Initiation Excel

  • 4,114 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
4,114
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2

Actions

Shares
Downloads
344
Comments
0
Likes
2

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. EXCEL 2010 - Initiation
  • 2. Sommaire :1 / Introduction2 / Démarrer Excel3 / Interface 3.1 - Le Ruban > La barre doutils Accès rapide > La barre de formules 3.2 - La barre détat 3.3 - Vocabulaire4 / Créer votre premier classeur5 / Sauvegarder votre classeur6 / Imprimer votre classeur7 / Sélectionner des cellules8 / Saisir des données9 / Format et embellissement10 / La fusion de cellule11 / La poignée de recopie incrémentée12 / Les graphiques13 / Les formules14 / Conclusion Excel 2010 - Initiation 2
  • 3. 1 / Introduction• Excel est un tableur, et a pour fonctions principales de présenter et danalyser des données.• Autrement dit, il fait subir à des données brutes des transformations de toutes sortes (mise en forme, calculs, gestions, etc.) en vue dune utilisation spécifique (par exemple des factures ou des bulletins de paie).• Analyser des données, ce nest pas simplement les rendre jolies, mais cest leur créer une association pour les rendre utilisables.• Enfin, Excel permet surtout de faire des tableaux, des calculs et des graphiques. Excel 2010 - Initiation 3
  • 4. 2 / Démarrer Excel Vous pouvez démarrer Excel de plusieurs façons : Méthode 1 : Vous rendre dans le menu « Démarrer », puis dans « Tous les programmes », dans le dossier « Microsoft Office », sélectionnez « Microsoft Office Excel 2010 » :Excel 2010 - Initiation 4
  • 5. Méthode 2 : Cliquez directement sur « Microsoft Excel 2010 » après lavoir ajouté dans le menu « Démarrer » (clic-droit > épingler au menu démarrer).Excel 2010 - Initiation 5
  • 6. Méthode 3 : Cliquez directement sur « Microsoft Excel 2010 » en lajoutant dans labarre des tâches (clic-droit > épingler à la barre des tâches) :Rappel : vous pouvez lajoutez dans le menu « Démarrer » ou dans la barre destâches en cliquant droit : Excel 2010 - Initiation 6
  • 7. 3 / Interface dExcelVoici linterface deExcel 2010 :Au milieu, il y a unquadrillage très vaste.Cest votre « zone detravail ». Excel 2010 - Initiation 7
  • 8. 3.1 - Le ruban :Tout en haut de la fenêtre, se trouve le « ruban ». Le ruban permet daccéder auxfonctionnalités.Dès que vous ouvrez Excel, longlet « Accueil » est ouvert dans le ruban, donnantlibre accès aux fonctionnalités de base. Excel 2010 - Initiation 8
  • 9. À gauche de longlet « Accueil » se trouve le menu « Fichier », en vert. Il proposeun panel doptions, basiques ou avancées, permettant de configurer et depersonnaliser Excel.À droite se trouve un très large choix de fonctionnalités, accessibles grâce à cettefameuse structure en onglets. Ces onglets peuvent varier automatiquement aucours de l’utilisation d’Excel, pour vous proposer un panel de fonctionnalitéssupplémentaires. Ce sont des onglets contextuels. Par exemple, si vous éditezune image ou un tableau, un ou plusieurs onglets contextuels réservés à cet effetseront automatiquement affichés. Excel 2010 - Initiation 9
  • 10. Chaque onglet du ruban est lui-même divisé en plusieurs groupes. Ils permettentde mieux se repérer et de ne pas avoir une foule de fonctionnalités dans unespace aussi réduit. Ainsi Excel a séparé toutes les fonctionnalités selon leurutilisation : la mise en forme de la police dans un groupe, la mise en forme desparagraphes dans un autre, etc.Mais noubliez pas quExcel, possède plusieurs milliers de fonctionnalités. Cest laraison pour laquelle certains groupes de fonctionnalités ne sont pas complètementaffichés. Vous pourrez alors cliquer sur licône dagrandissement en bas à droitede chaque groupe pour avoir accès à une fenêtre contenant toutes lesfonctionnalités du groupe. Enfin, pour vous aider, une explication saffichera si vous survolez un bouton. Excel 2010 - Initiation 10
  • 11. 3.1- a - La barre doutils Accès rapideAu dessus du ruban se trouve la « barre doutils Accès rapide » à partir de laquellevous pouvez ouvrir et enregistrer des fichiers, annuler une action... Il est possiblede la personnaliser en rajoutant des raccourcis.Elle permet laccès rapide aux fonctionnalités globalement les plus utilisées dExcel.Licône Excel ne fait pas vraiment partie de la barre daccès rapide. Elle simulesimplement le clic droit sur la barre de titrePar défaut, les fonctionnalités suivantes sont déjà présentes :Enregistrer : permet denregistrer votre document;Annuler la dernière action;Répéter la dernière action.Ce sont les trois fonctionnalités les plus utilisées, quel que soit le document quevous éditez. Excel 2010 - Initiation 11
