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2011 01 06 15-15 thomas uhlmann

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  • 1.
  • 2. Zu meiner Person
    Thomas Uhlmann
    Geschäftsleiter | Leiter ECM Solutions
    thomas.uhlmann@loewenfels.chwww.loewenfels.ch
    Löwenfelsseit 25 Jahren Integration und Entwicklung innovativer Software.
    »» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung auf Basis von EASY SOFTWARE
    »» Individualsoftware für Sozialversicherungen
    Thomas_Uhlmann
  • 3. Eigentliche «Vertragsabwicklung» betreffend der Kernprozesse geschieht im ERP oder CRM – Volumengeschäft
    Dieses Referat bezieht sich auf alle anderen Verträge aus den Management- undunterstützenden Prozessen
    Vertragsmanagement – Abgrenzung
    Quelle: Wikimedia 2011
  • 4. Herausforderungen mit Verträgen in «Ordnern»
    Verträge in Papierform, mehrere Kopien, Versionen, mit und ohne handschriftliche Notizen - welches ist wirklich die gültige Version?
    Finde ich den Vertrag in «meiner» Ablage oder hat ihn ein Kollege dezentral in seiner Abteilung? 
    Es gab doch Korrespondenz zum Vertrag? Wo finde ich diese? Ebenfalls dezentral in den Abteilungen oder sogar nur in den persönlichen E-Mails vom Kollegen?
    Verpasste Kündigungstermine gehen ins Geld!
  • 5. Kurz- und mittelfristige Mehrkosten
    Fehlende Nachweise für Verhandlungen
    Unabsehbare Chancen im Rechtsstreit

    Imageverlust
    Konsequenzen aus mangelhaftem Vertragsmanagement
  • 6. «Wie wäre es denn ideal?»
    Alle Verträge digital an einem Ort, zu finden wie in «Google»
    Korrespondenz, Akten- und Telefonnotizen direkt beim Vertrag
    Erinnerungen an Fristen werden an die verantwortlichen Personen per E-Mail rechtzeitig zugestellt
  • 7. «Wie wäre es denn ideal?»
    Für die Liquiditätsplanung erhalte ich einen Bericht mit Einnahmen/Ausgaben aus den Verträgen
    Für die Vertragserstellung kann ich Mustern und Vorlagen hinterlegen
    Auch der interne Genehmigungsprozess kann festgehalten werden
  • 8. Gibt es solche Software? Die verschiedenen Ansätze
    Ein bereits eingesetztes ERP wird erweitert, um die Strukturdaten zum Vertrag zu erfassen, das gescannte Dokument ist dann vielfach nicht direkt «verlinkt», ohne Korrespondenzablage
    Spezielle Software für die Verwaltung sehr vieler und hoch komplexer Verträge («ERP für Verträge»); Fachanwendung z.B. für Versicherungen
    Stärken von Dokumentmanagement-Lösungen werden genutzt, um eine Vertragsverwaltung daraus zu bauen
  • 9. möglicherFunktionsumfang
  • 10.
  • 11. Achtung: Stolpersteine!
    Häufig beinhalten Verträge schützenswerte Informa-tionen– flexibler Berechtigungssystem ist Pflicht
    Zugriff auf Verträge von mobilen Geräten soll möglich sein – Geschäftsleitung ist in die Prozesse involviert!
    Integrierbarkeit mit bestehenden Datenbanken muss einfach möglich sein (z.B. Adressdaten, Kreditoren)
    Verständnis schaffen: z.B. digitales Vertragsmanagement hat nichts mit „digital Verträge signieren“ zu tun
    Eine Lösung sollte flexibel erweiterbar sein – z.B. Zertifikatsverwaltung für Zulieferer, einfaches CRM, Auftragsverwaltung oder Projektdokumentationsablage
  • 12. Wen freut digitales Vertragsmanagement ebenfalls?
    Verwaltungs- oder Aufsichtsrat wegen Forderungen des «Internen Kontrollsystems IKS» - Nachvollziehbarkeit
    Die Administration und die Führung, da sie ein Werk-zeug erhält, womit Verträge effizient verwaltet, und aktiv überwacht werden können
    Lieferanten, welche ein systematisches Kunden-Rating führen
    Jeden, der die gültige Vertragsversion finden statt endlos suchen will (Volltextsuche!)
  • 13. Zusammenfassung / Fazit
    Vertragsmanagement kann sich lohnen
    Wirkung als verlässlicher Vertragspartner«Der hat seine Prozesse im Griff»
    Wirkung nach innen - Führung erhält mehr Sicherheit im Prozess, Übersicht
    es gibt bewährte Vertragsmanagement-Lösungen
    Amortisation kann bereits über Produktivitätsgewinn erreicht werden
  • 14. Löwenfels Partner AG bietet seit rund 25 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software.
    »» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung
    »» Individualsoftware für Sozialversicherungen
    Als EASY Software Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY ECM Module.
    Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, eMail-Archivierung, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung.
    Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Kompetenz und Erfahrung.
    Wer ist Löwenfels?
  • 15. Vielen Dank für Ihre
    Aufmerksamkeit
    Wir sind für Sie da:
    Thomas Uhlmann
    thomas.uhlmann@loewenfels.ch+41 41 418 44 30 | +41 78 897 20 20
  • 16.
  • 17. Automatisierung im Vertragswesen
  • 18. EASY DOCUMENTS | Workflow mit MS Visio
    Erstellung mit MS Visio
    Benutzeraktion
    Workflow Objekte
    Externe Aktionen «Signalausgang»
    «Button» im Web-Client

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