Как автоматизировать договорные работы

447 views
378 views

Published on

Уровень бюрократизации компании часто можно определить по срокам согласования договоров. Чем дольше согласуются договора, тем больше бюрократических процедур существует в компании. При этом задержки при согласовании договоров негативно влияют и на закупки, и на продажи и на другие ключевые бизнес-процессы, и именно поэтому совершенствование договорного процесса является одной из ключевых задач при оптимизации деятельности компании в целом.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
447
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Как автоматизировать договорные работы

  1. 1. Business Excellence №10 201262 Информационные технологииКАКАВТОМАТИЗИРОВАТЬ ДОГОВОРНЫЕ РАБОТЫ Андрей КОПТЕЛОВ, бизнес-аналитик Уровень бюрократизации компании часто можно определить по срокам согласования договоров. Чем дольше согласуются договора, тем больше бюрократических процедур существует в компании. При этом задержки при согласовании договоров негативно влияют и на закупки, и на продажи и на другие ключевые бизнес-процессы, и именно поэтому совершенствова- ние договорного процесса является одной из ключевых задач при оптимизации деятельности компании в целом. КАК ДОБИТЬСЯ и поэтому они должны кон- особого внимания со сторо- тролироваться на самых вы- ны менеджмента. ПРОЗРАЧНОСТИ соких уровнях управления. Чаще всего управление до- Управление договорами про- Построив систему контро- говорами рассматривается исходит в различных бизнес- ля в процессе управления до- в разрезе жизненного цикла процессах. В процессе про- говорами, можно добить- договоров, начиная от их соз- даж заключается договор с ся прозрачности деятельно- дания, согласования, подпи- покупателем, в процессе за- сти многих подразделений, сания и до того момента, ког- купок — договор с постав- что в свою очередь позволя- да все обязательства по до- щиком, в производственных ет серьезно уменьшить кор- говору считаются исполнен- и ремонтных процессах появ- рупционную составляющую ными. Такое разделение по- ляются договора с субподряд- в компании. Так или иначе ка- зволяет определить ключе- чиками. При этом в догово- чество организации договор- вые точки контроля, что дает рах закрепляются параметры, ного процесса влияет на клю- возможность эффективно которые влияют на эффек- чевые области деятельности управлять договорным про- тивность компании в целом, компании, что требует к нему цессом.
  2. 2. Business Excellence №10 2012 Информационные технологии 63 ства, то нужно обратить вни- В этой же системе происхо- мание на количество дого- дит согласование договора воров, согласование которых со всеми заинтересованны- было прекращено. При со- ми лицами с использованием вершенствовании процес- модуля workflow, который по- са нужно стремиться к тому, зволяет управлять маршрута- чтобы число таких договоров ми согласования договоров. было минимальным. Но в некоторых случаях су- Особое внимание требует- ществующим системам до- ся уделять тем случаям, ког- кументооборота не хватает да согласованные договора функционала и масштабируе- прошли через судебные про- мости для автоматизации до- цедуры, поскольку именно говорного процесса. Вот при- в них проверяется качество мер из практики. В крупной используемых договоров, и телекоммуникационной ком- Для ускорения согласования те недостатки, которые были пании заключаются договорадоговоров часто используют- обнаружены, должны быть с огромным числом абонен-ся типовые формы, которые в кротчайшие сроки устране- тов, что делает затрудненнымуже содержат позицию всех ны в существующей практике применение систем докумен-заинтересованных сторон. договорного процесса. тооборота и приводит к не-С целью учета мнения всех обходимости использованиязаинтересованных подразде- ERP-систем или других спе-лений закрепляются алгорит- АВТОМАТИЗАЦИЯ циализированных приложе-мы согласования договоров, ДОГОВОРНОЙ ний, например CRM.а также разрабатываются спе- РАБОТЫ Чем стандартнее договор,циализированные/облегчен- тем лучше с управлением до-ные процедуры согласования Учитывая количество до- говорами будет справлятьсядля отдельных типовых до- говоров в компании и необ- ERP-система. На другом по-говоров и нормируются сро- ходимость их жесткого кон- люсе будут договора, в кото-ки согласования каждым из троля, управление догово- рые вносится множество из-участников процесса. рами часто автоматизирует- менений, что потребует от И здесь наиболее важным ся в числе первых. При этом информационной системыэлементом процесса является в качестве IT-решения ис- средств согласования и груп-способ сбора замечаний к до- пользуются системы доку- повой работы, и тогда в до-говору. В некоторых компа- ментооборота, которые об- полнении к учетным функци-ниях существует правило, по ладают специализированной ям будет необходимо учиты-которому одна из сторон при функциональностью в дан- вать эти потребности.