  • 12. Il est possible dajouter plusieurs autres fonctionnalités. Cliquez simplement sur laflèche descendante à droite de cette barre. Elle vous permet dajouter (ousupprimer) plusieurs fonctionnalités telles que la création dun nouveau fichier,louverture dun fichier enregistré auparavant sur votre disque dur, limpression, lacorrection orthographique, etc.Finalement, vous pourrez adapter cette barre daccès rapide à votre utilisationpersonnelle dExcel. Excel 2010 - Initiation 12
  • 13. 3.1- b - La barre de formulesEntre votre zone de travail et le ruban se trouve un champ très important :la « barre de formules ».Cette zone est très importante et elle sera traitée un peu plus loin. Retenez justeque ce champ très long se nomme « barre de formules ».Notez aussi que la liste déroulante à gauche du champ ne fait pas partie de labarre de formules. Excel 2010 - Initiation 13
  • 14. 3.2 - La barre détat :En dessous de votre zone de travail se trouve la barre détat.Dans cette barre se trouvent les « ascenseurs », entourés dautres boutons. Cestascenseurs vous permettent de vous déplacer dans le quadrillage. Leur utilisationnest pas compliquée, il suffit de cliquer sur les flèches pour bouger. Excel 2010 - Initiation 14
  • 15. 3.3 - Vocabulaire :Lorsque vous ouvrez Excel, vous ouvrez « un classeur ».Il sagit dun classeur pour la simple raison quil est lui-même composé dedifférentes feuilles de calculs.Chaque onglet (en bas, dans la barre détat) correspond à « une feuille » de votreclasseur. Si vous cliquez sur les onglets, vous changez de feuille.Vous pouvez mettre autant de feuilles que vous le désirez.Bien que souvent on ne se sert que dune seule feuille par classeur, il y en a troispar défaut (Un clic droit sur ces onglets ouvre un menu qui permet dajouter,supprimer ou renommer les feuilles). Excel 2010 - Initiation 15
  • 16. Chaque case de la zone de travail est appelée « cellule ».Nous la repérons dans le tableur grâce à ses « coordonnées ».Ces coordonnées correspondent au numéros de colonnes et de lignes (commeaux échecs ou à la bataille navale).Ainsi, si une cellule se situe dans la colonne C et à la ligne 12, elle aura pourcoordonnées C12.De même pour une autre cellule située dans la colonne H et à la ligne 4 : elle aurapour coordonnées H4.Lorsquune cellule est sélectionnée (ou dite "active"), ses coordonnées saffichentdans le champ à coté de la barre de formule. Excel 2010 - Initiation 16
  • 17. 4 / Créer votre premier classeurAllez dans le menu « Fichier » (le bouton vert qui est situé à gauche de longlet «Accueil »)Longlet suivant souvre : Excel 2010 - Initiation 17
  • 18. Cliquez sur « Nouveau », juste en dessous de « Récent », sélectionné en bleudès votre arrivée dans le menu. Vous arrivez dans un nouvel onglet du menu. Apartir de cette page, vous navez quà double-cliquer sur « Nouveau classeur »,présélectionné par défaut : Un nouveau document vierge est alorsInitiation Excel 2010 - créé 18
  • 19. 5 / Sauvegarder votre classeurAprès et pendant la rédaction de votre document, il faut penser à sauvegarder.Retournez dans le menu « Fichier » et cliquez à présent sur « Enregistrer ».Si vous laviez déjà enregistré (ou quil était enregistré et que vous lavez ouvert),le classeur sera automatiquement réenregistré avec le même nom et dans lemême emplacement. Si vous lavez vous-même créé et que vous ne laviez pasencore enregistré, Excel va vous demander de renseigner quelques informationsdans cette fenêtre : Excel 2010 - Initiation 19
  • 20. Excel 2010 - Initiation 20
  • 21. Où enregistrer le fichier ?Vous devez sélectionner lemplacement de lenregistrement sur votre disque dur.Vous pouvez le faire en sélectionnant le dossier depuis le menu de gauche. Unefois un emplacement sélectionné, son contenu apparaît dans le volet de droite.Vous pouvez alors naviguer à lintérieur des dossiers.Quand vous avez correctement sélectionné le dossier où enregistrer le classeur (etque son possible contenu est apparu dans le volet de droite), alors vous pouvezpasser à létape suivante.Nommer le fichierVous devez ensuite renseigner le nom de votre classeurAssurez-vous de donner un nom compréhensible à votre classeur, qui vouspermettra de le retrouver plus facilement et de savoir ce quil contient. Excel 2010 - Initiation 21
