«Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang»<br />
Löwenfels Partner AG bietet seit über 20 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software....
Ihr Büroarbeitsplatz?<br /><ul><li>Papierloses Büro     bleibt eine Utopie
Papierarmes Büro     ist realisitisch</li></li></ul><li>Informationssuche kostet 74 Minuten pro Tag <br />Laut einer Studi...
Aktueller Posteingang<br />Poststelle<br />Posteingang<br />Weiterleitung der Post<br />Fachabteilung<br />Öffnen und Sort...
Aufwand bei Sortierung und Zustellung hoch<br />Lange Liegezeiten<br />Möglicher Verlust von Post<br />Prozesse kommen ins...
Senkung der Bearbeitungskosten<br />Vereinfachte, ortsunabhängige Zustellung<br />Einfache und platzsparende Archivierung<...
<ul><li>Technologie ist ausgereift
Akzeptanz zum Thema ist vorhanden
Ganzheitliche Betrachtung des Themas ECM
Firmen setzen sich mit unternehmensweiten ECM-Strategien auseinander» Ist für eine Einführung wichtig
Interne Prozesse müssen bekannt, dokumentiert sein</li></ul>Voraussetzungen für Posteingang<br />
Erweiterung   |   Posteingang mit spätem Scannen<br />Poststelle<br />Posteingang<br />Scannen<br />Ablage in<br />Papiera...
Optimierung   |   Posteingang mit frühem Scannen<br />Poststelle<br />Posteingang<br />Öffnen und Sortierung<br />Barcode ...
Phase 1  -  Fachliche Analyse und Anforderungs-Doku<br />Workshop mit beteiligten Personen<br />Phase 2  -  Konzeption und...
<ul><li>Umsetzen der unternehmensweiten ECM-Strategie</li></ul>Weiterer Ausbau ist wichtig (Investitionsschutz)» Aufbau ei...
<ul><li>Einführung des elektronischen Posteingangs
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Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang - topsoft 2010_03_24 15:00

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Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang: Markus Imgrüth, Löwenfels Partner AG

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Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang - topsoft 2010_03_24 15:00