несогласии с тем или иным ной части. В рамках системы В некоторых случаях для об-пунктом договора должна документооборота происхо- легчения рутинной работыобъяснить свою позицию дит регистрация договора и в системе управления догово-и главное — предложить формируется карточка дого- рами реализуется функцио-свою формулировку той ча- вора, содержащая ключевые нал формирования печатныхсти договора, с которой она параметры договора, а так- форм. Ведь в случае большогоне согласна. же хранится текст самого до- количества однотипных дого- Если анализировать дого- кумента и его отсканирован- воров, на основе которых фор-ворной процесс с точки зре- ный вариант с подписями и мируются такие документы,ния бережливого производ- печатями. как календарный план, смета,
  3. 3. Business Excellence №10 201264 Информационные технологии ведомость исполнения работ, договорного процесса, а с дру- же в рамках согласования до- форма договора, а в дальней- гой — облегчить передачу говора создаются специали- шем акты и их формы, регла- данных из договора в учетные зированные процедуры, от- ментированные формы: счета- системы, для последующего вечающие за контроль се- фактуры, накладные — вво- их контроля и анализа. бестоимости продуктов или дить одну и ту же информа- услуг, поскольку для основ- цию в десяток унифициро- ного бизнеса это ключевое ванных документов становит- КОНТРОЛЬ решение. ся слишком трудоемко. А си- ДОГОВОРНОГО Очень часто в системе стема управления договорами ПРОЦЕССА управления договоров раз- как раз и содержит всю полно- вертывается функционал по ту информации о договоре, ко- Нужно учитывать, что во управлению исполнением до- торая в дальнейшем предстает многих случаях автоматиза- говоров на базе учетной ин- в виде печатных форм. ция договорного процесса формации. Это позволяет ис- Если проанализировать выполняется не столько для пользовать систему автома- функционал IT-решения для облегчения действий сотруд- тизации договоров, в том управления договорами, то ников, работающих с догово- числе и для управления про- можно выделить три ключе- рами, сколько для контроля ектами, задачами, заказами вых функциональных блока: данного процесса. в зависимости от специфики блок учета и хранения догово- В первую очередь в систе- бизнеса. ров, блок согласования и по- ме закрепляются процеду- В части автоматизации до- иска договоров, а также блок ры согласования, без которых говорного процесса на прак- учета и контроля договорного подписать договор невоз- тике можно встретить раз- процесса. можно. Очень часто требова- личные варианты. Где-то до- говорной процесс автомати- зирован в ERP-системе, на- Нужно учитывать, что во многих случаях пример это «1С», SAP, Oracle автоматизация договорного процесса EBS и другие системы. Где- выполняется не столько для облегчения то развитие системы управ- ления договорами шло от действий сотрудников, работающих функционала документообо- с договорами, сколько для контроля рота, как, например, в систе- данного процесса. мах Documentum, Directum, «Босс референт» и др. В ком- паниях финансового и теле- Если достаточно лишь учи- ния по процедурам согласо- коммуникационного сектора тывать и хранить договор, то вания инициируют договор- можно встретить реализацию вероятно, что функционала ные и юридические подразде- функционала системы управ- ERP-системы будет достаточ- ления и отделы (департамен- ления договорами на базе но. Если необходимо согла- ты) продаж. Но так или иначе CRM-систем, что по архитек- совывать договор по слож- типовая задача — согласовать туре решения очень близко ным и изменчивым марш- договор со всеми заинтересо- к ERP-системе. рутам, а также вносить изме- ванными лицами в четко ре- Но так или иначе для управ- нения в договора, то тут без гламентированные сроки. ления договорным процес- функционала документообо- Для согласования с бюдже- сом неизбежно используются рота обойтись будет затруд- том в рамках информацион- информационные техноло- нительно. ной системы часто предусма- гии — без них наладить кон- На практике чаще всего ис- тривается проверка на со- троль над процессом в совре- пользуется интеграция двух ответствие согласуемого до- менной компании затрудни- систем, что позволяет с одной говора бюджетным лими- тельно. стороны обеспечить гибкость там за текущий период. Так-

×