  • 22. Le type de fichierPour ce qui est du type, il sagit denregistrer le fichier dans un format spécial : Excel 2010 - Initiation 22
  • 23. Lauteur :Lauteur, cest vous. Par défaut, le fichier sera enregistré sous votre nomdutilisateur de Windows.Titre et mots clés :Ici, vous pouvez associer des mots-clés à nimporte quel fichier Excel. Ces mots-clés apparaissent dans toutes les fenêtres de lexplorateur Windows dans lacolonne Mots-clés.Vous pouvez aussi associer un titre à votre document (en plus du nom de fichierque vous avez déjà indiqué). Ces deux informations restent néanmoinsfacultatives.Gestion des miniatures :Lexplorateur Windows permet dafficher les différents documents et dossiers engrande taille. Cette grande taille permet généralement de voir ce quil y a àlintérieur du dossier, ou davoir un aperçu du fichier. En cochant loption «Enregistrer la miniature », Excel générera automatiquement cet aperçu si vousutilisez Windows Vista ou Windows Seven.Cliquez enfin sur le bouton "Enregistrer" Excel 2010 - Initiation 23
  • 24. 6 / Imprimer votre classeurRendez-vous dans le menu « Fichier, puiscliquez sur cliquez sur « Imprimer ». Excel 2010 - Initiation 24
  • 25. La partie gauche de la fenêtre donne accès aux paramètres de limpression, et la partie droite à un aperçu avant impression :Excel 2010 - Initiation 25
  • 26. 7 / Sélectionner des cellulesil est important de maîtriser la sélection des cellules. Pour rappel, la cellule est un petitrectangle repéré grâce à ses coordonnées.une seule cellule :Pour sélectionner une cellule et une seule, il faut cliquer surcelle-ci.Un cadre noir apparaîtra alors autour de la cellule sélectionnée :Un bloc de cellules :Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et glissez dans la zone detravail pour définir un bloc.Relâchez le bouton lorsque vous avez terminé : Il y a une cellule dans le bloc qui nest pas en bleu mais en blanc : elle fait tout de même partie du bloc. Excel 2010 - Initiation 26
  • 27. Sélectionner des cellules éparpillées :Pour sélectionner des cellules éparpillées dans votre feuille de calcul, cliquez sur unecellule.Maintenez la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur les cellules que vous voulez ajouter àvotre plage :Sélectionner des colonnes et des lignesLorsque vous sélectionnez une colonne, vous sélectionnez en fait toutes les cellules decelle-ci, soit 65 536 cellules.Pour sélectionner une colonne, cliquez gauche sur la zone entourée en bleue sur limage : De même pour les lignes, sauf que cette fois, il faut cliquer sur le numéro de ligne. Excel 2010 - Initiation 27
  • 28. 8 / Saisir des donnéesLa cellule active :Lorsque vous sélectionnez une cellule, celle-ci sera appelée « cellule active ».Lorsque vous saisissez des données, elles seront entrées dans la cellule active.Si vous sélectionnez une plage de cellules il y a une cellule qui est dans la plagequi nest pas bleue mais blanche. Cest par cette cellule que la sélectioncommence.Cest donc la cellule active : les données seront affichées dans cettedernière.Il ny a quune seule cellule active par plage. Excel 2010 - Initiation 28
  • 29. Si vous re-sélectionnez cette cellule, son contenu saffiche dans la barre deformule : vous pouvez le modifier.Vous pouvez saisir jusquà 32 000 caractères par cellule.Agrandir les cellules :Parfois, il peut être utile dallonger vos cellulesPour cela, placez votre curseur en forme de croix à la limite dune colonne.Lorsquil est transformé en un petit curseur noir, maintenez le bouton gauche dela souris enfoncé et élargissez votre colonne. On peut faire de même pour les lignes. Excel 2010 - Initiation 29
  • 30. 9 / Formats et embellissementIl est possible de mettre de la couleur dans vos cellules, de changer la policedu texte qui sy trouve...Mais vous pouvez aussi changer le format de vos données. Par exemple, sivous avez une colonne où tous les nombres sont en euros, il suffit de dire àExcel que dans cette colonne, tous les nombres que vous rentrez sont deseuros.Le logiciel ajoutera le signe de la monnaie européenne.Définir un format :Saisissez des données numériques sur quelques cellules : Excel 2010 - Initiation 30
