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  • 1. Opacc Software AG © Opacc, XX. Oktober 2009
  • 2. Das papierlose Büro als Illusion - 1415 - 1435das muss nicht sein.Lösungswege mit OpaccOne
  • 3. Das papierlose Büro als Illusion –das muss nicht sein.Grüezi !Adrian R. Boller, Projektleiter VertriebOpacc Software AG
  • 4. Das papierlose Büro als Illusion –das muss nicht sein.Agenda • Wer ist Opacc? • Papierberge vs. Dokumentenmanagement • Der Tatbeweis OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)Take away 1. Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation 2. Die 6 Fragen bei DMS Projekten
  • 5. True Business AutomationOpacc und das Besondere an OpaccOne
  • 6. Opacc – Was Sie von uns erwarten dürfen Opacc im Blickpunkt Hersteller und Integrator für ERP Projekte in Handel, Service und Fertigung. Kunden: 480 User: >10‘000 Mitarbeiter: 100 Eigentümer: Management Eigenfinanzierung 100% Gründung 1988 22 Jahre Visionäre Konstanz Eigenes Q-System, z.B. Support > 70% am selben Tag 100%-ige Update Garantie seit 1988 Partnerschaften Microsoft Certified Gold Partner, HP Preferred Gold Partner, IBM Business Partner swiss made softwareOpacc Software AG
  • 7. True Business AutomationDas Besondere an OpaccOne3 Besonderheiten von OpaccOne Neue Handlungsfelder • Vorwärts 1 • Aufwärts 100% Update-Garantie • Für den Standard 2 • Für ALLE Adaptionen Software-Familie • Mehrere Anwendungen 3 • Gemeinsame Daten/Funktionen
  • 8. Papierberge vs. DokumentenmanagementName
  • 9. Wer kennt das nicht?
  • 10. GeschäftsdokumenteOR Art. 962¹ Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäfts- korrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren. • Bilanzen & Erfolgsrechnungen • Rechnungen, Gutschriften und alle weiteren Belege • Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten • Personaldossiers • Kunden- und Auftragsdossiers (Angebote, Zeichnungen, Bestätigungen etc.) • Lieferanten- und Bestellungsdossiers (Anfragen, Pläne, Bestellungen etc.) • E-Mails • Auswertungen, Statistiken • Dokumentationen (Datenblätter, Bilder etc.)
  • 11. Anforderungen an ein DMSGrundfunktionen • Strukturierte Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten • Finden von Dokumenten & Informationen mittels Volltextsuche • Weitergabe & Bearbeitung der Dokumente • Versionierung von Dokumenten • Grundlage für rechtssichere Ablage • Eigene ZugriffsberechtigungenMehrwert durch Integration im ERP System • Gewohnte Arbeitsumgebung (GUI ERP System) • Dokumente mit Stamm- und Bewegungsdaten verbinden • Dokumente automatisch aus den Prozessen ablegen oder archivieren • Unterzeichnete Dokumente automatisiert hinzufügen • Externe Dokumente automatisiert mit ERP Daten verbinden
  • 12. DMS ErfolgsfaktorEin DMS schafft Mehrwert durch die online Verbindungvon Stammdaten und den operativen Prozessen.Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Integration von DMS & ERP!
  • 13. OpaccOne DMAS: Überblick BackOffice FrontOfficeDMAS Standard-Anwendungen Zugang zu DMAS Application Services Daten (DMAS-Dokumente, …)
  • 14. OpaccOne DMAS: Überblick Zugriffs-Schutz Outlook-Plugin Eigenschaften Multi-Datei BO-Modell CheckIn Struktur Suche ArchivDokumente Management Grundfunktionen OpaccOne DMASGrundfunktionen• CheckIn: Automatisch über Agent (Standard, Projekt), manuell• Eigenschaften: Standard, Individuell• Struktur: DMAS-Dokumente können spezifisch strukturiert werden• BO-Modell: DMAS-Dokumente sind in das OpaccOne BO-Modell integriert• Zugriffs-Schutz: DMAS-Dokumente nur für autorisierte Benutzer• Multi-Datei: DMAS-Dokumente können aus mehreren Dateien bestehen• Suche: DMAS-Dokumente können google-like gefunden werden• Outlook-Plugin: ermöglicht die Archivierung und Suche direkt aus Outlook
  • 15. OpaccOne DMAS: Überblick Versionierung Offline Recht CheckOut Zugriffs-Schutz Outlook-Plugin Eigenschaften History Multi-Datei BO-Modell CheckIn Struktur Suche ArchivDokumente Management Grundfunktionen OpaccOne DMASManagement• Versionierung: Diese erfolgt automatische für beliebig viele Versionen• History: Zugriffe und Veränderungen werden nach Bedarf historisiert• CheckOut: Ist jederzeit möglichArchivierung• Recht: Die Archivierung erfolgt rechts- und revisionssicher• Offline: Dokumente können auf offline Datenträger übertragen werden
  • 16. OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)LIVE
  • 17. Was sehen Sie live?OpaccOne BackOffice, DMAS • BasisfunktionalitätOpaccOne BackOffice, Adressen & Verkauf • Kundendossier • AuftragsdossierOpaccOne FrontOffice, WebShop • Produktbilder • Bedienungsanleitung
  • 18. Das papierlose Büro als Illusion –das muss nicht sein.Take away 1: ERP & DMS „aus einem Guss“ Versionierung Offline Recht CheckOut Zugriffs-Schutz Outlook-Plugin Eigenschaften History Multi-Datei BO-Modell CheckIn Struktur Suche ArchivDokumente Management Grundfunktionen OpaccOne DMASErfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation• Ihre Mitarbeiter arbeiten in der gewohnten Umgebung (GUI)• Die Management- und Archivierungsfunktionen sind in die Prozesse integriert• Die DMS Dokumente können beliebig verwendet werden (zB WebShop)• Der Betriebsaufwand wird durch Integration minimiert (keine Schnittstellen)• Durch Automatisierung können kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden
  • 19. Das papierlose Büro als Illusion –das muss nicht sein.Take away 2: Die 6 Fragen bei DMS Projekten1. Steht das Dokumentmanagement- und / oder Archivierung im Vordergrund?2. Ist ein DMS als Option zum ERP System verfügbar oder wie lässt sich eine integrierte Lösung realisieren (ERP, Schnittstellen, Kosten)?3. Sollen neben den interne Dokumenten des ERP Systems auch externe Dokumente verwaltet werden (Lieferanten, Mails etc.)?4. Kann mit dem neuen DMS die Voraussetzungen für eine rechtssichere Ablage gewährleistet werden (externe Archivierung, zB WORM)?5. Ergeben sich aus der DMS Evaluation weiterführende Überlegungen damit ein möglichst hoher Integrationslevel erreicht werden kann?6. Welchen konkreten Mehrwert kann Ihr Unternehmen mit der Einführung eines DMS erzielen (weniger Aufwand, höhere Auskunfsbereitschaft, Web)?
  • 20. Ihre Fragen?Vielen Dank!