Gestion des Flux / Case Management dans l'hôpital, Quelques réflexions sur la mise en place
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Gestion des Flux / Case Management dans l'hôpital, Quelques réflexions sur la mise en place

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Résumé des expériences Paianet sur la mise en place d'un gestionnaire des flux (Case Manager / Patient Manager) dans l'hôpital.

Résumé des expériences Paianet sur la mise en place d'un gestionnaire des flux (Case Manager / Patient Manager) dans l'hôpital.

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  • DRG DruckMissionDiagnostic hospitalierDémo Calyps6 ImplementierungenUS Ansatz
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  • 1. Case  Management  hospitalier  (=Ges4on  de  flux  de  pa4ent)   Expérience  et  projets   Case  Managment  Paianet,  Février  2014  
  • 2. Présenta4on   A.  Nos  expériences  et  problèmes  rencontrés     Pourquoi  le  Case  Management  est-­‐il  différent  partout?   B.  Objec4f  du  Case  Management   Les  aCentes  et  exigences  habituelles  de  la  direcGon  des  hôpitaux     C.  Différentes  configura4on  du  Case  Management       Exemple   D.  Considéra4on  et  Variables   De  quoi  dépend  les  différentes  configuraGon   E.  Discussion   QuesGons,  aCentes,  désirs   www.paianet.com   www.paianet.com  
  • 3. A.  Nos  expériences  et  problèmes  rencontrés    
  • 4. Nous  souhaitons  assurer  la  qualité  des  presta4ons  médicales  à  long-­‐terme     en  soutenant  la  Direc4on  des  établissements  hospitaliers     avec  des  ou4ls  de  ges4on  adaptés.   A   B   AmélioraGon  du  résultat  financier   ImplicaGon  du  corps  médical   www.paianet.com   www.paianet.com  
  • 5. Depuis  2010,  nous  sommes  ac4fs  dans  de  nombreux  hôpitaux  et   cliniques  en  suisse  romande   Projets  des  12  derniers  mois:   §  IntroducGon  de  Case  Management   §  Accueil  de  plus  de  paGents  (x%  de  paGents  supplémentaires)   §  CréaGon  d’un  plan  d’acGon  pour  la  restructuraGon  des  hôpitaux   §  Fusion  de  bloc  opératoire  et  réorganisaGon  des  lieux   §  Mise  en  place  d’un  bureau  de  gesGon  de  projet     §  CréaGon  d’un  concept  de  centre   §  Mise  en  plus  d’un  contrôle  médicale     Konferenz  mit  den  HUG:  www.swissdrg-­‐plus-­‐500.ch   www.paianet.com   www.paianet.com   5  
  • 6. Depuis  2002,  8%  des  hôpitaux  allemands  ont  fermés  pour  des  raisons   financières-­‐  un  problème  qui  arrive  sur  la  Suisse   EvoluGon  du  paysage  hospitalier  en  Allemagne  (nombre  d’hôpitaux  de  soins  aigu)   100%   100%   95%   92%   90%   85%   2011   2010   2009   2008   2007   2006   2005   2004   2003   2002   2001   2000   1999   1998   1997   1996   1995   1994   1993   1992   75%   1991   80%   Quelle:  Bundesamt  für  StaGsGk,  Grunddaten  der  Krankenhäuser  2011   www.paianet.com   www.paianet.com   6  
  • 7. Malgré  la  pression  financière  importante  qui  sera  générée  par  les   SwissDRG,  une  ges4on  efficace  et  rentable  restera  possible     Deux  évoluGons  différentes  du  résultat  financier  après  l’introducGon  des  G-­‐DRG   2005   2006   2007   2008   2009   2010   2004   Perte   mulGpliée     par  10   Source:  Projet  de  restructuraGon  réalisé  en  Allemagne   www.paianet.com   www.paianet.com   2005   2006   2007   2008   2009   Perte   divisée     par  10              EKH  (CHU  de  Hambourg);  source:  rapport  annuel   7  
  • 8. Les  tableaux  de  bord  «  habituels  »  sont  combinés  avec  des  analyses  sur   le  comportement  des  équipes  médico-­‐soignantes   www.paianet.com   www.paianet.com   8  