  • 31. Sélectionnez la plage qui contient ces données puis suivez le programme declics, faîtes un clic droit dessus puis cliquez sur « Format de cellule » dans lemenu déroulant : Excel 2010 - Initiation 31
  • 32. Une fenêtre avec plusieurs onglets souvre : La fenêtre souvre directement sur longlet "Nombre". Cest celui qui va nous intéresser pour cet exemple. Si vos données sont numériques (ce qui est le cas), vous allez pouvoir définir un format, qui va sappliquer pour toutes les cellules sélectionnées ici. Excel 2010 - Initiation 32
  • 33. Dans notre cas, nous voulons des euros. Cliquez sur longlet « Monétaire ». Laissez les options par défaut puis cliquez sur « OK » : vous revenez au tableau. Vos données sont maintenant sous un format monétaire ! Excel 2010 - Initiation 33
  • 34. Il y a beaucoup de formats possibles, par exemple le format « Date », Qui estextrêmement utile...Lembellissement :Sélectionnez une plage de cellules puis accédez au format de cellule (clic-droit sur la sélection > format de cellule).L’onglet "Alignement" permet de régler lalignement horizontal et vertical oude donner un angle au texte contenu dans les cellules sélectionnées (ilpermet aussi de fusionner les cellules, ce cas est traité un peu plus loin).Longlet "Police" permet de définir le style et la taille du contenu de voscellules.Longlet "Remplissage" permet de colorer les cellules.Longlet "Bordure" est très important car il permet de créer un tableau. Eneffet, le quadrillage que vous voyez depuis le début sur la zone de travail estuniquement là pour aider, mais il napparaît pas lorsquon imprime. Excel 2010 - Initiation 34
  • 35. longlet "bordure" : vous pouvez choisir une couleur de bordure, un style de bordure (épaisseur, pointillé…) Cliquez sur « Contour » afin que votre plage soit encadrée du trait que vous avez paramétré. Vous pouvez aussi cliquer sur « Intérieur » : vous aurez alors un tableau. Validez en cliquant sur « Ok ».Astuce : si vous voulez un tableau avec les traits fins à lintérieur et épais autour,commencez par cliquer sur "Intérieur" après avoir choisi un trait fin puis sur"Contour" après avoir choisi un trait épais.Ces fonctionnalités sont aussi accessibles depuis le ruban (onglet accueil), oudepuis le menu quand vous faites un clic-droit sur la sélection Excel 2010 - Initiation 35
  • 36. 10 / La fusion de celluleIl est possible de fusionner des cellules dans Excel, cest-à-dire de relier une plage decellule sélectionnée en une seule cellule plus grande. Cette fonctionnalité est souventutilisée pour créer des étiquettes qui s’étendent sur plusieurs colonnes.Pour fusionner des cellules, vous devez sélectionner les cellules que vous voulezfusionner puis faire un clic-droit sur votre sélection, aller dans format de cellule puis danslonglet Alignement. Vous devez ensuite cocher la case fusionner les cellules située unpeu plus bas.Vous pouvez aller encore plus vite en cliquant sur le bouton fusionner les cellules, dansle ruban, sous longlet Accueil, dans le groupe Alignement. Excel 2010 - Initiation 36
  • 37. 11 / La poignée de recopie incrémentéeCette fonctionnalité permet de dupliquer des valeurs. Et dans le cas de listes oude suites "dincrémenter" les valeurs, cest-à-dire de donner la valeur suivante.Par exemple : si on écrit "Salut" dans une cellule,un petit carré noir en bas à droite du cadre de la cellulesélectionnée.Cliquez sur le petit carré et faite "glisser", en maintenant lebouton enfoncé, descendez puis relâchez. Le mot « Salut »a été recopié.Vous remarquerez que comme toujours, une plage estsélectionnée. Excel 2010 - Initiation 37
  • 38. Le cas particulier dune liste :Excel connaît déjà des listes comme la liste des mois, des jours de la semaine…Par exemple, si vous faites la même manipulation avec Lundi :Utilisez la poignée de recopie incrémentée comme ci-dessus puis relâchez lebouton.La liste a été complétée toute seule. Ça marche aussi pour les mois, pour les nombres (et pour les fonctions traitées plus loin) : il suffit par exemple décrire « Janvier » à la place de « Lundi » puis de suivre la même procédure. Souvenez-vous de cette technique. Elle fait gagner beaucoup de temps. Excel 2010 - Initiation 38
