern 0 bis 9 gleich häufig auftreten (Nullhypothese). </li></ul><ul><li>Kleinere, zufällige Abweichungen einer Stichprobe werden </li></ul><ul><li>nicht erheblich sein. </li></ul><ul><li>Erhebliche Abweichungen rechtfertigen die Annahme, dass </li></ul><ul><li>besondere Umstände vorliegen. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  52. 52. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>CHI-QUADRAT-TEST </li></ul><ul><li>Der CHI-Test drückt sein Ergebnis anhand eines sogenannten </li></ul><ul><li>Chi-Test-Wertes aus. </li></ul><ul><li>Dieser ermittelt sich aus: </li></ul><ul><li>der Differenz der erwarteten und der tatsächlichen Häufig- </li></ul><ul><li>keit der einzelnen Zahlen </li></ul><ul><li>Die Abweichungen werden quadriert und die Summe der </li></ul><ul><li>Quadrate durch die erwartete Verteilung je Ziffer geteilt. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  53. 53. Neue Methoden der Betriebsprüfung Digitale Betriebsprüfung         Differenz- Werte Ziffer Ziffer tatsächlich erwartet Differenz quadrat Anzahl: 129,00 1.468,00 8 0 13,00 12,90 0,10 0,01 1.186,00 6 1 11,00 12,90 -1,90 3,61 610,00 0 2 13,00 12,90 0,10 0,01 482,00 2 3 9,00 12,90 -3,90 15,21 602,00 2 4 13,00 12,90 0,10 0,01 447,00 7 5 13,00 12,90 0,10 0,01 314,00 4 6 15,00 12,90 2,10 4,41 204,00 4 7 23,00 12,90 10,10 102,01 165,00 5 8 10,00 12,90 -2,90 8,41 97,00 7 9 9,00 12,90 -3,90 15,21 247,00 7 377,00 7 Summer der Differenzen zum Quadrat 148,90 343,00 3 286,00 6 Chi-Test-Wert: 1.449,00 9 = 148,90 / 12,90 11,54 274,00 4
  54. 54. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>CHI-QUADRAT-TEST </li></ul><ul><li>Liegt das Ergebnis des Tests zwischen 20 und 30, kann eine </li></ul><ul><li>zufällige Abweichung von der Regelverteilung mit einer sehr </li></ul><ul><li>hohen Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen werden. </li></ul><ul><li>Überschreitet der Chi-Test-Wert 30, sollte mit einer fast </li></ul><ul><li>100%-igen Wahrscheinlichkeit eine systematische Mani- </li></ul><ul><li>pulation der Zahlen vorliegen. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  55. 55. Neue Methoden der Betriebsprüfung Digitale Betriebsprüfung Chi-Quadrat-Test ermittelter Chi-Test-Wert Wahrscheinlichkeit zufälliger Abweichung Wahrscheinlichkeit systematischer Abweichung (Manipulation) 18 3,50 % 96,50 % 20 1,80 % 98,20 % 22 0,90 % 99,10 % 26 0,20 % 99,80 % 30 fast 0,00 % Fast 100,00 %
  56. 56. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>CHI-QUADRAT-TEST </li></ul><ul><li>Allerdings kann die Aussagekraft von Wahrscheinlichkeits- </li></ul><ul><li>überprüfungen begrenzt sein. </li></ul><ul><li>Insbesondere dann, wenn beispielsweise bei Einzelhändlern </li></ul><ul><li>häufig die Preise mit einer 9, einer 0 oder einer 5 bei den </li></ul><ul><li>Euro- oder Centbeträgen enden. </li></ul><ul><li>Auch fordert die Berechnung eine relativ hohe Anzahl von </li></ul><ul><li>Werten, um den Wahrscheinlichkeitsgrad des Ergebnisses </li></ul><ul><li>zu erhöhen. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  57. 57. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>CHI-QUADRAT-TEST </li></ul><ul><li>Auf das Ergebnis eines Chi-Quadrat-Tests alleine kann </li></ul><ul><li>deshalb beispielsweise eine Zuschätzung nicht gestützt </li></ul><ul><li>werden. </li></ul><ul><li>Der Test liefert insoweit lediglich Anhaltspunkte für eine </li></ul><ul><li>mögliche Fehlerhaftigkeit von Aufzeichnungen bzw. </li></ul><ul><li>Erfassung von Zahlen. </li></ul><ul><li>Hierzu bietet sich ggf. eine weitere Analyse nach Benfords </li></ul><ul><li>Law an, um dann ggf. bei ebenfalls vorhandenen Normab- </li></ul><ul><li>weichungen eine Begründung für entsprechende Überprü- </li></ul><ul><li>fungen (z.B. Nachkalkulation) zu erhalten. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  58. 58. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>CHI-QUADRAT-TEST </li></ul><ul><li>Der Chi-Quadrat-Test bietet bei Geltendmachung des Datenzugriffsrechts </li></ul><ul><li>einen schnellen Einstieg, die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchfüh-rung zu hinterfragen. </li></ul><ul><li>Signifikante Ergebnisse können in Verbindung mit anderen mathematisch-statistischen Verfahren (z.B. Benfords Law) und weiteren Verprobungs- </li></ul><ul><li>methoden (Kalkulation, Zeitreihenvergleich, Geldverkehrsrechnung) die </li></ul><ul><li>Voraussetzungen für eine Zuschätzung schaffen. </li></ul><ul><li>Das FG Münster hat in mehreren Entscheidungen die Zulässigkeit des </li></ul><ul><li>Chi-Quadrat-Tests mit der Einschränkung bestätigt, dass allein die Ergebnisse des Chi-Quadrat-Tests noch keine Zuschätzung rechtfertigen. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  59. 59. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Weitere Prüfungsmethoden: </li></ul><ul><li>Zeitreihenvergleich Umsatz/Wareneinkauf </li></ul><ul><li>Überprüfung der Validität von Daten: </li></ul><ul><li>- Bsp.: Schönes Wetter / Umsatzanstieg bei Eisdielen. </li></ul>Digitale Betriebsprüfung
  60. 60. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Was kann zur Risikominimierung getan werden? </li></ul><ul><li>Erfüllung der formellen und materiellen Anforderungen </li></ul><ul><li>an die Buchhaltung </li></ul><ul><li>Erfüllung der Aufbewahrungspflichten bzgl. der digitalen </li></ul><ul><li>Daten und Belege </li></ul><ul><li>Überprüfung der Daten z.B. auf Benfords Law und </li></ul><ul><li>Chi-Quadrat </li></ul><ul><li>Handlungsempfehlungen befolgen: z.B. Kassenberichte, </li></ul><ul><li>Zählprotokoll </li></ul>Prävention
  61. 61. Neue Methoden der Betriebsprüfung Und jetzt? Abschließende Bemerkungen:
  62. 62. Neue Methoden der Betriebsprüfung Wird schon nicht so schlimm werden, weil … Abschließende Bemerkungen:
  63. 63. Neue Methoden der Betriebsprüfung … es gibt doch so viele schöne Gegenargumente! Abschließende Bemerkungen:
  64. 64. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Hier sind die beliebtesten: </li></ul><ul><li>„ Mein Steuerberater hat mich darauf noch nie </li></ul><ul><li>angesprochen.“ </li></ul><ul><li>„ Das wurde früher bei einer BP noch nie beanstandet.“ </li></ul><ul><li>„ Die können mich erst für die Zukunft dazu verpflichten.“ </li></ul><ul><li>„ Das erkläre ich dem Prüfer dann schon.“ </li></ul>Abschließende Bemerkungen:
  65. 65. Neue Methoden der Betriebsprüfung <ul><li>Es gibt noch mehr „gute“ Argumente: </li></ul><ul><li>„ Damit gehe ich notfalls bis zum höchsten Gerichtshof.“ </li></ul><ul><li>„ Wenn die mir so kommen, dann mach ich den Laden </li></ul><ul><li>halt zu.“ </li></ul><ul><li>„ Dann haben wir halt noch ein paar Arbeitslose mehr.“ </li></ul><ul><li>„ Ich bin doch einer kleiner Fisch, da gibt es doch ganz </li></ul><ul><li>andere.“ </li></ul>Abschließende Bemerkungen:
  66. 66. Neue Methoden der Betriebsprüfung Machen Sie doch die Nagelprobe, wie gut die „guten“ Argumente wirklich sind: Wenden Sie Ihre Argumente einfach auf einen anderen, strafbewehrten Sachverhalt, z. B. Trunkenheit im Straßen- verkehr an. Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihr Argument den Polizisten überzeugen würde, der bei Ihnen gerade eine Alkoholkonzentration von 1,2 Promille festgestellt hat, greift Ihr Argument auch beim Betriebsprüfer bzw. beim Richter des Finanzgerichtes. Für den Fall, dass Sie nicht sicher sind, dass der Polizist sich von diesem Argument überzeugen lässt, sollten Sie sich ein besseres überlegen! Abschließende Bemerkungen:

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