  • 9. Exemple:  L’occupa4on  moyenne  du  lit   www.paianet.com   www.paianet.com   9  
  • 10. Le  taux  d’occupa4on  permet  de  calculer  le  nombre  de  nuits  non   u4lisées  dans  des  lits  disponibles  dans  l’hôpital  et  dans  chaque  service   www.paianet.com   www.paianet.com   10  
  • 11. L’occupa4on  de  ces  lits  non  u4lisés,  permet  d’augmenter  le  chiffre   d’affaires  sans  devoir  adapter  l’infrastructure  des  unités  de  soins   EsGmaGon  du  chiffre  d’affaires  supplémentaire  en  occupant  les  lits  vides  selon  l’objecGf  de  85%   www.paianet.com   www.paianet.com   11  
  • 12. En  parallèle  de  l’occupa4on  des  lits  vides,  il  est  souvent  possible  de   libérer  encore  plus  de  nuits  en  réduisant  la  durée  de  séjour   RéparGGon  des  nuits  d’hospitalisaGon  selon  les  bornes  du  DRG  respecGf   www.paianet.com   www.paianet.com   12  
  • 13. La  réduc4on  des  durées  moyennes  de  séjour  permet  d’accueillir  plus  de   pa4ents  et  généralement  d’augmenter  les  rece`es   EsGmaGon  du  revenus  supplémentaires  aCeignables  en  Suisse   L’Analyse  en  foncGon  des  lieux  de  sorGe  (traitement  à  domicile  ou  suivi)  peuvent  être  un  obstacle,     Ils  sont  indipensable  à  l’analyse  de  ce  potenGel       www.paianet.com   www.paianet.com   13  
  • 14. La  combinaison  des  deux  effets  d’op4misa4on  des  séjours,  révèle  des   poten4els  souvent  surprenants  –  mais  tout  à  fait  réels     www.paianet.com   www.paianet.com   14  
  • 15. L’an4cipa4on  des  pa4ents  élec4fs  et  l’es4ma4on  des  urgences   perme`ent  une  op4misa4on  intéressantes     www.paianet.com   www.paianet.com   15  
  • 16. La  planifica4on  détaillée  des  ac4vitées  quo4diennes  doit  être  adaptée,   de  nombreux  départements  et  mé4ers  doivent  coopérer     www.paianet.com   www.paianet.com   16  
  • 17. B.  ObjecGfs  du  Case  Management  
  • 18. Souvent  ini4é  pour  des  raisons  financières,  le  Case  Management  doit,   selon  nous,  a`eindre  4  objec4fs     ObjecGfs  du  Case  Managements     Objec4fs   Indicateurs  (KPIs)   1   Compression  de  l’ac4vité   RéducGon  de  la  durée  de  séjour  et  du  besoin  de  lits  afin   de  pouvoir  augmenter  l’acGvité  et  le  nombre  de  paGents   avec  les  mêmes  ressources   §  DMS   §  Nombre  d’inliers   §  Comparaison  des  durées  de  séjour   des  paGents   2   Améliora4on  de  la  documenta4on   AmélioraGon  de  la  qualité  du  codage  et  opGmisaGon   (généralement  augmentaGon)  de  la  facturaGon     §  CMI   3   Améliora4on  de  la  sa4sfac4on  des  pa4ents   §  Résultats  des  quesGonnaires  qualités   Meilleure  informaGon  et  préparaGon  de  la  sorGe  ainsi  que   §  Partenariat  avec  réhabilitaGon  et   du  séjour  élecGf   soins  à  domicile   4   Op4miser  la  structure  et  l’esprit  d’équipe   DélégaGon  des  tâches  à  la  personne  «  opGmale  »  (par   exemple,  en  coordonnant  les  acGvités)   www.paianet.com   www.paianet.com   §  SaGsfacGon  du  personnel   §  ProporGon  du  temps  de  travail   servant  à  documenter  l’acGvitées   18  
  • 19. www.paianet.com   www.paianet.com   19  
  • 20. C.  Différentes  configuraGon  du  Case  Management  
  • 21. Le  Case  Manager  doit  couvrir  la  plus  grande  par4e  possible  de   l‘i4néraire  pa4ent   IGnéraire  du  paGent    zone  d‘uGlisaGon  des  CM   Pré-­‐Hosp   Accueil   Pré-­‐Op   •  Pré-­‐   codage   •  PlannificaGon   des  sorGes   •  GesGon  des   réservaGons   (bloc,  ICU,  lit)   •  RéservaGon   de  traitement   postérieur   (réha)   •  CoordinaGon   occupaGon  des   •  Inclure  la   lits   famille   (incl.urgences)   OP     ICU/IMC   •  Pré-­‐codage  /   Mise  à  jour  du   codage   •  GesGon  des   paGents     •  Transmission  et   recueil   d‘informaGons   Unité  de   soin   Sor4e   •  Mise  à  jour  du   codage   •  GesGon  des   paGents   •  PréparaGon  à  la   sorGe   (labo,radio)   Post-­‐-­‐hosp   •  Codage  final   •  Contrôle  du   codage   •  facturaGon   •  InformaGon  sur   AED  et  PD   •  Feedback  aux   médecins   www.paianet.com   www.paianet.com   21  