  • 39. la saisie semi-automatique :Excel « mémorise » ce que vous avez saisi dans votre feuille de calcul. Il vouspropose même de ressaisir ces données très rapidement et ailleurs dans la feuille.Par exemple, vous saisissez pour la première fois « Instituteur ». Sur la cellule dendessous, vous voulez saisir la même profession. Vous commencez donc par taperle « I » et Excel vous propose immédiatement « Instituteur », que vous pouvezsaisir rapidement en validant par Entrée.Bien évidemment, ce procédé suppose que vous nayez, pour être sûr de votrecoup, quun seul mot commençant par « I » et que ce mot de départ soit bienorthographié. Une astuce permet de contourner la problématique de plusieurs motscommençant par la même lettre. Excel 2010 - Initiation 39
  • 40. 12 / Les graphiquesIl est facile et rapide de créer des graphiques (histogrammes, courbes,camemberts…) avec Excel.Voici un exemple :- Tout dabord, saisissez les valeurs que vous voulez voir apparaître dans votregraphique.- Ensuite, sélectionnez la plage de cellules qui constituera votre graphique,- Enfin, dans le ruban, sous longlet insertion, dans le groupe graphique, cliquez surun graphique (par exemple courbe). Une petite fenêtre souvre alors en dessous etprécisez le type de graphique (par exemple le premier). Un graphique apparait alors. Excel 2010 - Initiation 40
  • 41. Excel 2010 - Initiation 41
  • 42. Vous pouvez déplacer le graphique en le faisant glisser, après avoir cliqué dans unezone blanche.Vous pouvez modifier le titre en cliquant dessus.Aussi, des outils de mises en forme apparaissent au niveau du ruban, dans un ongletcontextuel dont il est question au début de ce support. Vous pourrez, à laide de cesoutils, modifier la couleur de la courbe, changer le modèle de graphique, etc. Excel 2010 - Initiation 42
  • 43. 13 / Les formulesLes formules permettent de calculer à partir de données numériques.Elles vont par exemple vous permettre de calculer des totaux, des moyennes, despourcentages…Il est aussi possible dy appliquer des conditions et de créer des formules trèscomplexes.Seuls les cas de base seront traités ici.Les formules doivent être écrites dans la barre de formule.Une formule commence toujours par le signe égal =.Pour toutes les formules, on va utiliser ce que lon appelle des « fonctions ».Ce sont des mots écrits en majuscule dans les formules et qui permettent de ne pasavoir à écrire des opérateurs (+, x, etc.) Excel 2010 - Initiation 43
  • 44. Une fonction prends des données (entrées), les traitent puis donne le résultat(sortie)Le résultat de votre formule sera affiché dans la ou les cellules qui contiennentcette formule.Voici la syntaxe dune formule avec fonction :=FONCTION(DONNEE1;DONNEE2)A la place de données, il faudra mettre les coordonnées des cellules sur lesquellessapplique la fonction. Rien de compliqué, il suffit bien souvent de sélectionner voscellules après avoir ouvert la parenthèse. Les coordonnées saffichent alors toutesseules !Validez en tapant Entrée. Excel 2010 - Initiation 44
  • 45. Laddition :Laddition est gérée par la fonction SOMME.La soustraction :La soustraction est gérée par la fonction DIFFERENCE.Exemple : =DIFFERENCE(B2;C2) Excel 2010 - Initiation 45
  • 46. La multiplication :La multiplication est gérée par la fonction PRODUIT. Sa syntaxe est la même quepour laddition. La division :La division est gérée par la fonction QUOTIENT. Sa syntaxe est la même que pourladdition.Il existe beaucoup de fonctions, dont par exemple :min, max moyenne…Toutes les fonctions dExcel sont visible dans le ruban, sous longlet Formule, encliquant sur le premier bouton à gauche : "insérer une formule". Excel 2010 - Initiation 46
  • 47. 14 / ConclusionVous connaissez maintenant les bases d’Excel et vous pouvez désormais faire vospremiers tableaux.Noubliez pas que des messages daide apparaissent quand vous survolez lesboutons du ruban.Et que vous pouvez toujours annuler vos dernières actions en cas derreur.Pour aller plus loin, et profiter des fonctionnalités poussées dExcel, vous pouvezapprofondir vos connaissances sur les formules, et/ou vous intéresser aux macros(automatisation), au formulaires, à la programmation en VBA, au gain de tempsgrâce aux raccourcis…Merci pour votre Attention ! Excel 2010 - Initiation 47