Dicas para planejamento, acompanhamento e replanejamento de projetos

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Apresentação para ensinar de forma prática as principais etapas do planejamento, acompanhamento e replanejamentos de projetos. Baseados nas metodologias CMMI nível 2 e PMBoK

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Dicas para planejamento, acompanhamento e replanejamento de projetos

  1. 1. Dicas para: Planejamento, Acompanhamento e Replanejamento de Projetos Stéfanie Martins
  2. 2. Tópicos  Introdução  Planejamento  Acompanhamento  Replanejamento  Politicas  Ferramentas  Papéis e Responsabilidades  Fluxos  Quiz
  3. 3. Introdução Entendendo o fluxo PDCA.
  4. 4.  O que é? Segundo dicionárioweb, planejamento é: “[...] Definição das etapas, métodos e meios necessários para realização de um trabalho, evento etc [...].”
  5. 5.  Objetivo Garantir que o projeto ocorra de acordo com as expectativas do cliente, atendendo os requisitos, prazo, custo, qualidade e risco. É importante visar que, o planejamento, como o próprio nome diz, é uma previsão. O projeto deve ser monitorado até o seu término e caso apresente desvios ações corretivas precisam ser tomadas.
  6. 6.  Objetivo Inicialmente composto por Prazo, Custo e Escopo era conhecido como Tríplice Restrição e hoje com a inclusão de Qualidade e Risco ficou conhecido como Quíntupla Restrição. Garantir que o projeto ocorra de acordo com as expectativas do cliente, atendendo os requisitos, prazo, custo, qualidade e risco. É importante visar que, o planejamento, como o próprio nome diz, é uma previsão. O projeto deve ser monitorado até o seu término e caso apresente desvios ações corretivas precisam ser tomadas.
  7. 7. Projeto sem Planejamento
  8. 8. O projeto sem planejamento fica sem rumo. Projeto sem Planejamento
  9. 9.  Como Fazer : • Definir o que e como deve ser feito; • Acordar em qual período será feito; • Identificar Stakeholders; • Definir entregas, atividades e marcos; • Definir quanto irá custar; • Identificar possíveis riscos; • Montar o Plano de Projeto; • Divulgar os planos.
  10. 10. Ciclo de Vida e Escopo do Projeto.  Como Fazer : • Definir o que e como deve ser feito; • Acordar em qual período será feito; • Identificar Stakeholders; • Definir entregas, atividades e marcos; • Definir quanto irá custar; • Identificar possíveis riscos; • Montar o Plano de Projeto; • Divulgar os planos.
  11. 11.  Como Fazer : • Definir o que e como deve ser feito; • Acordar em qual período será feito; • Identificar Stakeholders; • Definir entregas, atividades e marcos; • Definir quanto irá custar; • Identificar possíveis riscos; • Montar o Plano de Projeto; • Divulgar os planos. Datas de Início e Término do Projeto.
  12. 12.  Como Fazer : • Definir o que e como deve ser feito; • Envolvidos do projeto. Acordar em qual período será feito; • Identificar Stakeholders; • Definir entregas, atividades e marcos; • Definir quanto irá custar; • Identificar possíveis riscos; • Montar o Plano de Projeto; • Divulgar os planos.
  13. 13.  Como Fazer : • Definir o que e como deve ser feito; • Acordar em qual período será feito; • Identificar Stakeholders; • Definir entregas, atividades e marcos; • Definir quanto irá custar; • Identificar possíveis riscos; • Montar o Plano de Projeto; • Divulgar os planos. EAP (WBS) e Cronograma.
  14. 14.  Como Fazer : • Definir o que e como deve ser feito; • Acordar em qual período será feito; • Identificar Stakeholders; • Levantamento dos custos do projeto Definir entregas, atividades e marcos; (recursos humanos, hardwares e softwares, deslocamento, possíveis Definir quanto irá custar; horas extras, dentre outros). Identificar possíveis riscos; • Montar o Plano de Projeto; • Divulgar os planos. • •
  15. 15.  Como Fazer : • Definir o que e como deve ser feito; • Acordar em qual período será feito; • Identificar Stakeholders; • Definir entregas, atividades e marcos; • Definir quanto irá custar; • Identificar possíveis riscos; • Montar o Plano de Projeto; • Divulgar os planos. Condições incertas que podem afetar o projeto de maneira negativa ou positiva. Ex.: Atraso, Dificuldade na homologação, orçamento, dentre outros).
  16. 16.  Como Fazer : • Definir o que e como deve ser feito; • Acordar em qual período será feito; • Identificar Stakeholders; • Definir entregas, atividades e marcos; • Definir quanto irá custar; • Identificar possíveis riscos; • Montar o Plano de Projeto; • Divulgar os planos. Documento que contém todos os itens de planejamento do projeto (Requisitos, equipe, custo, prazo, marcos, dentre outros).