  • 22. La  journée  quo4dienne  comprend  deux  éléments  clés:  l’acquisi4on   d’informa4ons  et  le  codage  actuel   Exemple  de  journée  type   08  h00   08  h30   09  h00   09  h30   10  h00   10  h30   Colloque  du  maGn  et   visite  de  nouveau  cas   (de  la  nuit)   DocumenGon  des  cas   admis  en  urgence   pendant  la  nuit   ParGcipaGon  au   CARDEX   11  h00   11  h30   12  h00   12  h30   www.paianet.com   www.paianet.com   13  h00   13  h30   14  h00   14  h30   15  h00   15  h30   16  h00   CoordinaGon  entre  tous   les  méGes   (plannificaGon   opératoire  etc.)   16  h30   17  h00   17  h30   Codage  des  cas  opérés  la   vieille       Vendredi:  détecGon  des   cas  élécGfs  de  la  semaine   suivante   Colloque  de  radiologie   (enregistrements  des  cas  de   la  journée  et  des  opéraGons   du  lendemain   Contre  visite   Codage  au  fil  du  temps   22  
  • 23. Afin  d‘introduire  avec  succès  un  Pré-­‐codage,  une  bonne  collabora4on   avec  le  codage  est  nécessaire–  Forma4on  d‘un  «  binôme  »   Division  des  tâches     Case  Manager   §  Pré-­‐codage  des  paGents  dès  l‘admission   §  EsGmaGon  des  durées  de  séjour  et  mise  à  jour   régulière  du  codage   §  ParGcipaGon  aux  séminaires  et  visites   §  CoordinaGon  de  tous  les  méGers  autour  du   paGents  (ex:  plannificaGon  du  bloc  etc.)   §  Suivit  de  l‘iGnéraire  paGent   www.paianet.com   www.paianet.com   Codeur     §  FormaGon  des  Case  Managers   (Système  DRG,  codage,  direcGves,  etc.)   §  SouGent  des  Case  Managers   tout  au  long  du  processus  de  codage   §  Disponibilité  pour  répondre  aux  quesGons   §  Codage  final  des  cas  (selon  la  procédure   habituelle  après  la  sorGe)   23  
  • 24. Le  Case  Manager  apprend  étonnamment  très  rapidement  les  codes,   après  quelques  mois  ils  gèrent  presque  indépendamment  80%  des  cas   Expérience  d‘un  Case  Manager  avec  le  codage     Hôpital  A   (Universitaire,  haut  degré  de  spécialisaGon)   390  cas  codés  par  le  Case  Manager   §  Période  du  projet  1-­‐6  mois   §  Pré-­‐codage  par  le  Case  Manager   ValidaGon  par  le  codeur     47  DRG-­‐corrigés  par  le  codeur   (=  12%  des  cas  codés)   Tous  des  cas  clairement  complexes   §  Séjour  au  soins  intensifs   §  Implants  complexes   Hôpital  B   (Cantonal;  couverture  d’une  grande  parGe  de  la  chirurgie) 100%# 90%# 80%# 70%# 60%# 50%# 40%# 30%# 20%# 10%# 0%# 1# 11# 21# 31# 41# 51# 61# 71# 81# 91# 101# 111# 121# 131# 141# 151# 1 DRG# CIM#princ.# CHOP#Princ.#   2  cas  précédemment  codés  de  manière  incorrecte  (=   0.5  %  de  ces  cas  ont  changés  le  DRG)   Projekterfahrungen   www.paianet.com   www.paianet.com   24  
