Dokumentenmanagement Schritt für Schritt - topsoft 2010_03_24 14:30

Dokumentenmanagement Schritt für Schritt Geld sparen und Qualität steigern Prof. Dr. Reinhard Riedl, Prof. Dr. Andreas Spichiger e-government.bfh.ch

Paradigmenwechsel
Beliebig viele Originale
Unleserliche Kodierung (ausgenommen XML)
Komplexe Verlinkung & Metadaten
Umfassende Versionierung
Neue Formen des Suchens & scheinbar weniger Zwang zur Ordnung
Integration multimedialer Inhalte
Integration von Intelligenz ins Dokument
Darstellung als GUI

Meta-Daten & MVC-Intelligenz
Meta-Daten = Daten über Daten (OPTIONAL)
Zur Beschreibung der Bedeutung
Zum leichteren Suchen
Zur automatischen Erstellung von Dossiers
MVC-Intelligenz (OPTIONAL)
Abhängig von der Rolle des Benutzers …
werden andere Inhalte angezeigt
können andere Teile des Dokuments verändert werden
inhaltliche Konsistenz des Dokuments prüfen
aus Musterdokumenten durch Parametrisierung Dokumente erzeugen
Workflows in Dokumente integrieren

Einsatz in der Praxis
Nutzungsziel definieren und analysieren
Stakeholderperspektiven analysieren
Einsatzkonzept entwickeln
Technische Einführung
Organisatorische Einführung

1. Nutzungsziel definieren und analysieren
Für welche Arbeitsvorgänge will ich digitale Dokumente einsetzen?
Wie werden sich diese Arbeitsvorgänge verändern?
Hat diese Veränderung Bedeutung für meine Kernkompetenzen?
Welchen direkten und welchen indirekten Nutzen wird mir die Veränderung bringen?
Welche Nebenwirkung könnte es geben?
Kann ich den Nutzen messen?
Welche Risiken gibt es in Bezug auf die Realisierung des Nutzens?

2. Stakeholderperspektiven analysieren
Individueller Nutzen
Wer profitiert persönlich in welchem Umfang?
Wer ist davon gar nicht betroffen?
Wer hat dadurch eventuell einen Nachteil?
Individuelle Wahrnehmung
Nehmen alle Akteure die Auswirkung objektiv war?
Gibt es subjektive Ängste oder Vorurteile?

3. Einsatzkonzept entwickeln
Klar definierter Nutzungskontext
Einfach verständliche Begründungen
Identifizierter Schulungsbedarf
Identifizierter Kommunikationsbedarf
Planung des zeitlichen Ablaufs
Definiertes Konzept zur Kontrolle der Nutzenrealisierung der Einführung

4. Technische Einführung
Anforderungen spezifizieren
Implementieren
Testen
Installieren
Bedienbarkeit testen
Nutzenrealisierbarkeit prüfen
Eventuell eine Ehrenrunde drehen, um Probleme vor der organisatorischen Einführung zu beheben

5. Organisatorische Einführung
Kommunizieren und Akzeptanz gewinnen
Schulungen durchführen
Eventuell Piloteinführung mit Monitoring
Gesamthafte Einführung
Bereitstellung von Nutzer-Support
Kontrolle der Akzeptanz
Eventuell Überwindung von Widerständen
Kontrolle des Nutzens
Identifikation der Lessons Learned
Eventuell Anpassung des Nutzungskonzepts

Vermieden werden sollte …
Ein diffuses oder falsches Nutzungskonzept
Nutzung der Funktionalitäten zu mehr Desorganisation
Ungenügendes Akzeptanz-Management
Ungenügende Schulung
Kein vorgängiges Ausmerzen der technischen Kinderkrankheiten
Keine Kontrolle der Nutzenrealisierung
Keine Nutzung der Lessons Learned zur Verbesserung des Nutzungskonzepts

Dokumentenmanagement Schritt für Schritt - topsoft 2010_03_24 14:30

by Steger Peter on Mar 27, 2010

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