  17. 17.  Como Fazer : • Definir o que e como deve ser feito; • Acordar em qual período será feito; • Identificar Stakeholders; • Definir entregas, atividades e marcos; • Definir quanto irá custar; • Identificar possíveis riscos; • Montar o Plano de Projeto; • Divulgar os planos. Informar os envolvidos com o projeto a respeito do planejamento do mesmo, submetendo-o para validação.
  18. 18. Exemplos de planejamento no dia-a-dia: Casamento Viagem Compra de Imóvel
  19. 19.  O que é? Segundo dicionarioinFormal, acompanhamento é: “[...] Conjunto de pessoas que acompanham outras pessoas ou alguma outra coisa [...].”
  20. 20.  Objetivo Verificar se o projeto está de acordo com o planejado e manter todos os stakeholders informados a respeito do mesmo. É através do acompanhamento que o Gerente de Projetos identificará possíveis mudanças nos itens planejados (requisitos, custo, prazo equipe, dentre outros).
  21. 21. Projeto sem Acompanhamento
  22. 22. Sem o devido acompanhamento não é possível saber qual o rumo seu projeto está tomando. Projeto sem Acompanhamento
  23. 23.  Como Fazer : • Realizar reuniões; • Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e recursos de infraestrutura; • Apresentar status do projeto.
  24. 24. Através das reuniões com a equipe o gerente consegue verificar o andamento e possíveis dificuldades na realização das atividades. Já as reuniões com o cliente servem para, além de informá-lo sobre o andamento do projeto, confrontar se a entrega atenderá as expectativas.  Como Fazer : • Realizar reuniões; • Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e recursos de infraestrutura; • Apresentar status do projeto.
  25. 25. Itens como: Cronograma, Planilha de Custo, Planilha de Riscos, Lista de Pendência, Lista de Requisitos, Qualidade e Recursos de Infraestrutura devem ser acompanhados ao longo do projeto, pois, eles são a base para identificação de  Como Fazer : desvios que possam ocorrer. • Realizar reuniões; • Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e recursos de infraestrutura; • Apresentar status do projeto.
  26. 26.  Como Fazer : • Realizar reuniões; • Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e recursos de infraestrutura; • Apresentar status do projeto. Todos os envolvidos precisam saber o que está acontecendo. Através da apresentação do projeto dúvidas podem ser sanadas, riscos finalizados e “surpresas de última hora”, como atraso na entrega ou estouro do orçamento, evitados.
  27. 27. Exemplos de acompanhamento no dia-a-dia: Médico Conta Bancária
  28. 28. Replanejamento  O que é? Replanejamento é planejar de novo o projeto, ou parte dele, caso identificado, durante o acompanhamento, que o mesmo não irá cumprir os itens planejados. Podemos citar como motivos para replanejamento: • Desvio de custo e/ou do prazo realizado com relação ao planejado; • Mudança de Escopo por solicitação do cliente; • Qualidade obtida com relação a esperada; • Falta de recursos de infraestrutura para atender o projeto; • Dentre outros.
  29. 29. Replanejamento  Objetivo Alinhar o projeto, a partir da identificação do desvio, durante o acompanhamento, podem ser eles: alteração no custo do projeto, prazo, escopo, equipe, dentre outros.
  30. 30. Quando se ignora um replanejamento
  31. 31. Quando se depara com a necessidade de um replanejamento, ignorá-lo pode trazer graves consequências. Quando se ignora um replanejamento
  32. 32. Replanejamento  Como Fazer : • Identificar a(s) origem(ns) da mudança; • Alterar documentos impactados; • Divulgar novos documentos.
  33. 33. ReplanejamentoAntes de começar a mexer nos artefatos do projeto é importante entender quais precisam de alteração (escopo, custo, prazo, equipe). A identificação incompleta ou a falta dela pode gerar trabalho desnecessário ao gerente e a equipe do projeto.  Como Fazer : • Identificar a(s) origem(ns) da mudança; • Alterar documentos impactados; • Divulgar novos documentos.
  34. 34. Replanejamento Uma vez identificada a origem da mudança, é hora de por “a mão na massa” e efetuar a alteração nos documentos impactados, pode-se citar como exemplo: Cronograma, Planilha de  Como Fazer : Custo, Plano de Projeto, dentre outros. • Identificar a(s) origem(ns) da mudança; • Alterar documentos impactados; • Divulgar novos documentos.
  35. 35. Replanejamento  Como Fazer : • Identificar a(s) origem(ns) da mudança; • Alterar documentos impactados; • Divulgar novos documentos. Assim como no Planejamento, os documentos alterados devem ser divulgados a todos os envolvidos e submetidos a aprovação.
  36. 36. Replanejamento Exemplos de replanejamento no dia-a-dia: Férias Percurso

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