  • 25. Un  projet  type  est  composé  d’une  phase  de  prépara4on  de  3-­‐4  mois  puis   une  phase  pilote  de  12  mois-­‐  les  résultats  de  la  prépara4on   Approche  du  projet   1   Evalua4on  et   cadrage   1-­‐2  Mois   2   Concep4on  et   Quick-­‐Wins   1  Mois   3   Mise-­‐en-­‐place  et   prépara4ons   §  DéfiniGon  du  modèle  le   §  Lancement  des   mieux  adapté   premiers  éléments  (ex:   §  EvaluaGon  des  opGons  et   des  modèles   §  DéfiniGon  des  foncGons,   ajustements)   des  rôles  et  des  profils   §  Recrutement  et/ou   §  ValidaGon  du  potenGel   formaGon   théorique   §  Détail  du  projet   §  ImplicaGon  des  méGers   et  décharge  des  acteurs   §  IdenGficaGon  des   «  quick-­‐wins  »   www.paianet.com   www.paianet.com   Lancement   1-­‐2  Mois   §  DiagnosGc  détaillé   §  Cadrage  du  projet  et   définiGon  du  scope   souhaité   4   (objecGfs,  budgets,etc.)   §  CréaGon  des  workflows   détaillés   §  Décision  officielle  sur  le   modèle  et  acceptaGon   §  Mise  en  place  des  ouGls   par  les  méGers   §  Etablir  les  références   §  Plan  de  projet  pour  les   pour  le  contrôle  qualité   quick-­‐wins   §  RéalisaGon  des  quick-­‐ wins   5   Valida4on   et  suivi   12  Mois   §  Lancement  de   la  nouvelle   foncGon   §  Encadrement   et  suivi  du  Case   Manager   §  Présence  du   Case  Manager   dans  les   services  ou   dans  la   clinique   §  Séance  de   pilotage   (toutes  les  6-­‐8   semaines)   §  Analyse   mensuelle  des   données   §  SouGen  en  cas   de  problème   25  
  • 26. Selon  nous,  il  est  important  d’introduire  progressivement  le  Case   Management  sur  une  phase  de  12  mois   Phase  pilots  de  12  mois   Phase  5  –  A   2  Mois   Phase  5  -­‐  B   4  Mois   •  Lancement  de  l’acGvité   •  Etendre  l’acGvité   •  ConcentraGon  sur  un   service  et  top  DRG   •  Inclure  toutes  les  étapes   de  planificaGon   1.  DocumenGon/  codage   2.  InteracGon  avec  les   médecins   •  ACeindre  les  objecGfs   quick-­‐wins   •  ValidaGon  de  la  journée   type   •  AmélioraGon  des   faiblesses   •  Valider/  Ajuster  les   interfaces  avec  les  autres   méGers  (surtout  les   codeurs)   Phase  5  -­‐  C   6  Mois   •  Couvrir  l’ensemble  du   processus  des  paGents   •  Inclure  tous  les  DRG   •  Formaliser  le  cahier  des   charges,  les  ouGls  et   interfaces   •  EvaluaGon  et  fin  de  la   phase  pilote   •  Décision  sur  l’extension  à   d’autres  services   •  PrésentaGon  des  ouGls   www.paianet.com   www.paianet.com   26  
  • 27. Le  Case  Management  tool  permet  de  soutenir  l’ac4vité  et  compléter  le   système  d’informa4on  de  l’hôpital   www.paianet.com   M www.paianet.com   anagement  Tool  (mulG-­‐langue;  installé  sur  le  réseau  interne  de  l’hôpital;  web-­‐based;  opGmisé  iPad;  authenGficaGon  par  SMS)   Paianet  Case  
  • 28. Le  Case  Management  tool  permet  de  soutenir  l’ac4vité  et  compléter  le   système  d’informa4on  de  l’hôpital   www.paianet.com   M www.paianet.com   anagement  Tool  (mehrsprachig;  spital-­‐intern  installierbar;  web-­‐basiert;  iPad-­‐opGmiert;  spital-­‐gerechte  Sicherheit;  SMS-­‐AuthenGfizierung)   Paianet  Case  
  • 29. www.paianet.com   M www.paianet.com   anagement  Tool   Paianet  Case   29
  • 30. www.paianet.com   M www.paianet.com   anagement  Tool   Paianet  Case   30
  • 31. www.paianet.com   M www.paianet.com   anagement  Tool     Paianet  Case   31
  • 32. www.paianet.com   M www.paianet.com   anagement  Tool   Paianet  Case   32
  • 33. Bien  que  le  codeur  ne  soit  que  par4ellement  disponible,  des  objec4fs   peuvent  être  a`eint  aussi  tôt  que  dans  les  6  mois   ReprésentaGon  schémaGque  des  durées  de  séjour  sur  les  top  20  DRG   EvoluGon  des  différences  de  DMS   Case  weight  (CW)   13   2012   DMS  catalogue   11   2011   10   2012   9   2011   8   2012   7   2013   2013   2011   Durée  de   séjour   (jour)   DMS  réel   2011  und  2012:  Katalog  SwissDRG  1.0;  2013:  Katalog  SwissDRG  2.0;  Graphik  nicht  maßstabgetreu   www.paianet.com   www.paianet.com   33  
  • 34. D.  ConsidéraGons  et  variables  
