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2010 09 29 10-00 seffen engeser
 

2010 09 29 10-00 seffen engeser

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  • Bild mit riesiger Ordnerstruktur... Screenshot.Evtl anderes Bild?? Noch nichts schlaues gefunden, darum selbst gemalt...Tonspur:- VergangenheitEine Struktur für alleViele wertvolle Informationen gehen verloren! (Branche, Jahr, Technologie, Status, ...)
  • Bild von EinsteinTonspur:«Schlaue Köpfe» in der Firma überlegen sich eine Struktur, welche für alle gelten sollNach was strukturieren?Kunde? Team? Standort? Projekt? Verträge wo?
  • Mit heutigen Technologien und Möglichkeiten ist es eigentlich viel einfacher.Schritt zurück:Welche Informationen / Informationstypen sind in meiner Firma relevant?
  • Informationen und Rollen in KreisenAnimationen einbauenBrillen einbauenTonspur:The Namics Case:Kunden  Projekte  Verträge  ReferenzenCEO  Teamleiter  Projektleiter  Consultant, Techie, DesignerHoX, KAM, Sales

2010 09 29 10-00 seffen engeser 2010 09 29 10-00 seffen engeser Presentation Transcript

  • SharePoint 2010. Struktur. Metadaten.Dokumentenmanagement. Namics.
    Steffen Engeser. Consultant.
    29. September 2010
  • Agenda.
    Intro
    Von der Theorie zur Praxis
    SharePoint Basis Funktionalitäten
    SharePoint meetsMatchPoint
    Zusammenfassung und Fragen
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    2
  • Intro.
    28.09.2010
    3
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • The MASTER Structure
    28.09.2010
    4
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • The MASTER Minds
    28.09.2010
    5
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • Einen Schritt zurück...
    28.09.2010
    6
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • Vogelperspektive
    28.09.2010
    7
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    Projektleiter
    Kunde
    Vertrag
    Sales
    Projekt
    Techie /Designer / Consultant
    CEO
    Referenz
  • Von der Theorie zur Praxis.
    28.09.2010
    8
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 5 Trends. Document Management.
    Centralization of competence and simplification of the application architecture
    Roles of business and IT users are changing
    Communication management requires improvement of customer understanding
    The growing importance of outsourcing
    The emergence of notepads and smartphones
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    9
  • Filestruktur.
    Das Design einer Dokumentenmanagementstruktur bietet einen Kontext um Dokumente im System zu speichern
    Zum Beispiel, indem man eine Rechnung an einen Ordner namens «Rechnungen» ablegt …
    … in einem höheren Ordner namens «Konten»
    Das Dokument kann durch den Dateipfad und entsprechende Suchkriterien aufgefunden werden
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    10
  • MetadataStruktur.
    Dokumente umfassen
    Inhalte und …(Informationen)
    … dessen Kontext(Metadaten, oder "Informationenüber Informationen")
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    11
  • SharePoint Basis Funktionalitäten.
    28.09.2010
    12
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • SharePoint 2010. DMS. Basisfunktionen.
    Berechtigung auf Element Ebene
    Richtlinien pro Inhaltstyp
    Workflow
    Website Ebene
    Inhaltstyp Ebene
    Gebunden an Listen/Bibliotheken
    Papierkorb
    Check-in/out
    Versionierung anhand von Haupt-/Nebenversion
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    13
  • SharePoint 2010. Document Center.
    Tag
    FarmübergreifendewiederverwendbareHierarchischeTaxonomien und Typen
    Finden
    Metadatenbasierte Navigation
    Qualität der SuchergebnisseanhandBewertungen
    Finden der aktuellsten Versiondurch Unique Document ID
    28.09.2010
    14
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • Termsets.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    15
  • Metadaten Manager.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    16
  • SharePoint. Dokumentenbibliotheke.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    17
  • Dokumente können zu Sets zusammengefasst werden und über eine ID lokalisiert werden
    So funktioniert es:
    Dokumente zu einem Set zusammenfassen
    Metadaten gemeinsam editieren
    Als Zip-File herunterladen
    Das bringt es:
    Finden von Dokumenten ist möglich, auch wenn das Dokument verschoben wurde
    Dokumente schneller managen, wenn sie zusammen gehören
    Highlights
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    18
  • SharePoint meetsMatchPoint.
    28.09.2010
    19
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • Build SharePoint Solutions on top of SharePoint.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    20
  • Business Model. Design Processes.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    21
  • Tagging. Infrastructure.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    22
  • Document. Center.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    23
  • Project. Space.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    24
