1. Bilden eCommunication, eCollaboration und andere Web-Tools eine Alternative zur Geschäftsreise? topsoft - Winterthur, 29.9.2010 Roger Schoch

2. Kurzvorstellung Institut für Business Engineering SpinOff der FHNW / 2007 ICT-Lösungen für die "Verteilte Zusammenarbeit" Webcorp3 - VirtualCollaboration Suite Wissenschaftlicher Mitarbeiter15 Jahre Kooperationsnetzwerke Kommunikationsmanagement Netzwerke:  KMU-Kooperations- & Innovationsnetzwerk (22 Partnerfirmen)  Der Verein Netzwerk Logistik Schweiz bildet eine neutrale Plattform für logistisches Wissen (17 Partnerfirmen)

5. Offensichtlich ein grosses Potenzial Quelle: www.webconferencing-test.com

7. Kostenvorteile sprechen für sich!

8. Verkehrssituation wir immer schwieriger!

9. Umweltfaktoren!

11. relativ statische Konstellation

12. ERP-Systeme / Schnittstellen

14. Experten-Teams

15. Workgroup-Lösungen

17. Es gibt eine Vielzahl paralleler Aktivitäten, für die jeweils ein Spezialistenteam verantwortlich sind AUFGABEN-ORIENTIERTE TEAMS Interne Dienstleister Angebot für Projekt Preisstrategieneues Produkt MarketingSpezialist Sales Manager SalesManager Assistent DirektorMarketing MarketingSpezialist ProduktManager BusinessController MesseAuftritt LeiterBusiness Unit ProjektManager ProduktManager ProjektManager DirektorProject Delivery CustomerService Spezialist CustomerService Spezialist Assistent KundenTask Force ExterneDienstleister

19. Mitarbeiter müssen schnell miteinander koordiniert und motiviert arbeiten

20. Die Führung und die Mitarbeiter brauchen aktuellen Überblick über laufende Aktivitäten und deren Status

21. Kommunikation muss effektiv sein und zu Ergebnissen führen - auch wenn das Team örtlich verteilt ist

22. Die richtigen Informationen zur rechten Zeit an der richtigen Stelle – ohne Suchen oder Informationsüberlastung / -Redundanzen

23. + Kulturelle Unterschiede, Sprachen

24. + Verschiedene Zeitzonen spezifische Anforderungen an eCollaboration Lösungen

26. Geringe Transparenz

28. Flexibilität gepaart mit guter Koordination

29. Motivation basierend auf Commitments

30. Synchrone Kommunikation

32. Videoübertragung

33. Screen- Applicationsharing

34. Groupware, Workflows, eMail

35. Dokumente

36. Aufgaben, Termine, News

37. Projektmanagement

38. Wissensmanagement

39. SocialWebIntegration?

41. Unterschiedliches Handling

42. Redundante Daten

43. Oft eingeschränkte NutzungIntegration = "Collaboration Suite"

45. Nutzung der Potentiale in den Bereichen: - Meeting - Aktivitätsmanagement

47. Bsp.: MeetingSpace – Vorbereitung (Webcorp3-vcs) Termin-Findung Skype-Status und Kommunikation Definition der Agenda mit relevanten Informationen Mind-Mapping für Agenda Ein-Klick für dieTelefonkonferenz Ein-Klick für die Vorbereitung & Teilnahme anWebconference/Application Sharing

48. Innovative Planung und Zusammenarbeit Zwei Grundprinzipien sind elementar für Wissensarbeit und Innovation: Ziele und Ergebnisse sind die wichtigsten Führungsgrössen! Planung, Koordination und die inhaltliche Arbeit lassen sich nicht trennen.

49. Bsp.: ActivitySpace (Webcorp3-vcs) f f f f f f f ToDo's Dokumente News Wiki,… i i i i Fortschritt sichtbar machen Gemeinsam Vorgehen planen Zusammen-arbeit koordinieren Ergebnisse definieren Ergebnisse erzielen i i i i In grösseren Projekten geht schnell der Überblick verloren. Durch die aktivitätsbezogene Sicht auf relevante Dokumente, Termine, Aufgaben und Resultate ist eine rasche Orientierung möglich.