  • 35. Afin  de  pouvoir  procéder  à  la  concep4on  détaillée  du  rôle  et   fonc4onnement,  le  modèle  de  base  doit  être  décidé     Case  Manager  faible   =  Case  Management  générique   Case  Manager  fort   =  gesGon  personnifiée   §  "CoordinaGon"   entre  méGers  existants     §  Facile  à  meCre  en  place   et  peu  de  coûts  supplémentaires     §  Ne  crée  pas  de  "nouveau  méGer"     et  plus  facile  à  faire  accepter     par  direcGon  et  méGers,   mais  adaptaGon  importante  de  l'organisaGon   §  Personne  réunissant   toutes  les  tâches  liées   à  la  gesGon  des  flux   -­‐   §  Besoin  de  modifier  le  comportement   des  méGers  impliqués  (p.ex.  IAGs)     !  peu  de  levier  pour  le  service   www.paianet.com   www.paianet.com   +   §  Besoin  de  créer  un  poste   dédié   §  Réunit  les  tâches  des     méGers  existants  et  crée   une  structure  différente   des  autres  services     §  Déroulement  et  résultat   sous  contrôle   !impact  immédiat   35  
  • 36. Après  une  première  phase  pilote  dans  un  département,  un  certain   nombre  de  principe  sont  souvent  discutés-­‐  Inclusion  dans  tous  l‘hôpital   Niveaux   Rôles/  intérêts   •  Division  des   responsabilités   A   Hôpital   B   C   www.paianet.com   www.paianet.com   Centre/  département   Département  pilote   ques4on   •  StructuraGon  des   groupes  professionels   •  Quelles  est   l‘organisaGon  opGmale?   (Codeur,  Case   Management,   Directeur,  planificateur   du  bloc)   •  ConfiguraGon  du  Case   Manager  dans  les   différents  services   •  Comment  le  nouveau   méGer  se  standardise-­‐t-­‐ il  rapidement?   •  Déploiement  du   nouveau  méGers   •  Comment  le  nouveau   méGer  peut-­‐il  s‘étendre   dans  tous  les  services?   •  Poursuivre  le   développement  du   projet   •  Au  début,  comment  couvrir   toutes  la  trajectoire   paGent?   •  Etendre  les  acGvités   •  Comment  organiser  les   •  Durabilité  de  la  foncGon   tâches?   36  
  • 37. La  concep4on  et  planifica4on  précise  du  projet  doivent  s’adapter  selon   certains  facteurs  afin  de  répondre  à  vos  a`entes   Facteurs   1.  Configura4on  du  Case  Management:   Modèle  fort  ou  générique   2.  Fonc4onnement  du  codage:   Centralisé,  Décentralisé  ou  Hybride   Disponibilité  (travail  en  binôme)   3.  Couverture  des  pa4ents:   chirurgie  ou  médecine   4.  Contrôle  du  processus:   Cheminement  actuelle  du  paGent   Taux  de  same-­‐day-­‐surgery  (SDS),  RéparGGon  et  planificaGon  des  opéraGons   5.  Suivi  du  traitement:   Disponibilité  des  lits  de  réadaptaGon  (important,  mais  pas  un  critère  d’exclusion)   6.  Complexité  des  différents  mé4ers  :   CoopéraGon  actuelle  entre  les  différents  méGers   Nombre  de  différents  coordinateurs   7.  Ges4on  de  l’occupa4on:   OuGls  de  planificaGon;  esGmaGon  de  réparGGon  entre  l’élecGf  et  l’urgence   www.paianet.com   www.paianet.com   37  
  • 38. Paianet  sàrl   Voie  du  Chariot  3     CH  –  1003  Lausanne     www.paianet.com   info@paianet.com   Ce  document  a  été  créé  à  l’usage  exclusif  de  nos  clients.     Il  n’est  complet  que  s’il  est  accompagné  par  des  analyses  détaillées  et  une  présentaGon  orale.     Il  ne  doit  en  aucun  cas  être  transmis  à  des  Gers,  sauf  avec  le  consentement  préalable  et  explicite  de  Paianet.     This  document  was  created  for  the  exclusive  use  of  our  clients.     It  is  not  complete  unless  supported  by  the  underlying  detailed  analyses  and  oral  presentaGon.     It  must  not  be  passed  on  to  third  parGes  except  with  the  explicit  prior  consent  of  Paianet.   38