  1. 1. «Mit den richtigen Mitteln zum optimierten Posteingang»<br />
  2. 2. Löwenfels Partner AG bietet seit über 20 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software.<br />»» Individualsoftware für Sozialversicherungen<br />»» Innovatives Dokumentmanagement und Archivierung<br />Als EASY Software Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY ECM Module. <br />Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, eMail-Archivierung, revisionssichere Archivierung für Sharepoint Systeme, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung. <br />Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Erfahrung.<br />Wer ist Löwenfels?<br />
  3. 3. Ihr Büroarbeitsplatz?<br /><ul><li>Papierloses Büro bleibt eine Utopie
  4. 4. Papierarmes Büro ist realisitisch</li></li></ul><li>Informationssuche kostet 74 Minuten pro Tag <br />Laut einer Studie beansprucht die Suche nach Informatio-nenpro Mitarbeiter in Schweizer Unternehmen täglich74 Minuten. Europaweit liegt die Zahl durchschnittlich bei 62 Minuten. Die Untersuchung wurde vom Markt-forschungsunternehmen VansonBourne mit einer Umfrage bei 610 Managern aus acht europäischen Ländern durchgeführt. <br />
  5. 5. Aktueller Posteingang<br />Poststelle<br />Posteingang<br />Weiterleitung der Post<br />Fachabteilung<br />Öffnen und Sortierung<br />Ermitteln der Zuständigkeit<br />Weiterleiten,<br />Verteilung<br />Bearbeitung<br />Ablage <br />
  6. 6. Aufwand bei Sortierung und Zustellung hoch<br />Lange Liegezeiten<br />Möglicher Verlust von Post<br />Prozesse kommen ins stocken<br />Archivierung der geschäftsvorfall-relevanten Daten mangelhaft oder gar nicht vorhanden<br />Nachteile der manuellen Posteingangsverarbeitung<br />
  7. 7. Senkung der Bearbeitungskosten<br />Vereinfachte, ortsunabhängige Zustellung<br />Einfache und platzsparende Archivierung<br />Einhalten von rechtlichen Anforderungen (GeBüV, etc.)<br />Post kann mit gleichem Einsatz zielgerichteter, bis auf Ebene Sachbearbeiter, zugestellt werden<br />Durch den Einsatz von Prozessunterstützung erfolgt bessere und einheitlichere Kommunikation und Informationsverbreitung<br />Ziele der autom. Posteingangsverarbeitung<br />
  8. 8. <ul><li>Technologie ist ausgereift
  9. 9. Akzeptanz zum Thema ist vorhanden
  10. 10. Ganzheitliche Betrachtung des Themas ECM
  11. 11. Firmen setzen sich mit unternehmensweiten ECM-Strategien auseinander» Ist für eine Einführung wichtig
  12. 12. Interne Prozesse müssen bekannt, dokumentiert sein</li></ul>Voraussetzungen für Posteingang<br />
  13. 13. Erweiterung | Posteingang mit spätem Scannen<br />Poststelle<br />Posteingang<br />Scannen<br />Ablage in<br />Papierarchiv<br />Vernichtung<br />Weiterleitung der Post<br />Ablage in<br />eArchiv<br />Fachabteilung<br />Öffnen und Sortierung<br />Ermitteln der Zuständigkeit<br />Weiterleiten,<br />Verteilung<br />Barcode anbringen<br />Bearbeitung<br />
  14. 14. Optimierung | Posteingang mit frühem Scannen<br />Poststelle<br />Posteingang<br />Öffnen und Sortierung<br />Barcode anbringen<br />Scannen<br />mit OCR<br />Ablage in<br />Papierarchiv<br />Vernichtung<br />ECM | DMS<br />Ablage in<br />eArchiv<br />DMS mit Regelwerk<br />Fachabteilung<br />Bearbeitung in Fachanwendung<br />elektronischer Posteingang<br />
  15. 15. Phase 1 - Fachliche Analyse und Anforderungs-Doku<br />Workshop mit beteiligten Personen<br />Phase 2 - Konzeption und Design der Lösung<br />Optimieren des Posteingangs<br />Festlegen der Dokumentenklassen<br />Erstellen des Regelwerkes für die Verteilung<br />PoC - ProofofConcept<br />Phase 3 - Realisierung und Einführung<br />Schrittweise Einführung<br />Einführung des Elektronischen Posteingangs<br />
  16. 16. <ul><li>Umsetzen der unternehmensweiten ECM-Strategie</li></ul>Weiterer Ausbau ist wichtig (Investitionsschutz)» Aufbau eines zentralen Informationspools<br />Rechnungseingangsverarbeitung<br />Dossierverwaltung | eAkte<br />eMail-Archivierung<br />ERP-Archivierung<br />Workflow<br />…<br />Was kommt nach dem Posteingang…<br />
  17. 17. <ul><li>Einführung des elektronischen Posteingangs
  18. 18. Zusammenführen der Daten in eine elektronische Akte</li></ul>Aus der Praxis | elektronischeDossierverwaltung<br />
  19. 19. Aus der Praxis | Prozess mit frühem Scannen<br />Websuche<br />Metadaten<br />> Adresse<br />> Barcode-Label<br />Dokumente<br />Archivierung<br />CAPTURE<br />Archiv-Link<br />+ Metadaten<br />> Zu definieren<br />Best-Practice» Seite 51<br />Fachapplikation<br />Sachbearbeiter<br />
  20. 20. Aus der Praxis | wo entstanden Probleme?<br /><ul><li>Schulung der Mitarbeiter
  21. 21. Akzeptanzder Mitarbeiter
  22. 22. Der neue Prozess ist noch nicht bei allen Mitarbeitern gefestigt:
  23. 23. Dokument muss im Papier- undim elektronischen Dossier abgelegt werden
  24. 24. Rückfall in den Prozessablauf des späten Scannens
  25. 25. Es war schwer, eine Person zu finden, welche das Scanning macht:
  26. 26. Monotone Arbeit, 30%-Stelle
  27. 27. Es wird beim Scanning eine Vorselektion gemacht, was gescannt werden soll (Aufbau von Fach-KnowHow notwendig)</li></li></ul><li>Weitere Informationen zum Thema<br />Enterprise Content Management,<br />Compliance und Archivierung finden<br />Sie auch unter <br />events.loewenfels.ch<br />
  28. 28. Vielen Dank für Ihre<br />Aufmerksamkeit<br />Stand 28b<br />Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne unter den nachfolgenden Koordinaten oder am Stand 28b zur Verfügung:<br />Markus Imgrüth<br />Dipl. Inf. Ing. FH | Exec. MBA FH<br />ECM Business Solution Manager<br />markus.imgrueth@loewenfels.ch041 418 44 22 | 078 624 00 50<br />

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