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Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang - topsoft 2010_03_24 15:00
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Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang - topsoft 2010_03_24 15:00

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Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang: Markus Imgrüth, Löwenfels Partner AG

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Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang - topsoft 2010_03_24 15:00 Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang - topsoft 2010_03_24 15:00 Presentation Transcript

  • «Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang»
  • Löwenfels Partner AG bietet seit über 20 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software.
    »» Individualsoftware für Sozialversicherungen
    »» Innovatives Dokumentmanagement und Archivierung
    Als EASY Software Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY ECM Module.
    Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, eMail-Archivierung, revisionssichere Archivierung für Sharepoint Systeme, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung.
    Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Erfahrung.
    Wer ist Löwenfels?
  • Ihr Büroarbeitsplatz?
    • Papierloses Büro bleibt eine Utopie
    • Papierarmes Büro ist realisitisch
  • Informationssuche kostet 74 Minuten pro Tag
    Laut einer Studie beansprucht die Suche nach Informatio-nenpro Mitarbeiter in Schweizer Unternehmen täglich74 Minuten. Europaweit liegt die Zahl durchschnittlich bei 62 Minuten. Die Untersuchung wurde vom Markt-forschungsunternehmen VansonBourne mit einer Umfrage bei 610 Managern aus acht europäischen Ländern durchgeführt.
  • Aktueller Posteingang
    Poststelle
    Posteingang
    Weiterleitung der Post
    Fachabteilung
    Öffnen und Sortierung
    Ermitteln der Zuständigkeit
    Weiterleiten,
    Verteilung
    Bearbeitung
    Ablage
  • Aufwand bei Sortierung und Zustellung hoch
    Lange Liegezeiten
    Möglicher Verlust von Post
    Prozesse kommen ins stocken
    Archivierung der geschäftsvorfall-relevanten Daten mangelhaft oder gar nicht vorhanden
    Nachteile der manuellen Posteingangsverarbeitung
  • Senkung der Bearbeitungskosten
    Vereinfachte, ortsunabhängige Zustellung
    Einfache und platzsparende Archivierung
    Einhalten von rechtlichen Anforderungen (GeBüV, etc.)
    Post kann mit gleichem Einsatz zielgerichteter, bis auf Ebene Sachbearbeiter, zugestellt werden
    Durch den Einsatz von Prozessunterstützung erfolgt bessere und einheitlichere Kommunikation und Informationsverbreitung
    Ziele der autom. Posteingangsverarbeitung
    • Technologie ist ausgereift
    • Akzeptanz zum Thema ist vorhanden
    • Ganzheitliche Betrachtung des Themas ECM
    • Firmen setzen sich mit unternehmensweiten ECM-Strategien auseinander» Ist für eine Einführung wichtig
    • Interne Prozesse müssen bekannt, dokumentiert sein
    Voraussetzungen für Posteingang
  • Erweiterung | Posteingang mit spätem Scannen
    Poststelle
    Posteingang
    Scannen
    Ablage in
    Papierarchiv
    Vernichtung
    Weiterleitung der Post
    Ablage in
    eArchiv
    Fachabteilung
    Öffnen und Sortierung
    Ermitteln der Zuständigkeit
    Weiterleiten,
    Verteilung
    Barcode anbringen
    Bearbeitung
  • Optimierung | Posteingang mit frühem Scannen
    Poststelle
    Posteingang
    Öffnen und Sortierung
    Barcode anbringen
    Scannen
    mit OCR
    Ablage in
    Papierarchiv
    Vernichtung
    ECM | DMS
    Ablage in
    eArchiv
    DMS mit Regelwerk
    Fachabteilung
    Bearbeitung in Fachanwendung
    elektronischer Posteingang
  • Phase 1 - Fachliche Analyse und Anforderungs-Doku
    Workshop mit beteiligten Personen
    Phase 2 - Konzeption und Design der Lösung
    Optimieren des Posteingangs
    Festlegen der Dokumentenklassen
    Erstellen des Regelwerkes für die Verteilung
    PoC - ProofofConcept
    Phase 3 - Realisierung und Einführung
    Schrittweise Einführung
    Einführung des Elektronischen Posteingangs
    • Umsetzen der unternehmensweiten ECM-Strategie
    Weiterer Ausbau ist wichtig (Investitionsschutz)» Aufbau eines zentralen Informationspools
    Rechnungseingangsverarbeitung
    Dossierverwaltung | eAkte
    eMail-Archivierung
    ERP-Archivierung
    Workflow

    Was kommt nach dem Posteingang…
    • Einführung des elektronischen Posteingangs
    • Zusammenführen der Daten in eine elektronische Akte
    Aus der Praxis | elektronischeDossierverwaltung
  • Aus der Praxis | Prozess mit frühem Scannen
    Websuche
    Metadaten
    > Adresse
    > Barcode-Label
    Dokumente
    Archivierung
    CAPTURE
    Archiv-Link
    + Metadaten
    > Zu definieren
    Best-Practice» Seite 51
    Fachapplikation
    Sachbearbeiter
  • Aus der Praxis | wo entstanden Probleme?
    • Schulung der Mitarbeiter
    • Akzeptanzder Mitarbeiter
    • Der neue Prozess ist noch nicht bei allen Mitarbeitern gefestigt:
    • Dokument muss im Papier- undim elektronischen Dossier abgelegt werden
    • Rückfall in den Prozessablauf des späten Scannens
    • Es war schwer, eine Person zu finden, welche das Scanning macht:
    • Monotone Arbeit, 30%-Stelle
    • Es wird beim Scanning eine Vorselektion gemacht, was gescannt werden soll (Aufbau von Fach-KnowHow notwendig)
  • Weitere Informationen zum Thema
    Enterprise Content Management,
    Compliance und Archivierung finden
    Sie auch unter
    events.loewenfels.ch
  • Vielen Dank für Ihre
    Aufmerksamkeit
    Stand 28b
    Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne unter den nachfolgenden Koordinaten oder am Stand 28b zur Verfügung:
    Markus Imgrüth
    Dipl. Inf. Ing. FH | Exec. MBA FH
    ECM Business Solution Manager
    markus.imgrueth@loewenfels.ch041 418 44 22 | 078 624 00 50