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2011 01 06 14-15 christian calabró
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  • 1. «Vom Datenchaos zur strukturierten Ablage»<br />
  • 2. «Ein Praxisbericht der NSNW AG»<br />
  • 3. Agenda<br /><ul><li>Unternehmen AGILITA / NSNW
  • 4. Vom Datenchaos (Ausgangslage)
  • 5. zur strukturierten Ablage (Lösungsweg)
  • 6. Erkenntnisse / Lösung
  • 7. Fragen / Antworten</li></li></ul><li>Zu meiner Person<br /> Christian Calabrò<br /> Leiter ECM AGILITA<br />Projektleitung ECM, Beratung <br />
  • 8. AGILITA stellt sich vor…<br />Standorte:<br />Althardstrasse 80 Jungfraustrasse1<br />CH-8105 RegensdorfCH-3005 Bern<br />Rechtsform: Aktiengesellschaft<br />Gründungsdatum: 28. Juni 2005<br />Schwesterfirma als SAP Service-Partner<br />ABILITA AG, 8105 Regensdorf<br />Anzahl Mitarbeiter <br />über 60<br />www.agilita.ch<br />Sandra VöllerGeschäftsführerin<br />Kurt SpichigerGeschäftsführer<br />
  • 9. Fertigung<br />Handel<br />Dienstleistung<br />1‘000 +<br />Mitarbeiter<br />500<br />Mitarbeiter<br />200<br />Mitarbeiter<br />100<br />Mitarbeiter<br />50<br />Mitarbeiter<br />Immobilien<br />Unsere Kunden (Auszug)<br />
  • 10. Unternehmen NSNWGeschichte<br /><ul><li>Bund wurde per 1. Januar 2008 Eigentümer der Nationalstrassen.
  • 11. Die Kantone AG, BL und SO gründen die Firma NSNW AG.
  • 12. Personal/Infrastruktur der ehem. Werkhöfe wurden in die NSNW integriert.</li></li></ul><li>Unternehmen NSNWAufgaben<br />Betrieblicher Unterhalt <br />Sicherstellung, dass Hochleistungs-strassen (Autobahnen) befahrbar und in einem guten Zustand sind. <br />Projektfreier baulicher Unterhalt<br />Reparaturarbeiten nach spontanen Schäden (Unfälle, Unwetter, Materialermüdungen) mit geringem finanziellem Aufwand.<br />
  • 13. Unternehmen NSNW Produkte<br />Grünpflege<br />Reinigung<br />Unfalldienst<br />Winterdienst<br />
  • 14. Unternehmen NSNW Produkte <br />Sicherheit<br />Signalisation<br />BaulicherUnterhalt<br />Werkstatt<br />
  • 15. Unternehmen NSNWKenngrössen<br /><ul><li>Hauptsitz in Sissach
  • 16. 3 Werkhöfe (Sissach, Schafisheim, Oensingen)
  • 17. Über 150 Fahrzeuge und Geräte
  • 18. über 170 Mitarbeiter
  • 19. Umsatz ca. 50 Mio./Jahr</li></li></ul><li>Vom Datenchaos…<br />
  • 20. AusgangslageErkannte Schwachstellen<br />Fusion<br /><ul><li>4 Firmen mit jeweils 2-3 selbständigen Bereichen</li></ul>Unterschätzung der administrativen Aufgaben<br /><ul><li>Zu wenig administrative Ressourcen
  • 21. Zu wenig Know-how
  • 22. Personelle Wechsel</li></ul>Natur Mensch<br /><ul><li>Jeder erfindet das Rad neu</li></li></ul><li>Ausgangslage Auswirkungen<br /><ul><li>Budget 2010?
  • 23. Aktuelles Organigramm?
  • 24. Konzept xy?
  • 25. Problem Backup</li></li></ul><li>Ausgangslage – Kennzahlen<br /><ul><li> 95
  • 26. 173
  • 27. 440
  • 28. 670
  • 29. 4’625
  • 30. 96’555
  • 31. 653’820</li></ul> GB Dubletten (3Q/2010)<br /> 173 dasselbe Dokument<br /> 440 GB Speicher belegt (aktuell)<br /> 670 KB Filegrösse ()<br /> 4’625 MB grösstes File<br /> 96’555 Folders (Verzeichnisse)<br /> 653’820 einzelne Dateien<br />
  • 32. …zur Strukturierten ablage<br />
  • 33. Vorgehen Funktionale Zielsetzungen<br /><ul><li>Der Fileserver durch ECM System ablösen
  • 34. Konsequente Prozesssicht - elektronische Dossiers
  • 35. Sicht Projekte
  • 36. Sicht Anlagen
  • 37. Sicht Betrieb
  • 38. Eliminieren redundanter Dokumente
  • 39. Reduktion der Suchzeiten
  • 40. Arbeiten mit richtiger Dokumentenversion</li></li></ul><li>Vorgehen Etappierung des Vorhabens<br />Phase 1: «Digitale Fahrzeugakte» und «Unfallprozess»<br /><ul><li>Gewöhnung der Anwender mit der Software
  • 41. Kennenlernen der Lösung und des Partners</li></li></ul><li>Vorgehen Etappierung des Vorhabens<br />Phase 2: «Fileserver Migration»<br /><ul><li>Erkenntnisse der Phase 1 nutzen
  • 42. Dokumentenanalyse
  • 43. Technische Umsetzung
  • 44. Einführung Gesamtunternehmen</li></li></ul><li>VorgehenDokumentenanalyse<br />Mit welchen Dokumenten arbeitet die NSNW?<br /><ul><li>Welche Dokumente werden in den Prozessen benötigt?
  • 45. Nach welchen Kriterien (Attributen) werden die Dokumente abgelegt? </li></ul>Die Erkenntnis<br /><ul><li>Dokumentenanalyse muss durchgeführt werden</li></li></ul><li>VorgehenDokumentenanalyse<br />Stärke = Interner Aufwand für die NSNW<br />
  • 46. Erkenntnisse der NSNW<br />
  • 47. Erkenntnisse<br /><ul><li>Ein DMS gibt es nicht von alleine!
  • 48. Komplexität analog ERP Einführung
  • 49. Zeitbedarf im Kernprojektteam hoch
  • 50. Datenanalyse nur mit Unterstützung Bereiche
  • 51. Thematik ECM breit abstützen
  • 52. Projektmitwirkung von Entscheidungsträgern
  • 53. Straffe Projektführung</li></li></ul><li>Lösung<br />
  • 54. ELOenterprise <br />Unfallakte # 500589<br />Lösung Prozessablauf «Unfallakte»<br />Schadenmeldung trifft ein<br />Projekt eröffnen<br />Material bestellen<br />Bestellung<br />Arbeit durchführen<br />Fotos<br />Rapport<br />Rapport erstellen / Korrespondenz<br />Korrespondenz<br />Rechnung erstellen<br />Rechnung<br />Projekt schliessen<br />
  • 55. Lösung Dokument ablegen<br />
  • 56. Fragen und Antworten<br />
  • 57. Danke für Ihre Aufmerksamkeit!<br />www.agilita.ch<br />

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