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Herausforderungen mit Verträgen in «Ordnern»<br />Verträge in Papierform, mehrere Kopien, Versionen, mit und ohne handschr...
Kurz- und mittelfristige Mehrkosten<br />Fehlende Nachweise für Verhandlungen<br />Unabsehbare Chancen im Rechtsstreit<br ...
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Gibt es solche Software? Die verschiedenen Ansätze <br />Ein bereits eingesetztes ERP wird erweitert, um die Strukturdaten...
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Wen freut digitales Vertragsmanagement ebenfalls?<br />Verwaltungs- oder Aufsichtsrat wegen Forderungen des «Internen Kont...
Zusammenfassung / Fazit<br />Vertragsmanagement kann sich lohnen<br />Wirkung als verlässlicher Vertragspartner«Der hat se...
Löwenfels Partner AG bietet seit rund 25 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software....
Vielen Dank für Ihre<br />Aufmerksamkeit<br />Wir sind für Sie da:<br />Thomas Uhlmann<br />thomas.uhlmann@loewenfels.ch+4...
Automatisierung im Vertragswesen<br />
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2011 01 06 15-15 thomas uhlmann

  1. 1.
  2. 2. Zu meiner Person<br />Thomas Uhlmann<br />Geschäftsleiter | Leiter ECM Solutions<br />thomas.uhlmann@loewenfels.chwww.loewenfels.ch<br />Löwenfelsseit 25 Jahren Integration und Entwicklung innovativer Software.<br />»» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung auf Basis von EASY SOFTWARE<br />»» Individualsoftware für Sozialversicherungen<br />Thomas_Uhlmann<br />
  3. 3. Eigentliche «Vertragsabwicklung» betreffend der Kernprozesse geschieht im ERP oder CRM – Volumengeschäft<br />Dieses Referat bezieht sich auf alle anderen Verträge aus den Management- undunterstützenden Prozessen<br />Vertragsmanagement – Abgrenzung<br />Quelle: Wikimedia 2011<br />
  4. 4. Herausforderungen mit Verträgen in «Ordnern»<br />Verträge in Papierform, mehrere Kopien, Versionen, mit und ohne handschriftliche Notizen - welches ist wirklich die gültige Version?<br />Finde ich den Vertrag in «meiner» Ablage oder hat ihn ein Kollege dezentral in seiner Abteilung? <br />Es gab doch Korrespondenz zum Vertrag? Wo finde ich diese? Ebenfalls dezentral in den Abteilungen oder sogar nur in den persönlichen E-Mails vom Kollegen?<br />Verpasste Kündigungstermine gehen ins Geld!<br />
  5. 5. Kurz- und mittelfristige Mehrkosten<br />Fehlende Nachweise für Verhandlungen<br />Unabsehbare Chancen im Rechtsstreit<br />…<br />Imageverlust<br />Konsequenzen aus mangelhaftem Vertragsmanagement <br />
  6. 6. «Wie wäre es denn ideal?»<br />Alle Verträge digital an einem Ort, zu finden wie in «Google»<br />Korrespondenz, Akten- und Telefonnotizen direkt beim Vertrag<br />Erinnerungen an Fristen werden an die verantwortlichen Personen per E-Mail rechtzeitig zugestellt<br />
  7. 7. «Wie wäre es denn ideal?»<br />Für die Liquiditätsplanung erhalte ich einen Bericht mit Einnahmen/Ausgaben aus den Verträgen<br />Für die Vertragserstellung kann ich Mustern und Vorlagen hinterlegen<br />Auch der interne Genehmigungsprozess kann festgehalten werden<br />
  8. 8. Gibt es solche Software? Die verschiedenen Ansätze <br />Ein bereits eingesetztes ERP wird erweitert, um die Strukturdaten zum Vertrag zu erfassen, das gescannte Dokument ist dann vielfach nicht direkt «verlinkt», ohne Korrespondenzablage<br />Spezielle Software für die Verwaltung sehr vieler und hoch komplexer Verträge («ERP für Verträge»); Fachanwendung z.B. für Versicherungen<br />Stärken von Dokumentmanagement-Lösungen werden genutzt, um eine Vertragsverwaltung daraus zu bauen<br />
  9. 9. möglicherFunktionsumfang<br />
  10. 10.
  11. 11. Achtung: Stolpersteine!<br />Häufig beinhalten Verträge schützenswerte Informa-tionen– flexibler Berechtigungssystem ist Pflicht<br />Zugriff auf Verträge von mobilen Geräten soll möglich sein – Geschäftsleitung ist in die Prozesse involviert!<br />Integrierbarkeit mit bestehenden Datenbanken muss einfach möglich sein (z.B. Adressdaten, Kreditoren)<br />Verständnis schaffen: z.B. digitales Vertragsmanagement hat nichts mit „digital Verträge signieren“ zu tun<br />Eine Lösung sollte flexibel erweiterbar sein – z.B. Zertifikatsverwaltung für Zulieferer, einfaches CRM, Auftragsverwaltung oder Projektdokumentationsablage<br />
  12. 12. Wen freut digitales Vertragsmanagement ebenfalls?<br />Verwaltungs- oder Aufsichtsrat wegen Forderungen des «Internen Kontrollsystems IKS» - Nachvollziehbarkeit<br />Die Administration und die Führung, da sie ein Werk-zeug erhält, womit Verträge effizient verwaltet, und aktiv überwacht werden können<br />Lieferanten, welche ein systematisches Kunden-Rating führen<br />Jeden, der die gültige Vertragsversion finden statt endlos suchen will (Volltextsuche!)<br />
  13. 13. Zusammenfassung / Fazit<br />Vertragsmanagement kann sich lohnen<br />Wirkung als verlässlicher Vertragspartner«Der hat seine Prozesse im Griff»<br />Wirkung nach innen - Führung erhält mehr Sicherheit im Prozess, Übersicht<br />es gibt bewährte Vertragsmanagement-Lösungen<br />Amortisation kann bereits über Produktivitätsgewinn erreicht werden<br />
  14. 14. Löwenfels Partner AG bietet seit rund 25 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software.<br />»» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung<br />»» Individualsoftware für Sozialversicherungen<br />Als EASY Software Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY ECM Module. <br />Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, eMail-Archivierung, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung. <br />Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Kompetenz und Erfahrung.<br />Wer ist Löwenfels?<br />
  15. 15. Vielen Dank für Ihre<br />Aufmerksamkeit<br />Wir sind für Sie da:<br />Thomas Uhlmann<br />thomas.uhlmann@loewenfels.ch+41 41 418 44 30 | +41 78 897 20 20<br />
  16. 16.
  17. 17. Automatisierung im Vertragswesen<br />
  18. 18. EASY DOCUMENTS | Workflow mit MS Visio<br />Erstellung mit MS Visio<br />Benutzeraktion<br />Workflow Objekte<br />Externe Aktionen «Signalausgang»<br />«Button» im Web-Client<br />
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