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2011 01 06 14-15 christian calabró
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  • 1. «Vom Datenchaos zur strukturierten Ablage»
  • 2. «Ein Praxisbericht der NSNW AG»
  • 3. Agenda
    • Unternehmen AGILITA / NSNW
    • 4. Vom Datenchaos (Ausgangslage)
    • 5. zur strukturierten Ablage (Lösungsweg)
    • 6. Erkenntnisse / Lösung
    • 7. Fragen / Antworten
  • Zu meiner Person
    Christian Calabrò
    Leiter ECM AGILITA
    Projektleitung ECM, Beratung
  • 8. AGILITA stellt sich vor…
    Standorte:
    Althardstrasse 80 Jungfraustrasse1
    CH-8105 RegensdorfCH-3005 Bern
    Rechtsform: Aktiengesellschaft
    Gründungsdatum: 28. Juni 2005
    Schwesterfirma als SAP Service-Partner
    ABILITA AG, 8105 Regensdorf
    Anzahl Mitarbeiter
    über 60
    www.agilita.ch
    Sandra VöllerGeschäftsführerin
    Kurt SpichigerGeschäftsführer
  • 9. Fertigung
    Handel
    Dienstleistung
    1‘000 +
    Mitarbeiter
    500
    Mitarbeiter
    200
    Mitarbeiter
    100
    Mitarbeiter
    50
    Mitarbeiter
    Immobilien
    Unsere Kunden (Auszug)
  • 10. Unternehmen NSNWGeschichte
    • Bund wurde per 1. Januar 2008 Eigentümer der Nationalstrassen.
    • 11. Die Kantone AG, BL und SO gründen die Firma NSNW AG.
    • 12. Personal/Infrastruktur der ehem. Werkhöfe wurden in die NSNW integriert.
  • Unternehmen NSNWAufgaben
    Betrieblicher Unterhalt
    Sicherstellung, dass Hochleistungs-strassen (Autobahnen) befahrbar und in einem guten Zustand sind.
    Projektfreier baulicher Unterhalt
    Reparaturarbeiten nach spontanen Schäden (Unfälle, Unwetter, Materialermüdungen) mit geringem finanziellem Aufwand.
  • 13. Unternehmen NSNW Produkte
    Grünpflege
    Reinigung
    Unfalldienst
    Winterdienst
  • 14. Unternehmen NSNW Produkte
    Sicherheit
    Signalisation
    BaulicherUnterhalt
    Werkstatt
  • 15. Unternehmen NSNWKenngrössen
    • Hauptsitz in Sissach
    • 16. 3 Werkhöfe (Sissach, Schafisheim, Oensingen)
    • 17. Über 150 Fahrzeuge und Geräte
    • 18. über 170 Mitarbeiter
    • 19. Umsatz ca. 50 Mio./Jahr
  • Vom Datenchaos…
  • 20. AusgangslageErkannte Schwachstellen
    Fusion
    • 4 Firmen mit jeweils 2-3 selbständigen Bereichen
    Unterschätzung der administrativen Aufgaben
    • Zu wenig administrative Ressourcen
    • 21. Zu wenig Know-how
    • 22. Personelle Wechsel
    Natur Mensch
    • Jeder erfindet das Rad neu
  • Ausgangslage Auswirkungen
  • Ausgangslage – Kennzahlen
    GB Dubletten (3Q/2010)
    173 dasselbe Dokument
    440 GB Speicher belegt (aktuell)
    670 KB Filegrösse ()
    4’625 MB grösstes File
    96’555 Folders (Verzeichnisse)
    653’820 einzelne Dateien
  • 32. …zur Strukturierten ablage
  • 33. Vorgehen Funktionale Zielsetzungen
    • Der Fileserver durch ECM System ablösen
    • 34. Konsequente Prozesssicht - elektronische Dossiers
    • 35. Sicht Projekte
    • 36. Sicht Anlagen
    • 37. Sicht Betrieb
    • 38. Eliminieren redundanter Dokumente
    • 39. Reduktion der Suchzeiten
    • 40. Arbeiten mit richtiger Dokumentenversion
  • Vorgehen Etappierung des Vorhabens
    Phase 1: «Digitale Fahrzeugakte» und «Unfallprozess»
    • Gewöhnung der Anwender mit der Software
    • 41. Kennenlernen der Lösung und des Partners
  • Vorgehen Etappierung des Vorhabens
    Phase 2: «Fileserver Migration»
    • Erkenntnisse der Phase 1 nutzen
    • 42. Dokumentenanalyse
    • 43. Technische Umsetzung
    • 44. Einführung Gesamtunternehmen
  • VorgehenDokumentenanalyse
    Mit welchen Dokumenten arbeitet die NSNW?
    • Welche Dokumente werden in den Prozessen benötigt?
    • 45. Nach welchen Kriterien (Attributen) werden die Dokumente abgelegt?
    Die Erkenntnis
    • Dokumentenanalyse muss durchgeführt werden
  • VorgehenDokumentenanalyse
    Stärke = Interner Aufwand für die NSNW
  • 46. Erkenntnisse der NSNW
  • 47. Erkenntnisse
    • Ein DMS gibt es nicht von alleine!
    • 48. Komplexität analog ERP Einführung
    • 49. Zeitbedarf im Kernprojektteam hoch
    • 50. Datenanalyse nur mit Unterstützung Bereiche
    • 51. Thematik ECM breit abstützen
    • 52. Projektmitwirkung von Entscheidungsträgern
    • 53. Straffe Projektführung
  • Lösung
  • 54. ELOenterprise
    Unfallakte # 500589
    Lösung Prozessablauf «Unfallakte»
    Schadenmeldung trifft ein
    Projekt eröffnen
    Material bestellen
    Bestellung
    Arbeit durchführen
    Fotos
    Rapport
    Rapport erstellen / Korrespondenz
    Korrespondenz
    Rechnung erstellen
    Rechnung
    Projekt schliessen
  • 55. Lösung Dokument ablegen
  • 56. Fragen und Antworten
  • 57. Danke für Ihre Aufmerksamkeit!
    www.agilita.ch

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