51. ActivitySpace – Resultate zählen! Auf einen Blick: Information im Kontext meiner Arbeit Was ist das zu erreichende Ergebnis Wann muss was erledigt sein (Meilensteine) Wer liefert welche Beiträge – bis wann, wer arbeitet mit Resultate werden ebenfalls hier gesammelt

52. WorkSpace – Gesamtübersicht Wo steht das Projekt wirklich? Wie kann man Probleme schnell erkennen und angehen? Webcorp3-VCS ermöglicht echte Transparenz - nahtlos integriert: Schneller Projektüberblick mit Signalfarben zur Statusanzeige "Drill-down" um Prozessdetails zu analysieren Messung über Meilensteine und Ergebnisse

53. Verlinkte Objekte Alles für die Arbeit Notwendige ist direkt im Kontext verfügbar Alle Informationen sind zugleich in der zentralen Ablage gespeichert - für schnelle Suche und Wiederverwendung Keine Redundanten Daten Leistungsfähiges Versionsmanagement und History ist überall verfügbar Information-Tagging ermöglicht effizientes Finden

55. 10-20% verglichen mit Nutzung anderer SystemeBessere Ansätze für Führung und Zusammenarbeit Dokumente Neueste Forschung und Best Practices Projekte + * Verbesserung: Zeit- und Kostenreduktion, bessere Ergebnisqualität, neue Ideen Leistungsfähige, flexibleIT-Plattform Kommunikation + MeetingSpace + ActivitySpace Webcorp3-VCS

56. Virtual Collaboration Suite Webcorp3-VCS Dokumente Projekte Kommunikation +Produktivität in der Kooperation +Effizienz in Meetings +Transparenz in Projekten + MeetingSpace + ActivitySpace

58. Wenn alle über die notwendige Zusammenarbeitskultur verfügen!

60. Wir kennen alle diese Art von Meetings... TYPISCHE MEETING-SITUATIONEN 8 Teilnehmer sind 1 Stunde im Meeting, aber keiner hat 5 Minuten in die Vorbereitung gesteckt Jetzt haben wir doch noch ein Datum gefunden, bei dem wenigstens 2/3 der Leute können(Nach 25 Emails) Wir sind 5 Stunden hingefahren für 1 Stunde Meeting, dann wieder zurück... Ich habe schon letzte Woche meine Präsen-tation rundgeschickt, suchen Sie mal in der Email ... Das haben wir so nicht entschieden!!! Gehen Sie jetzt auf Seite 24, ich meine den 4. Punkt ... Aber das war Ihre Aufgabe vom letzten Meeting!

61. Effektive Meetings f f f f f f ToDo's Dokumente News Wiki,… i i i Termin finden Meeting vorbereiten Meeting durchführen Ergebnisse sichern Umsetzung unter-stützen i i i i i i MeetingSpace Meetings sind wichtige Elemente in der Zusammenarbeit, um so schlechter, wenn sie unproduktiv verlaufen. Webcorp3-VCS unterstützt effektive Meetings, prozessgestützt und umfassend, von der Terminfindung bis zur Ergebnissicherung.

62. MeetingSpace – Vorbereitung Optimale Vorbereitung mit Agenda und allen Präsentationen Verlinkung mit bestehenden oder neuen Objekten Visualisierung der Meeting-Ziele Funktionen zur Terminfindung Einladung der Teilnehmenden Definition der Kommunikationsmittel

63. MeetingSpace – Durchführung Teilnahme per Mausklick ohne zusätzlichen Login Agenda-Handling Erfassung von Protokoll-Elementen (Entscheidungen, Aufgaben und Informationen) Effizienzsteigerung auch bei physischen Meetings!

64. MeetingSpace – Abschluss / Nachkontrolle My Desk Σ als Protokoll Objekte erscheinen automatisch in personalisierten und allgemeinen Ansichten und stehen dort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung Print-Funktion für Protokoll (PDF)Content: Ziele, Agenda, Entscheidungen, ToDo's, Informationen