  • Portal. News.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    25
  • Und nun an einem konkreten Beispiel.
    28.09.2010
    26
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • Wir nennen es die intelligente Datenablage weil….
    Ein zentraler Zugang für alle Mitarbeiter mit
    Personalisierter Sicht («meine Projekte»)
    Team-Sicht («unsere Kunden», «unsere Projeke»)
    Starker Suchfunktion
    Matrix-Suchen ermöglichen die Beantwortung verschiedenster Fragestellungen
    Refinement ermöglicht, die schnelle Filterung der Suchergebnisse
    Automatisches Tagging
    Inhalte, Dokumente werden automatisch nach verschiedenen Gesichtspunkten klassifziert
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    27
  • Die Einstiegsseite
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    28
    Direkter Zugriff auf die Suche
    «Meine Projekte»
  • Suche – Allgemein über alles
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    29
    Verschiedene Suchen / Trefferlisten-Arten
    Suchbox mit Type Ahead
    Suchabfragen können gespichert werden
    («Search Definitions»)
    Refinement der Suchergebnisse
  • Suche - Referenzen
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    30
    Suchergebnis in Listenform
  • Suche - Referenzen
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    31
    Ergebnisliste lässt sich sortieren und filtern!
    (nachdem bereits gesucht wurde!)
  • Wie funktionierts?
    Jeder Kunde erhält sein Dossier («Kundendossier»)
    Zuweisung zu den Team(s)
    Branchezuweisung etc.
    Jedes Projekt erhält sein Dossier («Projektdossier»)
    Zuweisung zu einem Kunden
    Klassfizierung des Projektes (Themen, Technologien etc.)
    Für jede Referenz wird ein Referenzdossier angelegt
    Zuweisung zu einem Kunden
    Klassifizierung mit den notwendigen Infos
    WICHTIG: die Klassifizierung erfolgt nur einmalig für das Dossier!
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    32
  • Team-Sicht (Filter Business Unit)
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    33
    Filter/Suche (aktive/inaktive Kunden)
    Projekte des Kunden (nur aktive)
    Kunden des Teams
  • Kundendossier
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    34
    Filter/Suche (aktive/inaktive Projekte)
    Die wichtigsten Infos zum Kunden auf einen Blick…
    Kunden übergreifende Dokumente
    (z.B.Key-Account-Massnahmen;Organigramme; Rahmenverträge etc.)
  • Projekt-Dossier
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    35
    Zuletzt geänderte Dokumente im Projekt
    Dokumente, an denen gerade gearbeitet wird
    (checked out)
    Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick
    Definierte Ordnerstruktur
  • Automatisches Tagging
    Beim «Upload» von Dokumenten werden diese automatisch aufgrund ihres Kontextes klassifiziert:
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    36
    Diese Tags werden automatisch vergeben
    respektive vererbt!
  • Mobile
    iPAD und iPHONE User können mit der APP «SharePlus» einzelne Dossiers offline mitnehmen (zur Zeit noch read-only; künftig wird aber auch die Bearbeitung möglich sein)
    Windows User können Dossiers ebenfalls offline auf dem Laptop mitnehmen und offline editieren. Dies wird dann automatisch mit der Ablage synchronisiert.
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    37
  • Screens iPAD
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    38
    Kunde / Projekte
    Projekte -> Dokumente
    Projekte -> Wiki-Content
    Projekte -> Kontakte
  • Screens iPHONE
    28.09.2010
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    39
    Kunde / Projekte
    Office-Dokumente
    Wiki-Inhalte
  • Haben Sie Fragen zum Thema?
    28.09.2010
    40
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
    steffen.engeser@namics.com
    © Namics
    28.09.2010
    41
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • 28.09.2010
    42
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
  • Farbauswahl Titelseite.
    Anhang.
    28.09.2010
    43
    Denken. Präsentieren. Umsetzen.
    Orange.
    Namics.
    Blau.
    Namics.
    Violett.
    Namics.
    Rot.
    Namics.
    Grün.
    Namics.
  • Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.
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    xx. Monat 2009
  • Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.
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    xx. Monat 2009
  • Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.
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    Vorname Name. Funktion.
    xx. Monat 2009
  • Kundenname. Projektname.Präsentationsthema. Namics.
    Vorname Nachname. Funktion.
    Vorname Nachname. Funktion.
    Vorname Nachname. Funktion.
    xx. Monat 2009
  • Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.
    Als Startslide kann auch ein
    KUNDENBILD verwendet werden.
    Aber nur beim Startslide,
    NICHT bei den Zwischenslides.
    Ein Bild, dafür ein richtig gutes.
    Vorname Nachname. Funktion.
    Vorname Nachname. Funktion.
    Vorname Nachname. Funktion.
    xx. Monat 2009